ในสตาร์ทอัพเทคโนโลยีที่คึกคัก การตีความอีเมลผิดเพียงเล็กน้อยทำให้การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ล่าช้าไปสองสัปดาห์ ส่งผลให้บริษัทสูญเสียเงินหลายพันดอลลาร์และโอกาสสำคัญในตลาด
การสื่อสารในที่ทำงานที่ไม่ดีสามารถทำให้แผนการที่ดีที่สุดล้มเหลวได้อย่างง่ายดาย และสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ไม่ดี
สำหรับหัวหน้าทีมและผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมที่ทำงานทางไกลหรือมีความหลากหลาย การเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จ
ในบล็อกนี้ เราจะสำรวจสาเหตุทั่วไปของการสื่อสารในที่ทำงานที่ไม่ชัดเจน ผลกระทบของมัน ตัวอย่างบางประการ และกลยุทธ์เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการสื่อสารเช่นนี้
อะไรคือการสื่อสารผิดพลาดในที่ทำงาน?
การสื่อสารผิดพลาดในที่ทำงานเกิดขึ้นเมื่อข้อมูลไม่ถูกสื่อสารหรือตีความอย่างถูกต้อง. ซึ่งนำไปสู่ข้อผิดพลาด, ความเข้าใจผิด, และการไม่มีส่วนร่วมของพนักงาน.
นี่คือสาเหตุหลักที่พบบ่อยของการสื่อสารผิดพลาดในที่ทำงาน:
- ความไม่ชัดเจน: คำแนะนำหรือข้อความที่คลุมเครือและขาดรายละเอียดเฉพาะอาจนำไปสู่การตีความที่แตกต่างกัน
- สมมติฐานและความมั่นใจเกินเหตุ: การสมมติว่าผู้อื่นมีความเข้าใจหรือระดับความรู้เดียวกัน อาจนำไปสู่ช่องว่างในการสื่อสารที่สำคัญ
- ข้อมูลล้นเกิน: ด้วยการไหลเข้าอย่างต่อเนื่องของอีเมล ข้อความ และการแจ้งเตือน ข้อมูลสำคัญอาจสูญหายในความวุ่นวาย
- กลไกการให้ข้อเสนอแนะที่ไม่เพียงพอ: หากไม่มีช่องทางที่ชัดเจนสำหรับการให้ข้อเสนอแนะและการชี้แจง อาจทำให้ความเข้าใจผิดไม่ได้รับการแก้ไข
- ความแตกต่างของเขตเวลา: ในทีมระดับโลก การประสานงานข้ามเขตเวลาที่แตกต่างกันอาจทำให้เกิดความล่าช้าในการสื่อสารและความไม่สอดคล้องกัน
- การขาดการฝึกอบรม: พนักงานที่ไม่ได้รับการฝึกอบรมในเทคนิคการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพอาจประสบปัญหาในการสื่อสารข้อความของตนอย่างชัดเจนและถูกต้อง
- ลำดับชั้นและพลวัตอำนาจ: พนักงานอาจลังเลที่จะขอคำชี้แจงหรือแสดงความกังวลเนื่องจากรับรู้ถึงความไม่สมดุลของอำนาจ ซึ่งอาจนำไปสู่ความเข้าใจผิดที่ไม่ได้รับการแก้ไข
องค์กรของคุณจะต้องเผชิญกับผลกระทบที่ตามมาของปัญหาการสื่อสารเช่นนี้ในที่สุด การสื่อสารที่ไม่ถูกต้องอาจนำไปสู่การลดลงของประสิทธิภาพการทำงาน การสูญเสียทางการเงินจากทรัพยากรที่สูญเปล่า การพลาดกำหนดเวลา และการไม่สอดคล้องกันของทีม ซึ่งในที่สุดอาจทำลายภาพลักษณ์ขององค์กรของคุณได้ นอกจากนี้ ช่องว่างในการสื่อสารระหว่างบุคคลและทีมอาจลดการร่วมมือกัน ซึ่งส่งผลกระทบเชิงลบต่อวัฒนธรรมการทำงานของคุณ
สาเหตุทั่วไปของการสื่อสารในที่ทำงานที่ไม่ชัดเจน
นอกเหนือจากสาเหตุหลักข้างต้นซึ่งเกี่ยวข้องกับบุคคลเป็นส่วนใหญ่แล้ว ต่อไปนี้คือสาเหตุทั่วไปของการสื่อสารที่ผิดพลาดในที่ทำงานในระดับองค์กร:
กระบวนการหรือโครงสร้างที่ซับซ้อน
กระบวนการและขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนสามารถสร้างอุปสรรคต่อการสื่อสารในที่ทำงานได้อย่างชัดเจน พนักงานอาจประสบปัญหาในการถ่ายทอดและรับข้อมูลในองค์กรที่มีหลายชั้นการจัดการ แผนกที่แยกส่วน และบทบาทการรายงานที่ไม่ชัดเจน
สภาพแวดล้อมเช่นนี้มักทำให้ ยากขึ้นสำหรับข้อมูลสำคัญที่จะไปถึงผู้คนที่เหมาะสม อย่างทันเวลา โอกาสที่สิ่งนี้อาจนำไปสู่ความไม่ลงรอยกันระหว่างแผนก และทำให้โครงสร้างของธุรกิจเสี่ยงต่อการเสียหาย
ลำดับชั้นที่มากเกินไป
ในองค์กรที่มีลำดับชั้นสูง ข้อมูลมักจะไหลจากบนลงล่าง ซึ่งอาจ ขัดขวางการสื่อสารแบบเปิดและการให้ข้อเสนอแนะ จากพนักงานในระดับล่าง
พนักงานของคุณอาจเริ่มรู้สึกถูกข่มขู่หรือไม่เต็มใจที่จะแสดงความคิดเห็นหรือข้อกังวลของตน ตัวอย่างเช่น พวกเขาอาจหลีกเลี่ยงการขอคำชี้แจงจากผู้จัดการ—ซึ่งอาจเป็นตัวคุณเอง! สิ่งนี้นำไปสู่ ช่องว่างในการสื่อสาร และการขาดความสอดคล้องในที่ทำงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
นอกจากนี้ ข้อความที่ถูกส่งต่อผ่านลำดับชั้นของพนักงานที่ทำงานในโครงการเดียวกันอาจเกิดความคลาดเคลื่อนได้ เกมโทรศัพท์เป็นตัวอย่างหนึ่ง
การพึ่งพาเทคโนโลยี
การสื่อสารที่ผิดพลาดเนื่องจากเทคโนโลยีกลายเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องมากขึ้นในที่ทำงานสมัยใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการเติบโตของการทำงานทางไกล การมีเครื่องมือสื่อสารในที่ทำงานเช่นอีเมล, การสื่อสารแบบเรียลไทม์, และการประชุมทางวิดีโอไม่เพียงพอ; เราควรสามารถใช้งานเครื่องมือเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย
การพึ่งพาซอฟต์แวร์การสื่อสารภายในที่เฉพาะเจาะจงมากเกินไปและการใช้แพลตฟอร์มต่างๆ อย่างไม่สม่ำเสมอสามารถขัดขวางการสื่อสารในที่ทำงานได้ แม้ว่าปัญหาทางเทคนิคจะเป็นภัยคุกคามอีกประการหนึ่ง แต่การขาด การพบปะพูดคุยกันแบบตัวต่อตัว ยังทำให้ทีมของคุณพลาดสัญญาณทางวาจาที่สำคัญอีกด้วย
วัฒนธรรมและรุ่นที่แตกต่างกัน
ความแตกต่างทางรุ่นและวัฒนธรรมมีอิทธิพลต่อวิธีที่ทีมของคุณตีความข้อความ, แสดงออก, และรับรู้ถึงอำนาจ.
ตัวอย่างเช่น บางวัฒนธรรมอาจให้ความสำคัญกับการสื่อสารทางอ้อมในน้ำเสียงสุภาพ ในขณะที่วัฒนธรรมอื่น ๆ อาจคุ้นเคยกับการสื่อสารที่ตรงไปตรงมาและกระชับ นอกจากนี้ ควรสังเกตว่าพนักงานรุ่นใหม่มักชอบวิธีการสื่อสารทางดิจิทัลในขณะที่พนักงานรุ่นเก่าอาจรู้สึกสบายใจกับการสนทนาแบบพบหน้ากันมากกว่า
การขาดความสนใจหรือสมาธิ
สาเหตุที่พบได้บ่อยที่สุดของการสื่อสารที่ผิดพลาดในที่ทำงานคือการขาดความสนใจ. พนักงานหลายคนต้องรับมือกับงานหลายอย่างพร้อมกันและเผชิญกับการขัดจังหวะอย่างต่อเนื่อง ซึ่งทำให้พวกเขาไม่สามารถมีสมาธิกับงานเพียงอย่างเดียวได้.
เมื่อความสนใจของคุณถูกแบ่งแยก คุณจะพลาดหรือ เข้าใจผิดในรายละเอียดที่สำคัญ ตัวอย่างเช่น คุณอาจลืมดูส่วน 'อ้างอิง' ในเอกสารสรุปโครงการ และแผนงานของคุณอาจดูแตกต่างไปจากสิ่งที่คาดหวังอย่างสิ้นเชิง
ปัจจัยทางอารมณ์
ไม่ว่าจะเป็น ความเครียด ความหงุดหงิด ความเศร้า หรือ ความขัดแย้งระหว่างบุคคล—สิ่งเหล่านี้ล้วนสามารถบิดเบือนการสื่อสารในที่ทำงานได้ เมื่ออารมณ์พุ่งสูงขึ้น บุคคลอาจตอบสนองอย่างหุนหันพลันแล่นหรือถ่ายทอดความคิดของตนในลักษณะที่ไม่ได้ตั้งใจไว้
พนักงานที่เครียดอาจอ่านอีเมลที่เป็นกลางว่าเป็นการวิจารณ์หรือเป็นศัตรู ผู้จัดการที่ทำงานหนักเกินไปอาจลืมอัปเดตข้อมูลให้ลูกค้าเกี่ยวกับเวอร์ชันที่ถูกต้องของไฟล์สุดท้าย สมาชิกทีมที่วิตกกังวลอาจพลาดการประชุมที่สำคัญเพราะกำลังดิ้นรนเพื่อรับมือกับปฏิทินหลายรายการและหน้าที่ความรับผิดชอบมากมาย
ความแตกต่างในสไตล์การสื่อสาร
รูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกันเพียงเล็กน้อยยังทำให้ทีมของคุณเข้าใจข้อความได้ไม่ชัดเจนอีกด้วย บุคคลที่ชอบการสื่อสารที่ละเอียดและเป็นลายลักษณ์อักษรอาจประสบปัญหาในการปรับตัวให้เข้ากับผู้ที่ชอบการสื่อสารด้วยวาจาแบบสั้นๆ
การเล่นทั้งหมดระหว่าง รูปแบบการสื่อสารที่มั่นใจและแบบไม่มั่นใจ ก็สามารถทำให้ทีมของคุณสับสนได้หากพวกเขาไม่ทราบถึงวิธีการสื่อสารที่แต่ละคนชอบ
ผลกระทบของสัญญาณที่ไม่ใช้คำพูดและน้ำเสียงในการสื่อสาร
ตารางงานที่แน่นขนัดในที่ทำงานของคุณมักนำไปสู่การสื่อสารสั้น ๆ ที่อาศัยสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูด
ภาษากาย, การแสดงออกทางสีหน้า, การเคลื่อนไหวของมือ, และการติดต่อทางสายตา ล้วนเป็นสัญญาณที่ไม่ใช้คำพูด. พวกมันมีอิทธิพลต่อวิธีที่เราได้รับหรือตีความข้อความ. ในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง เราสามารถพลาดสัญญาณเหล่านี้ได้ง่าย และตกเป็นเหยื่อของการสื่อสารผิดพลาด.
ในทำนองเดียวกัน น้ำเสียงของคุณก็มีบทบาทสำคัญในการแสดงออกถึงความเร่งด่วน งานที่มีความสำคัญน้อย การสนทนาแบบไม่เป็นทางการ และอื่นๆ
ผลกระทบของการสื่อสารผิดพลาดต่อประสิทธิภาพการทำงานและการรักษาพนักงาน
รายงานล่าสุดจาก McKinseyได้เน้นย้ำว่าพนักงานที่มีส่วนร่วมมากขึ้นในการสื่อสารในที่ทำงานอย่างครอบคลุมมีแนวโน้มที่จะมีประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้นถึงห้าเท่า
รายงานอีกฉบับโดย McKinseyแสดงให้เห็นว่าการปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกันระหว่างทีมผ่านเครื่องมือทางเทคโนโลยีสามารถเพิ่มผลผลิตโดยรวมได้ถึง 20% ถึง 25%
เป็นที่ทราบกันดีว่าเมื่อข้อความไม่ถูกสื่อสารหรือเข้าใจอย่างชัดเจน งานมีแนวโน้มที่จะถูกดำเนินการผิดพลาด ซึ่งนำไปสู่ขั้นตอนการแก้ไขที่ไม่มีประสิทธิภาพและความล่าช้าของโครงการ
นอกจากนี้ ความไม่มีประสิทธิภาพนี้ยังเบี่ยงเบนทรัพยากรจากกิจกรรมที่จำเป็น และลดผลผลิตโดยรวมของทีมคุณ ส่งผลให้พวกเขาไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลเท่าที่ควรและเริ่มพลาดกำหนดเวลา สิ่งนี้ยังเป็นจริงสำหรับผู้ที่พึ่งพาเทคนิคการสื่อสารในที่ทำงานแบบผสมผสานอีกด้วย
นี่คือผลกระทบอื่น ๆ ที่ควรระวัง:
- ความไม่พอใจในงานเพิ่มขึ้น: การสื่อสารที่ผิดพลาดซ้ำๆ สร้างพื้นที่ให้เกิดความไม่แน่นอนและความหงุดหงิด การสื่อสารที่ผิดพลาดเกี่ยวกับงานอาจทำให้พนักงานรู้สึกว่าไม่ได้รับการยอมรับและไม่ได้รับการสนับสนุน ส่งผลให้พวกเขาต้องการหางานในบริษัทที่มอบประสบการณ์ที่ดีกว่า
- ความเครียดและการหมดไฟมากขึ้น: ความเข้าใจผิดที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องอาจทำให้ทีมของคุณรู้สึกหนักใจและขาดความผูกพันกับงาน สิ่งนี้ก่อให้เกิดความต้องการที่จะมองหาสถานที่ทำงานที่มีความเครียดน้อยกว่า หรือเพียงแค่ไม่อยากสนใจงานอีกต่อไป
- ความไว้วางใจที่เสียหาย: การสื่อสารที่ล้มเหลวบ่อยครั้งสามารถกัดกร่อนความเชื่อมั่นในผู้นำและเพื่อนร่วมงานได้ เมื่อขวัญกำลังใจลดลงและบรรยากาศการทำงานที่เป็นพิษเพิ่มขึ้น คุณจะสังเกตเห็นความจงรักภักดีที่ลดลงและอัตราการลาออกที่สูงขึ้น
- การรับรู้ถึงความไม่มีประสิทธิภาพที่รุนแรงขึ้น: พนักงานอาจเริ่มมองว่าองค์กรของคุณมีการบริหารจัดการที่ไม่ดี ส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของบริษัทภายในองค์กร ซึ่งไม่เพียงแต่จะเพิ่มอัตราการลาออกของพนักงานเท่านั้น แต่ยังทำให้สูญเสียบุคลากรที่มีศักยภาพสูงในอนาคตอีกด้วย
ตัวอย่างของการสื่อสารที่ผิดพลาดในที่ทำงาน
ตัวอย่างทั่วไปของการสื่อสารในที่ทำงานที่ผิดพลาด:
- พลาดกำหนดเวลา: สมาชิกทีมได้รับกำหนดเวลาที่ขัดแย้งกันจากผู้จัดการต่าง ๆ และพลาดกำหนดเวลาของโครงการ
- ความสับสนในบทบาท: พนักงานไม่แน่ใจในหน้าที่ความรับผิดชอบเฉพาะของตนเนื่องจากคำอธิบายงานที่ไม่ชัดเจนและการมอบหมายงานที่ไม่ชัดเจน
- การตีความข้อกำหนด/งานผิดพลาด: สมาชิกในทีมทำภารกิจไม่ถูกต้องเนื่องจากรายละเอียดในเอกสารโครงการไม่ชัดเจนเพียงพอ ซึ่งทำให้เสียเวลาและทรัพยากรไปมาก
- ข้อมูลที่แยกส่วน: แผนกต่าง ๆ ทำงานแยกกันโดยไม่แบ่งปันข้อมูลสำคัญ ส่งผลให้เกิดการทำงานซ้ำซ้อนและผลลัพธ์ที่ไม่สอดคล้องกัน
- การจัดสรรทรัพยากรผิดพลาด: ทรัพยากรถูกจัดสรรอย่างไม่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากผู้จัดการโครงการและทีมการเงินมีความเข้าใจเกี่ยวกับข้อจำกัดของงบประมาณที่แตกต่างกัน
- ตารางการประชุมไม่ถูกต้อง: ผู้คนในเขตเวลาต่างกันพลาดการประชุมที่สำคัญเนื่องจากตารางไม่ชัดเจน
- ข้อเสนอแนะที่ไม่ชัดเจน: ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับผลงานไม่ชัดเจนหรือกระจัดกระจาย และพนักงานรู้สึกสับสนเกี่ยวกับจุดที่ควรปรับปรุงของตนเอง
- การตีความสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดผิด: ในการประชุมออนไลน์ สมาชิกทีมคนหนึ่งใช้โทนเสียงที่จริงจัง แต่ถูกเข้าใจผิดว่าเป็นการไม่เห็นด้วย ส่งผลให้เกิดความตึงเครียดที่ไม่จำเป็นระหว่างเพื่อนร่วมงาน
วิธีหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดในที่ทำงาน
การลดการสื่อสารที่ผิดพลาดให้น้อยที่สุดสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมคุณได้อย่างมาก
เราจะแบ่งปันเทคนิคและกลยุทธ์ที่เป็นประโยชน์สำหรับการตั้งเป้าหมายการสื่อสารที่ชัดเจนและหารือเกี่ยวกับวิธีการหลีกเลี่ยงการสื่อสารผิดพลาดในที่ทำงาน
1. กำหนดแนวทางที่ชัดเจนและกระชับ
คุณต้องการกำหนดแนวทางการสื่อสารที่ชัดเจนและกระชับเพื่อให้ทุกคนเข้าใจข้อความในแบบเดียวกัน ให้ทีมของคุณใช้ ภาษาที่ตรงไปตรงมา และหลีกเลี่ยงคำศัพท์เฉพาะทางหรือคำเทคนิคที่ซับซ้อนซึ่งอาจทำให้ผู้รับสับสน
จัดโครงสร้างข้อความของคุณอย่างมีเหตุผล โดยเริ่มต้นอย่างชัดเจน มีเนื้อหาตรงกลาง และสรุปจบอย่างสมบูรณ์ นอกจากนี้ ควรแยกคำแนะนำที่ซับซ้อนออกเป็นขั้นตอนย่อยที่จัดการได้ และจัดทำ สรุปเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อเสริมการสื่อสารด้วยวาจา
นอกจากนี้ ให้กำหนด ระเบียบการสื่อสารที่ชัดเจน ภายในทีมของคุณ เช่น ระบุเวลาตอบกลับอีเมลหรือช่องทางการสื่อสารที่ต้องการสำหรับข้อความประเภทต่างๆ
2. ส่งเสริมการฟังอย่างตั้งใจ
การได้ยินเพียงสิ่งที่ใครบางคนพูดนั้นไม่เพียงพอ คุณจำเป็นต้อง เข้าใจเจตนาของข้อความนั้น
ส่งเสริมให้ทีมของคุณฝึกฟังอย่างตั้งใจโดยการรักษาการสบตา, พยักหน้าเพื่อแสดงความเข้าใจ, และให้การยืนยันทางวาจา
เทคนิคเช่นการสรุปสิ่งที่ผู้พูดได้กล่าวไว้และการถามคำถามเพื่อขอคำชี้แจงยังช่วยให้คุณเก็บรักษาข้อมูลของข้อความไว้ได้ถูกต้อง
3. ให้ข้อเสนอแนะอย่างสม่ำเสมอ
การให้ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพเกี่ยวกับการสื่อสารควรมีความเฉพาะเจาะจงและสามารถนำไปปฏิบัติได้ คุณสามารถใช้รูปแบบ SBI (สถานการณ์-พฤติกรรม-ผลกระทบ) เพื่อจัดโครงสร้างข้อเสนอแนะและระบุสถานการณ์อย่างชัดเจน
นำเครื่องมือเช่น ระบบข้อเสนอแนะแบบ 360 องศา มาใช้ ซึ่งพนักงานจะได้รับข้อเสนอแนะจากเพื่อนร่วมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา และผู้บังคับบัญชา เพื่อนำเสนอภาพรวมของอุปสรรคในการสื่อสาร
พิจารณาจัดให้มีการประชุมให้ข้อเสนอแนะอย่างไม่เป็นทางการเป็นประจำเพื่อรักษาช่องทางการสื่อสารที่เปิดกว้าง
4. ถามคำถามและหลีกเลี่ยงการคาดเดา
แนะนำทีมของคุณให้รู้จักกับวัฒนธรรมแห่งการตั้งคำถาม. ฝึกอบรมให้พวกเขาถามคำถามแบบเปิด (คำถามปลายเปิด) ที่ต้องการคำตอบมากกว่าคำว่า "ใช่" หรือ "ไม่ใช่". รูปแบบการแก้ไขปัญหาด้วยการตั้งคำถามที่มีประโยชน์นี้ช่วยให้ได้ข้อมูลเชิงลึกมากขึ้น และป้องกันการเข้าใจผิด.
ตัวอย่างเช่น แทนที่จะถามว่า "คุณเข้าใจงานนี้หรือไม่?" คุณสามารถถามว่า "คุณสามารถอธิบายได้ไหมว่าคุณวางแผนจะจัดการกับงานนี้อย่างไร?"
ในทำนองเดียวกัน การหลีกเลี่ยงการคาดเดา ก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน ทีมของคุณต้องขจัดความคลุมเครือแทนที่จะสมมติว่าตนเองรู้คำตอบอยู่แล้ว ใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันเพื่อเปิดโอกาสให้มีการถาม-ตอบแบบเรียลไทม์ เพื่อแก้ไขข้อสงสัยได้อย่างรวดเร็ว
การคาดเดาเป็นแม่ของทุกความผิดพลาด
การคาดเดาเป็นแม่ของทุกความผิดพลาด
5. หารือเกี่ยวกับความคาดหวัง และใช้ช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสม
ให้ชัดเจนเหมือนแก้วเมื่อกำหนดเป้าหมาย, หน้าที่ความรับผิดชอบ, และกำหนดเวลาอย่างละเอียด. แนวคิดคือการ กำหนดความคาดหวังอย่างชัดเจน ในระหว่างการเริ่มต้นโครงการหรือการประชุมวางแผน.
เครื่องมือแผนที่โครงการที่จัดการงานและกำหนดเวลา มีโครงสร้างการสื่อสารที่ผ่านการทดสอบแล้ว เพื่อให้ทุกคนรับรู้ความคืบหน้าของโครงการอย่างต่อเนื่อง
อีกวิธีหนึ่งในการจัดการกับความท้าทายด้านการสื่อสารในที่ทำงานคือการยึดมั่นใน:
- อีเมลสำหรับการสื่อสารที่ละเอียดและเป็นทางการ
- การส่งข้อความทันทีสำหรับการอัปเดตที่ไม่เป็นทางการ
- การประชุมแบบพบหน้าหรือผ่านวิดีโอสำหรับการสนทนาที่ยาวนานหรือหัวข้อที่ละเอียดอ่อน
6. จัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อลดการสื่อสารที่ผิดพลาด
เริ่มต้นการประชุมของคุณด้วย วาระการประชุมที่ชัดเจน ที่ได้แจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบล่วงหน้าแล้ว ให้ความสำคัญกับการสรุปประเด็นสำคัญและการตัดสินใจอย่างละเอียด คุณสามารถมอบหมายให้ผู้จดบันทึกหรือผู้ช่วย AI บันทึกประเด็นที่ต้องดำเนินการและ แจกจ่ายรายงานการประชุม หลังจากการอภิปรายเสร็จสิ้น
โปรดพิจารณาสำรองเวลา 5-10 นาทีในตอนท้ายของการประชุมเพื่อแก้ไขข้อสงสัยเกี่ยวกับเนื้อหาการประชุม เพื่อให้ทีมของคุณมีความสอดคล้องกัน ให้ติดตามผลด้วยการประชุมแบบยืนสั้นๆ เป็นประจำหรือการเช็คอินรายวันแบบสั้นๆ
โปรดจำไว้ว่า การติดตามผล เป็นกลยุทธ์ที่ดีเยี่ยมในการแก้ไขความคลาดเคลื่อนใด ๆ ที่ทีมของคุณอาจมีเกี่ยวกับขอบเขตหรือเจตนาของงาน
7. จัดการรูปแบบการสื่อสารระหว่างรุ่น
การถอดรหัสและเคารพจริยธรรมการสื่อสารระหว่างรุ่นสามารถปรับปรุงการสื่อสารในที่ทำงานของคุณได้. ให้ความสำคัญกับความชอบของพนักงานที่อายุน้อยและอายุมากเพื่อค้นหาสมดุลระหว่างรูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกันภายในทีมของคุณ.
ยิ่งไปกว่านั้น ควรส่งเสริม โปรแกรมการฝึกอบรม เกี่ยวกับเครื่องมือสื่อสารดิจิทัลเพื่อลดช่องว่างในการสื่อสารและทำให้มั่นใจว่าทีมของคุณรู้สึกสบายใจกับการใช้งานฟีเจอร์ที่หลากหลาย
อย่าลังเลที่จะเป็นพี่เลี้ยงที่นำหลักการสื่อสารแบบร่วมมือมาใช้ในทีมข้ามรุ่น เป้าหมายของคุณคือการยอมรับความแตกต่างของสมาชิกในทีมและปลูกฝัง ความรู้สึกของการปรับตัว
8. สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่โปร่งใส
ความโปร่งใสสร้างความไว้วางใจ มันรับประกันว่าทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นในการบรรลุเป้าหมายของโครงการได้อย่างสะดวก กลายเป็นผู้สนับสนุน การสื่อสารที่เปิดเผย โดยการแบ่งปันเป้าหมายขององค์กร การอัปเดตโครงการ และสถานะของการอัปเดตประสิทธิภาพ
สร้างนิสัยในการจัด ช่วงถาม-ตอบ เพื่อเปิดโอกาสให้พนักงานได้แสดงความคิดเห็นและซักถามข้อสงสัย
การเคารพความคิดเห็นของพนักงานของคุณสร้าง สภาพแวดล้อมที่ทุกคนรู้สึกเป็นเจ้าของ และมีส่วนร่วม ซึ่งช่วยลดโอกาสของการเข้าใจผิดในที่ทำงาน
9. เข้าใจและเคารพความหลากหลายทางวัฒนธรรมในการสื่อสาร
การจัดการฝึกอบรมความไวต่อวัฒนธรรมช่วยให้พนักงานของคุณสามารถเข้าใจและเห็นอกเห็นใจต่อความแตกต่างทางวัฒนธรรมและแนวปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารได้ดียิ่งขึ้น
ซึ่งรวมถึงการตระหนักถึงอุปสรรคทางภาษาและ การใช้ภาษาสากล เมื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานที่มีภูมิหลังทางวัฒนธรรมที่แตกต่างกัน
10. นำเครื่องมือการจัดการการสื่อสารมาใช้
ใช้เครื่องมือการจัดการการสื่อสารเช่น ClickUp เพื่อแก้ไขช่องว่างในการสื่อสารในโครงการของคุณ แพลตฟอร์มนี้ช่วยให้การสื่อสารเป็นศูนย์กลางในโครงการขนาดเล็กและขนาดใหญ่ผ่านแชทเฉพาะงาน การแชร์เอกสาร การติดตามเวลา และคุณสมบัติการทำงานร่วมกันที่หลากหลาย
มุมมองแชทของ ClickUpมอบพื้นที่เฉพาะสำหรับการสื่อสารแบบเรียลไทม์กับสมาชิกทีมหนึ่งคนหรือหลายคน ต่างจากการสื่อสารผ่านอีเมลแบบดั้งเดิมที่ยุ่งเหยิง ทุกการสนทนาสามารถเข้าถึงและจัดระเบียบได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ระบบการสื่อสารแบบรวมศูนย์นี้เพื่อเริ่มการสนทนาภายในงานและโครงการเฉพาะได้อีกด้วย
การสื่อสารตามบริบทเช่นนี้ช่วยขจัดความเป็นไปได้ของความเข้าใจผิด เนื่องจากทีมของคุณสามารถอ้างอิงถึงงานที่เกี่ยวข้องและการอัปเดตได้โดยตรงภายในแชท คุณลักษณะนี้ยังช่วยให้คุณ:
- ใช้การกล่าวถึงเพื่อแจ้งเตือนบุคคลเฉพาะเจาะจง
- ข้อความดาวเพื่อให้แน่ใจว่า การสื่อสารที่สำคัญไม่ถูกมองข้าม
- ปักหมุดข้อความสำคัญเพื่อการอ้างอิงอย่างรวดเร็ว
- สร้างหัวข้อสำหรับหัวข้อต่าง ๆ เพื่อให้ชัดเจนขึ้น
ด้วย ClickUp Docs ทีมข้ามแผนกของคุณสามารถสร้าง, แชร์, และ ทำงานร่วมกันบนเอกสาร ได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งทำให้การรวบรวมและอัปเดตเอกสารโครงการ, บันทึกการประชุม, และเอกสารกลยุทธ์ง่ายขึ้น
คุณสามารถฝังงาน, ลิงก์, และความคิดเห็นไว้ในเอกสารเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ต้องการทั้งหมดเชื่อมโยงกัน
ClickUp Whiteboardsเป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่ายและโต้ตอบได้สำหรับการระดมความคิดและการวางแผน มันช่วยให้คุณสร้างแผนผังความคิดเพื่อแสดงแนวคิดร่วมกันและวางแผนการทำงานของโครงการ
การเพิ่มบันทึกและข้อคิดเห็นที่มีรหัสสีช่วยให้ทีมของคุณมีความเข้าใจร่วมกันในทิศทางของโครงการโดยไม่มีการสื่อสารที่ผิดพลาด
หากคุณยังคงประสบปัญหาในการหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดในที่ทำงานแม่แบบแผนการสื่อสารของClickUp มีกรอบการทำงานที่สร้างไว้ล่วงหน้าซึ่งปรับให้เหมาะสมเพื่อเสริมสร้างมารยาทในการสื่อสารของทีมคุณ
ลองใช้เทมเพลตแผนการสื่อสารของ ClickUp เพื่อสร้าง แผนการสื่อสารทางธุรกิจที่แข็งแกร่งสำหรับทีมของคุณ คุณสามารถสร้างกระบวนการสื่อสารภายในและภายนอกตามหน้าที่ของพวกเขา และระบุช่องทางที่เหมาะสมที่สุดในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพกับกลุ่มเป้าหมายของคุณ
เทมเพลตนี้ประกอบด้วยตัวชี้วัดที่สามารถวัดได้เพื่อทดสอบประสิทธิภาพของกลยุทธ์การสื่อสารที่คุณเลือก
ใช้เทมเพลตการสื่อสารภายในของ ClickUpเพื่อปรับปรุงการสื่อสารภายในองค์กรของคุณให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เทมเพลตนี้จะช่วยให้คุณจัดระเบียบการสนทนาและเอกสารต่าง ๆ ได้อย่างเป็นระบบและมีการกรองข้อมูล ช่วยให้เกิดการสื่อสารที่โปร่งใสในระดับที่สูงขึ้นระหว่างทีมของคุณ
เทมเพลตนี้สามารถปฏิวัติวิธีการสื่อสารภายในทีมของคุณได้ ตั้งแต่การเตรียมเอกสารการสื่อสารภายในที่สำคัญ ไปจนถึงการให้สิทธิ์ทีมของคุณเข้าถึงข้อมูลล่าสุดและเกี่ยวข้องมากที่สุด
อ่านเพิ่มเติม:วิธีปรับปรุงการสื่อสารในกลุ่มที่ทำงาน
ปรับโฉมเส้นทางการสื่อสารและเทคนิคของทีมคุณด้วย ClickUp
แนวโน้มการทำงานทางไกลและแบบผสมผสาน รวมถึงการนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาใช้ได้เปลี่ยนแปลงวิธีการสื่อสารและทำงานร่วมกันในที่ทำงาน การรู้วิธีหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดในที่ทำงานเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาความสามัคคีของทีม
ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนแปลงไปสู่การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส ซึ่งทีมสามารถทำงานร่วมกันข้ามเขตเวลาได้โดยไม่ต้องออนไลน์พร้อมกัน เครื่องมือการสื่อสารที่ยืดหยุ่นและการจัดการโครงการเช่น ClickUp ช่วยให้ทีมสามารถเชื่อมต่อและรับข้อมูลได้ตลอดเวลาในสถานการณ์เช่นนี้
ClickUp ช่วยให้คุณจัดการกับสาเหตุที่แท้จริงของการสื่อสารที่ผิดพลาดโดยใช้เคล็ดลับที่นำไปใช้ได้จริงเพื่อลดข้อผิดพลาดให้น้อยที่สุด ตั้งแต่เทมเพลตที่ปรับแต่งได้ไปจนถึงฟีเจอร์ต่างๆ เช่น เอกสาร, มุมมองแชท และกระดานไวท์บอร์ด ทุกฟังก์ชันถูกออกแบบมาเพื่อให้การสื่อสารที่เน้นโครงการและงานของคุณมีความเป็นระเบียบ
เริ่มต้นใช้งาน ClickUp ฟรีวันนี้!