หากคุณถามพนักงานว่าอะไรที่ทำให้พวกเขาทำงานได้ดีขึ้น พวกเขาอาจตอบว่าโครงสร้างองค์กรแบบแบน ผู้บริหารที่ให้การสนับสนุน หรือแม้กระทั่งวัฒนธรรมองค์กร แต่สิ่งที่พวกเขาต้องการจะสื่อจริงๆ คือการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
จากการมีปฏิสัมพันธ์ที่เป็นมิตรและการทำงานเป็นทีม ไปจนถึงช่องทางและรูปแบบที่เป็นระเบียบ—การสื่อสารที่ชัดเจนช่วยให้แนวคิดและข้อเสนอแนะถูกแบ่งปันอย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้งานของทุกคนง่ายขึ้นและมีผลกระทบมากขึ้น
ตามรายงาน "The State of Business Communication" ของ Grammarly ผู้นำทางธุรกิจ 93% เชื่อว่าความสามารถในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพของพวกเขาขึ้นอยู่กับการสื่อสารของผู้คนรอบข้าง
การสื่อสารในองค์กรสามารถแบ่งได้เป็นทางการและไม่เป็นทางการ ทั้งสองรูปแบบมีความสำคัญในบริบทของตนเอง แต่สิ่งต่าง ๆ จะกลายเป็นปัญหาเมื่อผู้คนนำทั้งสองรูปแบบมาปะปนกัน
ในบทความนี้ เราจะพูดถึงการสื่อสารแบบทางการและแบบไม่เป็นทางการ อธิบายว่าควรใช้แบบไหนในสถานการณ์ใด และช่วยให้คุณพัฒนาทักษะการสื่อสารโดยรวมของคุณในสภาพแวดล้อมขององค์กร
⏰ สรุป 60 วินาที
การสื่อสารอย่างเป็นทางการมีโครงสร้างและเป็นมืออาชีพ ในขณะที่การสื่อสารไม่เป็นทางการเป็นกันเองและเกิดขึ้นโดยฉับพลัน ทั้งสองรูปแบบมีความสำคัญต่อการทำงานร่วมกัน ประสิทธิภาพการทำงาน และวัฒนธรรมองค์กร
- เมื่อใดควรใช้รูปแบบการสื่อสารแต่ละแบบ การสื่อสารอย่างเป็นทางการ: เหมาะสำหรับนโยบาย รายงาน สัญญา การประชุม และการประกาศอย่างเป็นทางการ การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ: เหมาะสำหรับการระดมความคิด การอัปเดตอย่างรวดเร็ว การสร้างความสัมพันธ์ในทีม และการสนทนาเพื่อแก้ไขปัญหา
- การสื่อสารอย่างเป็นทางการ: เหมาะสำหรับนโยบาย รายงาน สัญญา การประชุม และการประกาศอย่างเป็นทางการ
- การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ: เหมาะสำหรับการระดมความคิด, การอัปเดตอย่างรวดเร็ว, การสร้างความสัมพันธ์ในทีม, และการหารือเพื่อแก้ปัญหา.
- การสื่อสารอย่างเป็นทางการ: เหมาะสำหรับนโยบาย รายงาน สัญญา การประชุม และการประกาศอย่างเป็นทางการ
- การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ: เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการระดมความคิด, การอัปเดตอย่างรวดเร็ว, การสร้างความสัมพันธ์ในทีม, และการหารือเพื่อแก้ปัญหา.
- สร้างสมดุลทั้งสองด้านเพื่อเสริมสร้างสถานที่ทำงานที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้น กุญแจสำคัญคือการ ผสมผสานการสื่อสารอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการอย่างมีประสิทธิภาพ—เพื่อให้เกิดความชัดเจน มีโครงสร้าง และประสิทธิผล พร้อมทั้งรักษาสภาพแวดล้อมการทำงานที่เปิดกว้างและร่วมมือกัน
- กุญแจสำคัญคือการ ผสมผสานการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการอย่างมีประสิทธิภาพ—เพื่อให้เกิดความชัดเจน มีโครงสร้าง และมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งรักษาสภาพแวดล้อมการทำงานที่ร่วมมือและเปิดกว้าง
- กุญแจสำคัญคือการ ผสมผสานการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการอย่างมีประสิทธิภาพ—เพื่อให้เกิดความชัดเจน มีโครงสร้าง และมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งรักษาสภาพแวดล้อมการทำงานที่ร่วมมือและเปิดกว้าง
- เพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารในที่ทำงานด้วย ClickUp: ClickUp Docs: จัดระเบียบและบันทึกการสื่อสารอย่างเป็นทางการ ClickUp Chat & Comments: ดำเนินการสนทนาอย่างไม่เป็นทางการได้อย่างราบรื่นโดยไม่สูญเสียบริบท ClickUp Whiteboards: ระดมความคิดและแสดงภาพไอเดียแบบเรียลไทม์ ClickUp Notifications & Task Assignments: มั่นใจว่าการอัปเดตที่สำคัญจะไม่สูญหาย
- ClickUp Docs: จัดระเบียบและบันทึกการสื่อสารอย่างเป็นทางการ
- แชทและความคิดเห็นใน ClickUp: จัดการการสนทนาที่ไม่เป็นทางการได้อย่างราบรื่นโดยไม่สูญเสียบริบท
- กระดานไวท์บอร์ด ClickUp: ระดมความคิดและมองเห็นภาพไอเดียแบบเรียลไทม์
- การแจ้งเตือนและการมอบหมายงานใน ClickUp: มั่นใจว่าการอัปเดตที่สำคัญจะไม่สูญหาย
- ClickUp Docs: จัดระเบียบและบันทึกการสื่อสารอย่างเป็นทางการ
- แชทและความคิดเห็นใน ClickUp: จัดการการสนทนาแบบไม่เป็นทางการได้อย่างราบรื่นโดยไม่สูญเสียบริบท
- กระดานไวท์บอร์ด ClickUp: ระดมความคิดและมองเห็นภาพไอเดียแบบเรียลไทม์
- การแจ้งเตือนและการมอบหมายงานใน ClickUp: มั่นใจว่าการอัปเดตที่สำคัญจะไม่สูญหาย
การเข้าใจการสื่อสารอย่างเป็นทางการ
พื้นที่ทำงานส่วนใหญ่มีระเบียบการสื่อสารอย่างเป็นทางการที่เสริมสร้างภาพลักษณ์และวัฒนธรรมของบริษัท ซึ่งถูกออกแบบมาเพื่อลดข้อผิดพลาดและการเสียสมาธิในการปฏิสัมพันธ์ของพนักงาน
การสื่อสารอย่างเป็นทางการ หมายถึง วิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างเป็นระบบผ่านช่องทางที่เป็นทางการ การสนทนาเหล่านี้มีการตรวจสอบและสามารถติดตามได้ และปฏิบัติตามลำดับชั้นที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ตัวอย่างที่โดดเด่น ได้แก่ สายการสื่อสารทางอีเมล คำขอทำงาน การประชุมทางวิดีโอ เอกสารไวท์เปเปอร์ การอัปเดตโครงการ และช่องทางแชทที่อยู่ภายใต้การควบคุมของบริษัท
มันมีความเป็นประโยชน์อย่างสมบูรณ์ และมีวัตถุประสงค์เพื่อทำให้การสื่อสารเป็นทางการเพื่อแบ่งปันข้อมูลตามที่บริษัทต้องการ
ประเภทของการสื่อสารอย่างเป็นทางการ
ขึ้นอยู่กับวิธีการแบ่งปันความคิด การสื่อสารอย่างเป็นทางการสามารถแบ่งออกได้เป็นสามประเภท:
- แนวตั้ง: เมื่อการสื่อสารอย่างเป็นทางการเกิดขึ้นระหว่างระดับต่าง ๆ ในองค์กรในรูปแบบลำดับชั้น ผู้บังคับบัญชาสามารถพูดคุยกับผู้ใต้บังคับบัญชาได้ (จากบนลงล่าง) และผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถแบ่งปันความคิดเห็นกับผู้บังคับบัญชาได้ (จากล่างขึ้นบน)
- แนวนอนหรือแนวนอน: เมื่อพนักงานจากแผนกต่างๆ ที่ทำงานในระดับเดียวกันสื่อสารกัน ตัวอย่างเช่น สมาชิกทีมพัฒนาผลิตภัณฑ์มีส่วนร่วมในการสื่อสารเชิงร่วมมือกับเพื่อนร่วมงานฝ่ายการตลาดเพื่อประสานงานการเปิดตัวผลิตภัณฑ์
- แนวทแยงหรือแนวขวาง: หมายถึงพนักงานจากแผนกต่างๆ ที่ทำงานในระดับที่แตกต่างกันสามารถสื่อสารกันในแนวทแยงได้ ตัวอย่างเช่น หัวหน้าทีมผลิตภัณฑ์พูดคุยกับผู้แทนพัฒนาการขาย (SDR) เพื่อกำหนดคำขอฟีเจอร์ที่ควรให้ความสำคัญในสปรินต์ถัดไป
ลักษณะของการสื่อสารอย่างเป็นทางการ
คุณสามารถระบุการสื่อสารอย่างเป็นทางการได้โดยสังเกตลักษณะเด่นบางประการ:
- ความสม่ำเสมอในกระบวนการและคำศัพท์ทางวิชาชีพ
- ลักษณะการทำงานแบบอะซิงโครนัสและต้องได้รับการอนุมัติ ซึ่งมักทำให้กระบวนการช้าและยุ่งยาก
- รูปแบบการดำเนินการเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งทำให้มีความละเอียด ชัดเจน เน้นการดำเนินงาน และอ้างอิงได้ง่าย
- ให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัว ซึ่งทำให้การสื่อสารอย่างเป็นทางการเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับแนวทางความลับของโครงการที่จำกัดการเข้าถึงเฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องทราบ
ตัวอย่างของการสื่อสารอย่างเป็นทางการ
วิธีที่ดีในการระบุการสื่อสารอย่างเป็นทางการคือการดูว่ามีการบันทึกอย่างเป็นทางการหรือไม่ เอกสารสนับสนุนภายในเมทริกซ์การสื่อสารภายในอาจรวมถึง
- เธรดอีเมล
- คำสั่งซื้อและการอัปเดตสินค้าคงคลัง
- คำขอทำงาน
- การสื่อสารวิดีโอแบบอะซิงโครนัสและการสัมมนาผ่านเว็บแบบสด
การสื่อสารอย่างเป็นทางการช่วยอำนวยความสะดวกในการดำเนินงานภายในระหว่างแผนก, เพื่อนร่วมงาน, และลำดับชั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เนื่องจากกระแสการสื่อสารนี้เกี่ยวข้องกับระบบและแนวทางปฏิบัติเป็นหลัก กลยุทธ์การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะช่วยผลักดันข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น ในฐานะแพลตฟอร์มการจัดการประสิทธิภาพแบบครบวงจรClickUpให้ความสำคัญอย่างมากกับการสื่อสารภายในทีมและวิธีการปรับปรุงปฏิสัมพันธ์ในพื้นที่ทำงานให้ดียิ่งขึ้น
ตัวอย่างเช่นแม่แบบการสื่อสารภายในองค์กรของ ClickUpถูกออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับผู้ที่ต้องการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่งภายในองค์กร
ด้วยเทมเพลตนี้ คุณสามารถกำหนดวิธีการส่งต่อข้อมูลได้อย่างเหมาะสม ขยายจุดติดต่อในการสื่อสารให้สอดคล้องกับความซับซ้อน และปฏิบัติตามกฎหมายความเป็นส่วนตัวของข้อมูลต่างๆ ได้ทั้งหมด โดยไม่ต้องเริ่มต้นจากศูนย์
นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำได้:
- กำหนดเป้าหมายการสื่อสาร, งาน, และงานย่อยด้วยClickUp GoalsและClickUp Tasks, มอบหมายงานให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย, และกำหนดระยะเวลาและกำหนดเส้นตายด้วยClickUp Calendar
- จัดตั้งช่องทางภายใน เช่น อีเมล แชท และการประชุม และกำหนดกฎเกณฑ์พื้นฐานเพื่อควบคุมการไหลของข้อมูล
- ปรับแต่งสถานะที่กำหนดเอง, ฟิลด์, และมุมมองเพื่อคัดกรองการอัปเดตและติดตามเนื้อหา
เทมเพลตนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการรักษาความโปร่งใสในทุกระดับและช่วยให้พนักงานมีประสิทธิภาพในการทำงาน นอกจากนี้ยังเป็นศูนย์กลางในการรวบรวมการสนทนาทั่วทั้งบริษัท การประกาศ และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารไว้ในที่เดียว
ข้อดีและข้อเสียของการสื่อสารอย่างเป็นทางการ
การสื่อสารอย่างเป็นทางการมีทั้งข้อดีและข้อเสีย การเข้าใจข้อดีและข้อเสียเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการทราบว่าจะใช้ช่องทางที่กำหนดไว้อย่างเป็นทางการเมื่อใด
ข้อดีของการสื่อสารอย่างเป็นทางการ
การสื่อสารอย่างเป็นทางการเป็นส่วนสำคัญของบริษัทที่มีประสิทธิภาพสูงเพราะ
- มันส่งเสริม วินัยและความเป็นมืออาชีพ ในหมู่พนักงาน
- มันนำมาซึ่ง ความโปร่งใสและประสิทธิภาพ ในการสนทนา
- เนื่องจากส่วนใหญ่มีการบันทึกไว้ จึงสนับสนุนการตรวจสอบและการปฏิบัติตามข้อมูล
ข้อเสียของการสื่อสารอย่างเป็นทางการ
อย่างไรก็ตาม ปัจจัยที่ทำให้การสื่อสารอย่างเป็นทางการมีประสิทธิภาพอย่างมาก ก็ทำให้การสื่อสารนั้นมีความเคร่งครัดเช่นกัน
- การสื่อสารเช่นนี้มี พื้นที่น้อยมากสำหรับความเป็นตัวของตัวเอง เนื่องจากให้ความสำคัญกับงานมากกว่าความรู้สึกและความคิดเห็นส่วนตัว
- หัวข้อสนทนาที่ดำเนินมายาวนานซึ่งคงไว้เพื่อปฏิบัติตามข้อกำหนด อาจกินเวลาไปมาก
- อาจ ดูเย็นชาและทำให้พนักงานไม่ผูกพันกัน
📮ClickUp Insight:ประมาณ 41% ของผู้เชี่ยวชาญชอบใช้การส่งข้อความทันทีสำหรับการสื่อสารในทีม
แม้ว่าจะมีการแลกเปลี่ยนที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ข้อความมักกระจายอยู่ในหลายช่องทาง กระทู้ หรือข้อความโดยตรง ทำให้ยากต่อการค้นหาข้อมูลในภายหลัง
📊 ต้องการเข้าใจว่ามันส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของทีมคุณอย่างไรหรือไม่? รับสำเนา รายงานสถานะการสื่อสารในที่ทำงาน ของคุณวันนี้!
อ่านเพิ่มเติม:10 แอปและเครื่องมือสื่อสารทีมที่ดีที่สุด
บทบาทของการสื่อสารอย่างเป็นทางการในองค์กร
ยากที่จะจินตนาการถึงบริษัทที่ไม่มีกลยุทธ์การสื่อสารอย่างเป็นทางการ การปฏิบัติตามกฎเหล่านี้หมายความว่าข้อมูลจะถูกแบ่งปันอย่างโปร่งใส ไม่มีการบิดเบือน และในรูปแบบที่สามารถติดตามได้เพื่อการอ้างอิง
ในองค์กรที่มีลำดับชั้นภายในซับซ้อน ยังช่วยสร้างอำนาจและส่งเสริมวินัยของพนักงาน
การเข้าใจการสื่อสารไม่เป็นทางการ
ไม่ใช่ทุกการสนทนาจะต้องผ่านช่องทางที่เป็นทางการ การสนทนาส่วนตัวและทันทีบางอย่างสามารถทำงานได้สำเร็จโดยประหยัดเวลา
คุณคงเคยได้ยินเรื่องการสื่อสารแบบปากต่อปาก— วิธีการไม่เป็นทางการที่เพื่อนร่วมงานใช้แบ่งปันข้อมูลกัน
การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการคือการไหลเวียนของข้อมูลที่ไม่เป็นทางการซึ่งเกิดขึ้นจากความสัมพันธ์ทางสังคมที่พนักงานมีร่วมกัน มันเกิดขึ้นอย่างกะทันหัน ไหลลื่น และรวดเร็ว การสื่อสารด้วยวาจาเกี่ยวกับงาน การช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานในที่ทำงาน หรือการพูดคุยสบายๆ ในภาษาที่ไม่เป็นทางการระหว่างพักกลางวัน—สิ่งใดก็ตามที่ไม่ปฏิบัติตามช่องทางการสื่อสารที่บริษัทกำหนด ถือเป็นส่วนหนึ่งของการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ
ประเภทของการสื่อสารไม่เป็นทางการ
การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการไม่ได้ปฏิบัติตามกฎหรือโครงสร้างที่เคร่งครัด ทำให้มีความยืดหยุ่นและเปลี่ยนแปลงได้สูง สามารถมีรูปแบบต่าง ๆ มากมาย ซึ่งแต่ละรูปแบบมีวัตถุประสงค์และบริบทที่แตกต่างกันภายในที่ทำงาน
นี่คือประเภทหลักทั้งสี่:
- โซ่เส้นเดียว: เมื่อบุคคลหนึ่งพูดบางสิ่งกับบุคคลอื่น และบุคคลนั้นถ่ายทอดข้อความเดียวกันไปยังบุคคลอื่นอีกคนหนึ่ง โซ่ก็จะดำเนินต่อไป นี่คือรูปแบบการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการที่เป็นธรรมชาติที่สุด
- ห่วงโซ่กลุ่ม: เมื่อบุคคลหนึ่งเปิดเผยข้อมูลกับเพื่อนที่ไว้ใจ และเพื่อนคนนั้นก็แบ่งปันข้อมูลนั้นกับบุคคลอื่นที่พวกเขาไว้วางใจ การสื่อสารประเภทนี้อาศัยความไว้วางใจเป็นหลัก แต่ข้อมูลจะถูกส่งต่อระหว่างกลุ่มบุคคลที่เลือกไว้เท่านั้น ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการพูดคุยเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงของลูกค้าแยกกันกับทีมผลิตภัณฑ์ และสมาชิกทีมผลิตภัณฑ์ก็พูดคุยเรื่องเดียวกันนี้กับทีมออกแบบ
- การแพร่กระจายข่าวลือ: ประเภทการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการที่พบมากที่สุด—การแพร่กระจายข่าวลือเกี่ยวข้องกับผู้คนพูดคุยกับกลุ่มคน และกลุ่มเหล่านั้นก็แบ่งปันข้อมูลเดียวกันกับกลุ่มอื่น ๆ ต่อไป เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการเผยแพร่ข้อมูลอย่างไม่เป็นทางการ
- ห่วงโซ่ความน่าจะเป็น: บางครั้ง พนักงานอาจสุ่มเลือกเพื่อนร่วมงานบางคนเพื่อแบ่งปันข้อมูล และเพื่อนร่วมงานเหล่านั้นก็อาจส่งต่อข้อมูลนั้นไปยังผู้อื่นแบบสุ่มต่อไป ตัวอย่างเช่น มีคนพูดถึงนโยบายใหม่ของฝ่ายทรัพยากรบุคคลกับเพื่อนร่วมงานที่นั่งโต๊ะเดียวกันตอนพักกลางวัน
ลักษณะของการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ
การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการเกิดขึ้นนอกเหนือจากอีเมลและแดชบอร์ด และมีลักษณะสำคัญบางประการที่สามารถระบุได้ง่าย:
- มันคือ ทันที, ส่วนตัว, และไม่ต้องกังวล
- ในฐานะ รูปแบบการสื่อสารแบบซิงโครนัส มันช่วยลดเวลาที่ต้องใช้ในการดำเนินการผ่านช่องทางที่เป็นทางการ ทำให้พนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ ดีต่อขวัญกำลังใจของพนักงาน เนื่องจากพวกเขามีเพื่อนที่สามารถแบ่งปันความรู้สึกได้
- แม้ว่าการพูดคุยอย่างไม่เป็นทางการจะให้ความรู้สึกสบายใจ แต่ก็ อาจไม่ถูกต้องเนื่องจากเนื้อหาไม่ได้ถูกบันทึก ตรวจสอบ หรือติดตามได้
- พนักงานที่ไม่พอใจมักสร้างความท้าทายด้านการสื่อสารโดยการเผยแพร่ข้อมูลที่ผิดพลาดผ่านช่องทางที่ไม่เป็นทางการ
ตัวอย่างของการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ
การสนทนาที่ไม่เป็นทางการซึ่งไม่จำเป็นต้องบันทึกเข้าสู่ระบบถือเป็นส่วนหนึ่งของการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ ซึ่งอาจรวมถึง
- การรายงานความคืบหน้าด้วยวาจาเกี่ยวกับงานและโครงการ
- การพูดคุยสบายๆ ระหว่างพักน้ำและทักทายกันในทางเดิน
- อาหารกลางวันแบบกลุ่มและการพักผ่อนของบริษัท
คุณอาจพบเพื่อนร่วมงานพูดคุยกันอย่างเป็นกันเองเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาใช้เวลาในวันหยุดสุดสัปดาห์ เกมที่พวกเขาดูเมื่อคืน หรือนโยบายใหม่ของแผนกทรัพยากรบุคคล
ข้อดีและข้อเสียของการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ
การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการสามารถมีประสิทธิภาพได้อย่างเหลือเชื่อ แต่ความสำเร็จของมันขึ้นอยู่กับบริบทที่ใช้เป็นอย่างมาก การเข้าใจว่าเมื่อใดที่การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการสามารถทำได้ดีเยี่ยม และเมื่อใดที่อาจไม่เพียงพอ จะช่วยให้คุณสามารถใช้ประโยชน์จากข้อได้เปรียบของมัน และลดข้อเสียของมันได้
ข้อดีของการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ
การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการช่วยเสริมข้อจำกัดของการสื่อสารแบบเป็นทางการ
- มันทำให้ประสบการณ์ในสำนักงาน เป็นธรรมชาติและมีการสนทนามากขึ้น
- มัน ช่วยให้พนักงานเปิดใจต่อเพื่อนร่วมงาน และสร้างความสัมพันธ์ที่ช่วยในการทำงานเป็นทีม
- การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ สร้างความมั่นใจและความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่ง—สองสิ่งสำคัญที่คุณพบในพนักงานที่มีประสิทธิภาพสูง
ข้อเสียของการสื่อสารไม่เป็นทางการ
อย่างไรก็ตาม การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการก็ไม่ได้ปราศจากข้อบกพร่อง
- ไม่มีการควบคุมและอาจทำให้ ข้อมูลที่ผิดพลาดแพร่กระจายอย่างรวดเร็ว
- หากพนักงานหมกมุ่นอยู่กับการพูดคุยเรื่องไร้สาระและการนินทามากเกินไป อาจส่งผล เชิงลบต่อวัฒนธรรมทีมและประสิทธิภาพการทำงาน
- การเป็นผู้นำไม่สามารถติดตามการสนทนาที่ไม่เป็นทางการได้ ดังนั้น จึงไม่มีการรับผิดชอบ
ข้อบกพร่องมากมายในการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการเกิดจากการขาดโครงสร้างในการสื่อสารภายในองค์กร เนื่องจากข้อมูลอัปเดตมักถูกส่งต่อกันด้วยวาจาวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการลดปัญหานี้คือการใช้แม่แบบการสื่อสารแผนงานโครงการ เช่นแม่แบบการสื่อสารพนักงานของ ClickUp ซึ่งเป็นวิธีที่เรียบง่ายแต่ครอบคลุมในการเผยแพร่ข้อมูล เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและทันสมัยอยู่เสมอ
ตามที่คุณอาจเดาได้ ทีม HR พบว่าสิ่งนี้ช่วยได้มากเป็นพิเศษ
นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้ประโยชน์จากมันได้อย่างเต็มที่:
- วางแผนและดำเนินกลยุทธ์การสื่อสารของคุณโดยใช้มุมมองกลยุทธ์แผนการสื่อสาร
- ใช้มุมมอง 'คู่มือเริ่มต้น' เพื่ออธิบายเมทริกซ์การสื่อสารและกฎพื้นฐานเพื่อหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาด
- ใช้มุมมอง 'การอัปเดตการสื่อสาร' เพื่อติดตามการอัปเดตเก่าและที่กำลังจะมาถึง
- ลดความจำเป็นในการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการโดยการติดตามการโต้ตอบในแดชบอร์ดของClickUp
- สร้างเลย์เอาต์ภาพที่เข้าใจง่ายโดยเพิ่มสถานะที่กำหนดเองเพื่อติดตามความคืบหน้าของงานและงานย่อยภายในแผนการสื่อสารของคุณ
เทมเพลตนี้ผสานการจัดการโครงการกับการจัดการพนักงานเพื่อการสื่อสารที่ราบรื่น
บทบาทของการสื่อสารไม่เป็นทางการในองค์กร
เมื่ออยู่ในรูปแบบที่ดีที่สุด การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการช่วยสร้างความสัมพันธ์กับพนักงานคนอื่น ๆ ได้ มันทำลายลำดับชั้น อำนวยความสะดวกในการไหลเวียนของข้อมูลอย่างอิสระ และส่งเสริมความเห็นอกเห็นใจ การตบหลังเบา ๆ เพื่อแสดงความชื่นชมในการทำงานที่ดี การช่วยเหลือพนักงานรุ่นน้องในการแก้ปัญหา หรือการรับฟังเพื่อนร่วมงานเพื่อให้พวกเขารู้สึกว่าได้รับการรับฟัง ล้วนเป็นท่าทางที่ไม่สามารถทำได้ทั้งหมดในสภาพแวดล้อมที่เป็นทางการ
การศึกษาฮอว์ธอร์น ซึ่งดำเนินการโดยเอลตัน เมย์โอ ได้แสดงให้เห็นว่าการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการมีอิทธิพลต่อการพัฒนาและการเสริมสร้างมาตรฐานการปฏิบัติงานและความคาดหวังของสมาชิกภายในกลุ่มงานซึ่งบ่งชี้ว่าการปฏิสัมพันธ์ที่ไม่เป็นทางการสามารถสร้างวัฒนธรรมและมาตรฐานขององค์กรได้ดีกว่าการสื่อสารอย่างเป็นทางการ
การสื่อสารอย่างเป็นทางการกับการสื่อสารไม่เป็นทางการ
สถานที่ทำงานไม่สามารถเลือกช่องทางหลักเหนือกว่าอีกช่องทางหนึ่งได้ เนื่องจากการสื่อสารทั้งสองประเภทมีความสำคัญในบริบทที่แตกต่างกัน มาทำความเข้าใจกันว่าทั้งสองมีความแตกต่างกันอย่างไร และจะสลับใช้ระหว่างกันได้อย่างไร
ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการสื่อสารอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ
นี่คือภาพรวมของความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการสื่อสารอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ:
| การสื่อสารอย่างเป็นทางการ | การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ |
| มีการควบคุม เป็นมืออาชีพ และมีลำดับชั้น | มันมีความยืดหยุ่น ไม่มีการควบคุม และเลียนแบบการแพร่กระจายของเถาองุ่น |
| มันทำงานแบบอะซิงโครนัสและต้องได้รับการอนุมัติ ทำให้เกิดความล่าช้า | มันทำงานแบบซิงโครนัส ทำให้รวดเร็ว |
| การสื่อสารอย่างเป็นทางการส่วนใหญ่เป็นลายลักษณ์อักษร | การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการใช้ท่าทางเป็นหลัก และการสื่อสารด้วยคำพูด |
| มันรักษาความถูกต้องและความลับของข้อมูล ทำให้เชื่อถือได้มากขึ้น | อาจไม่ถูกต้องหรือเป็นความลับอย่างยุติธรรม เนื่องจากช่องว่างของข้อมูลทำให้เกิดข่าวลือและความจริงครึ่งเดียว |
| มุ่งเน้นการบรรลุเป้าหมายและภารกิจอย่างเป็นทางการ | มุ่งเน้นการเสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและวัฒนธรรมการทำงานเป็นทีม |
ความคล้ายคลึงกันระหว่างการสื่อสารอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ
แม้จะมีวิธีการที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน การสื่อสารอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการก็ทำงานร่วมกันเพื่อสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดี
- พวกเขาให้ผู้คนเสรีภาพในการแบ่งปันความคิดและบริบทผ่านช่องทางและรูปแบบต่าง ๆ
- ทั้งการสื่อสารอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ ช่วยในการตัดสินใจและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
- ผู้คน ดูดซับข้อมูลได้เร็วขึ้น เมื่อคุณรวมช่องทางต่าง ๆ สำหรับการเผยแพร่
การบาลานซ์การสื่อสารอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการในสภาพแวดล้อมภายใน
ความลับของสถานที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงคือการสร้างสมดุลระหว่างการสื่อสารอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ หากคุณกำลังประสบปัญหาในการเข้าใจว่าควรใช้รูปแบบใดเมื่อใด ให้มองหาข้อกำหนดของบริษัทเกี่ยวกับการสื่อสารอย่างเป็นทางการ กลยุทธ์การสื่อสารอย่างเป็นทางการมักได้รับการบันทึกไว้อย่างดีโดยฝ่ายทรัพยากรบุคคลและหัวหน้าทีม คุณจะพบช่องทางที่ได้รับอนุมัติ ระยะเวลา กระบวนการ และกฎระเบียบต่างๆ ในเอกสารเหล่านั้น
โดยทั่วไป หากสิ่งใดเกี่ยวข้องกับงานโดยตรง จำเป็นต้องให้ผู้อื่นทราบ และเป็นความลับ ให้ดำเนินการผ่านช่องทางที่เป็นทางการ
ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างช่องทางการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการนั้นอยู่ที่ทัศนคติของคุณ คุณควรใช้การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการเมื่อคุณกำลังพักผ่อนหรือพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานอย่างรวดเร็ว แต่อย่าลืมไม่แบ่งปันข้อมูลมากเกินไปผ่านช่องทางที่ไม่เป็นทางการหรือดำเนินการตามข้อมูลที่คุณไม่สามารถตรวจสอบได้ โดยการสังเกตว่าเมื่อใดและอย่างไรที่ผู้อื่นใช้การสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ คุณสามารถเรียนรู้ที่จะปรับสมดุลระหว่างทั้งสองได้
ตัวอย่างที่การสื่อสารอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการผสมผสานกัน
ลองนึกภาพซาราห์ ผู้จัดการโครงการ ที่ต้องจัดการกับการสื่อสารทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการในงานประจำวันของเธอ เธอเริ่มต้นวันด้วยการประชุมทีมที่มีโครงสร้างชัดเจน ตามวาระการประชุมอย่างเคร่งครัดและบันทึกประเด็นที่ต้องดำเนินการ ต่อมาเธอเจอกับบ็อบจากฝ่ายการตลาดในห้องพัก และพวกเขาได้ระดมความคิดเกี่ยวกับแคมเปญที่ยอดเยี่ยมระหว่างดื่มกาแฟ การผสมผสานระหว่างโครงสร้างที่เป็นทางการและการโต้ตอบแบบไม่เป็นทางการนี้ช่วยให้ทีมของเธอทำงานร่วมกันได้อย่างลงตัวในขณะที่จุดประกายความคิดสร้างสรรค์
ในขณะเดียวกัน อเล็กซ์ พนักงานใหม่ ได้สัมผัสกับพลังของการสื่อสารแบบผสมผสานด้วยตนเอง เขาเข้าร่วมการปฐมนิเทศอย่างเป็นทางการ รับฟังนโยบายและขั้นตอนของบริษัท แต่สิ่งที่เขาได้เรียนรู้กฎที่ไม่ได้เขียนไว้ของวัฒนธรรมองค์กรจริงๆ คือการรับประทานอาหารกลางวันแบบไม่เป็นทางการกับผู้ให้คำปรึกษาของเขา ฮาเวียร์ เมื่ออเล็กซ์ผ่านการประเมินผลงานครั้งแรก ซึ่งเป็นกระบวนการที่เป็นทางการ เขาขอบคุณสำหรับคำติชมที่ไม่เป็นทางการที่ฮาเวียร์ได้ให้มาตลอด ช่วยให้เขารู้สึกพร้อมและได้รับการสนับสนุนในบทบาทใหม่ของเขา
เครื่องมือสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
การจัดตั้งแนวทางการสื่อสารนั้นเป็นเรื่องยาก และยิ่งยากขึ้นไปอีกเมื่อต้องรักษาแนวทางเหล่านั้นไว้ตลอดเวลา เมื่อบริษัทเติบโตขึ้นในแง่ของการดำเนินงาน บุคลากร พันธมิตร และลูกค้า ช่องว่างเล็กๆ ก็เริ่มปรากฏขึ้น นำไปสู่การสื่อสารที่คลาดเคลื่อน ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง และความไม่ชัดเจน
การใช้เครื่องมือสื่อสารภายในเช่นClickUp จะช่วยให้การไหลเวียนของข้อมูลง่ายขึ้น. นี่คือวิธีการ:
- ใช้ClickUp Docsเพื่อวางแผนกลยุทธ์การสื่อสาร, เชิญผู้อื่นมาร่วมทำงานบนวิกิการสื่อสาร, เพิ่มลิงก์และไฟล์ที่เกี่ยวข้อง, และใช้ตัวแก้ไขข้อความแบบเต็มรูปแบบเพื่อการนำทางที่ดีขึ้น
- ดำเนินการสร้างและเผยแพร่เนื้อหาอย่างราบรื่นด้วยClickUp Brain เพียงให้เครื่องมือ AI วิเคราะห์แผนการสื่อสารอย่างเป็นทางการและชี้จุดที่ควรปรับปรุง สร้างโครงร่างเนื้อหา หรือแม้แต่ให้แนะนำขั้นตอนถัดไปที่คุณต้องการ AI ผู้ช่วยส่วนตัวนี้จะอยู่ในพื้นที่ ClickUp ของคุณ พร้อมให้บริการเนื้อหาที่เกี่ยวข้องเสมอ
- ใช้ClickUp Chatเพื่อรวบรวมการสนทนาแบบเรียลไทม์ทั้งหมดไว้ในที่เดียว คุณสามารถมอบหมายงาน แบ่งปันเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับโครงการ สร้างมุมมองแชทแบบรายบุคคล และจัดการสิทธิ์การเข้าถึงได้ สิ่งนี้ช่วยปรับปรุงความเร็วในการสื่อสารอย่างเป็นทางการได้อย่างมาก
📮ClickUp Insight:ประมาณ 41% ของมืออาชีพชอบใช้การส่งข้อความทันทีสำหรับการสื่อสารในทีม แม้ว่าจะให้การแลกเปลี่ยนที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ แต่ข้อความมักจะกระจายไปทั่วหลายช่องทาง กระทู้ หรือข้อความโดยตรง ทำให้ยากต่อการค้นหาข้อมูลในภายหลัง ด้วยโซลูชันแบบบูรณาการอย่างClickUp Chat กระทู้แชทของคุณจะถูกเชื่อมโยงกับโครงการและงานเฉพาะ ทำให้การสนทนาของคุณอยู่ในบริบทและพร้อมใช้งานได้ทันที
- สำหรับการสนทนาที่ข้อความไม่สามารถจับบริบทได้ครบถ้วน ลองใช้ClickUp Clips บันทึกหน้าจอของคุณและแนะนำทีมของคุณผ่านคำแนะนำ โมดูลการฝึกอบรม ฟีเจอร์ของซอฟต์แวร์ แผนการตลาด กระบวนการทำงานของโครงการ ข้อเสนอแนะ และอื่นๆ อีกมากมาย พร้อมเสียงบรรยายประกอบ
- สลับระหว่างกระดานคัมบัง, รายการ, ตาราง, และมุมมองกานต์เพื่อช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้าใจงานที่กำลังดำเนินการอยู่และวิธีการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ
- สร้างภาพรวมของโครงการเชิงกลยุทธ์ด้วยClickUp Whiteboardsเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับข้อมูลที่ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น เพิ่มไอเดีย จัดเรียงด้วยฟีเจอร์ลากและวาง และเปลี่ยนให้เป็นงานแต่ละชิ้นได้อย่างง่ายดาย ติดตามได้ง่ายและช่วยลดเวลาที่เสียไปกับอีเมลจำนวนมาก
แทนที่จะเริ่มต้นจากศูนย์ลองใช้เทมเพลตแผนการสื่อสารของ ClickUp คุณสามารถปรับแต่งและพัฒนาเอกสารที่ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่นี้ให้เหมาะกับการใช้งานของคุณได้
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าผู้จัดการฝ่ายขายกำลังดำเนินโครงการสำหรับกลุ่มประชากรใหม่ ในกรณีนี้ พวกเขาสามารถอธิบายให้ SDRs ทราบถึงวิธีการสื่อสาร ปฏิบัติตามขั้นตอน และอัปเดตสถานะของดีล วิธีนี้จะทำให้ SDRs ทราบว่าการสื่อสารอย่างเป็นทางการมีอะไรบ้างและสามารถพูดคุยเรื่องใดได้อย่างไม่เป็นทางการ
ด้วยแผนปฏิบัติการที่มีเอกสารนี้ คุณสามารถ
- สร้างกรอบการทำงานใน ClickUp Docs เพื่อให้ทีมปฏิบัติตามกลยุทธ์การสื่อสารที่สอดคล้องกัน
- กำหนดบทบาทและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียผ่านงานใน ClickUp เพื่อให้ทุกคนทราบว่าจะต้องพูดคุยเรื่องใดและกับใคร
- กำหนดช่องทางการสื่อสารอย่างเป็นทางการและแก้ไขมุมมองและฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อเพิ่มการมองเห็น
- ใช้ClickUp Milestonesเพื่อติดตามและวัดผลการปฏิบัติงาน
ส่วนที่ดีที่สุดของเทมเพลตคือบริษัทสามารถใช้เพื่อจัดระเบียบการสื่อสารภายในและปรับปรุงข้อความที่ส่งถึงลูกค้าและผู้ขาย
ปรับปรุงการสื่อสารภายในองค์กรด้วย ClickUp
การแปลงข้อมูลที่ซื่อสัตย์ โปร่งใส และเรียลไทม์ ช่วยสร้างวัฒนธรรมองค์กร และช่วยให้พนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทั้งช่องทางทางการและไม่ทางการต่างส่งเสริมให้พนักงานอยู่ในภาวะที่สามารถทำงานได้ดีที่สุด
ในฐานะเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันในองค์กร ClickUp ช่วยผู้จัดการและพนักงานในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแพลตฟอร์มมากเกินไป มีชุดเครื่องมือดิจิทัลที่ออกแบบมาเพื่อการสื่อสารแบบเคลื่อนที่
ลงทะเบียนใช้ ClickUpวันนี้และเสริมสร้างการสื่อสารภายในองค์กรของคุณ