หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการที่ดูแลหลายโครงการ คุณอาจกังวลว่าคุณไม่ได้รับการอัปเดตอย่างครบถ้วนเกี่ยวกับความคืบหน้าของแต่ละโครงการ
ความกังวลเหล่านี้จะตามหลอกหลอนคุณมากขึ้นไปอีก หากคุณบริหารโครงการขนาดใหญ่หรือซับซ้อน ซึ่งหากไม่มีการวางแผนอย่างเหมาะสม อาจนำไปสู่ผลงานที่ด้อยคุณภาพ กำหนดส่งงานล่าช้า และงบประมาณบานปลาย
อย่างไรก็ตาม ทางแก้ไขปัญหาเหล่านี้คือการสร้างกระบวนการทำงานการจัดการโครงการ. กระบวนการทำงานของโครงการช่วยให้คุณมีการมองเห็นและการควบคุมที่ดีขึ้นเหนือทุกภารกิจ, ทรัพยากร, ผลงาน, และเป้าหมายของโครงการ.
มันสามารถช่วยคุณติดตามความคืบหน้าของโครงการของคุณและระบุปัญหาที่ติดขัดก่อนที่มันจะลุกลาม
ในบล็อกนี้ เราจะสำรวจว่าอะไรและทำไมถึงต้องมีการจัดการเวิร์กโฟลว์ของงานโครงการ เราจะพิจารณาการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการโครงการของคุณ เครื่องมือการจัดการโครงการที่จะช่วยคุณ และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการ
อะไรคือกระบวนการทำงานการจัดการโครงการ?
กระบวนการทำงานการจัดการโครงการคือลำดับขั้นตอนที่มีเหตุผลซึ่งกำหนดวิธีการที่โครงการควรดำเนินไปตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้น กระบวนการนี้รวมถึงแนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับการวางแผนและการดำเนินโครงการ และแยกกระบวนการที่ซับซ้อนออกเป็นงานที่สามารถจัดการได้
กระบวนการทำงานด้านการบริหารโครงการจะกำหนดความรับผิดชอบของทุกคนอย่างชัดเจน วิธีการจัดการปัญหาที่ซับซ้อน และเครื่องมือที่จะใช้
ความสำคัญของกระบวนการทำงานด้านการบริหารโครงการ
กระบวนการทำงานด้านการบริหารโครงการจะกำหนดแผนที่ชัดเจนที่บอกทีมว่าจะดำเนินโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร กระบวนการเหล่านี้ช่วย:
- เพิ่มความโปร่งใส: กระบวนการทำงานของโครงการแสดงขั้นตอนและความสัมพันธ์ของงานในกระบวนการดำเนินงานของโครงการ ซึ่งช่วยให้ทุกคนสามารถมองเห็นงาน กระบวนการ และระยะเวลาที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้อย่างง่ายดาย
- ปรับปรุงการสื่อสาร: กระบวนการทำงานในการบริหารโครงการกำหนดโปรโตคอลการสื่อสาร ดังนั้น สมาชิกในทีมจะทราบว่าควรแบ่งปันข้อมูลโครงการที่ไหนและอย่างไร ซึ่งช่วยลดความสับสนและทำให้สมาชิกในทีมสามารถแบ่งปันข้อมูลอัปเดต ทำงานร่วมกัน และเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น
- ปรับปรุงความรับผิดชอบ: กระบวนการทำงานกำหนดงานและความรับผิดชอบที่มอบหมายให้กับสมาชิกแต่ละคนในทีม นอกจากนี้ยังกำหนดระยะเวลาสำหรับงานที่ต้องส่งมอบ ซึ่งจะทำให้มั่นใจว่าทุกงานมีเจ้าของที่รับผิดชอบและไม่ตกหล่น
ความแตกต่างระหว่างการบริหารโครงการกับการบริหารกระบวนการทำงาน
มาดูกันว่า การบริหารโครงการแตกต่างจากการจัดการกระบวนการทำงานอย่างไร
| ลักษณะ | การจัดการโครงการ | การจัดการกระบวนการทำงาน |
| คำนิยาม | การบริหารโครงการครอบคลุมการดูแลทุกขั้นตอนตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้นของโครงการ | การจัดการเวิร์กโฟลว์เป็นการกำหนดลำดับขั้นตอนที่จำเป็นในการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้นอย่างมีประสิทธิภาพ |
| องค์ประกอบหลัก | การเริ่มต้น การวางแผน การดำเนินการ การติดตาม การควบคุม และการปิดงาน | กำหนดข้อมูลนำเข้า กระบวนการ และผลลัพธ์ที่คาดหวังจากโครงการ |
| วัตถุประสงค์ | รับประกันการส่งมอบโครงการอย่างทันเวลา โดยคำนึงถึงข้อจำกัดทางงบประมาณ, มาตรฐานคุณภาพ, และเป้าหมายของโครงการ | ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน, ส่งเสริมการร่วมมือ, และเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานโดยการปรับปรุงกระบวนการต่าง ๆ ให้เป็นระบบ |
องค์ประกอบหลักของกระบวนการทำงานการจัดการโครงการคืออะไร
1. ข้อมูลนำเข้า
นี่คือจุดเริ่มต้นของกระบวนการบริหารโครงการของคุณ ที่คุณจะต้องระบุข้อมูลนำเข้าทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการให้สำเร็จ ซึ่งรวมถึงทรัพยากร วัสดุ และข้อมูลที่จำเป็นต่อการดำเนินงานโครงการอย่างราบรื่น ในระหว่างการกำหนดข้อมูลนำเข้า คุณจะต้องรวบรวมสิ่งต่อไปนี้:
- แผนโครงการ ข้อกำหนด การวิจัย และข้อมูลจำเพาะเพื่อดำเนินการงานต่างๆ ในกระบวนการทำงาน
- ทรัพยากรทางกายภาพ, ทรัพยากรมนุษย์, และทรัพยากรทางการเงินที่จำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการ
- แนวทางและคำแนะนำในการดำเนินงานและกิจกรรมที่จำเป็น
- ข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อดำเนินโครงการ
- ความคาดหวังและความต้องการที่ระบุโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
2. กระบวนการ
หลังจากเข้าใจข้อมูลที่ป้อนเข้าแล้ว ให้ร่างกระบวนการและขั้นตอนในการดำเนินโครงการ คุณต้องแบ่งขั้นตอนการทำงานออกเป็นงานย่อยแต่ละงานและจัดลำดับให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกคนเข้าใจความคาดหวังของตนเองอย่างชัดเจน กำหนดเส้นตายสำหรับแต่ละงานและระบุความเชื่อมโยงหรือข้อจำกัดในการทำงานแต่ละงานให้ครบถ้วน
ต่อไป ให้ทำแผนผังการไหลของกระบวนการโดยใช้แผนผังการไหลงาน (workflow diagram) แสดงให้เห็นว่างานอัตโนมัติในกระบวนการทำงานเชื่อมโยงกันอย่างไร และเพิ่มจุดสำคัญ (key milestones) และผลลัพธ์ที่ต้องการ (deliverables) สำหรับทุกระยะของโครงการ
3. ผลลัพธ์
ผลลัพธ์คือองค์ประกอบสุดท้ายของกระบวนการทำงาน ซึ่งประกอบด้วยผลลัพธ์ที่คาดหวังเมื่อสิ้นสุดกระบวนการทำงาน และแสดงให้เห็นถึงผลลัพธ์ที่จับต้องได้และจับต้องไม่ได้ของแต่ละงานภายในกระบวนการทำงาน
ผลลัพธ์ในกระบวนการทำงานของคุณสามารถประกอบด้วย:
- งานและกิจกรรมที่เสร็จสมบูรณ์ เช่น รายงานสถานะ รายงานการทดสอบ และข้อเสนอแนะจากผู้ใช้
- เอกสาร, แบบจำลอง, แบบแปลน, และอื่น ๆ
- รายงาน, ข้อค้นพบสำคัญ, และตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs) สำหรับโครงการทั้งหมดและกระบวนการทำงาน
คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ 💡: แทนที่จะสร้างกระบวนการทำงานการจัดการโครงการตั้งแต่ต้น ให้ใช้ เทมเพลตกระบวนการทำงานการจัดการโครงการที่สร้างไว้ล่วงหน้า เพื่อเชื่อมโยงกระบวนการทำงานของธุรกิจของคุณและมองเห็นองค์ประกอบสำคัญของกระบวนการได้ชัดเจนขึ้น
ความสำคัญของกระบวนการทำงานการจัดการโครงการในการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ
เวิร์กโฟลว์ช่วยในการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพและอยู่ภายในงบประมาณ อีกทั้งยังมีผลกระทบอย่างมากต่อการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) BPM คือกิจกรรมที่ครอบคลุมทั้งองค์กรซึ่งมุ่งเน้นการปรับปรุงกระบวนการและเวิร์กโฟลว์ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อยกระดับผลลัพธ์ทางธุรกิจ
นี่คือเหตุผลที่กระบวนการทำงานด้านการบริหารโครงการมีความสำคัญใน BPM:
1. การจัดการกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ
เวิร์กโฟลว์ให้กรอบมาตรฐานสำหรับการจัดการกิจกรรมต่าง ๆ ภายในกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งช่วยลดความไม่สอดคล้องกันและทำให้การดำเนินกระบวนการง่ายขึ้น
เรามาดูตัวอย่างขั้นตอนการทำงานของโครงการกันที่นี่ขั้นตอนการทำงานสามารถทำให้กระบวนการสนับสนุนลูกค้าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถกำหนดขั้นตอนต่างๆ ในการจัดการตั๋ว เช่น การคัดแยก การมอบหมาย การวิจัย การแก้ไข การติดตามผล และการปิดงาน ขั้นตอนการทำงานนี้จะบอกเจ้าหน้าที่วิธีการจัดการคำขอสนับสนุนที่แตกต่างกัน ลดข้อผิดพลาดและความสับสน และรับประกันการบริการลูกค้าที่สม่ำเสมอ
ใช้เทมเพลตการต้อนรับลูกค้าของ ClickUpเพื่อสร้างประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่สม่ำเสมอสำหรับลูกค้าของคุณ และช่วยให้พวกเขาเริ่มต้นใช้งานผลิตภัณฑ์/บริการของคุณได้อย่างรวดเร็ว
การใช้เทมเพลตนี้เพื่อสร้างกระบวนการทำงานช่วยให้ลูกค้าได้รับข้อมูลและการสนับสนุนที่พวกเขาต้องการในระหว่างการเริ่มต้นใช้งาน ซึ่งช่วยลดคำขอการบริการลูกค้า
2. เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน
เวิร์กโฟลว์ช่วยให้คุณวิเคราะห์กระบวนการทำงานทางธุรกิจที่แตกต่างกันและนำระบบอัตโนมัติมาใช้กับงานที่ซ้ำซากจำเจและน่าเบื่อโดยไม่ต้องใช้การแทรกแซงจากมนุษย์ ทำให้พนักงานมีเวลาไปมุ่งเน้นกับงานที่ซับซ้อนมากขึ้น
3. การมองเห็นที่ชัดเจนขึ้นในกระบวนการทางธุรกิจ
เนื่องจากเวิร์กโฟลว์แสดงขั้นตอน กิจกรรม และงานต่าง ๆ ของกระบวนการในรูปแบบที่มองเห็นได้ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจึงสามารถเห็นภาพรวมของกระบวนการ ไหลของงาน หลักสำคัญ ความสัมพันธ์ระหว่างงาน การโต้ตอบ และการส่งต่องานได้
ตัวอย่างเช่น ลองพิจารณาขั้นตอนการทำงานของการจัดซื้อในบริษัทการผลิต ซึ่งรวมถึงการยื่นคำขอจัดซื้อ การอนุมัติ การยืนยันจากผู้จัดจำหน่าย และการจัดซื้อ ขั้นตอนการทำงานนี้ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถติดตามสถานะของคำขอจัดซื้อต่างๆ ได้อย่างแม่นยำและมั่นใจว่าอยู่ภายในงบประมาณที่กำหนด
บทบาทของกระบวนการทำงานการจัดการโครงการในวงจรชีวิตของผลิตภัณฑ์
กระบวนการทำงานด้านการบริหารโครงการมีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับวงจรชีวิตของผลิตภัณฑ์และช่วยให้สามารถส่งมอบผลิตภัณฑ์และบริการที่มีคุณภาพได้
ตัวอย่างเช่น ในระหว่างขั้นตอนการพัฒนผลิตภัณฑ์ กระบวนการทำงานของการจัดการโครงการจะมุ่งเน้นไปที่การออกแบบและสร้างผลิตภัณฑ์ ในขั้นตอนการแนะนำผลิตภัณฑ์ กระบวนการทำงานจะระบุงานที่เกี่ยวข้องกับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ เช่น แคมเปญการตลาด การจัดจำหน่าย และการรับข้อเสนอแนะ เมื่อผลิตภัณฑ์เข้าสู่ขั้นตอนการเติบโต กระบวนการทำงานจะมุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงผลกำไรและรายได้
คู่มือทีละขั้นตอนในการสร้างกระบวนการทำงานการจัดการโครงการ
จากขอบเขตของโครงการ ขนาดของทีม และงบประมาณที่มีอยู่ มีหลายวิธีในการสร้างกระบวนการทำงาน แต่ที่นี่มีแนวทางง่าย ๆ ที่จะช่วยให้คุณจัดระเบียบ สร้างกระบวนการทำงานในการจัดการโครงการ และนำไปปฏิบัติได้:
1. กำหนดเป้าหมายของโครงการ
เริ่มต้นด้วยการระบุผลลัพธ์และผลลัพธ์ที่คาดหวังจากโครงการให้กว้าง ๆ ให้ชัดเจน สามารถวัดได้ และเป็นไปได้จริง เพื่อให้สามารถช่วยในการวางแผนต่อไปและการตัดสินใจได้
ตัวอย่างของเป้าหมายโครงการ ได้แก่:
- เพิ่มส่วนแบ่งทางการตลาด
- เพิ่มขนาดเฉลี่ยของดีล
- ปรับปรุงคุณภาพสินค้า
- ลดต้นทุนการผลิต
- เปิดตัวสินค้าใหม่
เมื่อคุณได้กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์สำหรับโครงการของคุณแล้ว คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป้าหมายเหล่านั้นถูกแบ่งย่อยออกเป็นวัตถุประสงค์ย่อยและมอบหมายให้กับสมาชิกในทีม
ใช้ClickUp Goalsเพื่อแบ่งเป้าหมายใหญ่ให้กลายเป็นเป้าหมายย่อย
เริ่มต้นด้วยการสร้างเป้าหมายของโครงการของคุณ และตั้งเป้าหมายที่สามารถวัดได้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้น
ตัวอย่างเช่น หากเป้าหมายของทีมขายของคุณคือการเพิ่มขนาดการปิดการขายเฉลี่ย เป้าหมายที่สามารถวัดได้สำหรับพนักงานขายจะเป็น:
- ปิดการขายที่มีมูลค่าสูงกว่าจำนวนที่กำหนด (เช่น สูงกว่า $50,000 ต่อลูกค้าต่อปี)
- การรวมผลิตภัณฑ์หรือบริการหลายรายการไว้ในสัญญาแบบรายปี
เมื่อพนักงานขายมีความก้าวหน้า พวกเขาสามารถอัปเดตเป้าหมายใน ClickUp ได้
ส่วนที่ดีที่สุดคือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของ ClickUp คำนวณความคืบหน้าของโครงการของคุณโดยอัตโนมัติแบบเรียลไทม์
เทมเพลตเป้าหมาย SMART ของ ClickUpจัดระเบียบเป้าหมายของคุณให้เป็นระบบที่จัดการได้ง่ายและสนับสนุนการตั้งเป้าหมายในแต่ละวันของคุณ เทมเพลตนี้แบ่งเป้าหมายของคุณออกเป็นเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ บรรลุผลได้ เกี่ยวข้อง และกำหนดเวลาได้ (SMART) แสดงความคืบหน้า และแยกงานออกเป็นขั้นตอนที่เล็กกว่าและสามารถทำได้จริง
2. ระบุขอบเขตของโครงการและจัดทำรายการงานที่ต้องดำเนินการ
เมื่อคุณเข้าใจผลลัพธ์ที่คาดหวังของโครงการแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการระบุขอบเขต ผลลัพธ์ที่ส่งมอบ ทรัพยากร และงานของโครงการ
จากนั้นคุณสามารถรับข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้แน่ใจว่าขอบเขตครอบคลุมและชัดเจน
เคล็ดลับที่ดีที่สุดคือการใช้ClickUp Docsเพื่อกำหนดขอบเขต เป้าหมาย การแจ้งเตือน งาน ผลลัพธ์ที่ต้องการ ทรัพยากร และอื่นๆ อีกมากมาย เครื่องมือแก้ไขเอกสารแบบร่วมมือกันในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถมาตรฐานกระบวนการดำเนินงานโครงการได้
นี่คือเหตุผลที่ผู้จัดการโครงการชื่นชอบ ClickUp Docs:
- แปลงข้อความจาก Clickup Docs เป็นงานที่สามารถดำเนินการได้
- มอบหมายความคิดเห็นให้กับสมาชิกในทีมโดยการแท็กหรือกล่าวถึงพวกเขา
- ทุกคนสามารถดูหรือแก้ไขเอกสารได้โดยไม่ทับซ้อนกัน และการเปลี่ยนแปลงจะแสดงผลแบบเรียลไทม์
3. สร้างแผนที่เส้นทางโครงการ
ต่อไป สร้างแผนที่นำทางโดยวางเป้าหมายและจุดสำคัญเหล่านี้บนไทม์ไลน์ของโครงการ เพื่อให้ทุกคนเข้าใจทิศทางโดยรวม
คุณสามารถแสดงแผนงานในรูปแบบที่มองเห็นได้โดยใช้มุมมองแผนภูมิแกนต์ของ ClickUpภายในเครื่องมือจัดการโครงการ
เทคนิคการจัดการโครงการนี้ช่วยให้คุณมองเห็นความคืบหน้าของโครงการ งานที่ต้องทำ และความสัมพันธ์ระหว่างงานต่าง ๆ บนไทม์ไลน์แบบไดนามิก คุณสามารถติดตามกำหนดส่งงานและระบุจุดที่อาจเป็นอุปสรรคหรือทำให้โครงการล่าช้าได้
4. มอบหมายและมอบหมายงานตามความพร้อมของทรัพยากร
กำหนดบทบาทต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับโครงการของคุณและจัดสรรทรัพยากรสำหรับแต่ละงาน เช่น การออกแบบ การวิจัย การพัฒนา และการอนุมัติ เมื่อคุณจำกัดขอบเขตของผู้ที่รับผิดชอบแต่ละงานได้แล้ว ให้มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมที่ระบุไว้
มุมมองปริมาณงานของ ClickUp แสดง การจัดสรรงานของแต่ละสมาชิกในทีมเพื่อระบุและจัดสรรทรัพยากรให้เหมาะสมสำหรับการดำเนินโครงการให้สำเร็จลุล่วง
5. สร้างภาพแสดงกระบวนการทำงาน
การสร้างภาพแสดงกระบวนการทำงานของโครงการช่วยให้คุณและสมาชิกในทีมทุกคนเข้าใจแผนงานและเห็นภาพรวมของบทบาทหน้าที่ของแต่ละคนที่มีต่องานส่วนอื่น ๆ ภายในโครงการ
ใช้ ClickUp สองวิธีเพื่อแสดงกระบวนการทำงานของคุณ: ClickUp Mindmap และ ClickUp Whiteboard.
แผนผังความคิดของ ClickUpช่วยให้คุณสร้างภาพแสดงขั้นตอนการทำงานของคุณแบบทีละขั้นตอน โดยให้คุณสร้างงานและเพิ่มงานที่เกี่ยวข้องและงานที่ต้องพึ่งพาในรูปแบบการแตกแขนงในมุมมองเดียว คุณสามารถแก้ไขหรือลบงานจากแผนผังความคิดและแชร์กับสมาชิกในทีมของคุณได้
อีกทางเลือกหนึ่ง คุณสามารถใช้ClickUp Whiteboard เพื่อนำเสนอ ขั้นตอนการทำงานให้กับทีมของคุณ เชื่อมโยงแนวคิดของคุณกับงาน ไฟล์ และข้อมูลสำคัญอื่นๆ เพื่อเพิ่มบริบท
| เคล็ดลับมืออาชีพ 💡: ClickUp มีเทมเพลตไวท์บอร์ดหลายแบบเพื่อช่วยให้การทำงานที่ซับซ้อนที่สุดง่ายขึ้น |
6. ระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุงโดยการสร้างแผนผังการไหล
แผนผังการไหลในโครงการจัดการมุ่งเน้นไปที่การวางแผนกระบวนการของโครงการ รวมถึงงานย่อยและจุดตัดสินใจต่างๆ มันช่วยให้คุณเข้าใจลำดับขั้นตอนอย่างมีเหตุผลและระบุพื้นที่ที่อาจเกิดความไม่มีประสิทธิภาพหรือความล่าช้า
เมื่อมีปัญหา คุณสามารถย้อนรอยขั้นตอนได้อย่างง่ายดายผ่านแผนผังขั้นตอนเพื่อระบุแหล่งที่มาของปัญหา และค้นหาวิธีแก้ไขโดยใช้เทมเพลตเวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการที่สร้างไว้ล่วงหน้าของ ClickUp
ผู้จัดการโครงการใช้เทมเพลตแผนผังกระบวนการของ ClickUpเพื่อสร้างแผนผังกระบวนการที่ง่ายต่อการติดตาม บันทึกทุกขั้นตอนในกระบวนการ และแก้ไขปัญหาได้ตั้งแต่เนิ่นๆ
7. ทดสอบและเปิดตัว
ก่อนดำเนินการโครงการ ให้ทดสอบกระบวนการทำงานของคุณเพื่อระบุช่องว่างหรือความไม่มีประสิทธิภาพที่อาจเกิดขึ้น ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและเพื่อนร่วมทีมที่ทำงานในโครงการร่วมกับคุณมีส่วนร่วมในการระบุช่องว่างที่อาจเกิดขึ้น
ใช้ข้อมูลของพวกเขาเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานของคุณและเปิดตัวมัน
การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงานการจัดการโครงการ
คุณต้องตรวจสอบกระบวนการทำงานการจัดการโครงการของคุณเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่ามันทำงานอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
วิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำเช่นนี้คือการติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs) และตัวชี้วัดที่เฉพาะเจาะจงกับกระบวนการบริหารโครงการของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณออกแบบกระบวนการปรับปรุงการให้บริการลูกค้า การติดตามตัวชี้วัดเช่น การแก้ไขปัญหาครั้งแรก, CSAT, ปริมาณตั๋ว, และอัตราการแก้ไขปัญหา สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพของกระบวนการได้
เทมเพลต KPI ของ ClickUpช่วยให้ผู้จัดการและทีมสามารถติดตามและแสดงภาพตัวชี้วัดความสำเร็จ พร้อมทั้งปรับทิศทางของทุกคนให้สอดคล้องกับเป้าหมายเดียวกัน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถมองเห็นภาพรวมของผลการดำเนินงานทั่วทั้งองค์กร ในขณะที่ผู้จัดการสามารถวิเคราะห์ข้อมูลและระบุจุดที่ควรปรับปรุงได้
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ
นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างกระบวนการทำงานด้านการบริหารโครงการที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
1. กำหนดระเบียบการสื่อสารที่ชัดเจน
การมีโปรโตคอลการสื่อสารที่ชัดเจนเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดการงานที่มีประสิทธิภาพ โปรโตคอลเหล่านี้จะกำหนดว่าทีมควรให้ข้อมูลอัปเดตบ่อยเพียงใด ควรแจ้งใครเมื่อเกิดปัญหา และควรดำเนินการตามขั้นตอนใดเมื่อต้องยกระดับปัญหา
คุณต้องกำหนดช่องทางการสื่อสารหรือสื่อที่ต้องการด้วย
ตัวอย่างเช่น อีเมลจะถูกใช้สำหรับการสื่อสารอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับการอัปเดตโครงการ การสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รายงานความคืบหน้าประจำสัปดาห์ และการประกาศอย่างเป็นทางการ
อย่างไรก็ตาม การสื่อสารแบบเรียลไทม์เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการร่วมมืออย่างรวดเร็วClickUp Chatช่วยให้คุณสามารถสื่อสารกับเพื่อนร่วมทีมและแบ่งปันการอัปเดตแบบเรียลไทม์ได้ คุณสามารถแท็กเพื่อนร่วมทีมในบทสนทนาแชทได้ และพวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือนทันที
2. รักษาความโปร่งใสและความรับผิดชอบ
เปิดเผยข้อมูลทั้งหมด ความคืบหน้า ความท้าทาย และข้อกำหนดในโครงการอย่างโปร่งใส เพื่อสร้างความไว้วางใจในหมู่สมาชิกทีมและให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจตรงกันในเรื่องลำดับความสำคัญและความคาดหวัง สิ่งนี้ช่วยในการตัดสินใจและเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการโครงการที่ราบรื่น
3. กำหนดเวลาสำหรับการติดตามผลและอัปเดตข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ
ติดต่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมทีมโครงการของคุณเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าการบริหารโครงการมีประสิทธิภาพ การตรวจสอบความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้คุณระบุได้ว่าสมาชิกทีมติดขัดหรือเผชิญกับปัญหาใด และดำเนินการแก้ไขปัญหาเหล่านั้นได้ทันท่วงที
4. รายงานอัตโนมัติและข้อมูลเชิงลึกด้วยแดชบอร์ด ClickUp
ทำให้การจัดการโครงการเป็นอัตโนมัติเช่น การรายงานและข้อมูลเชิงลึก ด้วย ClickUp Dashboards
แดชบอร์ดของ ClickUpช่วยให้ผู้จัดการโครงการมองเห็นความคืบหน้าของโครงการ, กำหนดเวลา, งานที่ต้องทำ, และผู้รับผิดชอบได้จากศูนย์ควบคุมเพียงแห่งเดียว รับรายงานละเอียดเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการของคุณ และระบุจุดติดขัดในกระบวนการทำงานของคุณ
5. ดำเนินการติดตั้งซอฟต์แวร์บริหารจัดการกระบวนการทำงาน
ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์สามารถทำให้โครงการของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการสร้างกระบวนการที่ปรับแต่งตามความต้องการและทำให้งานต่างๆ เป็นอัตโนมัติ
ตัวอย่างเช่น คุณสมบัติการจัดการเวิร์กโฟลว์ที่แข็งแกร่งของ ClickUp ช่วยให้คุณจัดการงาน ออกแบบเวิร์กโฟลว์ตามความต้องการ และรวบรวมรายงานอย่างละเอียดได้ClickUp Automationsจะทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติ เช่น การตั้งวันครบกำหนดใหม่เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสถานะ คุณยังสามารถใช้การผสานการทำงานอัตโนมัติได้หากการอัตโนมัติของคุณเกี่ยวข้องกับแอปอื่น ๆ สำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูล
สร้างกระบวนการทำงานการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพด้วย ClickUp
การสร้างกระบวนการทำงานด้านการจัดการโครงการเป็นวิธีที่ปลอดภัยในการลดความวุ่นวายในโครงการที่ซับซ้อนที่สุด แม้แต่การจัดการกระบวนการทำงานสำหรับหลายโครงการหรือโครงการเดียว คุณจำเป็นต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อติดตามทุกอย่างและมั่นใจว่าไม่มีสิ่งใดหลุดรอดไป ไม่ว่าจะเป็นผลลัพธ์ งานที่ต้องส่งมอบ กำหนดเวลา หรืองบประมาณ
โชคดีที่ ClickUp มีคุณสมบัติและเทมเพลตทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จของโครงการClickUp สำหรับการจัดการโครงการคือศูนย์ควบคุมกลางสำหรับการทำงานร่วมกัน การจัดการงาน การจัดการทรัพยากร และการติดตามประสิทธิภาพ มันช่วยลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองในการตั้งค่าขั้นตอนการทำงานการจัดการโครงการ และช่วยให้คุณปรับแต่งขั้นตอนการทำงานตามความต้องการและลำดับความสำคัญของคุณ
ลงทะเบียนฟรีที่ ClickUp เพื่อ สร้างกระบวนการทำงานการจัดการโครงการของคุณอย่างรวดเร็ว
คำถามที่พบบ่อย (FAQs)
1. อะไรคือกระบวนการทำงานของการจัดการโครงการ?
กระบวนการทำงานด้านการบริหารโครงการคือลำดับขั้นตอนที่มีโครงสร้างชัดเจนและเป็นเหตุเป็นผลของงาน กระบวนการ และกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินโครงการ กระบวนการทำงานด้านการบริหารโครงการจะกำหนดขอบเขต วัตถุประสงค์ และเป้าหมายของโครงการ พร้อมทั้งระบุข้อมูลเกี่ยวกับเครื่องมือ งบประมาณ และบุคลากรที่จำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการให้สำเร็จ
ขณะที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียใช้กระบวนการทำงานการจัดการโครงการเพื่อให้ได้ภาพรวมของความคืบหน้าและผลลัพธ์ของโครงการ ผู้จัดการโครงการใช้กระบวนการนี้เพื่อระบุจุดติดขัดหรือความเสี่ยง และดำเนินการแก้ไขอย่างริเริ่มเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านั้น
2. ขั้นตอนของกระบวนการทำงานมีอะไรบ้าง?
ขั้นตอนทั้งห้าของกระบวนการทำงานด้านการบริหารโครงการคือ:
- กำหนดขอบเขตของโครงการ: ระบุเป้าหมายและทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ ขอบเขตของโครงการช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้าใจว่าโครงการประกอบด้วยอะไรบ้างและคาดว่าจะเสร็จสิ้นเมื่อใด
- แยกงานออกเป็นชิ้นย่อย: เมื่อคุณเข้าใจแล้วว่าโครงการต้องการบรรลุอะไร ให้แยกงานออกเป็นงานหลักหลาย ๆ งาน ซึ่งจะช่วยให้คุณเห็นภาพว่าโครงการควรดำเนินไปอย่างไรในแต่ละขั้นตอน
- สร้างไทม์ไลน์: กำหนดเส้นตายที่เป็นไปได้จริงให้กับทุกงาน
- มอบหมายงาน: มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมตามความสามารถและปริมาณงานของพวกเขา
- ทดสอบและปรับปรุง: ทดสอบกระบวนการทำงานของคุณเพื่อให้ทำงานตามที่ตั้งใจไว้ รับความคิดเห็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และระบุจุดที่ต้องปรับปรุง จากนั้นนำไปใช้และติดตามผลเพื่อปรับปรุงและเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง
3. ทำไมเวิร์กโฟลว์จึงมีความสำคัญต่อการบริหารโครงการ?
เวิร์กโฟลว์ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการโครงการโดยการจัดตั้งกระบวนการที่มีโครงสร้างสำหรับการทำภารกิจและกิจกรรมให้เสร็จสิ้น การจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ การลดข้อผิดพลาด และการลดความไม่มีประสิทธิภาพ