คู่มือฉบับสมบูรณ์สู่การบริหารจัดการเวลาทำงานอย่างมืออาชีพ

เวลาหายไปไหนในระหว่างวันทำงาน? หลายคนถามคำถามนี้ขณะทำงาน แต่มีวิธีติดตามเวลาของคุณและใช้มันให้เกิดประโยชน์สูงสุด

มันเรียกว่าการจัดการเวลาทำงาน

มันช่วยติดตามเวลาที่คุณและทีมของคุณใช้ในการทำงานในโครงการและงานต่าง ๆ มันช่วยให้สามารถติดตามค่าใช้จ่าย, ติดตามการเข้าร่วม, อนุญาตให้คุณกำหนดชั่วโมงที่สามารถเรียกเก็บเงินได้และชั่วโมงที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้, และช่วยเพิ่มผลผลิต

คู่มือนี้จะสำรวจพื้นฐานของการจัดการเวลาทำงาน, ประโยชน์, ความท้าทายที่พบบ่อย, กรณีการใช้งานที่ดีที่สุดในด้านการจัดการโครงการ, และกลยุทธ์สำหรับการนำไปใช้ในองค์กรของคุณ

อะไรคือใบงาน?

ใบลงเวลา คือบันทึกข้อมูลดิจิทัลหรือเอกสารที่บันทึกว่าพนักงานใช้เวลาทำงานอย่างไร โดยทั่วไปจะบันทึกชั่วโมงการทำงาน งานที่เสร็จสิ้น และบางครั้งอาจรวมถึงเวลาพักด้วย ซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถติดตามประสิทธิภาพการทำงาน ความคืบหน้าของโครงการ และข้อมูลการจ่ายเงินเดือนได้

ใครใช้แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงาน?

✅ หน่วยงาน: ติดตามชั่วโมงที่สามารถเรียกเก็บเงินได้ต่อลูกค้าหรือโครงการ✅ ฟรีแลนซ์: บันทึกเวลาทำงานกับลูกค้าหลายรายและส่งออกรายงาน✅ ทีมซอฟต์แวร์: ติดตามเวลาทำงานต่อสปรินต์หรืองานเพื่อประมาณการคะแนนเรื่องราว✅ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและการเงิน: ตรวจสอบชั่วโมงการทำงานและซิงค์กับระบบเงินเดือน✅ ทีมที่ปรึกษา: สร้างใบแจ้งหนี้ลูกค้าที่ถูกต้องพร้อมหลักฐานการทำงาน

เดิมทีใช้ในรูปแบบกระดาษ สมัยนี้ใบงานเป็นแบบดิจิทัลแล้วและสามารถติดตามเวลาโดยอัตโนมัติ ส่งการแจ้งเตือน และสร้างรายงานได้ เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการเรียกเก็บเงินจากลูกค้า การจัดการชั่วโมงการทำงานของพนักงาน และการปรับปรุงการวางแผนงาน

🎉 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: ใบบันทึกเวลาทำงานมีมาตั้งแต่ศตวรรษที่ 19 และเดิมทีใช้ในโรงงานอุตสาหกรรมเพื่อตรวจสอบกะการทำงานของพนักงาน

การจัดการบันทึกเวลาคืออะไร?

การจัดการเวลาทำงานเป็นกระบวนการติดตามและบริหารเวลาที่ใช้ไปกับงาน โครงการ หรือกิจกรรมต่างๆ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการใช้แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงาน ซึ่งเป็นเอกสารหรือเครื่องมือดิจิทัลที่ใช้บันทึกชั่วโมงการทำงานของพนักงาน

ขึ้นอยู่กับแบบฟอร์มบันทึกเวลาหรือซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่คุณใช้นอกเหนือจากการบันทึกเวลาแล้ว แบบฟอร์มบันทึกเวลาอาจบันทึกข้อมูลเช่น รหัสโครงการ, งบประมาณโครงการ, คำอธิบายงาน, เงินเดือนพนักงาน, และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ

ก่อนหน้านี้ ใช้แบบฟอร์มบันทึกเวลาแบบกระดาษเพื่อติดตามเวลา อย่างไรก็ตาม ด้วยการก้าวหน้าทางเทคโนโลยีแบบฟอร์มบันทึกเวลาที่พร้อมใช้งาน, ตารางคำนวณ, และซอฟต์แวร์บันทึกเวลาได้กลายเป็นสิ่งที่พบเห็นได้ทั่วไป บ่อยครั้ง ซอฟต์แวร์บริหารโครงการยังมีแอปบันทึกเวลาให้ใช้ด้วย

ซอฟต์แวร์บันทึกเวลาทำงานมีประโยชน์มากมาย ช่วยให้คุณสามารถติดตามและอนุมัติบันทึกเวลาทำงานของสมาชิกในทีม จัดการกระบวนการจ่ายเงินเดือน และยังสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้อีกด้วย

แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานแบบกระดาษกับแบบดิจิทัล: แบบไหนดีกว่ากัน?

ไม่ทุกระบบบันทึกเวลาทำงานถูกสร้างขึ้นมาเท่าเทียมกัน. ในขณะที่บางทีมยังคงพึ่งพาตารางเวลาทำงานแบบกระดาษหรือบันทึกด้วยมือ, ทีมอื่น ๆ ได้ยอมรับเครื่องมือดิจิทัลที่ช่วยให้กระบวนการทั้งหมดเป็นอัตโนมัติ. มาดูกันว่าทำไมระบบบันทึกเวลาทำงานดิจิทัลจึงมอบโซลูชั่นที่ดีกว่าและฉลาดกว่า—โดยเฉพาะสำหรับทีมที่กำลังเติบโต.

ไม่ทุกระบบบันทึกเวลาทำงานถูกสร้างขึ้นมาเท่าเทียมกัน. ในขณะที่บางทีมยังคงพึ่งพาตารางเวลาทำงานแบบกระดาษหรือบันทึกด้วยมือ, ทีมอื่น ๆ ได้ยอมรับเครื่องมือดิจิทัลที่ช่วยให้กระบวนการทั้งหมดเป็นระบบอัตโนมัติ. มาดูกันว่าทำไมระบบบันทึกเวลาทำงานแบบดิจิทัลจึงมอบโซลูชั่นที่ดีกว่าและฉลาดกว่า—โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมที่กำลังเติบโต.

คุณสมบัติ	แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานด้วยตนเอง	แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานดิจิทัล (เช่น ClickUp)
⏱️ ความแม่นยำในการติดตามเวลา	❌ มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูง ยากต่อการตรวจสอบ	✅ ติดตามเวลาโดยอัตโนมัติถึงระดับวินาที
🧾 ปริมาณงานของผู้ดูแลระบบ	❌ ต้องกรอกข้อมูลด้วยตนเองและตรวจสอบ	✅ การอนุมัติ, การแจ้งเตือน, และรายงานเป็นระบบอัตโนมัติ
🔍 ความโปร่งใส	❌ การมองเห็นปริมาณงานที่จำกัด	✅ ดูภาพรวมทีมทั้งหมดผ่านแดชบอร์ด
💰 ประสิทธิภาพด้านต้นทุน	❌ ค่าใช้จ่ายที่ซ่อนอยู่จากความผิดพลาดและความล่าช้า	✅ ปรับปรุงให้เรียบง่ายและขยายได้สำหรับทุกขนาดทีม
📊 รายงานและการวิเคราะห์	❌ แบบแมนนวล ใช้สเปรดชีต	✅ ข้อมูลเชิงลึกทันทีพร้อมรายงานในตัว

🎉 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: ฟรีแลนซ์หลายคนบอกว่าการติดตามเวลาจริงๆ แล้ว เพิ่มความมั่นใจของพวกเขา—เพราะพวกเขาสามารถแสดงให้เห็นถึงคุณค่าของทุกชั่วโมงได้อย่างชัดเจนแก่ลูกค้าที่สงสัยเกี่ยวกับขอบเขตงานหรือราคา

ประโยชน์ของการใช้แบบฟอร์มบันทึกเวลาในการบริหารจัดการพนักงาน

📮 ClickUp Insight: 64% ของพนักงานทำงานนอกเวลาที่กำหนดเป็นครั้งคราวหรือบ่อยครั้ง โดย 24% ทำงานล่วงเวลาเกือบทุกวัน! นั่นไม่ใช่ความยืดหยุ่น—นั่นคือการทำงานที่ไม่มีวันสิ้นสุด 😵‍💫ClickUp Tasksช่วยให้คุณแบ่งเป้าหมายใหญ่ให้กลายเป็นขั้นตอนเล็กๆ ที่จัดการได้ เพื่อให้คุณรู้เสมอว่าต้องทำอะไรต่อไป—โดยไม่รู้สึกหนักใจ เพียงแค่ขอให้AI ของ ClickUpสร้างงานย่อย เพิ่มรายการตรวจสอบ และเชื่อมโยงงานที่ขึ้นต่อกัน เพื่อให้คุณจัดการทุกอย่างได้อย่างเป็นระเบียบและควบคุมได้ ในขณะเดียวกันClickUp Automationsจะช่วยจัดการงานประจำ เช่น การอัปเดต การมอบหมายงาน และการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ—เพื่อให้คุณใช้เวลาทำงานที่ยุ่งยากน้อยลง และมุ่งเน้นกับสิ่งที่สำคัญจริง ๆ 🚀💫ผลลัพธ์ที่แท้จริง: Pigment ปรับปรุงประสิทธิภาพการสื่อสารของทีมให้ดีขึ้น 20% ด้วย ClickUp—ทำให้ทีมเชื่อมต่อและทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น

ตามที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ การใช้แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานมีประโยชน์มากมายในการบริหารจัดการพนักงานของคุณ มาดูกัน

การติดตามเวลาอย่างถูกต้อง

ต่างจากวิธีการติดตามเวลาแบบแมนนวลที่มีความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดสูง ใบบันทึกเวลาแบบดิจิทัลช่วยให้สามารถติดตามเวลาได้อย่างแม่นยำ โดยเป็นวิธีที่เป็นระบบในการ บันทึกเวลาที่ใช้ กับงานหรือโครงการต่างๆ

หากคุณเป็นองค์กรขนาดเล็กหรือฟรีแลนซ์ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาสำหรับธุรกิจขนาดเล็กจะช่วยให้ทีมของคุณติดตามเวลาได้อย่างแม่นยำ นอกจากนี้ยังช่วยในการให้รางวัลแก่พนักงานที่ทำงานหนัก สนับสนุนผู้ที่ไม่สามารถทำงานให้ครบชั่วโมง และช่วยให้บริษัทอยู่ในเส้นทางที่จะบรรลุเป้าหมายได้

การจัดการโครงการ

แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานรายวันยังมีประโยชน์อย่างมากต่อการจัดการเวลาของโครงการ. พวกมันช่วยคุณติดตามชั่วโมงการทำงานของโครงการและกำหนดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องได้อย่างสมบูรณ์. คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อตัดสินใจเกี่ยวกับกำหนดเวลาของโครงการ, การจัดสรรทรัพยากร, และการจัดลำดับความสำคัญของงาน.

ยิ่งไปกว่านั้น พวกเขายังช่วยในการประเมินทักษะของพนักงาน ระบุพื้นที่ที่ต้องการคำแนะนำและการฝึกอบรม วัดประสิทธิภาพโดยรวมของโครงการ และ จัดสรรงานอย่างเหมาะสม ระหว่างทีม

เมื่อมีข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับเวลาที่ใช้ในโครงการอยู่ในมือแล้ว คุณสามารถติดตามความคืบหน้า คาดการณ์ความล่าช้า ปรับปรุงกระบวนการ และประมาณการค่าใช้จ่ายที่คาดว่าจะเกิดขึ้นได้

ลดค่าใช้จ่าย

หนึ่งในประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของเครื่องมือจัดการเวลาคือคุณสามารถคาดการณ์ความต้องการของโครงการ รวมถึงค่าใช้จ่ายและงบประมาณได้ คุณสามารถระบุวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและลด ค่าใช้จ่ายจากการทำงานล่วงเวลา

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณควบคุมต้นทุนแรงงาน, จัดการการทำงานล่วงเวลา และปรับระดับพนักงานให้เหมาะสมตามปริมาณงานจริง

การเรียกเก็บเงินลูกค้าที่แม่นยำและอัตโนมัติ

หากคุณเป็นที่ปรึกษาหรือธุรกิจที่คิดค่าบริการลูกค้าตามเวลาซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินตามเวลาสามารถช่วยคุณติดตาม ชั่วโมงที่สามารถเรียกเก็บเงินได้ และคิดค่าบริการลูกค้าได้อย่างถูกต้อง

พวกเขายังช่วยคุณจัดการโครงการของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ. นอกจากนี้ โปรแกรมติดตามเวลา ยังช่วย อัตโนมัติการเรียกเก็บเงินลูกค้าและการออกใบแจ้งหนี้ คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการติดตามค่าใช้จ่ายด้วยตนเอง. โปรแกรมจะดูแลให้คุณเอง.

การจัดสรรทรัพยากร

การติดตามเวลาของคุณและทีมของคุณยังมีประโยชน์เมื่อต้องจัดสรรทรัพยากรให้กับโครงการหรือภารกิจใหม่ ๆ คุณสามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานใช้เวลาไปกับโครงการต่าง ๆ อย่างไร และระบุพนักงานที่อาจไม่ได้ใช้ศักยภาพอย่างเต็มที่หรือทำงานหนักเกินไป

จากนั้นคุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการใช้กำลังคนได้โดยการกระจายงานใหม่ ปรับการมอบหมายโครงการ และ ปรับสมดุลปริมาณงาน นอกจากนี้ คุณยังสามารถ คาดการณ์ความต้องการทรัพยากร โดยใช้ข้อมูลในอดีตและแนวโน้ม ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้คุณวางแผนสำหรับช่วงเวลาที่มีปริมาณงานสูงสุดและคาดการณ์ความต้องการทรัพยากรในอนาคตได้

💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ใช้มุมมองปริมาณงานของ ClickUp ร่วมกับบันทึกเวลาเพื่อปรับสมดุลงานที่ได้รับมอบหมาย หากมีใครบันทึกชั่วโมงการทำงานมากกว่าที่วางแผนไว้เป็นประจำ อาจเป็นเพราะพวกเขามีภาระงานมากเกินไป—หรือทำงานเกินกว่าที่ได้รับมอบหมาย

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ประโยชน์ที่ดีที่สุดของใบลงเวลาทำงานของพนักงานคือความสามารถในการช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน แต่จะทำได้อย่างไร? ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาส่วนใหญ่มีการตรวจสอบและติดตามแบบเรียลไทม์ของพนักงาน ดังนั้นคุณจึงเข้าใจได้ว่าพนักงานของคุณใช้เวลาไปกับการทำงานอย่างไร

ข้อมูลบันทึกเวลาสามารถ เผยให้เห็นรูปแบบของการสูญเสียเวลา เช่น การประชุมที่มากเกินไป งานที่ไม่จำเป็น หรือสิ่งรบกวน คุณสามารถลดการสูญเสียเวลานี้ ปรับปรุงกระบวนการที่ช้าและไม่มีประสิทธิภาพ และอื่นๆ ได้

นอกจากนี้ การติดตามเวลา ยังทำให้พนักงานของคุณตระหนักถึงจุดที่ควร ปรับปรุงการบริหารเวลา และจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

💡 เคล็ดลับจากมืออาชีพ: ใช้ แดชบอร์ด ClickUp เพื่อสร้างรายงานเวลาทำงานรายสัปดาห์หรือรายเดือนโดยอัตโนมัติ—จัดเรียงตามสมาชิกในทีม, งาน, หรือแท็กที่สามารถเรียกเก็บเงินได้ นี่เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการตรวจสอบเวลาโดยสังเขปโดยไม่ต้องส่งออกไฟล์แม้แต่ไฟล์เดียว

ความท้าทายทั่วไปของแบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงาน

ด้วยประโยชน์มากมายของแบบฟอร์มบันทึกเวลา อาจดูเหมือนว่าไม่มีข้อเสียใด ๆ ในกระบวนการนี้ อย่างไรก็ตาม แบบฟอร์มบันทึกเวลาก็มีความท้าทายบางประการที่ต้องได้รับการแก้ไขเช่นกัน มาสำรวจความท้าทายเหล่านี้และดูว่าคุณสามารถจัดการกับมันได้อย่างไร

การป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง

ความท้าทายแรกและอาจจะเป็นสิ่งที่เห็นได้ชัดที่สุดของระบบบันทึกเวลาทำงานคือการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ลองนึกภาพว่าคุณไปทำงานพร้อมกับรายการงานที่ต้องทำยาวเหยียดที่ถ่วงอยู่ในใจ แล้วจู่ ๆ ก็ต้องรับภาระเพิ่มเติมในการบันทึกแต่ละงาน แต่ละโครงการ และชั่วโมงที่เกี่ยวข้องลงในระบบบันทึกเวลาทำงานอย่างละเอียดถี่ถ้วน

สิ่งนี้สามารถกลายเป็นแหล่งของความหงุดหงิดสำหรับพนักงานได้อย่างรวดเร็ว ตั้งแต่การลืมเล็กน้อยไปจนถึงข้อผิดพลาดโดยไม่ตั้งใจในการบันทึกเวลา มีหลายวิธีที่ความไม่ถูกต้องสามารถแทรกซึมเข้ามาในข้อมูลในแบบฟอร์มบันทึกเวลาได้ ซึ่งอาจนำไปสู่การจ่ายเงินเดือนที่ไม่ถูกต้อง การผลิตที่ลดลง การขาดความรับผิดชอบ และในบางกรณีอาจเกิดปัญหาด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้

วิธีรับมือกับความท้าทายนี้?

ใช้เทมเพลตบันทึกเวลาที่ใช้งานง่ายหรือซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้คุณตั้งกฎได้, มีแบบฟอร์มบันทึกเวลาที่เข้าถึงได้ง่าย, หรือมีการติดตามชั่วโมงการทำงานโดยอัตโนมัติ. เครื่องมือหลายตัวยังสามารถส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติเพื่อเตือนพนักงานให้กรอกแบบฟอร์มบันทึกเวลาได้.

การติดตามเวลาโครงการด้วย ClickUp — ติดตามเวลาได้อย่างง่ายดาย ตั้งค่าประมาณการ และเพิ่มบันทึกผ่าน ClickUp Project Time Tracking

การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง

การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องที่น่ากลัวโดยธรรมชาติ เพราะมันผลักดันให้เราออกจากเขตปลอดภัยของเรา

ดังนั้น การนำระบบบันทึกเวลาทำงานมาใช้ อาจเผชิญกับการต่อต้านจากพนักงานที่คุ้นเคยกับวิธีการเดิม ๆ ความกลัวสิ่งที่ไม่รู้จัก ความกังวลเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว และความกลัวการถูกควบคุมอย่างละเอียด อาจเป็นสาเหตุของการต่อต้านนี้

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเปลี่ยนจากการใช้แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานแบบแมนนวลเป็นระบบติดตามเวลาใน Excelหรือซอฟต์แวร์ติดตามเวลา อาจมีการต่อต้านจากทีมบ้าง

วิธีรับมือกับความท้าทายนี้?

สื่อสารประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงนี้กับทีมของคุณอย่างชัดเจน และให้เวลาพวกเขาเพียงพอในการยอมรับการเปลี่ยนแปลงนี้ จัดให้มีการฝึกอบรม และแก้ไขปัญหาหรือคำถามที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างกระบวนการ

ความต้องการในการติดตามเวลาที่ซับซ้อน

โครงการที่มีงานหลายอย่าง, ระยะต่างๆ, หรือรหัสการเรียกเก็บเงินลูกค้ายังทำให้การจัดการเวลาทำงานซับซ้อนขึ้นอีกด้วย นอกจากนี้ เมื่อพนักงานของคุณกำลังทำงานบน งานหลายอย่าง การติดตามเวลาทำงานของพวกเขาก็ยิ่งท้าทายมากขึ้นไปอีก แต่ละงานอาจมีอัตราค่าจ้างที่แตกต่างกันหรือ นโยบายแยกต่างหาก

มันเป็นเรื่องที่ท้าทายสำหรับพนักงาน และผู้จัดการเองก็มีปัญหาในการตรวจสอบแต่ละรายการ อีกประเด็นสำคัญก็คือ คุณอาจไม่ได้รับภาพรวมของเวชระเบียนเวลาของพนักงานทุกคนเลย

วิธีรับมือกับความท้าทายนี้?

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับความท้าทายนี้คือการใช้ซอฟต์แวร์ที่ให้การมองเห็นแบบเรียลไทม์และอนุญาตให้คุณมอบหมายงานและภารกิจหลายอย่างให้กับพนักงานแต่ละคนได้ClickUp Dashboardsคือตัวเลือกที่สมบูรณ์แบบ—มันให้การมองเห็นแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ ช่วยให้คุณเห็นว่างานใดถูกมอบหมายให้กับใครและสถานะปัจจุบันของพวกเขาเป็นอย่างไร ปรับแต่งแดชบอร์ดให้แสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของคุณมากที่สุด เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน

ClickUp 3.0 แดชบอร์ด ข้อบกพร่องต่อมุมมองและงานต่อสถานะ — รับการมองเห็นแบบเรียลไทม์และสถานะปัจจุบันของงานทั้งหมดที่คุณได้รับมอบหมาย

นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติการจัดสรรเวลาอัตโนมัติ การคำนวณ และการรายงาน เพื่อลดภาระงานของคุณและสร้างรายงานที่ถูกต้อง

การทำงานที่ยืดหยุ่นและทางไกล

หากคุณมีพนักงานทั่วโลกที่มีเวลาทำงานและนโยบายที่แตกต่างกัน รวมถึงพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลและตารางเวลาที่ยืดหยุ่น การติดตามเวลาจะกลายเป็นเรื่องยุ่งยาก การจัดการ กะทำงานหลายกะ สถานที่ และนโยบาย อาจทำให้ระบบติดตามเวลาของคุณซับซ้อนขึ้น

วิธีรับมือกับความท้าทายนี้?

ใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาแบบคลาวด์ที่มีความยืดหยุ่นและปรับแต่งได้สูง มองหาซอฟต์แวร์ที่มีตารางการทำงานที่ปรับแต่งได้ การแจ้งเตือนอัตโนมัติ การกำหนดขอบเขตพื้นที่ และการติดตามด้วย GPS

กระบวนการจัดการใบลงเวลาคืออะไร?

กระบวนการจัดการเวชระเบียนเวลา คือระบบที่มีโครงสร้างสำหรับการติดตาม ตรวจสอบ และอนุมัติการใช้เวลาในการทำงาน ซึ่งช่วยให้ชั่วโมงการทำงานของพนักงานถูกบันทึกอย่างถูกต้อง โครงการได้รับการเรียกเก็บเงินอย่างเหมาะสม และการจ่ายเงินเดือนดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ

โดยแก่นแท้แล้ว กระบวนการนี้ประกอบด้วยห้าขั้นตอนหลัก:

บันทึกเวลา
การตรวจสอบรายการ
การอนุมัติหรือปฏิเสธการส่งผลงาน
การรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลเวลา
การซิงค์ผลลัพธ์กับระบบเงินเดือน, การออกใบแจ้งหนี้, หรือเครื่องมือการประเมินผล

กระบวนการนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่มีพนักงานรายชั่วโมง โครงการลูกค้าที่สามารถเรียกเก็บเงินได้ หรือทีมงานที่ทำงานทางไกล—ซึ่งการมองเห็นเวลาที่ใช้ไปส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพการทำงาน รายได้ และความรับผิดชอบ

วิธีการนำกระบวนการจัดการบันทึกเวลาทำงานมาใช้

การจัดการเวลาทำงานไม่ใช่แค่การบันทึกเวลาเข้าและออกเท่านั้น แต่เป็นกระบวนการที่มีโครงสร้างในการติดตาม ตรวจสอบ ทบทวน อนุมัติ และรายงานการใช้เวลาของพนักงานในองค์กรของคุณ ไม่ว่าคุณจะจัดการกับฟรีแลนซ์ ทีมภายใน หรือโครงการของลูกค้า ระบบการจัดการเวลาทำงานที่สม่ำเสมอและชัดเจนจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าชั่วโมงที่สามารถเรียกเก็บเงินได้ถูกบันทึกไว้ ข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้รับการปฏิบัติตาม และเงินเดือนถูกต้อง

แล้วกระบวนการจัดการใบลงเวลาทำงานที่ดีควรมีลักษณะอย่างไร? และที่สำคัญกว่านั้น—คุณจะนำกระบวนการดังกล่าวมาใช้ได้จริงและง่ายต่อการปฏิบัติตามสำหรับทีมของคุณได้อย่างไร?

นี่คือรายละเอียดโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการนำระบบบันทึกเวลาทำงานที่ปรับขนาดได้และเชื่อถือได้มาใช้ ซึ่งช่วยสนับสนุนประสิทธิภาพการทำงานและลดภาระงานด้านการบริหารจัดการ โดยใช้เครื่องมืออย่างClickUp ซึ่งเป็นแอปครบวงจรสำหรับการทำงาน

ขั้นตอนที่ 1: ประเมินความต้องการของทีมคุณ

ก่อนที่จะเลือกเครื่องมือหรือกำหนดกฎเกณฑ์ ให้ถอยกลับมาสักก้าวและระบุให้ชัดเจนว่าคุณต้องการอะไรจากระบบบันทึกเวลาของคุณจริงๆ

ถาม:

สมาชิกในทีมต้องบันทึกเวลาทำงานกี่คน?
คุณกำลังติดตามชั่วโมงที่สามารถเรียกเก็บเงินได้กับชั่วโมงที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้หรือไม่?
คุณจำเป็นต้องปฏิบัติตามมาตรฐานการปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือการตรวจสอบหรือไม่?
เวลาจะถูกติดตามตามงาน, โครงการ, หรือทั้งสองอย่าง?

ตัวอย่างเช่น การติดตามในระดับสูงอาจเพียงพอสำหรับทีมภายในที่บริหารจัดการความจุ แต่หากคุณเป็นเอเจนซี่ที่ให้บริการลูกค้าโดยตรง คุณอาจต้องการการติดตามในระดับงานพร้อมแท็กการเรียกเก็บเงินและกระบวนการอนุมัติ

💡 ในClickUpคุณสามารถติดตามเวลาได้ในทุกระดับและสร้างฟิลด์ที่กำหนดเองสำหรับการเรียกเก็บเงิน อัตรา หรือแท็กเฉพาะลูกค้าได้
ในขณะที่สเปรดชีตหรือแบบฟอร์มกระดาษอาจใช้ได้ในการตั้งค่าขนาดเล็ก เครื่องมือดิจิทัลมอบการทำงานอัตโนมัติ ความแม่นยำ และความสามารถในการขยาย เลือกระบบที่ตรงกับความต้องการของคุณและสามารถผสานรวมกับกระบวนการทำงานที่มีอยู่ของคุณได้
คุณสมบัติหลักที่ควรพิจารณา:
ClickUp Timesheets มอบความสามารถทั้งหมดเหล่านี้—และมากกว่า:
เทมเพลตบันทึกเวลาทำงานบริการ ClickUpนี้จะช่วยให้คุณสามารถติดตามชั่วโมงการทำงานรายสัปดาห์ได้ คุณสามารถวัดการใช้ทรัพยากรในโครงการต่างๆ และใช้แผนภูมิเพื่อแสดงความคืบหน้าของคุณได้ คุณยังสามารถใช้เพื่อติดตามค่าใช้จ่ายและรวบรวมการชำระเงินได้อีกด้วย!
เทมเพลตนี้มาพร้อมกับฟิลด์และสถานะที่กำหนดเองได้ เพื่อให้คุณสามารถปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการของคุณได้ ต้องการมากกว่านี้หรือไม่? ใช้เทมเพลตนี้เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้าโดยอัตโนมัติด้วยClickUp Automation

💡 ในClickUpคุณสามารถติดตามเวลาได้ในทุกระดับและสร้างฟิลด์ที่กำหนดเองสำหรับการเรียกเก็บเงิน อัตรา หรือแท็กเฉพาะสำหรับลูกค้าได้

ขั้นตอนที่ 2: เลือกระบบบันทึกเวลาทำงานที่เหมาะสม

ในขณะที่สเปรดชีตหรือแบบฟอร์มกระดาษอาจใช้ได้ในการตั้งค่าขนาดเล็ก เครื่องมือดิจิทัลนำเสนอการทำงานอัตโนมัติ ความแม่นยำ และความสามารถในการขยาย เลือกระบบที่เหมาะกับความต้องการของคุณและสามารถผสานรวมกับกระบวนการทำงานที่มีอยู่ของคุณได้

คุณสมบัติหลักที่ควรพิจารณา:

การติดตามเวลาแบบแมนนวลและแบบตั้งเวลา
การมองเห็นในระดับทีมและโครงการ
การรายงานและกระบวนการอนุมัติ
การเข้าถึงผ่านมือถือ
การเชื่อมต่อระบบเงินเดือนหรือการออกใบแจ้งหนี้

ClickUp Timesheets มอบความสามารถทั้งหมดเหล่านี้—และมากกว่า:

ปักหมุดแผ่นเวลาส่วนตัวของคุณไว้ที่แถบด้านข้างเพื่อเข้าถึงได้ทุกวัน
ติดตามเวลาที่ใช้กับงานและดูชั่วโมงที่บันทึกไว้เทียบกับความจุ
กรองเวลาทำงานตามแท็ก สถานะการเรียกเก็บเงิน หรือวันที่
ผู้จัดการสามารถใช้แท็บ "บันทึกเวลาทั้งหมด" เพื่อดูบันทึกของทั้งทีมและเจาะลึกตามผู้ใช้

ใช้แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานเพื่อติดตามชั่วโมงการทำงาน

เทมเพลตบันทึกเวลาทำงานบริการ ClickUpนี้จะช่วยให้คุณสามารถติดตามชั่วโมงการทำงานรายสัปดาห์ได้ คุณสามารถวัดการใช้ทรัพยากรในโครงการต่างๆ และใช้แผนภูมิเพื่อแสดงภาพความก้าวหน้าของคุณได้ คุณยังสามารถใช้เพื่อติดตามค่าใช้จ่ายและรวบรวมการชำระเงินได้อีกด้วย!

เทมเพลตนี้มาพร้อมกับฟิลด์ที่กำหนดเองและสถานะต่างๆ เพื่อให้คุณสามารถปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการของคุณได้ ต้องการมากกว่านี้หรือไม่? ใช้เทมเพลตนี้เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้าโดยอัตโนมัติด้วยClickUp Automation

ClickUp ยังสามารถเชื่อมต่อกับเครื่องมือต่าง ๆ เช่น Harvest, Clockify, Toggl และ Everhour—ดังนั้นหากทีมของคุณใช้ตัวติดตามเวลาอื่นอยู่แล้ว คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยน คุณสามารถซิงค์ข้อมูลเข้าสู่ ClickUp ได้โดยตรงเพื่อการรายงานแบบรวมศูนย์

ขั้นตอนที่ 3: บันทึกเวลาทุกวัน—และทำให้ง่าย

ทีมมักลืมบันทึกเวลา—ดังนั้นความสม่ำเสมอจึงเป็นสิ่งสำคัญ ClickUp ทำให้เรื่องนี้ง่ายขึ้นด้วยระบบอัตโนมัติที่เตือนผู้ใช้ให้ติดตามเวลาทุกวันหรือแจ้งเตือนเมื่อมีการส่งงานไม่สมบูรณ์

คุณยังสามารถ:

ตั้งค่าการแจ้งเตือนบันทึกเวลาเริ่มต้นในภารกิจที่เกิดซ้ำ
ใช้ฟิลด์ที่กำหนดเอง เพื่อระบุเวลาที่เรียกเก็บเงินได้กับเวลาที่ไม่เรียกเก็บเงิน หรือสถานะการอนุมัติ
cแสดงบันทึกที่หายไปโดยใช้ ClickUp Dashboards

สิ่งนี้ช่วยให้ข้อมูลเวลาของคุณถูกต้องและขจัดความกังวลในการบันทึกข้อมูลแบบเร่งรีบในช่วงสิ้นสัปดาห์หรือสิ้นเดือน

💡 การผสานการทำงานของ ClickUp กับ Slack ยังช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถสร้างงานและเริ่มบันทึกเวลาได้โดยตรงจากข้อความใน Slack ด้วยคำสั่ง /clickup new

🎉 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: การติดตามเวลาสามารถเผยให้เห็นรูปแบบที่น่าประหลาดใจ—เช่น การประชุมประจำสัปดาห์ที่คิดว่า "รวดเร็ว" นั้นแอบกินเวลาไปมากกว่า 10 ชั่วโมงทั่วทั้งทีม บางครั้ง ตัวขโมยเวลาที่ใหญ่ที่สุดคือสิ่งที่ทุกคนคุ้นเคย

ขั้นตอนที่ 4: สื่อสารความคาดหวังและฝึกอบรมทีมของคุณ

การแนะนำระบบการติดตามเวลาโดยไม่มีการสื่อสารที่ชัดเจนอาจก่อให้เกิดความขัดแย้งได้ สมาชิกในทีมบางคนอาจรู้สึกว่าถูกควบคุมอย่างละเอียดเกินไป ในขณะที่บางคนอาจไม่แน่ใจว่าจะใช้เครื่องมือนี้อย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร การสื่อสารที่ชัดเจนช่วยลดการต่อต้านและความสับสน แจ้งให้ทีมของคุณทราบว่า ทำไม การติดตามเวลาจึงมีความสำคัญ—ไม่ว่าจะเป็นเพื่อการปรับสมดุลภาระงาน ความถูกต้องของเงินเดือน หรือความสามารถในการทำกำไรของโครงการ

ClickUp ช่วยในการปฐมนิเทศพนักงานด้วย:

แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานที่เข้าถึงได้ง่ายและปักหมุดไว้ในพื้นที่ทำงานของพวกเขา
การควบคุมสิทธิ์ตามบทบาทสำหรับผู้จัดการและสมาชิกในทีม
ช่องกรอกเวลาที่เรียบง่ายซึ่งช่วยลดระยะเวลาในการเรียนรู้

กำหนดกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนเกี่ยวกับเวลาและวิธีการบันทึกเวลาทำงาน และจัดทำเอกสารขั้นตอนการอนุมัติไว้ใน ClickUp Docs เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบและอนุมัติรายการเวลา

ใช้ตัวเลือกสถานะงานและการทำงานอัตโนมัติของ ClickUpเพื่อสร้างกระบวนการอนุมัติ

งานใน ClickUp — ติดตามและจัดการงานประจำวันของคุณผ่าน ClickUp Tasks

ตัวอย่าง:

งานจะถูกย้ายไปยัง "รอการอนุมัติเวลา" เมื่อถึงเกณฑ์เวลาที่กำหนด
ผู้จัดการได้รับการแจ้งเตือนเมื่อบันทึกพร้อมสำหรับการตรวจสอบ
รายการที่ถูกปฏิเสธสามารถส่งกลับไปยังผู้รับมอบหมายเพื่อการแก้ไข

ฟิลด์ที่กำหนดเอง เช่น "อนุมัติโดย" หรือ "สถานะการอนุมัติ" ช่วยให้ติดตามกระบวนการตรวจสอบได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องใช้สเปรดชีต

ขั้นตอนที่ 6: สร้างรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลเวลา

คุณสมบัติการติดตามเวลาของ ClickUp — ใช้ ClickUp เพื่อกำหนดช่วงเวลาสำหรับงานเฉพาะ

เมื่อเวลาถูกบันทึกและอนุมัติแล้ว ก็ถึงเวลาวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงาน แดชบอร์ด ของ ClickUp ช่วยให้คุณสร้างมุมมองที่ปรับแต่งได้อย่างสมบูรณ์ พร้อมวิดเจ็ตสำหรับ:

เวลาที่ติดตามโดยผู้รับมอบหมายหรือแท็ก
เวลาที่ประมาณการไว้กับเวลาที่เกิดขึ้นจริง
ชั่วโมงที่สามารถเรียกเก็บเงินได้ vs. ชั่วโมงที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้
ยอดรวมของแผนกหรือลูกค้า

หากคุณต้องการภาพรวมอย่างรวดเร็ว ให้ใช้ ClickUp Brain เพื่อสร้างสรุปของบันทึกเวลา รายงานประจำสัปดาห์ หรือข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการจัดสรรเวลา—โดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 7: ซิงค์กับระบบเงินเดือนและเครื่องมือออกใบแจ้งหนี้

เอกสารเวลาที่ผ่านการอนุมัติแล้วควรสามารถไหลเข้าสู่ระบบเรียกเก็บเงินหรือระบบเงินเดือนของคุณได้อย่างง่ายดาย ไม่ต้องคัดลอกและวางลงในสเปรดชีตหรือคำนวณใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองอีกต่อไป

ClickUp ช่วยให้คุณ:

ส่งออกรายการเวลาเป็นไฟล์ CSV
ใช้การเชื่อมต่อแบบฝังตัว (เช่น QuickBooks, PayPal, Harvest)
สร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติผ่านเครื่องมือที่เชื่อมต่อ

สำหรับหน่วยงาน ที่ปรึกษา และผู้รับเหมา สิ่งนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าชั่วโมงที่สามารถเรียกเก็บเงินได้จะไม่สูญหาย และลูกค้าจะได้รับใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องและตรวจสอบได้

ขั้นตอนที่ 8: ตรวจสอบและปรับปรุงระบบของคุณ

เมื่อทุกอย่างพร้อมใช้งานแล้ว อย่าลืมตรวจสอบว่าระบบของคุณทำงานได้ดีหรือไม่

ตัวชี้วัดที่ต้องติดตาม ได้แก่:

อัตราการส่งและความตรงต่อเวลา
ความถูกต้องของการบันทึกเวลา
อัตราการเสร็จสิ้นการอนุมัติ
ข้อเสนอแนะจากผู้ใช้

หากการใช้งานต่ำหรือการบันทึกเวลาไม่สมบูรณ์อยู่เสมอ อาจถึงเวลาที่ต้องปรับกระบวนการทำงานของคุณหรือเพิ่มระบบอัตโนมัติเพื่อลดความยุ่งยาก

รายงานและแดชบอร์ดของ ClickUp ช่วยให้คุณสามารถมองเห็นแนวโน้มการนำไปใช้และจุดติดขัดในกระบวนการติดตามเวลาของคุณได้อย่างง่ายดาย

ด้วยการนำกระบวนการจัดการบันทึกเวลาที่ชัดเจนมาใช้—และเสริมด้วยเครื่องมือที่ยืดหยุ่นอย่าง ClickUp—คุณไม่ได้เพียงแค่บันทึกชั่วโมงการทำงานเท่านั้น คุณกำลังสร้างกระบวนการทำงานที่ชาญฉลาดและรับผิดชอบมากขึ้น ซึ่งช่วยให้ทีมของคุณมุ่งเน้นไปที่งาน ไม่ใช่การจัดการเอกสาร

เมื่อใดควรใช้การจัดการเวลาทำงาน

การจัดการบันทึกเวลาทำงานมีประโยชน์มากที่สุดเมื่อใช้ในสถานการณ์และสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม. ต่อไปนี้คือตัวอย่างสถานการณ์ที่บันทึกเวลาทำงานมีประโยชน์.

การจัดการโครงการ

แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่คิดค่าบริการตามเวลา เนื่องจากคุณคิดค่าบริการลูกค้าตามเวลาที่พนักงานของคุณได้ทำงานไป คุณสามารถใช้แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานเพื่อติดตามเวลาได้อย่างถูกต้อง

หากคุณกำลังคิดว่า ทำไมไม่ทำให้เรื่องง่ายขึ้นและใช้สเปรดชีตสำหรับการจัดการโครงการแทนล่ะ? นั่นเป็นความคิดที่สมเหตุสมผล อย่างไรก็ตาม การใช้สเปรดชีตมีข้อเสียหลายประการ

ข้อเสียที่ใหญ่ที่สุดคือคุณต้องติดอยู่กับระบบติดตามเวลาแบบแมนนวล แน่นอนว่าคุณสามารถใช้สูตรบางอย่างได้ แต่พวกมันก็ยังไม่สามารถเทียบเคียงกับสิ่งที่เครื่องมือติดตามเวลาอย่าง ClickUp สามารถมอบให้ได้

ClickUp 3.0 การติดตามเวลาที่ง่ายขึ้น — *ติดตามเวลาของคุณตามโครงการและงานด้วย ClickUp*

ClickUp เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีฟีเจอร์หลากหลายซึ่งคุณสามารถใช้ประโยชน์เพื่อการติดตามเวลาอย่างมีประสิทธิภาพฟีเจอร์การติดตามเวลาโครงการของ ClickUpช่วยให้คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้:

ติดตามเวลาการใช้งานได้จากทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นเดสก์ท็อป มือถือ หรือเว็บเบราว์เซอร์
เชื่อมโยงเวลาที่ติดตามกับงานที่คุณกำลังทำอยู่
กระโดดไปมาระหว่างงานต่างๆ ด้วยตัวจับเวลาทั่วโลกของ ClickUp
เพิ่มบันทึกในรายการเวลาของคุณเพื่อเพิ่มบริบทเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังทำงานอยู่
บันทึกเวลาเป็นชั่วโมงที่สามารถเรียกเก็บเงินได้เพื่อกำหนดรายการเวลาที่ควรรวมอยู่ในใบแจ้งหนี้
กรองเวลาที่ติดตามตามวันที่, ความสำคัญ, สถานะ, เป็นต้น
ปรับเวลาที่ติดตามไว้ด้วยตนเองในกรณีที่มีข้อผิดพลาด
เพิ่มป้ายกำกับเพื่อจัดหมวดหมู่เวลาที่คุณใช้ให้ดียิ่งขึ้น
ระบุจุดคอขวดโดยการจัดเรียงงานของคุณตามเวลาที่ใช้
ดูเวลาทั้งหมดที่คุณใช้ไปกับงาน

การประมาณเวลาใน ClickUp — กระจายงานในทีมของคุณโดยกำหนดระยะเวลาและแบ่งการประมาณเวลาโดยใช้การประมาณเวลาของ ClickUp

เพิ่มประมาณเวลาสำหรับแต่ละงาน
รับภาพรวมของการติดตามเวลาของทีมคุณเพื่อตรวจสอบว่าคุณได้บรรลุเป้าหมายเวลาที่ประมาณการไว้หรือไม่
สร้างและปรับแต่งแบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานตามความต้องการของคุณ
ใช้ประโยชน์จากเทมเพลตตารางเวลาโครงการที่สร้างไว้ล่วงหน้าฟรีเพื่อวางแผนทุกแง่มุมของโครงการของคุณ

การพยากรณ์และการจัดสรรทรัพยากร

หากคุณต้องการคาดการณ์ความต้องการทรัพยากร อะไรจะดีไปกว่าข้อมูลในอดีต? คุณสามารถวิเคราะห์ข้อมูลจากบันทึกเวลาทำงานเพื่อ ระบุรูปแบบ แนวโน้ม และความผันผวน ในการใช้ทรัพยากรตามช่วงเวลา

วิเคราะห์ข้อมูลจากโครงการที่ผ่านมาที่คล้ายกันเพื่อระบุช่วงเวลาที่มีปริมาณงานสูงสุด, ความเปลี่ยนแปลงตามฤดูกาล, และทักษะหรือความเชี่ยวชาญที่มีความต้องการสูง. จากข้อมูลนี้ คุณสามารถทำนายความต้องการทรัพยากรสำหรับโครงการในอนาคต และ กำหนดระดับการจัดสรรบุคลากร และข้อกำหนดด้านทักษะได้.

ข้อมูลจากแบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานยังช่วยระบุงานที่ต้องการ ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน และว่าคุณมีบุคลากรที่มีความสามารถเพียงพอที่จะตอบสนองความต้องการเหล่านั้นหรือไม่ ดังนั้น คุณสามารถทำงานเพื่อเติมเต็มช่องว่างด้านทักษะโดยการจ้างหรือฝึกอบรมบุคลากร

เคล็ดลับมืออาชีพ: เริ่มต้นการจัดสรรทรัพยากรล่วงหน้าด้วยเทมเพลตการจัดสรรทรัพยากรของ ClickUp ที่สามารถปรับแต่งได้อย่างเต็มที่

ใช้เทมเพลตการจัดสรรทรัพยากรของ ClickUp เพื่อติดตามวัสดุ อุปกรณ์ บุคลากร และอื่นๆ ขององค์กรสำหรับทุกโครงการ

ด้วยเทมเพลตนี้ คุณสามารถ:

มองเห็นความพร้อมใช้งานของทรัพยากรแบบเรียลไทม์
เพิ่มประสิทธิภาพการใช้คนและวัสดุ
จัดสรรทรัพยากรให้กับโครงการและงานอย่างมีประสิทธิภาพ

เทมเพลตนี้ช่วยปรับปรุงการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดสรรทรัพยากร และเพิ่มความเร็วในการตัดสินใจ คุณสามารถใช้มุมมองต่าง ๆ ได้เพื่อแยกข้อมูลตามโครงการ, ลูกค้า, เป็นต้น

การเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตและการประหยัด

กำลังเผชิญปัญหาด้านประสิทธิภาพการทำงานในองค์กรของคุณอยู่หรือไม่? การบันทึกเวลาทำงานอาจเป็นคำตอบที่คุณต้องการ

Timesheets ไม่ใช่แค่การติดตามเวลาเท่านั้น แต่เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพทุกนาทีของเวลาทีมคุณให้ถึงขีดสุด นี่คือวิธีการ:

แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานช่วยให้เห็นภาพรวมของเวลาทำงานของพนักงาน และช่วยระบุจุดที่สามารถปรับปรุงได้
รายการเวลาที่ติดแท็กช่วยให้คุณวิเคราะห์ได้ว่าเวลาของทีมคุณถูกใช้ไปกับงานและกิจกรรมที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้เท่าไร
คุณสามารถระบุได้ว่ากิจกรรมใดที่ใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้หรือทรัพยากรใดที่ถูกใช้ประโยชน์น้อยกว่าที่ควร

จากข้อมูลนี้ คุณสามารถ ดำเนินการเพื่อประหยัดเวลา ได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณสังเกตเห็นว่าทีมของคุณใช้เวลามากในการประชุม อาจบ่งชี้ว่าคุณจำเป็นต้องทบทวนกลยุทธ์การประชุมใหม่ ตรวจสอบว่าการประชุมใดที่จำเป็นจริง ๆ และการประชุมใดที่สามารถเปลี่ยนเป็นอีเมลได้ง่าย

เคล็ดลับมืออาชีพ: ใช้ClickUp Brainเพื่อสรุปเอกสารยาว บันทึกการประชุม หรือการสนทนาได้ในไม่กี่นาที—ประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน!

วิธีการนำระบบการจัดการเวลาทำงานมาใช้

มั่นใจแล้วว่าองค์กรของคุณต้องการระบบจัดการเวลาเป็นของตัวเองใช่ไหม? คุณมาถูกทางแล้ว!

นี่คือวิธีที่คุณสามารถนำเครื่องมือการจัดการเวลาที่แข็งแกร่งมาใช้ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณไปสู่ระดับต่อไป:

ประเมินความต้องการ

สิ่งแรกที่คุณตรวจสอบเมื่อเริ่มใช้กระบวนการหรือระบบใหม่คืออะไร? ข้อกำหนดของคุณ! ระบบการจัดการเวลาทำงานก็เช่นเดียวกัน ขั้นตอนแรกคือการประเมินข้อกำหนดของคุณ

พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น:

จำนวนพนักงาน ประเภทของโครงการ วิธีการเรียกเก็บเงิน ข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และการบูรณาการกับระบบอื่น ๆ
ระดับที่คุณต้องการติดตามเวลาของคุณ คุณไม่ต้องการให้ดูเหมือนว่าคุณกำลังควบคุมงานของพนักงานอย่างละเอียดเกินไป แต่คุณก็ไม่อยากให้ผลลัพธ์ดูคลุมเครือเกินไปเช่นกัน

ดังนั้น หากคุณต้องการข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาที่คุณใช้ไปกับโครงการเฉพาะเท่านั้น ให้พิจารณาการติดตามเวลาในระดับโครงการ อย่างไรก็ตาม หากต้องการทราบเวลาที่ใช้ไปกับงานหรือผลลัพธ์แต่ละรายการ ให้พิจารณาการติดตามเวลาในระดับงาน

เลือกระบบ

เมื่อคุณทราบถึงความต้องการของคุณแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะเลือกระบบที่เหมาะสม ทำการค้นคว้าและประเมินตัวเลือกของซอฟต์แวร์ระบบบันทึกเวลาที่สอดคล้องกับงบประมาณและความต้องการของคุณ อย่างไรก็ตาม มีคุณสมบัติบางอย่างที่ซอฟต์แวร์ของคุณต้องมี ได้แก่ ระบบบันทึกเวลาที่สามารถปรับแต่งได้, ความสามารถในการรายงาน, การเข้าถึงผ่านมือถือ, และการผสานรวมกับระบบอื่น ๆ ที่จำเป็น

ClickUp Timesheetsมีคุณสมบัติทั้งหมดนี้และมากกว่านั้น พวกเขาให้คุณดู ติดตาม และตรวจสอบงานที่มีการบันทึกเวลา

ClickUp ยังมี ฟีเจอร์เจ๋งๆ สำหรับสมาชิกทีมแต่ละคน ให้คุณปักหมุดตารางเวลาทำงานไว้ที่แถบด้านข้างเพื่อเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถเพิ่มขีดความสามารถในการทำงานประจำวันและรายสัปดาห์ของคุณได้

นอกจากนี้ คุณสามารถกรองเวลาทำงานตามแท็ก การเรียกเก็บเงิน และเวลาที่ติดตามได้ คุณยังสามารถดูเวลาที่ติดตามเกินความสามารถของคุณสำหรับวันใดวันหนึ่งได้อีกด้วย

ผู้จัดการสามารถใช้แท็บ "ทุกครั้ง" เพื่อดูเวลาของสมาชิกทีมทุกคน และกรองตามการเรียกเก็บเงินและแท็กได้ คุณยังสามารถดูใบเวลาของสมาชิกทีมเฉพาะได้

สื่อสารกับพนักงาน

การให้สมาชิกในทีมของคุณทราบข้อมูลอย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับความสำเร็จของระบบการจัดการเวลาทำงานใหม่ การติดตามเวลาอาจทำให้รู้สึกเหมือนคุณกำลังควบคุมพนักงานของคุณอย่างรวดเร็ว ดังนั้นจึงจำเป็นต้อง สื่อสารเป้าหมาย ของการนำมาใช้ระบบเวลาทำงานอย่างชัดเจน การแก้ไขข้อสงสัยและข้อกังวลก่อนที่พวกมันจะกลายเป็นความเข้าใจผิดนั้นเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง

บอกพวกเขาถึงประโยชน์มากมายของแบบฟอร์มบันทึกเวลาการทำงาน อธิบายว่ามันสามารถช่วยติดตามค่าใช้จ่าย ประมาณความต้องการ ช่วยปรับสมดุลปริมาณงาน และช่วยให้การประมวลผลเงินเดือนเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

นอกจากนี้ ให้ฝึกอบรมพนักงานของคุณให้ใช้ระบบอย่างมีประสิทธิภาพ กำหนดนโยบายที่ชัดเจนสำหรับการส่งงาน การอนุมัติขั้นตอนการทำงาน แนวทางการติดตามเวลา และการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน

ติดตามและประเมินผล

เมื่อระบบของคุณถูกติดตั้งและทำงานแล้ว ให้ตรวจสอบการใช้งานและความมีประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง คุณสามารถ ติดตามตัวชี้วัด เช่น อัตราการส่งเอกสารเวลาทำงาน, ความถูกต้องของการติดตามเวลา, การปฏิบัติตามนโยบาย, และความพึงพอใจของผู้ใช้โดยรวม

ข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณ ระบุพื้นที่สำหรับการปรับปรุง และพัฒนาได้ คุณยังสามารถรับข้อเสนอแนะจากพนักงานและทบทวนความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปเพื่อปรับปรุงระบบให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

การใช้ประโยชน์จากพลังของใบลงเวลาเพื่อความสำเร็จ

จากการติดตามเวลาทำงานไปจนถึงการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้เหมาะสม ระบบบันทึกเวลาทำงานมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและประหยัดเวลา.แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานที่เหมาะสมและเครื่องมือติดตามเวลาทำงานที่ดีนั้นไม่ใช่เพียงแค่เครื่องมือสำหรับบันทึกเวลาเท่านั้น แต่ยังช่วยประมาณการค่าใช้จ่ายและปริมาณทรัพยากรที่ต้องการ, ทำให้กระบวนการเรียกเก็บเงินเป็นระบบอัตโนมัติ, และช่วยให้การบริหารโครงการเป็นไปอย่างราบรื่น.

แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานช่วยให้คุณสามารถทำงานได้อย่างชาญฉลาดขึ้น ไม่จำเป็นต้องทำงานหนักขึ้น โดยมอบความโปร่งใสในการจัดสรรเวลา ความรับผิดชอบต่อประสิทธิภาพการทำงาน และข้อมูลเชิงลึกเพื่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ClickUp เป็นเครื่องมือจัดการโครงการที่มีความสามารถในการติดตามเวลาที่ยอดเยี่ยม ซึ่งมอบการควบคุมเวลาของคุณอย่างสมบูรณ์ และช่วยให้คุณสามารถและทีมของคุณทำงานได้มากขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ลงทะเบียนฟรีวันนี้!

คำถามที่พบบ่อย

ถาม: กระบวนการจัดการเวลาคืออะไร?ตอบ: เป็นระบบขั้นตอนในการแจกจ่าย, การกรอก, การตรวจสอบ, และการอนุมัติบันทึกเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าการเรียกเก็บเงิน, การจ่ายเงินเดือน, และการติดตามประสิทธิภาพเป็นไปอย่างถูกต้อง

ถาม: ระบบบันทึกเวลาคืออะไร?ตอบ: ระบบบันทึกเวลาคือระบบที่ใช้ในการติดตาม จัดการ และรายงานเวลาที่พนักงานใช้ไปกับงานหรือโครงการต่าง ๆ โดยอาจเป็นระบบดิจิทัลหรือระบบบันทึกด้วยมือ เครื่องมือเช่น ClickUp สามารถทำให้กระบวนการนี้เป็นระบบอัตโนมัติได้

ถาม: กฎระเบียบเกี่ยวกับใบลงเวลาทำงานคืออะไร?ตอบ: กฎระเบียบเกี่ยวกับใบลงเวลาทำงานจะแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร แต่โดยทั่วไปจะกำหนดชั่วโมงการทำงานที่จำเป็น วิธีการและเวลาที่ควรบันทึกเวลาทำงาน รวมถึงระยะเวลาในการอนุมัติ

ถาม: กระบวนการของใบลงเวลาทำงานเป็นอย่างไร?ตอบ: กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับการบันทึกเวลาทำงานรายวัน/รายสัปดาห์ การตรวจสอบโดยผู้จัดการ การอนุมัติ และการซิงค์ข้อมูลเวลากับระบบเรียกเก็บเงินหรือระบบเงินเดือน