Har du någonsin känt att du lägger alldeles för mycket tid på att skicka samma uppdateringar i Slack?
Om du är projektledare, teamledare, driftansvarig eller marknadsförare vet du hur snabbt manuella Slack-meddelanden kan ta upp hela din dag.
Goda nyheter: att automatisera Slack-meddelanden är inte bara möjligt – det är förvånansvärt enkelt.
Oavsett om du vill schemalägga påminnelser, skicka återkommande uppdateringar eller koppla Slack till dina favoritverktyg (som ClickUp!) kommer den här guiden att guida dig genom alla alternativ.
Låt oss göra ditt digitala liv mycket enklare med några Slack-tips.
🌟 Utvalda mallar
Behöver du ett bättre sätt att organisera dina teamchattar? ClickUp Instant Message Template hjälper dig! Den samlar alla dina arbetsrelaterade snabbmeddelanden på ett och samma ställe, så att du aldrig tappar bort viktiga konversationer (eller de där slumpmässiga "Har du en sekund?"-meddelandena).
Med anpassade statusar och fält kan du enkelt se vad som behöver uppmärksammas, prioritera svar och hålla ditt team synkroniserat utan kaos. Det är perfekt för alla som vill ha snabbare svar och smidigare teamarbete, allt på ett och samma ställe.
Inbyggda sätt att automatisera Slack-meddelanden
Innan du kastar dig huvudstupa in i avancerade integrationer eller Slack-alternativ, låt oss titta på vad Slack kan göra inbyggt i applikationen.
1. Schemalägg meddelanden i Slack
Har du någonsin skrivit ett meddelande mitt i natten men inte velat störa ditt team förrän på morgonen? Med Slacks inbyggda schemaläggningsfunktion kan du skriva nu och skicka senare.
Så här gör du:
- Skriv ditt meddelande i valfri Slack-kanal eller DM
- Klicka på den lilla pilen bredvid skicka-knappen
- Välj datum och tid
- Klart! Slack levererar ditt meddelande vid perfekt tidpunkt.
🌻 Perfekt för: Meddelanden, påminnelser eller allt annat du vill skicka vid rätt tidpunkt. Det handlar om att upprätthålla god Slack-etikett, gott folk!
2. Använd Slackbot för enkel automatisering
Slackbot är som din personliga assistent i Slack. Du kan ställa in anpassade svar på nyckelord eller fraser.
Exempel:
Skriv ”hjälp mig att komma ihåg WiFi-lösenordet” så kan Slackbot svara med den information du har ställt in.
Så här konfigurerar du det:
- Gå till inställningarna för din arbetsplats
- Hitta ”Anpassa Slackbot ”
- Lägg till dina triggers och svar
🌻 Perfekt för: Asynkron kommunikation, som vanliga frågor, introduktioner eller snabb information som ditt team frågar efter hela tiden.
💡 Sidopanel: Vad är Slack AI?
Slack AI är som din personliga assistent i Slack – den kan snabbt sammanfatta långa trådar, markera åtgärdspunkter och hjälpa dig att hitta exakt det du letar efter med smartare sökning.
Men det är utmärkt för att organisera information. Slack AI automatiserar inte själva sändningen av meddelanden eller körningen av arbetsflöden. För verklig automatisering behöver du fortfarande använda Workflow Builder, verktyg från tredje part eller ClickUp.
3. Ställ in återkommande påminnelser med /remind
Behöver du peppa ditt team varje måndag? Slacks kommando /remind är din vän.
Så här använder du det:
- Skriv /remind [@någon eller #kanal] [vad] [när]
- Exempel: /remind #marketing Standup kl. 10 varje vardag
Slack sköter resten – inga fler klisterlappar behövs.
🌻Fungerar bra för: Skicka filer, slutföra granskningar eller uppgifter i tid, eller till och med svara på meddelanden inom en viss tidsram.
➡️ Läs mer: Hur man organiserar Slack-kanaler på jobbet
Avancerad automatisering av Slack-meddelanden med verktyg
Behöver du mer ammunition för dina avancerade arbetsflöden? Låt oss titta på nivå två av Slack-automatisering.
Med dessa verktyg kan du automatisera Slack-meddelanden baserat på triggers, arbetsflöden och integrationer.
1. Använd ClickUp + Slack-integration
Om du redan använder ClickUp för att hantera projekt kommer denna integration mellan ClickUp och Slack att förändra allt.
Vad du kan göra:
- Få automatiska Slack-uppdateringar när uppgifter skapas, uppdateras eller slutförs i ClickUp.
- Skapa ClickUp-uppgifter direkt från Slack-meddelanden (ingen mer växling mellan flikar!)
- Hantera och uppdatera uppgifter direkt från Slack – tilldela, kommentera eller ändra status utan att lämna chatten.
Så här konfigurerar du det:
- I ClickUp går du till ”Integrationer” och väljer Slack.
- Följ anvisningarna för att ansluta din arbetsplats.
- Anpassa vilka aviseringar och åtgärder du vill ha
Nu kan ditt team kommunicera effektivt utan att du behöver lyfta ett finger.
💟 Bonus: Gör din Slack-arbetsplats roligare med anpassade Slackbot-svar! Du kan få Slackbot att svara med skämt, memes eller interna referenser när någon skriver en viss fras, till exempel svara på ”Behöver motivation” med ”Du klarar det! 💪🔥”. Det är ett utmärkt sätt att hålla teamets moral hög och tillföra lite personlighet i dina dagliga chattar.
2. Använd arbetsflödesverktyg som Zapier eller Make
Vill du koppla Slack till hundratals andra appar? Zapier och Make (tidigare Integromat) är dina bästa vänner.
Exempel:
- Skicka automatiskt ett Slack-meddelande när en ny lead läggs till i ditt CRM-system.
- Publicera en daglig sammanfattning från Google Sheets till en Slack-kanal
- Varna ditt team i Slack när ett formulär skickas in
Så här kommer du igång:
- Registrera dig för Zapier eller Make
- Välj Slack som din åtgärdsapp
- Ställ in din utlösare (t.ex. ”ny uppgift i ClickUp” eller ”ny rad i Google Sheets”)
- Anpassa dina meddelanden och kanaler
📮ClickUp Insight: 92 % av arbetstagarna använder inkonsekventa metoder för att spåra åtgärdspunkter, vilket resulterar i missade beslut och försenad genomförande.
Oavsett om du skickar uppföljningsanteckningar eller använder kalkylblad är processen ofta splittrad och ineffektiv. ClickUps lösning för uppgiftshantering säkerställer en smidig omvandling av konversationer till uppgifter, så att ditt team kan agera snabbt och hålla sig samordnat.
3. Använd Slack Workflows (Slacks inbyggda byggverktyg)
Med Slacks Workflow Builder kan du automatisera flerstegsprocesser – direkt i Slack. Det bästa av allt? Färdiga mallar kör arbetsflödet från början till slut.
Vad du kan automatisera:
- Välkomstmeddelanden för nya kanalmedlemmar
- Dagliga påminnelser om standup-möten
- Samla in feedback eller förfrågningar via formulär
Så här använder du det:
- Klicka på namnet på din arbetsyta > Verktyg > Workflow Builder
- Välj en mall eller börja från scratch
- Ställ in dina triggers, åtgärder och meddelanden
Användningsfall för automatisering av Slack-meddelanden
Nu till det roliga. Om du leder ett team vet du hur jobbigt det är att upprepa sig (och sedan upprepa sig igen). Så här använder riktiga team Slack-automatisering för att behålla sin mentala hälsa:
- Hej, det är dags för standup!” – utan att du behöver upprepa dig: Automatisera dagliga standup-påminnelser så att ditt team får en vänlig påminnelse klockan 10:00, även om du sitter fast i trafiken eller är upptagen med ett annat samtal.
- Omedelbara firanden av projektmilstolpar: När ditt team levererar en funktion eller når ett försäljningsmål kan ett automatiskt Slack-meddelande dyka upp i #wins och tagga alla inblandade. Inga fler "Har någon berättat för teamet?"-ögonblick.
- Onboarding som känns personlig (men inte är manuell): Har ni fått en ny medarbetare? Skicka ett välkomstmeddelande med länkar till onboarding-dokument, introduktionsvideor och till och med ett direktmeddelande med rubriken ”Möt din kompis” – så att alla nya teammedlemmar känner sig sedda, även om du är på semester.
- Deadline-nedräkningar som verkligen uppmärksammas: Istället för att tyst uppdatera ett kalkylblad kan du ställa in en automatiserad Slack-avisering som säger: ”Hej, rapporten för tredje kvartalet ska lämnas in om två dagar – behöver du något?” i rätt kanal, vid rätt tidpunkt.
- Supportärenden utan kaos: När ett supportärende med hög prioritet kommer in kan Slack automatiskt meddela rätt personer (inte hela företaget) så att inget faller mellan stolarna.
- Återkommande avstämningar som inte känns robotiska: Automatisera en veckovis enkät i Slack med frågan ”Hur känner ni er inför arbetsbelastningen?”, så att du kan upptäcka utbrändhet innan den uppstår.
Den gyllene regeln? Om du någonsin har tänkt: ”Sa jag inte precis det igår?” – då är det nog dags att automatisera.
Begränsningar vid användning av Slack för kommunikation
Slack är en livräddare för snabba chattar och GIF-krig, men projektledning i Slack har några egenheter som kan driva dig till vansinne:
- Viktiga saker försvinner i scrollningen: Du publicerar en viktig uppdatering, men när ditt team kollar Slack är den begravd under memes, lunchplaner och ett dussin ”snabba frågor”. Lycka till med att hitta den senare.
- Du kan schemalägga ett meddelande, men inte en konversation: Behöver du skicka en serie påminnelser eller bara meddela någon om en uppgift inte är klar? Slacks inbyggda verktyg kan inte hantera den typen av logik – du måste göra det manuellt (eller inte alls).
- Automatiseringar är universella: Vill du bara skicka ett meddelande om ett projekt är försenat eller skicka en anpassad uppdatering baserat på uppgiftsstatus? Då behöver du verktyg från tredje part, och även då är det sällan helt smidigt.
- Kontexten är splittrad: Konversationer om ett projekt kan finnas i #general, #random, DM:er eller gömda i trådar. När du behöver hela historien måste du pussla ihop bitarna.
Den inbyggda AI löser många av dessa Slack-problem, men lämnar fortfarande mycket att önska när det gäller att skapa ett enhetligt arbetsflöde. Och det är där Slacks konkurrenter kommer in.
➡️ Läs mer: Vilka är för- och nackdelarna med Slack på jobbet?
Varför använda ClickUp för att automatisera meddelanden
Slack är fantastiskt för snabba chattar, men när din arbetsdag innebär att du måste jonglera projektledning, spåra uppdateringar, dela dokument och se till att alla är på samma sida kan det snabbt bli rörigt.
Plötsligt hoppar du mellan ett dussin olika appar, sammanställer konversationer, uppgifter och filer och förlitar dig på oändliga integrationer bara för att hålla ditt arbetsflöde igång.
Det är där ClickUp kommer till sin rätt. ClickUp är inte bara ett projektledningsverktyg – det är en app för allt som har med arbete att göra, som samlar chatt, uppgifter, dokument, påminnelser, automatiseringar och mycket mer på ett och samma ställe.
Istället för att sammanfoga teamkommunikationsappar, projektverktyg, anteckningsappar och automatiseringsverktyg samlar ClickUp allt du behöver i en enda kraftfull plattform.
Du får smidig kommunikation, uppdateringar i realtid och robust automatisering – utan att behöva bekymra dig om att hantera otaliga integrationer.
1. Integrerad chatt: Verkliga konversationer, precis där arbetet utförs
Tänk dig att ha alla dina projektdiskussioner, brainstorming-sessioner och snabba avstämningar precis bredvid dina uppgifter och dokument. Med ClickUp Chat kan du äntligen uppleva hur det känns!
Integrerat direkt i din ClickUp-arbetsyta hjälper det dig att:
- Skapa uppgifter direkt från chattmeddelanden – förvandla alla konversationer eller idéer till spårbara uppgifter med ett enda klick, så att inget viktigt faller mellan stolarna.
- Starta direktmeddelanden eller gruppchattar med vem som helst i ditt team – utan att behöva hoppa mellan appar eller tappa bort konversationer.
- Dela filer, länkar och till och med uppgifter direkt i chatten, så att alla har den information de behöver, precis där diskussionen äger rum.
- Fäst viktiga meddelanden så att viktiga uppdateringar, mötesanteckningar eller deadlines alltid är synliga för hela teamet.
- Reagera, svara och lösa konversationer, så att din arbetsyta förblir ordnad och användbar – inga fler ändlösa trådar eller glömda uppföljningar.
- Håll SyncUps (samtal) direkt från chatten för snabba teammöten, dagliga standups eller projektuppdateringar – utan behov av ett separat verktyg för videokonferenser.
- Använd Follow Ups (en särskild funktion) för att ställa in påminnelser eller åtgärdspunkter för alla chattmeddelanden, så att ingenting missas och varje konversation leder till tydliga nästa steg.
- Utnyttja AI-agenter i chatten för att automatisera rutinuppdateringar, svara på vanliga frågor eller till och med sammanfatta konversationer, så att ditt team alltid håller sig uppdaterat utan manuellt arbete.
Inga fler "Var pratade vi om det?"-ögonblick!
När jag satte upp vår första ClickUp-automatisering var det som en aha-upplevelse. Nu, med något så enkelt som att lägga till en tagg, tillämpas hela underuppgiftsmallen automatiskt. Vi slösar inte längre tid på att gräva igenom underuppgifter eller oroa oss för att någon har glömt ett viktigt steg. Vi har också lagt till automatiseringar som tilldelar uppgifter, uppdaterar status och skickar påminnelser. Alla dessa är små saker i sig, men tillsammans har de helt effektiviserat vårt arbetssätt. Det handlar inte bara om att spara tid (även om vi definitivt gör det), utan om att skapa en smidigare och mindre stressig miljö där teamet kan fokusera på att göra sitt bästa utan att fastna i administration.
När jag konfigurerade vår första ClickUp-automatisering var det som en aha-upplevelse. Nu, med något så enkelt som att lägga till en tagg, tillämpas hela underuppgiftsmallen automatiskt. Vi slösar inte längre tid på att gräva igenom underuppgifter eller oroa oss för att någon har glömt ett viktigt steg. Vi har också lagt till automatiseringar som tilldelar uppgifter, uppdaterar status och skickar påminnelser. Alla dessa är små saker i sig, men tillsammans har de helt effektiviserat vårt arbetssätt. Det handlar inte bara om att spara tid (även om vi definitivt gör det), utan om att skapa en smidigare och mindre stressig miljö där teamet kan fokusera på att göra sitt bästa utan att fastna i administration.
2. Automatiska uppdateringar: Håll alla informerade – utan ansträngning
Trött på att manuellt ping:a ditt team om statusändringar eller deadlines? Med ClickUps automatiseringsmotor kan du ställa in regler som gör jobbet åt dig:
- Automatiska aviseringar för att omedelbart meddela teammedlemmar när en uppgift tilldelas, slutförs, uppdateras eller när en kommentar läggs till – så att alla hålls informerade utan att du behöver jaga dem.
- Anpassade utlösare för alla scenarier! Vill du meddela en kanal när ett fel med hög prioritet skapas? Eller skicka en påminnelse när ett förfallodatum närmar sig eller en uppgift är försenad? Ställ bara in dina villkor och låt ClickUp sköta resten.
- Leverans via flera kanaler gör att du kan välja om uppdateringar ska skickas till ClickUp Chat för omedelbar synlighet för teamet, direkt till e-post för viktiga påminnelser eller till och med till Slack (tack vare ClickUps sömlösa integration).
- Automatisera återkommande åtgärder när du vill schemalägga regelbundna avstämningar, statusuppdateringar eller återkommande påminnelser så att ditt team aldrig missar något – även om du inte är på kontoret.
- Koppla ihop automatiseringar för att skapa avancerade arbetsflöden genom att länka flera automatiseringar – till exempel genom att automatiskt tilldela en granskare när en uppgift flyttas till "Under granskning" eller skapa en uppföljningsuppgift när något markeras som "Klar".
- Anpassa aviseringar och åtgärder till specifika team, projekt eller till och med enskilda användare, så att alla bara får de uppdateringar som är relevanta för dem.
Med ClickUps automatiseringsmotor kan du äntligen sluta mikrostyra småsaker och fokusera på helheten, med vetskapen om att ditt team alltid är informerat och på rätt spår.
🎉 Rolig fakta: Slack har dolda påskägg – om du skriver /pony i en kanal (i vissa arbetsytor) dyker en liten ponny upp som galopperar över skärmen! 🐴✨Ett till? Om du skriver /shrug läggs automatiskt emojin ¯\_(ツ)_/¯ till. Klassisk Slack-sass inbyggt.
3. Centraliserad kommunikation: Arbeta med en enda källa till sanning
Till skillnad från Slack, där konversationer kan spridas över olika kanaler, håller ClickUp allt kopplat till ditt arbete:
- Uppgiftskommentarer: Diskutera specifika uppgifter direkt där arbetet utförs.
- Dokumentsamarbete: Chatta och redigera dokument i realtid, med kommentarer och förslag.
- Projektövergripande meddelanden: Använd ClickUp Chat eller aviseringar för att skicka uppdateringar till alla inblandade.
Inga fler förlorade sammanhang, inga fler missade meddelanden. Bara tydlig, handlingsbar kommunikation.
4. Fråga AI: Få hjälp av din dedikerade AI-hjälpreda
ClickUp Brain, ClickUps inbyggda AI-assistent, är din produktivitetspartner bakom kulisserna som diskret hanterar detaljerna så att du kan fokusera på helheten. Så här förändrar den ditt sätt att arbeta:
- Fick du en bra idé i en chatt eller en snabb röstanteckning? ClickUp Brain kan fånga upp den direkt och omvandla den till en uppgift, så att ingenting går förlorat i virrvarret.
- Glöm att stressa med att anteckna mötesanteckningar. Med automatisk transkription omvandlas dina röstmemon och inspelade klipp till tydlig, sökbar text – redo att användas eller delas.
- Drunknar du i långa trådar eller projektuppdateringar? Låt ClickUp Brain sammanfatta det väsentliga i kortfattade sammanfattningar, så att alla enkelt kan få en överblick.
- Du behöver inte längre vänta på att ställa in påminnelser. ClickUp Brain föreslår proaktivt automatiseringar och nästa steg baserat på ditt teams vanor och projektflöde.
- Missade uppföljningar hör till det förflutna. AI-tekniken håller koll på utestående godkännanden, försenade ärenden och obesvarade frågor och påminner rätt personer när det är som viktigast.
- Du behöver inte brottas med komplicerade inställningar – berätta bara för ClickUp Brain vad du vill ha på vanlig engelska, så skapar det automatiseringar eller påminnelser åt dig.
- Fråga AI var som helst i arbetsytan. Oavsett om du är upptagen med ett dokument, chattar med ditt team eller hanterar ett projekt, finns ClickUp Brain alltid där – redo att effektivisera, organisera och hålla igång arbetet.
Med ClickUp Brain känns din arbetsplats mindre som en jongleringsakt och mer som en väloljad maskin – en som alltid lär sig och anpassar sig för att hjälpa dig att arbeta smartare.
5. Kraftfulla integrationer: Koppla ClickUp till allt du älskar
Har du redan favoritverktyg som ditt team inte kan leva utan? ClickUp Integrations fungerar bra med dem alla, så du behöver inte välja mellan vad som fungerar och vad som är möjligt.
- E-post, kalender och mer: Anslut din e-post och kalender till ClickUp för att skapa uppgifter från e-postmeddelanden, synkronisera möten och aldrig missa en deadline.
- Automatisera med Zapier, Make och mer: Vill du länka ClickUp till hundratals andra appar? Använd Zapier eller Make för att automatisera repetitiva arbetsuppgifter, som att skicka uppdateringar, flytta filer eller spåra tid.
- Inbyggda integrationer för alla arbetsflöden: Från Google Drive och Dropbox till GitHub och Zoom – ClickUp integreras med de verktyg som ditt team redan använder. Dela filer, spåra kod, starta möten och håll allt sammankopplat.
Med ClickUp lägger du inte bara till ett nytt verktyg – du skapar en smartare och mer sammankopplad arbetsplats. Inget mer jonglerande mellan flikar eller förlorad kontext. Bara strömlinjeformade arbetsflöden, rikare konversationer och allt kopplat till ditt faktiska arbete.
➡️ Läs mer: De bästa allt-i-ett-meddelandeapparna
Koppla chatten till arbetet med ClickUp
Att automatisera Slack-meddelanden handlar om att återta din tid, minska manuella fel och se till att ditt team alltid har den information de behöver, precis när de behöver den.
Oavsett om du använder Slacks inbyggda verktyg, utforskar avancerade automatiseringar eller tar det till nästa nivå med ClickUps kraftfulla integrationer, så förbereder du ditt team för ett smidigare och smartare samarbete.
Kom ihåg att de bästa arbetsflödena är de som fungerar för dig, inte tvärtom. Med ClickUp kan du ansluta dina favoritverktyg, centralisera din kommunikation och automatisera det tidskrävande arbetet, så att du kan fokusera på det som verkligen betyder något: att driva projekt framåt och fira framgångar tillsammans.
Är du redo att lämna repetitiva uppdateringar bakom dig? Prova Automation i ClickUp idag och se hur ditt teams produktivitet (och mentala hälsa) skjuter i höjden.