Det är måndag morgon. Du har öppnat din bärbara dator, en kopp kaffe står bredvid dig och du gör dig redo att ta itu med dagens utmaningar.
Och det är ingen överraskning, men din inkorg ser ut som en popcornmaskin som svämmar över av olästa meddelanden. Du börjar söka efter något viktigt som kommit in under helgen, medveten om att du har cirka 20 minuter på dig innan dagens första möte.
Mitt bland alla e-posttrådar och bilagor fångar en avisering din uppmärksamhet med ett kortfattat meddelande: ”Kundmötet är uppskjutet till imorgon. Kolla din e-post för den nya inbjudan.”
Du tar ett djupt andetag och slutar stressa. ??
Det är kraften i snabbmeddelanden – att skära igenom bruset och leverera de viktiga uppdateringarna som verkligen betyder något, när de betyder något. Medan inkorgarna fylls med e-postmeddelanden av varierande betydelse, håller snabbmeddelanden dig uppdaterad utan krångel.
Med det sagt kommer du att kunna utnyttja snabbmeddelanden på jobbet till fullo om du hanterar säkerhetsutmaningarna och tillämpar bästa praxis. Lyckligtvis hjälper vi dig att förstå de stora fördelarna med detta.
Förstå betydelsen av snabbmeddelanden på jobbet
Färska uppgifter visar att vi tillbringar mer än 250 minuter per dag med våra mobiltelefoner. Det motsvarar ungefär 70 dagars genomsnittlig skärmtid per år.
Oavsett om vi kollar våra telefoner för att se vad våra vänner har för sig, kollar Instagram eller spårar vår Amazon-beställning för att se om den har skickats, så har vi alltid våra telefoner nära till hands. Och de flesta av oss har Microsoft Teams eller Slack installerat på våra telefoner, vilket garanterar tillgång till viktiga arbetsmeddelanden.
På arbetsplatsen kan omedelbar tillgång till meddelanden vara en livräddare. E-postmeddelanden ligger ofta kvar i inkorgen i flera dagar, men textmeddelanden? Dem läser vi nästan omedelbart. Denna omedelbarhet gör snabbmeddelanden till ett oumbärligt verktyg för att få saker gjorda.
Men det handlar inte bara om att få saker gjorda. Instant messaging fungerar genom att:
- Ökad produktivitet: Ett snabbmeddelande innebär ett omedelbart svar som leder till snabba beslut och problemlösning. Dessutom möjliggör det spontana brainstorming-sessioner och snabb utbyte av idéer, vilket ökar produktiviteten.
- Uppmuntra samarbete: Med snabbmeddelanden kan teammedlemmarna enkelt kommunicera oavsett var de befinner sig. Du kan inte bara skicka meddelanden, utan också dela filer, dokument och länkar, vilket påskyndar arbetsflödena jämfört med långa e-postmeddelanden.
- Främja gemenskapskänsla och laganda: Instant messaging främjar en samarbetsmiljö där teammedlemmarna enkelt kan dela idéer, ställa frågor och ge stöd. Det kan bidra till att skapa en mer positiv och stödjande företagskultur genom att främja gemenskapskänsla och tillhörighet.
Instant messagingens roll i distansarbetskulturen
- Instant messaging uppmuntrar till kollektiv brainstorming, precis som dina interna möten, men med ett arkiv med meddelandehistorik som referens. Det säkerställer att alla är på samma sida.
- Det är också lättillgängligt från olika enheter, vilket säkerställer oavbruten interaktion på jobbet, under pendlingen eller när du uträttar ärenden.
- Det ger utmärkt översikt över aktiviteter och projektstatus så att alla hålls informerade och involverade, även när teammedlemmarna befinner sig i olika tidszoner.
Instant messaging är viktigt i en kultur med distansarbete, eftersom det bidrar till effektiv kommunikation inom teamet, stärker banden mellan teammedlemmarna, främjar samarbete och underlättar flexibla arbetsscheman. När det gäller projektledning underlättar instant messaging arbetsflöden, uppmuntrar ansvarstagande, påskyndar problemlösning och förbättrar den övergripande transparensen.
Bästa praxis för effektiv användning av snabbmeddelanden på jobbet
Det är uppenbart att snabbmeddelanden bidrar till produktivitet och samarbete, och deras roll i distansarbetskulturen är nästan oersättlig. Låt oss ta ett steg vidare och förstå hur de kan ge bättre resultat när de används med rätt avsikt och omsorg.
Här är några grundregler och vedertagna etikettregler som du bör följa när du använder snabbmeddelanden på arbetsplatsen:
1. Var professionell
Vid första anblicken kan snabbmeddelanden verka vara ett informellt verktyg, med tanke på dess utformning och mekanism. Men i grunden är det fortfarande en app för affärsmeddelanden. Undvik därför vardagligt språk och håll en professionell ton. Använd emojis sparsamt, särskilt när du kommunicerar med ledningen eller personer du inte känner så väl.
2. Kom till saken
Hela poängen med att använda snabbmeddelanden är att kunna utbyta snabba, viktiga meddelanden som kräver åtgärder. Om du ger långrandiga förklaringar förråder du syftet. Håll dina meddelanden korta, koncisa och rakt på sak.
3. Respektera integriteten
Undvik att diskutera känslig eller konfidentiell information, såsom personuppgifter, finansiell information eller företagshemligheter, via snabbmeddelanden. Om du behöver dela känslig information bör du överväga att använda säkra kommunikationskanaler som krypterad e-post eller personliga möten.
4. Snabba svar
Snabba svar är avgörande för effektiv kommunikation och samarbete på arbetsplatsen. När du får ett meddelande, försök att svara inom rimlig tid. Det visar respekt för dina kollegor och bidrar till att upprätthålla ett produktivt arbetsflöde.
5. Sätt gränser
Instant messaging innebär inte omedelbar tillgång, särskilt utanför traditionella arbetstider. Även inom traditionella arbetstider kan mottagaren vara i ett möte eller mitt uppe i ett intensivt arbete.
Upprätta tydliga riktlinjer för ditt team om när snabbmeddelanden ska användas. Viktigast av allt är att du sätter upp regler för dig själv. Planera in specifika tider för att kolla meddelanden och håll dig till dem. Definiera gränser och uppmuntra ditt team att ange status när de är upptagna med andra uppgifter. Helst ska du inte störa dina teammedlemmar utanför arbetstid, såvida det inte är ett nödfall eller en icke-rutinmässig uppdatering. Respektera allas tid och uppmuntra denna kultur inom ditt team.
6. Håll ordning
Gruppera och märk dina meddelanden på ett överskådligt sätt i verktygen för snabbmeddelanden. Skapa olika grupper eller kanaler för specifika ämnen för att undvika distraktioner och oordning. På så sätt blir det enkelt att snabbt hitta information när du behöver den. Klassificera dina enskilda chattar och använd färger eller andra markörer för att markera dem.
7. Statusuppdateringar
Använd statusuppdateringar effektivt för att ange när du är upptagen eller tillgänglig. Det gör att du kan hålla fokus utan oönskade avbrott.
8. Minimera distraktioner
Begränsa distraktioner för att skapa en mer fokuserad och produktiv arbetsmiljö. Detta inkluderar att minimera användningen av snabbmeddelanden under möten eller när du arbetar med uppgifter som kräver djup koncentration. Överväg att avsätta specifika tider för att kontrollera och svara på meddelanden, till exempel under raster eller i slutet av dagen.
9. Använda ett arbetshanteringsverktyg
Arbetshanteringsverktyg som ClickUp centraliserar kommunikationen på arbetsplatsen och förenklar meddelandeprocesserna så att teamen kan arbeta mer effektivt och hålla kontakten, vilket i slutändan leder till bättre projektresultat.
Här är några av ClickUps funktioner som kan hjälpa dig med snabbmeddelanden på jobbet:
ClickUp Chat View:
ClickUp Chat View erbjuder ett användarvänligt gränssnitt för att skicka och ta emot meddelanden i realtid. Chattvyn är sömlöst integrerad i ClickUp Workspace, vilket gör att du kan kommunicera direkt utan att lämna plattformen.
Du kan delta i enskilda konversationer eller gruppchattar och hålla alla diskussioner organiserade och tillgängliga inom projektledningsmiljön.
Några av de andra funktionerna som Chat View erbjuder är:
- Fildelning: Du kan dela filer, dokument och bilder direkt i chatten, vilket gör det enkelt att samarbeta i projekt och dela information.
- Tilldela uppgifter: Använd ClickUp @mentions för att inkludera vem som helst i konversationen och tilldela kommentarer för att säkerställa att arbetet fortskrider utan distraktioner.
- Integration av uppgiftshantering: Koppla smidigt chattkonversationer till uppgifter i ClickUp, så att du kan diskutera projektdetaljer, tilldela uppgifter och följa framstegen direkt i chatten.
- Uppdateringar i realtid: Håll dig uppdaterad om projektutvecklingen och få aviseringar om uppgiftsfördelningar, kommentarer och omnämnanden.
ClickUp Brain:
ClickUp Brain är en smart assistent som hjälper dig att skapa effektiva meddelanden. Den ger förslag och mallar för att skriva tydliga och slagkraftiga meddelanden, så att de blir välstrukturerade och relevanta. Denna funktion förbättrar kvaliteten på interaktionerna och förhindrar missförstånd.
Så här kan ClickUp Brain hjälpa dig:
- Snabb åtkomst: Använd sökfunktionen för att snabbt hitta den information du behöver, vilket sparar tid och minskar behovet av långa konversationer fram och tillbaka.
- Förfina dina meddelanden: Kör viktiga meddelanden genom ClickUp Brain för att kontrollera stavning, grammatik och tonfall.
ClickUp-automatiseringar:
ClickUps automatiseringsfunktioner inkluderar en meddelandeapp som gör det möjligt för användare att ställa in automatiska svar och schemalägga meddelanden.
Detta kan vara särskilt användbart för att skicka påminnelser, uppdateringar eller aviseringar utan manuell inblandning. Automatisering upprätthåller en konsekvent kommunikation på arbetsplatsen och säkerställer att viktiga meddelanden eller uppdateringar skickas till rätt person vid rätt tidpunkt.
ClickUps mall för snabbmeddelanden:
ClickUps mall för snabbmeddelanden tar itu med din första rädsla – hur du kommer igång. Den är redo att användas och kan hjälpa dig att komma igång på några sekunder.
För att hantera konversationer effektivt kan du skapa ett separat projekt för varje ämne och bjuda in relevanta teammedlemmar att delta i dessa projekt. Använd sökfältet i mallen för att snabbt hitta viktiga meddelanden och arkivera föråldrade meddelanden för att organisera din arbetsyta. Du kan också ställa in aviseringar för att hålla dig informerad om konversationens framsteg och säkerställa snabba svar.
Med den här mallen kan ditt team:
- Organisera konversationer: Samla alla meddelandetrådar på en enda, välstrukturerad plats.
- Prioritera effektivt: Fokusera på de viktigaste konversationerna för att maximera produktiviteten.
- Se till att inga meddelanden missas: Förhindra att meddelanden förbises eller glöms bort
- Effektivisera samarbetet: Säg adjö till oorganiserade chattar och njut av effektivt teamarbete.
Säkerhetsaspekter av snabbmeddelanden att vara medveten om
Cyberhot kan orsaka allvarliga skador på företagskommunikationen, särskilt när det gäller konfidentiella organisationsdata. Här är några saker att tänka på för att förstå hur ClickUps säkerhetsfunktioner skiljer sig från andra stora plattformar.
1. Obehörig åtkomst
Håll dina interna kanaler och grupper för att förhindra hackare från att få obehörig tillgång till din viktiga affärskommunikation. Se till att det finns robusta autentiseringsåtgärder och att alla följer dem.
ClickUp gör det möjligt för administratörer att tydligt definiera användarroller och behörigheter, vilket i slutändan begränsar åtkomsten till känslig information baserat på användarroller.
2. Känslig information
Instant messaging är otroligt praktiskt eftersom det gör det enkelt att dela all sorts information. Men det medför också vissa risker. En av de största riskerna är dataintrång. Känslig information som delas via instant messaging kan vara ett primärt mål för hackare.
ClickUp stöder Single Sign-On (SSO), vilket gör det möjligt för användare att autentisera sig med sina företagsidentitetsuppgifter. Detta innebär helt enkelt att du eliminerar risken med att hantera flera lösenord.
3. Svaga lösenord
Vi känner alla till frestelsen att använda ofta använda, lättminnesbara lösenord. De gör att vi kan logga in på våra konton snabbt och enkelt. Men lathet kan kosta din organisation en förmögenhet. Om du har ett svagt eller gammalt lösenord är risken större att ditt konto hackas än för någon med ett svårt lösenord. Det är också en bra vana att uppdatera dina lösenord regelbundet.
ClickUp följer branschstandarder och regler, inklusive den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR), System and Organization Controls 2 (SOC 2) och California Consumer Privacy Act (CCPA), vilket säkerställer att plattformen uppfyller höga säkerhets- och integritetsstandarder.
Jämförelse av säkerhetsfunktioner med andra plattformar
Branschens favoritprogram och appar för företagskommunikation, som Google Chat och Skype for Business, har robusta säkerhetsfunktioner. Låt oss se hur ClickUps säkerhetsfunktioner står sig i jämförelse med andra populära snabbmeddelandeappar.
Google Chat
- Google Chat uppfyller populära säkerhetsstandarder inom branschen, såsom den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR), lagen om överförbarhet och ansvarighet inom sjukförsäkring (HIPAA) och lagen om familjers rätt till utbildning och integritet (FERPA).
- Meddelanden i Google Chat krypteras under hela sin livscykel. De krypteras både under överföring och lagring.
- Google Chat har en sessionslängd som kan variera beroende på faktorer som användaraktivitet och kontoinställningar. Till exempel kan delegater och superadministratörer ha kortare sessionslängder.
Skype för företag
- Microsoft använder OAuth, ett server-till-server-autentiseringsprotokoll, för att säkerställa säker utväxling av snabbmeddelanden på Skype for Business och andra egna tjänster som Microsoft Exchange.
- Skypes rollbaserade åtkomstkontroll (RABA) säkerställer att användarna endast får den behörighet som krävs utifrån deras roll. Den delegerar administrativa uppgifter och förhindrar fel med full behörighet.
- Skype for Business använder 128-bitars Advanced Encryption Standard (AES), Secure Real-Time Transport Protocol (SRTP) och Transport Layer Security (TLS). I grund och botten kan man säga att de är ganska säkra här.
Slack
- Slack erbjuder end-to-end-kryptering för direktmeddelanden och filer som delas i direktmeddelanden. Det innebär att endast du och den avsedda mottagaren kan läsa eller komma åt innehållet.
- Du kan aktivera 2FA i Slack för att lägga till ett extra säkerhetslager genom att kräva en kod från din telefon eller en annan enhet utöver ditt lösenord.
- Slack följer branschstandarder för certifieringar som SOC 2 Type II, ISO 27001 och GDPR, vilket visar företagets engagemang för dataskydd.
Hantera utmaningar och nackdelar med snabbmeddelanden
Instant messaging har många fördelar, men också några nackdelar:
1. Distraktion och låg produktivitet
Den ständiga strömmen av aviseringar från en snabbmeddelandeapp kan störa arbetsflödet och minska produktiviteten, vilket gör att din dag präglas av "ping!"-ögonblick som gör det svårt att koncentrera sig på något.
Detta ständiga behov av att kontrollera meddelanden kan leda till något som kallas ”kontextväxling”, där din hjärna måste växla om, vilket tar energi och tid i anspråk.
Lösningar:
- Fastställ specifika tidpunkter under dagen för att kontrollera och svara på meddelanden.
- Aktivera funktionen Stör ej på din enhet för att undvika distraktioner under viktiga uppgifter.
- Definiera tydligt dina prioriteringar och fördela tiden därefter.
2. Missförstånd och bristande tydlighet
Till skillnad från telefonsamtal eller videosamtal kan snabbmeddelanden lätt misstolkas på grund av brist på tonfall och sammanhang, vilket kan leda till potentiella konflikter eller missförstånd mellan medarbetare. Detta kan leda till att mottagarna misstolkar avsikten eller allvaret i ett meddelande, vilket orsakar förvirring eller kränkning.
Lösningar:
- Tveka inte att be om förtydliganden om du är osäker på innebörden av ett meddelande.
- Undvik jargong och tvetydiga termer. Var specifik och direkt i dina meddelanden.
- Använd emojis och GIF-bilder sparsamt för att förmedla tonfall och känslor, men var medveten om kulturella skillnader.
3. Informationsöverflöd
En snabbmeddelandeapp kan överväldiga dig med information, vilket gör det svårt att prioritera och hålla fokus. Denna informationsöverbelastning kan leda till förvirring, missade meddelanden och att viktiga detaljer går förlorade i pratet.
Lösningar:
- Använd sökfunktionen för att snabbt hitta specifika meddelanden eller information.
- Använd kanaler eller mappar för att kategorisera konversationer och hålla dem organiserade.
- Stäng av aviseringar från mindre viktiga kanaler eller personer för att minska informationsöverflödet.
4. Beroende av teknik
Extremt beroende av en snabbmeddelandeapp kan orsaka allvarliga problem om den drabbas av tekniska problem och vägrar att fungera.
Om anställda är starkt beroende av snabbmeddelanden kan varje avbrott stoppa arbetet. Viktiga meddelanden kanske inte kommer fram, kritiska uppdateringar blir okontrollerade och beslutsfattandet kan försenas, vilket leder till frustration.
Lösningar:
- Förlita dig inte enbart på snabbmeddelanden. Överväg att använda e-post, telefonsamtal eller personliga möten för viktiga diskussioner.
- Utveckla beredskapsplaner för tekniska problem eller avbrott, till exempel genom att använda alternativa kommunikationsmetoder.
- Håll din meddelandeapp och enhetsprogramvara uppdaterade för att minimera tekniska problem.
5. Brist på personlig interaktion
Instant messaging kan minska antalet personliga möten, vilket kan påverka dina mål för teambuilding negativt.
Utan personlig kommunikation är det svårt att bygga upp hälsosamma relationer, förstå icke-verbala signaler och skapa en känsla av gemenskap bland teammedlemmarna. Denna brist på personlig kontakt kan leda till känslor av isolering och försvaga den övergripande lagandan.
Lösningar:
- Främja informella interaktioner utanför arbetet, till exempel teambuildingaktiviteter eller virtuella kaffepauser.
- Håll regelbundna teammöten, både fysiskt och virtuellt, för att uppmuntra personliga kontakter och bygga relationer.
- Använd videokonferenser när det är möjligt för att se och höra varandra, vilket kan förbättra kommunikationen och skapa en god relation.
6. Olämplig användning
Det är naturligt att vi använder snabbmeddelandeappar för konversationer som inte är arbetsrelaterade. När vi fastnar i informella chattar kan det distrahera oss från våra arbetsuppgifter.
Missbruk av meddelandeplattformar kan leda till minskad fokus på arbetet och mer tid spenderad på diskussioner som inte är relevanta för arbetet.
Lösningar:
- Informera medarbetarna om de potentiella konsekvenserna av olämplig användning och uppmuntra ansvarsfullt beteende.
- Upprätta tydliga riktlinjer för lämplig användning av snabbmeddelanden på arbetsplatsen.
7. Svårigheter med spårning och ansvarsskyldighet
Det kan vara svårt att spåra konversationer och säkerställa ansvarsskyldighet med snabbmeddelanden, särskilt vid distansarbete.
Viktiga diskussioner och beslut kan hamna i skymundan bland alla meddelanden, vilket gör det svårt att granska tidigare interaktioner eller hålla medarbetarna ansvariga för sina bidrag och åtaganden.
Lösningar:
- Kommunicera tydligt förväntningar gällande svarstider, ansvarsskyldighet och dokumentation.
- Granska din chattlogg för att spåra konversationer, att göra-listor och beslut.
ClickUps strategi för snabbmeddelanden
- Arbetsplatsinställningar och policyer kan konfigureras för att överensstämma med företagets riktlinjer och övervaka användningen.
- Detaljerade granskningsloggar, meddelandehistorik och funktioner för uppgiftsfördelning hjälper till att förbättra spårbarheten och ansvarsskyldigheten.
- ClickUps checklistor erbjuder verktyg som taggar, trådar och kanaler för att hantera och prioritera information på ett effektivt sätt.
- Anpassningsbara aviseringar och Stör ej-läge hjälper dig att hantera distraktioner.
- Integrerade funktioner i snabbmeddelandeappen, som trådade konversationer och meddelanderedigering, förbättrar tydligheten och sammanhanget. ClickUps AI-redigeringsfunktioner hjälper dig att skapa ett meddelande, eller så kan du också redigera befintlig text.
- Säkerställer hög tillgänglighet och tillförlitlighet genom regelbundet underhåll och robust infrastruktur.
- Integreras med verktyg för videokonferenser och uppmuntrar till hybridkommunikationsstrategier.
Utnyttja snabbmeddelanden på jobbet för effektiv kommunikation
Instant messaging-verktygens utveckling, särskilt med plattformar som ClickUp och andra populära instant messaging-appar, har kommit långt sedan de blygsamma början.
Instant messaging-plattformar var ursprungligen enkla verktyg för snabba utbyten, men har utvecklats till sofistikerade plattformar som integrerar fantastiska projektledningsfunktioner.
Utnyttja ClickUps funktioner, såsom chattvy, AI-assistent, automatisering och meddelandemallar, för att använda snabbmeddelanden effektivt på jobbet.