PR-arbetet går snabbt. Ena stunden pitchar du en planerad produktlansering, nästa stund skyndar du dig att svara på en nyhetshändelse.
Om du fortfarande förlitar dig på spridda dokument och planering i sista minuten missar du viktiga datum och mediemöjligheter som borde ha planerats för flera veckor sedan.
Det är där en PR-kalender kommer till hjälp.
Produktlanseringar, finansieringsnyheter, temadagar, säsongskampanjer, kundvinster – alla konkurrerar om utrymmet. Utan en central kalender kan du glömma bort din VD:s tal eller missa det perfekta tillfället för den där AI-trendpresentationen.
Denna guide hjälper dig att åtgärda det. Vi guidar dig genom hur du planerar en PR-kalender som hjälper dig att hålla ordning, nå viktiga datum och hålla din mediebevakning konsekvent.
Nu kör vi! 🚀
Vad är en PR-kalender?
En PR-kalender (Public Relations-kalender) är en planeringskalender som kartlägger viktiga PR-aktiviteter, kampanjer, evenemang och mediemöjligheter under en viss tidsperiod, vanligtvis månadsvis, kvartalsvis eller årsvis.
Om det till exempel finns en stor branschmässa i juli, lägg till den i din PR-kalender och planera pressmeddelanden, medieutåtriktade aktiviteter eller inlägg på sociala medier i förväg.
Målet är att hålla dina PR-insatser konsekventa och målmedvetna så att du inte behöver stressa med att släppa något efter veckor av tystnad i media.
Fördelar med att använda en PR-kalender
Så här kan en PR-kalender tillföra mervärde till dina PR-insatser:
- Hitta luckor i medierna: En PR-kalender hjälper dig att identifiera lugnare månader i mediecykeln, så att du kan presentera dina nyheter när uppmärksamheten är hög och konkurrensen låg.
- Förstärk kampanjens genomslagskraft: Du kan återanvända PR-ögonblick i blogginlägg, e-postuppdateringar, inlägg på sociala medier och interna aktiviteter, vilket maximerar avkastningen på investeringen i alla kanaler.
- Säkra tidigt tillgång för ledningen: Med insyn i kommande kampanjer blir det enklare att boka tid med intressenter för citat, intervjuer och godkännanden i förväg.
- Håll dig uppdaterad om aktuella ämnen: Genom att följa säsongsbetonade evenemang och redaktionella teman kan ditt team förbereda insikter, data eller synpunkter för att kunna hoppa på relevanta nyheter när de dyker upp.
- Håll långa deadlines för media: Medier som facktidskrifter och magasin stänger ofta sina redaktionella kalendrar flera månader i förväg. Ett tydligt PR-mål säkerställer att du hinner i tid.
- Balansera interna arbetsbelastningar: Att planera kampanjer i förväg möjliggör bättre planering mellan PR-, innehålls- och designteam, vilket undviker produktionsflaskhalsar i sista minuten.
💡 Proffstips: Omvandla stora PR-idéer till genomförbara uppgifter. Använd ClickUp Tasks och underordnade deluppgifter för att planera varje steg i en kampanj – utkast, granskning, godkännande av offerter, medieutåtriktad verksamhet – och tilldela ansvariga och deadlines till varje steg.
Viktiga komponenter i en PR-kalender
Precis som en redaktionell eller marknadsföringskalender är en PR-kalender bara så bra som det du lägger in i den. Här är de viktigaste elementen som gör att den fungerar:
- Mål och syften: Varje punkt i din PR-kalender bör kopplas till ett tydligt mål, till exempel att öka varumärkeskännedomen, bygga upp ett tankeledarskap eller offentliggöra viktiga nyheter om företaget.
- Viktiga budskap eller teman: Ange det huvudsakliga budskapet som varje aktivitet ska förmedla. För en produktlansering kan det vara ”Produkt X löser problem Y”. För en informationskampanj kan det vara ”Vårt engagemang för datasäkerhet”.
- Målgrupp och kanaler: Ta reda på vem du vänder dig till och var de kommer att ta del av informationen så att ditt budskap når fram där det behövs. Är det till teknikjournalister, kunder eller ditt interna team? Kommer det att publiceras som ett pressmeddelande, ett inlägg på LinkedIn eller en mediepresentation?
- Beskrivning av innehåll eller aktivitet: Den visar exakt vad som görs och hur. Till exempel: ”Pressmeddelande: Lansering av Project Atlas via PR Newswire, riktat till de 10 största teknikmedierna”.
- Datum och deadlines: Dessa inkluderar huvudlanseringen eller evenemangsdatumet, tillsammans med viktiga deadlines som deadlines för utkast, granskningscykler eller förberedande möten.
- Ägare/ansvarigt team: Vem ansvarar för att uppgiften blir utförd? Det kan vara en person, några teammedlemmar med tydliga roller eller till och med en extern partner.
Skapa en omfattande PR-kalender
Att skapa en PR-kalender kan låta som en stor uppgift, men vi kan dela upp den i lättillgängliga steg.
Steg 1: Brainstorma, undersöka och samla idéer till innehåll
Det här är utgångspunkten, där du funderar ut vad du ska säga, varför det är viktigt och när du ska säga det. Målet? En gedigen samling nyhetsvärdiga, aktuella idéer som knyter an till dina affärsmål och fångar din publiks uppmärksamhet.
🧠 Brainstorming
Detta är den kreativa fria diskussionen där du och ditt team lägger fram alla möjliga idéer och datum.
🛠️ Vad ska man brainstorma?
- Företagets milstolpar: Produktlanseringar, funktionsuppdateringar, finansieringsnyheter, omprofileringar, butiksöppningar, rekryteringsmeddelanden, jubileer etc.
- Branschevenemang och säsonger: Mässor, konferenser, kvartalsrapporter, säsongsbetonade marknadsföringsmöjligheter (t.ex. Black Friday, budgetsäsongen, SaaStr), medvetenhetsmånader (som Cybersecurity Awareness Month, Världsmiljödagen, Världshavsdagen eller Världsblodgivardagen)
- Helgdagar och högtider: Sommarhelgdagar, traditionella helgdagar (julafton eller Thanksgiving) och ”nationella eller internationella dagar” som World Emoji Day, National Pizza Day, International Men’s Day, World Chocolate Day eller World Vegetarian Day.
- Återkommande kampanjer: Om du publicerar årsrapporter, CSR-initiativ eller trendprognoser, lista dem tidigt för att säkra tidsplanerna.
💡 Proffstips: Använd ClickUp Forms för att samla PR-innehållsidéer från teammedlemmar eller externa partners på ett organiserat ställe – inga fler fram- och återgående e-postmeddelanden eller röriga kalkylblad.
🔍 Forskning
När du har en grov lista med idéer kan du validera och berika dem med strategisk forskning.
🛠️ Viktiga forskningsområden:
- Verifiering av evenemang: Bekräfta datum för större konferenser, temaveckor, helgdagar och rapportpubliceringar.
- Konkurrentanalys: Vilka kampanjer genomförde konkurrenterna förra året? Vilka medier rapporterade om dem? Hur kan du differentiera eller tajma dina berättelser bättre?
- Insikter om målgruppen: Använd verktyg som SparkToro eller Reddit för att se vad din målgrupp pratar om. Titta på vilken typ av innehåll de engagerar sig i – fallstudier, statistik, ledarskapsperspektiv etc.
- Mediarelevans: Skanna igenom de senaste artiklarna i dina målpublikationer. Vilka typer av pressmeddelanden, bylines eller kommentarer tar de upp?
💡 Proffstips: Skapa en mediedatabas i ClickUp med hjälp av anpassade fält för namn på mediekanal, kontaktperson, senaste pitchdatum och svarsstatus – utan behov av ett separat CRM-system.
📋 Samla innehållsidéer
Nu har du fler idéer än du realistiskt sett kan använda. Så det är dags att gruppera, tagga och strukturera dem.
🛠️ Tips för att organisera:
- Sortera efter kvartal: När är det mest lämpligt att genomföra varje kampanj? Märk idéer som Q1–Q4.
- Tilldela teman: Gruppera idéer under rubriker som Produkt, Kultur, Ledarskap, Säsongsbetonat eller Kundberättelser.
- Markera reservinnehåll: Identifiera några tidlösa idéer som du kan använda om ett större initiativ försenas eller ställs in.
- Lägg till sammanhang: Notera var varje idé kommer ifrån (t.ex. teamledare, inspiration från konkurrenter, kundberättelse) och vilket format den kan ha (pressmeddelande, presentation, artikel, evenemang etc.).
Steg 2: Kontakta intressenter för varierat innehåll
PR fungerar inte isolerat. Några av dina starkaste storyidéer kommer från andra team. Involvera därför viktiga intressenter i hela företaget (och ibland även utanför) – det är ett enkelt men effektivt sätt att hantera intressenter.
Här är de intressenter du bör ta kontakt med:
| Intressenter | Varför de är viktiga | Exempel på PR-möjligheter |
| Marknadsföringsteam | De driver kampanjer som PR kan stödja eller förstärka. | Webbseminarier, e-böcker, forskningsrapporter, influencerkampanjer, reklamlanseringar |
| Produktteam / FoU | De vet vilka produkter eller funktioner som lanseras och när | Produkt-/funktionslanseringar, innovationsuppdateringar, beta-programmeddelanden |
| Försäljning/kundframgång | De har kundberättelser och branschinsikter. | Kundcase, stora kundvinster, partnerskap, utmärkelser, mässor |
| Chefer/ledarskap | De driver tankeledarskap och företagsomfattande meddelanden | Föreläsningar, artiklar om tankeledarskap, fundraising, CSR-initiativ, investerarkommunikation |
| HR / Intern kommunikation | De hanterar interna evenemang och uppdateringar om rekrytering som påverkar arbetsgivarvarumärket. | Utmärkelser för bästa arbetsplatser, kulturberättelser, DEI-initiativ, viktiga nyanställningar |
| Externa partners | De ger möjligheter till gemensam marknadsföring och gemensam PR. | Gemensamma meddelanden, branschrapporter, delade evenemang, medieutåtriktad verksamhet via byråns insatser |
💡 Proffstips: Dela ClickUp Docs externt med visnings-/redigeringsbehörighet för att få synpunkter från intressenter eller byråer på pressmeddelanden. Använd Approvals för att slutföra meddelanden med ett klick.
Steg 3: Bestäm innehållets frekvens, schema och stil
Nu är det dags att organisera dina idéer i en fungerande tidsplan för det kommande året. Här är vad du behöver bestämma:
Innehållsfrekvens
Innan du tilldelar datum, bestäm hur ofta du vill att ditt varumärke ska vara i rampljuset. Frekvensen bör styras av:
- Mål: Om du försöker bygga upp auktoritet behöver du ett konsekvent tankeledarskap. Om det handlar om produktmedvetenhet kan din kalender fokusera på lanseringar.
- Resurser: Var realistisk när det gäller ditt teams kapacitet. Det är bättre att publicera en bra artikel i månaden än fem hastigt sammanställda.
- Kanaler: Publiceringsfrekvensen varierar mellan olika medier – mediepresentationer kan publiceras oftare än blogginlägg eller intervjuer med företagsledare.
🛠️ Några snabba tips:
- Börja i liten skala. Planera 1–2 större insatser per månad och skala sedan upp.
- Använd ett innehållstema per månad eller kvartal som vägledning för idéer (t.ex. ”Innovation i Q1”, ”Kundvinster i Q2”).
- Variera mellan krävande insatser (som pressmeddelanden) och mindre krävande insatser (som sammanfattningar på sociala medier eller citat).
Schemalägg (börja med det viktigaste, fyll sedan i luckorna)
Därefter drar du och släpper dessa idéer i din kalender. Schemaläggning hjälper dig att undvika dubbelbokade tillkännagivanden och missade mediecykler.
🛠️ Tips för att lyckas med PR-planeringen:
- Börja med de viktigaste händelserna: Planera först produktlanseringar, branschevenemang, säsongskampanjer och temadagar.
- Fyll i luckorna: Använd lugnare veckor för evergreen-berättelser, kundframgångar eller lättsamma kampanjer som snabba PR-framgångar eller korta inlägg om tankeledarskap.
- Lämna buffertveckor: Bygg in "ifall att"-tider varje kvartal för att hantera sista minuten-meddelanden, reaktiv PR eller plötsliga mediemöjligheter.
- Tilldela datum: Alla idéer behöver inte ha ett fast datum, men "TBD" (att bestämmas) är där bra planer spårar ur. Även en grov platshållare som "första veckan i april" ger ditt team något att planera utifrån.
- Balansera belastningen: Samla inte allt i en månad. Sprid ut innehållet över kalendern för att undvika utbrändhet.
Innehållsstil och kanal
Slutligen, ge varje kalenderpost ett verkligt sammanhang, eftersom ett "pressmeddelande i mars" inte räcker för att driva saker framåt.
För varje punkt, fråga dig själv:
- Vilket format ska det ha? Ska det vara ett pressmeddelande, ett blogginlägg, ett poddavsnitt, en mediepresentation eller en artikel i sociala medier?
- Vilken ton passar bäst? Är budskapet formellt och datadrivet? Eller är det informellt och berättelsedrivet?
- Var kommer den att publiceras eller marknadsföras? Kommer den att finnas på din blogg? Skickas ut som ett förslag till teknikmedier? Marknadsföras på LinkedIn eller via e-post?
Detta hjälper skribenter, designers och intressenter att samordna sig från början, utan diskussioner om tonfall eller missade distributionskanaler.
När du har fyllt i kalendern, ta ett steg tillbaka och granska den: Stöder den dina viktigaste affärsmål? Finns det en bra blandning av format? Är tidsplanerna realistiska? Dela sedan utkastet med ditt team och dina intressenter.
Verktyg för planering av PR-kalender
Att använda ett kalkylblad för din PR-kalender fungerar (i början).
Men när dina kampanjer växer, växer också de rörliga delarna. Du spårar deadlines, samordnar med olika avdelningar och hanterar innehåll över flera kanaler. Uppdateringar går förlorade och plötsligt är du osäker på vem som gör vad och när.
Det är där ett dedikerat verktyg för hantering av PR-kampanjer kan effektivisera allt – från schemaläggning till samarbete och resultatuppföljning.
Nu behöver du ClickUp för marknadsföringsteam. Det samlar hela din PR-kalender, kampanjer och teamets insatser på ett och samma ställe som är enkelt att hantera.
Så här kan denna PR-uppgiftshanteringsprogramvara hjälpa dig:
1. Planera i ClickUp-kalendern
ClickUp Calendar ger dig en centraliserad översikt över hela ditt PR-schema över veckor, månader eller hela året. Med dra-och-släpp-funktionen kan du enkelt visuellt planera produktlanseringar, pressmeddelanden, medieutåtriktade aktiviteter och evenemangskampanjer.
Vad gör den ännu bättre? Detta AI-drivna verktyg tar schemaläggningen till nästa nivå genom att:
- Automatiskt blockera fokus tid för uppgifter som skrivande, granskningar eller medieförberedelser. Om du till exempel har en release på fredag kan du skapa 2-timmars skrivblock på tisdag och onsdag.
- Omplanera deadlines när prioriteringarna ändras. Om ditt produktteam skjuter upp lanseringen av en funktion med en vecka, flyttas automatiskt alla relaterade PR-uppgifter (som granskning av pressmeddelanden, medieutåtriktad verksamhet och schemaläggning av sociala medier) utan att du manuellt behöver dra i tidslinjerna.
- Omvandla diskussionspunkter från möten, såsom "slutför presslistan för evenemanget senast den 5 mars" eller "presentera Q2-rapporten för finansiella medier", till schemalagda uppgifter, så att din kalender (och ditt team) hålls synkroniserade.
- Hantera återkommande PR-uppgifter som "Månatlig mediarapport", "Veckosökning efter omnämnanden" eller "Uppföljning av pitchar varannan vecka" med lätthet.
- Lägg lager på lager genom att överlagra olika scheman (t.ex. produktlanseringskalender, marknadsföringskampanjkalender, PR-kalender) för att upptäcka konflikter eller identifiera synergimöjligheter.
Det bästa av allt? ClickUp Calendar fungerar tillsammans med ClickUp Brain för att spara tid åt dig. Det betyder att du inte behöver leta igenom uppgifter, chattar eller dokument för att hitta vad som är nästa steg. Fråga bara: ”Vad är min högsta prioritet idag?” eller ”När är pressmeddelandets granskningssamtal?” så får du svaret direkt.
📮ClickUp Insight: 18 % av våra undersökningsdeltagare vill använda AI för att organisera sina liv genom kalendrar, uppgifter och påminnelser. Ytterligare 15 % vill att AI ska hantera rutinuppgifter och administrativt arbete.
För att göra detta måste en AI kunna: förstå prioriteringsnivåerna för varje uppgift i ett arbetsflöde, utföra nödvändiga steg för att skapa eller justera uppgifter och ställa in automatiserade arbetsflöden.
De flesta verktyg har ett eller två av dessa steg utarbetade. ClickUp har dock hjälpt användare att konsolidera upp till 5+ appar med hjälp av vår plattform! Upplev AI-driven schemaläggning, där uppgifter och möten enkelt kan fördelas till lediga tider i din kalender baserat på prioritetsnivåer. Du kan också ställa in anpassade automatiseringsregler via ClickUp Brain för att hantera rutinuppgifter. Säg adjö till stressigt arbete!
2. Brainstorma med whiteboardtavlor
ClickUp Whiteboards erbjuder ett visuellt utrymme där ditt team kan planera kampanjidéer, temadagar, produktlanseringar och mediemöjligheter – allt på ett och samma ställe.
Du kan ordna innehållsblock efter månad, kanal (media, blogg, sociala medier) eller typ (evenemang, produkt, tankeledarskap). Ännu bättre är att du kan använda former, etiketter eller färgkoder för att prioritera viktiga händelser.
- Gruppera kampanjer efter tema, till exempel produktfokus, synlighet för ledningen eller varumärkesbyggande, för att identifiera luckor i budskapet.
- Dra och släpp innehållsblock över tidslinjerna för att visualisera säsongsvariationer och undvika att flera kampanjer trängs i samma fönster.
- Länka uppgifter eller dokument direkt från whiteboardtavlan så att ditt team kan gå från brainstorming till genomförande utan att byta verktyg.
- Bjud in medarbetare från olika avdelningar (marknadsföring, ledning, produkt) för att diskutera och komma överens om prioriteringar innan tidsplanen fastställs.
- Utveckla mediepresentationskartor: Utforma visuella strategier för olika vinklar på berättelsen och rikta in dig på journalister eller medier för varje vinkel.
- Skissa på krisberedskapsplaner: Använd det flexibla utrymmet för att brainstorma potentiella krisscenarier och kartlägga responsflöden och ansvarsområden.
- Skapa kartor över intressenter: Visualisera viktiga interna och externa intressenter för en kampanj och planera skräddarsydda kommunikationsstrategier.
Fånga medieinsikter direkt
Låt ClickUp AI Notetaker fånga upp varje detalj under medieintervjuer och PR-teammöten. Den transkriberar automatiskt konversationer, markerar viktiga åtgärdspunkter och skapar uppföljningsuppgifter direkt från dina diskussioner.
När journalisten nämner en specifik vinkel som de är intresserade av eller ditt team kommer på en aktuell nyhetsvinkel, kommer du aldrig att förlora dessa insikter igen – de sparas, organiseras och är redo att införlivas i din PR-kalender.
3. Spara forskning och innehållsidéer i dokument
När dina kampanjidéer har visualiserats är nästa steg att omvandla kaoset till struktur. Och finns det något bättre sätt att göra det än med ClickUp Docs?
Skapa ett dokument för varje månad, kampanj eller tema, till exempel "Produktlansering Q2" eller "Oktoberkampanj". I dokumentet kan du spara utkast till meddelanden, pressmeddelanden, relevanta nyhetsartiklar, mediemål, säsongsbetonade nyheter och tidigare kampanjresultat.
Skapa en central PR-handbok: Använd Docs för att skapa och underhålla ett levande arkiv för varumärkesbudskap, viktiga diskussionspunkter, standardtexter och protokoll för kriskommunikation, så att hela teamet kan arbeta på ett enhetligt sätt.
Utveckla analysrapporter efter kampanjen: Strukturera detaljerade kampanjrapporter i Docs, bädda in diagram, länka till instrumentpaneler eller bifoga prestationsdata för att dela PR-resultat på ett effektivt sätt.
Dra nytta av versionshistoriken: Spåra alla ändringar som gjorts i pressmeddelanden, meddelandedokument eller strategidokument, så att du kan återgå till tidigare versioner om det behövs.
Använd relationslänkar: Koppla dokument direkt till specifika uppgifter, kampanjer, listor eller kalenderhändelser. Länka till exempel dokumentet ”Pressmeddelande om händelse under Q3” till kampanjuppgiften ”Branschevenemang under Q3” för omedelbar kontextuell åtkomst.
💡 Proffstips: Använd ClickUp Brain för att förvandla grova anteckningar till polerat PR-innehåll.
Du kan be den att skriva en snabb kampanjöversikt för din produktlansering under andra kvartalet baserat på anteckningar och meddelanden som lagrats i ditt dokument. Eller klistra in en artikel eller trendrapport och be Brain att föreslå vinklar eller rubrikidéer som är skräddarsydda för ditt varumärke.
4. Sätt upp och nå dina PR-mål med ClickUp Goals
Visa den verkliga effekten av dina PR-insatser. Med ClickUp Goals kan du:
- Definiera tydliga mål: Sätt upp specifika, mätbara mål för dina kampanjer, till exempel ”Uppnå 20+ medieplaceringar för lanseringen under tredje kvartalet” eller ”Öka positiva omnämnanden av varumärket med 15 %”.
- Dela upp i delmål: Dela upp dina huvudmål i mindre, hanterbara ”delmål” som kan vara numeriska, monetära eller till och med uppgiftsbaserade (t.ex. ”Säkra 5 intervjuer”, ”Publicera 3 artiklar med namnteckning”).
- Följ framstegen visuellt: Övervaka i realtid hur dina insatser bidrar till de övergripande målen, vilket gör det enkelt att rapportera om PR-avkastningen och hålla teamet motiverat.
- Länk till arbetet: Koppla mål och målsättningar direkt till de uppgifter och listor där arbetet utförs, så att du säkerställer samstämmighet mellan dagliga aktiviteter och strategiska resultat.
5. Effektivisera arbetsflöden med ClickUp Automations
Med ClickUp Automations kan du koppla samman varje steg i ditt PR-arbetsflöde. Här är några exempel på hur du kan automatisera din PR-kalender för bästa kampanjresultat:
| Trigger | Automatiseringsåtgärd |
| En ny kampanjuppgift skapas (t.ex. "Produktlansering"). | Tilldela automatiskt uppgifter till relevanta avdelningar och team |
| Uppgiftsstatus ändras till "Godkänd" | Skapa en uppföljningsuppgift som heter "Distribuera till media" och tilldela den till PR-chefen. |
| Uppgiftens förfallodatum uppdateras | Flytta automatiskt alla relaterade deluppgifters förfallodatum i enlighet med detta. |
| En deluppgift (t.ex. ”Utkast till blogginlägg”) markeras som slutförd. | Lägg upp en kommentar som ”Innehållet är klart – gå vidare till visuell design”. |
| Återkommande uppgift (t.ex. månatlig PR-sammanfattning) skapas | Tilldela automatiskt till PR-ansvarig och ställ in deluppgifter med deadlines för skrivande, redigering och granskning. |
6. Koppla ihop ditt ekosystem med ClickUp-integrationer
ClickUp samlar många verktyg, men fungerar också bra tillsammans med andra. Förbättra dina PR-aktiviteter genom att integrera ClickUp med:
- Verktyg för mediebevakning (t.ex. Meltwater, Brandwatch via Zapier/API): Automatisera skapandet av uppgifter i ClickUp när nya relevanta medieomnämnanden eller varningar identifieras.
- Källförfrågningstjänster (t.ex. HARO, Qwoted, SourceBottle): Effektivisera din jakt på mediemöjligheter. Genom att vidarebefordra dagliga sammanfattningar från tjänster som HARO till en dedikerad ClickUp-e-postadress (med hjälp av e-post i ClickUp eller ett verktyg som Zapier) kan du automatiskt skapa uppgifter för varje förfrågan. Förfina detta ytterligare genom att använda automatiseringsverktyg för att analysera e-postmeddelanden efter nyckelord som är relevanta för dina kunder eller din bransch, och tilldela dem sedan till rätt teammedlem för presentation.
- Verktyg för hantering av sociala medier (t.ex. Hootsuite, Buffer): Koordinera spridningen av PR-framgångar i sociala medier genom att länka samman uppgifter och dela uppdateringar.
- Molnlagring (Google Drive, Dropbox, OneDrive): Bifoga och få enkelt tillgång till mediekit, bilder, videor och andra viktiga PR-resurser som lagras i din favoritmolnlösning.
Din PR-teams enda källa till sanning!
Samla varumärkesriktlinjer, krisplaner, kampanjkunskap och medieinsikter. Hitta, tillämpa och utveckla strategiskt berättelser direkt med ClickUp Knowledge Management.
Smartere PR: all kunskap, briljant organiserad, på ett och samma ställe.
7. Spara tid med mallar för PR-kalendrar
Om allt detta låter bra men du inte är säker på var du ska börja din PR-planering, har ClickUp färdiga mallar för pressmeddelanden som ger dig en färdig struktur för att enkelt planera, utarbeta och distribuera meddelanden. Du kan också använda mallar för PR-scheman för att planera kampanjer, deadlines och medieutåtriktad verksamhet – allt i en organiserad tidslinje.
ClickUp PR-kampanjmallen är utformad för att stödja det snabba och tvärfunktionella arbetet inom PR. Den hjälper dig att gå från kampanjplanering till lansering och resultatuppföljning – allt inom ett anpassningsbart arbetsområde.
Mallen erbjuder:
- Anpassade statusar som "Utkast", "Klar för granskning" och "Publicerad" för att spåra PR-kampanjens faser.
- Vyer anpassade efter PR-behov, såsom listvy för hantering av innehållsflöden, tavelvy för brainstorming och kalender- eller Gantt-vy för att kartlägga tidslinjer och undvika överlappningar mellan kampanjer.
- Anpassade fält för att organisera kampanjer efter viktiga PR-kriterier, såsom distributionskanal (pressmeddelande, sociala medier, nyhetsbrev), typ av medielista (teknik, livsstil, regional) eller kampanjprioritet (hög synlighet kontra varumärkeskännedom).
💡 Proffstips: Skapa anpassade PR-dashboards som visar kampanjstatistik, medieplaceringar och kommande deadlines på ett överskådligt sätt. Övervaka KPI:er, spåra journalisters engagemang och dela framsteg med intressenter genom fokuserade, datadrivna vyer som eliminerar rapporteringsarbete.
Men om du hanterar flera kampanjer samtidigt och behöver en mer övergripande bild för att organisera allt från början till slut, kan du använda en mall för PR-planering.
ClickUps mall för PR-planering är din allt-i-ett-kommandocentral för att driva smarta, effektiva PR-kampanjer. Med den här mallen kan du sätta upp tydliga mål för varje kampanj, organisera uppgifter och tidsplaner samt samarbeta med teammedlemmar och intressenter utan förvirring.
Dessutom ger den dig 14 olika vyer så att du kan se din PR-plan från alla möjliga vinklar:
- Ny listvy: Se alla nya, oassignerade PR-uppgifter för att börja planera din kampanj.
- Lista över pågående uppgifter: Kontrollera snabbt vad som för närvarande arbetas med och av vem.
- För publiceringslista: Spåra uppgifter som är klara eller nästan klara att publiceras.
- Board View: Flytta uppgifter visuellt mellan olika stadier, till exempel från "Utkast" till "Publicerad".
- Chattsvy: Diskutera uppgifter och uppdateringar eller brainstorma idéer direkt med ditt team.
Övervinna utmaningar i hanteringen av PR-kalendern
Även den bästa PR-kalendern kan hamna ur kurs. Här är en snabbguide till vanliga fallgropar och hur du undviker dem.
1. Överbelasta inte kalendern (och teamet)
Det är lätt att bli överambitiös och fylla kalendern med en rad ambitiösa PR-aktiviteter. En överfylld kalender kan dock leda till utbrändhet och slarvigt utförande.
För att förhindra detta:
✅ Var realistisk när det gäller hur mycket ditt team kan hantera utan att bli utbränt. Var också uppmärksam på varningssignaler som frekvent övertid eller uteblivna planeringsmöten.
✅ Prioritera skoningslöst. Fokusera på kampanjer som måste lyckas och skjuta upp eller släpp de som har liten effekt.
✅ Anpassa din kalender utifrån teamets kapacitet och förändringar i realtid.
💡 Proffstips: ClickUps arbetsbelastningsvy hjälper dig att se vem som är överbelastad och vem som har kapacitet, så att du kan fördela ansvaret för pressmeddelanden eller evenemangsförberedelser på ett rättvist sätt utan att överbelasta teamet.
2. Otillräcklig flexibilitet
Att behandla din kalender som huggen i sten kan slå tillbaka. Inom PR kan oväntade nyheter göra ditt innehåll irrelevant om du inte anpassar dig snabbt.
För att förhindra detta:
✅ Lämna tid för oförutsedda händelser eller nyheter
✅ Ha reservinnehåll redo ifall något skulle gå snett (t.ex. ett blogginlägg om ett evenemang ställs in).
✅ Granska din kalender regelbundet – veckovisa kontroller fungerar bra för att justera den utifrån nya utvecklingar.
3. Håll kalendern uppdaterad
Vissa team skapar en bra årlig PR-kalender men uppdaterar den inte. Uteblivna incheckningar och föråldrad information gör den opålitlig, och snart använder ingen den längre.
För att förhindra detta:
✅ Utse en kalenderansvarig (vanligtvis PR-chefen) som håller den uppdaterad och samlar in synpunkter från teamet.
✅ Skapa en veckorutin för att granska kommande uppgifter, markera slutförda uppgifter och omplanera vid behov.
✅ Utbilda alla i att uppdatera sina uppgifter, statusändringar, datumförändringar etc.
💡 Proffstips: Automatisera repetitiva PR-uppgifter som att skicka påminnelser, uppdatera kampanjstatus eller meddela teammedlemmar när ett pressmeddelande är klart för granskning.
Skapa en PR-kalender som faktiskt fungerar med ClickUp
Att skapa och hantera en PR-kalender kan verka som mycket arbete i början, men vinsten är enorm. Med en tydlig färdplan håller ditt team samma linje, deadlines hålls och dina berättelser når rätt målgrupp varje gång.
Och med ClickUp blir hela processen enklare, snabbare och mer samarbetsinriktad. Från visuell brainstorming med whiteboards till att organisera innehållsidéer i Docs, schemalägga kampanjer med AI-driven kalender och automatisera repetitiva uppgifter – ClickUp samlar alla delar av ditt PR-arbetsflöde i en kraftfull plattform.
Är du redo att effektivisera din PR-kalender?
Registrera dig för ClickUp idag! 🙌