Kalkylblad eller arbetsytor? Det är den verkliga frågan.
Vissa svär vid Excel och bygger komplexa finansiella modeller och automatiserar rapporter med formler som de praktiskt taget har memorerat. Andra föredrar Notion, där anteckningar, uppgifter och databaser finns på ett och samma ställe, utan ändlösa rader och kolumner.
Båda verktygen hanterar data, organisation och samarbete – men på helt olika sätt. Det ena är byggt för att bearbeta siffror, det andra för att koppla samman idéer.
Så, när du jämför Notion och Microsoft Excel, vilket är bäst? Låt oss ta reda på det. ⚖️
🚀 Bonus: För ett tredje och bättre (enligt vår mening) alternativ, prova ClickUp. ClickUps tabellvy är ditt teams egen AI-drivna dynamiska kalkylblad, realtidskommunikationsapp och projekt- och kunskapshanteringslösning i ett.
Men först, låt oss dyka in i jämförelsen mellan Notion och Microsoft Excel!
⏰ 60-sekunderssammanfattning
Både Notion och Microsoft Excel har unika styrkor och tjänar olika syften. Här är en sammanfattning av vad varje verktyg är bäst på:
- Notion: Perfekt för team som behöver en flexibel arbetsyta för att hantera projekt, dokumentera information och skapa anpassade databaser.
- Excel: Perfekt för hantering av stora datamängder, komplexa beräkningar och visualisering av data med pivottabeller och diagram.
ClickUp hjälper team och företag som söker en enhetlig lösning som förenar det bästa av två världar med:
- Uppgifter för att förenkla uppgiftshanteringen genom att tilldela, prioritera och spåra uppgifter
- Anpassade fält för att personalisera uppgifter genom att lägga till specifika data för bättre organisation
- Tabellvy för att effektivisera projektuppföljningen i en flexibel vy som liknar ett kalkylblad.
- Brain för att öka produktiviteten med AI-drivna insikter som kopplar samman uppgifter, människor och kunskap i hela organisationen.
- Docs för att samarbeta på omfattande, dynamiska dokument som integreras direkt med uppgifter och arbetsflöden
- Automatiseringar för att spara tid genom att automatisera repetitiva uppgifter och arbetsflöden
Vad är Notion?
Notion är en mångsidig, allt-i-ett-plattform som kombinerar antecknings-, projektlednings- och databasfunktioner. Den låter dig organisera, samarbeta och hantera uppgifter på ditt eget unika sätt.
Du kan skapa omfattande dokument, kunskapsbaser och wikis samtidigt som du spårar projekt med anpassade vyer som listor, tavlor och kalendrar.
Dessutom erbjuder det inbyggd Notion AI som hjälper dig att skriva, sammanfatta och hitta information direkt. Tänk på det som en ersättning för Google Docs, Trello och Confluence – fast mer flexibelt och anpassat efter hur du arbetar.
Notions funktioner
Notion är en helt anpassningsbar arbetsyta som formar sig efter dina behov. Istället för att tvinga dig in i en rigid struktur låter den dig bygga arbetsflöden som matchar hur du tänker och arbetar. Låt oss titta på några funktioner i detalj. 👇🏼
Funktion nr 1: AI-driven assistans
Notion AI är inbyggt direkt i Notion, vilket gör projektledningen mer effektiv. Det hämtar information från externa verktyg som Slack och Google Drive, så att du kan hitta svar utan att behöva växla mellan appar.
Behöver du skapa innehåll? Använd Notion AI för att skriva, redigera och förfina ditt arbete. Det omvandlar också stora databaser till användbara insikter och förbättrar dokumentationen med automatiskt genererade diagram och flödesscheman, vilket hjälper team att arbeta smartare och fatta datadrivna beslut snabbare.
💡 Proffstips: Notion-sidor kan kännas som att bläddra igenom en roman. Lägg till en innehållsförteckning högst upp så att du (och ditt team) kan hoppa direkt till det som är viktigt.
Funktion nr 2: Anpassade databaser och vyer
Notions databassystem erbjuder full kontroll över organisation och layout, så att du kan skapa anpassade utrymmen för projekt, uppgifter eller kunskapsbaser.
Varje databaspost fungerar som en sida, vilket innebär att du kan bifoga dokument, lägga till deluppgifter och länka relaterat innehåll. Du kan välja mellan Notion-mallar eller flera vyer, till exempel tabeller för detaljerad spårning, Kanban-tavlor för arbetsflödeshantering, kalendrar för deadlines och gallerier för visuell organisering. Växla enkelt mellan dessa vyer för att byta perspektiv.
💡 Proffstips: Vill du arbeta snabbare? Lär dig Notions kortkommandon. Här är en kort sammanfattning för allmän navigering:
Bakåt och framåt: Ctrl + [ (bakåt) / Ctrl + ] (framåt)
Ny sida: Ctrl + N (Windows) / Cmd + N (Mac)
Öppna ett nytt fönster: Ctrl + Skift + N / Cmd + Skift + N
Gå till senaste sidan: Ctrl + P / Cmd + P
Funktion nr 3: Integrerad projektledning
Projektledningsverktyget Notion skapar uppgifter, tilldelar deadlines, sätter prioriteringar och spårar framsteg med olika vyer. Till skillnad från rigida projektledningsprogram låter Notion dig bygga arbetsflöden som passar ditt teams processer.
Anpassning är nyckeln. För att matcha ditt arbetsflöde kan du skapa prioritetsetiketter, statustaggar och beroenden. Automatiseringar hanterar repetitiva uppgifter som att uppdatera status, logga felrapporter eller generera dokumentöversikter så att du kan fokusera på det som är viktigt. Det är enkelt att registrera inmatningar med inbyggda formulär som matas direkt in i dina arbetsflöden.
Priser för Notion
- Gratis
- Plus: 12 $/månad per användare
- Företag: 18 $/månad per användare
- Företag: Anpassad prissättning
- Notion AI: Lägg till i valfri plan för 10 USD/månad per användare
🔍 Visste du att? Notion grundades av Ivan Zhao, Chris Prucha, Jessica Lam, Simon Last och Toby Schachman 2013.
Vad är Microsoft Excel?
Microsoft Excel är ett kraftfullt kalkylbladsprogram för organisering, analys och visualisering av data.
Med dess rutnätsbaserade struktur kan du mata in text, siffror och formler för att utföra beräkningar, hantera ekonomi, spåra lager och skapa diagram och grafer.
Excel används i många branscher och är ett viktigt verktyg för uppgifter som redovisning, teknik och affärsanalys, vilket gör datahanteringen mer effektiv och insiktsfull.
Microsoft Excel-funktioner
Microsoft Excel är ett kraftfullt verktyg för dataanalys, automatisering och visualisering. Med dess kalkylbladsmallar kan du spåra utgifter, hantera lager eller analysera finansiella data.
Låt oss titta närmare på dess funktioner. ⛏️
Funktion nr 1: Formler och funktioner
Excel har över 400 inbyggda funktioner som underlättar beräkningar, dataanalys och automatisering. Behöver du en snabb summa? Använd "SUM". Vill du tillämpa logik? "IF" hjälper dig. Söker du efter specifika data? "VLOOKUP" gör jobbet.
För mer avancerade uppgifter ger "XLOOKUP", "INDEX/MATCH" och "ARRAY FORMULAS" dig ännu större kontroll över stora datamängder. Du kan också kombinera flera funktioner i kapslade formler, vilket effektiviserar komplexa beräkningar i ett enda steg.
Funktion nr 2: Villkorlig formatering
Villkorlig formatering gör det enkelt att upptäcka trender och viktiga insikter genom att ändra cellernas utseende baserat på specifika kriterier. Du kan använda färgskalor för att markera värdeintervall, datarader för snabba jämförelser eller ikoner för att markera viktiga datapunkter.
Markera till exempel försenade uppgifter med rött, markera de mest framgångsrika försäljningsregionerna med grönt eller använd pilar för att spåra vinstförändringar. Denna kraftfulla teknik kan göra instrumentpaneler, finansiella rapporter och resultatuppföljning i tabellmallar mer visuella och insiktsfulla.
💡 Proffstips: Håll dina data rena med datavalidering. Ställ in regler så att endast giltiga inmatningar tillåts – till exempel rullgardinslistor för fördefinierade alternativ – så slipper du oavsiktliga stavfel.
Funktion nr 3: Pivottabeller och diagram
Pivottabeller hjälper dig att omvandla rådata till tydliga, användbara insikter genom att sammanfatta, filtrera och organisera information. Gruppera data efter kategorier, beräkna totaler och genomsnitt och skapa anpassade beräkningar – allt utan att skriva komplexa formler.
Kombinera dem med pivottabeller för att omedelbart visualisera trender med stapeldiagram, cirkeldiagram eller linjediagram. Behöver du förfina din analys? Dra och släpp bara fält, så uppdaterar Excel allt automatiskt. Med Slicers och Timelines kan du filtrera data interaktivt, vilket gör realtidsanalysen ännu smidigare.
Priser för Microsoft Excel
- Personligt: 9,99 $/månad per användare
- Familj: 12,99 $/månad per användare
- Business Basic: 7,20 $/månad per användare
- Business Standard: 15,00 $/månad per användare
- Business Premium: 26,40 $/månad per användare
- Appar för företag: 9,90 $/månad per användare
📖 Läs också: Alternativ till Microsoft Excel
Notion och Microsoft Excel: jämförelse av funktioner
Notion och Microsoft Excel erbjuder unika fördelar men tjänar olika syften. Medan Notion är utmärkt för dokumentation, databaser och projektledning, möjliggör Excel avancerade beräkningar, analyser och rapportering.
Här är en tabell som jämför dessa datahanteringsverktyg för att hjälpa dig att välja snabbare. 📊
| Funktion | Notion | Microsoft Excel |
| Primär användning | Anteckningar, databaser, projektledning | Dataanalys, beräkningar och finansiell modellering |
| Datastruktur | Block (text, tabeller, databaser, media) | Rutnätbaserat (celler, rader, kolumner) |
| Databasfunktioner | Relationella databaser och länkade poster | Tabelldata och pivottabeller |
| Formler och funktioner | Grundläggande formler i databaser | Avancerade matematiska och statistiska funktioner |
| Anpassning | Mycket anpassningsbart med mallar och dra-och-släpp-block | Anpassade formler, makron och VBA-skript |
| Samarbete | Redigering, kommentarer och behörigheter i realtid | Samarbete i realtid med OneDrive; begränsade kommenteringsfunktioner |
| Automatisering | Grundläggande automatisering med integrationer | Avancerad automatisering med Power Query, VBA och makron |
| Visualisering | Enkla tabeller, Kanban, kalender och gallrivyer | Diagram, grafer, villkorlig formatering |
| Integration | Integreras med Slack, Zapier och Google Kalender | Integreras med Microsoft 365, Power BI och andra externa databaser. |
| Offlineåtkomst | Begränsad offlinefunktionalitet | Fullständig offlineåtkomst |
| Fillagring | Molnbaserad lagring | Lokal och molnbaserad lagring |
| Bäst för | Kunskapshantering, projektuppföljning och dokumentation | Finansiell analys, datamodellering och rapportering |
Funktion nr 1: Databashantering
Båda verktygen organiserar strukturerade data, men har mycket olika tillvägagångssätt:
Notion
Notion behandlar databaser som flexibla innehållssamlingar, vilket gör det möjligt för användare att länka poster, skapa olika vyer som Kanban, kalender, lista och tabell samt bädda in rich media. Det är utmärkt för projektledning, kunskapsbaser och organisering av strukturerad information med relationsdatabasfunktioner.
Det saknar dock avancerade funktioner för datahantering.
Microsoft Excel
Excel är utvecklat för strukturerade data och erbjuder kraftfulla verktyg som pivottabeller, filtrering och sortering. Det har avancerade formelfunktioner och automatisering via makron, vilket gör det idealiskt för datatunga uppgifter.
Excel-projektledning erbjuder dock inte samma enkelhet när det gäller att länka relaterade poster mellan flera ark som Notion.
🏆 Vinnare: Microsoft Excel för djupgående datahantering och analys.
🔍 Visste du att? På 1980-talet föddes datalager, vilket gjorde det möjligt för företag att analysera stora datamängder istället för att bara lagra dem. Detta banade väg för modern affärsintelligens.
Funktion nr 2: Samarbete
Notion och Excel stöder teamsamarbete, men på olika sätt:
Notion
Notion är utformat för samarbete i realtid. Det gör det möjligt för flera användare att redigera databaser, kommentera objekt och spåra ändringar utan problem. Det erbjuder också detaljerade åtkomstkontroller, vilket gör det enkelt att hantera behörigheter för olika teammedlemmar.
Microsoft Excel
Excel:s integration med Microsoft 365 möjliggör molnbaserad samredigering, men versionskonflikter kan uppstå med komplexa kalkylblad. Även om det erbjuder kommentarer och spårning av ändringar är samarbetet inte lika smidigt som i projektledningsverktyg som Notion.
🏆 Vinnare: Notion för realtidssamarbete, bättre behörighetskontroller och ett användarvänligt gränssnitt.
Funktion nr 3: Automatisering och integrationer
Så här konkurrerar verktygen inom automatisering:
Notion
Notion erbjuder grundläggande automatisering genom integrationer med Zapier, Make och Notion API. Även om det är användbart för att länka till andra appar är dess automatiseringsfunktioner relativt begränsade och bygger främst på tjänster från tredje part.
Microsoft Excel
Excel utmärker sig (ordvits avsedd) inom automatisering, med inbyggda funktioner som makron, VBA-skript och Power Query för hantering av komplexa beräkningar och datatransformation. Det integreras också djupt med Microsoft Power Automate och Power BI, vilket gör det mycket mångsidigt.
🏆 Vinnare: Microsoft Excel för avancerade automatiserings- och skriptfunktioner.
🔍 Visste du att? År 2025 beräknas den globala datamängden öka till 181 zettabyte. Den ökande användningen av IoT-enheter, realtidsdatabehandling och molnbaserad lagring driver denna tillväxt. För att sätta det i perspektiv motsvarar en zettabyte en sextillion byte (1 000 000 000 000 000 000 000 byte), eller motsvarande lagring av 250 miljarder DVD-skivor.
Notion vs. Microsoft Excel på Reddit
Vi vände oss till Reddit för att se vad användarna hade att säga om Notion och Excel, och slutsatsen är... ja, det beror på vad du behöver.
Här är vad en användare hade att säga om flexibiliteten i Notion:
Notion har egentligen inga ”celler” – det finns inga x:y-koordinater som i ett kalkylblad. Notion har databaser, där varje rad kan ha en datamängd för sina egenskaper. Det innebär att du inte enkelt kan göra cell- eller intervallberäkningar, men du får fördelarna med en databas, såsom flexibilitet i datavisningen.
Notion har egentligen inga ”celler” – det finns inga x:y-koordinater som i ett kalkylblad. Notion har databaser, där varje rad kan ha en datamängd för sina egenskaper. Det innebär att du inte enkelt kan göra cell- eller intervallberäkningar, men du får fördelarna med en databas, såsom flexibilitet i datavisningen.
Vissa användare väljer Excel för dess avancerade funktioner:
Notion blir mycket långsamt med databaser som innehåller fler än några hundra objekt. Och det är inte lika flexibelt som Excel när det gäller ekvationer och att flytta data. Jag tror inte att Notions databaser är avsedda att ersätta Excel-kalkylblad.
Notion blir mycket långsamt med databaser som innehåller fler än några hundra poster. Det är inte heller lika flexibelt som Excel när det gäller ekvationer och flyttning av data. Jag tror inte att Notions databaser är avsedda att ersätta Excel-kalkylblad.
Andra användare föredrog Notion:
Den främsta anledningen till att jag använder [Notion] istället för Excel är att det är en riktig databas, medan Excel inte är en databas och det i allmänhet är ett misstag att använda det på det sättet. Anledningar till att du kanske vill använda Excel istället är om du behöver göra formler med hjälp av godtyckliga celler istället för att bara ha en vanlig lista med databasrader, eller om du verkligen är beroende av möjligheten att skapa diagram.
Den främsta anledningen till att jag använder [Notion] istället för Excel är att det är en riktig databas, medan Excel inte är en databas och det i allmänhet är ett misstag att använda det på det sättet. Anledningar till att du kanske vill använda Excel istället är om du behöver göra formler med hjälp av godtyckliga celler istället för att bara ha en vanlig lista med databasrader, eller om du verkligen är beroende av möjligheten att skapa diagram.
🧠 Rolig fakta: På 1950-talet hanterade företag data med hjälp av hålkort och magnetband. Om du tappade bort ett kort kunde du bokstavligen förlora en del av din databas.
Upptäck ClickUp – det bästa alternativet till Notion och Microsoft Excel
Excel hanterar dataanalys, medan Notion är utmärkt för dokumentation. Att använda båda eller var och en av dem kan dock fragmentera arbetsflöden, hindra samarbete och skapa ineffektivitet över tid.
Det är här ClickUp sticker ut. 🤩
ClickUp är den kompletta appen för arbete som kombinerar projektledning, kunskapshantering och chatt, allt drivet av AI som hjälper dig att arbeta snabbare och smartare.
I stället för att tvinga företag att sammanfoga olika system centraliserar det alla aspekter av arbetet i en enda, enhetlig miljö.
Låt oss förstå varför det är det bästa alternativet till både Notion och Excel tillsammans! 👀
ClickUps fördel nr 1: Uppgiftshantering
ClickUp Tasks
ClickUp erbjuder ett strukturerat system för uppgiftshantering som stöder både enkla och komplexa arbetsflöden.
ClickUp-uppgifter är byggstenarna i varje projekt och håller arbetet organiserat och framstegen transparenta. Dela upp uppgifter i deluppgifter, tilldela dem till specifika teammedlemmar och prioritera utifrån projektkraven.
Ett marknadsföringsteam som planerar en produktlansering kan till exempel använda ClickUp Tasks för att hålla ordning. De kan dela upp lanseringen i deluppgifter – innehållsskapande, annonsdesign och e-postkampanjer – tilldela ansvar och sätta deadlines.
Beroendespårning säkerställer att e-postkampanjen inte skickas ut innan landningssidan är klar, medan framstegsindikatorer håller alla uppdaterade.
ClickUp anpassade fält
Vill du ha mer specifika uppgifter? Lägg till ClickUp Custom Fields.
Med anpassade fält kan team lägga till specifika datatyper – text, siffror, datum och rullgardinsmenyer – direkt till uppgifter, vilket gör projekten organiserade och genomförbara.
Ett säljteam som hanterar leads kan till exempel använda rullgardinsmenyer för att spåra affärsstadier, datumfält för påminnelser om uppföljning och nummerfält för att övervaka intäktsprognoser. Denna strukturerade metod säkerställer bättre organisation, ansvarsskyldighet och spårning av pipeline i realtid.
ClickUp tabellvy
Vill du visualisera ditt arbetsflöde? Använd ClickUp Table View.
Tabellvyn ger dig en bekant layout i kalkylbladsstil med flexibilitet att spåra uppgifter, deadlines och viktiga mätvärden – allt i realtid. Du kan anpassa kolumner, sortera data och tillämpa filter för att fokusera på det som är viktigast. Denna vy kombinerar Google Sheets och Excels analytiska precision med uppdateringar i realtid för smidig samverkan.
Ett HR-team kan till exempel använda tabellvyn för att spåra jobbsökande, sortera kandidater efter intervjustadie och filtrera efter de bästa kvalifikationerna. När rekryteringscheferna ger feedback uppdateras tabellen omedelbart, vilket säkerställer en smidig och organiserad rekryteringsprocess.
⚙️ Bonus: Förstå hur produktcheferna på ClickUp använder ClickUp för att hjälpa dig att effektivisera roadmaps, prioritera funktioner och samarbeta smidigt.
ClickUps fördel nr 2: Dokumentation
När du jämför ClickUp och Notion hanterar ClickUp anteckningar samtidigt som det passar perfekt in i ditt arbetsflöde.
ClickUp Docs
Med ClickUp Docs kan du skapa, dela och uppdatera omfattande dokument, wikis och kunskapsbaser i realtid. Du kan lägga till inbäddade rich media-objekt, tabeller och kodsnuttar, vilket gör dem lämpliga för mötesanteckningar, projektbeskrivningar och teknisk dokumentation.
Med allt sammankopplat i ClickUp kan du länka dokument med uppgifter för att centralisera allt ditt arbete och lägga till widgets för att uppdatera arbetsflöden, justera projektstatus, tilldela uppgifter och mycket mer.
Ett produktutvecklingsteam kan till exempel använda Docs för att utarbeta funktionsspecifikationer, bädda in designmodeller och länka direkt till relaterade uppgifter. Detta gör att ingenjörer, designers och intressenter kan samarbeta på ett effektivt sätt, med uppdateringar i realtid och smidig samverkan.
ClickUp Brain
Men det som verkligen lyfter dokumentationen är ClickUp Brain, en kraftfull, integrerad AI-driven assistent som gör det enkelt att organisera och hämta information.
Dess AI-drivna sammanfattningar hjälper dig att omedelbart omvandla långa dokument till viktiga slutsatser, vilket sparar tid vid granskningen. Smarta sökfunktioner låter dig hitta relevant innehåll i uppgifter, dokument och projekt utan att behöva gräva igenom oändliga filer. Och om du behöver förfina din dokumentation hjälper AI Writer dig att förbättra tydligheten, strukturen och formateringen på några sekunder.
Till exempel utarbetar en projektledare en detaljerad plan i ClickUp Docs och bäddar in diagram och kodsnuttar. Brain genererar en sammanfattning och lyfter fram viktiga milstolpar för snabb samordning inom teamet. Allteftersom projektet utvecklas förfinar AI Writer uppdateringarna, medan smart sökning säkerställer omedelbar tillgång till relevant information.
ClickUps fördel nr 3: Automatiseringar
ClickUp Automations
Trött på repetitiva uppgifter? Med ClickUp Automations kan du skapa regler som utlöser specifika åtgärder baserat på definierade villkor.
Du hanterar till exempel en process för godkännande av innehåll med Docs. Istället för att manuellt uppdatera status och meddela berörda parter kan du ställa in en automatisering så att när ett dokument flyttas från "Utkast" till "Under granskning" tilldelar ClickUp det automatiskt till redaktören och skickar ett meddelande.
Dessutom kopplar ClickUp Integrations dig till tredjepartsappar som Slack, Google Drive, GitHub och Zoom så att du kan samla allt på en och samma sida. Du kan använda ClickUps Zapier-integration för att göra detta enkelt!
📮 ClickUp Insight: Team med låg prestanda är fyra gånger mer benägna att använda mer än 15 verktyg, medan team med hög prestanda upprätthåller effektiviteten genom att begränsa sin verktygslåda till nio eller färre plattformar.
Vad sägs om att använda en enda plattform? ClickUp, den kompletta appen för arbete, samlar dina uppgifter, projekt, dokument, wikis, chattar och samtal på en enda plattform, komplett med AI-drivna arbetsflöden.
ClickUp är utmärkt på det som Notion inte kan göra
Nu när vi har diskuterat alla möjligheter i debatten mellan Notion och Microsoft Excel, har du gjort ditt val?
Notion är mycket flexibelt men saknar komplex dataanalys. Excel är utmärkt för avancerad datavisualisering, men har svårt med samarbete.
Vi föreslår alternativ C (lickUp)!
Som den ultimata appen för arbete erbjuder den AI-drivna insikter med ClickUp Brain, kraftfull datahantering med Table View och detaljerad projektledning med Tasks. ClickUp Docs möjliggör smidigt samarbete på dokument, och ClickUp Automations hjälper dig att effektivisera repetitiva uppgifter.
Så varför vänta? Registrera dig gratis på ClickUp idag! ✅