Du läser den här bloggen, vilket betyder att du antingen använder Notion AI för att ta mötesanteckningar, förbereda en Wiki, hantera dina projekt eller känner till det.
Notion har en stor skara fans tack vare sina mångsidiga funktioner och har blivit ett populärt verktyg för 30 miljoner användare. Medan du nickar instämmande, har du hört talas om Notion AI?
Det är Notion, men bättre – med mer kraft och automatisering. Notion AI är öppet för alla användare, så det finns ingen anledning att inte prova AI-funktionen.
Innan du bestämmer vilka AI-funktioner som ska vara dina favoriter, låt oss börja med att lära oss mer om Notion AI.
Under tiden kommer vi att beröra hur du använder Notion AI effektivt, de bästa Notion-mallarna, begränsningarna med Notion AI och ett kraftfullt alternativ till Notion som du bör överväga.
Vad är Notion AI?
Notion AI är en intelligent assistent med AI-funktioner som hjälper dig att slutföra ditt arbete snabbare och bli mer produktiv.
Låt oss föreställa oss att du skapar en disposition för ditt blogginlägg.
Ge Notion AI detaljerad information om vad du vill uppnå med bloggen och vilken målgrupp du riktar dig till. Öppna Notion AI så får du en översikt som du kan dela med ditt team direkt.
Ser du vad som hände där?
Du har påskyndat skrivprocessen – du behöver inte lägga ner timmar på research för att identifiera de viktigaste punkterna i dispositionen. Häll i dina tankar och utnyttja Notion AI för att göra grovjobbet.
Funktioner i Notion AI
Vi berörde kraften i AI-funktionerna i föregående avsnitt; låt oss dyka djupare och utforska de återstående funktionerna.
Sammanfattare
Dela upp ett helt dokument för att få en snabb överblick med en AI-sammanfattning. Kopiera innehållet, klistra in det i ditt Notion-arbetsområde och använd "/summarize". Om du bara vill sammanfatta en sektion markerar du texten och klickar på "Ask A'I" för att få dina resultat.
Åtgärder
Välj ut åtgärdspunkter från samtalsutskrifter och mötesanteckningar med hjälp av åtgärdspunkter i AI-funktionen. Ta reda på vad du måste göra härnäst och leverera i tid.
Formatering av innehåll
Lägg till punktlistor och be AI att omvandla dem till ett stycke. Eller gör tvärtom – hitta de viktigaste punkterna i en stor dataset i punktlistor eller sammanfatta dem i en tabell.
Skrivstil
Anpassa din skrivstil genom att ändra tonen i ditt befintliga innehåll. Gör det mer professionellt eller personligt. Du behöver inte skriva om hela utkastet igen – finjustera det med AI.
Översätt
Gör innehåll tillgängligt för globala team genom att översätta ditt befintliga innehåll till flera språk med hjälp av Notion AI. Du behöver inte anlita en extern byrå.
Notion AI översätter din text och sparar utkastet i Notion Workspace.
Skrivfel
Korrigera stav- och grammatikfel i ditt innehåll när du skriver i AI-verktyg som Notion. Den integrerade redigeraren markerar fel så att du kan korrigera dem direkt.
Definiera och synonym
Definiera okända ord medan du läser ett dokument i Notion genom att markera texten. Undvik också att upprepa samma ord för ofta genom att använda synonymer. Markera bara texten du vill ersätta och uttryck dina tankar tydligare utan upprepningar.
Hur använder man Notion AI effektivt?
Nu bör du känna till den kraft som Notion AI tillför ditt dagliga arbete. Låt oss upptäcka några användningsfall för Notion AI, komma igång och ta ditt arbete till nästa nivå.
Effektivisera projektledningen
Notion är redan ett populärt projektledningsverktyg. AI gör det möjligt för team på arbetsplatsen att arbeta snabbare, med mer detaljer och tydlighet. Ge dem mer frihet att anpassa sina projekt med hjälp av AI-block.
Skapa ID:n för specifika uppgifter för att spåra dem mer effektivt. Du har också möjlighet att skapa deluppgifter, ställa in nya sidnivå- och egenskapsmeddelanden och förhandsgranska Figma-design i databasen. Det som är ännu mer spännande är att AI-autofyllningsfunktionen automatiskt genererar projektuppdateringar för alla dina egenskaper.
Bonus: Notion-mallar för projektledning!
Brainstorma idéer
När du brainstormar idéer för att planera ett projekt eller en ny kreativ kampanj kan du aktivera Notion AI med en anpassad prompt som uppfyller dina behov.
Om du till exempel planerar att skriva ett nytt blogginlägg men har skrivkramp kan du be Notion AI att skapa en bloggplan med de mest relevanta punkterna som målgruppen vill läsa.
Välj bara brainstormingidéer från AI-menyn. Din Notion-sida, fylld med nya idéer, ger dig den start du behöver.
Automatisera rutinuppgifter
En av de bästa användningsområdena för AI-verktyg som Notion är dess förmåga att minska tiden som läggs på repetitiva uppgifter så att din personal kan fokusera på strategiska och affärskritiska uppgifter.
Med hjälp av maskininlärning kan Notion AI hämta siffror från innehåll som e-post, snabbmenyer, enkla tabeller eller andra digitala tillgångar.
På samma sätt kan du generera rapporter från din databas på några sekunder, vilket tar timmar att göra manuellt. Att minska det manuella arbetet är en stark fördel som talar till Notions fördel. Läs Notion v/s ChatGPT om du är intresserad av en analys.
Förbättra kommunikationen
Kommunikation på en global arbetsplats är avgörande för att skapa en positiv arbetsmiljö. Men kulturella och språkliga skillnader är stora hinder som du kan övervinna med Notion och AI-genererat innehåll.
Översätt meddelanden för att förbättra samarbetet mellan internationella medarbetare som arbetar med samma projekt. Översätt utbildningsdata och officiella avtal till lokala språk för att enkelt kunna ta in partners och upprätthålla transparens.
AI-skrivfunktionerna är också till hjälp när du ska göra ett företagsövergripande meddelande, till exempel ett pressmeddelande. Använd Notion för att ändra tonen i innehållet, korrigera stavfel och förbättra skrivandet i stort.
Håll bättre möten
En stor motivationsdödare är att lämna dina anställda förvirrade efter ett möte eller med en känsla av att "det här kunde ha varit ett e-postmeddelande". Anställda har begränsad tid på jobbet och ingen tid för meningslösa möten.
Skriv ner dina tankar eller klistra in det grova innehållet som du har färdigt i ett annat dokument i ditt Notion-arbetsområde. Använd mellanslagstangenten och välj alternativet "sammanfatta" för att behålla de mest relevanta och väsentliga punkterna i den långa texten.
Med hjälp av en annan AI-funktion, ”action items”, får ditt team exakt information om vad de ska göra efter mötet.
Med AI-tillägget blir dina ostrukturerade tankar nu tydliga punkter med en robust mötesagenda och specifika uppgifter för medarbetarna.
Integrera med befintliga verktyg
En av de starkaste funktionerna i Notion AI som gör det till ett oumbärligt verktyg för artificiell intelligens är möjligheten att integrera med verktyg från tredje part. Notion har ett gott rykte för sin integrering med många verktyg, vilket underlättar samarbetet.
Med AI inbyggt i Notion blir integrationsmöjligheterna ännu bättre. Med AI kan du ställa in anpassningsbara arbetsflöden för flera verktyg för att kommunicera data tydligare.
Tänk dig att du använder ett annat verktyg för uppgiftshantering. Genom att integrera det verktyget med Notion analyserar AI uppgiftstavlan, kategoriserar uppgifterna på ett intelligent sätt och föreslår beroenden. På så sätt prioriteras dina uppgifter automatiskt och du kan fatta snabbare beslut för att planera vidare åtgärder.
Notion AI-mallar
Kan Notion AI bli ännu bättre? Ja. Medan AI hanterar automatiseringen av dina dagliga uppgifter, gör mallarna det enklare att utföra uppgifterna.
Vad är Notion AI-mallar?
Notion AI-mallar är färdiga, fördesignade ramverk eller ritningar i arbetsytan. Strukturen har redan platshållare och element som tabeller, kryssrutor och listor som passar för en specifik uppgift.
Om du vill skapa något i Notion väljer du en relevant mall och sätter igång.
Du anlitar till exempel en konsult inom sociala medier för att sköta alla inlägg på sociala medier från början till slut.
För att skapa en arbetsbeskrivning – välj Notions mall för arbetsbeskrivning med platshållare för företagsöversikt och arbetsuppgifter. Fyll i uppgifterna för varje avsnitt enligt dina förväntningar på rollen. Använd Notion AI för att automatiskt generera text för rollen.
Med färdiga mallar och AI behöver du inte göra allt från grunden, vilket ökar din produktivitet.
Bästa Notion AI-mallar
Notion erbjuder över 10 000 mallar att välja mellan. Det är ett imponerande utbud som uppfyller dina affärsbehov.
Här är våra fem bästa val av Notion AI-mallar som du bör överväga nästa gång du arbetar med ett projekt. Detta är inte en uttömmande lista, och vi rekommenderar att du kollar in andra källor som Thomas Frank, en av de bästa skaparna av Notion-mallar, för att spara tid och ansträngning.
Mall för mötesanteckningar
Denna mall har den perfekta layouten för att dokumentera mötesanteckningar och effektivisera processen. Den har avsnitt som dagordningar, deltagare, åtgärdspunkter och uppföljningsuppgifter. Notions AI-verktyg har tydliga avsnitt för anteckningar, uppföljning av uppgifter, tilldelning av ansvar och övervakning av teammedlemmarnas prestationer på ett snabbt och enkelt sätt.
Mall för bloggplanering
Denna mall är idealisk för ditt innehållsteam att planera, hantera och granska innehåll. Databasmallar som bloggplaneraren blir den enda referenspunkten för ditt team att organisera blogginlägg enligt hubbar. Med hjälp av Notion AI kommer dina skribenter att identifiera nyckelord och få tips om innehållsstruktur.
Mall för insamling av feedback
Detta är en av de kostnadsfria mallarna som erbjuds av Notion. Att få feedback är viktigt för din affärsutveckling – från dina anställda, potentiella kunder eller befintliga användare. Med denna mall kan du samla in och organisera information utan manuellt arbete. När du har gjort det identifierar Notion AI återkommande teman och ger djupgående insikter.
Målspårningsmall
Spåra teamets mål och håll dig uppdaterad om framstegen. Gruppera mål efter projekt, övervaka de åtgärder som teamet vidtar och visualisera framstegen i form av diagram eller enkla tabeller.
Försäljningskontakter
Att skriva kan vara ett arbete för säljare. Om du planerar att skriva ett e-postmeddelande till dina kunder för att meddela en prisökning, kontaktar du vanligtvis marknadsförings- eller innehållsteamet för att få hjälp med att skriva e-postmeddelandet.
Vi har ett produktivitetstips till dig som inte kräver att du kontaktar andra team.
Med Notion AI fyller du i företagsinformationen i mallen för försäljningskontakter, lägger till teman du vill täcka (prisökning) och låter Notion AI sköta resten.
Tänk dig att du är ett företag som utvecklar bokföringsprogram och planerar en årsslutskampanj riktad till alla dina kunder. Följande uppmaning är ett av flera exempel på hur du kan använda Notion AI.
Företagsinformation – Hayes Corp. utvecklar modern, avancerad, molnbaserad bokföringsprogramvara för företag. Vår målgrupp är ekonomichefer och finanschefer. Vår programvara är avsedd för finansavdelningar för att göra bokföringen enklare och mindre tråkig.
Teman – Molnbaserad redovisning, nytt år = ny planering, prisvärd redovisningsprogramvara och ändra tonen till varm men ändå professionell och auktoritativ.
Begränsningar vid användning av Notion AI
Liksom andra verktyg inom AI-branschen har Notion AI sina begränsningar. För att använda Notion AI effektivt bör du känna till dess begränsningar innan du börjar.
Användningsbegränsningar: Notion AI kan begränsa din användning av dess funktioner i syfte att säkerställa optimal prestanda för alla.
Chatfunktion: Om du behöver hjälp när du använder Notion AI-funktionerna eller fastnar på Notion-sidan kan du behöva lösa det själv, eftersom det inte finns någon inbyggd chattfunktion.
Inlärningskurva: Inlärningskurvan är brant och det tar lite tid för nya användare att vänja sig vid gränssnittet, till exempel blockmenyn och andra AI-funktioner.
Låt oss titta på ett kraftfullt alternativ till Notion som övervinner Notion AI:s brister.
Möt ClickUp: Det bästa Notion AI-alternativet för ditt team
Notion AI är en övertygande resurs med praktiska sätt att organisera arbetet och få mer gjort på mindre tid. Men det stora utbudet av funktioner gör Notion överväldigande för nya användare.
Med det sagt, här är en snabb översikt över nybörjarvänliga ClickUp, ett av de bästa alternativen till Notion AI.
ClickUp AI och Docs
ClickUp AI och Docs- funktionen samverkar för att omvandla en tom sida till ett utkast fyllt med värdefullt innehåll och insikter med hjälp av automatisering.
Planera, hantera, organisera och effektivisera din skrivprocess från början till slut med detta alternativ till Notion AI.
Använd handgjorda AI-verktyg
Å ena sidan är dokumentskrivande en lång process som kräver omfattande bakgrundsresearch.
Å andra sidan har ClickUp en rad verktyg som är utformade för specifika team eller ändamål och genererar innehåll med hjälp av AI.
Tänk dig att ditt kundsupportteam vill skapa en statusrapport.
De måste välja "Support" i rullgardinsmenyn för AI-verktyg och välja Statusrapport bland alternativen. Sedan delar de instruktionerna med AI om vad de vill ha i rapporten.
Statusrapporten är klar när de klickar på knappen "Generera". Härifrån kommer teamet att förfina innehållet, lägga till data, markera viktig text och dela rapporten med ledningen.
Sammanfatta innehåll
En av de viktigaste funktionerna i AI-skrivverktyg är sammanfattaren, som hjälper dig att skära bort onödiga detaljer och hålla dig till det väsentliga, oavsett vilket dokument du skapar.
Anta att du klistrar in innehållet i ClickUp-dokument från en lång rapport, men att du bara är intresserad av de viktigaste insikterna. Lägg till detta innehåll som en introduktion till dokumentet med hjälp av "Insert Summary Block". På samma sätt kan du generera om AI-svaret om du inte är nöjd med resultatet eller tala om för AI:n vad som måste göras härnäst.
Lokalisera skrivandet
Oavsett om du kommunicerar med ditt globala team eller driver en landspecifik e-postmarknadsföringskampanj, översätt innehållet för att göra det mer personligt för din lokala publik.
Börja med att öppna ditt befintliga innehåll i ClickUp Docs.
Markera texten, klicka på "Översätt" och välj det språk du vill översätta innehållet till. Infoga detta lokaliserade innehåll direkt på en öppen plats med hjälp av alternativet "Infoga". Alternativt kan du generera ny text om du inte är nöjd med resultatet.
Utöver det vi har gått igenom här är ClickUp AI en fullfjädrad skrivassistent och ett dokumentredigeringsverktyg som hjälper dig att korrigera grammatik- och stavfel. Gör ditt innehåll mer koncist eller längre och formatera dokumentet med innehållsblock som rubriker och tabeller.
ClickUp AI och uppgifter
Som ett AI-tillägg spelar ClickUp AI en avgörande roll för att ge dig fullständig insyn i dina uppgifter utan att komplicera saker och ting. Minska tiden för att organisera och övervaka uppgifterna så att du kan fokusera på mer analytiska uppgifter.
Extrahera uppgift
Ladda upp dokument så extraherar ClickUp AI automatiskt de uppgifter som ditt team behöver arbeta med. Du behöver inte manuellt gå igenom varje stycke i innehållet för att tilldela uppgifter till ditt team.
Organisera och samarbeta
ClickUp AI skapar en uppgiftslista efter att ha extraherat uppgifterna från dina filer. Denna uppgiftslista organiserar uppgifterna på ett överskådligt sätt och delar dem med ditt team för samarbete. Detta gör att du och ditt team kan arbeta snabbt. Använd funktionen "organisera och samarbeta" för att överbrygga klyftan mellan planering och genomförande.
Till exempel ber CMO dig att förbereda GTM-strategin för en ny lanserad produkt inom en vecka. Kopiera och klistra in e-postinnehållet, så kommer ClickUp AI att schemalägga en uppgiftslista för ditt team som de kan följa för att hinna i tid.
Pro-funktion: Mallar för teknisk dokumentation för organisationer med hög arbetsbelastning
Tydlig och koncis teknisk dokumentation bidrar till att minska antalet serviceärenden. Istället för att behöva skriva kod för att hämta data från olika dokument är ClickUps mallar enkla att använda och en utmärkt utgångspunkt för alla i organisationen.
Även för nya medarbetare som ansvarar för produktunderhåll, felsökning och uppbyggnad av en wiki-kunskapsbas gör ClickUps mallar för teknisk dokumentation ditt team och dina kunder nöjda.
Titta bortom Notion AI: Välj ClickUp för bästa resultat
För att Notion AI ska fungera för dig måste du ha tålamod. Den branta inlärningskurvan, bristen på chattstöd och användningsbegränsningarna gör att ditt arbete med AI-skrivverktyg blir mer utmanande än hanterbart på lång sikt.
Om Notion AI tar upp din tid och energi är det dags att byta till ClickUp. Det är ett nybörjarvänligt projektledningsverktyg med artificiell intelligens som hjälper dig att arbeta snabbare.
När ditt företag växer kommer också ditt team att växa. Du kommer att behöva ett robust projektledningsverktyg med AI-funktioner för att stödja hög tillväxt och hantera data effektivt utan driftstopp.
Här är ClickUp ett utmärkt alternativ för ditt företag att automatisera verksamheten och effektivisera olika processer.
Prova ClickUp AI gratis och få praktisk erfarenhet av hur AI kan förändra ditt företag och göra teamen mer produktiva.