Du läser den här bloggen, vilket innebär att du antingen använder Notion AI för att föra mötesanteckningar, skapa en wiki, hantera dina projekt eller känner till verktyget.
Notion har en stor skara fans tack vare sina mångsidiga funktioner och har blivit ett självklart verktyg för 30 miljoner användare. Medan du nickar instämmande, har du hört talas om Notion AI?
Det är Notion, men bättre – med mer kraft och automatisering. Notion AI är tillgängligt för alla användare, så det finns ingen anledning att inte prova AI-funktionen.
Innan du bestämmer vilka AI-funktioner som ska vara dina favoriter, låt oss börja med att lära oss mer om Notion AI.
Under resans gång kommer vi att ta upp hur du använder Notion AI på ett effektivt sätt, de bästa Notion-mallarna, begränsningarna med Notion AI samt ett kraftfullt alternativ till Notion som du bör överväga.
💡 Använder du mer AI än någonsin, men arbetet blir ändå bara halvfärdigt?
Det betyder oftast att du använder fel typ av AI för uppgiften.
Gör detta 1-minutersquiz för att se om dina verktyg överlappar varandra, saknar sammanhang eller om det är dags att lämna över arbetet till en agent.
Vad är Notion AI?
Notion AI är en smart assistent med AI-funktioner som hjälper dig att slutföra ditt arbete snabbare och bli mer produktiv.
Låt oss tänka oss att du skapar en disposition för ditt blogginlägg.
Ge Notion AI information om vad du vill uppnå med bloggen och vilken målgrupp du riktar dig till. Öppna Notion AI så får du direkt en disposition som du kan dela med ditt team.
Ser du vad som hände där?
Du har effektiviserat skrivprocessen – du behöver inte lägga timmar på research för att identifiera de viktigaste punkterna i dispositionen. Skriv ner dina tankar och låt Notion AI sköta det tunga arbetet.
Funktioner i Notion AI
Vi berörde kraften i AI-funktionerna i föregående avsnitt; låt oss nu dyka djupare och utforska de återstående funktionerna.
Sammanfattare
Sammanfatta ett helt dokument för att få en överblick på nolltid med en AI-sammanfattning. Kopiera innehållet, klistra in det i ditt Notion-arbetsutrymme och använd ”/summarize”. Om du bara vill sammanfatta ett avsnitt markerar du texten och klickar på ”Ask AI” för att få resultatet.
Åtgärder
Plocka ut åtgärdspunkter från samtalsutskrifter och mötesanteckningar med hjälp av åtgärdspunkterna i AI-funktionen. Få en överblick över vad du behöver göra härnäst och leverera i tid.
Formatering av innehåll
Lägg till punktlistor och be AI att omvandla dem till ett stycke. Eller gör tvärtom – hitta de viktigaste punkterna i en stor datamängd i punktform eller sammanfatta dem i en tabell.
Skrivstil
Anpassa din skrivstil genom att ändra tonen i ditt befintliga innehåll. Få det att låta mer professionellt eller personligt. Du behöver inte skriva om hela utkastet på nytt – finjustera det med AI.
Översätt
Gör innehåll tillgängligt för globala team genom att översätta ditt befintliga innehåll till flera språk med hjälp av Notion AI. Du behöver inte anlita en extern byrå.
Notion AI översätter din text och sparar utkastet i Notion-arbetsytan.
Skrivfel
Rätta stav- och grammatikfel i ditt innehåll när du skriver med AI-verktyg som Notion. Den inbyggda redigeraren markerar felen så att du kan rätta dem direkt.
Definition och synonym
Definiera okända ord medan du läser ett dokument i Notion genom att markera texten. På samma sätt kan du undvika att upprepa samma ord för ofta genom att använda synonymer. Markera helt enkelt den text du vill ersätta och uttryck dina tankar tydligare utan upprepningar.
Hur använder man Notion AI på ett effektivt sätt?
Vid det här laget bör du redan känna till vilken kraft Notion AI tillför ditt dagliga arbete. Låt oss utforska några användningsfall för Notion AI, komma igång och ta ditt arbete till nästa nivå.
Effektivisera projektledningen
Notion är redan ett populärt verktyg för projektledning. AI gör det möjligt för team på arbetsplatsen att arbeta snabbare, med större detaljrikedom och tydlighet. Ge dem större frihet att anpassa sammanhanget i sina projekt med hjälp av AI-block.
Skapa ID:n för specifika uppgifter för att följa upp dem mer effektivt. Du kan också skapa deluppgifter, ställa in nya aviseringar på sidnivå och för enskilda objekt samt förhandsgranska Figma-design inom databasen. Det som är ännu mer spännande är att AI-funktionen för automatisk ifyllning automatiskt genererar projektuppdateringar för alla dina objekt.
Bonus: Mallar för projektledning i Notion!
Brainstorma idéer
När du brainstormar idéer för att planera ett projekt eller en ny kreativ kampanj kan du aktivera Notion AI med en anpassad prompt som uppfyller dina behov.
Om du till exempel planerar att skriva ett nytt blogginlägg men har skrivkramp kan du be Notion AI att skapa en disposition för blogginlägget, med hänsyn till de mest relevanta punkterna som målgruppen vill läsa.
Välj helt enkelt ”brainstorm ideas” i AI-menyn. Din Notion-sida, fylld med nya idéer, ger dig den start du behöver.
Automatisera rutinuppgifter
En av de bästa användningsområdena för AI-verktyg som Notion är deras förmåga att minska den tid som läggs på repetitiva uppgifter, så att din personal kan fokusera på strategiska och verksamhetskritiska uppgifter.
Med hjälp av maskininlärning kan Notion AI hämta siffror från innehåll som e-postmeddelanden, snabbmenyer, enkla tabeller eller andra digitala resurser.
På samma sätt kan du skapa rapporter från din databas på några sekunder – något som tar timmar att göra manuellt. Att minska det manuella arbetet är ett starkt argument som talar till Notions fördel. Läs Notion vs ChatGPT om du är intresserad av en analys.
Förbättra kommunikationen
Kommunikation på en global arbetsplats är avgörande för att skapa en positiv arbetsmiljö. Skillnader i kultur och språk utgör dock stora hinder som du kan övervinna med hjälp av Notion och AI-genererat innehåll.
Översätt meddelanden för att förbättra samarbetet mellan internationella medarbetare som arbetar med samma projekt. Översätt utbildningsmaterial och officiella avtal till lokala språk för att enkelt introducera nya partners och upprätthålla transparens.
AI-funktionerna för skrivande är också till hjälp när du ska skriva ett företagsövergripande meddelande, till exempel ett pressmeddelande. Använd Notion för att anpassa tonen i texten, korrigera stavfel och förbättra skrivandet överlag.
Genomför bättre möten
En stor motivationsdödare är att lämna dina medarbetare förvirrade efter ett möte eller med en känsla av att ”det här kunde ha varit ett e-postmeddelande”. Medarbetarna har begränsad tid på jobbet och ingen tid för meningslösa möten.
Skriv ner dina tankar eller klistra in det utkast till innehåll som du har färdigt i ett annat dokument i ditt Notion-arbetsutrymme. Använd mellanslagstangenten och välj alternativet ”sammanfatta” för att behålla de mest relevanta och väsentliga punkterna i den långa texten.
Med hjälp av en annan AI-funktion, ”åtgärdspunkter”, informeras ditt team exakt om vad de ska göra efter mötet.
Med AI-tillägget förvandlas dina ostrukturerade tankar till tydliga punkter med en väl genomarbetad mötesagenda och specifika uppgifter för medarbetarna.
Integrera med befintliga verktyg
En av de starkaste funktionerna i Notion AI, som gör det till ett oumbärligt verktyg för artificiell intelligens, är möjligheten att integrera med verktyg från tredje part. Notion har ett gott rykte när det gäller integration med många verktyg, vilket underlättar samarbetet.
Med AI inbyggt i Notion blir integrationsmöjligheterna ännu bättre. Med AI kan du skapa anpassningsbara arbetsflöden för flera verktyg så att data kommuniceras tydligare.
Tänk dig att du använder ett annat verktyg för uppgiftshantering. Genom att integrera det verktyget med Notion analyserar AI:n uppgiftspanelen, kategoriserar uppgifterna på ett intelligent sätt och föreslår beroenden. På så sätt prioriteras dina uppgifter automatiskt, och du kan fatta snabbare beslut för att planera vidare åtgärder.
Innan du satsar mer på Notion, läs vad små team upptäckte när de lämnade tjänsten.
Notion AI lägger till funktioner. Det löser inte det problem med fragmentering som gjorde att ditt team växte ur Notion från början. Se vad småföretag har åstadkommit efter bytet, och varför de inte har ångrat sig. 👇🏼
Notion AI-mallar
Kan Notion AI bli ännu bättre? Ja. Medan AI sköter automatiseringen av dina dagliga uppgifter gör mallarna det enklare att utföra uppgifterna.
Vad är Notion AI-mallar?
Notion AI-mallar är färdiga, fördesignade ramverk eller mallar i arbetsytan. Strukturen innehåller redan platshållare och element som tabeller, kryssrutor och listor anpassade för en specifik uppgift.
Om du vill skapa något i Notion väljer du en lämplig mall och sätter igång.
Till exempel om du anlitar en konsult inom sociala medier som ska sköta inläggen på sociala medier från början till slut.
För att skapa en arbetsbeskrivning – välj Notions mall för arbetsbeskrivning med platshållare för företagsöversikt och detaljer om tjänsten. Fyll i uppgifterna för varje avsnitt utifrån dina förväntningar på rollen. Använd Notion AI för att automatiskt generera text för rollen.
Med färdiga mallar och AI behöver du inte börja från noll, vilket ökar din produktivitet.
De bästa Notion AI-mallarna
Notion erbjuder över 10 000 mallar att välja mellan. Det är ett imponerande utbud som uppfyller dina affärsbehov.
Här är våra fem bästa val av Notion AI-mallar som du bör överväga nästa gång du arbetar med ett projekt. Detta är inte en uttömmande lista, och vi rekommenderar att du kollar in andra källor, till exempel Thomas Frank, en av de bästa skaparna av Notion-mallar, för att spara tid och möda.
Mall för mötesanteckningar
Den här mallen har den perfekta layouten för att dokumentera mötesanteckningar och effektivisera processen. Den innehåller avsnitt som dagordning, deltagare, åtgärdspunkter och uppföljningsuppgifter. I Notions AI-verktyg finns tydliga avsnitt för att snabbt och enkelt göra anteckningar, följa upp uppgifter, fördela ansvar och övervaka teammedlemmarnas prestationer.
Mall för bloggplanering
Den här mallen är perfekt för ditt innehållsteam när det gäller att planera, hantera och granska innehåll. Databasmallar som bloggplaneraren blir en samlad referenspunkt för ditt team när det gäller att organisera blogginlägg efter ämnesområden. Med hjälp av Notion AI kan dina skribenter identifiera nyckelord och få tips om innehållsstrukturen.
Mall för insamling av feedback
Det här är en av de kostnadsfria mallarna som Notion erbjuder. Att få feedback är avgörande för din verksamhets tillväxt – oavsett om den kommer från dina medarbetare, potentiella kunder eller befintliga användare. Med den här mallen kan du samla in och organisera synpunkter utan manuellt arbete. När du har gjort det identifierar Notion AI återkommande teman och ger dig djupgående insikter.
Mall för målspårning
Följ upp teamets mål och håll dig uppdaterad om framstegen. Gruppera målen efter projekt, övervaka de åtgärder som teamet vidtar och visualisera framstegen i form av diagram eller enkla tabeller.
Försäljningskontakter
Att skriva kan vara ett besvär för säljare. Om du planerar att skriva ett e-postmeddelande till dina kunder för att meddela en prishöjning brukar du vanligtvis kontakta marknadsförings- eller innehållsteamet för att få hjälp med att skriva meddelandet.
Vi har ett produktivitetstips till dig som inte kräver att du kontaktar andra team.
Med Notion AI fyller du i företagsinformationen i mallen för säljkontakter, lägger till ämnen du vill ta upp (prishöjning) och låter Notion AI sköta resten.
Tänk dig att du arbetar på ett företag som utvecklar bokföringsprogram och planerar en årsslutsutskick till alla dina kunder. Följande uppmaning är ett av flera exempel på hur du kan använda Notion AI.
Företagsinformation – Hayes Corp. utvecklar modern, banbrytande och molnbaserad bokföringsprogramvara för företag. Vår målgrupp är ekonomichefer och ekonomiansvariga. Vår programvara är avsedd för ekonomiteam och syftar till att göra bokföringen enkel och mindre tråkig.
Teman – Molnbaserad bokföring, nytt år = ny planering, prisvärd bokföringsprogramvara, och ändra tonen till varm men ändå professionell och auktoritativ.
Begränsningar vid användning av Notion AI
Precis som andra verktyg inom AI-branschen har Notion AI sina begränsningar. För att kunna använda Notion AI effektivt bör du känna till dess begränsningar innan du sätter igång.
Användningsbegränsningar: Notion AI kan begränsa din användning av funktionerna enbart för att säkerställa optimal prestanda för alla användare
Chattfunktion: Om du behöver hjälp när du använder Notion AI-funktionerna, eller om du har fastnat på en sida i Notion, kan du behöva lösa det på egen hand, eftersom det inte finns någon inbyggd chattfunktion tillgänglig
Inlärningskurva: Inlärningskurvan är brant och det tar lite tid för nya användare att vänja sig vid gränssnittet, till exempel blockmenyn och andra AI-funktioner.
Låt oss titta på ett kraftfullt alternativ till Notion som övervinner bristerna i Notion AI.
❗️Snabbare resultat. Långsammare utförande.
Se var Notion AI skapar falska avslut, döljer tvetydigheter och får arbetet att se ”klart” ut innan det är det. Hitta exakt var din granskningsskuld finns. 👇🏼
Upptäck ClickUp: det bästa alternativet till Notion AI för ditt team
Notion AI är ett spännande verktyg som erbjuder praktiska sätt att organisera arbetet och få mer gjort på kortare tid. Men det stora utbudet av funktioner kan göra Notion överväldigande för nya användare.
I det sammanhanget följer här en kort översikt över det nybörjarvänliga ClickUp, ett av de bästa alternativen till Notion AI.
ClickUp AI och Docs
ClickUp AI och Docs -funktionen samverkar för att med hjälp av automatisering förvandla en tom sida till ett utkast fyllt med värdefullt innehåll och insikter.
Planera, hantera, organisera och effektivisera din skrivprocess från början till slut med detta alternativ till Notion AI.
Använd skräddarsydda AI-verktyg
Å ena sidan är dokumentskrivande en lång process som kräver omfattande bakgrundsforskning.
Å andra sidan har ClickUp en rad verktyg som är utformade för specifika team eller ändamål och genererar innehåll med hjälp av AI.
Tänk dig att ditt kundsupportteam vill skapa en statusrapport.
De måste välja ”Support” i rullgardinsmenyn för AI-verktyg och sedan välja ”Statusrapport” bland alternativen. Därefter delar de instruktionerna med AI om vad de vill ha med i rapporten.
Statusrapporten är klar när de klickar på knappen ”Generera”. Därefter kommer teamet att finjustera innehållet, lägga till data, markera viktig text och dela rapporten med ledningen.
Sammanfatta innehåll
En av de viktigaste funktionerna i AI-skrivverktyg är sammanfattningsfunktionen, som hjälper dig att skära bort onödiga detaljer och hålla dig till det väsentliga, oavsett vilket dokument du skapar.
Anta att du klistrar in innehåll från en lång rapport i ClickUp-dokument, men att du bara är intresserad av de viktigaste slutsatserna. Lägg till detta innehåll som en inledning till dokumentet med hjälp av funktionen ”Infoga sammanfattningsblock”. På samma sätt kan du generera ett nytt AI-svar om du inte är nöjd med resultatet eller tala om för AI:n vad som ska göras härnäst.
Lokalisera texter
Oavsett om du kommunicerar med ditt globala team eller genomför en landsspecifik e-postmarknadsföringskampanj kan du översätta innehållet för att göra det mer personligt för din lokala målgrupp.
Börja med att öppna ditt befintliga innehåll i ClickUp Docs.
Markera texten, klicka på ”Översätt” och välj det språk du vill översätta innehållet till. Infoga det översatta innehållet direkt på en valfri plats med hjälp av alternativet ”Infoga”. Alternativt kan du generera ny text om du inte är nöjd med resultatet.
Utöver det vi har gått igenom här är ClickUp AI en fullfjädrad skrivassistent och ett verktyg för dokumentredigering som hjälper dig att rätta till grammatik- och stavfel. Gör ditt innehåll mer koncist eller längre, och formatera dokumentet med innehållsblock som rubriker och tabeller.
ClickUp AI och uppgifter
Som ett AI-tillägg spelar ClickUp AI en avgörande roll för att ge dig fullständig överblick över dina uppgifter utan att komplicera saker och ting. Minska tiden du lägger på att organisera och övervaka uppgifterna så att du kan fokusera på mer analytiska uppdrag.
Extrahera uppgift
Ladda upp dokument så extraherar ClickUp AI automatiskt de uppgifter som ditt team behöver arbeta med. Du behöver inte manuellt gå igenom varje stycke i innehållet för att tilldela uppgifter till ditt team.
Organisera och samarbeta
ClickUp AI skapar en uppgiftslista efter att ha extraherat uppgifterna från dina filer. Denna uppgiftslista organiserar uppgifterna på ett överskådligt sätt och delar dem med ditt team för samarbete. Detta gör att du och ditt team kan arbeta snabbt; använd funktionen ”organisera och samarbeta” för att överbrygga klyftan mellan planering och genomförande.
Till exempel ber marknadschefen dig att ta fram en GTM-strategi för en nyligen lanserad produkt inom en vecka. Kopiera och klistra in innehållet i e-postmeddelandet, så skapar ClickUp AI en uppgiftslista för ditt team som de kan följa för att hinna i tid.
Pro-funktion: Mallar för teknisk dokumentation för organisationer med hög arbetsbelastning
Tydlig och koncis teknisk dokumentation bidrar till att minska antalet supportärenden. Istället för att behöva skriva kod för att hämta data från olika dokument är ClickUps mallar enkla att använda och en utmärkt utgångspunkt för alla i organisationen.
Även för nya medarbetare som ansvarar för produktunderhåll, felsökning och uppbyggnad av en wiki-kunskapsbas ser ClickUps mallar för teknisk dokumentation till att både ditt team och dina kunder blir nöjda.
Se bortom Notion AI: Välj ClickUp för bästa resultat
För att Notion AI ska fungera för dig måste du ha tålamod. Den branta inlärningskurvan, avsaknaden av chattstöd och användningsbegränsningarna kommer att göra ditt arbete med AI-skrivverktyg mer utmanande än hanterbart på lång sikt.
Om Notion AI tar upp för mycket av din tid och energi är det dags att byta till ClickUp. Det är ett nybörjarvänligt projektledningsverktyg med AI-funktioner som hjälper dig att arbeta snabbare.
I takt med att ditt företag växer kommer även ditt team att bli större. Du kommer att behöva ett robust projektledningsverktyg med AI-funktioner för att stödja kraftig tillväxt och hantera data effektivt utan driftstopp.
Här är ClickUp ett utmärkt alternativ för ditt företag för att automatisera verksamheten och effektivisera olika processer.
Prova ClickUp AI gratis och upplev själv hur AI förvandlar ditt företag och gör teamen mer produktiva.