För att vara relevant och produktiv som proffs inom vilken bransch som helst måste man hålla sig à jour med förändringar och utvecklas i takt med branschen när den når nya höjder. Projektledningsområdet kräver detta och mer, och därför erbjuder vi dig denna insiktsfulla lista med projektledningsbegrepp som hjälper dig på traven!
A-E: Agile till Earned Value Management
Agile
Nöj dig inte med något annat om du behöver en projektledningsmetod som möjliggör kundfeedback i realtid i varje skede av projektutvecklingen. Agile stöder samarbete, personlig organisation och skalbarhet beroende på projektets och intressenternas behov. Det delar upp komplexa och stora produkter i korta och hanterbara bitar som kallas sprint scrums.
Agil projektledning
Agile Project Management är en lättanpassad projektledningsmetod som används av mjukvaruutvecklare och produktchefer. Den delar upp ett projekt i faser som kräver regelbunden granskning av uppgifter beroende på kundens feedback. Den ger en iterativ stil och flexibilitet till dina projektledningsaktiviteter, med fokus på kundnöjdhet och samarbete.
Agil projektplanering
”Det här är inte vad jag hade tänkt mig!” För att undvika sådan feedback från kunderna kan du överväga att använda den skalbara projektmetodiken som delar upp ett projekt i två veckor långa sprintar. Vem behöver inte rekordkorta leveranstider med feedback, transparens, tidshantering och inom budget?
Blåkopia
När det uppstår förvirring kring tolkningen av termer inom programmering, skylla på blueprinten. En blueprint är en uppsättning relaterade men subtilt olika idéer. Projektledningstermen refererar också till en grafisk representation av mjukvarudesign. Den ger en sammanfattande visuell presentation av ett komplext projekt eller koncept.
Fallstudie
En fallstudie är en djupgående berättelse om verkliga problem och tillämpningen av begrepp i samhället. Du kommer att hitta många anekdoter som ger en praktisk aspekt åt teoretiska begrepp för detta projektledningsbegrepp.
Kostnadsprestandaindex
När man utvärderar ett projekts prestanda i förhållande till budgeten visar kostnadsprestandaindexet (CPI) om projektet är kostnadseffektivt. Ligger det inom, under eller över budgeten? Formeln är CPI = intjänat värde (EV) / faktisk kostnad (AC).
Kritisk kedja-projektledning
En ledningsmetod som integrerar de uppgifter, tidsplaner och resurser som krävs för att säkerställa att ett projekt slutförs i tid och inom budget. Den utvärderar ett teams kapacitet att slutföra ett projekt baserat på behov och de resurser som står till deras förfogande.
Kritisk väg-metoden
Den kritiska vägen identifierar de väsentliga faktorer som krävs för att slutföra en uppgift. Allt handlar om att förbättra effektiviteten genom att eliminera irrelevanta och tidskrävande aktiviteter. Mer resurser kan läggas på kritiska uppgifter för att påskynda projektets slutförande om det behövs.
Kritisk framgångsfaktor
67 % av alla projekt misslyckas på grund av felaktig hantering av tid eller pengar. Skickliga projektledare undviker problem genom att utforma en strategisk plan. Kritiska framgångsfaktorer omfattar den strategiska planen eller arbetsplanen som garanterar ett framgångsrikt projekt.
Projektledare bör identifiera tydliga kritiska faktorer såsom krav, milstolpar, leveranser, programvara och öppna kommunikationsplaner.
Beroenden
Inbördes relationer inom projektledning uppstår när en uppgift, ett villkor eller en händelse är beroende av att en tidigare uppgift eller en efterföljande uppgift har slutförts. Beroenden ger prioriteringsriktlinjer för relationerna mellan uppgifter och deras ordning för att upprätthålla ett stabilt arbetsflöde.
Intjänat värde-hantering
Projektledning kräver en kvantitativ metodik för kontinuerlig utvärdering av ett projekts framsteg. Earned Value Management tillhandahåller parametrar för att utvärdera ett projekts framsteg i förhållande till tidsplan och budget. Projektledare använder dessa mått för att prognostisera projektet och anpassa sig till nya avvikelser.
F-L: Snabbspårning till ledtid
Snabbspårning
Ibland hamnar ett projekt efter i schemat. Skulden kan läggas på utbrändhet, brist på resurser, otydliga mål och dålig kommunikation, men det förändrar inte nödvändigheten av att uppnå milstolpar. Hur annars än genom att påskynda projektet med hjälp av knep för att komprimera schemat! Att påskynda projektet innebär därför taktiker som att överlappa uppgifter eller utföra dem parallellt för att slutföra projektet till det ursprungliga leveransdatumet.
Flödesschema
Som ett verktyg för problemlösning kopplar det samman olika delar av ett projekt och förbättrar informationsflödet och informationshanteringen. Dessutom kan ett flödesschemaprogram ha andra funktioner, till exempel att förenkla komplexa begrepp så att de blir lättare att visualisera och förstå.
Iterativ inkrementell process/utveckling
En iterativ mjukvaruutvecklingsmodell innebär att aktiviteter upprepas i cykler eller iterationer. Det leder till att en ny version av mjukvaran produceras tills den önskade eller bästa versionen har utvecklats.
Den inkrementella metoden delar upp mjukvaruutvecklingsuppgiften i små delar. Utvecklingen av varje del förbättrar den föregående så att projektet fortskrider i etapper. Iterativ inkrementell process, precis som du säger, kombinerar dessa två kompletterande metoder så att förbättringar av ett projekt sker i varje utvecklingsstadium och inte på ett linjärt sätt.
Kanban-tavla
Med en Kanban-tavla kan du se väntande, pågående och slutförda uppgifter i realtid. Kanban-metoden delar upp ett projekt i mindre uppgifter. I denna metod använder du klisterlappar eller Kanban-kort för att visuellt representera uppgifterna.
Kanban-tavlan ger information som hjälper chefer att eliminera irrelevanta och onödiga uppgifter. Den gör teamen mycket produktiva genom att öka deras fokus på de avgörande delarna av utvecklingsprocessen.
Nyckeltal
Effektiv projektledning kräver en tydlig beskrivning av mål eller målsättningar. Så hur ordnar och utvärderar du dem efter prioritet? Det är här nyckeltal kommer in i bilden genom att tillhandahålla mått för att mäta din prestation när det gäller att uppnå viktiga målsättningar eller mål.
Indikatorn mäter endast prestanda i viktiga mål. Nyckeltal varierar beroende på vad ett företag anser vara den viktigaste indikatorn för att mäta sin framgång.
Ledtid
Ledtid definierar den tid det tar att fullfölja en order efter att en kund har lagt den. Det ger en ledtråd om företagets prestanda eftersom det direkt återspeglar arbetsresultatet och kundnöjdheten oavsett projektets stadium eller karaktär. Det handlar om:
- Produktskapande eller produktutveckling: den tid det tar för en efterfrågad produkt att komma ut på marknaden.
- Supply chain management: tiden från orderläggning till dess att produkten når kunden.
- Projektledning: den totala tiden det tar att slutföra alla uppgifter som krävs för projektet.
M-P: Mötesagenda till projektets tidsplan
Mötesagenda
Öppen och effektiv kommunikation under teammöten hjälper medlemmarna att hålla fokus på mål och målsättningar. För att få ut det mesta av ett möte krävs en mötesagenda, som är en översikt över de frågor som ska diskuteras under mötet. En enkel eller formell mötesagenda förhindrar att tid slösas bort på triviala frågor, att man kommer bort från ämnet och att viktiga projektfrågor inte tas upp.
Du bör rådfråga andra teammedlemmar när du sätter upp dagordningen för mötet så att de kan förbereda sig. Dessutom bör de veta vad de ska göra före och efter mötet och vilka roller de har under mötet.
Mötesprotokoll
Efter ett möte kanske du går därifrån med en personlig lista över vad du tagit med dig från diskussionen och presentationerna. Det är informella anteckningar eller mötesanteckningar. Det är inte mötesprotokoll. Mötesprotokoll är en officiell version av dina mötesanteckningar och godkänns enhälligt av alla som deltagit som en sann redogörelse för allt som diskuterats eller hänt under mötet.
Milstolpe
Varje projekt har viktiga milstolpar eller kontrollpunkter som används för att identifiera viktiga steg i projektets utveckling. En milstolpe markerar därför en viktig händelse i projektets utveckling. Den hjälper teamet att följa upp framstegen i förhållande till målen.
Utan den skulle det vara omöjligt att få en överblick över deadlines eller strukturera projektet. Olika chefer använder faktorer som specifika deadlines enligt projektets tidsplan eller godkännanden från projektets intressenter för att utveckla milstolpar.
Mind Maps
Om du föreställer dig ett träd med flera grenar är du på god väg att förstå konceptet med tankekartor. En tankekarta definierar ett nyckelbegrepp med relaterade idéer eller underbegrepp som växer ut från det. De är användbara vid projektplanering och projektledning både på distans och internt.
Varje gren i en mind map har ett nyckelord eller en bild som flödar från den. Hela bilden blir levande med olika färger som definierar varje sektion. Den kopplar samman idéer med huvudkonceptet för problemlösning, organisation, brainstorming och planering.
Vår mission
Om du skulle beskriva ditt företag skulle du ha mycket att säga: dess relevans för branschen eller samhället, den geografiska placeringen, verksamheten, målen, typen av tjänster eller produkter, kunderna och mycket mer. Sammanfatta det i en mening, så har du ditt företags mission statement! Ett bra mission statement är ett försäljningsargument när det identifierar kundernas behov eller de lösningar som företaget erbjuder.
Mål
Att växa ett företag eller genomföra ett projekt behöver inte vara komplicerat om du har ett tydligt mål. Ett mål omfattar de målsättningar du sätter upp för att styra dina uppgifter eller verksamheter. Genom det kan du öka ansvarstagandet, identifiera och lösa problem samt fokusera på områden som behöver förbättras. Det stöder ditt företags vision som den uttrycks i mission statement. När du uppnår ditt mål har du nått ditt syfte.
Projektaktiviteter
Projektaktivitet är en uppgift som innehåller deluppgifter. När deluppgifterna är slutförda har man uppnått milstolpen eller huvuduppgiften. Om huvuduppgiften till exempel är att skapa en presentation skulle deluppgifterna kunna vara att samla in innehåll, utforma presentationsmaterialet, granska det med viktiga intressenter och ta fram det slutliga resultatet.
Projektbudget
En projektbudget ger en total uppskattning eller prognos över de utgifter eller kostnader som krävs för att slutföra ett projekt inom en viss tidsperiod. Den belyser kostnaderna i varje fas av projektets livscykel. Felberäkningar i budgetkraven kan orsaka underskott eller missbruk av medel, vilket kan hindra leveransen av projektets resultat. Projektbudgeten är en faktor i projektgodkännandet som mäter prestanda.
Projektleveranser
Delprodukter är resultatet av aktiviteter som ingår i ett projekt. Det innebär att projektets delprodukter inte är det slutgiltiga resultatet av ett projekt. Projektets delprodukter är tjänster eller produkter som uppnås genom ett projekt och levereras till en kund. En delprodukt måste godkännas av intressenterna och spela en specifik roll i projektets mål.
Projektmål
När ett projekt genomförs börjar det alltid med en tydlig beskrivning av det önskade resultatet. Dessa beskrivningar definierar projektets mål genom att ange den övergripande prognosen för vad projektet ska uppnå. Om projektmålen endast definierar resultaten blir de vaga.
Du kan motverka tvetydigheten genom att begränsa den till specifika aspekter av projektet, såsom tidsmål, prestationsmål och resursmål. Om du planerar att få 20 nya kunder under det kommande året måste du bedöma och se om ditt mål är uppnåeligt, tidsbundet, mätbart, realistiskt och specifikt för att kvalificera sig som ett giltigt projektmål.
Projektets livscykel
Vi hör ofta att nästan allt har en början och ett slut. Det gäller även ditt projekt. En projektlivscykel är den process som ett projekt genomgår från start till slut. Det kan verka överväldigande om man tänker på att det innebär att hantera alla aspekter som ingår i en projektlivscykel: leveranser, teamet, processen och kundernas behov.
Projektledningsinstitutet
Denna ideella förening erbjuder professionellt medlemskap för programchefer och projektledare. Dessutom ger PMI sina medlemmar Project Management Professional-ackreditering som är erkänd över hela världen. Denna certifiering ger arbetsgivare och kunder förtroende för den professionella personens kvalifikationer inom projektledning. Med tanke på de resurser som satsas på projekt är det värt att se till att ditt team har en certifierad professionell person vid rodret.
Projektledare
Detta är den person som har ansvaret för att planera och leda ett projekt till dess slutförande genom att se till att deadlines, budget och leveranser hålls i fokus. De styr projektets livscykel genom att utnyttja resurser för att maximera effektiviteten, minska kostnaderna och samtidigt öka intäkterna, samt forma organisationens övergripande uppdrag och mål. De specifika arbetsuppgifterna för en projektledare beror på branschens karaktär och typen av projekt som ingår.
Projektmål
Mål och målsättningar är olika projektledningsbegrepp. Projektmålsättningar är specifika uttalanden om vad ditt team måste uppnå, och det avsedda resultatet av att uppnå målsättningarna är målet. Projektmålsättningar kräver en koncis strategi och ett sätt eller verktyg för att kvantifiera dem, till exempel en instrumentpanel för att följa framstegen och hålla projektet på rätt spår.
Projektportföljhantering
Projektportföljhantering är en uppgift inom projektledning som innefattar urval, ordning och kontroll av ett projekt eller program utifrån dess kapacitet och mål. Det ger mervärde genom att välja projekt, anpassa dem till företagets strategiska plan och optimera begränsade resurser för synergi mellan projekten.
Genom sådana åtgärder kommer en organisation inte att engagera sig i irrelevanta projekt eller för många projekt, vilket leder till misslyckanden på grund av bristande ledning och samordning.
Projektplan
Du vill alltid vara uppdaterad om hur ditt projekt fortskrider, särskilt när det gäller tidsredovisning. Med rätt resurser för tidshantering kan du hålla koll på deadlines och kommunicera projektets status till andra teammedlemmar och kunder. Verktyg för projektplanering är mycket mer än traditionella pennor, papper och kalendrar. Du kan skapa uppgifter, placera dem på specifika dagar och markera deras förväntade start- och sluttider med en onlinekalender.
Projektets omfattning
Innan ett projekt påbörjas måste det finnas en detaljerad redogörelse för alla dess aspekter. Denna redogörelse är projektets omfattning och omfattar aspekter som nödvändiga resurser, leveranser, alla uppgifter eller faser som är relaterade till projektet, begränsningar och tidsplaner. Det är projektets motivering och dokumenterar dess specifika mål och mått på framgång.
Projektets intressenter
En projektintressent är en person, grupp eller organisation som har ett intresse i projektets aktiviteter eller deltar i dem på någon nivå. Dessa enheter kan förlora eller vinna direkt på projektet. Bra chefer måste identifiera intressenterna och deras roller och behov och kommunicera projektets omfattning till dem.
Projektets tidsplan
Ett projekt måste ha en tidsplan. Men saker och ting går inte alltid som planerat, och situationer som försenade milstolpar och eftersläpningar plågar projekt. En projekttidsplan är en kronologisk ordning av projektets viktigaste händelser och uppgifter för att säkerställa att de genomförs enligt tidsplanen. Den fångar upp och kommunicerar deadlines, uppgiftsberoenden, specifika uppgifter och beräknad uppgiftslängd till olika intressenter.
Q-W: Kvalitetssäkring till vattenfallsprojektledning
Kvalitetssäkring
Ett av de projektledningsbegrepp du bör känna till är kvalitetssäkring, vilket är en projektledningsprincip som hindrar ett företag från att förstora misstag och undvika exponering för risker. Det guidar chefer i att utveckla kvalitetsleveranser, sätta standarder för excellens och eliminera fallgropar. Kvalitetssäkring fokuserar därför inte bara på att leverera ett komplett paket utan också på att uppnå de bästa resultaten i branschen för att upprätthålla och utöka kundbasen.
Kvalitetsledning
Projektledare strävar efter excellens, inte som en engångsföreteelse utan som en kontinuerlig insats. Kvalitetshantering säkerställer en konsekvent leverans av kvalitativa tjänster, produkter eller andra leverabler under hela projektets livscykel. Dess identifierbara egenskaper inkluderar funktionalitet, prestanda, lämplighet, konsistens och tillförlitlighet. En organisation tar fram sina egna standarder för att mäta dessa nivåer i enlighet med projektet.
Kvalitetsplanering
Denna aspekt av projektplaneringen hjälper till att fastställa prioriteringarna för ett projekt. Den sker i planeringsfasen och hjälper teamet och chefen att komma överens om de kritiska frågor som leder till ett framgångsrikt projekt. Den listar de resurser som krävs, de uppgifter som ingår och målen. Dessutom anges i detta steg de kvalitetsstandarder som projektet måste uppfylla.
RACI-diagram
Ett RACI-diagram är ett diagram som visar en persons grad av involvering i ett projekt, så att alla tydligt förstår roller och ansvar. RACI är en förkortning som står för Responsible (ansvarig), Accountable (redovisningsskyldig), Consulted (konsulterad) och Informed (informerad). Detta diagram uppmuntrar kommunikation och definierar ägarskap, så att aktiviteterna i projektets tidsplan kan genomföras utan förvirring.
Resursallokering
Effektiv och kvalitativ ledning kräver resursallokering, vilket innebär strategisk placering av tillgängliga resurser för att stödja de uppgifter som är avsedda för dem. Det leder till att projektet löper smidigt, upprätthåller produktiviteten och håller projektet kostnadseffektivt. Tillgången på resurser och kundernas krav kan dock påverka resursallokeringen.
Resursutjämning
Resursutjämning är en ledningsteknik som effektiviserar resursfördelningen, anpassar den till projektets tidsplan och i slutändan eliminerar över- eller underallokering av resurser till ett projekt. Om detta inte görs på rätt sätt kan resurserna antingen misslyckas med att ge projektet optimal service eller misslyckas med att nå sin optimala användning, vilket leder till slöseri. Därför bör du identifiera luckor i projektresurserna, göra realistiska uppskattningar av de resurser som krävs och skapa en lista över prioriteringar för resurshantering och uppgifter.
Resurshantering
Resurser ger liv åt organisationer och projekt, utan vilka de står inför ett säkert misslyckande. Resurshantering förhindrar sådana allvarliga konsekvenser. Den definierar strategierna för planering, organisering och fördelning av resurser. Den är en del av projektledning och styr både immateriella och materiella resurser.
Riskhantering
Riskhantering identifierar, utvärderar och mildrar möjliga hot mot projekt. Den undersöker hur ett projekt kan ändra sina mål och resultat på grund av exponering för risker. Processen dokumenterar förväntade flaskhalsar och sätt att övervinna dem.
Scope Creep
Scope creep definierar ett fenomen där projektets leveranser och krav ökar i takt med projektets framsteg. Det belastar resurserna eftersom det innebär aktiviteter som ligger utanför projektets omfattning. Med denna extra press på teamet, resurserna och tiden tappar projektet riktningen och går i stå eller misslyckas.
Scrum
Scrum är en agil projektledningslösning som delar upp projekt i små segment som kallas sprints. De upprepade sprints varar från två veckor till en månad. Den samlar in kundfeedback vid varje sprint och använder en scrumtavla för att dokumentera sprintmål och uppgifter för att upprätthålla eller förbättra projektets leveranstakt.
Scrum-projektledning
Scrum-projektledning är ett avsteg från den traditionella projektledningsmetoden där kunden ser produktet av ett projekt efter att det har slutförts. Detta gav kunden ingen möjlighet att ge feedback innan projektet var slutfört. Scrum-projektledning delar upp ett projekt i roller, artefakter och händelser.
Dessa tre är verktyg och roller genom vilka programmet delar upp ett komplext projekt i segment som kallas sprintar och som varar mellan två och fyra veckor. I slutet av en sprint ger kunden feedback för att vägleda ledningsgruppen i utvecklingen av den bästa möjliga och önskade produkten eller tjänsten för kunden.
Sprint
En sprint är en specificerad eller fastställd period som varar mellan en och fyra veckor. Det är en utvecklingscykel i ett projekts livscykel. En scrum-sprint uppstår därför genom att ett projekt delas upp i små delar eller uppgifter som måste slutföras och godkännas av intressenterna innan man går vidare till nästa steg.
Story Point
I slutet av en sprint tilldelar ett team enheter för att ge feedback om den insats som krävs för att implementera en backlog för en uppgift eller ett objekt i projektet. Denna mätvärde kvantifierar den abstrakta aspekten av att implementera en kunds berättelse, med avseende på risker, komplexitet och insats. Det sker i produktens backlog.
Vattenfallsmodell för projektledning
Denna linjära projektledningsmetodik ger en sekventiell process för att slutföra ett projekt. Den kräver att en etapp slutförs innan man går vidare till nästa, och stegen eller faserna flyter eller kaskaderar in i varandra som vatten som rinner nerför ett vattenfall. Den är kanske inte lika flexibel som de senaste ledningslösningarna, men den följer fortfarande de vanliga faserna i projektledning.
Med dessa projektledningsbegrepp i bagaget kommer du nu att ha lättare att förstå och maximera resurserna för att få ut det bästa av dina projektledningsuppgifter. Anmäl dig till ClickUps bloggnyhetsbrev för mer information om projektledning och få praktiska tips direkt till din inkorg! 📧