Som småföretagare är tid en av dina mest värdefulla resurser. Men den är inte alltid på din sida.
Här är varför! Enligt Microsofts Work Trend Index Report tillbringar arbetstagare en betydande del av sin dag – cirka 4 timmar och 33 minuter – med att hantera e-post, delta i möten och sköta kommunikationen via olika teamappar. Och detta är bara en del av helheten. 🥧
Den tid som läggs på kommunikation och samordning kan snabbt bli mycket för små team, vilket lämnar lite utrymme för det arbete som verkligen driver tillväxten. Det är inte förvånande att 68 % av arbetstagarna känner att de inte har tillräckligt med tid för att fokusera på det som är viktigt.
I den här bloggen utforskar vi praktiska strategier för tidshantering och verktyg för tidrapportering som hjälper dig att återta kontrollen över din kalender, prioritera uppgifter, undvika dålig tidshantering och driva din verksamhet mot framgång.
1. Förstå dina uppgifter och mål
Att effektivisera arbetsflöden bör vara en högsta prioritet för småföretag som hanterar flera ansvarsområden. För att göra detta på ett effektivt sätt bör varje uppgift ha en ansvarig som är tydlig med sina mål och ansvarsområden.
Elon Musk sa en gång:
Människor arbetar bättre när de vet vad målet är och varför. Det är viktigt att människor ser fram emot att gå till jobbet på morgonen och tycker om att arbeta.
Människor arbetar bättre när de vet vad målet är och varför. Det är viktigt att människor ser fram emot att gå till jobbet på morgonen och tycker om att arbeta.
Strategier för tidshantering hjälper dig att mäta uppgifter mot mål, vilket gör det lättare att följa upp vad du har arbetat med. Detta ger också tydlighet i vilka områden du bör fokusera på.
Så, hur kartlägger du alla dessa dagliga uppgifter för att uppnå långsiktiga mål? Använd ClickUp, den kompletta appen för arbete som är utformad för att hjälpa team att hantera specifika uppgifter, spåra framsteg och förbättra samarbetet.
Använd ClickUp Goals för att snabbare sätta upp, följa upp och uppnå dina affärsmål, samtidigt som du behåller överskådlighet och organisation.
Så här kan ClickUp Goals hjälpa dig att hantera arbetet:
- Håll dig till schemat: Sätt deadlines för mål, hantera sprints och följ upp framstegen med veckovisa resultatkort för att säkerställa att ditt team håller sig på rätt spår.
- Dela mål utan ansträngning: Tilldela en eller flera ägare, kontrollera åtkomstbehörigheter och samarbeta smidigt med ditt team eller dina intressenter.
- Organisera målen på ett ställe: Använd mappar för att kategorisera mål som OKR (mål och nyckelresultat), sprintar eller medarbetarnas resultatkort, så att det blir enkelt att hantera och prioritera.
- Mät framgången noggrant: Använd numeriska, monetära, sant/falskt- eller uppgiftsbaserade mål för att följa framstegen mot mål som veckovis försäljning eller sprintmilstolpar.
När du har bestämt dig för dina stora mål gör ClickUp Tasks det enklare att fastställa prioriteringar, dela upp dem i deluppgifter, tilldela ansvariga, följa upp framsteg och se till att alla är samsynta. Med anpassade statusar kan du skapa arbetsflöden som är skräddarsydda för din process – oavsett om de är enkla, som ”Att göra” och ”Klar”, eller mer detaljerade. Anpassningen säkerställer att ditt team förblir fokuserat och produktivt.
En småföretagare på Reddit, ecommarketingwiz, ger ett bra tips för tidshantering:
Jag försöker vakna runt klockan 6.00 och arbeta med min bisyssla på morgonen, sedan delegerar jag arbete till frilansare under dagen och när jag är klar med mitt 9-5-jobb arbetar jag också 1-2 timmar med min bisyssla. Det går inte alltid smidigt, men när jag började outsourca arbete blev det bättre.
Jag försöker vakna runt klockan 6.00 och arbeta med min bisyssla på morgonen, sedan delegerar jag arbete till frilansare under dagen och när jag är klar med mitt 9-5-jobb arbetar jag också 1-2 timmar med min bisyssla. Det går inte alltid smidigt, men när jag började outsourca arbete blev det bättre.
2. Analysera din tidsanvändning
För småföretagare och start-up-grundare är varje sekund viktig. Mellan att hantera den dagliga driften och utforma strategier för tillväxt är det lätt att tappa koll på var tiden tar vägen.
Ett av de bästa sätten att analysera hur du använder din tid är att spåra den under en vecka eller så.
När du har fått en uppfattning om var din tid går åt, dela upp den i kategorier – vad som verkligen påverkar resultatet (som strategi eller kundkontakter) kontra saker som bara tar tid (som ändlösa möten eller administrativa uppgifter).
Detta ger dig en tydlig bild av vad du bör fokusera mer på och var du kanske behöver delegera, automatisera eller skära ned.
Oavsett om du vill införa koncentrerade arbetstider eller följa Pomodoro-tekniken med 25 minuters fokusperioder, har ClickUps plattform för tidshantering funktioner som passar alla strategier för tidshantering, plus ClickUp Automations som hanterar repetitiva uppgifter åt dig.
ClickUps Project Time Tracking erbjuder till exempel en effektiv lösning för att analysera din tid, förbättra dina tidsplaneringsfärdigheter och sätta upp realistiska förväntningar för dig själv och ditt team.
Så här gör ClickUp tidrapporteringen enkel:
- Spåra tid var som helst: Registrera tid på datorn, mobilen eller webben med ClickUps kostnadsfria Chrome-tillägg och länka spårad tid till valfri uppgift.
- Ange uppskattningar och lägg till anteckningar: Definiera hur lång tid uppgifterna ska ta och bifoga detaljerade anteckningar till posterna för att tydligt kunna följa upp dina insatser.
- Hantera fakturerbar tid: Markera tid som fakturerbar för att förenkla faktureringen för kunderna.
- Sammanlagda totaler: Se den sammanlagda tiden som har lagts på uppgifter och deluppgifter för att få en övergripande bild.
- Redigera och justera: Lägg till eller ta bort tidsposter manuellt för att uppnå noggrannhet.
Max Segal, ClickUp-användare och chef för dator- och informationssystem på XYZ, säger:
Funktionen för tidrapportering gör det möjligt för ledningen att bättre fördela resurser och upptäcka ineffektivitet i verksamheten.
Tidsregistreringsfunktionen gör det möjligt för ledningen att bättre fördela resurser och upptäcka ineffektivitet i verksamheten.
Är du fortfarande osäker på var tiden tog vägen? Låt oss visualisera var du slösade bort din tid för att rikta din uppmärksamhet mot det som behöver fokus. Du kan använda ClickUp Dashboards för detta.
Genom att skapa en personlig översikt kan du visualisera din produktivitet och identifiera tidskrävande aktiviteter som stör din koncentration. Denna personliga dagliga översikt låter dig prioritera uppgifter, spåra framsteg och upprätthålla ett organiserat arbetsflöde som är anpassat efter dina mål.
För en djupare förståelse av hur tiden används, inkludera widgets som spårar deadlines, visar uppgiftsstatus och ger realtidsuppdateringar om teamets aktiviteter.
3. Organisera, prioritera och gruppera
När projekt saknar struktur glöms ofta små detaljer bort, vilket leder till missade deadlines, felaktigt anpassade mål och i slutändan frustrerade kunder. För småföretagare som jonglerar med flera initiativ kan detta snabbt eskalera till kaos.
Nyckeln till att hantera komplexa arbetsflöden är att skapa en tydlig hierarki som organiserar uppgifterna och säkerställer att allt tas med i beräkningen. Med en solid struktur på plats kan du dela upp stora projekt i mindre, genomförbara steg och prioritera dem effektivt.
Det är här ClickUps funktioner för projekthierarki och uppgiftsorganisation kan revolutionera ditt arbetsflöde. De låter dig organisera dina projekt, uppgifter, dokument och arbetsuppgifter med hjälp av särskilda mappar, listor och utrymmen, så att allt blir strukturerat och lättillgängligt.
Så här kan funktionerna Hierarki och Uppgiftsorganisation förenkla ditt arbetsflöde:
- Översikt över arbetsytan: Visualisera hela ditt företag eller din organisation på ett ögonblick och få en helhetsbild utan att förlora detaljerna ur sikte.
- Nästlade deluppgifter: Dela upp stora projekt i hanterbara steg med flera nivåer av deluppgifter, så att alla detaljer täcks in.
- Checklistor inom uppgifter: Skapa detaljerade checklistor inom uppgifter för steg-för-steg-uppföljning av komplexa processer eller projekt.
- Uppgiftsamarbete: Tilldela uppgifter till teammedlemmar, lägg till beskrivningar, uppdatera status och engagera dig genom kommentarer för att hålla alla på samma sida.
- Anpassningsbara listor: Gruppera relaterade uppgifter i listor för att organisera projekt, kampanjer eller databaser och snabbt komma åt det du behöver.
- Prioritetsnivåer: Sortera uppgifter efter hur brådskande de är, från låga till kritiska, så att det blir lättare att fokusera på det som verkligen är viktigt och undvika onödiga distraktioner.
ClickUp kommer också med gratis mallar för tidsblockering, till exempel ClickUp Time Box Template, för att göra installationen enklare för dig.
Här är några viktiga funktioner i mallen:
- Anpassade statusar: Spåra enkelt uppgiftsförloppet med anpassningsbara statusar som "Klar", "Pågår" och "Att göra".
- Anpassade fält: Lägg till ett anpassat attribut som "Typ" för att samla in viktig information om uppgifter och visualisera uppgiftsdata tydligt för bättre beslutsfattande.
- Anpassade vyer: Öppna fyra olika vyer för att organisera och komma åt information, till exempel "Uppgiftsplaneraren" för uppgiftshantering, "Tidsplanering" för hantering av tidsblock och "Uppgiftsstatus" för att spåra aktuella framsteg för uppgifterna.
➡️ Läs också: Gratis mallar för tidshantering (kalendrar och scheman)
4. Skapa ett schema
Börja med att se på din vecka som en helhet – avsätt specifika dagar eller tidsblock för återkommande uppgifter som möten, marknadsföring, ekonomisk förvaltning och kundarbete.
Du kan till exempel avsätta måndagar för strategi och planering, tisdagar för kundmöten och onsdagar för marknadsföring eller innehållsskapande. När du har fastställt din veckostruktur kan du dela upp den i dagliga uppgifter och prioritera de viktigaste och mest tidspressade aktiviteterna först.
Identifiera varje dag de 3–5 viktigaste uppgifterna som måste slutföras och reservera tid i din kalender för att fokusera på dessa, samtidigt som du lämnar utrymme för oförutsedda utmaningar eller avbrott. Var realistisk när det gäller hur mycket du kan åstadkomma och gör justeringar efter behov, så att du förblir flexibel samtidigt som du fokuserar på helheten.
När du implementerar detta erbjuder ClickUps kalendervy och tidslinjevy den flexibilitet och anpassningsbarhet du behöver för att hålla koll på ditt arbete.
Så här kan du utnyttja dessa funktioner för att skapa dagliga, veckovisa eller månatliga scheman:
ClickUp-kalendervyn är idealisk för att visualisera arbete, omplanera uppgifter och anpassa projektets tidsplaner. Den låter dig växla mellan daglig, veckovis eller månadsvis vy.
Följ dessa steg för att komma igång:
- Visualisera ditt arbete: Växla till kalendervyn i ClickUp för att se alla dina uppgifter i kalenderformat.
- Skapa och justera scheman: Dra och släpp uppgifter direkt i kalendern för att justera deras förfallodatum eller varaktighet.
- Hantera projektets tidsplaner: Dela upp stora projekt i mindre, genomförbara uppgifter och planera in dem över dagar, veckor eller månader.
- Synkronisera med externa kalendrar: Integrera ClickUp med Google Kalender eller andra schemaläggningsverktyg för att samla alla dina evenemang och uppgifter på ett ställe.
Tidslinjevyn i ClickUp erbjuder en linjär, detaljerad metod för att schemalägga uppgifter och hantera arbetsbelastningar. Den är perfekt för att få en överblick över dina projekt och deadlines.
Så här använder du det:
- Visualisera uppgifter över tid: Använd rullgardinsmenyn Dag för att växla till vecko-, månads- eller till och med timvy för bättre planering.
- Anpassa din tidslinje: Anpassa din vy med hjälp av uppgiftsfärger baserade på deras lista, status eller värde i anpassade fält. Du kan välja att visa eller dölja helger, beroende på ditt arbetsflöde.
- Framtida återkommande uppgifter: Aktivera eller inaktivera visningen av framtida återkommande uppgifter för bättre överskådlighet.
Du kan hantera din tid effektivt med ClickUp Time Management Schedule Template utan att behöva börja från scratch.
Denna mall är utformad för att hjälpa dig analysera hur du använder din tid och öka produktiviteten.
Här är vad som ingår:
- Aktivitetsloggvy: Spåra alla aktiviteter du utför under dagen för att identifiera mönster och förbättra effektiviteten.
- Visa dagliga aktiviteter: Planera uppgifter, sätt prioriteringar och strukturera din dag effektivt.
- Arbetsbelastningsvy: Få en tydlig översikt över alla uppgifter och deras beräknade tidsåtgång för att balansera arbetsbelastningen.
- Startguide: En steg-för-steg-guide som hjälper dig att snabbt skapa ett effektivt schema.
💡 Proffstips: Investera i dig själv genom att avsätta tid för att lära dig nya färdigheter, delta i workshops eller läsa branschpublikationer. Detta kan maximera produktiviteten och förbättra din beslutsförmåga.
Du kan alltid följa ditt arbete med ClickUp Gantt Chart View för långsiktig och effektiv tidshantering.
När det gäller långsiktig planering och effektiv tidshantering är den här funktionen utformad för att hjälpa dig att förenkla arbetsflöden, prioritera deadlines och eliminera flaskhalsar. Så här gör du:
- Visualisera projektets arbetsflöden: Samla dina utrymmen, mappar, listor, uppgifter och deluppgifter i en enhetlig vy.
- Enkel drag-och-släpp-funktion: Justera uppgifters tidslinjer och beroenden utan ansträngning med det intuitiva drag-och-släpp-gränssnittet.
- Färgkodad organisation: Använd färgkodning för att kategorisera uppgifter efter prioritet, status eller teammedlem för enkel identifiering, så att ingenting missas.
- Uppdateringar i realtid: Håll koll på dina projekt med live-procenttal för framsteg och uppdateringar i realtid, så att du och ditt team kan samarbeta effektivt och fira milstolpar när de inträffar.
- Sortera, filtrera och fokusera: Använd avancerad sortering och filtrering för att fokusera på viktiga uppgifter, identifiera potentiella förseningar och fördela resurser på ett klokt sätt.
➡️ Läs också: Gratis schemamallar i Excel, Google Sheets och ClickUp
5. Undvik multitasking
Multitasking kan verka som en produktivitetshöjare, men har ofta motsatt effekt.
Neurovetenskaplig forskning visar att vi kan uppnå mer och främja vår fysiska och mentala hälsa genom att minska kognitiv överbelastning genom att skapa en plan och prioritera uppgifter.
Multitasking ökar dock den kognitiva överbelastningen, vilket leder till:
- Minskad koncentration: Att växla mellan olika uppgifter splittrar din uppmärksamhet och sänker kvaliteten på arbetet.
- Ineffektivitet: Det tar längre tid att slutföra uppgifter när man ständigt byter fokus.
- Stress: Att överbelasta hjärnan med flera uppgifter ökar mental trötthet och stress.
ClickUps Me Mode är utformat för att motverka fallgroparna med multitasking och förbättra tidshanteringen.
Genom att filtrera din arbetsyta så att endast tilldelade uppgifter visas hjälper Me Mode dig att fokusera enbart på dina ansvarsområden.
Detta gör att du kan se:
- Personlig uppgiftsvy: Se uppgifts som kräver din uppmärksamhet utan att distraheras av andras uppgifter.
- Automatisk tilldelning: Skapa uppgifter i Me Mode så att de omedelbart tilldelas dig, vilket förenklar ditt arbetsflöde.
- Universellt i alla vyer: Håll dig på rätt spår utan att påverka andras perspektiv, eftersom Me Mode gäller i alla ClickUp-vyer i ditt arbetsområde.
6. Ta pauser
Regelbundna pauser är en viktig men ofta förbisedd aspekt av effektiv tidshantering. Att jobba långa timmar kan verka produktivt, men det kan leda till utbrändhet och minskad effektivitet.
Att lägga in avsiktliga pauser i ditt schema hjälper dig att återhämta dig mentalt, förbättra koncentrationen och upprätthålla produktiviteten över tid.
Vi har ungefär fem timmars fritid varje dag, men att spendera denna fritid på ett oplanerat sätt kan påverka ditt allmänna välbefinnande, även när du inte arbetar. Strukturerade pauser kan maximera din fritid och öka produktiviteten och välbefinnandet.
ClickUp Reminders kan hjälpa dig att enkelt integrera pauser i din dag. Så här kan du använda det:
- Snabb inställning: Skapa mindre, fristående påminnelser för schemalagda pauser, så att du tar paus vid rätt tidpunkter.
- Delegera påminnelser om raster: Skicka påminnelser till dig själv eller ditt team för att uppmuntra en kultur med regelbundna, medvetna raster.
- Kommentarsutlösta påminnelser: Ställ in påminnelser direkt från en uppgiftskommentar, så att de blir genomförbara och oberoende av den ursprungliga uppgiften.
7. Delegera och outsourca
Genom att dela ansvar och organisera uppgifter kan du fokusera på högprioriterade arbetsuppgifter, minska stressen och se till att dina projekt fortskrider effektivt.
Ett användbart ramverk för delegering är Pareto-principen (även känd som 80/20-regeln), som innebär att 80 % av dina resultat kommer från 20 % av dina ansträngningar. Att tillämpa denna teori innebär att identifiera de mest effektiva uppgifterna – de som driver företagets framgång – och fokusera på dessa samtidigt som du delegerar de övriga 80 % av uppgifterna som är viktiga men inte lika kritiska.
En annan användbar teori är Herzbergs tvåfaktorteori, som skiljer mellan motiverande faktorer (t.ex. prestation, erkännande) och hygienfaktorer (t.ex. lön, arbetsförhållanden).
När du delegerar, tänk på uppgiften och hur den kan motivera eller demotivera ditt team. Uppgifter som passar medarbetarnas styrkor och ger möjligheter till utveckling och erkännande bör delegeras till dessa personer, vilket ökar deras arbetsglädje och prestation.
Nyckeln till delegering ligger i att ge tydliga instruktioner, sätta upp förväntningar och skapa förtroende, samtidigt som man skapar en miljö där teammedlemmarna känner sig stärkta och uppskattade.
Använd ClickUp Assign Comments för att förenkla delegering och uppgiftshantering:
- Tydlig delegering: När du delegerar en uppgift, ge specifika instruktioner i kommentarsfältet. Ange tydligt vem uppgiften tilldelas och eventuella specifika krav.
- @Omnämnanden: Använd ClickUp @omnämnanden för att direkt meddela den tilldelade personen och hålla dem uppdaterade om eventuella ändringar eller förfrågningar.
- Checklistor: Skapa checklistor i kommentarerna för att dela upp komplexa uppgifter i mindre, genomförbara steg.
- Delegeringsstatus: Skapa ett anpassat fält för att spåra delegeringsstatusen för en uppgift (t.ex. "Ej delegerad", "Delegerad", "Pågår", "Slutförd").
- Automatisera aviseringar: Ställ in anpassade automatiseringsregler för att skicka aviseringar till den som skapade uppgiften och den som den delegerats till när en uppgift delegeras eller dess status ändras.
➡️ Läs också: Hur man skapar en tidsbudget för att få mer gjort
8. Minimera distraktioner
Som företagare kan distraktioner lätt förstöra din dag. Nyckeln till att bemästra tidshantering är att identifiera och ta itu med det som slösar bort din tid.
En beprövad metod är att använda en tidsplaneringsmatris för att prioritera uppgifter utifrån hur brådskande och viktiga de är, vilket hjälper dig att fokusera på aktiviteter med högt värde. Matrisen delar upp uppgifterna i fyra kvadranter: brådskande och viktiga, inte brådskande men viktiga, brådskande men inte viktiga, och varken brådskande eller viktiga. Genom att använda matrisen kan du fördela din tid bättre, minska stressen och fokusera på långsiktig framgång.
Kom ihåg att för att hålla fokus måste man också ta en paus när det behövs. Förvånansvärt nog går över 765 miljoner semesterdagar oanvända varje år i USA. Att ta pauser är inte bara en lyx – det är viktigt för produktiviteten och för att undvika utbrändhet.
Sätt gränser för att minimera distraktioner: Stäng av aviseringar under koncentrerat arbete, delegera uppgifter effektivt och schemalägg fokuserade arbetsperioder.
Med funktionen ClickUp Date and Time kan du ställa in startdatum, förfallodatum och påminnelser, så att du kan slutföra uppgifter i tid och samtidigt hålla ordning. Utöver deadlines kan du med den här funktionen planera ditt schema genom att avsätta specifika tidsintervall för verktyg, appar eller enheter, så att din dag blir strukturerad och målmedveten.
Dessutom innebär ClickUps tillgänglighet på Android, iOS, Windows och Mac att du kan hålla koll på ditt schema när som helst och var som helst.
9. Använd appar för tidshantering
Från att planera din dag till att prioritera uppgifter – appar för produktivitet och tidshantering kan hjälpa dig att organisera ditt liv. De kan fungera som din personliga assistent och se till att du har koll på allt.
Oavsett om du behöver hjälp med tidsplanering, uppgiftshantering, prioritering eller organisering av möteskalendrar finns det en app för det. Med ClickUp Integrations kan du ta tidshanteringen till nästa nivå genom att ansluta över 1 000 verktyg och få de bästa produktivitetsfunktionerna till din arbetsplats – helt gratis. Det stämmer, du behöver inte längre växla mellan olika verktyg.
Så här kan dessa integrationer hjälpa dig att förenkla din arbetsdag:
- Smidig tidrapportering med Everhour: Till skillnad från de flesta tidrapporteringsverktyg integrerar Everhour kontroller direkt i ClickUp-gränssnittet, vilket sparar tid och minskar fel vid datainmatning.
- Omedelbar tidrapportering med Toggl: Aktivera Toggl Chrome-tillägget för att enkelt rapportera tid i ClickUp.
- Synkronisera din kalender med Google Kalender: Anslut Google Kalender till ClickUp för synkronisering i realtid.
- Inbyggd tidrapportering: Med ClickUps inbyggda tidrapporteringsfunktion kan du logga timmar direkt i uppgifterna.
Öka din produktivitet med ClickUp
När du hanterar din tid väl frigör du mental kapacitet för att fokusera på att utveckla ditt företag, främja kreativitet och uppnå en sund balans mellan arbete och privatliv.
Det är här ClickUp utmärker sig som en allt-i-ett-plattform. Den hjälper dig att hantera viktiga uppgifter, integreras smidigt med populära verktyg och spårar den tid du lägger på projekt. Som vi har sett i tipsen ovan gör centralisering av arbetsflöden det också möjligt för dig att fokusera på det som är viktigast samtidigt som du minskar distraktioner och förblir produktiv.
Registrera dig för ClickUp idag och ta itu med utmaningarna inom tidshantering!