”Genom fantasin kan vi visualisera de oskapade världar av potential som finns inom oss.”
”Genom fantasin kan vi visualisera de oskapade världar av potential som finns inom oss.”
Denna mening från Stephen R. Coveys bästsäljande självhjälpsbok, The 7 Habits of Highly Effective People, sammanfattar vad det innebär att vara sitt bästa jag.
I den dagliga verksamheten kan du hjälpa ditt team att uppnå detta genom att identifiera och optimera medarbetarnas styrkor och svagheter. I det här blogginlägget visar vi hur.
Förstå medarbetarnas styrkor och svagheter
Medarbetarnas styrkor och svagheter avser de tekniska, beteendemässiga och mentalitetsrelaterade färdigheter hos varje teammedlem som påverkar deras prestationer i sin roll.
Medarbetarnas styrkor: Det här är färdigheter, egenskaper och beteenden som gör att de kan utmärka sig i sina roller.
Till exempel är problemlösningsförmåga och logiskt tänkande styrkor för en utvecklare. Berättarförmåga är en stor styrka för en författare.
Medarbetarnas svagheter: Detta är områden där medarbetaren kan ha svårigheter eller behöver förbättras. Det kan handla om brister i kunskap, erfarenhet inom området, beteende eller personliga vanor.
Till exempel kan bristande erfarenhet eller kunskap om hälso- och sjukvård vara en svaghet för någon som arbetar inom branschen. Å andra sidan kan bristande tidsplaneringsförmåga vara ett stort hinder för produktiviteten.
Varför behöver chefer känna till medarbetarnas styrkor och svagheter?
I kunskapsarbete, oavsett process och operationalisering av uppgifter, spelar varje individs styrkor och svagheter en enorm roll för teamets resultat. Till exempel kan en försäljningschef som är punktlig och välpresenterad föregå med gott exempel för sina underordnade. En kollega som alltid levererar undermåligt arbete kan sänka kvaliteten på hela teamet.
Det är bara början. Att identifiera medarbetarnas styrkor och svagheter erbjuder en mängd fördelar, till exempel följande.
Objektiva bedömningar: Alla organisationer som vill identifiera medarbetarnas styrkor och svagheter kommer att införa objektiva bedömningar i form av certifieringar, utvärderingar, intern/extern feedback etc. Detta är till stor hjälp vid långsiktig personalplanering och organisationsdesign.
Lämplig arbetsfördelning: Projektledare kan fördela uppgifter som passar bäst för varje medarbetares styrkor och svagheter. Detta förbättrar produktionshastigheten, kvaliteten och den allmänna medarbetarnöjdheten.
Riktad inlärning och utveckling: Genom att identifiera svagheter kan du erbjuda riktad utbildning som hjälper medarbetarna att effektivt övervinna sina svårigheter.
Strategisk karriärplanering: Genom att regelbundet identifiera styrkor och svagheter kan företagsledningen planera varje medarbetares karriärväg. Till exempel kan den högsta ledningen säga: ”Om du förbättrar dina presentationsfärdigheter före årets slut är det mer sannolikt att du kommer att bli aktuell för en befordran. ”
Medarbetarnas engagemang: När medarbetarna tilldelas uppgifter som passar deras styrkor arbetar de mer effektivt och med större motivation.
Positiv kultur: När medarbetarna arbetar med det de är bra på skapas en positiv och meningsfull känsla. Som en följd av detta blir de oftast mer öppna för att hjälpa andra och samarbeta kring idéer. Å andra sidan kan oadresserade svagheter ha motsatt effekt.
Om du är övertygad om att det är dags att strategiskt titta på dina medarbetares styrkor och svagheter, låt oss se hur du kan göra det härnäst.
Identifiera medarbetarnas styrkor
Intuitivt vet de flesta människor vilka deras styrkor är. Men på arbetsplatsen finns det sannolikt otaliga dolda färdigheter och talanger hos dina medarbetare som aldrig kommer till uttryck – färdigheter som kan göra stor skillnad för din organisation. Det första steget för att identifiera dessa styrkor är att veta hur de ser ut.
Nedan följer några av de viktigaste exemplen på medarbetares styrkor. Vi kommer också att undersöka hur du kan utvärdera dina team för var och en av dessa styrkor med hjälp av ett projektledningsverktyg som ClickUp.
Teknisk expertis
En medarbetares kunskap och kompetens inom ett specifikt område, till exempel mjukvaruutveckling eller redovisning, är deras tekniska expertisområde. En tekniskt skicklig mjukvaruutvecklare kan till exempel snabbt diagnostisera och åtgärda buggar.
För att bedöma varje individs tekniska kompetens kan du fokusera på hur lång tid de tar på sig att utföra en viss typ av uppgift eller hur bra de utför den.
Du kan till exempel använda ClickUp Time Tracking för att identifiera trender för uppgifter som tar kortast tid (med justering för uppgiftens komplexitet). Du kan också titta på de uppgifter som har minst buggar, omarbetningar eller feedback. Detta hjälper till att mäta kvaliteten på resultatet, vilket är en indikator på teknisk expertis.
Problemlösning
Problemlösning innebär att analysera en situation, identifiera grundorsaken och utveckla praktiska lösningar. Medarbetare med starka problemlösningsförmågor kan utmärka sig inom kundrelationshantering, försäljning, konsultation eller krishantering. Det är viktigt att notera att alla behöver ha en viss nivå av problemlösningsförmåga!
Ett bra sätt att göra detta, särskilt bland anställda som har kontakt med externa kunder, såsom säljare, presäljare, kundansvariga etc., är att genomföra periodiska undersökningar och samla in feedback. ClickUp Forms erbjuder ett enkelt och anpassningsbart sätt att samla in den information du behöver och integrera den i dina arbetsflöden för uppgiftshantering utan ansträngning.
Du kan också komma igång direkt med någon av ClickUps mallar för feedbackformulär.
Anpassningsförmåga
Anpassningsförmåga är en medarbetares vilja och förmåga att anpassa sig till förändringar på arbetsplatsen, oavsett om det gäller projektets tidsplan, teamets struktur eller prioriteringar. En anpassningsbar medarbetare har större sannolikhet att lyckas i tvärfunktionella team som levererar högkvalitativt arbete.
Att identifiera anpassningsförmåga kan vara svårare än andra färdigheter, men det är inte omöjligt. På ClickUp kan du titta på:
- Den tid det tar att slutföra specifika uppgifter för att lära sig hur snabbt medarbetaren kommer igång i varje sprint (eller hur lång tid de behöver för att vänja sig vid nya projekt).
- Kommentarer, chattar och konversationer som de måste ta del av för att snabbare kunna sätta sig in i de förändrade prioriteringarna.
- Riktmärken för hur de utvecklas mot vissa mål eller målsättningar
Ledarskapsförmåga
Dagens organisationer blir allt mer platta. Företagen söker självständiga medarbetare som kan leda sig själva och de projektteam de arbetar med. I detta sammanhang kan ledarskapsförmåga vara en exceptionell styrka. Ledarskapsförmåga omfattar vanligtvis följande:
- Ge vägledning och råd till teammedlemmarna
- Delegera uppgifter och hantera projekt
- Möjliggöra konfliktlösning mellan interna och externa intressenter
- Ge feedback och justera framstegen mot målen
- Samla teamen för att klara snäva deadlines eller leverera komplexa arbetsuppgifter
- Kommunicera tydligt och effektivt
- Att ha emotionell medvetenhet och reflektera över sina handlingar
Vissa av dessa färdigheter har en direkt inverkan på projektresultaten, vilket kommer att synas på ClickUp-dashboards. Att kommunicera tydligt kan till exempel innebära att skriva tydliga beskrivningar och acceptanskriterier för varje uppgift, vilket resulterar i färre buggar eller omarbetningar. Du kan mäta detta med hjälp av den tid det tar att slutföra uppgiften eller tiden i statusar som "omarbete".
Andra, som konfliktlösning, är dock mer kvalitativa. För att identifiera dessa kan 360-graders feedback vara nödvändigt. Du kan samla och analysera din kvalitativa feedback på en ClickUp Whiteboard för att vidta lämpliga åtgärder.
ClickUp Soar Analysis Template är utformad just för detta. Under din periodiska prestationsutvärdering samlar du in feedback från dina chefer och teammedlemmar och sorterar dem efter styrkor och möjligheter. Baserat på din analys identifierar du dina ambitioner och följer upp resultaten över tid.
Bonus: Alla ledare är inte lika. Fundera därför över vilken typ av ledare du är. Myers-Briggs ledarskapsstil är en bra utgångspunkt.
Kommunikationsförmåga
God kommunikation handlar inte om vad du säger, utan om vad mottagaren förstår.
Förmågan att bli förstådd är en extraordinär styrka. Till exempel är det mer sannolikt att en projektledare med god kommunikationsförmåga kan hålla projektets sponsor/kund nöjd.
Ännu viktigare är att kommunikationsförmåga idag även omfattar textbaserade meddelanden på ett asynkront sätt. Bra kommunikatörer tänker därför på andra ordningens konsekvenser, skriver detaljerade svar och undviker missförstånd.
Utvärdera kommunikationsförmågan hos dina teammedlemmar med hjälp av ClickUp Chat View.
- Hur ofta måste medarbetaren upprepa sig?
- Hur ofta använder de olika verktyg som whiteboards, tankekartor, dokument, skärminspelningar etc. för att skapa större tydlighet?
- Hur ofta begär mottagarna av meddelandet ett samtal/personligt möte för att få klarhet?
- Hur empatiska är de mot kollegor som har svårt att förstå?
De fem styrkor som nämns ovan – teknisk expertis, problemlösning, anpassningsförmåga, ledarskapsförmåga och kommunikationsförmåga – utgör grunden. Beroende på vilket arbete man förväntas utföra finns det dock fler styrkor.
Här är några exempel på medarbetares styrkor baserat på roller/funktioner:
Personalresurser: Empati, emotionell medvetenhet, pålitlighet, uppmärksamhet
Försäljning: Punktlighet, organisatoriska färdigheter, relationsbyggande, motivation att uppnå kvoter, positiv inställning till avslag
Redovisning och ekonomi: Uppmärksamhet på detaljer, noggrannhet, uppdaterad kunskap om regelefterlevnad, riskhantering
Marknadsföring: Berättande, kreativitet, ta emot feedback, experimentera, datadrivet beslutsfattande
Att känna till sina styrkor är lika viktigt som att identifiera sina svagheter. Låt oss utforska det innan vi går in på vad du kan göra för att förbättra styrkor och hantera svagheter.
Identifiera medarbetarnas svagheter
Till att börja med kommer avsaknaden av ovanstående styrkor hos medarbetarna att räknas som en svaghet i sig. Så vi kommer inte att vända på ovanstående avsnitt när det gäller dig!
Här är några specifika svagheter hos medarbetare som du måste vara uppmärksam på.
Dålig tidshantering
Dålig tidsplanering innebär oförmåga att uppskatta och hantera tiden för att utföra tilldelade arbetsuppgifter. Medarbetare med dålig tidsplanering har svårt att hålla deadlines eller prioritera uppgifter på ett effektivt sätt.
De kanske till exempel lägger för mycket tid på uppgifter med låg prioritet, vilket gör att viktiga projekt inte blir färdiga. Detta kan minska teamets totala produktivitet och orsaka förseningar i projekten.
För att identifiera dålig tidshantering bland dina teammedlemmar är ClickUps funktioner för tidrapportering din superkraft. Granska tidrapporter, tidsrapportering och tidsuppskattningar för att förstå hur varje teammedlem hanterar sin tid.
Svårigheter med multitasking
Låt oss acceptera det: Multitasking, när det görs på fel sätt, har en negativ inverkan på produktiviteten. Det händer dock när du försöker göra flera saker samtidigt.
Det kan till exempel vara lite för mycket att skriva ett blogginlägg, svara på Slack-meddelanden och lyssna på onlineutbildning samtidigt.
I det moderna kunskapsarbetet förväntas dock alla medarbetare kunna hantera flera roller samtidigt. En utvecklare kan till exempel arbeta med flera projekt samtidigt. En skribent kan ha flera artiklar i olika stadier av arbetsflödet. Oförmåga att hantera detta kan vara en svaghet, särskilt i små team.
För att identifiera svagheter i multitasking, använd programvaran för prestationsutvärdering för att hitta:
- Uppgifter som inte klarar deadlines
- Uppgifter som har varit i samma status för länge, särskilt i omarbetnings-/bugfixningsstadiet
- Mål som nästan är uppnådda
Emotionell reaktivitet
Som namnet antyder avser emotionell reaktivitet det sätt på vilket någon reagerar – eller överreagerar – på en situation. En emotionellt reaktiv medarbetare kan ha svårt att kontrollera sina känslor i stressiga eller utmanande situationer, vilket kan leda till impulsiva reaktioner eller dåliga interpersonella relationer.
De kan till exempel reagera med att bli arga på feedback eller dra sig undan under stressiga situationer, vilket skapar spänningar på arbetsplatsen och störningar i arbetsflödet.
Det finns (ännu) inget verktyg som kan mäta en persons emotionella reaktioner med precision, så för att identifiera denna svaghet måste du förlita dig på din egen empati, observationsförmåga och emotionella medvetenhet.
Bristande uppmärksamhet på detaljer
Medarbetare som saknar uppmärksamhet på detaljer tenderar att göra frekventa misstag eller förbise viktiga aspekter av sitt arbete. Detta blir en svaghet eftersom det kan förvärras med tiden.
Till exempel innebär ett fel på 0,1 dollar i datainmatningen av över 100 000 transaktioner en förlust på 10 000 dollar. På samma sätt kan ett felplacerat semikolon i applikationskoden orsaka ett fel som tar timmar att hitta och åtgärda. En felplacerad logotyp i ett inlägg på sociala medier kan skada varumärkets rykte.
Brist på självreflektion
Många av oss har svårt med detta. Brist på självinsikt leder till att man antingen inte känner till sina egna svagheter eller inte bygger upp motståndskraft mot dem. Båda dessa faktorer leder så småningom till utbrändhet, vilket yttrar sig i minskad effektivitet, mental trötthet, stress och bristande engagemang.
Ett av de bästa sätten att identifiera dessa svagheter är att genomföra en grundlig utvärdering med jämna mellanrum. ClickUps mall för personlig SWOT-analys erbjuder ett robust ramverk. Den hjälper dig att identifiera styrkor, svagheter, möjligheter och hot, så att du kan utvärdera dina problem i sitt sammanhang.
Bonus: Fler mallar för gap-analys och SWOT-analys för självutvärdering
Nu när du har identifierat några vanliga styrkor och svagheter hos medarbetarna, ska vi se hur du kan förvandla det senare till det förstnämnda.
Förbättra medarbetarnas styrkor
Det bästa sättet att förstärka dina medarbetares styrkor är att hjälpa dem att dra nytta av dem. Här är några strategier som kan vara till hjälp.
1. Öva och perfektera
Om dina teammedlemmar är bra på något, uppmuntra dem att fortsätta med det. Är någon en duktig Python-programmerare? Ge dem projekt så att de kan öva på kodning varje dag.
Ge medarbetarna möjlighet att arbeta med uppgifter där de utmärker sig, så att de kan bygga upp förtroendet för sina förmågor. Ge dem sedan möjlighet att utveckla nya färdigheter inom relaterade bibliotek och närliggande verktyg.
2. Sätt upp ambitiösa mål
Inkludera att förstärka medarbetarnas styrkor som en del av karriärmålen. Om någon till exempel är bra på problemlösning inom projektet, erbjud dem en bättre position. Om en teammedlem är duktig på visuell design, sätt upp mål för dem att lära sig användarupplevelsedesign under det kommande året.
Använd ClickUp Goals för att sätta upp specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna (SMART) mål för varje teammedlem som konsekvent förbättrar deras nuvarande färdigheter.
3. Erbjud fler möjligheter
Ge medarbetarna möjlighet att fatta beslut inom sina styrkeområden. Utnyttja deras expertis genom att involvera dem i strategiska diskussioner och ge dem ansvar för beslut.
Öka medarbetarnas moral och kreativa tänkande genom att ge dem frihet att utforska nya idéer, ta risker och experimentera med innovativa metoder.
Hantera medarbetarnas svagheter
Nu går vi vidare till hur du kan hjälpa medarbetarna att övervinna sina svagheter. Några effektiva strategier är:
1. Utbildning och utveckling
Erbjud specifika utbildningsprogram för varje medarbetares svagheter (efter att du har diskuterat det med dem).
- Om det är tekniskt, skicka dem på ett bootcamp eller anmäl dem till en onlinekurs.
- Om det handlar om mjuka färdigheter, hitta en coach åt dem.
- Om det handlar om tidsplanering kan du hjälpa dem med verktyg som Pomodoro-timer, kalenderblockeringsapp eller prioriteringsmatriser.
2. Processförbättringar
Upprätta processer och arbetsflöden som hjälper teammedlemmarna att övervinna sina svagheter. Till exempel:
- Om bristande uppmärksamhet på detaljer är ett problem, skapa checklistor för att operationalisera kvaliteten.
- Om bristande självinsikt är problemet, uppmuntra personliga utvärderingar före varje enskilt möte.
3. Kulturella förändringar
Anställda som hanterar stress upplever ofta minskad produktivitet och arbetsglädje. Detta kan sedan ta sig uttryck i svagheter, såsom otålighet eller bristande självförtroende.
- Främja en sund balans mellan arbete och privatliv
- Skapa en atmosfär där medarbetarna kan utnyttja sina styrkor och samtidigt minimera sina svagheter.
- Erbjud workshops i stresshantering, stöd för mental hälsa osv.
- Inkludera sabbatsår, föräldraledighet etc. som en del av din policy.
- Skapa en öppen miljö där medarbetarna kan diskutera sina utmaningar.
Utöver allt detta finns det en sak du kan göra som chef eller företagsledare för att hjälpa dina medarbetare att dra nytta av sina styrkor och minimera sina svagheter: Ge feedback!
Feedbacks och prestationsbedömningens roll
Bra feedback är konstruktiv, aktuell och ger specifik information om en medarbetares handlingar, uppgifter eller beteende. För att hjälpa medarbetarna att förbättra sina styrkor och övervinna sina svagheter bör du ge regelbunden feedback.
Här är några tips på hur du kan göra det på ett bra sätt.
Var objektiv: Fira framgångar och hjälp dem att övervinna misslyckanden. Ge specifik och konkret feedback. Du kan till exempel säga: ”Ditt arbete med årsredovisningen uppfyllde inte förväntningarna eftersom det innehöll typografiska fel och missvisande uttalanden. ”
Var inte vag: Se till att inte säga "för många fel" om du inte kan underbygga det med siffror. Påpeka problem med hjälp av exempel.
Stöd medarbetarna: Lär dem hur man ber om feedback så att de inte reagerar känslomässigt på din åsikt. Ge exempel på feedback till medarbetarna för att visa hur det kan se ut.
Uppmuntra självständighet: Låt teammedlemmarna bearbeta, acceptera och agera på din feedback på sitt eget sätt. Uppmuntra dem att säga emot och diskutera med dig när de tycker att det är lämpligt.
Upprätthåll en struktur: Använd verktyg för medarbetarfeedback för att göra prestationsutvärderingar smidiga. ClickUps mall för prestationsutvärdering hjälper dig att följa dina medarbetares framsteg, utvärdera deras prestationer, ge feedback och uppnå mål.
Bonus: Kolla in några av de andra mallarna för prestationsutvärdering.
Börja från början: Vänta inte tills någon blir anställd för att identifiera styrkor, svagheter och personlighetsdrag. Använd bedömningar och utvärderingar som en del av anställningsintervjun och rekryteringsprocessen. Inkludera detta i HR-KPI:er och gör det till en konsekvent praxis.
Använd sedan den informationen för att utforma introduktionsprocessen. Inkludera specifik utbildning, bootcamps eller workshops i introduktionen så att den nya medarbetaren får de bästa förutsättningarna för att lyckas.
Använd ClickUps checklistor eller mallar för introduktion för att anpassa introduktionen för varje nyanställd och se till att den är anpassad efter deras styrkor och svagheter.
Holistisk personalhantering med ClickUp
Alla har styrkor och svagheter. En styrka kan faktiskt också bli en svaghet. Till exempel kan någon som är mycket uppmärksam på detaljer kanske inte vara så bra på att se helheten. Någon med extraordinära tekniska färdigheter kanske saknar social kompetens.
Som HR-chef eller teamledare är det ditt jobb att hjälpa människor att bli den bästa versionen av sig själva. Det innebär att utnyttja deras styrkor och minimera deras svagheter.
För att göra detta måste du först identifiera dessa styrkor och svagheter. Ett projektledningsverktyg som ClickUp samlar in denna ovärderliga information medan du arbetar.
Du kan få insikter om anställningsprocessen, tidsplaner för uppgifter, flaskhalsar i projekt, missförstånd, medarbetarnas arbetsbelastning och mycket mer genom att helt enkelt skapa dashboards i det verktyg du redan använder.
Du hittar kvalitativa och kvantitativa underlag för dina personalrelaterade beslut på ett och samma ställe. Och vad mer? Eftersom data kommer från ClickUp kan du vara säker på att insikterna är objektiva och inte baserade på personliga åsikter från chefer och ledare.
Stärk dina medarbetare. Prova ClickUp gratis idag!