Framväxten av distansarbete och hybridarbete har gjort nya arbetssätt populära. Ett av dessa är hot desking, en dynamisk arbetsplatsstrategi som har potential att revolutionera hur du använder ditt kontor.
Hot desking gör det möjligt för anställda att välja sin arbetsplats utifrån sina dagliga behov, vilket främjar flexibilitet och maximerar kontorsutrymmet.
Med detta system kan företag minska sina driftskostnader med upp till 30 % och eliminera cirka 40 % av outnyttjat skrivbordsutrymme varje dag.
I den här bloggen utforskar vi hot desking, dess utveckling och hur du implementerar det på ett effektivt sätt på din arbetsplats för att skapa en mer samarbetsinriktad miljö.
Vad är hot desking och hur fungerar det?
Hot desking är en flexibel arbetsplatslösning där ingen anställd har ett fast tilldelat skrivbord. Istället tilldelas arbetsplatser efter principen först till kvarn eller genom ett bokningssystem.
Denna metod uppmuntrar medarbetarna att röra sig runt på kontoret och arbeta från olika platser, vilket främjar samarbete och effektivitet.
Hot desking ser olika ut i olika kontorsmiljöer. I vissa miljöer loggar medarbetarna in i ett system varje morgon för att reservera ett skrivbord för dagen. I andra är det mer informellt, och medarbetarna väljer ett ledigt skrivbord när de kommer till kontoret.
Denna flexibilitet är särskilt fördelaktig på kontor med hybridarbetsmodeller, där medarbetarna delar sin tid mellan att arbeta hemifrån och på kontoret.
Hot desking anses ofta vara samma sak som hoteling. Men de är faktiskt väldigt olika.
Hot desking kontra hoteling
Hot desk och hoteling är flexibla arbetsformer, men de skiljer sig avsevärt åt när det gäller hur anställda reserverar och använder utrymmet. Låt oss se på skillnaderna:
| Funktion | Hot desking | Hoteling |
|---|---|---|
| Skrivbord | Först till kvarn eller informella dagliga bokningar. | Reserveras i förväg via ett bokningssystem. |
| Flexibilitet | Hög, eftersom skrivbord väljs på plats. | Moderera, kräver planering. |
| Utnyttjande av utrymmet | Maximera utnyttjandet av utrymmet genom att fylla skrivborden dagligen. | Effektiv hantering av utrymmet, men det finns risk för att skrivbord står tomma. |
| Teknik | Minimal, kräver ofta bara incheckning vid lediga skrivbord. | Kräver ett bokningssystem och ofta ett incheckningssystem. |
| Lämplighet | Fungerar bäst i helt flexibla och dynamiska miljöer. | Bättre för miljöer där anställda behöver specifika bekvämligheter eller platser. |
Fördelarna med hot desking-modellen
Hot desks förändrar den traditionella kontorsdynamiken genom att göra den mer flexibel och lyhörd för den moderna arbetsstyrkans behov. Låt oss ta reda på de främsta fördelarna med hot desking:
Maximera utnyttjandet av kontorsutrymmet
Genom att implementera hot desking förbättras kontorsutnyttjandet och tidigare outnyttjade skrivbordsytor förvandlas till dynamiska arbetsytor. Denna metod anpassar sig efter dagliga variationer i närvaro och säkerställer att ingen yta går till spillo. Detta är särskilt fördelaktigt i hybridarbetsmodeller, där inte alla anställda är på kontoret varje dag.
Ge flexibilitet och öka självständigheten
Hot desking ökar flexibiliteten och stärker medarbetarnas självständighet genom att låta dem välja var de vill arbeta utifrån sina dagliga behov och preferenser. Denna frihet ökar arbetsglädjen och moralen, eftersom medarbetarna känner att de får förtroende att hantera sin tid och sin arbetsmiljö på ett effektivt sätt.
Spara kostnader
För företag är kostnadsbesparingarna med hot desking betydande. Genom att minska behovet av ett fast antal skrivbord minskar du dina fastighetskostnader och minimerar utgifterna för outnyttjat kontorsutrymme. Denna effektiva användning av resurser sparar pengar och gör att du kan investera mer i dina anställda och andra viktiga utvecklingsområden.
Utmaningarna med hot desking
Hot desking erbjuder många fördelar, men medför också utmaningar som kräver noggrann processhantering och strategisk planering.
Brist på personlig arbetsplats
En av de största nackdelarna med hot desking är den potentiella bristen på ett eget skrivbord. Anställda kan känna sig osäkra utan en fast plats att kalla sin egen, där de kan lämna personliga tillhörigheter eller ställa upp foton på nära och kära.
Utmaningar med att anpassa sig till icke-tilldelade sittplatser
Övergången till en modell utan fasta platser kan vara svår för anställda som är vana vid att ha egna skrivbord. Anpassningen innebär att man varje dag måste hitta en ny plats och vänja sig vid nya skrivbordsgrannar och varierande ljudnivåer.
Till exempel kan någon som gillar ett lugnt hörn för att kunna koncentrera sig hamna i ett livligt område och ha svårt att fokusera.
Utan tydliga riktlinjer och adekvat stöd leder detta till minskad produktivitet och missnöje.
Problem med underhåll
Med hot desking blir det mer komplicerat att underhålla utrustningen och säkerställa renligheten. När flera personer använder samma arbetsplats vid olika tidpunkter är det lätt att skrivborden blir röriga och att utrustning försvinner.
Regelbunden städning och ett in- och utcheckningssystem för utrustning är användbara här, men systemet kräver noggrann hantering och samarbete från alla anställda.
💡 Proffstips: Om du letar efter sätt att optimera din produktivitet och göra ditt arbete mer hanterbart kan du nå dina mål med de nya ClickUp-marknadsplatserna på Fiverr och Upwork.
Är hot desking rätt för dig?
Hot desking trivs i en kultur som värdesätter flexibilitet, innovation och självständighet. Din verksamhets karaktär och dina anställdas arbetsuppgifter spelar också en avgörande roll för att avgöra om hot desking är lämpligt.
Här är en checklista som hjälper dig att avgöra om denna flexibla hot desking-modell passar din organisations behov och dina anställdas preferenser.
1. Utvärdera företagskulturen
- Främjar din företagskultur flexibilitet och innovation?
- Är dina anställda anpassningsbara till förändringar i sin arbetsmiljö?
- Finns det en stark grund av förtroende som gör det möjligt för medarbetarna att hantera sin tid och sitt utrymme effektivt?
2. Förstå medarbetarnas preferenser
- Har du gjort en undersökning bland dina anställda för att förstå deras åsikter om flexibla arbetsplatser?
- Föredrar de flesta av dina anställda varierande arbetsmiljöer eller värdesätter de en personlig, konsekvent arbetsplats?
3. Undersök arbetets natur
- Vilken typ av uppgifter utför dina anställda? Är de samarbetsinriktade och kräver ständig interaktion, eller är de mer självständiga?
- Kräver arbetet specifika tekniska installationer eller utrustning som kan vara svåra att flytta eller dela dagligen?
4. Utvärdera distans- och hybridarbetsmodeller
- Arbetar du enligt en hybridmodell där medarbetarna delar sin tid mellan hemmet och kontoret?
- Hur ofta arbetar anställda på distans, och hur kan detta påverka behovet av permanenta skrivbordsplatser?
5. Överväganden kring utrymme och kostnader
- Har du mer skrivbordsutrymme än vad som används regelbundet, vilket resulterar i höga underhållskostnader?
- Skulle din organisation kunna dra ekonomisk nytta av att minska antalet privata kontorsutrymmen?
7 bästa metoder för att införa hot desking
För att implementera hot desking på ett effektivt sätt krävs strategisk planering och en djup förståelse för dina medarbetares behov. Här är sju bästa metoder för att säkerställa att din hot desking-lösning främjar produktivitet och samarbete:
1. Använd smarta bokningslösningar
Att investera i en pålitlig lösning för kontorshantering är avgörande för att effektivt hantera hot desking. Denna teknik gör det möjligt för anställda att boka skrivbord i förväg, vilket minskar morgonstress och säkerställer att alla har en plats som passar deras behov för dagen.
En mobilapp visar till exempel tillgängliga skrivbord, deras placering och vilka bekvämligheter de erbjuder, vilket gör processen smidig och intuitiv.
2. Optimera valet av skrivbord för dina anställda
Fundera över vilka skrivbordsfunktioner som passar olika typer av arbetsmiljöer på ditt kontor. Vissa anställda kanske behöver dubbla bildskärmar, medan andra prioriterar ett ståbord.
Att erbjuda olika skrivbordsupplägg baserat på vanliga arbetsuppgifter eller personliga preferenser ökar produktiviteten och komforten. Denna genomtänkta fördelning visar ditt engagemang för att tillgodose olika behov.
3. Utforma en effektiv planlösning
Ställ in din planlösning för att maximera din utrymmesplanering och möjligheterna till samarbete. Ordna skrivborden så att det blir enkelt att komma åt delade resurser som skrivare och mötesrum.
Överväg att skapa zoner – till exempel en tyst zon för koncentrerat arbete och en dynamisk zon nära samarbetswhiteboardtavlor för att hjälpa medarbetarna att välja sina skrivbord utifrån sina dagliga arbetsuppgifter.
4. Skapa entusiasm kring konceptet
Att få medarbetarna att bli entusiastiska över hot desking kan underlätta övergången. Framhäv fördelarna, som att man inte sitter vid samma skrivbord varje dag, att man har möjlighet att sitta nära olika kollegor eller att man har friheten att välja en arbetsplats som bäst passar ens humör eller uppgift.
Initiativ som ”bästa skrivbordstävlingar” eller ”feature Fridays” håller också entusiasmen vid liv.
5. Upprätta tydliga riktlinjer
Skapa en guide med bästa praxis som besvarar vanliga frågor och beskriver förväntningar. Guiden kan innehålla tips om hur man organiserar skrivbordet, hanterar utrustning på skrivbordet samt regler för buller och förvaring av personliga föremål.
Tydliga riktlinjer förhindrar missförstånd och säkerställer smidig drift.
6. Håll rent
Regelbunden rengöring av arbetsplatser är särskilt viktigt i en miljö med delade skrivbord. Implementera ett städprotokoll som innebär att skrivborden desinficeras mellan användningarna och att anställda har tillgång till rengöringsmedel för personligt bruk.
En policy för rena skrivbord främjar hälsan och ökar den övergripande attraktionen hos hot desking.
7. Samla in feedback för förbättringar
Genom att samla in data och feedback från dina anställda kan du förbättra upplevelsen av hot desking. Använd enkäter eller feedbackappar för att samla in information om vad som fungerar och inte fungerar.
Med hjälp av dessa data kan du göra välgrundade justeringar som förbättrar arbetsplatsens effektivitet och medarbetarnas tillfredsställelse.
Hot desking för olika arbetsmodeller
Hot desking är en mångsidig lösning som passar bra i olika arbetsmiljöer, inklusive hybridmodeller och distansbaserade eller distribuerade arbetsgrupper. Låt oss titta närmare på dessa modeller:
Hot desking i en hybrid arbetsmodell
I en hybrid arbetsmiljö, där anställda delar sin tid mellan hemmet och kontoret, maximerar hot desking ditt delade kontorsutrymme och minskar kostnaderna.
Det gör att anställda som kommer in på olika dagar kan ha en professionell arbetsplats utan att företaget behöver ha ett eget skrivbord för varje anställd.
Genom att införa ett bokningssystem säkerställer du att medarbetarna har ett skrivbord när de behöver det och kan välja en plats som passar deras dagliga arbetsuppgifter. Oavsett om de behöver en hörnplats för att kunna koncentrera sig eller en samarbetsyta för teamprojekt, gör denna flexibilitet övergången mellan hem och kontor smidigare.
Hot desking med en distansbaserad eller distribuerad arbetsstyrka
För företag med en policy som prioriterar distansarbete eller en distribuerad arbetsstyrka stödjer hot desking tillfälliga kontorsbesök eller tillfälliga arbetsperioder när distansarbetare befinner sig i staden.
Det ger dessa anställda en plats att landa på utan att företaget behöver investera i permanent utrymme för varje person.
Hot desking i detta sammanhang innefattar även att inrätta satellitkontor på olika platser där anställda kan boka ett skrivbord när de behöver arbeta i en mer strukturerad miljö eller träffa kollegor.
Denna metod bidrar till att upprätthålla en känsla av gemenskap och sammanhang bland de anställda som arbetar hemifrån, genom att ge dem tillgång till kontorsresurser när det behövs samtidigt som flexibiliteten prioriteras.
💡 Proffstips: Vill du förändra din upplevelse av att arbeta hemifrån? Kolla in de viktigaste sakerna för att arbeta hemifrån för att förbättra funktionaliteten och produktiviteten.
Hantera hot desking effektivt med ClickUp
ClickUp, ett allt-i-ett-verktyg för uppgiftshantering, erbjuder en omfattande lösning för effektiv hantering av hot desking inom organisationer. Kontorschefer kan skapa och övervaka ett dynamiskt bordsbokningssystem genom att använda dess avancerade funktioner, såsom anpassade fält, automatisering, instrumentpaneler och olika vyer.
ClickUp är perfekt för en hybrid arbetsmiljö eftersom det möjliggör samarbete i realtid med dokument och whiteboards. Med ClickUp Docs är policyer och projektinformation alltid uppdaterade och tillgängliga för både distansarbetande och kontorsbaserad personal.
ClickUp Whiteboards underlättar brainstorming-sessioner som är lika dynamiska online som de är i verkligheten. Så här förbättrar ClickUp din hot desking-upplevelse på ett effektivt sätt:
1. Förenkla bokningen av skrivbord
Med ClickUps anpassade fält och automatisering kan du skapa ett smidigt system för att boka skrivbord. Ställ in uppgifter som skrivbord och använd anpassade fält för detaljer som plats, utrustning och tillgänglighet.
Konfigurera ClickUp Automation för att uppdatera skrivbordsstatus som bokad eller tillgänglig, skicka påminnelser till anställda om deras bokningar och till och med omfördela skrivbord när avbokningar sker. Detta system förenklar bokningsprocessen och säkerställer att skrivbordsanvändningen optimeras.
2. Optimera utrymmet
ClickUp Dashboards ger realtidsinformation om skrivbordsanvändningen och belyser användningsmönster och potentiella flaskhalsar.
Genom att konfigurera vyer som ClickUp Gantt Charts eller Board kan du visualisera tillgängligheten och beläggningen av skrivbord över tid. Sammantaget gör detta det enklare att hantera skrivbord på ett effektivt sätt och justera efter behov.
3. Främja samarbete
Med ClickUp Docs kan ditt team gemensamt skriva, redigera och dela policyer och viktiga dokument i realtid. Denna funktion är särskilt användbar i en hybridmiljö där policyer ofta kan behöva utvecklas för att anpassas till nya utmaningar och möjligheter.
ClickUp Whiteboards främjar samarbete i realtid och säkerställer att teammedlemmar på distans och på plats är lika engagerade och informerade oavsett var de arbetar.
4. Förbättra kommunikationen
Använd ClickUp Chat för att upprätthålla en tydlig och kontinuerlig kommunikation mellan dina teammedlemmar, oavsett vilket skrivbord eller vilken plats de arbetar från.
Med realtidsmeddelanden, kommentarer och @-omnämnanden håller sig alla uppdaterade. Du kan också skapa en teamkanal i Chat för att hantera frågor om hot desking, till exempel ändringar i skrivbordstilldelningar eller samarbetsbehov.
5. Samla in feedback med formulär
ClickUp Forms samlar in feedback från anställda om deras erfarenheter av hot desking. Använd automatisering för att vidarebefordra dessa svar till en särskild mapp där du kan analysera dem för att förstå anställdas nöjdhet och områden som kan förbättras.
Denna feedback är avgörande för att anpassa policyer och rutiner så att de bättre passar ditt teams behov. Dessutom kan insamlad feedback omvandlas till uppgifter i ClickUp och tilldelas relevanta ägare.
6. Spara administrativ tid med mallar
ClickUps mall för kontorsutrymmeshantering förändrar hur du hanterar hot desking genom att tillhandahålla en omfattande verktygslåda för att effektivt organisera och hantera dina privata kontor.
Denna mall är färdig att använda och helt anpassningsbar, vilket gör det enkelt att hantera ditt kontor på ett mer effektivt sätt.
Med den här mallen kan du:
- Planera och visualisera var alla ska sitta för att maximera produktiviteten och se till att inget utrymme går till spillo.
- Håll koll på mötesrum, bokningar av utrustning och andra resurser på ett och samma ställe.
- Skapa uppgifter för underhåll, städning och uppdateringar av kontorsutrymmen, så att allt är i toppskick för användning.
- Använd olika vyer, till exempel ”Torsdagens tillgänglighet”, för att snabbt se vem som är på kontoret och var de sitter, vilket hjälper dig att planera och anpassa efter behov.
Få hot desking att fungera för dig med rätt bokningsprogram för hot desking
Hot desking har förändrat kontorsdynamiken i grunden genom att förbättra utrymmesutnyttjandet och främja flexibilitet. Detta ökar i sin tur medarbetarnas självständighet och minskar kostnaderna avsevärt. Det är också ett utmärkt sätt att hantera team som arbetar hemifrån och hybridteam.
Det är dock inte utan utmaningar. För att lyckas övervinna dessa hinder krävs en genomtänkt strategi och kontinuerlig feedback.
ClickUp erbjuder en överlägsen programvara för bokning av arbetsplatser som gör det möjligt att implementera och hantera hot desking på ett effektivt sätt. Dessutom är ClickUp ett allt-i-ett-verktyg som kan hjälpa dig att skapa en mer dynamisk och produktiv miljö tack vare dess samarbets- och kommunikationsfunktioner.
Börja omvandla din kontorshantering med ClickUp och utnyttja enkel och effektiv hot desking redan idag! Registrera dig gratis nu!