Att hantera medarbetarnas scheman kan snabbt bli kaotiskt, vilket kan leda till missförstånd, missade skift och fel i löneutbetalningarna.
Om det låter bekant, oroa dig inte. Jag har också varit där.
Lyckligtvis förenklar programvara för schemaläggning av anställda processen genom att automatisera scheman, spåra närvaro och spara värdefull tid.
Men med så många alternativ att välja mellan, hur väljer man det bästa?
I den här bloggen går jag igenom de 10 bästa schemaläggningsverktygen som mitt team och jag har testat för att hjälpa dig att hitta den perfekta lösningen.
Vad ska du leta efter i ett schemaläggningsprogram?
Att välja rätt schemaläggningsprogram har förändrat hur jag hanterar medarbetarnas scheman, vilket sparar tid och eliminerar schemakonflikter.
Efter att ha testat olika verktyg är detta de viktigaste funktionerna som jag anser vara oumbärliga:
- Spårning av anställdas tillgänglighet: Välj en programvarulösning för personalplanering som noggrant registrerar personalens tillgänglighet för att undvika konflikter i personalplaneringen och säkerställa att skift tilldelas på rätt sätt.
- Funktioner för skiftbyte: Leta efter schemaläggningsappar som gör det möjligt att skapa flexibla scheman och låter medarbetarna enkelt byta skift inom plattformen, vilket minimerar störningar och håller verksamheten igång utan problem.
- Lönesystemintegration: Välj ett löneprogram som integreras sömlöst med ditt lönesystem för korrekta löneberäkningar. Detta bidrar till att minska det administrativa arbetet.
- Närvarospårning: Välj ett program för närvarospårning som registrerar fjärrnärvaro i realtid för att undvika avvikelser.
- Verktyg för teamkommunikation: Hitta ett onlinebaserat schemaläggningsprogram som underlättar snabb kommunikation mellan chefer och anställda och håller alla informerade om schemaändringar och teamets tillgänglighet.
- Hantering av flera team: Välj ett schemaläggningsprogram som stöder schemaläggning för anställda i flera team eller avdelningar utan att skapa förvirring.
Med dessa nödvändiga funktioner i åtanke, låt oss upptäcka den bästa schemaläggningsprogramvaran som uppfyller alla dessa krav!
Läs också: För att bli bättre på att hantera tid, här är den ultimata guiden för att bemästra tidrapportering.
De 10 bästa schemaläggningsprogrammen
Efter omfattande forskning har mitt team och jag noggrant valt ut dessa 10 bästa programvarulösningar för schemaläggning. Dessa verktyg kan hjälpa dig att effektivisera dina komplexa schemaläggningsbehov och optimera ditt teams produktivitet.
1. ClickUp (Bäst för personalplanering, tidrapportering och personalhantering)
ClickUp har optimerat mitt arbetsflöde avsevärt. Det har förändrat teamhanteringen genom att effektivisera schemaläggning, uppföljning och uppgiftsfördelning i en enda kraftfull plattform.
Med verktyget ClickUp Calendar View kan jag dra och släppa uppgifter, ställa in deadlines och få en översikt över allt som händer under den kommande veckan eller månaden.
Du kan också synkronisera verktyget med Google Kalender för att samordna allt mellan olika plattformar.
En annan funktion som jag ofta använder är färgkodning av olika uppgifter baserat på prioritet. Det är perfekt om du vill hantera flera projekt samtidigt.
Jag kan till exempel se när ett projekts deadline kolliderar med en teammedlems planerade ledighet och snabbt justera deras uppgifter.
Med funktionen ClickUp Time Tracking kan du spåra tiden direkt i Tasks, oavsett om du arbetar i webbläsaren eller i mobilappen.
Jag kan till exempel logga min tid på utbildningar eller möten med ett enda klick. Tidsrapporterna är användbara när jag behöver se hur mycket tid mitt team lägger på specifika projekt.
Du kan också exportera tidrapporterade data för lönehantering, vilket förenklar processen och minskar manuella fel. Dessutom kan du markera tid som fakturerbar, vilket gör det enkelt att hålla reda på arbete som behöver faktureras.
En utmärkande funktion som förenklar hanteringen av anställda är möjligheten att effektivisera processer med hjälp av ClickUps HR-verktyg. Med funktioner som anpassningsbara fält, statusar, påminnelser och checklistor kan jag effektivt följa allt från rekrytering till introduktion.
Verktyget gör det möjligt för mig att ställa in uppgifter för varje anställningssteg, såsom urval och intervjuer, och markera framsteg med hjälp av statusar som "Pågår" eller "Slutfört". Genom att lägga till påminnelser och checklistor säkerställer jag att ingenting missas under introduktionen.
Jag använder också kommunikationsfunktioner som ClickUp Comments och ClickUp Chat View för realtidssamarbete med andra teammedlemmar. Dessa funktioner håller mitt team och mig uppdaterade dygnet runt, så att inget faller mellan stolarna.
Dessutom sparar ClickUps HR-mallar enormt mycket tid. De hjälper mig att slippa börja från scratch och snabbt skapa arbetsflöden för uppgifter som anställning av medarbetare, introduktion och prestationsutvärderingar.
ClickUp-mall för personalplanering
ClickUp Staff Roster Template gjorde hanteringen av skift och uppgifter mycket effektivare än att använda kalkylblad. Jag kunde spåra allas tillgänglighet, tilldela roller och till och med hantera ledighetsansökningar på ett och samma ställe. Med den här mallen kan du:
- Förbättra kommunikation och samordning
- Säkerställ noggrann tidrapportering
- Optimera arbetsfördelningen för maximal produktivitet
Anpassade fält som "Övertidstimmar" och "Avdelning" gör att jag snabbt kan filtrera efter specifika medarbetaruppgifter, vilket gör det enkelt att spåra vem som har arbetat när. Och eftersom allt är kopplat i ett arbetsutrymme behöver ingen jaga mig för uppdateringar – de kan se allt i realtid.
ClickUp-mall för skiftplanering
Jag tycker också att ClickUp Shift Schedule Template är mycket användbart för att hantera den dagliga driften. Tidigare var det krångligt att schemalägga skift, men med ClickUp kan jag nu snabbt lägga upp hela veckans schema.
Du kan dra och släppa skift, justera dem och till och med spåra frånvaro med hjälp av anpassade fält som "Orsak till frånvaro". Denna mall gör det möjligt för mig att:
- Få en tydlig översikt över medarbetarnas arbetstider
- Säkerställ tillräcklig bemanning under rusningstider
- Effektivisera processen för schemaläggning och justering av medarbetarnas skift.
- Minimera den ekonomiska påverkan av schemakonflikter och ändringar i sista minuten.
Jag älskar att uppgifterna uppdateras automatiskt och att det är enkelt att kommunicera förändringar med teamet. Inga fler mejl eller sms fram och tillbaka för att be om skiftbyten – allt effektiviseras med den här mallen.
Bonus: Få tillgång till dessa 10 kostnadsfria mallar för arbetsscheman i Excel och ClickUp.
ClickUps bästa funktioner
- Spåra anställdas arbetstider, övertid och raster med ClickUp Time Tracking.
- Visualisera scheman, skiftmönster och ledighetsansökningar med hjälp av ClickUp-kalendern.
- Skicka automatiska påminnelser och aviseringar om kommande skift, deadlines och ledighetsansökningar med ClickUp Reminders och ClickUp Notifications.
- Tilldela medarbetare specifika skift eller uppgifter baserat på deras kompetens och tillgänglighet med ClickUp Tasks.
- Övervaka medarbetarnas arbetsbelastning för att säkerställa en rättvis fördelning och förebygga utbrändhet med hjälp av ClickUp Workload Views.
- Dela scheman, policyer och andra relevanta dokument med medarbetarna med hjälp av ClickUp Docs.
- Integrera ClickUp med HR-system, löneprogram och andra relevanta verktyg med hjälp av ClickUp-integrationer.
Begränsningar för ClickUp
- ClickUps mobilapp erbjuder inte alla funktioner och egenskaper som finns i desktopversionen.
- På grund av det stora antalet funktioner och anpassningsalternativ upplever vissa nya användare att det finns en inlärningskurva.
Priser för ClickUp
- Gratis för alltid
- Obegränsat: 7 $/månad per användare
- Företag: 12 USD/månad per användare
- Företag: Kontakta oss för prisuppgifter
- ClickUp Brain: Lägg till i valfri betald plan för 7 USD per arbetsplatsmedlem och månad.
ClickUp-betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 9 700 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 4 200 recensioner)
2. Deputy (bäst för hantering av medarbetarnas scheman och tid)
Jag tyckte att Deputy var ett användbart verktyg för att skapa och hantera skift, tilldela uppgifter och kontrollera vem som är tillgänglig för arbete. Det är också effektivt för att hantera ledighetsansökningar och övertidsarbete.
En annan användbar funktion är möjligheten att spåra anställdas närvaro. Du kan enkelt se när anställda stämplar in och ut och identifiera frånvaro eller förseningar.
Bonus: Kolla in dessa 10 gratis mallar för tidshantering (kalendrar och scheman)
Deputy bästa funktioner
- Skicka meddelanden, information och påminnelser direkt till ditt team.
- Effektivisera processer som godkännande av ledighet och löneberäkningar.
- Få insikt i teamets prestanda och produktivitet genom detaljerade rapporter med personalanalyser.
Deputy-begränsningar
- Den kostnadsfria planen inkluderar inte någon ledningspanel.
- Verktyget har ingen lönehanteringslösning.
Deputy-priser
- Schemaläggning: 4,50 $/månad per användare
- Tid och närvaro: 4,50 $/månad per användare
- Premium: 6 $/månad per användare
- Deputy HR: 2 $/månad per användare
- Företag: Anpassad prissättning
Betyg och recensioner för Deputy
- G2: 4,6/5 (över 300 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 700 recensioner)
3. Connecteam (Bäst för att spåra tid, närvaro och slutförda uppgifter)
Connecteam är ganska intuitivt att använda, även för någon som inte är så tekniskt kunnig. Det är anpassningsbart, så du kan skapa personalplaner och olika scheman för olika team, tilldela specifika uppgifter till anställda och till och med spåra deras framsteg.
Alla som använder Connecteam kan se sina skift och eventuella ändringar i realtid. Den onlinebaserade schemaläggningsappen är också utmärkt för att hantera ledighetsansökningar och kommunikation inom teamet.
Connecteams bästa funktioner
- Skapa och hantera scheman enkelt, inklusive skift, raster och ledighet, med dra-och-släpp-funktionalitet.
- Övervaka anställdas tid, närvaro och plats i realtid
- Integrera Connecteam med andra verktyg som lönesystem och HR-programvara.
Begränsningar för Connecteam
- Vissa användare har rapporterat att gränssnittet kan kännas rörigt och att schemaläggningssystemet ibland kan vara lite buggigt.
- Det saknar avancerade rapporterings- och ekonomistyrningsfunktioner.
Priser för Connecteam
- Gratis för alltid
- Operations Basic: 29 $/månad
- Operations Advanced: 49 $/månad
- Operations Expert: 99 $/månad
- Företag: Anpassad prissättning
Connecteam-betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 700 recensioner)
- Capterra: 4,8/5 (över 300 recensioner)
Bonus: Excel-närvarolista!
4. 7shifts (Bäst för att förenkla ledighetsansökningar och godkännanden)
7shifts är ett annat utmärkt schemaläggningsprogram som hjälper dig att hantera ditt teams scheman mer effektivt. Med dess dra-och-släpp-funktion kan du enkelt flytta anställda till kalendern och snabbt tilldela dem specifika skift.
7shifts har en funktion som är mycket användbar för team inom restaurangbranschen – automatiska ledighetsansökningar. Anställda kan skicka in sina ansökningar direkt via appen, och du kan godkänna eller avslå dem med ett enda klick. Detta effektiviserar schemaläggningen och hjälper till att förhindra konflikter i schemaläggningen. Faktum är att denna programvara har utformats med restaurangbranschen i åtanke.
7shifts bästa funktioner
- Skicka in och hantera ledighetsansökningar på ett smidigt sätt
- Få tillgång till realtidsdata och se viktiga nyckeltal, såsom arbetskraftskostnader och medarbetarnas prestationer.
- Använd den inbyggda tidsklockan för att övervaka anställdas arbetstider.
Begränsningar för 7shifts
- Priserna för 7shifts kan vara dyra för mindre företag.
- Vissa användare har rapporterat om tillfälliga tekniska problem och buggar som stör pågående arbetsflöden.
Priser för 7shifts
- Comp: Gratis för alltid
- Entrée: 34,99 $/månad
- The Works: 76,99 $/månad
- Gourmet: 150 $/månad
- 7shifts Payroll: 39,99 $/lägg till valfri plan
- Företag: Anpassad prissättning
7shifts betyg och recensioner
- G2: 4,5/5 (över 100 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 1100 recensioner)
5. Calendly (bäst för att effektivisera bokning av möten)
Den välkända kalenderappen Calendly hjälper till att effektivisera bokningsprocessen. Med dess automatiserade schemaläggningslösning kan du ange din tillgänglighet och dela en länk med potentiella kunder. De kan sedan välja en lämplig tid som passar båda parter.
Calendly kan synkroniseras automatiskt med Google Kalender, vilket förhindrar dubbelbokningar och säkerställer att du alltid har en tydlig översikt över ditt teams schema. Denna funktion kan spara mycket tid och förbättra produktiviteten.
Calendlys bästa funktioner
- Dela en unik schemaläggningslänk och låt andra välja sina önskade tidsluckor.
- Skicka automatiska påminnelser via e-post och SMS och håll deltagarna informerade.
- Synkronisera Calendly med Google Kalender, Outlook eller andra kalendersystem.
Begränsningar för Calendly
- Calendlys kostnadsfria plan tillåter endast en kalenderintegration.
- Det erbjuder inte de omfattande schemaläggningsverktyg som större team behöver.
Priser för Calendly
- Gratis för alltid
- Standard: 12 $/månad
- Teams: 20 $/månad
- Företag: Från 15 000 dollar/år
Calendly-betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 2200 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 3500 recensioner)
Kolla in dessa alternativ till Calendly!
6. QuickBooks Time (bäst för att optimera integrationsprocessen för löner)
QuickBooks Time, ett program för tidrapportering och personalhantering, hjälper till att effektivisera verksamheten. Med automatisk tidrapportering kan medarbetarna enkelt stämpla in och ut med sina smartphones eller datorer.
En annan användbar funktion i QuickBooks Time är integrationen med QuickBooks Payroll. Den gör det möjligt för användare att smidigt överföra tidrapporteringsdata till lönesystem, vilket minskar risken för fel och sparar tid.
QuickBooks Times bästa funktioner
- Få insikt i medarbetarnas produktivitet och övertidstimmar för att fatta välgrundade beslut.
- Få aviseringar om uteblivna stämplingar eller övertidstimmar.
- Hantera personalplaneringen genom att skapa, redigera och visa scheman på en centraliserad plattform.
Begränsningar i QuickBooks Time
- Priserna för programvaran kan vara dyra för mindre företag.
- Den fokuserar främst på tidrapportering och löneintegration och mindre på schemaläggning av anställda ( resursschemaläggning ).
Priser för QuickBooks Time
- Time Premium + Payroll Premium: 14 $/månad + 6,80 $/månad per anställd
- Time Elite + Payroll Elite: 28 $/månad + 8,50 $/månad per anställd
Betyg och recensioner av QuickBooks Time
- G2: 4,5/5 (över 1400 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 6800 recensioner)
7. Homebase (Bäst för personalplanering och tidrapportering)
Homebase är en pålitlig, lättanvänd app för arbetsscheman som kan hjälpa dig att hantera ditt teams scheman. Du kan snabbt se vem som arbetar när och om det finns någon personalbrist.
Homebase låter dig också ställa in olika typer av skift. Du kan till exempel skapa en skifttyp för ”övertid” eller ”jour” och dra och släppa anställda till olika skift. På så sätt kan du hålla koll på ditt teams arbetstider och se till att alla får rätt lön.
Homebases bästa funktioner
- Effektivisera löneprocessen genom att integrera med löneprogramvara.
- Få tillgång till information om ditt team var du än befinner dig med mobilappen.
- Använd den inbyggda tiduret för att övervaka anställdas arbetstider och förhindra förlust av arbetstid.
Begränsningar för Homebase
- Vissa användare har rapporterat att gränssnittet är klumpigt, förvirrande och svårt att navigera i.
- Andra användare har rapporterat bristande respons och förståelse från kundsupporten.
Priser för Homebase
- Gratis för alltid
- Essentials: 24,95 $/månad
- Plus: 59,95 $/månad
- Allt-i-ett: 99,95 $/månad
Homebase-betyg och recensioner
- G2: 4,2/5 (över 100 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 1000 recensioner)
8. Findmyshift (Bäst för hantering av skift och spårning av anställdas arbetstider)
Med Findmyshift kan du skapa arbetstider, ange medarbetarnas tillgänglighet och till och med effektivisera hanteringen av ledighet. Det är ett pålitligt program för skiftplanering som låter dig se vem som arbetar en viss dag, vilket gör det enkelt att samordna med kollegor och planera skift.
Findmyshift uppdaterar automatiskt scheman baserat på tillgänglighet. Om du har en sista minuten-ändring kan du uppdatera din tillgänglighet, och verktyget justerar omedelbart ditt schema.
Findmyshift bästa funktioner
- Skapa och hantera scheman genom att ställa in skiftmönster och justera dem efter behov.
- Låt medarbetarna byta skift sinsemellan för ökad flexibilitet.
- Övervaka anställdas arbetade timmar och frånvaro noggrant
Begränsningar för Findmyshift
- Att integrera Findmyshift i dina arbetsflöden kan kräva mycket tid och ansträngning.
- Användare har rapporterat om tillfälliga tekniska problem som har lett till driftstopp under arbetstid.
Priser för Findmyshift
- Gratis för alltid
- Startpaket: 25 $/månad
- Företag: 40 $/månad
- Företag: 80 $/månad
Findmyshift-betyg och recensioner
- G2: N/A
- Capterra: 4,6/5 (över 1000 recensioner)
9. When I Work (Bäst för skiftplanering och tidrapportering)
When I Work är ett användarvänligt verktyg som gör schemaläggningen mycket enklare. Du kan enkelt se kommande skift, begära ledighet och till och med byta skift med kollegor.
When I Work erbjuder också en annan användbar funktion: automatisk tidrapportering. Användarna kan stämpla in och ut direkt från sina telefoner, vilket är mycket bekvämt. Om du behöver göra några ändringar i ditt schema kan du också göra det via appen.
De bästa funktionerna i When I Work
- Skicka meddelanden och information direkt till medarbetarna om ändringar i schemaläggningen.
- Hantera medarbetarnas arbetsscheman och se ledighetsansökningar från din mobila enhet.
- Ställ in skiftmönster och övervaka anställdas arbetade timmar och frånvaro.
Begränsningar för When I Work
- Ledighetsansökningar kan endast raderas och läggas till igen, de kan inte ändras.
- Det erbjuder inte detaljerade funktioner för att spåra jobb eller uppgifter.
Priser för When I Work
- Essential: 1,50 $/månad
- Essential + Tidrapportering och närvaro: 3 $/månad
- Pro: 3 $/månad
- Pro + Time Tracking & Attendance: 5 $/månad
- Premium: 5 $/månad
- Premium + tidrapportering och närvaro: 7 $/månad
- When I Work Payroll (lägg till valfri plan): 39 $/månad + 6 $ per aktiv användare/månad
Betyg och recensioner av When I Work
- G2: 4,3/5 (över 250 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 1100 recensioner)
Bonus: Vill du ha bättre alternativ? Kolla in dessa 10 bästa alternativ till When I Work!
10. Sling (Bäst för att hantera skift och kommunicera med anställda)
Med Sling kan du snabbt skapa skift, tilldela dem till anställda och justera efter behov. Drag-och-släpp-funktionen gör det enkelt att flytta skift och säkerställa att alla har en rättvis arbetsbelastning.
Sling har också en inbyggd meddelandefunktion, som är otroligt användbar för kommunikation med team. Du kan skicka meddelanden direkt till enskilda personer eller grupper för att dela viktig information eller samordna skift.
Slings bästa funktioner
- Dela filer, tilldela uppgifter och kommunicera effektivt med teammedlemmarna.
- Övervaka hur tid och resurser fördelas för att säkerställa optimal produktivitet.
- Håll koll på uppgifter, deadlines och framsteg i olika projekt.
Begränsningar för Sling
- Användare har noterat att verktygets mobilversion inte är lika användarvänlig som desktopversionen.
- Endast användare med affärsplan kan skapa rapporter.
Priser för Sling
- Gratis för alltid
- Premium: 2 $/månad
- Företag: 4 $/månad
Sling-betyg och recensioner
- G2: 4,4/5 (över 80 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 150 recensioner)
Bonus: För att förbättra arbets- och skiftplaneringen kan du lära dig hur man implementerar ett 2-2-3-arbetsschema.
Effektivisera personalplaneringen med ClickUp
Att hantera medarbetarnas scheman kan vara tidskrävande och felbenäget. En effektiv schemaläggningsprogramvara förenklar processen genom att du kan skapa scheman, snabbt tilldela skift och hantera ditt teams tillgänglighet.
Genom att använda pålitlig schemaläggningsprogramvara får du också smidig tillgång till lönesystem och kostnadskontroll, vilket säkerställer optimal bemanning och minimerar över- eller underbemanning.
ClickUp är ett idealiskt schemaläggningsprogram som låter dig tilldela skift baserat på medarbetarnas tillgänglighet, spåra arbetad tid och generera korrekta lönerapporter. Det effektiviserar ditt arbetsflöde och minskar manuell datainmatning.
Registrera dig för ClickUp idag och upplev fördelarna med ett effektiviserat arbetsflöde för personalplanering!