En ny studie visar att chefer förlorar 683 timmar per år på grund av distraktioner – en tredjedel av deras arbetstid! 42 % av de tillfrågade uppgav att de knappt klarar av att arbeta produktivt i en timme utan avbrott, och i genomsnitt lägger människor nästan 127 timmar per år på att återhämta sig från distraktioner. Detta kostar den amerikanska ekonomin 468 miljarder dollar varje år.
Experter inom olika branscher arbetar ständigt med att förbättra medarbetarnas produktivitet. Organisationer testar moderna verktyg, automatisering, generativ AI osv. för att stödja sina medarbetare. Att lägga till mer teknik utan att åtgärda underliggande beteenden kan dock leda till undermåliga resultat.
En av de vanligaste beteendetaktikerna för att uppnå topprestanda är produktivitetssprinter. Men vad är en produktivitetssprint? Hur fungerar den? Hur genomför man en produktivitetssprint?
Vi har svaren. Starta era klockor nu! ⏱️
Förstå produktivitetssprinter
Precis som den agila utvecklingsmodellen delar upp stora, komplexa projekt i mindre sprintar, förbättrar produktivitetssprintar fokus och effektivitet genom att dela upp uppgifter i korta, intensiva arbetsperioder, följt av korta pauser.
Låt oss gå in på detaljerna.
Vad är produktivitetssprinter?
En produktivitetssprint är en kort arbetsperiod följd av en kortare paus. Det liknar Pomodoro-tekniken, som rekommenderar 25 minuters arbete följt av en fem minuters paus.
Den enda skillnaden är att i en produktivitetssprint väljer du själv hur länge du behöver fokusera och hur lång paus du behöver utifrån din koncentrationsförmåga. Till skillnad från en agil sprint, som vanligtvis varar i två veckor, kan en produktivitetssprint vara så lång som du behöver: en timme, några dagar, en vecka eller en månad. Det är dock bäst att inte göra sprinterna för långa, eftersom de då kan bli kontraproduktiva.
Fördelarna med produktivitetssprinter
Produktivitetssprinter, precis som de sprintar som planeras i Scrum-evenemang, erbjuder extraordinära fördelar för det arbete som ska utföras. Låt oss titta på de viktigaste.
Fokus
Innan sprinten börjar fattar teamen gemensamt beslut om vilka uppgifter som ska utföras, förväntade resultat, beräknad tid, beroenden och så vidare. En väl utformad produktivitetssprint erbjuder alltså en tydlig, liten och hanterbar lista över resultat som ska uppnås inom en begränsad tidsram.
Denna tydlighet skapar perfekta förutsättningar för varje individ att fokusera på en uppgift i taget. Oavsett om de arbetar individuellt eller i samarbete vet de när och var de ska vara och vad de ska göra.
Hastighet
En sprint är vanligtvis en period av produktiv tid utan distraktioner. Det innebär att det inte finns några möten, teambuildingaktiviteter, brådskande ärenden etc. som kan ta tid från schemat. Som ett resultat av detta kan teamen utföra sina uppgifter snabbare.
Tidshantering
Sprints är, till sin natur, tidsbegränsade. Detta skapar en känsla av brådska. Teammedlemmarna förstår vad de behöver göra under sin arbetstid, vilket inspirerar dem att hantera sina dagar effektivt.
Resursutnyttjande
Som team möjliggör en produktivitetssprint bättre resursutnyttjande. Det hjälper individer att planera sitt arbete utifrån beroenden och deras stadium i arbetsflödet.
En kvalitetsanalytiker kan till exempel planera sitt arbete i en sprint två dagar efter att utvecklaren har slutfört sitt arbete.
Medarbetarnas energinivåer
En viktig del av varje sprint är pausen. Efter en intensiv arbetsperiod uppmuntrar produktivitetssprinter till en paus, ibland lika lång som själva sprinten.
Detta ger varje teammedlem tid att återhämta sig från det intensiva arbetet. Det erkänner deras insatser och uppmuntrar till återhämtning.
Om du är mjukvaruutvecklare är du förmodligen van vid sprintplanering och Scrum-metodik. Sprinter behöver dock inte begränsas till agile/Scrum. De kan tillämpas på alla typer av roller eller arbetsuppgifter. Låt oss se hur.
Hur man planerar och genomför en produktivitetssprint
Idén med en produktivitetssprint är inte att leverera orimligt höga resultat varje dag under året. Istället hjälper en bra produktivitetssprint dig att planera ditt arbete på det mest effektiva sättet utan att bli utbränd.
Här är en steg-för-steg-guide för att komma igång med stöd av ett robust projektledningsverktyg som ClickUp Sprints.
1. Sätt upp tydliga mål
Innan du startar en sprint måste du veta vad du vill uppnå. Att sätta rätt mål hjälper till att styra allt arbete som utförs under sprinten i rätt riktning.
Gör dina mål SMART. Sätt upp specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna mål.
Kom ihåg att även om den bästa metoden för att sätta mål är att vara resultatorienterad, är det lite annorlunda för produktivitetssprinter. Här fokuserar du på att sätta mål för de uppgifter du behöver utföra för att uppnå dina organisatoriska mål.
Om ditt mål till exempel är att lansera en marknadsföringskampanj för en ny produkt, kan dina SMART-mål vara:
- Skapa en slogan för kampanjen senast dag 2.
- Skriv kreativa briefs för 20 sociala medieinlägg före dag 3.
- Slutför budgeten för digital annonsering senast dag 5.
Dessa mål gör att du kan planera ditt arbete effektivt. Du kan till exempel planera en brainstorming-session med marknadsföringsteamet på dag ett, 2–3 timmars fokuseringstid för att skriva briefs på dag två och 2–3 timmars budgeteringstid på dag fem. Om du har svårt att sätta upp mål kan ClickUps SMART Goals Template hjälpa dig.
2. Dela upp målen i specifika uppgifter
När du har dina mål, ställ in de uppgifter som behövs för att uppnå dem. Du behöver inte börja om från början varje gång. Prova ClickUps mall för agil sprintplanering för att förbereda ditt team för framgång.
Mallen erbjuder en struktur, men det är upp till dig att definiera uppgifterna och utforma projektet. Fundera därför på hur du skulle dela upp dina uppgifter. Uppgifterna för att skapa en slogan kan till exempel vara:
- Brainstorming med det kreativa teamet
- Skapa en lista över alla möjliga slogans
- Kortlista de bästa slogans
- Experimentera med tillämpningen av taglinen i olika kanaler
- Slutföra taglinen
Schemalägg deadlines för var och en av dessa aktiviteter. Med ClickUp Tasks har du möjlighet att skapa unika uppgifter eller deluppgifter om du föredrar det. Du kan också lägga till beskrivningar, tilldela användare, sätta deadlines och samarbeta med teammedlemmar som är involverade i de inbäddade kommentarerna. Vad mer? Länka uppgifter och hantera beroenden, allt på ett och samma ställe.
Är du ny inom sprintplanering? Ingen fara. Välj en sprintplaneringsmall som passar dig och anpassa den efter dina behov!
3. Skapa en realistisk tidsplan
När team talar om sprintar som intensivt arbete antar de ofta att det innebär att överbelasta veckan med otaliga uppgifter. Tvärtom, en bra produktivitetssprint sätter upp realistiska tidsramar.
Granska din backlog: Använd ClickUp-listor för att samla dina backlog-poster och identifiera vad som rimligen kan passa in i sprinten. Du kan också anpassa ClickUps sprintbacklog-mall för att göra denna process mycket snabbare och effektivare.
Uppskatta tider: I ClickUp Tasks kan du lägga till tidsuppskattningar för varje uppgift och använda dem för att planera sprinten.
Beakta arbetsbelastningen: Ta hänsyn till teammedlemmarnas semester, befintliga åtaganden och historisk sprinthastighet. ClickUps arbetsbelastningsvy är en utmärkt utgångspunkt för detta.
Titta på beroenden: När du sätter deadlines, tänk på hur uppgifterna hänger ihop med varandra. Gå igenom det agila arbetsflödet för att se vilka uppgifter som måste slutföras innan nästa kan påbörjas.
Lägg till buffertid: Det är lätt att schemalägga arbete tätt inpå varandra, men saker kan gå fel och gör det också. Schemalägg därför in buffertid. Detta säkerställer att det arbete som schemalagts i sprinten kan slutföras oavsett vad som händer.
💡 Proffstips: Överväg att använda ClickUp Sprints Template för att komma igång.
4. Förbereda arbetsytan
Det primära målet med en produktivitetssprint är att minimera distraktioner. Ovanstående process eliminerar distraktioner som orsakas av projektplaneringsprocessen. Men andra distraktioner, inklusive dina egna personliga, är ditt ansvar.
Rensa upp din fysiska arbetsplats och ta bort onödiga saker från skrivbordet. Ställ in telefonen på ljudlöst eller fokusläge medan du arbetar och stäng av alla aviseringar du inte behöver. Förbered sedan din arbetsplats för sprinten.
Välj en agil projektledningsvy som passar dig. ClickUp för agila team erbjuder en anpassningsbar startvy där du kan se allt du behöver för att starta din sprint. Du kan också välja en kalendervy eller tavelvy utifrån dina preferenser.
5. Genomföra en produktivitetssprint
När förberedelserna är klara är det dags att genomföra produktivitetssprinten. Det innebär helt enkelt att du nu ska göra som planerat.
- Plocka upp de schemalagda uppgifterna
- Gå igenom sammanfattningen eller beskrivningen för varje uppgift för att förstå sammanhanget fullständigt.
- Arbeta intensivt med den specifika uppgiften
- Kom ihåg att registrera den tid du lägger ner på det med hjälp av ClickUp Time Tracking.
- Ta en paus i slutet av sprinten
Om du inte kan slutföra en uppgift inom den planerade sprinten, fundera på hur du vill gå vidare. Du kan lägga tillbaka den i backloggen, omplanera den till nästa sprint eller flytta en annan uppgift till dess plats.
Fatta dessa beslut efter noggrant övervägande baserat på de insikter du får med hjälp av dina verktyg för hantering av produktbackloggen.
6. Använda tekniker för tidshantering
För att implementera en produktivitetssprint på ett framgångsrikt sätt är det klokt att förlita sig på stöd från några beprövade bästa praxis. Här är några tekniker för tidshantering att överväga.
Pomodoro-tekniken: Arbeta intensivt i 25 minuter, följt av en fem minuters paus. Du kan också arbeta i 50 minuter och ta en tio minuters paus. Håll dig på rätt spår med någon av de Pomodoro-appar som finns tillgängliga idag.
Tidsblockering: Dela upp din dag i tidsblock, där varje block är avsett för specifika uppgifter eller aktiviteter. Kombinera liknande uppgifter för att undvika att byta mellan olika sammanhang och förbättra effektiviteten.
Tidsspårning: Övervaka hur du använder din tid under en eller två dagar för att identifiera tidstjuvar, områden som kan förbättras och dina mest produktiva timmar.
7. Spåra framsteg och reflektera
Under hela sprinten ska du noggrant följa dina framsteg. I slutet av sprinten ska du ta dig tid att reflektera. Här är några sätt att uppnå detta.
Standups
Använd dagliga standup-möten för att dela uppdateringar om ditt teams framsteg, diskutera slutförda uppgifter och identifiera hinder. Arbetar vissa team på distans? Inga problem! Använd ClickUp Chat-vyn för en asynkron standup.
Du kan också automatisera standup-anteckningar med ClickUp Brain, som samlar alla uppdateringar som gjorts på plattformen dagen innan.
Rapporter
Skapa de rapporter du behöver med ClickUp Dashboards. Anpassa korten och välj de siffror du vill se på ett och samma ställe. Du kan också använda specifika rapporter som burn up/burn down-diagram, individuella produktivitetsrapporter, uppgifter efter status etc. i dina sprintgranskningsmöten.
Retrospektiver
Slutligen, genomför retrospektiver med teamet i slutet av varje sprint. Uppskatta det goda arbetet, fira vinsterna och utforska de utmaningar ni ställdes inför under sprinten. ClickUp Sprint Retrospective Brainstorm Template erbjuder ett visuellt och interaktivt ramverk för att genomföra era retrospektiver.
Det kan vara svårt att hålla ett retrospektivt möte. Det handlar nämligen om att diskutera både de emotionella och de professionella aspekterna av arbetet, och alla dessa aspekter är inte nödvändigtvis positiva. Att hålla dessa möten kan vara svårt för projektledare som är nya i yrket, men ClickUp är här för att hjälpa till:
Dessa exempel på sprintretrospektiver kan ge dig inspiration. När du känner dig redo att hålla dina egna möten kan du prova dessa mallar för sprintretrospektiver som vägledning. Och som grädde på moset får du här en bonusartikel om hur sprintgranskningar skiljer sig från retrospektiver.
Om det fortfarande känns svårt att genomföra en produktivitetssprint kan du använda en av dessa agila mallar för att lägga grunden.
Bästa praxis för framgångsrika sprintar
Du kan se långt genom att stå på jättarnas axlar. Här är några kloka råd i form av beprövade bästa praxis som underlättar planeringen av dina produktivitetssprinter.
Ta pauser: Stig upp från skrivbordet, sträck på dig eller ta en promenad. Undvik skärmar och sociala medier under pauserna för att få bättre effekt. Vid längre sprintar, ta en ledig dag för att friska upp sinnet.
Fira: Låt inte framgångar gå obemärkta förbi. Fira prestationer tillsammans med ditt team.
Prioritera egenvård: Upprätthåll hälsosamma vanor som att sova tillräckligt, äta näringsrika måltider och träna regelbundet.
Kommunicera: Sök stöd om du har svårt eller känner dig överväldigad. Utnyttja alla fördelar och alternativ som finns tillgängliga för dig.
Reflektera och lär dig: Använd rapporterna och retrospektiverna för att reflektera. Fundera över vad du personligen kan förbättra. Simulera optimeringar av processer för bättre resultat.
På era platser, färdiga, klicka!
Det är numera allmänt accepterat att det är bättre att ha korta perioder med hög koncentration och pauser däremellan än att vara delvis koncentrerad under långa perioder. Oavsett om du arbetar enskilt eller i ett team är sprintar ett utmärkt sätt att få arbetet gjort.
Att genomföra en framgångsrik sprint kräver dock mer än goda intentioner. Det handlar om tydlig planering, genomtänkt schemaläggning, prognoser, uppskattningar och kontinuerlig ledning.
Här kan ett sprintplaneringsverktyg som ClickUp vara till hjälp, med funktioner för alla aspekter av sprintledning, inklusive uppgifter, tidslinjer, instrumentpaneler, kommunikation, automatisering och mycket mer.
Anpassa din sprint efter din stil med ClickUp. Registrera dig gratis idag!