Föreställ dig att du kommer till kontoret en helt vanlig morgon, med kaffe i ena handen och din frukostburrito i den andra, bara för att möta en oväntad kris innan du hinner sätta dig – en senior medarbetare har sagt upp sig utan förvarning.
Det är verkligheten för en personalchefs arbete. Ingen dag är den andra lik, och det finns alltid något nytt att ta itu med, både bra och dåligt.
Ena stunden planerar du kanske en teambuilding-retreat, och nästa stund kämpar du för att fylla en vakans som uppstått på grund av en plötslig uppsägning.
Oavsett om du funderar på en karriär inom talanghantering eller behöver mer insikt i de ansvarsområden och utmaningar som en personalchef står inför, kommer denna blogg att visa dig hur en dag i livet för en personalchef kan se ut.
Men först – låt oss gå igenom grunderna.
Vem är en personalchef?
En personalchef är en professionell person som ansvarar för att övervaka organisationens HR-avdelning och hantera olika administrativa funktioner relaterade till organisationens personal.
HR-chefer samråder med ledande befattningshavare om strategisk planering, planerar HR-KPI:er i linje med organisationens mål och ser till att alla anställda är engagerade, får stöd och arbetar i linje med företagets mål.
En personalchefs roller och ansvarsområden omfattar:
- Rekrytera talanger: Identifiera personalbehov, utveckla och standardisera arbetsbeskrivningar, genomföra intervjuer för att välja kandidater, rekrytera och introducera nya medarbetare i olika avdelningar.
- Driva HR-processer: Utveckla policyer för hur man löser problem på arbetsplatsen och skapa processer för att effektivisera rekrytering, introduktion, prestationsutvärderingar etc.
- Prestationshantering: Skapa och implementera system för prestationsutvärdering, fastställa prestationsstandarder och ge feedback till medarbetarna.
- Utveckla utbildningsprogram: Utvärdera kompetensbrister, utforma utbildningsworkshops och underlätta lärande och utvecklingsmöjligheter för anställda.
- Säkerställa medarbetarnas välbefinnande: Implementera program med fokus på mental hälsa, fysiskt välbefinnande och medarbetarnas allmänna välmående.
- Hantera ersättning till anställda: Utforma och genomföra ersättningsstrukturer och förmånsprogram, säkerställa konkurrenskraftiga lönepaket
- Skapa en positiv arbetsplatskultur: Identifiera och genomföra åtgärder för att skapa och upprätthålla en positiv och välkomnande arbetsmiljö för alla anställda.
HR-chefer är en viktig del i att skapa organisationens policyer och processer för att hitta och behålla talanger, prestationshantering, lärande och utveckling och mycket mer.
💡Proffstips: En upptagen HR-chef kan använda våra kostnadsfria HR-mallar för att skapa SOP:er, policydokument eller bemanningsplaner och därmed få ett försprång i arbetet med att uppnå målen.
En dag i livet för en personalchef
Så här ser en typisk dag i livet för en personalchef ut. Betrakta tidsblocken som riktlinjer och planera din dag så som det passar dig bäst 🤝
1. Morgon: 9:30 till 11:30
Förmiddagen ägnas åt att planera för en produktiv dag. Arbetsuppgifterna kan vanligtvis omfatta:
a. E-posthantering
Dagen börjar med att kolla och svara på e-post. Det kan handla om rutinmässig kommunikation, praktiska tips från ledningen och ledningsgruppen, viktiga uppdateringar om HR-policyer och brådskande frågor från medarbetarna.
Att bestämma vilka e-postmeddelanden som ska besvaras först sätter tonen för en produktiv dag. Du skulle till exempel prioritera ett e-postmeddelande från VD om kommande organisatoriska förändringar som kräver HR-stöd framför att skicka ett uppföljningsmeddelande till en kollega för information om ett projekt med låg prioritet.
b. HR-teamets genomgång
Därefter kan personalchefen delta i ett kort möte med sitt team för att klargöra dagens mål, diskutera pågående projekt och kommande evenemang samt ta itu med eventuella akuta utmaningar eller problem.
Det är viktigt att delegera dagens uppgifter, eftersom det säkerställer att alla fokuserar på prioriteringar som rekryteringskampanjer, policyuppdateringar eller initiativ för att öka medarbetarnas engagemang.
2. Middagstid: 12:00 till 13:00
När dagen är planerad ägnas denna del av dagen vanligtvis åt befintliga projekt och pågående aktiviteter. Det kan innefatta:
a. Rekrytering och intervjuer
Beroende på rekryteringsbehovet kan en del av dagen ägnas åt att granska CV för lediga tjänster, gallra bland kandidater eller planera och genomföra intervjuer.
Det kan också handla om att samordna med andra avdelningar för att bättre förstå deras personalbehov och välja ut CV som har potential att passa företagskulturen.
HR-chefer använder programvara för talanghantering och personalinformationssystem (HRIS) för att hantera kandidatprofiler, effektivisera rekrytering, introduktion och utbildning, automatisera arbetsflöden för talanghantering och kommunicera med intressenter.
b. Hantering av medarbetarrelationer
Den viktigaste uppgiften för en HR-specialist är att se till att medarbetarna är nöjda, trygga och engagerade. Oavsett om det handlar om att medla i en konflikt eller ge stöd för att förbättra prestationen är det viktigt att lägga tid på att hantera och upprätthålla positiva relationer mellan medarbetarna.
De kan till exempel medla i en diskussion mellan två teammedlemmar från säljavdelningen för att lösa missförstånd och förbättra deras arbetsrelation.
En HR-chef kan också arbeta med teambuildingaktiviteter och program för att uppmärksamma medarbetare eller genomföra undersökningar för att samla in feedback om olika ämnen, såsom utbildning och utveckling, löneskalor och allmänna erfarenheter på arbetsplatsen.
Rätt programvara för personalhantering kan hjälpa HR-chefer att hålla koll på alla aktiviteter.
c. Övervakning av utbildning och utveckling
HR-chefer med mål för medarbetarnas utveckling kan också planera och samordna personalutbildningsprogram för att säkerställa att medarbetarna har de färdigheter och kunskaper som krävs för att utmärka sig i sina roller.
Detta innefattar att bedöma utbildningsbehov, välja lämpliga mentorer och coacher samt organisera workshops och andra insatser som passar in i karriärutvecklingsvägarna.
Om du till exempel organiserar ett ledarskapsseminarium för mellanchefer i företaget kan det vara en viktig del av din att göra-lista att slutföra ämnen med externa utbildare.
3. Eftermiddag: 14:00 – 16:00
En typisk eftermiddag på en arbetsdag kan bestå av möten och tvärfunktionella diskussioner om långsiktig planering, organisationsövergripande mål etc.
a. HR-planering
Chefer kan delta i strategimöten med ledningen eller andra avdelningar för att anpassa organisationens initiativ till HR-målen.
Det kan handla om personalplanering, mångfald, jämställdhet, inkluderande rekrytering eller successionsplanering.
Ett av de årliga målen kan till exempel vara att utarbeta en ny strategi för att förbättra mångfald, jämlikhet och inkludering inom personalstyrkan under de kommande nio månaderna.
b. Fokus på prestationshantering
HR-chefer kan också samarbeta med avdelningscheferna för att granska medarbetarnas prestationsrapporter och, baserat på den insamlade informationen, vidta åtgärder i samband med prestationsutvärderingar.
Om de tror att vissa anställda skulle ha nytta av utbildning kan de rådgöra med avdelningscheferna och utarbeta planer för kompetensutveckling.
c. Kontroll av policyer och efterlevnad
En HR-chef ansvarar för att organisationens HR-policyer följer gällande lagar och regler.
De kan till exempel uppdatera personalhandboken för att återspegla de senaste ändringarna i policyerna för distansarbete och se till att alla riktlinjer är i linje med nya arbetslagar.
Erfarna HR-chefer sparar tid med färdiga mallar för denna typ av detaljerat arbete. Till exempel hjälper ClickUp HR Handbook Template dig att skapa en omfattande handbok som är anpassad efter din organisations behov så att ditt team kan:
- Få snabb tillgång till aktuell information om policyer och rutiner
- Förstå förväntningarna på medarbetarnas beteende och prestationer
- Få klarhet om förmåner, ledighetsersättning och andra detaljer.
Vid behov bör du dessutom se till att förfina andra efterlevnadsrutiner och samarbeta med juridiska rådgivare för att förebygga eventuella juridiska problem.
4. Slut på arbetsdagen: 16:00 – 17:30
Innan du avslutar arbetsdagen är det bra att ta dig tid att dela och bearbeta information som hjälper dig att planera nästa dags arbete:
a. Rapportering och analys
HR-chefer måste analysera HR-statistik och sammanställa rapporter om olika aspekter, såsom personalomsättning, andel anställda som fullföljt utbildning eller medarbetarundersökningar.
Till exempel bör kvartalsvisa omsättningsdata granskas för att identifiera trender och utveckla strategier för att förbättra personalbehållningen. Att fokusera på analyser hjälper till att fatta välgrundade beslut och förbättra HR-rutinerna.
b. Teamgenomgång
Ofta avslutar cheferna dagen med ett kort teammöte för att gå igenom dagens prestationer, uppdatera att göra-listor och sätta prioriteringar för nästa dag. Det är också ett bra tillfälle att uppmuntra feedback och främja en känsla av sammanhållning i teamet.
Anpassa dig till det oväntade
Idealiskt sett består en HR-chefs dag av rutinuppgifter och väl genomtänkta initiativ. De varierande aktiviteterna speglar rollens bredd och kräver social kompetens, analytiska förmågor och ett strategiskt tänkande.
Trots en välplanerad schemaläggning måste du som HR-chef vara beredd att ändra den för att möta oförutsedda krav, oavsett om det gäller ett oväntat möte, en begäran om förtydligande av en efterlevnadspolicy eller en plötslig förändring i din delstats arbetslagstiftning.
Dessutom ska du vara tillgänglig för att träffa medarbetare och ledning, reda ut oklarheter och erbjuda nödvändigt stöd. Organisationen förlitar sig på dig och ditt team för att navigera i företagets komplexa vardag. Prioritera alltid dem.
HR:s roll i att behålla medarbetare
Nymansfasen i ett nytt jobb blir allt kortare – 39 % av de anställda som har varit i en organisation i mindre än sex månader planerar att sluta inom det kommande året.
Dessutom är de som inte känner sig erkända för sitt goda arbete nästan dubbelt så benägna att söka nytt jobb. Eftersom 87 % av HR-cheferna anger att deras främsta prioritet är att behålla sina anställda, följer här fem viktiga steg för att nå det målet:
1. Personlig karriärplanering
Det innebär att arbeta individuellt med medarbetarna för att utforma deras karriärvägar utifrån individuella färdigheter, intressen och verksamhetens behov. Du börjar med att förstå varje medarbetares yrkesmässiga ambitioner och identifiera kompetensluckor.
Baserat på den insamlade informationen kan du skräddarsy utbildningsprogram och mentorskap som speglar organisationens bästa intressen och medarbetarnas behov.
Med personlig karriärplanering känner sig medarbetarna uppskattade och förstådda, vilket främjar lojaliteten och minskar sannolikheten för att de söker sig till andra arbetsgivare.
2. Program för erkännande av kollegor
Kollegialt erkännande främjar en positiv arbetsmiljö och höjer moralen, vilket bidrar till en kultur där medarbetarna känner sig uppskattade och värderade av sina kollegor, inte bara av sina chefer. Tekniken hjälper till att göra detta till en del av företagskulturen.
Använd en plattform som ClickUp Chat View för att göra det möjligt för personalen att ge beröm, poäng eller utmärkelser till sina kollegor för exemplariskt arbete. Du kan också anordna virtuella prisutdelningar för att uppmärksamma anställda på plattformen.
3. Stöd för ekonomisk välfärd
Enligt PwC söker 65 % av de anställda ett nytt jobb av ekonomiska skäl. Förutom att överbrygga löneskillnader inom branschen och ha en robust policy för prestationsbonusar kan du hjälpa anställda med frågor som rör ekonomisk planering.
Håll utbildningsworkshops om budgetering och investeringar och föreslå verktyg för att hantera skulder eller spara till pensionen. Detta kommer automatiskt att minska deras stress och öka deras arbetsglädje.
4. Flexibla arbetstider
Efter pandemin föredrar många anställda att arbeta hemifrån permanent. De är inte rädda för att säga upp sig från jobb som kräver att de går till kontoret. De vill ha kontroll över när och var de arbetar, så länge de uppfyller sina prestationsmål.
Flexibla arbetstider kan innebära möjlighet till distansarbete, flexibla start- och sluttider eller en fyradagars arbetsvecka. Du kan fastställa tydliga prestationsförväntningar och utnyttja HR-programvara för att upprätthålla kommunikation och samarbete inom teamet.
5. Utbildningsteknik
LinkedIn rapporterar att 94 % av de anställda skulle stanna längre i en organisation om den investerade i deras utbildning.
Använd ny teknik som mobila inlärningsappar, interaktiva inlärnings- och utvecklingsprogram och virtuella verklighetsverktyg för att erbjuda tillgängliga och personliga inlärningsupplevelser som hjälper medarbetarna att utveckla nya färdigheter för framtida tillväxt.
VR kan till exempel utbilda anställda i att koda och felsöka tillsammans i en simulerad 3D-programmeringsmiljö.
Vanliga utmaningar för en HR-chef
Som HR-chef är det oundvikligt att möta olika hinder och komplexiteter i arbetet med att hantera och optimera personalstyrkan. Dessutom kommer generativ AI sannolikt att medföra en omställning på arbetsmarknaden fram till 2030, vilket gör det svårt att hänga med i de senaste trenderna.
Naturligtvis är en dag i livet för en personalchef inte komplett utan att hantera följande:
- Harmonisera arbetsformer: Att balansera distansarbete, hybridarbete och arbete på kontoret är en logistisk mardröm, eftersom organisationer strävar efter att tillgodose olika medarbetares preferenser och operativa krav samtidigt som de upprätthåller produktiviteten och en gynnsam företagskultur.
- Navigera i kompetensutvecklingen: Framsteg inom artificiell intelligens, automatisering och digitalisering har skakat om branscher och arbetsroller och skapat en kompetensbrist bland anställda som gör det svårare att hitta och anställa kvalificerad personal internt och externt.
- Förnya utbildningen för nyanställda: Denna får inte längre vara osammanhängande eller obefintlig. Utbildningen för nyanställda måste förse en mångfaldig och ofta geografiskt spridd personalstyrka med de färdigheter och kunskaper som krävs för att prestera väl.
- Säkra den digitala arbetsplatsen: Med den ökande digitaliseringen av HR-processer har det blivit avgörande att följa dataskyddsbestämmelser och säkerställa säkerheten för medarbetarnas data.
- Anpassning till gig-ekonomin: Ökningen av gig-arbete och frilansande yrkesverksamma medför utmaningar när det gäller personalhantering, ersättning, förmåner och IP-säkerhet.
- Hantera engagemang och tillväxt: Tyst avgång är ett verkligt problem. Yngre medarbetare känner sig inte omhändertagna eller tycker att de har tillräckligt med möjligheter att utvecklas – främst under sin chef. Det finns ett behov av att skapa en miljö där varje medarbetare ser en tydlig väg till tillväxt.
Verktyg och tekniker som används inom personaladministration för dagliga uppgifter och projekt
Tiden då man manuellt gick igenom CV, delade ut månatliga lönebesked till anställda och förvarade papperskopior av anställdas personalakter är för länge sedan förbi.
Med en kraftig ökning av distans- och hybridarbetsmiljöer och en ny generation anställda, varav många förväntar sig en tekniskt avancerad arbetsplats, har tiden aldrig varit mogenare för att dra nytta av nya tekniker inom HR-branschen för att arbeta effektivt.
Här är några av de HRMS-program och relaterade verktyg som kan användas för dagliga uppgifter:
1. Programvara för personalhantering (HRMS)
Planera uppgifter, fördela resurser, sätt deadlines och övervaka framstegen i HR-relaterade projekt med ClickUps programvara för personalhantering.
Använd till exempel listvyn i ClickUp för att organisera alla dina uppgifter, som att intervjua kandidater eller uppdatera personalpolicyer, på ett och samma ställe. Sortera och filtrera dessa uppgifter efter status, ägare, förfallodatum eller hur du vill, så att det blir enkelt att hålla koll på vad som är gjort och vad som behöver din uppmärksamhet härnäst.
Oavsett om du samlar in jobbansökningar eller feedback från anställda kan du använda ClickUp Form View för att samla in svar och omedelbart vidarebefordra arbetet till rätt team. Skapa anpassningsbara, lättifyllda formulär som kopplas till spårbara uppgifter för snabb handling.
Kalendervyn är perfekt för personalchefer som övervakar anställdas ledigheter, utbildningar eller prestationsutvärderingsmöten. Den hjälper dig att visualisera din månad eller vecka på ett ögonblick så att du kan planera och se till att allt passar perfekt in i ditt schema.
ClickUps arbetsbelastningsvy ger dig en översikt över vem som gör vad i ditt team. Det hjälper dig att balansera uppgifterna mellan teammedlemmarna, så att ingen blir överbelastad medan andra letar efter mer att göra. Du kan justera arbetsbelastningen så att ditt team förblir nöjt och produktivt.
2. Programvara för lönehantering för anställda
Minska risken för fel i löneberäkningen och säkerställ att skattelagar och regler följs genom att automatisera lönehanteringen. Programvaran kan också hantera komplexa scenarier som bonusar, övertid och skatteavdrag.
ClickUp-integrationer omfattar till exempel verktyg som QuickBooks och Gusto som hjälper till att göra löneprocessen mer transparent och begriplig för anställda och minskar den administrativa bördan för HR-chefer.
3. System för hantering av jobbsökande och onboarding-plattform
Publicera jobbannonser, samla in och organisera ansökningar, granska CV och underlätta intervjuer med ett rekryteringssystem (ATS). Komplettera denna funktion med en onboarding-lösning för att säkerställa att kandidaterna integreras effektivt i organisationen när de väl har anställts.
Detta innefattar att fylla i nödvändiga papper, introducera nyanställda till företagskulturen och policyn samt förse dem med de verktyg och den information de behöver för att lyckas i sina nya roller.
ClickUp hjälper dig att effektivisera båda processerna med spårbara uppgifter, dokument och kommentarer för samarbete och feedback. Du kan använda det för att hantera din rekryteringsverksamhet, organisera ansökningar och urvalsprocesser och flytta kandidater genom processen.
HR-personal kan också använda ClickUp HR Knowledge Base Template för att skapa ett centralt arkiv med alla policyer, procedurer och regler. Detta hjälper anställda att hitta den information de behöver, så att din HR-personal behöver lägga mindre tid och energi på att svara på frågor från anställda.
4. Verktyg för personalanalys och prestationshantering
Använd en analysplattform för arbetsplatsen för att analysera medarbetardata och dra slutsatser som underlättar strategiska beslut. Identifiera förbättringsområden, förutsäg framtida trender och fatta evidensbaserade beslut som stämmer överens med organisationens mål.
Skapa en central plats för medarbetarinformation för att underlätta konfidentiell kommunikation mellan chefer och direktunderställda med ClickUp. Få en personlig vy för varje användare, oavsett om det är en medarbetare, chef eller ledare, för att övervaka och hantera deras eller deras teams arbete mer effektivt.
Fastställ prestationsstandarder för anställda och projektplaner för att utvärdera hur varje individ presterar i förhållande till dessa riktmärken med hjälp av denna programvara.
Dessutom får du realtidsrapporter som ger insikter om utförda uppgifter, uppnådda mål och nedlagd tid, bland andra mått, från ClickUp-instrumentpanelen.
Underlätta regelbundna avstämningar och återkoppling, gå bortom den årliga utvärderingen för att främja kontinuerlig prestationsförbättring och medarbetarutveckling.
5. Programvara för administration av förmåner
Rätt programvara för förmånsadministration kan förenkla hanteringen av anställdas förmåner, såsom sjukförsäkring, pensionsplaner och ledighetspolicyer.
Hantera och anpassa enkelt förmåner för att möta olika medarbetares behov, vilket ökar tillfredsställelsen och konkurrenskraften vid rekrytering.
Detta minskar pappersarbetet för HR och förbättrar medarbetarnas upplevelse genom att ge enkel tillgång till information om förmåner.
💡Proffstips: Låt medarbetarna använda ClickUp Brains AI Knowledge Manager för att få kontextuella svar på frågor om HR-policyer, löneplaner, förmåner etc., så att ditt HR-team kan fokusera på mer strategiskt arbete.
Läs också: Den bästa programvaran för personalhandböcker för att dokumentera processer
Dagens HR-chefer är mångsidiga och har många talanger.
När man tittar närmare på en dag i livet för en personalchef blir det tydligt att rollen är allt annat än vardaglig. Du börjar dagen med att ta pulsen på hur medarbetarna mår, vilket inte bara är trevligt att göra – det är nödvändigt.
Som HR-chef är du den som ser till att alla är engagerade och blir hörda. Dessa avstämningar är mer än bara en rutin, de är ditt sätt att väva in förtroende och stöd i personalens vardag.
Nästa generations HR-chef måste vara mångsidig, ha starka interpersonella färdigheter och vara väl insatt i den senaste tekniken för att få mer gjort snabbare.
Med rätt strategi och teknik för personalhantering kan HR-personal öka produktiviteten och förbättra alla medarbetares upplevelse och prestanda.
Registrera dig gratis på ClickUp.
Vanliga frågor
1. Hur ser en typisk dag ut för en personalchef?
En dag i livet för en personalchef innebär rekrytering och intervjuer med potentiella anställda, samordning av personalförmåner, genomförande av utbildningar, konfliktlösning och framtagning av utbildningsmaterial. HR-personal hanterar också frågor som rör relationer mellan anställda, tillämpar företagets policyer och arbetar med HR-strategier för att förbättra arbetsplatskulturen.
2. Är livet inom HR hektiskt?
Ja, livet inom personalavdelningen kan vara hektiskt på grund av de många olika ansvarsområdena, som rekrytering, utbildning, medarbetarrelationer, efterlevnad av lagar och hantering av konflikter. HR-personal måste balansera organisationens behov med medarbetarnas, ofta under pressade tidsfrister.