Prestationskalibreringsmöte förklarat: Hur man genomför en rättvis prestationsbedömningsprocess

Prestationsutvärderingar är en av de mer stressande uppgifterna för HR-personal, liksom för mellanchefer och högre chefer. Problemet med alla prestationsutvärderingssystem är att de bygger på subjektiva åsikter och kan vara benägna att vara partiska. De flesta chefer känner press att upprätthålla samma standarder när de diskuterar medarbetarnas betyg eller väljer ut de bästa prestationerna.

Enligt en undersökning från McKinsey ansåg mer än hälften av de tillfrågade att deras företags nuvarande utvärderingsprocess var bristfällig. Denna inställning kan på sikt vara skadlig för alla företag, eftersom den hindrar professionell utveckling och leder till att duktiga medarbetare lämnar företaget.

Lyckligtvis är ett prestationskalibreringsmöte en lovande lösning här. Allt fler företag inser värdet av att organisera möten för att kalibrera medarbetarnas poäng och säkerställa rättvisa och transparenta utvärderingar.

Vad är dessa möten och hur förbättrar de tillförlitligheten och noggrannheten i prestationsbedömningarna? Det är vad vi ska undersöka i denna blogg. Vi kommer att ta upp följande:

Bonus: Vi presenterar också en allt-i-ett-plattform för medarbetar- och prestationshantering som hjälper dig med prestationsutvärderingar. 🍀

Prestationskalibreringsmöte och dess roll i prestationshantering

”Orättvisa” prestationsbetyg är ganska vanliga i team med flera avdelningar och chefer. Deras prestationsutvärderingsprocess är ofta partisk, inte på grund av illvilja, utan på grund av chefernas olika parametrar för att bedöma produktivitet, arbetsmoral och kompetens.

Ett möte för prestationskalibrering gör det möjligt för chefer och arbetsledare att undvika partiskhet genom att diskutera och jämföra hur de har betygsatt sina team. Syftet är att:

Viktiga faktorer som chefer försöker identifiera under dessa möten är bland annat:

Tanken bakom kalibreringsmöten är att diskutera betyg och uppnå konsensusdrivna poäng. Det är vanligtvis den sista delen av prestationsutvärderingscykeln, som genomförs innan individuella prestationsutvärderingar delas med medarbetarna.

Prestationsutvärderingskalibrering: Exempel

Peter och Mark leder två olika team för separata apputvecklingsprojekt inom ett företag. Under prestationsutvärderingsperioden ger Mark sitt teams buggtestare betyget 9/10, medan Peter ger sin buggtestare betyget 7/10.

Under prestationskalibreringsmötet sätter sig Mark och Peter ner för att diskutera sina utvärderingar och inser att båda buggtestarna:

Sammantaget finns det ingen väsentlig skillnad i deras arbete som motiverar skillnaden i betyg, så detta är ett tydligt exempel på olika prestationsstandarder. I detta fall måste Mark och Peter komma överens om vilket betyg som är lämpligt för båda buggtestarna.

Skillnaden mellan prestationskalibrering och talangkalibrering

Prestationskalibreringsmöten ska inte förväxlas med talangkalibreringsmöten. Båda innebär att medarbetarnas prestationer utvärderas av deras chefer, men HR-målen för de båda processerna är olika.

En talangkalibreringssession syftar till att bedöma företagets nuvarande kapacitet utifrån medarbetarnas kompetens och prestationsnivå. Denna information används för att fastställa företagets framtida rekryteringsbehov.

Prestationskalibreringar syftar däremot till att noggrant identifiera högpresterande och lågpresterande medarbetare för att säkerställa opartiska utvärderingar och rättvis ersättning. Det ger också cheferna möjlighet att ta upp frågor om utbildningsmöjligheter och kompetensutveckling under prestationsutvärderingsmötena.

Fördelar med prestationskalibreringsprocessen

Förutom att eliminera påverkan av partiskhet och favorisering från betygsättningen, ger en kalibreringsprocess för prestationsutvärderingar följande fördelar:

Minskad personalomsättning

Enligt en undersökning från 2019 kan orättvisa prestationsbedömningar få upp till 85 % av medarbetarna att lämna ett företag. Prestationskalibreringar hjälper dig att behålla medarbetare genom att säkerställa en rättvis bedömningsprocess.

Hälsosammare arbetskultur

Standardiserade prestationsutvärderingar förhindrar maktmissbruk från ledningens sida, upprätthåller en positiv arbetskultur och säkerställer att cheferna har en välmenande inställning till medarbetarnas utveckling.

Högre nettoproduktivitet

En studie från Harvard Business Review från 2020 visade att missbruk av ledarskap kan minska produktiviteten. Naturligtvis är anställda som arbetar i en fördomsfri miljö med rättvis ersättning mer produktiva.

Bättre bolagsstyrning

Prestationskalibreringar främjar bästa praxis för bolagsstyrning genom att öka transparensen och ansvarsskyldigheten i prestationsutvärderingar, vilket förbättrar företagets image.

Förbättrade bedömningsfärdigheter för chefer

Prestationskalibrering hjälper chefer att finjustera sina bedömningsfärdigheter, upptäcka sina blinda fläckar och ge mer korrekta prestationsbetyg över tid.

Genomföra prestationsutvärderingskalibrering: Möten och intressenter

En kalibreringsprocess för prestationsutvärdering involverar flera intressenter och steg. Låt oss diskutera båda. 👇

Viktiga intressenter i prestationsutvärderingsprocessen

Även om den interna kalibreringsprocessen skiljer sig åt mellan olika organisationer är det vanligt att inrätta en kalibreringskommitté för hela processen. Kommitténs intressenter inkluderar:

Vissa företag utser också personer som ska uppmärksamma tecken på partiskhet i mötesdiskussioner.

Storleken på din kalibreringskommitté bör anpassas efter organisationens storlek. Enligt en studie från Harvard Business School är en kommitté med 3–5 medlemmar idealisk för organisationer med färre än 100 anställda.

Hur man genomför ett möte för kalibrering av prestationsutvärderingar: 7 steg

Hela processen för att genomföra prestationskalibreringsmöten kan delas in i sju steg fördelade på tre faser: förberedelser inför mötet, mötet självt och aktiviteter efter mötet. Låt oss titta närmare på varje steg. 💡

Förberedelser inför mötet

Förberedelserna inför mötet innefattar att skapa och analysera utkast till utvärderingar, fastställa betygsskalan och planera arbetet.

Dessutom måste du, på grund av kalibreringssessionens komplexa natur, förse ditt team med HR-, medarbetarengagemangs- eller liknande programvara för att spåra utvärderingsresultat och justeringar, samt för att spara anteckningar för framtida referens.

Vi har lösningen för dig – ClickUp! Det är en plattform för projekt- och prestationshantering som gör det enkelt att hantera prestationskalibreringsmöten.

I följande avsnitt diskuterar vi några funktioner i ClickUps HR Suite som är idealiska för att schemalägga möten, genomföra medarbetarutvärderingar och dela prestationsutvärderingar.

Steg 1: Fastställ betygsskalan innan prestationskalibreringsprocessen

Du kan antagligen hoppa över detta steg om du har ett tillförlitligt system för att betygsätta medarbetare. Men om du inte har det måste du först fastställa en betygsskala för att standardisera prestationskriterierna. Skalan bör omfatta alla HR-KPI:er för att utvärdera medarbetarnas prestationer. Vanliga parametrar är:

Du bör också definiera standardrutiner (SOP), förklara hur prestationspoängen för varje KPI beräknas och ge en övergripande bedömning.

Letar du efter ett organiserat sätt att spåra prestationsbetyg? Använd ClickUps målspårningsfunktion för att definiera mål, KPI:er och förväntad prestationsfördelning för varje roll.

Med ClickUp Goals kan du ställa in uppgiftsbaserade eller numeriska prestationsmål och automatiskt spåra medarbetarnas prestationer i realtid. Detta kan påskynda prestationsspårningen samtidigt som den förblir objektiv.

Använd sedan ClickUps mall för uppföljning av anställdas prestations-KPI:er för att definiera ditt betygssystem för varje KPI. Dess fördefinierade struktur hjälper dig att följa framstegen mot individuella mål för anställda och snabbare identifiera de som presterar bäst.

Steg 2: Samla in utkast till utvärderingar före prestationskalibreringsmötena

Be dina chefer och arbetsledare i olika avdelningar att fylla i utkastet till utvärderingar av sina direktunderställda. Se till att de har betygsskalan och SOP:erna i förväg. När utkastet till utvärderingar är färdigt ska granskarna skicka in dem till HR-avdelningen eller kalibreringskommittén.

Det bästa sättet att effektivisera denna process är att använda ClickUp Forms för att samla in och organisera svar från chefer. Plattformen låter dig skapa skräddarsydda formulär med ditt varumärke för att samla in feedback från chefer om enskilda teammedlemmars prestationer på ett strukturerat och objektivt sätt. Du kan till och med använda villkorslogik för att skapa dynamiska formulär med svarbaserade frågeuppsättningar.

Det bästa är att alla svar kan omvandlas till spårbara uppgifter och visas på ett ställe med hjälp av ClickUp Table-vyn. Du kan till och med koppla in dem i dina arbetsflöden för prestationsutvärdering genom automatiseringar.

Du kan börja direkt genom att anpassa utvärderingsformuläret från ClickUp, som innehåller alla standardfält för prestationsutvärdering. Oroa dig inte – du kan ta bort vissa eller lägga till egna!

Steg 3: Analysera sammanställda prestationsdata

Därefter bör en representant för HR eller en kommittémedlem analysera utkastet till utvärderingar och jämföra de sammanlagda prestationsbetygen för olika avdelningar och grupper. Denna analys görs för att identifiera följande element:

Du kan också utnyttja tidigare prestationsutvärderingsdata för dessa grupper. Jämför historiska betyg för att upptäcka eventuella mönster, till exempel en plötslig ökning eller minskning av betygen för en grupp. Dessa resultat kommer att vara de viktigaste diskussionspunkterna under mötet för kalibrering av prestationsutvärderingen.

ClickUp kan hjälpa dig med denna analys med sina visuella instrumentpaneler. Använd dem för att visualisera progressiva prestationsdata för olika grupper genom cirkeldiagram, stapeldiagram, linjediagram och dussintals andra visualiseringar. Lägg till både historiska och aktuella prestationsdatakort till din arbetsyta och upptäck mönster med ett enda ögonkast. 👀

Steg 4: Planera och schemalägg mötet

Helst bör en HR-ansvarig schemalägga mötet för prestationskalibrering till en tid som passar alla berörda parter. De bör meddela de potentiella deltagarna via e-post och ange följande:

Du kan nu använda ClickUp-kalendervyn för att kontrollera chefernas scheman i olika avdelningar och välja en lämplig tid för mötet. När du har hittat en lämplig tidpunkt använder du ClickUp Tasks för att schemalägga mötet. Skapa helt enkelt en uppgift, bifoga dokumentet med mötesagendan och tilldela uppgiften till alla deltagande chefer. Programvaran skickar automatiskt en avisering till deltagarna.

Osäker på vem du ska bjuda in? Använd ClickUps organisationsschemamall för att visualisera din organisationshierarki och identifiera alla chefer och arbetsledare som måste delta i kalibreringsmötena.

Du kan också skicka ClickUp-mötesskriptmallen till den som ansvarar för anteckningarna. Mallen innehåller särskilda fält för att lista inbjudna, åtgärdspunkter och uppgiftsansvariga, vilket gör den till ett viktigt referensdokument för framtida utvärderingscykler.

Genomföra mötet

På mötesdagen ska varje chef komma med sina utkast till utvärderingsrapporter och följande information:

Så här kommer det att gå till. ▶️

Steg 5: Låt cheferna diskutera sina rapporter

Mötesledaren kan inleda mötet med en kort redogörelse för målen och syftena med prestationsutvärderingen. Därefter bör cheferna gå in och jämföra och diskutera sina individuella utvärderingar en efter en. Kalibreringskommittén uppmärksammar följande:

Under dessa diskussioner bör mötesledaren vara uppmärksam på tecken på oavsiktlig partiskhet och avbryta vid behov.

För att detta steg ska vara produktivt och underlätta jämförelser måste cheferna använda samma standarder när de presenterar sina utvärderingar. Detta kan uppnås med hjälp av ClickUp Performance Review Template.

Be alla dina chefer att logga och analysera sina utvärderingar med hjälp av mallens enkla utvärderingsstruktur. De kan registrera varje medarbetares mål, självförbättringsinitiativ och prestationer. Denna detaljnivå hjälper kommittén att genomföra en 360°-analys av varje utvärdering.

Steg 6: Justera betyg och ersättningsbeslut

Identifiera konfliktpunkter och låt cheferna brainstorma för att nå en gemensam bedömning för de relevanta utvärderingarna. I detta steg är det viktigt att dokumentera motiveringen bakom varje beslut som fattas.

Om cheferna till exempel anser att en viss medarbetares produktivitet är exceptionellt hög kan de granska kvaliteten på deras arbete för att se om produktiviteten uppnås på bekostnad av något annat och sedan göra en slutlig bedömning.

Kom ihåg att prestationskalibreringsmöten hålls för att identifiera både de bästa och de svagaste prestationerna, så du bör också anteckna en lista över medarbetare som behöver ytterligare utbildning.

Du kan registrera resultaten av varje utvärdering i ClickUp Docs – en centraliserad lösning för dokumenthantering. Använd detta utrymme för att lagra all utvärderingsinformation, såsom utvärderingshistorik, skala, initiala och justerade poäng samt tillämplig motivering.

ClickUp Docs stöder live-redigering och flera medarbetare, så att ditt team bekvämt kan använda verktyget under mötet.

Aktiviteter och feedback efter mötet

Det är dags för feedback! När ett framgångsrikt prestationskalibreringsmöte är avslutat är det sista steget att dela de godkända prestationsutvärderingarna med dina direktunderställda.

Steg 7: Dela feedback och utvärderingar med medarbetarna

Bjud in alla dina direktunderställda till ett enskilt möte och dela prestationsutvärderingarna med dem. Ge detaljerad information om prestationsstandarderna och förklara var de inte når upp till eller överträffar förväntningarna. Motivera medarbetarna om du anser det lämpligt och låt dem veta hur de kan förbättra sina betyg i framtiden.

För medarbetare som inte presterat bra kan du överväga att använda ClickUps mall för korrigerande åtgärder för att stödja deras förbättringsarbete. Använd den för att dokumentera inte bara din feedback utan också de bakomliggande orsakerna till problemen med deras prestationer och de åtgärder de kan vidta för att övervinna dem.

När utvärderingscykeln är avslutad kan du när som helst gå tillbaka till utvärderingsdokumenten i ClickUp Docs. Du kan också använda ClickUp AI för att sammanfatta tidigare prestationsutvärderingar och anteckningar från kalibreringsmöten inför din nästa prestationsutvärderingscykel.

Förbättra kvaliteten på dina prestationsutvärderingar med ClickUp

Om du vill att prestationsutvärderingarna ska vara rättvisa och behålla dina bästa medarbetare är det viktigt att kalibrera betygsättningen på rätt sätt. Lyckligtvis förenklar plattformar som ClickUp processen med mallar för KPI och prestationsutvärdering, instrumentpaneler och andra användbara funktioner.

Registrera dig på ClickUp och ta ditt första steg mot effektiva prestationsutvärderingar. 🤠