Sök på ”program för att hålla koll på förfallodatum” och resultaten kan inte avgöra vem du är. Hälften antar att du är revisor, där en missad inlämning innebär böter och en arg kund. Den andra hälften antar att du är teamledare, där en försenad uppgift drar med sig hela lanseringen i fallet. Samma sökfras, två helt olika verktyg.
Det är just den skillnaden som är avgörande. Tidsfrister för regelefterlevnad är fasta, återkommande och kopplade till dokument. Projektdatum förändras i takt med att prioriteringarna ändras. Endast 36 % av organisationerna slutför sina projekt i tid, och att välja fel typ av verktyg är en av orsakerna till detta.
Regeln bakom alla våra nio val nedan är enkel: köp inte det verktyg som du använder oftast för att hålla koll på deadlines. Köp istället det verktyg som kostar mest om du missar en deadline.
Sök på ”program för att hålla koll på förfallodatum” och resultaten kan inte avgöra vem du är. Hälften antar att du är revisor, där en missad inlämning innebär böter och en arg kund. Den andra hälften antar att du är teamledare, där en försenad uppgift drar med sig hela lanseringen i fallet. Samma sökfras, två helt olika verktyg.
Det är just den skillnaden som är avgörande. Tidsfrister för regelefterlevnad är fasta, återkommande och kopplade till dokument. Projektdatum förändras i takt med att prioriteringarna ändras. Endast 36 % av organisationerna slutför sina projekt i tid, och att välja fel typ av verktyg är en av orsakerna till detta.
Regeln bakom alla våra nio val nedan är enkel: köp inte det verktyg som du använder oftast för att hålla koll på deadlines. Köp istället det verktyg som kostar mest om du missar en deadline.
De 9 bästa verktygen för att hålla koll på förfallodatum – en översikt
| Verktyg | Bäst för | Utmärkande funktion | Startpris* | Där det tar slut |
|---|---|---|---|---|
| Financial Cents | Små revisions- och bokföringsbyråer | Återkommande projekt, kundförfrågningar, påminnelser, kapacitetsöversikt och över 400 arbetsflödesmallar utvecklade av företaget | Från 19 $/månad för en användare | Mindre användbart för omfattande projektarbete som spänner över flera avdelningar |
| TaxDome | Allt-i-ett-lösning för skatterådgivningsbyråer | Pipelines, kundportal, dokument, signaturer, fakturering, påminnelser och översiktspaneler för deadlines | Pris från 800 $/år per användare | Kräver en ordentlig konfiguration av arbetsflöden, mallar, automatiseringar och kundarbetsflöden |
| Canopy | Revisionsbyråer som vill ha utrymme att skala upp | Uppgiftsplaner, relativa förfallodatum, återkommande arbetsuppgifter, kundakter, fakturering, kapacitetsplanering och verktyg för skatter | Pris från 74 $/användare/månad | Automatisering av återkommande arbetsflöden och kapacitetsplanering börjar med Plus |
| Jetpack Workflow | Enkla, återkommande bokföringsdeadlines | Återkommande uppgifter, arbetsflödesmallar, checklistor, lägesrapporter och löpande tjänsteuppdateringar | Pris från 40 $/användare/månad | Ingen kundportal, dokumenthantering, e-signaturer eller fakturering |
| File In Time | Skattekalender för datorn | Inbyggda förfallodatum för federala och delstatliga skatter, översikter över arbetsbelastning, personalfördelning och överförda uppgifter | 199 $/användare, engångsköp | Fokuserar på stationära datorer och är smal inriktning; inga molnlösningar, mobila lösningar, portaler eller bredare arbetsflöden för verksamheten |
| ClickUp | Förfallodatum för olika team och projekt | Start- och förfallodatum, kalender, Gantt-diagram, arbetsbelastning, påminnelser, mallar, omplanering av datum och instrumentpaneler | Gratis; kostar från 7 $/användare/månad | Behöver konfigureras för datum, återkommande uppgifter och översikter över teamets deadlines |
| Motion | Automatisk schemaläggning av arbete före deadlines | Automatisk schemaläggning med AI som placerar uppgifter runt möten och varnar när tiden börjar ta slut | Från 19 $/användare/månad för företagskunder | Inte avsedda för efterlevnadskalendrar eller hantering av stora projektportföljer |
| Asana | Översikt över förfallodatum för hela portföljen | Tidslinje, beroenden, portföljer, arbetsbelastning, regler och projektöverskridande tidsfristspårning | Gratis; kostar från 10,99 $/användare/månad | Verktyg för portföljhantering och arbetsbelastning ingår i de dyrare abonnemangen |
| Todoist | Personlig och smidig hantering av förfallodatum | Förfallodatum i naturligt språk, återkommande uppgifter, påminnelser, översikt över kommande händelser och anpassade filter | Gratis; kostar från 5 $/månad | Inga beroenden, arbetsbelastningsplanering, verkliga startdatum eller portföljkontroller |
Så här granskar vi programvara på ClickUp
Vår redaktion följer en transparent, forskningsbaserad och leverantörsneutral process, så du kan lita på att våra rekommendationer bygger på produktens verkliga värde.
Vår redaktion följer en transparent, forskningsbaserad och leverantörsneutral process, så du kan lita på att våra rekommendationer bygger på produktens verkliga värde.
Här är en detaljerad beskrivning av hur vi granskar programvara på ClickUp.
Vad du ska leta efter i program för att hålla koll på förfallodatum
Program för att hålla koll på förfallodatum övervakar deadlines och skickar påminnelser som blir allt mer påträngande ju närmare datumet kommer; verktyg med fokus på regelefterlevnad kopplar dessutom varje datum till kunddokument och en revisionsspår. De bästa programmen för att hålla koll på förfallodatum täcker åtta väsentliga funktioner: stöd för återkommande deadlines, automatiserade påminnelser och eskaleringar, insamling av kund- och dokumentinformation, kalendersynkronisering, beroenden, en revisionsspår, integrationer och mobil åtkomst.
Vilka som är viktigast beror på hur dina deadlines ser ut. Är de återkommande eller engångshändelser? Medför de straffavgifter eller kan de flyttas? Är de kopplade till dokument eller till uppgifter? Bra hantering av deadlines handlar om att verktyget passar dina behov, inte om hur lång funktionslistan är.
När du väl vet vilket mönster som beskriver ditt arbete, faller de flesta verktygen av sig själva inom eller utanför kategorin. Här är den bedömningsmall du kan använda:
- Stöd för återkommande och rullande deadlines: Skatte- och bokföringsarbete innebär samma inlämningar varje kvartal för varje kund. Om verktyget inte kan kopiera en återkommande deadline till hela kundlistan måste du skapa den manuellt varje cykel. Se därför efter möjligheten att automatisera återkommande uppgifter
- Automatiska påminnelser och eskaleringar: En förfallodag utan påminnelse är bara en anteckning. Riktig övervakning av förfallodagar innebär att verktyget håller koll på datumet och eskalerar när det närmar sig. Kontrollera därför om påminnelser ingår eller, i vissa gratisabonnemang, säljs som en uppgradering
- Inhämtning av uppgifter från kunder och dokument: När det gäller regelefterlevnad missas tidsfrister sällan för att någon har glömt datumet. De missas för att kunden inte har skickat in dokumenten. Automatiserade dokumentförfrågningar är viktigare än en snyggare kalender i det här sammanhanget
- Kalendersynkronisering och vyer: Tvåvägssynkronisering med Google eller Outlook, plus en kalender och (för projekt) en Gantt- eller tidslinjevy så att beroenden förblir synliga
- Beroenden: Projektets deadlines påverkar varandra i kedja. Om uppgift A blir försenad bör allt efter den också skjutas upp. Deadlines för regelefterlevnad gör det vanligtvis inte, så detta är endast relevant för projektgrupper som använder programvara för hantering av ömsesidigt beroende arbetsflöden.
- Revisionsspår: Arbete som kan medföra påföljder kräver dokumentation över vem som gjorde vad och när. En bra extrafunktion för team, men ett måste för företag
- Integrationer: QuickBooks Online för företag; resten av din programvara för team. Saknade integrationer innebär manuell inmatning, vilket kan leda till att datum går förlorade
- Mobil: Det låter självklart, men flera av de större verktygen saknar en egen mobilapp. Se till att ditt team kan följa upp och uppdatera deadlines på sina mobiler
Innan vi jämför verktygen ska vi ta en snabb titt på hur AI-stödd schemaläggning i praktiken kan balansera kalendrar, arbetsbelastning och deadlines.
De 9 bästa verktygen för att hålla koll på förfallodatum
De första fem verktygen riktar sig till den vanligaste användargruppen – revisorer och bokförare som håller koll på tidsfrister för regelefterlevnad. De sista fyra riktar sig till team och privatpersoner som vill hålla koll på projekt- och personliga tidsfrister.
1. Financial Cents (Bäst för små revisions- och bokföringsbyråer)
Financial Cents är ett program för verksamhetshantering avsett för revisionsbyråer som hanterar samma typ av tidsfristrelaterade uppgifter för dussintals kunder. Det passar enskilda bokförare och små byråer som har vuxit ur kalkylblad men inte behöver ett komplett program för skattedeklarationer.
Återkommande projekt hanterar den förutsägbara delen av kalendern. Du ställer in en månatlig bokslutning, lönecykel eller skatteuppgift en gång, och Financial Cents återuppbygger den enligt schemat varje gång utan att du behöver göra om inställningarna.
Klientförfrågningar sköter resten. Företag kan begära dokument direkt i projektet och välja när förfrågan ska skickas ut. Därefter skickas påminnelser via e-post eller SMS till klienten tills denne svarar via en lösenordsfri portal.
Utmärkande funktioner
- Kapacitetsöversikten visar varje persons nuvarande och kommande arbetsbelastning, gränser och ledig tid, så att chefer kan se vem som har utrymme innan de tilldelar mer tidspressat arbete
- Uppgiftsberoenden meddelar nästa teammedlem så fort deras arbete är klart, och de visar även cheferna vilket steg som fördröjer kundens projekt
- Gemenskapens mallbibliotek innehåller mer än 400 arbetsflöden som skapats av riktiga företag och täcker skatt, bokföring, löneadministration, rådgivning och interna processer
Priser
- Solo: 19 dollar per månad för en användare
- Team: 49 $ per användare och månad
- Scale: 69 $ per användare och månad
- Enterprise: Anpassade priser
Betyg
- G2: 4,7/5 (över 240 recensioner)
- Capterra: 4,8/5 (över 260 recensioner)
En Capterra-användare berättade:
Financial Cents har förändrat mitt sätt att hantera kunduppdrag. Den intuitiva översikten gör det enkelt för mig att tilldela, följa upp och prioritera uppgifter för varje kund. Möjligheten att ange förfallodatum och få påminnelser säkerställer att inget faller mellan stolarna. Detta har effektiviserat mitt arbetsflöde och gjort det enklare att hålla koll på alla kunduppdrag.
Financial Cents har förändrat mitt sätt att hantera kunduppdrag. Den intuitiva översikten gör det enkelt för mig att tilldela, följa upp och prioritera uppgifter för varje kund. Möjligheten att ange förfallodatum och få påminnelser säkerställer att inget faller mellan stolarna. Detta har effektiviserat mitt arbetsflöde och gjort det enklare att hålla koll på alla kunduppdrag.
Där det brister: Financial Cents är utformat för företag, så det är mindre användbart för team som driver projekt som spänner över flera avdelningar. Kostnaden per användare kan också stiga snabbt när du anställer fler medarbetare.
Bäst för: Egenföretagare och små revisionsbyråer vars deadlines beror på återkommande uppdrag från kunder och att dokumenten kommer in i tid
Hoppa över detta om: Du behöver en omfattande projektledningsplattform eller en komplett skattesvit med inbyggda verktyg för deklarationsförberedelser
2. TaxDome (Bäst för allt-i-ett-hantering av skatterådgivningsverksamhet)
TaxDome är en heltäckande plattform för verksamhetshantering avseende skatte-, bokförings- och revisionsbyråer. Den passar etablerade byråer som vill ha förfallodatum, kundkommunikation, dokument, fakturering och signaturer i ett och samma system.
Dess arbetsflöden ger varje uppdrag en tydlig väg från mottagande till inlämning. En kunds deklaration går igenom fastställda steg, och teamet kan se vad som ska göras, vem som ansvarar för det och vad som fördröjer processen. TaxDome kan också flytta ett uppdrag till nästa steg när en kopplad händelse inträffar.
Resten av plattformen kopplar ihop kundens tidsfrister med arbetet. Kunderna kan ladda upp dokument, svara på förfrågningar, utbyta meddelanden, underteckna deklarationer och betala fakturor via den säkra portalen eller mobilappen. Samtidigt hanterar byrån hela uppdraget från en enda post.
Utmärkande funktioner
- Återkommande uppdrag skapas automatiskt på månads-, kvartals- eller årsbasis, eller enligt anpassade villkor, i rätt pipeline, med mallar som kan förifylla instruktioner, tidsplaner och kunduppgifter
- Du kan skicka säkra interna teamchattar, SMS i båda riktningarna och automatiska e-postpåminnelser direkt från plattformen
- Visuella översikter visar exakt hur många deadlines som väntar en viss medarbetare eller en viss dag
Priser
Med ett års bindningstid:
- Essentials: 800 dollar per användare och år
- Pro: 1 000 dollar per användare och år
- Företag: 1 200 USD per användare och år
Betyg
- G2: 4,7/5 (över 700 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 3 500 recensioner)
En G2-användare nämnde:
TaxDome hjälper oss att hålla koll på projekt och deadlines. Vi behöver inte längre oroa oss så mycket för att saker ska falla mellan stolarna. Tack vare projektflöden och uppgifter vet varje teammedlem vad hen ska arbeta med.
TaxDome hjälper oss att hålla koll på projekt och förfallodatum. Vi behöver inte längre oroa oss så mycket för att saker ska falla mellan stolarna. Tack vare projektflöden och uppgifter vet varje teammedlem vad hen ska arbeta med.
Nackdelar: TaxDome kräver ett rejält installationsarbete. Pipelines, mallar, taggar, automatiseringar och kundrelaterade processer måste alla konfigureras innan plattformen fungerar smidigt. Den årliga prissättningen per användare kan också innebära en betydande initial kostnad i takt med att företaget växer.
Bäst för: Skattebyråer med flera medarbetare som vill ha deadlines, dokument, signaturer, fakturering och kundkommunikation samlat på ett ställe
Hoppa över detta om: Du vill ha ett enkelt verktyg för att hålla koll på deadlines, en snabb installation eller flexibel månadsvis prissättning
3. Canopy (Bäst för revisionsbyråer som vill ha utrymme att skala upp)
Canopy började som programvara för skattehantering och utvecklades till en komplett lösning för byråhantering, och det ursprunget märks fortfarande. Kundregister, filer, deadlines, fakturering och meddelanden finns alla samlade i ett enda arbetsutrymme, men skattebyråns DNA går djupare än hos de flesta konkurrenterna. Det passar växande revisorer och skattebyråer som har kommit längre än grundläggande deadlinehantering, men som ännu inte är redo för de omkostnader som en storföretagslösning medför.
För att hålla koll på förfallodatum tilldelar Canopy varje uppdrag en arbetsplan. Varje plan har ansvariga, status, deluppgifter, kundförfrågningar samt fasta eller relativa förfallodatum. Relativa datum är till stor hjälp vid skattearbete. En granskningsdeadline kan ändras automatiskt, beroende på när förberedelserna är klara.
Återkommande uppgifter strukturerar om det månatliga, kvartalsvisa eller årliga arbetet enligt rätt tidsplan. Den företagsomfattande översikten visar sedan vad som är öppet, försenat eller väntar på kunden.
Utmärkande funktioner
- Automatiserade arbetsflöden kan uppdatera förfallodatum, status, ansvariga och aviseringar när en uppgift, deluppgift eller kundförfrågan når ett definierat stadium
- Kapacitetsplanering visar kommande arbetsuppgifter i förhållande till personalens tillgänglighet, så att chefer kan omfördela arbetet innan deadlines under skattesäsongen hopar sig
- Dess verktyg för skatteärenden hos IRS kan hämta upp till 20 års utdrag, övervaka kontoändringar, spåra meddelanden och förifyllda uppgifter i mer än 200 federala blanketter
Priser
- Standard: 74 $ per användare och månad
- Plus: 109 dollar per användare och månad
- Premium: 149 $ per användare och månad
- Enterprise: Anpassade priser
Obs! Automatiserade återkommande arbetsflöden och kapacitetsplanering ingår från och med Plus-abonnemanget.
Betyg
- G2: 4,6/5 (över 700 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 280 recensioner)
En G2-användare berättade:
Ett komplett system för byråhantering som hjälpte oss att göra oss av med en mängd appar och som gjorde att jag kunde sova gott om natten, med vetskapen om att Canopy sköter allt i alla faser av vår verksamhet – korrekta kunduppgifter, arbetsflöde, schemaläggning, fakturering och övervakning av förfallodatum.
Ett komplett system för byråhantering som hjälpte oss att göra oss av med en mängd appar och som gjorde att jag kunde sova gott om natten, med vetskapen om att Canopy sköter allt i alla faser av vår verksamhet – korrekta kunduppgifter, arbetsflöden, schemaläggning, fakturering och övervakning av förfallodatum.
Nackdelar: Canopys nuvarande paketlösningar är mindre flexibla än den tidigare prissättningen där man kunde välja enskilda moduler. Företag som behöver automatisera återkommande arbetsflöden måste börja med Plus-paketet, och specialverktyg för skatter innebär ytterligare kostnader.
Bäst för: Växande revisions- och skatterådgivningsbyråer som vill koppla ihop tidsfristspårningen med kundärenden, fakturering, kapacitet och skattearbete
Hoppa över detta om: Du bara behöver ett prisvärt verktyg för att hålla koll på förfallodatum eller fortfarande föredrar att köpa funktioner för byråhantering modul för modul
4. Jetpack Workflow (Bäst för enkla, återkommande bokföringsdeadlines)
Fråga ett litet företag varför en deadline inte hölls, och svaret är sällan verktygen. Det är det återkommande arbetet: månadsbokföringen, kvartalslönerna, årsredovisningarna som smyger sig bort från radarn. Jetpack Workflow är utvecklat just för den luckan och inget annat. Det hanterar återkommande uppgifter för revisionsbyråer, bokföringsbyråer och skatterådgivare, och utelämnar medvetet portaler, fakturering och dokumentlagring för att hålla hastigheten uppe.
Jetpacks instrumentpanel visar alla aktiva kunduppdrag på en enda skärm som går att bläddra igenom. Team kan sortera uppgifterna efter kund, ansvarig, status och förfallodatum. Det ger svar på den fråga som är viktigast under en hektisk morgon: vad ska göras och vem ansvarar för det?
Anpassade återkommande regler skapar uppgifter dagligen, veckovis, månadsvis eller enligt ett schema som du själv ställer in. Lönekörningar och bokföringscykler återkommer sedan automatiskt, utan manuell inställning.
Utmärkande funktioner
- Med obegränsat antal arbetsflödesmallar kan företag standardisera checklistor för skattedeklarationer, bokföring, löneadministration och revisioner. Det finns ingen begränsning på hur många processer de kan skapa.
- Anpassade framstegsrapporter ger ägarna en överblick över hela byrån när det gäller kommande, pågående och försenade kunduppdrag. Premium-planen erbjuder utökad kapacitet samt rapportering av budget jämfört med faktiska siffror.
- Kaskadändringar i globala tjänster gör det möjligt för företag att uppdatera en gemensam tjänst för alla relaterade uppdrag samtidigt
Priser
- Starter: 40 $ per användare och månad
- Premium: 50 $ per användare och månad
Betyg
- G2: 4,2/5 (över 10 recensioner)
- Capterra: 4,8/5 (över 50 recensioner)
En G2-användare sa:
Jetpack Workflow ger dig en plats där du kan samla alla uppgifter som har förfallodatum varje månad, kvartal, halvår och år, prioritera dessa uppgifter, tilldela dem och visa arbetsflödet för vem, hur och när uppgifterna måste slutföras och granskas.
Jetpack Workflow ger dig en plats där du kan samla alla uppgifter som har förfallodatum varje månad, kvartal, halvår och år, prioritera dessa uppgifter, tilldela dem och visa arbetsflödet för vem, hur och när uppgifterna måste slutföras och granskas.
Där det brister: Jetpack Workflow är starkast när det gäller intern uppföljning av uppdrag och deadlines. Men det erbjuder inte den kundportal, den strukturerade dokumenthanteringen, de elektroniska signaturerna eller de mer omfattande kommunikationsverktygen som du får i kompletta verktygssviter för byråhantering.
Bäst för: Små revisionsbyråer som vill ha återkommande uppdrag, checklistor och förfallodatum utan en lång implementeringsprocess
Hoppa över detta om: Du vill ha kundkommunikation, dokumenthantering, fakturering och tidsfristspårning i en och samma plattform
5. File In Time från TimeValue (Bäst för att hålla koll på skattekalendern på datorn)
File In Time är ett Windows-baserat verktyg för att hålla koll på inlämningsdatum, avsett för skatte- och revisionsbyråer. Det ger dig en dedikerad inlämningskalender istället för en komplett programvarusvit för byråhantering. Det passar mindre byråer som fortfarande arbetar främst från datorn och prioriterar korrekta skattedata framför kundportaler, fakturering eller samarbetsverktyg.
Programvaran levereras med inbyggda förfallodatum för nästan 200 federala och delstatliga inkomstdeklarationer. Tilldela rätt tjänster till en kund, så skapar File In Time inlämningsuppgifterna åt dig. Du behöver aldrig skriva in ett förfallodatum för hand.
Det går även att spåra anpassade uppgifter, från återkommande bokföringsuppgifter till engångsprojekt och interna påminnelser.
Utmärkande funktioner
- Med anpassade arbetsbelastningsvyer kan du filtrera och sortera inlämningar efter förfallodatum, status, kund eller tjänst. Brådskande deklarationer hålls synliga istället för att försvinna i en lång lista
- Personalens uppdrag och statuskoder visar vem som ansvarar för varje inlämning och hur långt den har kommit. Chefer får en snabb överblick över företagets arbetsbelastning under intensiva perioder
- Avslutade uppgifter kan flyttas fram eller förlängas till ett nytt förfallodatum. Tidigare uppgifter kan sparas eller exporteras till Excel för senare referens.
Priser
- Licens: 199 $ per användare som engångsköp (årligt underhåll på 100 $ per användare efter det första året)
Betyg
- G2: För få recensioner
- Capterra: För få recensioner
Obs! File In Time har för få offentliga recensioner för att vi ska kunna hitta ett representativt användaromdöme, så vi baserar vår bedömning på våra egna tester.
Där det brister: File In Time är ett smalt verktyg som främst är avsett för stationära datorer. Det ersätter inte en kundportal, ett dokumentsystem, ett verktyg för säker meddelandehantering eller en fullfjädrad plattform för byråhantering.
Bäst för: Små skatte- och revisionsbyråer som vill ha inbyggda inlämningsdatum och enkel hantering av deadlines på datorn
Hoppa över detta om: Du behöver molntillgång, möjlighet att arbeta mobilt, samarbete med kunder eller en enda plattform för hela byråns arbetsflöde
6. ClickUp (Bäst för att hålla koll på förfallodatum i olika team och projekt)
ClickUp är en integrerad AI-arbetsplattform som verkligen kommer till sin rätt när förfallodatum spänner över flera olika typer av arbete. Team kan tilldela uppgifter med både start- och förfallodatum, lägga till exakta tider och hantera dessa datum i list-, tavla-, kalender-, Gantt-, arbetsbelastnings- eller tabellvy.
Förfallodatum byter också färg när arbetet går från ”kommande” till ”förfaller idag”, ”försenat” eller ”klart i tid”. Det gör det enkelt att upptäcka försenade uppgifter utan att behöva öppna varje enskild uppgift. Dessutom kan ClickUps AI-drivna kalender automatiskt schemalägga uppgifter runt dina möten och omplanera när ett möte dyker upp eller en uppgift blir försenad.
Verktygen för omplanering av datum är till stor hjälp vid återkommande projekt. Spara en lansering, revision, kampanj eller ett kundarbetsflöde som mall, och omplanera sedan varje uppgifts datum utifrån den nya tidsfristen när du återanvänder mallen. ClickUp kan även flytta fram datum för deluppgifter när en överordnad tidsfrist ändras. Det bibehåller avstånden mellan stegen, så att ingen behöver omplanera dem manuellt.
Utmärkande funktioner
- ClickUp-påminnelser kan återkomma, innehålla bilagor, följa ett anpassat meddelandeschema och vidarebefordras till en annan person utan att en helt ny uppgift skapas
- Schemaläggningsverktyg kan ta emot inmatning i naturligt språk, beräkna ett saknat startdatum, förfallodatum eller varaktighet, samt hoppa över helgdagar när uppgifter omplaneras
- ClickUp Dashboards kan visa listor över försenade uppgifter och arbete som ska vara klart inom de närmaste 14 dagarna. Filtrera efter ansvarig, plats, prioritet, beroendeförhållanden, återkommande status eller tidsintervall för förfallodatum.
Priser
Betyg
- G2: 4,6/5 (över 13 000 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 4 500 recensioner)
En G2-användare sa:
Ärligt talat, det jag gillar mest med ClickUp är att det helt enkelt inte står i vägen för mig och låter mig sköta mitt liv precis som jag vill. Jag kan till exempel se hela min vecka i listvy, sedan växla till en kalender och plötsligt faller allt på plats visuellt – samma uppgifter, men ur ett helt annat perspektiv. Den flexibiliteten är nästan beroendeframkallande. Och anpassningsmöjligheterna! Jag har ställt in mitt personliga utrymme precis så som min hjärna fungerar – prioriteringar, förfallodatum, små färgmärken – och nu känns det mindre som en plikt och mer som att ha en spelplan när jag öppnar det på morgonen. Det får mig faktiskt att vilja hålla koll på allt, vilket ärligt talat säger en hel del.
Ärligt talat, det jag gillar mest med ClickUp är att det helt enkelt inte står i vägen för mig och låter mig sköta mitt liv precis som jag vill. Jag kan till exempel se hela min vecka i listvy, sedan växla till en kalender och plötsligt faller allt på plats visuellt – samma uppgifter, men ur ett helt annat perspektiv. Den flexibiliteten är nästan beroendeframkallande. Och anpassningsmöjligheterna! Jag har ställt in mitt personliga utrymme precis så som min hjärna fungerar – prioriteringar, förfallodatum, små färgmärken – och nu känns det mindre som en plikt och mer som att ha en spelplan när jag öppnar det på morgonen. Det får mig faktiskt att vilja hålla koll på allt, vilket ärligt talat säger en hel del.
Där det brister: ClickUp ger team många sätt att strukturera datum, vyer, påminnelser och rapporter, och den breda funktionaliteten kräver en del inställningar. Ett team måste fortfarande bestämma vilka uppgifter som ska få ett startdatum, hur återkommande uppgifter ska genereras på nytt och vilka vyer med deadlines som medarbetarna förväntas kontrollera.
Bäst för: Tvärfunktionella team som behöver ett gemensamt system för att hålla koll på deadlines för projekt, kampanjer, kunduppdrag, den löpande verksamheten och återkommande processer
Hoppa över detta om: Du behöver en förinstallerad skattekalender eller en enkel personlig påminnelseapp som nästan inte kräver någon konfiguration alls
7. Motion (Bäst för att automatiskt schemalägga arbete inför deadlines)
Motion är utvecklat för dem som vet vad som ska göras men har svårt att avsätta tid för arbetet. Lägg till en uppgift med varaktighet, prioritet, startdatum och deadline, så placerar Motion den i ett ledigt fönster i din kalender. Det passar egenföretagare och små team vars deadlines glider iväg eftersom möten och brådskande förfrågningar hela tiden tar över dagen.
Schemat är inte heller fast. När ett möte dyker upp eller en uppgift drar ut på tiden flyttar Motion det återstående arbetet till nästa lediga tidsluckor.
Programmet skiljer också mellan fasta och flexibla deadlines. Uppgifter med fasta deadlines skyddas bättre, medan flexibla uppgifter kan flyttas om kalendern blir fullbokad.
Utmärkande funktioner
- Motion varnar dig när den tillgängliga kalendertiden inte längre räcker för att slutföra en uppgift inom tidsfristen, vilket ger dig tid att minska omfattningen, flytta annat arbete eller omförhandla datumet
- Dess automatiska schemaläggare rangordnar uppgifter utifrån brådskandehet, prioritet, varaktighet, startdatum, återkommande händelser och ledig tid i dina anslutna kalendrar. Därefter uppdaterar den planen varje gång dessa uppgifter ändras.
- I arbetsbelastningsvyn sammanställs arbetstimmar, möten och schemalagda uppgifter för att visa vem som är ledig eller överbelastad
Priser
- Pro AI: 19 $ per användare och månad (företag); 29 $ per månad (privatperson)
- Business AI: 29 $ per användare och månad (företag); 39 $ per månad (privatperson)
Betyg
- G2: 4,1/5 (över 150 recensioner)
- Capterra: 4,3/5 (över 80 recensioner)
En G2-användare kommenterade:
Motion har höjt min produktivitet till max. Jag kan lägga in uppgifter för olika projekt och har en välorganiserad och aktuell kalender att följa. Jag använder Motion varje dag och det har varit avgörande för att förbättra mitt arbetsflöde.
Motion har höjt min produktivitet till max. Jag kan lägga in uppgifter för olika projekt och har en välorganiserad och aktuell kalender att följa. Jag använder Motion varje dag och det har varit avgörande för att förbättra mitt arbetsflöde.
Där det brister: Motion fungerar bäst när en deadline kan omvandlas till arbetstidsblock. Det innehåller inte lagstadgade inlämningskalendrar, arbetsflöden för regelefterlevnad eller den detaljerade portföljstrukturen som finns i en större projektledningsplattform.
Bäst för: Privatpersoner och små team som behöver få uppgifter automatiskt placerade runt möten innan förfallodagen infaller
Hoppa över detta om: Du behöver branschspecifika efterlevnadsdatum eller ett avancerat system för att hantera stora, sammanlänkade projekt
Läs även: Tidsfristshantering för författare
8. Asana (Bäst för översikt över förfallodatum i hela portföljen)
Asana fungerar bra när deadlines sträcker sig över flera team och projekt, och ledare behöver en samlad översikt för att se hur dessa datum hänger ihop. Det passar större avdelningar och projektledningskontor (PMO) som har gått vidare från enskilda uppgiftslistor men fortfarande vill ha ett system som är enklare än ett tungt företagsverktyg.
Tidslinjevyn i Asana omvandlar projektets förfallodatum till ett visuellt schema, där tidsintervall och beroenden visas på en och samma skärm. När en uppgift blockerar en annan kan teamen justera ordningen direkt på tidslinjen.
Asana kan också automatiskt justera beroende datum när en tidigare deadline ändras. På så sätt hålls resten av planen synkroniserad, istället för att varje senare datum måste justeras manuellt.
Utmärkande funktioner
- Portföljer samlar relaterade projekt i en enda vy. Chefer kan jämföra deadlines, milstolpar, status, framsteg och ansvar utan att behöva öppna varje projekt för sig
- Portfolio Workload visar hur schemalagda uppgifter fördelas mellan teammedlemmarna. Det hjälper till att upptäcka överbelastning innan deadlines börjar glida
- Reglerna kan automatiskt reagera på ändringar av förfallodatum eller när förfallodatum närmar sig, utöver att tilldela arbete eller uppdatera fält
Priser
- Gratis
- Starter: 10,99 $ per användare och månad
- Avancerad: 24,99 $ per användare och månad
- Enterprise: Anpassade priser
Betyg
- G2: 4,4/5 (över 13 000 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 13 000 recensioner)
En G2-användare sa:
Möjligheten att flexibelt ställa in återkommande uppgifter, ställa in påminnelser för datum längre fram i tiden, hålla koll på delegerade uppgifter, lägga till deluppgifter för att notera när åtgärder har vidtagits, även om den ursprungliga uppgiften ännu inte är klar. Jag gillar att kunna lägga till uppgifter via e-post (även om jag önskar att det fanns ett sätt att ställa in en deadline via e-post). Åtkomst via webbläsare eller mobil enhet. Relativt enkelt för nya användare att lära sig de grundläggande funktionerna. Visningsalternativ för personer som föredrar en mer visuell presentation jämfört med användare som är mer list- eller dataorienterade.
Möjligheten att flexibelt ställa in återkommande uppgifter, ställa in påminnelser för datum längre fram i tiden, hålla koll på delegerade uppgifter, lägga till deluppgifter för att notera när åtgärder har vidtagits, även om den ursprungliga uppgiften ännu inte är klar. Jag gillar att kunna lägga till uppgifter via e-post (även om jag önskar att det fanns ett sätt att ställa in en deadline via e-post). Åtkomst via webbläsare eller mobil enhet. Relativt enkelt för nya användare att lära sig de grundläggande funktionerna. Visningsalternativ för personer som föredrar en mer visuell presentation jämfört med användare som är mer list- eller dataorienterade.
Där det brister: Asanas mest kraftfulla verktyg för projektöverskridande samarbete finns i Advanced-planen. Mindre team kan hamna i en situation där de betalar för portfölj- och arbetsbelastningsfunktioner innan de behöver resten av den nivån. Komplexa inställningar kan också bli svårare att underhålla när regler, anpassade fält och projekt blir fler och fler.
Bäst för: Större team och projektledningskontor (PMO) som behöver jämföra förfallodatum, arbetsbelastning och projektstatus mellan olika avdelningar
Hoppa över detta om: Du bara behöver en enkel lista över deadlines eller vill ha rapportering på portföljnivå till ett instegspris
9. Todoist (Bäst för personlig och enkel hantering av förfallodatum)
Todoist är till för privatpersoner och frilansare som vill notera en deadline innan den glöms bort. Tack vare inmatning med naturligt språk går det snabbt. Skriv ”skicka faktura varje sista fredag kl. 15.00”, så omvandlar Todoist frasen till en återkommande uppgift med rätt schemaläggning.
Det hanterar också skillnaden mellan när du planerar att arbeta och när arbetet måste vara klart. Du kan schemalägga en uppgift till måndag, lägga till en fast deadline till fredag och se båda datumen samtidigt. Denna lilla skillnad gör Todoist mer användbart för verklig deadlineplanering än en vanlig att-göra-lista.
Utmärkande funktioner
- Anpassade påminnelser kan meddela dig vid en angiven tidpunkt, innan en uppgift förfaller eller enligt ett återkommande schema, och med delade projekt kan du tilldela en påminnelse till den person som behöver agera
- I vyn ”Kommande” samlas tidsbestämda uppgifter från alla projekt i ett enda schema, där du kan dra uppgifter till en ny dag och omplanera försenade uppgifter i bulk
- Anpassade filter kan isolera försenade uppgifter, deadlines som närmar sig inom en viss period, återkommande arbete eller valfri kombination av datum, projekt, etikett, ansvarig och prioritet
Priser
- Nybörjare: Gratis
- Pro: 5 dollar per månad
- Företag: 8 $ per användare och månad
Betyg
- G2: 4,5/5 (över 800 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 2 500 recensioner)
En G2-användare skrev:
Klassledande inmatning med naturligt språk: Du kan skriva en rörig mening som ”Granska budgeten varannan fredag kl. 10.00 #Arbete p1” och appen analyserar omedelbart datum, tid, projekt och prioritet. Detta eliminerar besväret med att klicka sig igenom menyer bara för att få ut en tanke ur huvudet.
Klassledande inmatning med naturligt språk: Du kan skriva en rörig mening som ”Granska budgeten varannan fredag kl. 10.00 #Arbete s. 1” och appen analyserar omedelbart datum, tid, projekt och prioritet. Detta eliminerar besväret med att klicka sig igenom menyer bara för att få ut en tanke ur huvudet.
Där det brister: Todoist håller koll på personliga deadlines, men saknar beroenden mellan uppgifter, arbetsbelastningsplanering och detaljerad portföljkontroll. Det stöder inte heller riktiga startdatum som döljer arbetet tills det blir aktivt.
Bäst för: Privatpersoner och frilansare som vill ha ett snabbt sätt att registrera, upprepa, filtrera och granska personliga deadlines
Hoppa över detta om: Du behöver beroendebaserad schemaläggning, arbetsflöden för regelefterlevnad eller detaljerad samordning inom ett stort team
Så här väljer du rätt programvara för att hålla koll på förfallodatum
Välj utifrån vad som avgör dina deadlines: en fast inlämningskalender eller föränderliga projektprioriteringar. Företag som arbetar med regelefterlevnad bör välja ett verktyg för praktikhantering som passar deras storlek och dokumentbelastning; projektteam bör välja utifrån hur deras datum hänger ihop mellan personer, uppgifter och beroenden.
Om en inlämningskalender styr dina deadlines
Du arbetar inom redovisning. Välj det verktyg som passar din byrås storlek och struktur:
- Financial Cents: Du är egenföretagare eller driver ett litet företag som har vuxit ur kalkylblad, och ditt största problem är att jaga kunder för att få in dokument
- TaxDome: Du vill ha deklarationer, underskrifter, fakturering och kundkommunikation i ett och samma system, och kan hantera den initiala konfigurationen
- Canopy: Du expanderar och vill ha verktyg för att hantera IRS-ärenden samt kapacitetsplanering integrerade i samma arbetsyta
- Jetpack Workflow: Det är bara återkommande uppgifter som hamnar på efterkälken, och du vill kunna hålla koll på dem utan någon portal eller en lång implementeringsprocess
- File In Time: Du arbetar från datorn, litar mer på förinställda inlämningsdatum än på molnfunktioner och föredrar en engångslicens framför en licens per användare
Om förändrade prioriteringar påverkar dina deadlines
Du tillhör lägret för generalister, där uppdelningen är lika tydlig:
- ClickUp: Förfallodatum förekommer i projekt, kampanjer, kunduppdrag och återkommande uppgifter, och du vill ha ett enda system med översikter, påminnelser och möjlighet att omplanera datum för att hantera allt detta
- Motion: Ditt problem är inte att veta vad som ska göras, utan att hitta tid att göra det, så låt den automatiska schemaläggaren anpassa arbetet efter dina möten
- Asana: Ni är ett stort team eller en projektledningsorganisation (PMO), och ledningen behöver en portföljövergripande överblick över hur tidsfrister hänger ihop
- Todoist: Deadlines är personliga, du vill kunna sammanfatta dem i en mening, och beroendeförhållanden eller arbetsbelastningsplanering skulle bara vara onödigt krångel
Fortsätt använda ett kalkylblad om du är ensam och har färre än ett dussin återkommande deadlines att hålla reda på, helst med en daglig uppgiftslista i Google Sheets. Men byt till något annat så fort påminnelserna och ansvarsfördelningen börjar glida iväg
En regel gäller i alla lägen: köp inte verktyget för den deadline du följer oftast, utan för den som kostar mest om den missas. Ett företag som hanterar lagstadgade datum som flexibla projektuppgifter kommer så småningom att missa en inlämning. Ett tvärfunktionellt team som tvingar in sitt arbete i en fast skattekalender kommer att kämpa med verktyget varje vecka. Anpassa programvaran till den deadline som gör mest ont, så följer resten av sig själv.
Praktiskt ramverk för eskalering av deadlines
Deadline-eskalering är en metod där man schemalägger påminnelser som blir allt mer intensiva ju närmare förfallodagen man kommer, i proportion till kostnaden för att missa deadline. En enda påminnelse räcker sällan, särskilt när deadline är beroende av kunder, granskare eller andra team.
Använd tidsfristens kostnad och komplexitet för att bestämma takten:
| Typ av deadline | Första påminnelsen | Eskalering | Sista påminnelse |
|---|---|---|---|
| Lagstadgad inlämning | 30 dagar före | 14 och 7 dagar före | Dagligen under de sista 3 dagarna |
| Begäran om kunddokument | 14 dagar före | 7 och 3 dagar före | Meddela kontoägaren |
| Projektets milstolpar | 7 dagar före | När uppgiften hamnar i riskzonen | Meddela ägaren och den som blockerar |
| Personliga uppgifter | 1–3 dagar före | Morgonen före förfallodagen | Skicka en påminnelse om förfallna betalningar |
Se till att eskaleringen är kopplad till en åtgärd. En användbar avisering bör ange vad som är försenat, vem som ansvarar för det, vad som hindrar det och vad som händer härnäst. Annars blir det bara ännu en avisering som folk lär sig att ignorera.
Och använd inte samma tidsrymd för alla deadlines. En skattedeklaration som medför straffavgift kräver längre förberedelsetid än ett internt utkast som kan skjutas upp en dag.
En påminnelse i rätt tid förhindrade mer än bara en missad deadline
I en randomiserad studie med 5 709 klienter hos Santa Clara County Public Defender’s Office minskade automatiserade SMS om domstolsdatum antalet arresteringsorder för uteblivna framträdanden med cirka 20 %. Andelen arresteringsorder sjönk från 12,1 % bland personer som inte fick några påminnelser till 9,7 % bland dem som fick det. Fängelsestraff kopplade till uteblivna framträdanden minskade också från 6,2 % till 4,8 %.
Lärdom: Påminnelser fungerar bäst när de kommer innan konsekvenserna av att inte agera blir oåterkalleliga. Vid en deklaration kan det innebära att påminna kunden medan det fortfarande finns tid att skaffa fram ett saknat dokument. För ett projekt innebär det att uppmärksamma hindret innan den slutgiltiga tidsfristen redan är i fara.
En spårad deadline är inte alltid en realistisk sådan
Det tar alltid längre tid än man tror, även när man tar hänsyn till Hofstadters lag.
Det tar alltid längre tid än man tror, även när man tar hänsyn till Hofstadters lag.
Så skrev kognitionsforskaren Douglas Hofstadter i Gödel, Escher, Bach . Tidsfrister är envisa på det sättet.
Program för att hålla koll på deadlines kan visa när arbetet är försenat, men de kan inte göra en omöjlig plan genomförbar. Så innan du sätter ett datum bör du testa tre saker:
- Kapacitet: Har ägaren tillräckligt med tid för att slutföra projektet?
- Frågor: Kommer filerna, godkännandena eller uppströmsuppgifterna att hinna fram i tid?
- Tidsåtgång: Baseras uppskattningen på liknande tidigare arbete, eller är det en optimistisk gissning?
Det här är viktigt eftersom en påminnelse bara hjälper när arbetet fortfarande hinner bli klart. Om en skattedeklaration fastnar i väntan på dokument från en kund, eller om en milstolpe hänger på tre oavslutade uppgifter, kommer ytterligare en påminnelse inte att lösa det egentliga problemet.
Använd programvaran för att upptäcka genomförbarhetsproblem i ett tidigt skede. Jämför arbetsbelastningen med tillgängliga timmar, lägg till startdatum, kartlägg beroenden och kontrollera blockerade arbetsuppgifter innan förfallodagen hamnar i riskzonen.
Håll koll på de deadlines du faktiskt missar
Två målgrupper, två verktygssatser. Om dina deadlines är lagstadgade inlämningar kopplade till kunder och dokument är ett verktyg för byråhantering det rätta valet, och recensionerna ovan pekar ut det rätta alternativet utifrån byråns storlek. Om dina deadlines är projektmilstolpar kopplade till personer och uppgifter kommer rätt typ av projektledningsprogramvara att tjäna dig betydligt bättre än någon skattesvit.
För den andra gruppen spårar ClickUp förfallodatum, påminnelser, återkommande uppgifter och beroenden i alla abonnemang, så att du kan se alla deadlines och vad som väntar på dem på ett och samma ställe.
Börja spåra deadlines i ClickUp gratis.
Vanliga frågor om program för att hålla koll på förfallodatum
Vilken är den bästa programvaran för att hålla koll på förfallodatum?
Det finns inget enskilt bästa verktyg; det beror på vilken deadline som kostar mest om den missas. När det gäller lagstadgade deadlines för skatter och kundernas efterlevnad ligger verktyg för byråhantering som Financial Cents, TaxDome och Canopy i täten, eftersom de kopplar förfallodatum till kunder och dokument. För projekt- och teamdeadlines är ClickUp, Asana och Motion bättre, eftersom de hanterar beroenden, arbetsbelastning och schemaläggning.
Hur håller revisorer koll på flera kunders deadlines?
De flesta företag använder programvara för byråhantering som kopierar återkommande deadlines för alla kunder, istället för manuella kalkylblad. Verktyg som Financial Cents, TaxDome, Canopy och Jetpack Workflow skapar automatiskt kvartals- och årsdeklarationer, begär in dokument från kunder och håller en revisionsspår. Manuella kalkylblad fungerar inte längre när det gäller mer än ett dussin återkommande deadlines eller fler än en person.
Finns det gratis program för att hålla koll på förfallodatum?
Ja. ClickUps plan ”Free Forever” inkluderar start- och förfallodatum, påminnelser, återkommande uppgifter och obegränsat antal medlemmar. Todoist och Asana erbjuder också gratisplaner, men Todoist reserverar anpassade påminnelser för betalande användare, medan Asanas Personal-plan är begränsad till två användare. Av de tre erbjuder ClickUp den mest omfattande uppsättningen gratisfunktioner för team som håller koll på deadlines i delade projekt.
Vad är påföljden för att missa en deadline för skattedeklarationen?
För federala skattedeklarationer i USA är IRS:s straffavgift för underlåtenhet att lämna in deklaration 5 % av den obetalda skatten per månad, upp till 25 %, plus en separat straffavgift för underlåtenhet att betala samt ränta. Denna nackdel är anledningen till att revisorer hanterar lagstadgade datum annorlunda än rörligt projektarbete och använder programvara med en återkommande inlämningskalender och en revisionsspår.
Kan jag hålla koll på förfallodatum i Excel eller Google Sheets?
Ja, och för en person som håller reda på ett fåtal återkommande deadlines fungerar det bra. Begränsningen blir tydlig när det gäller ett dussin återkommande deadlines för fler än en person. Dessutom skickar kalkylblad inga påminnelser och tilldelar inte ansvar, så en missad deadline upptäcks bara när någon råkar titta efter. Det är just därför man bör byta till specialiserad programvara.
Kan jag använda Google Kalender eller Outlook som verktyg för att hålla koll på förfallodatum?
De fungerar för ett fåtal personliga datum, men faller snabbt igenom när det gäller riktig hantering av deadlines: inga mallar för återkommande uppgifter, inga beroenden, inga eskalerande påminnelser, ingen ägaransvar eller revisionsspår. De flesta specialiserade verktygen synkroniseras dubbelriktat med Google Kalender och Outlook istället för att ersätta dem, och lägger påminnelser, återkommande händelser och rapportering ovanpå.
Vad är skillnaden mellan en uppgiftshanterare och ett verktyg för att hålla koll på förfallodatum?
En uppgiftshanterare organiserar vad som behöver göras; program för att hålla koll på deadlines betonar när saker ska vara klara, genom påminnelser, återkommande datum, eskaleringar och (för regelefterlevnad) insamling av dokument kopplade till varje deadline. Många arbetsplattformar som ClickUp och Asana klarar båda delarna, men ett specialiserat verktyg för deadlines prioriterar att aldrig låta en deadline passera obemärkt.