원격 근무 팀의 커뮤니케이션 확산 문제를 해결하기 위해 ClickUp 채팅을 활용하는 방법

대부분의 팀은 커뮤니케이션 문제가 없습니다.

그들은 소통 과다 문제를 겪고 있습니다.

업데이트는 Slack에, 결정은 DM에, 파일은 이메일에, 상태는 누군가의 머릿속에 있습니다. 그리고 이상하게도 항상 찾을 수 없는 건 바로 필요한 메시지 하나입니다.

소개: ClickUp Verified Consultant이자 솔루션 아키텍처 전문가

저는 크리스토퍼 데이입니다. 모든 규모의 비즈니스를 위한 ClickUp 작업 공간 구축을 전문으로 하는 솔루션 아키텍처 에이전시 Upicent의 창립자이자 수석 아키텍트입니다.

최근 ClickUp 커뮤니티 웨비나에서 저는 저희 팀이 커뮤니케이션 확산 문제를 해결하기 위해 ClickUp 채팅을 활용하는 방법을 공유했습니다.

이 관점은 이론이 아닌 실제 팀을 위한 ClickUp 작업 공간과 템플릿을 수년간 구축해온 경험에서 비롯되었습니다. 따라서 저희의 채팅 접근 방식은 워크플로우 설계에 기반을 두고 있습니다.

문제점: 도구와 채널 간 커뮤니케이션 분산

많은 팀과 마찬가지로 우리 에이전시도 처음에는 Slack을 중심으로 운영되었습니다. 메시지, 업데이트, 결정 사항들은 채팅 스레드 사이를 오가며 공유되었지만, 실제 일은 다른 곳에서 진행되고 있었습니다.

이는 다음과 같은 의미였습니다:

접근 방식: 통합 팀 커뮤니케이션 및 협업 플랫폼으로의 이전

ClickUp 채팅이 출시되자마자 저는 심층 검토를 진행했고, 커뮤니케이션을 작업, 문서, 템플릿과 동일한 플랫폼으로 통합할 수 있는 잠재력을 빠르게 확인했습니다. 우리는 Slack에서 ClickUp 채팅으로 선제적으로 이전했으며, 그 결정에 대해 후회한 적이 없습니다.

궁금하신 분들을 위해 ClickUp 채팅의 작동 방식을 간단히 소개합니다:

이제, 우리에게 진정한 성과는 단순히 'ClickUp 내 채팅'을 사용한 것에서 비롯된 것이 아닙니다. 아니요, 그보다 훨씬 더 큰 것이었습니다.

여기에 ClickUp의 컨텍스트 AI인 ClickUp Brain까지 더해지면, ClickUp 작업 공간은 단순한 커뮤니케이션 저장소가 아닙니다. AI가 실제로 내용을 이해하고 요약하며 팀이 더 빠르게 실행에 옮길 수 있도록 돕는 공간이 됩니다.

이것이 단순한 채팅 앱과 커뮤니케이션 확산을 근본적으로 차단하도록 설계된 앱의 차이입니다.

올바른 접근법: 채팅 채널이 아닌 작업 공간 아키텍처부터 시작하라

작업 공간 아키텍처는 ClickUp 경험의 시작이자 끝입니다.

제 핵심 신조는 간단합니다: 작업 공간 구조가 채팅 전략을 주도해야 합니다.

아직 ClickUp을 능숙하게 사용하지 않는다면, ClickUp의 구조(또는 프로젝트 계층 )를 이해하는 가장 쉬운 방법은 다음과 같습니다:

대부분의 팀은 정반대의 방식을 취합니다. 채팅부터 시작하죠. #공지사항, #버그, #무작위 잡담, #클라이언트 요청 같은 긴 채널 목록을 만들고, 나중에야 그 대화들을 일과 연결시키려 합니다.

이것이 바로 커뮤니케이션 확산이 시작되는 방식입니다.

ClickUp의 내장된 프로젝트 계층 구조를 채팅과 연동하세요

ClickUp에서는 계층과 ClickUp 채팅이 하나의 사이드바에 함께 존재합니다.

모든 스페이스, 폴더, 목록마다 전용 채팅 채널을 가질 수 있습니다.

기본적으로 '휴면' 상태입니다—필요할 때만 나타납니다. 하지만 채널 추가를 클릭하는 순간, 바로 그 위치에 실제 일과 연결된 집중된 대화 흐름이 생깁니다.

그것이 중요한 이유는 다음과 같습니다:

업무의 모양에 맞춰 채팅을 구축하면, 팀원들은 메시지 분류에 드는 시간을 줄이고 프로젝트를 추진하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

중요한 위치를 집중된 채널로 전환하세요

웨비나에서는 작업 공간 내 디지털 제품 영역을 활용해 이를 시연했습니다. 이 영역은 기본적으로 팀이 ClickUp 템플릿을 구축하고 유지 관리하는 공간입니다.

일반적으로 팀들은 Slack(또는 사용하는 채팅 도구)에 광범위한 #제품공지 채널을 생성해 이 문제를 해결합니다. 문제는 이 채널이 실제 일과 분리된다는 점입니다. 결국 사람들이 대충 훑어보거나 놓치거나, 작업과 연결하는 걸 잊어버리는 또 다른 업데이트 흐름이 되어버리죠.

그래서 우리는 ClickUp 내에서 더 간단한 방법을 선택했습니다:

이제 디지털 제품 관련 모든 공지는 실제 제품 작업이 구조화되는 동일한 공간에 표시됩니다.

채널 멤버십을 메시지에 대한 조치를 취할 수 있는 사람들과 일치시키세요

채널이 위치에 연동되기 때문에, 채널을 보고 팔로워가 될 수 있는 사람들은 이미 작업 공간의 공유 설정으로 정의됩니다. 우리는 이를 활용하여 커뮤니케이션을 대상 지정 가능하면서도 발견 가능하게 유지합니다:

💡 전문가 팁: 채널에 새로 합류한 구성원이 몇 주치 메시지를 스크롤하며 상황을 파악하려 애쓰지 않도록 하세요. ClickUp 채팅의 AI 캐치업 기능을 활용해 그들이 놓친 핵심 결정사항, 현재 우선순위, 진행 중인 스레드를 즉시 요약해 제공하세요. 이를 통해 빠르게 맥락을 파악하고 팀원들에게 재설명을 요청하지 않고도 즉시 업무에 기여할 수 있습니다.

ClickUp에서 작업 관계 기능을 활용해 대화를 작업에 연결하는 방법

우리는 작업 간 관계 를 활용하여 채팅이 관련 일과 지속적으로 연계되도록 합니다.

ClickUp을 처음 접하신다면 간단히 설명드리자면: 작업 간 관계는 두 작업 간 맥락을 연결해 주는 방식입니다. 채팅 도구 내에서 고립된 대화가 오가는 대신, ClickUp은 해당 대화를 영향을 미치는 작업과 연결할 수 있게 해줍니다. 따라서 대화 스레드가 조용해져도 메시지가 사라지지 않습니다.

이 웨비나에서는 제가 팀이 곧 출시될 마켓플레이스를 위해 고급 템플릿을 구축 중인 알파 빌드 작업 공간에 접속하는 모습을 보실 수 있습니다. 여기에는 로드맵과 의식이 포함된 애자일 스크럼 환경부터 내부 티켓팅 시스템과 지원 hub에 이르기까지 모든 것이 포함됩니다.

팀원이 템플릿(예: 애자일 스크럼 프로젝트 템플릿용 상세 시작 가이드)에 대한 비디오 업데이트를 기록하면, 우리는:

이는 나중에 해당 작업을 열면 누구나 다음과 같이 볼 수 있음을 의미합니다:

이는 장기적으로 커뮤니케이션 분산을 줄이는 가장 쉬운 방법 중 하나입니다. 채팅을 일회성 대화에서 일과 함께 지속되는 지속적인 맥락으로 전환합니다.

ClickUp 채팅에서 자동화와 AI를 활용해 반복 작업을 줄이는 방법

두 가지 패턴이 두드러집니다:

멘션 기반 AI 문서 생성

작은 'AI 팀'이나 규칙을 생성해 특정 AI 문서가 작업에서 멘션되는지 감시할 수 있습니다. 그러면 ClickUp이 해당 작업에 대한 요약 문서를 생성하며, 지금까지의 핵심 내용과 진행 상황을 종합해 제공합니다.

특히 작업 진행 과정에서 수많은 의견 교환이 오갈 때 유용합니다. 업데이트와 댓글을 일일이 스크롤하며 찾아볼 필요 없이, 핵심 내용을 한눈에 파악할 수 있는 깔끔한 문서 형태로 정리됩니다.

채널 내 자동 응답 에이전트

특정 채널(예시: 웹 개발 채널)에서는 자동 응답 에이전트를 활성화하여 메시지가 게시되면 에이전트가 자동으로 답변하도록 설정할 수 있습니다.

해당 답변은 다음과 같은 내용을 포함할 수 있습니다:

그래서 사람들이 도움을 바로 그때 받을 수 있게 되었으며*, 팀원 중 누군가가 현재 하던 일을 중단하고 응답할 필요가 없어졌습니다.

원격 팀의 커뮤니케이션 확산 문제를 해결하기 위한 ClickUp 활용법: 데일리 로그 의식

저희 에이전시는 완전 원격 근무 체제로, 팀원들이 여러 시간대에 흩어져 있습니다. 분산된 환경에서는 커뮤니케이션 분산 현상이 빠르게 발생하죠. 반복적인 알림과 "지금 계세요?" 같은 메시지를 줄이기 위해, 저희는 ClickUp에 데일리 로그 시스템을 구축했습니다.

작동 방식은 다음과 같습니다:

예를 들어, 제 상태를 30분간 '휴식'으로 설정하면 자동화 기능이 작업명, 상태, 기간을 포함한 친근한 업데이트를 '일일 기록' 채널에 게시합니다. 이는 사실상 "지금 휴식 중이니 방해하지 말아 주세요."라는 의미죠.

📌 결과: 팀원 모두가 상태 업데이트로 채널을 무작위로 채우지 않고도, 누가 즉시 통화 가능한지, 누가 집중 작업 중인지, 누가 오프라인인지 즉시 확인할 수 있게 되었습니다.

원격 팀에 특히 효과적인 이유

이러한 패턴은 우리와 같은 원격 팀에게 다음과 같은 가벼운 방법을 제공합니다:

다른 채널에서 후속 조치를 계획할 때도 이 상태 표시를 활용합니다. 휴가 중이거나 자리를 비운 경우, 복귀 시점에 메시지를 예약할 수 있죠. 이를 통해 소통이 끊임없이 이어지기보다 핵심적인 내용만 전달되도록 합니다.

산발적인 메시지에서 체계적인 내부 커뮤니케이션 시스템으로: 이 ClickUp 채팅 설정을 따라하세요

저희의 ClickUp 채팅 접근 방식은 단순히 '또 다른 메시징 도구'를 도입하는 것이 아니라, 일 구조를 반영한 의도적인 커뮤니케이션 시스템을 구축하는 데 중점을 둡니다. 여러분도 바로 따라 할 수 있습니다!

하지만 걱정하지 마세요. 모든 패턴을 한꺼번에 도입할 필요는 없습니다. 먼저 다음과 같이 질문해 보세요:

그런 다음, 그곳에서 반복하세요.

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크리스토퍼는 전 세계 중소기업부터 대기업까지 강력한 ClickUp 솔루션으로 지원하는 독립형 ClickUp 솔루션 제공업체 'Upficient'의 창립자입니다. 또한 Business Plus 및 Enterprise 사용자를 대상으로 OKR 및 EOS 운영 시스템부터 애자일 프로젝트 환경, 내부 지원 hub에 이르는 ClickUp 템플릿 마켓플레이스를 운영하고 있습니다.