ChatGPT와 같은 AI 도구는 긴 이메일 초안과 콘텐츠 생성 마라톤을 빠른 스프린트로 바꾸며 큰 변화를 일으키고 있습니다.
이건 단지 보여주기용이 아닙니다. 이메일 개인화를 위해 AI를 사용하는 마케터들은 41%의 매출 증가를 보고했습니다. 오타를 줄이고 완벽한 제목 줄을 작성하는 것부터 인간적인 느낌의 이메일을 작성하는 것까지, ChatGPT는 시간을 절약하기 위해 여기 있습니다.
콘텐츠 제작자, 저자, 웹 앱 기업가 등 ChatGPT를 마스터하면 받은 편지함의 혼란을 극복할 수 있습니다.
이 가이드를 따라 정신을 잃지 않고 날카로운 비즈니스 이메일을 작성하는 방법을 배워보세요!
보너스로, 커뮤니케이션 워크플로우에 가장 적합한 ChatGPT의 대안인 ClickUp Brain을 사용해 보세요.
⏰ 60초 요약
이메일 작성에 ChatGPT를 사용하는 방법은 다음과 같습니다.
- 개인화, 대상 고객 타겟팅, 공감을 불러일으키는 콘텐츠에 집중하여 이메일 참여도를 최적화하세요. 📩
- 빠른 초안을 작성하려면 ChatGPT를 사용하되, 비즈니스의 고유한 요구 사항에 대해서는 한도를 고려하시기 바랍니다
- 최상의 초안을 작성하기 위해 문맥(어조, 구조, 세부 사항)을 제공하세요
- 명확성과 개인화를 위해 초안을 재생성하거나 편집하세요
- 정확성과 귀하의 톤과 일치하는지 다시 한 번 확인하세요
- ClickUp으로 전환하세요 . ClickUp Brain 을 사용하여 이메일에 AI를 활용하고 노트 작성, 데이터 분석, 이메일 초안 작성 및 커뮤니케이션을 간소화하세요
- ClickUp 이메일 프로젝트 관리를 통해 모든 이메일과 일을 한 곳에서 관리하세요
이메일 작성에 ChatGPT를 사용하는 방법
ChatGPT에 충분한 컨텍스트를 제공하면, 이메일 작성의 완벽한 출발점이 될 콘텐츠를 만들 수 있습니다. 명확한 지침을 공유하기만 하면, AI를 사용하여 귀하의 어조와 메시지에 맞는 이메일을 작성하면서 귀중한 시간을 절약할 수 있습니다.
준비되셨나요? 이메일을 작성할 때 ChatGPT를 효과적으로 활용하는 방법은 다음과 같습니다.
1단계: 문맥과 목적 설정
ChatGPT의 세부 사항을 이해하기 전에, 이메일의 내용을 명확히 정리하세요.
결국, 셰익스피어가 한 말처럼, "간결함이 영혼의 지혜이다." 따라서, 이메일을 통해 달성하려는 목표를 명확히 하고, 불필요한 설명을 피하세요.
ChatGPT에 더 잘 지시할수록, ChatGPT는 귀하의 글의 어조, 목적 및 이메일 구조를 더 잘 이해합니다. 알림을 보내거나, 쿼리에 응답하거나, 작업을 추적할 수 있지만, 컨텍스트를 설정하는 것이 매우 중요합니다.
동료나 클라이언트에게 업데이트를 요청한다고 가정해 보겠습니다. 목표는 조치를 취하거나 자세한 정보를 수집하는 것일 가능성이 높습니다. 회의를 예약하는 경우, 수신자가 다음 단계를 쉽게 진행할 수 있도록 이메일은 정중하고 명확하게 작성해야 합니다.
여기에서 ChatGPT는 업데이트에 대한 피드백을 요청하는 것이 목표임을 파악하여, 현재 상태와 다음 단계에 초점을 맞춘 이메일을 작성합니다. 이메일이 명확하고 정중하며 간결하게 작성되어 수신자가 필요한 정보로 쉽게 응답할 수 있습니다.
2단계: ChatGPT 계정 만들기
ChatGPT를 시작하려면 chat.openai.com으로 이동하여 계정을 만드세요. 이메일 주소 또는 Google을 통해 가입할 수 있습니다. 계정이 확인되면 모든 설정이 완료됩니다(휴대폰으로 6자리 코드가 전송됩니다)!
GPT-3.5의 무료 버전을 이용할 수 있으며, 더 고급 기능을 원하시면 월 20달러에 GPT-4로 업그레이드할 수 있습니다.
GPT-4는 더 빠른 응답과 브라우징 및 코드 해석과 같은 고급 기능을 제공하므로, 시간에 민감한 이메일을 처리하거나 생산성을 더욱 높이고자 하는 사용자에게 적합한 선택입니다.
시간에 민감한 이메일을 처리하고 있으며 더 빠르고 개인화된 응답을 원한다면 GPT-4에 투자할 가치가 있습니다.
👀 알고 계셨나요? 미국인의 절반만이 ChatGPT를 어느 정도 알고 있으며, 그 중 3분의 2는 대학원 학위를 보유하고 있습니다. 흥미롭게도, 응답자의 54%는 ChatGPT에 대해 "전혀 들어본 적이 없다"고 답했습니다.
3단계: ChatGPT에 맞춤형 지침 제공
모든 등록이 완료되었나요? 이제 ChatGPT를 설정하여 원하는 작업을 수행할 시간입니다. 그러나 답변과 이메일을 생성하기 전에 몇 가지 배경 정보를 제공해야 합니다. 도구가 응답을 생성하는 방법을 지정하세요.
ChatGPT를 진정한 조수로 활용하려면 다음 단계를 따르세요. 디스플레이 이름 또는 이미지를 클릭하여 드롭다운 메뉴를 엽니다. 그런 다음 ChatGPT 맞춤 설정을 클릭합니다.
AI의 응답을 맞춤화하기 위해 두 가지 키 질문을 받게 됩니다.
- 더 나은 응답을 제공하기 위해 ChatGPT가 귀하에 대해 알아야 할 사항은 무엇입니까?
업무에 대한 세부 정보, 이메일 커뮤니케이션 스타일, 어조 및 기타 관련 선호 사항을 공유할 수 있습니다. 여기에는 직업, 공식적인 어조 또는 캐주얼한 어조를 선호하는지, 이메일에 포함할 세부 정보의 양 등이 포함될 수 있습니다.
- ChatGPT가 어떻게 응답해 드릴까요?
여기에서 ChatGPT가 생성할 이메일의 어조와 구조를 정의할 수 있습니다. 간결한 형식 또는 자세한 형식을 선호하는지 지정하고, 형식 수준(친근한, 공식적인, 그 중간)을 선택하고, AI가 의견을 표현할지 또는 중립적인 입장을 유지할지 결정하세요.
또는 채팅 상자를 통해 소개와 지침을 보내 ChatGPT가 귀하를 더 잘 이해할 수 있도록 도울 수도 있습니다.
다음은 제공할 수 있는 소개의 예시입니다.
🧠흥미로운 사실: 미국 기업의 약 25%가 ChatGPT를 사용해 $50,000에서 $70,000 사이의 비용을 절감했습니다.
4단계: ChatGPT에 이메일 작성을 프롬프트하기
세부 정보, 선호 사항 및 원하는 어조를 공유한 후 ChatGPT에 필요한 이메일을 작성하도록 프롬프트할 수 있습니다. 첫 번째 초안이 만족스럽지 않으면 응답을 다시 생성하도록 요청하세요.
🤖 예를 들어, 사직 이메일을 작성하는 경우, ChatGPT는 새로운 기회를 위해 퇴사하는 경우든, 불만족으로 퇴사하는 경우든, 적절한 균형을 유지한 메시지를 작성하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 목표는 좋은 관계를 유지하고, 다리를 끊지 않고 전문적으로 퇴사하는 것입니다.
ChatGPT가 생성할 수 있는 예시는 다음과 같습니다.
🤖또 다른 시나리오는 프로젝트 배정을 거절하는 경우일 수 있습니다.
일정이 빡빡해서 새로운 책임을 맡을 수 없는 경우, 신중한 응답이 중요합니다. 좌절감을 표현하고 싶을 수도 있지만, 침착하고 배려심 있고 전문적인 태도를 유지하는 것이 중요합니다. ChatGPT는 무례하게 들리지 않으면서 한도를 전달하는 외교적인 메시지를 작성하는 데 도움이 될 수 있습니다.
다음은 새로운 프로젝트를 정중하고 전문적으로 거절하는 예시입니다.
5단계: 이메일 검토 및 편집
ChatGPT가 이메일을 생성한 후, 신중하게 검토하세요. 의도에 더 잘 맞도록 어조를 조정하거나, 누락된 세부 사항을 추가하거나, 구조를 변경할 수 있습니다. 이메일에서 문법이나 철자 오류가 있는지 확인하세요.
보내기 전에 응답이 명확하고 회사 정책에 부합하는지 다시 한 번 확인하세요. 이렇게 하면 메시지가 전문적이고 기대에 부합하여 실수를 방지할 수 있습니다.
ChatGPT는 매우 유용하지만, 생성된 콘텐츠가 항상 완벽하지는 않을 수 있습니다. 개인화는 메시지의 어조와 특정 상황에 완벽하게 부합하기 위해 매우 중요합니다.
👀 알고 계셨나요? ChatGPT는 때때로 "환각"을 경험할 수 있습니다. 즉, 그럴듯하게 들리지만 완전히 조작된 정보를 생성하는 것입니다. 여기에는 허위 사실, 존재하지 않는 연구 결과, 부정확한 세부 정보 등이 포함될 수 있습니다. AI 모델은 유용하고 정확한 응답을 제공하도록 훈련되지만, 정보의 진실성을 실시간으로 확인할 수는 없습니다.
그렇기 때문에 연구나 의사 결정에 AI를 사용할 때는 중요한 사실을 다시 한 번 확인하는 것이 필수적입니다!
특정 요구사항에 맞게 다음과 같이 진행하세요:
- 필요한 모든 정보가 포함되었는지 확인하세요
- 톤이 귀하의 스타일과 일치하는지 확인하세요
- 날짜, 이름, 또는 중요한 세부 사항이 정확한지 다시 한 번 확인하세요
작은 노력도 큰 차이를 만듭니다!
6단계: 이메일 보내기
이메일을 검토하고 편집한 후에는 "보내기"를 누르세요
그 전에, 작성 상자에 모든 것이 제대로 표시되어 있는지 다시 한 번 확인하세요. 이메일이 이메일 관리 전략에 부합하고, 전문적이고, 명확하며, 간결한지 확인하세요.
위에서 설명한 것과 같은 중요한 주제에 대해 이메일을 보내는 경우를 생각해보세요. 적절한 어조를 사용하는 것이 더욱 중요합니다. 메시지가 다듬어지고 목적에 부합한다고 확신할 때 이메일을 보내세요!
반응에 대해 너무 스트레스받지 마세요. AI가 신중하고 잘 쓰여진 답장을 작성하는 데 도움을 주었다고 믿으세요.
💡프로 팁: 이메일 에티켓은 메시지가 어떻게 인식되고 응답되는지에 중요한 키입니다. 명확성을 위한 교정부터 정중한 어조 설정까지, 이러한 사소한 조정은 이메일을 전문적이고 효과적으로 만드는 데 큰 차이를 만들 수 있습니다.
이메일 작성에 ChatGPT를 사용하는 데 따르는 제한 사항
이메일 작성에 AI를 사용하는 것은 편리할 수 있지만, 그 자체로 몇 가지 어려움이 따릅니다. 다음은 유의해야 할 몇 가지 사항입니다.
- 컨텍스트에 대한 이해의 한계: AI는 메시지의 세부 사항이나 수신자의 요구를 파악하기 어려울 수 있습니다. 이로 인해 특히 복잡하거나 민감한 상황에서 일반적이거나 부적절한 콘텐츠(환각)가 생성될 수 있습니다. ❌
- 개인화 어려움: ChatGPT는 기본 메시지를 생성할 수 있지만, 독자의 공감을 얻을 수 있는 개인적인 느낌을 놓칠 수 있습니다. 예를 들어, 이메일 캠페인 관리에서 이 도구는 이름이나 선호 사항과 같은 중요한 개인화 세부 정보를 간과하여 메시지의 효과를 떨어뜨릴 수 있습니다. ❌
- 정확성 문제: AI는 방대한 지식 기반을 보유하고 있음에도 불구하고 항상 정확한 정보를 제공하는 것은 아닙니다. 특히 이메일 마케팅 KPI를 참조할 때는 날짜, 이름, 숫자 등 중요한 세부 사항을 다시 한 번 확인해야 합니다. ❌
- 일관되지 않은 단어 수: 프롬프트에 단어 수 한도를 지정하면 ChatGPT가 이를 따르는 경우가 있습니다. 이는 여러 번 예측할 수 없으며, 사용자의 요청을 따르지 않을 수도 있습니다. 아래 예시와 같이 ChatGPT는 42자가 아닌 39자로 응답합니다. ❌
- 일반적인 문구의 남용: ChatGPT는 특히 전문적인 이메일에서 남용되는 문구와 진부한 표현을 자주 사용합니다. 이러한 표현은 안전하게 들릴 수 있지만, 진실성이 부족하거나 반복적으로 들릴 수 있어 메시지의 매력을 떨어뜨릴 수 있습니다 ❌
- 복잡한 다단계 지침에 어려움을 겪는 경우: ChatGPT는 다단계 지침을 잘 처리하지 못할 수 있습니다. 예를 들어, 알림, 승인 및 후속 조치를 하나의 초안에 결합한 이메일은 일관성이 없거나 명확하지 않을 수 있습니다 ❌
또한 읽기: 최고의 이메일 아웃리치 도구 (리뷰 및 가격)
이메일 작성 및 관리를 위한 ClickUp Brain 사용
매력적인 이메일 문구를 작성하고, 눈길을 끄는 제목 줄을 생성하고, 각 수신자에 맞게 메시지를 개인화하고, 후속 이메일을 자동화할 수 있는 AI 어시스턴트가 있다고 상상해보세요.
ClickUp, 일의 모든 것을 위한 앱*에 그 방법이 있습니다.
ClickUp Brain은 ClickUp의 이메일 프로젝트 관리 플랫폼에 통합된 고급 신경망 AI입니다. 이 플랫폼을 사용하면 마케팅 문구를 작성하고, 이메일에 응답하고, 작업을 효율적으로 관리할 수 있습니다
ClickUp Brain
때때로 부정확하거나 오래된 정보를 생성하는 ChatGPT와 달리, ClickUp Brain은 팀의 지식 기반 및 현재 프로젝트 작업과 직접 통합됩니다.
이를 통해 항상 가장 최신의 관련 세부 정보에 액세스할 수 있으므로 문법 오류의 위험을 줄이고 이메일 응답의 정확성과 신뢰성을 높일 수 있습니다.
ClickUp Brain의 AI Writer for Work를 사용하면 다음과 같은 이점을 누릴 수 있습니다.
- 모든 복사 작성 요구사항을 처리하는 작성 보조 도구
- 작업, 댓글 및 이메일에 대한 빠른 자동 응답
- 핸즈프리 노트 작성 및 업데이트를 위한 자동 음성 텍스트 변환기
- 회의 및 화면 녹화 내용을 텍스트로 변환하고, ClickUp Clips에서 직접 후속 질문에 답할 수 있는 기능
- 이메일 캠페인, 광고, 드립 캠페인, 채용 등 모든 요구 사항에 맞는 쉽게 만들 수 있는 템플릿
ClickUp으로 이 작업을 수행하는 방법은 다음과 같습니다.
ClickUp Brain으로 새 이메일을 작성하려면, 열려 있는 작업을 찾아 댓글 섹션으로 이동하세요.
다음으로, 이메일 아이콘을 클릭하고 슬래시 명령어 "/Write email"을 입력한 다음 Return 또는 Enter를 누르세요. 그러면 ClickUp Brain 모달 창이 나타나며, 이메일의 목적을 요약한 간결한 대화 요점을 입력할 수 있습니다.
다음은 예시입니다:
ClickUp Brain은 입력을 분석하고 설명에 따라 이메일 초안을 생성합니다.
생성된 초안을 자신의 스타일이나 어조에 맞게 맞춤 설정할 수 있습니다. 이 플랫폼은 유연성을 위해 추가 옵션도 제공합니다. 생성된 이메일 텍스트를 클립보드에 직접 복사할 수 있습니다.
초안이 만족스럽지 않으면 "다시 시도"를 클릭하면 ClickUp Brain이 동일한 핵심 사항을 바탕으로 다른 버전을 생성합니다. 이렇게 하면 최소한의 노력으로 매번 완벽한 이메일을 작성할 수 있습니다!
이메일은 이제 그만, ClickUp을 사용하세요! ClickUp을 통해 팀에서 보내고 받는 이메일의 번호를 줄일 수 있게 되어 큰 변화가 있었습니다. 또한 모든 정보가 ClickUp에 저장되므로 이메일 스레드가 사라지거나 사람들이 커뮤니케이션을 놓치는 일이 없습니다.
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마케팅 팀을 위한 ClickUp
ClickUp의 가장 큰 장점은 AI 도구를 사용하여 모든 문서를 한 곳에 중앙 집중화하면서 매력적인 문구를 작성할 수 있다는 것입니다.
마케팅용 ClickUp을 사용하면 ClickUp 문서에서 직접 이메일 템플릿을 빠르게 작성, 정리 및 저장할 수 있습니다. 다양한 플랫폼을 전환할 필요 없이 필요한 모든 것이 한 곳에 있습니다
ClickUp 문서
ClickUp 문서 는 워크플로우와도 통합되므로, 생성된 이메일에서 만든 모든 작업이 전체적인 그림과 연결된 상태로 유지됩니다.
팀 협업을 위해 특정 문서 섹션을 팀 회원에게 할당할 수 있습니다. 이렇게 하면 문서를 실시간으로 쉽게 공유하고 협업할 수 있습니다. 이메일 스크립트를 수정하거나 마케팅 캠페인을 관리할 때도 팀원들이 동시에 문서에 기여하고, 댓글을 달고, 업데이트할 수 있습니다.
ClickUp 템플릿
ClickUp은 강력한 AI 글쓰기 도구일 뿐 아니라, 이메일 관리 워크플로우를 개선하기 위해 설계된 다양한 사용자 지정 가능한 템플릿을 제공합니다. ChatGPT는 전체 마케팅 워크플로우를 관리할 수 있는 이러한 통합 기능이 없기 때문에 이러한 기능이 부족합니다.
ClickUp 이메일 마케팅 템플릿
예를 들어, ClickUp 이메일 마케팅 템플릿을 사용하면 캠페인을 계획하고, 제목 줄을 작성하고, 메시지를 예약하고, 주요 성공 메트릭을 추적하면서 체계적이고 효율적으로 작업을 진행할 수 있습니다.
또한 사용자 행동에 따라 이메일을 자동화하여 특정 행동이 메시지를 트리거하도록 할 수 있습니다. 이를 통해 적시에 적절한 고객에게 목표 이메일을 쉽게 보낼 수 있습니다.
ClickUp Brain은 이메일 작성뿐만 아니라 팀을 구성, 개인화 및 협업하는 데도 도움이 됩니다. AI 도구의 일반적인 한계를 극복하여 이메일 작성 및 마케팅을 보다 효과적이고 쉽게 만듭니다.
또한 읽기: 최고의 이메일 관리 소프트웨어 (무료 및 유료)
ClickUp Brain으로 이메일을 최적화하여 참여도를 높이기
이메일 참여를 최적화하는 것은 완벽한 메시지를 작성하는 것 이상입니다. 개인화, 올바른 대상 고객을 목표로 하고, 콘텐츠가 독자의 관심을 끌 수 있도록 하는 것이 중요합니다.
ChatGPT는 도움이 될 수 있지만, 비즈니스의 고유한 요구 사항을 항상 충족할 수는 없습니다. 이메일 작성이나 처음부터 시작하는 것이 번거롭다면 ClickUp이 도와드리겠습니다.
ClickUp Brain을 사용하면 노트를 작성하고, 데이터를 분석하고, 이메일을 더 빠르게 작성할 수 있어 시간을 절약할 수 있습니다. 작업 공간에서 이메일 클릭앱을 활성화하기만 하면 모든 이메일 기능을 사용할 수 있습니다. 이메일의 진정성과 개인화를 유지하면서 작가의 블록과 반복적인 작업에 작별을 고하세요.
ClickUp은 이메일뿐만 아니라 작업 관리, 협업, 시간 추적 등 팀의 생산성을 높이는 다양한 기능을 제공합니다. 이메일 커뮤니케이션을 한 단계 업그레이드할 준비가 되셨나요? 지금 바로 무료 ClickUp 계정에 등록하세요!