혹시 소수점 하나를 잘못 입력한 것은 아닌지 걱정하며 보고서를 다시 확인한 적이 있으신가요?
아니면 잘못 입력한 소수점을 발견하고 보고서를 처음부터 다시 작성해야 했던 적이 있나요?
획기적인 비즈니스 인사이트와 정당한 인정을 받는 것은 스프레드시트 한 장에 담긴 데이터의 정확성과 무결성에 달려 있을 수 있습니다.
데이터 유효성 검사가 필요한 이유입니다
데이터 유효성 검사는 시스템이나 스프레드시트에 입력된 데이터가 특정 기준이나 규칙을 충족하는지 확인합니다. 데이터 유효성 검사는 산더미처럼 쌓인 데이터를 선별하는 데 소요되는 시간을 절약해 줍니다.
데이터 유효성 검사를 활용하는 방법을 이해하는 것이 원활한 데이터 관리의 핵심입니다.
Google의 스프레드시트 앱인 Google 스프레드시트를 사용 중인 경우 9억 명 이상 사용자라면 이 가이드가 꼭 필요합니다.
기본 유효성 검사 규칙 설정부터 고급 기술 습득까지 모든 것을 안내하여 데이터를 오류 없이 깨끗하게 유지할 수 있도록 도와드립니다.
Google 스프레드시트에서 데이터 유효성 검사의 기본 사항 이해하기
데이터 유효성 검사는 올바른 데이터만 Google 스프레드시트 데이터베이스에 남도록 하는 경계하는 문지기입니다. 대부분의 유효성 검사 기술과 마찬가지로 허용되는 항목과 허용되지 않는 항목에 대한 구체적인 규칙을 설정하는 것이 포함됩니다.
다음은 이를 세분화하는 데 도움이 되는 명확하고 논리적인 예시입니다:
- 시나리오: 고객 주문 양식을 만들고 있습니다
- 필요한 사항: 고객이 유효한 이메일 주소와 같은 유효한 데이터를 입력하도록 하고 싶습니다
- 규칙: 스프레드시트의 '이메일' 필드는 특정 이메일 형식을 따라야 합니다
- 결과: 데이터 유효성 검사 규칙은 사용자가 입력한 값을 제한하고 잘못된 데이터를 방지합니다. 또한 고객이 잘못된 정보를 업데이트하는 경우 고객에게 문제를 알리는 팝업 상자를 만들 수 있습니다
이것은 매우 간단한 예시이지만 데이터 유효성 검사가 데이터 품질에 얼마나 많은 영향을 미치는지 보여줍니다.
Google 스프레드시트에서 기본 데이터 유효성 검사 설정하기 ## 기본 데이터 유효성 검사 설정
다음은 Google 스프레드시트에서 데이터 유효성 검사 규칙을 만드는 6단계입니다:
1단계: 스프레드시트 열기
스프레드시트를 엽니다. 이를 위해 위의 고객 주문 양식 예시를 살펴보겠습니다.
고객 주문 데이터로 스프레드시트 템플릿 생성하기_
2단계: 데이터 범위 선택
규칙을 설정할 셀을 선택합니다.
주문 수량 필드에 대한 규칙을 설정해 보겠습니다. 고객이 주문 수량을 추가할 셀(D8)을 선택합니다.
google 스프레드시트에서 데이터 유효성 검사를 위한 셀 범위를 선택합니다_
3단계: 데이터 유효성 검사 옵션으로 이동합니다
데이터 메뉴에서 '데이터 유효성 검사'를 선택하고 '규칙 추가'를 클릭합니다
google 스프레드시트에서 데이터 유효성 검사로 이동_하기
4단계: 규칙 기준 정의
'기준' 섹션에서 적용하려는 유효성 검사 유형을 선택합니다.
여기서는 숫자의 유효성을 검사하고 '다음보다 작거나 같음'을 선택한 다음 값 필드에서 100을 업데이트하겠습니다.
데이터 유효성 검사 기준 설정하기
5단계: 오류 메시지 정의
다음으로 '고급 옵션' 섹션으로 이동합니다. '데이터가 유효하지 않은 경우'에서 누군가 유효하지 않은 데이터를 입력할 때 수행할 작업을 선택합니다. 사용자를 안내하는 도움말 텍스트를 추가할 수도 있습니다.
여기서는 비즈니스에서 주문을 수락할 수 없으므로 '입력 거부'를 선택합니다. 또한 '한 번에 최대 100개까지 주문할 수 있습니다'라는 도움말 텍스트를 추가합니다
데이터 유효성 검사 규칙의 오류 메시지 정의_e
6단계: 저장
'완료됨'을 선택하여 정의한 규칙을 저장하고 적용합니다.
참고: 데이터를 입력하기 전에 데이터 유효성 검사를 설정하는 것이 가장 좋습니다. 기존 값은 자동으로 확인되지 않기 때문입니다. 기존 데이터의 유효성을 검사하려면 수동으로 검토하거나 다시 입력해야 합니다.
이 단계를 거치면 기본적인 데이터 유효성 검사는 끝입니다!
하지만 고급 기술을 살펴보기 전에 데이터 유효성 검사의 다양한 유형에 대해 자세히 이해하는 것이 중요합니다.
데이터 유효성 검사 유형
이전 섹션에서는 숫자 규칙을 사용했지만, 다양한 데이터 유효성 검사에 대한 자세한 개요를 알고 있으면 정확성과 품질을 보장하는 데 도움이 됩니다.
다음은 Google 스프레드시트에서 사용할 수 있는 데이터 유효성 검사 유형에 대한 분석입니다:
번호
예시: 고객이 주문 수량을 100 이하로 입력했는지 확인_예: 고객이 주문 수량을 100 이하로 입력했는지 확인합니다
데이터 입력을 지정된 범위 내의 숫자 값으로 제한합니다. 여기에는 '보다 큼', '보다 작음', '같음' 또는 '맞춤형 범위 사이'와 같은 조건이 포함됩니다
텍스트
예시: 이메일 ID가 유효한지 확인하기_예시
길이 및 특정 문자를 기준으로 텍스트 입력을 한도 제한합니다. 여기에는 이메일 ID 또는 유효한 URL과 같은 패턴도 포함됩니다.
날짜
예시: 생년월일이 올바른 형식인지 확인하기_예: 생년월일이 올바른 형식인지 확인하기
이 데이터 유효성 검사 유형은 입력한 값이 유효한 날짜 또는 특정 범위 내에 있는지 확인합니다.
리스트
예시: 데이터 유효성 검사 드롭다운 예시
입력을 옵션 목록으로 제한해야 하는 경우 '리스트' 또는 '드롭다운' 데이터 유효성 검사를 사용합니다.
틱박스
예시: 데이터 유효성 검사에 체크박스를 사용하는 방법_예제
여기서는 입력을 상자를 선택하거나 선택하지 않는 것으로 제한합니다. 필드를 선택하거나 선택하지 않은 상태로 두는 것이 무엇을 의미하는지 설정할 수도 있습니다. 이 기능은 고객 선호도 및 품질 체크리스트를 수집할 때 가장 유용합니다.
보너스: 데이터 관리를 혁신할 준비가 되셨나요? 팔로워 단계별 가이드를 확인하세요 를 참조하여 Google 스프레드시트 데이터베이스를 만드세요!
Google 스프레드시트의 고급 데이터 유효성 검사 기법
기본적인 내용은 다루었지만, Google 스프레드시트는 맞춤형 수식 및 앱 내 기능 통합과 같은 고급 데이터 유효성 검사 기술을 제공합니다.
맞춤형 수식
이 기능은 기준을 설정할 때 사용할 수 있는 Google 스프레드시트의 고급 데이터 유효성 검사 양식입니다. 다른 유효성 검사 유형과 달리 맞춤형 수식을 사용하면 숫자나 날짜 같은 기본 옵션을 넘어서는 규칙을 만들 수 있습니다.
이 맞춤형 규칙은 일반적으로 계산에 사용하는 수식을 사용하여 설정됩니다. 이 논리적 수식을 통해 셀에 허용되는 데이터의 종류를 보다 정확하게 정의할 수 있다는 것이 핵심적인 장점입니다.
맞춤형 수식은 셀 범위 또는 의존성과 같은 요소에 기반한 규칙을 만듭니다. 또한 여러 계층의 규정을 추가할 수 있습니다.
다음은 예시입니다:
인벤토리 세부 정보 추적에 맞춤형 수식을 규칙으로 사용_
시나리오: 고객 배송 전에 제품 재고를 추적한다고 가정해 보겠습니다.
필요한 사항:
'발송 가능한 재고' 열만 허용되도록 하려고 합니다:
- 숫자 (텍스트는 허용되지 않음)
- 0보다 큰 값 (음수 재고를 가질 수 없음)
고객 맞춤형 수식 규칙:
=and(isnumber(a1), a1>0)
이렇게 하면 규칙이 세 부분으로 나뉩니다:
- ISNUMBER(A1): A1 셀의 값이 숫자인지 확인합니다
- A1>0: A1 셀의 값이 0보다 큰지 확인합니다
- AND(...): 두 조건이 모두 참인지 확인합니다
결과: 정확한 재고 세부 정보가 고객에게 전달되며, 재고 수치가 항상 신뢰할 수 있고 읽기 쉽기 때문에 사용한 수식에 대해 걱정할 필요가 없습니다.
Google 스프레드시트에서 데이터 유효성 검사 통합 ## 데이터 유효성 검사 통합
고급 데이터 유효성 검사에는 데이터 유효성 검사에 다른 기능을 통합하는 것도 포함됩니다.
혼란스럽나요? 기능을 향상시키는 몇 가지 고급 데이터 유효성 검사 통합을 검토해 보겠습니다.
데이터 유효성 검사에서 조건 형식 사용하기
Google 스프레드시트의 데이터 유효성 검사는 조건부 서식 지정과 쉽게 결합되어 훨씬 더 상호 작용적이고 명확한 스프레드시트를 만들 수 있습니다.
이 통합에서는 별도의 데이터 유효성 검사 규칙이 조건부 서식을 트리거합니다. 중요한 데이터 요소나 잠재적인 오류를 시각적으로 강조 표시하여 추세와 이상 징후를 더 쉽게 파악할 수 있습니다.
구체적인 예시를 통해 그 방법을 보여드리겠습니다:
시나리오: 다음이 필요합니다 프로젝트 관리 스프레드시트 를 사용하여 작업을 추적하세요. 일정이 늦어지면 시각적으로 강조 표시해야 합니다.
**1단계: 작업 이름, 마감일, 상태를 위한 열이 있는 스프레드시트를 만듭니다. 최근 작업과 상태도 추가하세요.
작업 진행 추적기용 스프레드시트 작업 진행 추적기_ 스프레드시트
2단계: 서식으로 이동하여 조건부 서식을 클릭합니다.
google 스프레드시트에서 조건부 서식 지정으로 이동_하기
참고: 마감일 열에 규칙을 만들어 사용자가 유효한 날짜를 입력하도록 할 수 있습니다.
**3단계: 데이터 유효성 검사 규칙을 추가하여 데이터 유효성 검사와 연결합니다.
조건부 서식을 통해 데이터 유효성 검사 규칙 설정하기 조건부 서식을 통해 데이터 유효성 검사 규칙 설정하기
여기서는 맞춤형 수식 '=AND(TODAY() > C2, D2 <> '완료됨')'을 사용합니다.
작동 방식은 다음과 같습니다:
- TODAY(): 이 함수는 오늘 날짜를 반환합니다
- TODAY() > C2: 이 함수는 오늘 날짜가 '마감일' 필드의 날짜보다 큰지 확인합니다
- D2 <> '완료됨': '상태' 필드가 완료되지 않았는지 확인합니다
- =및: 두 조건이 모두 충족되는지 확인합니다
4단계: 형식 스타일을 추가합니다. 여기서는 결과를 빨간색으로 유지하겠습니다(기한이 지났으므로).
형식 스타일 설정_하기
'완료됨'을 클릭하면 규칙이 활성화됩니다. '실적 보고서 보내기'가 보류 중이며 일정보다 늦게 실행됩니다.
데이터 유효성 검사를 자동화와 연결하기
Google 스프레드시트의 또 다른 고급 데이터 유효성 검사 기능은 자동화입니다.
여기서 Google은 데이터 유효성 검사 대화 상자를 기반으로 작업을 트리거하는 코드를 생성하는 앱 스크립트 확장 기능을 제공합니다.
다음은 데이터 유효성 검사를 통해 경비 승인을 자동화하는 예시입니다:
google 앱 스크립트에 도달하는 방법 자세히 보기
데이터 유효성 검사 규칙에 명시된 경우
- '승인 필요' 필드가 'TRUE'(즉, Box가 체크됨을 의미)이고
- 그리고 '상태' 필드가 보류 중입니다
'승인자 이메일' 필드의 데이터를 기반으로 모든 경비 세부 정보가 포함된 메일을 관리자에게 트리거하는 코드를 작성할 수 있습니다.
보너스: 다음을 통해 Google 스프레드시트의 기능을 CRM으로 잠금 해제할 수 있습니다 팔로우하기 쉬운 가이드 와 바로 사용할 수 있는 템플릿을 제공합니다.
실무 적용 사례: 드롭다운 목록 및 데이터 유효성 검사
데이터 유효성 검사 기술을 다루었지만, 거의 모든 실제 애플리케이션에서 눈에 띄는 한 가지 방법, 즉 드롭다운 목록에 대해 자세히 살펴볼 필요가 있습니다.
따라서 먼저 Google 스프레드시트에서 데이터 유효성 검사를 사용하여 드롭다운 목록을 만드는 단계를 소개합니다:
1단계: 옵션 목록 작성 ## 1단계: 옵션 목록 작성
스프레드시트를 만들고 드롭다운에 원하는 항목을 목록으로 작성합니다.
이를 위해 Google CRM 스프레드시트의 일부로 직원 온보딩을 검토합니다.
드롭다운 목록에 원하는 리스트 옵션 생성하기_ 클릭하세요
그런 다음 데이터 탭, 데이터 유효성 검사, '규칙 추가'로 이동합니다
2단계: 데이터 유효성 검사에서 드롭다운을 선택합니다
데이터 유효성 검사에서 드롭다운 목록 기준 설정하기_
데이터 유효성 검사 규칙 대화 상자가 열리면 셀 범위(여기서는 전체 '부서' 열)를 선택한 다음 기준을 선택합니다.
이제 드롭다운 목록 기준에는 두 가지 유형이 있습니다.
- 드롭다운 목록: 옵션(부서)을 수동으로 추가하는 방식입니다
드롭다운 목록을 선택하고 목록 옵션을 수동으로 입력합니다_
- 드롭다운 목록(범위에서): 셀의 범위를 선택하고 셀 값을 목록 옵션으로 자동 추가할 수 있습니다
범위에서 드롭다운 목록을 선택하고 목록 옵션의 범위를 선택합니다
참고: 각 목록 옵션에 색상을 지정하여 미적 감각을 살릴 수도 있습니다. 참조 데이터에 따라 목록이 변경되는 동안 각 색상을 수동으로 업데이트해야 합니다.
3단계: 완료됨 및 검토를 클릭합니다
마지막 단계는 '완료됨'을 클릭하고 셀에 유효성 검사가 반영되는지 확인하는 것입니다.
이 예시에서는 '부서' 필드를 클릭하면 모든 목록 옵션이 드롭다운됩니다.
스프레드시트에서 드롭다운 목록 최종 보기_
이제 드롭다운 목록이 준비되었습니다. 하지만 기본 드롭다운 목록을 만드는 것은 이 다용도 데이터 유효성 검사 방법의 시작에 불과합니다. 추가 데이터 유효성 검사 계층을 사용하는 방법을 살펴보겠습니다.
Google 스프레드시트의 의존성 드롭다운 목록
드롭다운 목록은 응답에 초점을 맞추는 데 도움이 되지만, Google 스프레드시트에서는 사용자가 의존성 드롭다운 목록을 만들어 향후 데이터 필드로 제어권을 확장할 수 있습니다.
활성 필터의 의존성 드롭다운 목록은 옵션 목록을 수정하는 데 사용됩니다. 이러한 필터를 만들면 이전 드롭다운 목록에서 선택한 내용에 따라 한 드롭다운 목록의 옵션이 변경됩니다.
이 동적 데이터 유효성 검사는 특히 대규모 데이터 세트를 다룰 때 데이터를 효율적으로 구성하고 필터링하는 데 매우 유용합니다.
google 스프레드시트에서 틱박스 및 드롭다운 바로 가기바로 가기
💡 프로 팁: 드롭다운 목록이나 틱박스가 필요할 때마다 데이터 유효성 검사에 액세스할 필요는 없다는 점을 기억하세요. 빠른 Google 스프레드시트 해킹 삽입 탭에서 쉽게 사용할 수 있다는 것입니다.
일반적인 데이터 유효성 검사 문제 해결
이제 데이터 유효성 검사를 설정하는 방법을 알았으니 일반적인 오류도 발생하게 됩니다. 입력, 사용 또는 복잡한 범위 문제로 인한 것이든, 이러한 오류를 해결하는 방법을 아는 것이 중요합니다.
다음은 두 가지 문제 또는 오류와 이를 해결하는 방법입니다:
오류 ### 오류 #1: 입력한 데이터가 이 셀에 설정된 데이터 유효성 검사 규칙을 위반합니다
이 오류 메시지는 해당 셀의 데이터 유효성 검사를 위해 설정한 규칙을 준수하지 않는 데이터를 셀에 입력하려고 할 때 표시됩니다.
이는 다음 중 하나를 의미할 가능성이 높습니다:
- 입력한 값이 지정된 기준(예: 숫자 데이터 범위, 허용된 값 목록, 맞춤형 수식)과 일치하지 않습니다
- 설정된 규칙에 문제가 있습니다
입력한 값이 올바른 것 같은데도 이런 문제가 발생하는 경우 반드시 거쳐야 하는 주요 문제 해결 단계는 다음과 같습니다:
- 데이터 유효성 검사 기준이 정확하고 논리적인지 확인합니다
- 오타, 추가 스페이스, 대소문자 불일치 또는 데이터 유형 차이가 있는지 다시 확인합니다
- 값을 복사하여 붙여넣기 한 경우 숨겨진 문자를 제거하기 위해 수동으로 다시 입력합니다
- 유효성 검사 규칙에 수식이 포함된 경우 충돌을 일으킬 수 있는 순환 참조를 확인합니다
오류 ### 오류 #2: 데이터 유효성 검사를 중단시킬 수 있는 필터 정렬 문제
필터를 적용하거나 데이터를 정렬할 때 또 다른 문제가 발생합니다. 의존성 드롭다운 목록이나 기타 데이터 유효성 검사 기능의 기능을 방해합니다. 이로 인해 종속성 목록의 옵션이 잘못되거나 비어 있거나 유효성 검사 규칙이 잘못 적용될 수 있습니다.
다음은 이러한 오류의 일반적인 원인입니다:
- 데이터 유효성 검사가 명명된 범위에 의존하고 이러한 범위가 데이터를 필터링하거나 정렬할 때 자동으로 조정되도록 설정되어 있지 않은 경우 참조가 끊어집니다
- 데이터 유효성 검사 수식에서 상대 참조를 사용하면 필터링 또는 정렬로 인해 데이터의 위치가 변경될 때 문제가 발생합니다
- 일부 데이터 유효성 검사 설정이 Google 스프레드시트에서 필터링 및 정렬을 처리하는 방식과 호환되지 않아 예기치 않은 동작이 발생합니다
이 문제를 해결하려면 다음을 수행해야 합니다
- 명명된 범위를 동적으로 설정: 명명된 범위를 사용하는 경우 데이터가 필터링 또는 정렬될 때 자동으로 업데이트되도록 동적으로 설정하세요. 명명된 범위 정의 내에서 수식을 사용하여 필터링 또는 정렬을 계정화하면 이 작업을 수행할 수 있습니다
- 절대 참조 사용: 데이터 유효성 검사 수식에서 상대 참조를 절대 참조(예: $A$1)로 대체하여 필터링 또는 정렬 후에도 항상 올바른 셀을 가리키도록 합니다
- 도우미 열 도입: 필터링되지 않은 원본 데이터를 저장하기 위해 도우미 열을 만드는 것을 고려해 보세요. 데이터 유효성 검사 수식에서 이러한 도우미 열을 참조하여 필터링 또는 정렬의 영향을 받지 않도록 하세요
Google 스프레드시트의 도전 과제 및 한도
Google 스프레드시트는 많은 사람들이 사용하고 실시간으로 업데이트되는 기능을 제공하지만, 다음과 같은 몇 가지 문제점과 한계가 있습니다:
- 대용량 데이터 세트의 성능: 수천 개의 행과 복잡한 계산으로 작업할 때 이 생산성 앱은 종종 느려집니다
- 제한된 형식: Google 스프레드시트를 사용하다 보면 시각적으로 매력적이거나 정확한 레이아웃을 만드는 것이 상당히 어렵다는 것을 알게 될 것입니다. 형식과 시각화가 상당히 제한적입니다
- 맞춤법 검사 기능 없음: 다른스프레드시트 소프트웨어에 비해 맞춤법 검사 기능이 없습니다. 따라서 텍스트로 데이터를 처리하거나 문서에 사용할 때 매우 불편합니다
- 혼란스러운 피벗 테이블 : Google 스프레드시트는 피벗 테이블 생성 및 조작을 처리하는 데 있어 추적 기록이 좋지 않습니다. 요약하는 기능이 강력하지 않고 때때로 혼란스럽습니다
- 분석 기능: 스프레드시트로 Google 애널리틱스를 설정하는 것은 상당히 복잡합니다. 또한 복잡한 통계 기능이나 고급 데이터 모델링 도구가 부족합니다
Google 스프레드시트는 데이터 정리, 기본 계산, 데이터 분석에 탁월한 도구입니다 데이터 시트 병합하기 . 그러나 그 기능은 해당 셀에 한정됩니다.
작업과 프로젝트를 관리하고 보다 포괄적으로 협업해야 하는 경우, ClickUp -프로젝트 관리 베테랑인 그는 강력한 대안 .
구글 스프레드시트 대안
기능 | Google 스프레드시트 | ClickUp |
---|---|---|
스프레드시트 기능 | ✅ | ✅ |
작업 관리 | ❌ | ✅ |
프로젝트 관리 | ❌ | ✅ |
협업 | ✅ | ✅ |
통합 | ✅ | ✅ |
간트 차트 | ❌ | ✅ |
시간 추적 | ❌ | ✅ |
ClickUp ## ClickUp
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