할 일 목록이 마치 생명체처럼 느껴진 적이 있으신가요? 한 클라이언트의 프로젝트를 처리하고 나면, 마법처럼 두 개의 프로젝트가 더 나타납니다.
여러 클라이언트를 동시에 관리하는 일은 올림픽 스포츠와도 같습니다(당신이 신청한 적이 없는). 모든 사람을 최신 상태로 유지하고, 마감일을 관리하며, 최고 수준의 업무를 보장하는 것은 정말 어려운 일입니다.
정보가 무질서하고, 의사소통이 단절되고, 후속 조치가 누락되면 꿈에 그리던 클라이언트 목록이 순식간에 악몽으로 바뀔 수 있습니다.
하지만 걱정하지 마세요. 모든 사람이 동일한 정보를 공유하고 조직이 번창할 수 있도록 몇 가지 일반적인 팁과 시스템을 통해 클라이언트의 정보를 추적하는 방법을 알려드리겠습니다. 시작해 보세요! 👇
클라이언트 추적 시스템을 만드는 것이 중요한 이유는 무엇일까요?
회사에 첫 고객을 확보한 때의 흥분을 기억하십니까? 그러나 조직이 성장함에 따라 여러 프로젝트를 관리하고 명확한 커뮤니케이션을 유지하는 일은 금방 부담이 될 수 있습니다.
강력한 클라이언트 또는 고객 관계를 구축하는 것은 지속적인 성장에 필수적입니다. 그러나 여러 클라이언트를 관리하는 것은 특히 정보가 다양한 도구와 커뮤니케이션 채널에 흩어져 있는 경우 복잡할 수 있습니다.
이 때 강력한 B2B CRM 소프트웨어가 유용합니다. 클라이언트의 혼란으로 인해 자신감이나 전문적인 평판이 떨어지지 않도록 하세요.
중앙 집중식 시스템을 구현하면 통제력을 확보하고, 더 강력한 관계를 구축하며, 자신감 있게 클라이언트 관리 프로세스에 접근할 수 있습니다.
클라이언트 관리 또는 추적 시스템이 미치는 영향을 더 자세히 살펴보겠습니다.
클라이언트 관계 강화
클라이언트와 리브랜딩 프로젝트를 진행하고 있습니다. 클라이언트의 정보를 추적하는 전통적인 방법으로는 클라이언트의 브랜드 선호도, 목표 고객 정보, 커뮤니케이션 내역을 별도의 위치에 저장하는 것이 있습니다. 예를 들어 브랜드 색상은 스프레드시트에, 목표 고객 정보는 문서에, 과거의 논의 내용은 이메일 받은 편지함에 저장할 수 있습니다.
이러한 단편적인 접근 방식은 클라이언트의 요구 사항과 선호 사항을 전체적으로 파악하기 어렵게 만듭니다.
클라이언트 추적 시스템은 모든 클라이언트 데이터(연락처 정보, 프로젝트 노트, 커뮤니케이션, 구매 내역)를 단일한 접근 가능한 플랫폼으로 통합하여 이러한 정보의 사일로를 제거합니다. 이러한 포괄적인 클라이언트 프로필을 통해 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.
- 커뮤니케이션 개인화: 과거의 상호 작용에 쉽게 액세스할 수 있으므로 각 클라이언트에 맞게 커뮤니케이션 스타일과 콘텐츠를 조정할 수 있습니다. 예를 들어, 클라이언트가 간결한 이메일 업데이트를 지속적으로 선호하는 경우, 그에 따라 커뮤니케이션 스타일을 조정할 수 있습니다
- 응답성 향상: 모든 커뮤니케이션 스레드를 한 곳에서 관리할 수 있으므로 클라이언트의 문의에 신속하게 응답할 수 있습니다
- 탁월한 서비스 제공: 중앙 집중식 시스템을 통해 과거 프로젝트의 세부 정보와 클라이언트의 피드백을 추적할 수 있습니다. 이러한 지식을 바탕으로 클라이언트의 요구를 예측하고 탁월한 서비스를 제공할 수 있습니다
정보 단절과 마감일 미준수 제거
클라이언트와의 커뮤니케이션에 이메일 스레드에 의존하면, 이메일에서 프로젝트 세부 사항을 찾느라 애를 쓰게 됩니다.
업데이트를 놓치거나 지연될 위험에 노출될 수 있습니다.
프로젝트 작업 공간을 공유하는 클라이언트 관리 시스템은 게임의 판도를 바꿉니다. 이 시스템은 다음과 같은 방법으로 커뮤니케이션의 병목 현상을 제거합니다.
- 커뮤니케이션 채널의 중앙 집중화: 초기 문의부터 프로젝트 업데이트에 이르기까지 모든 상호 작용이 단일 플랫폼으로 통합됩니다. 이를 통해 클라이언트 관계에 관련된 모든 팀 회원이 최신 정보에 액세스할 수 있으므로 마감 기한을 놓칠 위험이 줄어듭니다
- 투명성 확보: 클라이언트 추적 시스템은 문서 버전 관리 기능을 제공하여 모든 사람이 최신 정보를 바탕으로 일할 수 있도록 합니다. 이를 통해 혼란을 방지하고 프로젝트 실행을 간소화할 수 있습니다
- 자동 알림 및 알림: 많은 시스템은 중요한 마감일 및 후속 조치를 위한 자동 알림을 설정하는 기능을 제공합니다
데이터 기반 의사결정
클라이언트 포털 소프트웨어는 정보 저장에만 국한되지 않습니다. 이 소프트웨어는 귀중한 인사이트를 수집할 수 있는 강력한 도구입니다.
클라이언트 행동 및 프로젝트 성과에 대한 데이터를 분석하면 다음 사항에 대해 더 깊이 이해할 수 있습니다.
- 클라이언트 선호도: 시스템은 특정 클라이언트 세그먼트에 가장 잘 반응하는 마케팅 캠페인을 추적할 수 있으므로, 최적의 투자 수익률(ROI)을 위해 마케팅 전략을 개선할 수 있습니다
- 프로젝트 효율성: 프로젝트 타임라인 및 리소스 할당과 관련된 데이터는 개선이 필요한 부분을 정확히 파악하는 데 도움이 되어 워크플로우를 최적화하고 프로젝트 효율성을 높일 수 있습니다
- 클라이언트 유지 트렌드: 역사적 데이터를 분석하여 클라이언트 이탈의 패턴을 파악하고, 고객 성공 소프트웨어가 설계된 목적인 목표에 맞춘 클라이언트 유지 전략을 개발할 수 있습니다
이러한 인사이트를 통해 영업 팀은 정보에 기반한 의사 결정을 내리고, 데이터 기반의 방식으로 조직의 성장을 촉진하고, 리소스 할당을 최적화하며, 클라이언트와의 관계를 강화할 수 있습니다.
클라이언트 추적에 대한 일반적인 과제
성공적인 고객 관계 관리의 길은 종종 커뮤니케이션, 효율성 및 클라이언트 만족도를 크게 저해할 수 있는 여러 가지 어려움으로 가득 차 있습니다.
클라이언트 관리에서 가장 흔히 발생하는 장애물을 자세히 살펴보겠습니다.
분산된 정보
여러 클라이언트를 위해 여러 소셜 미디어 캠페인을 관리하는 마케팅 컨설턴트입니다.
책상 위에 붙어 있는 다채로운 스티커 메모로 브랜드 보이스 가이드라인과 콘텐츠 달력을 추적하고 있습니다. 이 시스템은 처음에는 잘 작동할 수 있지만, 프로젝트가 진행될수록 스티커 메모가 늘어나서 책상이 어수선해집니다.
각 클라이언트 캠페인에 대한 구체적인 세부 정보를 찾는 것이 어려워집니다. 결국, 바람이 불거나 과도한 청소를 하면 모든 노트가 날아가 버려 심각한 정보 재해가 발생할 수 있습니다.
클라이언트 데이터 관리에 대한 이러한 단편적인 접근 방식은 누구에게도 이상적이지 않습니다. 고객 정보가 분산되면 그 결과는 막대하기 때문입니다.
- 불완전한 클라이언트 프로필: 중앙 집중식 시스템이 없으면 클라이언트의 요구 사항, 선호 사항 및 프로젝트 이력을 전체적으로 보기 어렵습니다. 이로 인해 서비스를 개인화할 기회를 놓칠 수 있습니다
- 시간 낭비 및 효율성 저하: 중요한 정보를 찾는 데 시간이 많이 소요되어 클라이언트의 문의에 신속하게 응답할 수 없게 되고 전체 워크플로우의 효율성이 저하됩니다
메시지 손실 및 마감 기한 놓침
의사소통의 단절은 효과적인 클라이언트 관리에 큰 위협이 됩니다. 이메일과 같은 전통적인 의사소통 방법은 종종 정보의 사일로를 생성합니다.
- 업데이트 누락: 중요한 프로젝트 업데이트나 중요한 결정이 긴 이메일 스레드에 묻혀서 팀원들 사이에 혼란이 발생하고 마감일이 놓칠 수 있습니다
- 투명성과 가시성의 부족: 커뮤니케이션이 단절되면, 동일한 클라이언트 프로젝트를 진행하는 여러 팀원들이 최신 진행 상황을 파악하지 못할 수 있습니다. 이러한 투명성의 부족은 클라이언트 서비스의 불일치로 이어질 수 있습니다
- 중복된 노력: 중앙 집중식 커뮤니케이션 허브가 없으면 팀원들이 중복된 이메일을 보내거나 불필요한 문의를 보내는 등 의도치 않게 중복된 노력을 기울일 수 있습니다
일관성 없는 후속 조치
문의 사항이나 약속한 결과물에 대한 후속 조치가 누락되거나 일관성이 없으면 클라이언트의 신뢰가 떨어지고 불만이 생길 수 있습니다.
여러 클라이언트를 위해 여러 블로그 과제를 처리하는 콘텐츠 작가라고 가정해 보겠습니다.
이 경우, 각 클라이언트가 마감일까지 최종 초안을 받을 수 있도록 클라이언트 정보와 수정 사항을 추적하기 위해 이메일 스레드에 크게 의존하게 됩니다. 이로 인해 수정해야 할 클라이언트를 잊어버리거나 초안 마감일을 놓치면 후속 조치를 놓치고 좌절감을 느끼게 됩니다.
이는 클라이언트와의 관계를 손상시키고 비즈니스 및 성장 기회를 잃게 될 수도 있습니다.
후속 작업을 예약하고 추적할 수 있는 시스템이 없다면 클라이언트 관계 관리가 쉽게 뒷전으로 밀려날 수 있습니다. 클라이언트와 소통할 수 있는 기회를 놓치면 장기적인 고객 충성도를 유지하기 어려워질 수 있습니다.
중앙 집중식 클라이언트 협업 시스템을 통해 이러한 일반적인 과제를 해결하면 커뮤니케이션을 간소화하고, 워크플로우 효율성을 최적화하고, 질문과 교정본을 전송하고, 클라이언트 관계를 강화할 수 있습니다.
클라이언트를 추적하는 방법
클라이언트 기반이 성장함에 따라 정보의 관리와 효율적인 커뮤니케이션의 유지가 끊임없는 어려움이 될 수 있습니다.
각 신규 클라이언트는 고유한 요구 사항, 선호 사항 및 커뮤니케이션 요구 사항을 가지고 있어 프로세스가 더욱 복잡해집니다.
클라이언트를 추적할 때 고려해야 할 몇 가지 키 팁을 소개합니다.
단일 정보 원천 수립
모든 클라이언트 정보, 커뮤니케이션 및 프로젝트 세부 정보에 대한 단일 정보 소스인 중앙 플랫폼을 구축하는 것은 효과적이고 성공적인 클라이언트 관리 및 추적의 기초입니다.
통합이 어떻게 도움이 되는지 확인해 보세요:
- 통합 클라이언트 프로필: 데이터를 통합하면 연락처 정보, 프로젝트 이력, 커뮤니케이션 선호 사항, 과거 서비스 상호 작용 등 모든 필수 세부 정보를 포함하는 포괄적인 클라이언트 프로필이 생성됩니다
- 향상된 협업: 중앙 플랫폼을 통해 동일한 프로젝트에 참여하는 팀원들이 원활하게 협업할 수 있습니다. 모든 커뮤니케이션 스레드, 프로젝트 문서, 질문, 결과물 및 작업 할당에 쉽게 액세스할 수 있으므로 모든 사람이 동일한 정보를 공유하고 프로젝트에 효과적으로 기여할 수 있습니다
- 개선된 검색 기능: 끝없는 이메일 스레드나 어수선한 폴더를 검색하며 시간을 낭비하지 마세요. 중앙 집중식 시스템은 강력한 검색 기능을 제공하여 클라이언트 관련 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다
정기적인 클라이언트 체크인 일정 수립
효과적인 클라이언트 관리는 단순히 문의에 대응하는 것을 넘어섭니다. 정기적인 클라이언트 체크인을 통한 사전 예방적인 커뮤니케이션은 관계를 강화하고 신뢰를 쌓습니다. 정기적인 체크인이 조직에 어떤 이점을 가져다주는지 살펴보겠습니다.
- 문제의 조기 파악: 클라이언트와 정기적으로 소통하면 잠재적인 장애물이나 문제를 심각해지기 전에 파악할 수 있습니다. 이러한 사전 대응적인 접근 방식은 프로젝트의 결과물이 일정과 예산에 맞춰 달성될 수 있도록 보장합니다
- 일관성과 투명성: 체크인은 프로젝트 진행 상황을 논의하고, 우려 사항을 해결하며, 모든 사람이 우선순위와 목표에 대해 일관된 이해를 할 수 있는 플랫폼을 제공합니다
- 업셀링 및 크로스셀링의 기회: 클라이언트와 정기적으로 연락을 취하면 가치를 더할 수 있는 새로운 기회를 파악할 수 있습니다. 클라이언트의 변화하는 요구를 이해하면, 클라이언트의 경험을 더욱 향상시키고 조직의 수익을 높일 수 있는 추가 서비스 또는 솔루션을 제안할 수 있습니다
클라이언트 정보 세분화
효과적인 클라이언트 관리는 각 클라이언트의 고유한 요구 사항과 선호 사항을 이해하고 이에 부응해야 합니다. 이를 통해 고객 데이터 관리, 맞춤형 커뮤니케이션, 전략적 의사 결정이 개선됩니다.
이 전략이 어떻게 도움이 될 수 있는지 더 자세한 설명입니다:
- 개인화된 커뮤니케이션 및 참여: 선호하는 커뮤니케이션 스타일(예: 잦은 체크인, 독립적인 업무 스타일) 또는 프로젝트 유형(예: 웹사이트 개발, 소셜 미디어 관리)에 따라 클라이언트를 세분화하세요. 이를 통해 목표에 맞는 커뮤니케이션 템플릿을 개발하고 각 세그먼트에 맞는 참여 전략을 맞춤화할 수 있습니다. 클라이언트는 자신이 소중하게 여겨지고 이해받고 있다고 느끼게 되어 더 강한 관계가 형성됩니다
- 워크플로우 간소화 및 효율성 향상: 각 프로젝트에 대해 매번 같은 일을 반복하며 시간을 낭비하지 마세요. 클라이언트 세분화를 통해 특정 클라이언트의 요구 사항에 따라 맞춤형 워크플로우 템플릿을 만들 수 있습니다. 이렇게 간소화된 접근 방식은 프로젝트 작업과 마감일이 귀하와 클라이언트 모두에게 투명하게 유지되므로 효율성을 최적화하고 잠재적인 지연을 최소화합니다
- 최적화된 서비스 제공: 클라이언트 세그먼트를 분석하여 공통적인 과제와 기회를 파악합니다. 이 데이터를 통해 리소스 할당, 서비스 패키지 개발 및 마케팅 전략에 대해 정보에 기반한 의사 결정을 내릴 수 있습니다. 각 세그먼트의 특정 요구 사항을 충족함으로써 서비스 제공을 최적화하고 클라이언트 만족도를 극대화할 수 있습니다
- 효율적인 보고 및 분석: 산업이나 구매 행동 등 관련 기준에 따라 클라이언트 정보를 특정 세그먼트로 분류하면 트렌드와 패턴에 대한 더 깊은 통찰력을 제공하는 맞춤형 보고서를 생성할 수 있습니다. 이를 통해 더 많은 정보를 바탕으로 의사 결정을 내리고 각 클라이언트 세그먼트에 공감을 불러일으키는 목표 전략을 개발할 수 있으며, 궁극적으로 시장에서 더 큰 성공과 경쟁력을 확보할 수 있습니다
- 조직화된 데이터 관리: 클라이언트를 세분화하면 기존 CRM 시스템이나 데이터베이스 내에서 클라이언트 정보를 효과적으로 정리할 수 있습니다. 산업, 위치, 구매 이력 등 다양한 기준을 사용하여 클라이언트를 그룹화하면 가장 중요한 정보를 빠르게 찾고 업데이트할 수 있습니다
자동화 수용
클라이언트 추적 시스템 의 자동화 기능을 활용하면 워크플로우를 간소화하고 귀중한 시간을 확보하여 전략적 이니셔티브에 집중할 수 있습니다.
다음은 몇 가지 예시입니다.
- 자동화된 후속 알림: 프로젝트 업데이트 전송, 클라이언트 피드백 요청, 체크인 전화 예약과 같은 작업에 대해 자동 알림을 설정하세요
- 간소화된 작업 관리: 많은 시스템은 팀 회원에게 작업을 할당하고, 마감일을 설정하고, 진행 상황을 추적할 수 있는 강력한 작업 관리 기능을 제공합니다
- 자동화된 보고 및 분석: 프로젝트 성과, 클라이언트 참여도, 전체 팀의 생산성에 대한 귀중한 통찰력을 제공하는 자동화된 보고서를 생성합니다
효과적인 클라이언트 추적은 일회성 솔루션이 아닙니다. 조직의 성과와 클라이언트 만족도에 큰 영향을 미칠 수 있는 지속적인 개선의 과정입니다.
적절한 도구를 사용하면 클라이언트 관리를 완전히 새로운 차원으로 끌어올릴 수 있습니다. ClickUp의 CRM 도구를 사용하면 워크플로우를 간소화하고, 고객 커뮤니케이션을 최적화하며, 강력한 클라이언트 관계를 구축할 수 있습니다.
ClickUp의 CRM은 클라이언트 관계의 모든 측면을 실시간으로 보여주는 중앙 허브입니다.
이 대시보드를 맞춤 설정하여 프로젝트 진행 상황, 진행 중인 작업, 커뮤니케이션 스레드, 예정된 결과물 및 마감일 등 각 클라이언트와 가장 관련성이 높은 핵심 성과 지표(KPI)를 표시할 수 있습니다.
이 개인화된 보기를 통해 다음을 수행할 수 있습니다.
- 데이터 기반의 의사 결정: 모든 중요한 클라이언트 데이터를 한 화면에서 쉽게 확인할 수 있으므로, 트렌드를 파악하고, 목표 진행 상황을 추적하며, 프로젝트 방향 및 리소스 할당에 대해 정보에 기반한 의사 결정을 내릴 수 있습니다
- 효과적인 우선순위 지정: 사용자 지정 가능한 대시보드를 통해 긴급성과 중요도에 따라 작업의 우선순위를 지정할 수 있습니다. 예를 들어, 우선순위가 높은 클라이언트의 대시보드에는 마감일 및 미결 작업이 눈에 잘 띄게 표시될 수 있습니다
- 중앙 집중식 커뮤니케이션 허브: 프로젝트 업데이트 및 파일 업로드부터 댓글 및 토론에 이르기까지 모든 클라이언트 상호 작용이 단일 실시간 피드에 통합됩니다
- 클라이언트 대응력 향상: 활동 스트림을 통해 클라이언트의 문의에 신속하게 응답하고 모든 문제를 빠르게 해결할 수 있습니다
- 향상된 협업: 동일한 클라이언트 프로젝트를 진행하는 팀원들은 활동 스트림을 활용하여 진행 상황을 추적하고, 업데이트를 공유하며, 원활하게 협업할 수 있습니다
- 프로젝트 가시성 개선: 클라이언트의 프로젝트 작업 공간에서 작업을 할당하고 마감일을 설정하면, 관련된 모든 사람이 프로젝트 범위, 개별 책임 및 예상 완료 날짜를 명확하게 이해할 수 있습니다
- 워크플로우 간소화 및 효율성 향상: 작업 할당 및 마감일 설정을 통해 팀 내 책임감을 높임으로써 워크플로우를 간소화하고 효율성을 향상시킬 수 있습니다
ClickUp의 포괄적인 CRM 기능을 활용하면 클라이언트 관리 및 영업 파이프라인을 사후 대응적인 접근 방식에서 사전 대응적이고 전략적인 접근 방식으로 전환할 수 있습니다.
ClickUp은 CRM이 어떻게 작동하는지 이해하기 위해 맞춤 설정하고 사용할 수 있는 간단한 CRM 템플릿을 제공합니다.
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모든 클라이언트 관련 정보를 하나의 중앙 허브에서 정리하세요. 프로젝트 노트, 커뮤니케이션 기록, 파일 및 작업이 깔끔하게 정리되어 있어 빠르고 쉽게 액세스할 수 있습니다.
다중 작업은 줄이고, 전략적인 클라이언트 관리는 더 강화하세요.
클라이언트 관리의 비결
자동 알림 및 정기적인 체크인 같은 전략적 관행과 함께 중앙 집중식 클라이언트 관리 시스템을 구현하면 클라이언트 및 클라이언트 정보의 추적 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다.
ClickUp의 강력한 CRM을 사용하면 커뮤니케이션, 협업 및 데이터 기반의 의사 결정을 최적화할 수 있습니다. CRM 시스템을 사용하여 더 강력한 클라이언트 관계를 구축하고, 워크플로우 효율성을 높이며, 장기적인 조직의 성공을 위한 계획을 차트로 작성하세요.
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