팀의 SaaS 운영 관리를 최적화하는 방법

최고의 성과를 내는 팀은 목표를 달성하기 위해 최고의 소프트웨어가 필요합니다.

Cisco 2023 글로벌 네트워킹 트렌드 연구에 따르면, 66%의 조직이 업무량의 40% 이상을 여러 클라우드에서 호스팅하고 있습니다. 대부분의 조직은 팀 협업, CRM, 작업 관리, 화상 회의, 자동화 등 10개 이상의 SaaS 애플리케이션을 사용하고 있습니다.

이러한 애플리케이션을 관리하고 보안하는 일은 매우 중요하지만, 구현의 어려움, 섀도우 IT, 데이터 마이그레이션 문제, 예상치 못한 비용 등 여러 가지 문제가 있습니다.

그렇다면 이러한 과제를 극복하고 방대한 애플리케이션을 효과적으로 관리하려면 어떻게 해야 할까요? 그 해답은 SaaS 운영 관리에 있습니다.

이 기사에서는 다음과 같은 내용을 배우게 됩니다:

자세히 알아보겠습니다. 👇

SaaS 운영이란 무엇인가요?

SaaS 운영 또는 SaaSOps는 조직의 SaaS 도구 거버넌스, 관리, 구매 및 사용 최적화를 포함하는 일련의 운영 프로세스를 의미합니다.

이는 발견 및 조달에서 온보딩 및 오프보딩에 이르기까지 SaaS 애플리케이션 활동의 전체 라이프사이클과 그 사이의 모든 것을 포괄합니다.

적절한 관리를 통해 생산성을 높이고, 데이터 보안 및 규정 준수를 개선하며, 비용을 최적화하고, 조직의 성장을 지원하는 견고한 SaaS 운영 관리 전략을 구현할 수 있습니다.

SaaS 운영이 전통적인 운영보다 훨씬 더 효과적인 이유

SaaS와 비즈니스의 하드웨어에 직접 소프트웨어를 설치하는 기존의 운영 방식 사이에는 실제적인 경쟁 관계는 없습니다.

그러나 SaaSOps 관리에 대한 포괄적인 보기를 얻고 비즈니스에 더 적합한 이유를 이해하려면 두 가지의 차이점을 이해해야 합니다.

테이블을 통해 이해해 보겠습니다. 👇

지속적인 개발(CD)을 통해 소프트웨어 코드 및 사용자 환경을 지속적으로 구축, 테스트 및 개선하는 것은 고객 요구를 충족하는 데 필수적이 되었습니다.

기존의 온프레미스 시스템은 끊임없이 변화하는 요구 사항을 따라갈 수 없습니다. 그렇기 때문에 SaaS 운영이 비즈니스 목표 달성에 매우 중요한 것입니다.

SaaS 운영 프레임워크

SaaS 운영 프레임워크는 SaaS 운영의 값을 극대화하는 데 도움이 되는 구조입니다.

이 프레임워크는 두 가지 주요 부분으로 나눌 수 있습니다:

SaaS 운영 구성 요소

SaaS 운영을 관리할 때 유의해야 할 몇 가지 키 요소가 있습니다.

그들은:

1. SaaS 목표:

목표에는 SaaS 구현 및 다음과 같은 여러 하위 구성 요소의 운영에 대한 명확한 목표와 결과가 포함됩니다.

2. 관련 이해관계자:

이 구성 요소는 SaaS 운영에서 주요 이해 관계자와 그들의 역할을 다룹니다.

효과적인 SaaSOps 관리는 IT, 비즈니스 부서 및 SaaS 공급업체 간의 효과적인 협업과 교육에 달려 있습니다.

3. SaaSOps 프로세스:

여기에는 배포 및 사용을 위한 SaaS 워크플로우의 표준화가 포함됩니다.

또한 개발자가 새로운 업데이트를 출시하거나 SaaS 애플리케이션에 변경을 가할 때 필요한 변경 관리 절차도 포함됩니다.

4. 지속적인 측정:

이 섹션에서는 SaaS 목표와 이를 추적하기 위해 사용하는 SaaS 운영 관리 도구를 기반으로 KPI를 간략하게 설명합니다.

중요한 메트릭에는 소프트웨어 사용량, 채택률, ROI 등이 있지만, 비즈니스 요구에 가장 적합한 메트릭을 선택해야 합니다.

5. 책임감:

이 구성 요소는 SaaS 애플리케이션 및 프로세스에 대한 공동 책임에 중점을 둡니다.

여기에는 명확한 유지 관리, 보안 및 규정 준수 역할을 할당하고, 모니터링 시스템을 통해 추적된 목표 및 KPI 달성에 대해 개인과 팀이 책임을 지도록 하는 것이 포함됩니다. 이 모든 것은 책임감을 확보하기 위한 노력의 일부입니다.

SaaS 운영 라이프사이클

SaaS 운영 라이프사이클은 구현 계획으로 시작하여 성공적인 오프보딩으로 끝납니다.

SaaS 운영의 라이프사이클을 일련의 순차적인 활동으로 요약할 수 있습니다.

SaaS 운영 과제

SaaS 운영 관리는 줄타기처럼 균형을 잡아야 합니다.

적합한 SaaS 운영 관리 플랫폼을 신중하게 선택하고, 팀 교육에 투자하고, 필요하지 않은 구독은 취소하세요.

일반적인 SaaS 운영 과제 몇 가지를 살펴보겠습니다. 이를 통해 발생할 경우 대비할 수 있도록 준비해 보세요.

과제 1: 데이터 보호 법규 준수

SOC 2, GDPR, CPAA, HIPAA, PCI DSS 등 다양한 산업 규정 및 규정 준수 표준을 따르는 것은 SaaS 운영을 복잡하게 만듭니다. 특히 의료 또는 금융과 같은 분야에서는 SaaS 소프트웨어를 지속적으로 모니터링하고 업데이트해야 합니다.

이를 준수하지 않을 경우 막대한 벌금과 법적 문제가 발생하고 브랜드 평판이 손상될 수 있습니다.

2017년에 20억 달러의 기업 가치로 급부상한 SaaS 기업 Zenefits는 규정 준수 및 규제 기준을 따르지 못해 극적으로 실패했습니다. 또 다른 예로, 몇 년 전 Anthem Inc.는 사이버 공격으로 인한 데이터 유출로 1,600만 달러의 HIPAA 합의금을 지불해야 했습니다.

과제 2: 비효율적인 온보딩 및 오프보딩 프로세스

SaaS는 직원들에게 힘을 실어주지만, 직원들이 사용 가능한 소프트웨어와 그 사용법을 알지 못하면 그 잠재력은 발휘될 수 없습니다. 따라서 소프트웨어 도입 시 명확한 커뮤니케이션이 매우 중요합니다.

다음이 포함된 SaaS 온보딩 체크리스트를 작성하세요.

앱 카탈로그를 구축하면 신규 및 기존 직원 모두의 액세스가 간소화됩니다. 표준 소프트웨어 및 구매 절차에 대한 정보가 중앙 집중화됩니다.

오프보딩은 온보딩만큼 중요하지만 위험에도 불구하고 자주 간과됩니다.

오프보딩 과정에서 데이터를 안전하게 관리하고, 적절한 전송 또는 삭제를 보장하며, 법률 기준에 따라 소프트웨어 라이선스를 해지해야 합니다.

부적절한 퇴사 절차는 규정 위반으로 이어질 수 있습니다. 예를 들어, 퇴사한 직원이 민감한 데이터에 계속 액세스할 수 있도록 허용하면 HIPAA 또는 GDPR과 같은 규정을 위반하여 막대한 벌금과 법적 조치가 부과될 수 있습니다.

과제 3: 그림자 IT

섀도우 IT는 IT 부서의 승인 없이 무단 SaaS 애플리케이션을 사용하는 직원을 의미합니다. 이는 보안 위험, 규정 준수 문제, 데이터 분산으로 이어져 생산성을 저해할 수 있습니다.

그림자 IT를 방지하기 위해 귀사는 다음과 같은 조치를 취해야 합니다:

과제 4: 숨겨진 비용 및 과도한 지출

2024년 보고서에 따르면, 조직들은 SaaS에 매년 약 4,500만 달러를 지출하고 있습니다. 그러나 이 예산의 상당 부분(약 1,800만 달러)이 사용되지 않는 라이선스에 낭비되고 있습니다. *

효과적인 비용 모니터링 및 최적화 전략이 없다면 SaaS 구독, 라이선스 및 서비스에 과도한 비용을 지출하여 재무 자원을 소모하고 전략적 이니셔티브를 방해할 위험이 있습니다.

효과적인 해결책 중 하나는 애플리케이션 최적화를 통해 불필요한 애플리케이션을 스택에서 제거하는 것입니다.

또 다른 접근 방식은 적정화, 즉 필요한 라이선스의 수량과 기간만 구매하는 것입니다. 두 가지 방법 모두 스택에서 SaaS가 어떻게, 어디에서, 왜 사용되고 있는지에 대한 통찰력이 필요합니다.

과제 5: SaaS 예산 관리로 잠재적 절감 효과 파악

통제되지 않은 SaaS 구독과 예상치 못한 비용은 재무 자원을 압박하고 예산 플랜을 무너뜨릴 수 있습니다.

과도한 지출을 피하려면 비용 관리를 효과적으로 수행하는 데 집중하세요. 이렇게 하면 비용을 예측하고 자원을 효율적으로 배분하며 투자 수익률을 극대화할 수 있습니다.

SaaS 운영 최적화를 위한 최고의 실행 방식

SaaS 운영을 최적화할 때 사용할 수 있는 몇 가지 최고의 실행 방식은 다음과 같습니다. 👇

1. 데이터베이스 관리 중앙화

SaaSOps에 대해 누구와 상담하더라도, 그들의 첫 번째 조언은 SaaS 애플리케이션을 단일 데이터베이스로 중앙화하는 것입니다.

이 중앙 집중식 시스템은 조직의 SaaS 스택 전체에 걸쳐 최적의 가시성을 제공하여 애플리케이션과 리소스 전반에 걸친 사용자 ID 및 액세스를 완벽하게 볼 수 있습니다.

2. SaaS 사용 데이터 분석

각 애플리케이션을 검토하여 라이선스를 보유한 모든 직원이 실제로 해당 애플리케이션이 필요한지 철저히 분석하세요.

이 정보는 많은 애플리케이션의 관리자 패널에서 찾거나 SaaS 관리 플랫폼에 통합되어 있습니다. 또한, 프리미엄 라이선스 대신 할인 또는 무료 라이선스의 혜택을 받을 수 있는 직원을 파악하십시오.

3. SaaS 운영에서 액세스 권한을 부여하세요

SaaS의 프로비저닝에는 새로운 사용자에게 액세스 및 리소스 권한을 부여하고, 사용자 계정을 관리하며, 액세스 수준 및 권한을 할당하는 작업이 포함됩니다.

이 단계에서는 역할을 효율적으로 수행하는 데 필요한 도구와 액세스 권한을 제공합니다.

4. 싱글 사인온(SSO) 구현

기업 설정에서 싱글 사인온(SSO)을 사용하면 한 번의 로그인으로 모든 허용된 기업 SaaS 앱, 웹사이트 및 데이터에 액세스할 수 있습니다.

SSO는 다음을 제공하여 주요 비즈니스 과제를 해결합니다.

현실 세계에서의 SaaS 도입

비즈니스에 SaaS를 효과적으로 구현하는 방법에 대한 단계별 가이드를 안내해드리겠습니다.

1단계: 프로젝트 플랜 수립

구현 전 단계에서 프로젝트 관리의 키 제어 요소를 결정하십시오. 여기에는 다음이 포함됩니다.

2단계: 구성 맞춤화

특정 요구 사항에 맞게 SaaS 소프트웨어를 맞춤화하세요. 조직과 타사 SaaS 제공자 간의 명확한 커뮤니케이션을 통해 요구 사항을 정확하게 정의하세요.

3단계: 데이터 마이그레이션

이는 SaaS 구현 여정에서 가장 중요한 단계입니다. 이 단계에서는 심각한 재정적 손실을 초래할 수 있는 데이터 손실의 위험을 최소화하면서 데이터를 전송해야 합니다.

위험을 최소화하려면 데이터를 정리, 형식화 및 새로운 목적지에 맞게 준비하고 잠재적인 보안 위협에 대해 경계를 늦추지 않아야 합니다. 또한 프로세스에서 문제가 발생할 경우를 대비하여 백업을 준비해 두십시오.

4단계: 기존 소프트웨어 통합

기존 애플리케이션과 기타 유용한 소프트웨어를 새로운 SaaS 시스템에 통합하여 원활한 워크플로우를 보장하십시오.

5단계: 시스템 테스트

테스트 단계를 무시하지 마십시오. 소프트웨어의 기능을 철저히 테스트하여 과부하 및 스트레스가 많은 조건에서도 잘 작동하는지 확인하십시오.

6단계: 팀 교육

팀 회원들에게 새로운 소프트웨어 사용 방법을 교육하십시오. 팀이 소프트웨어를 효과적으로 사용할 수 없다면 구현은 실패할 것입니다.

또한 읽기: 비즈니스 성공을 위한 최고의 SaaS 컨퍼런스

7단계: 소프트웨어 배포

조직 전체에 소프트웨어를 신중하게 배포하십시오. 마찰을 제한하기 위해 일괄 처리로 진행할 수도 있습니다. 이 단계에서 시스템에 발생할 수 있는 모든 문제에 대해 사전에 대비하고 경계를 늦추지 말고 즉시 해결하기 위해 노력하십시오.

배포 중에 역할 기반 액세스 제어를 제공하여 안전한 작업 환경을 유지할 수 있도록 지원합니다.

8단계: 역할 기반 액세스 제어 구현

역할 기반 액세스 제어(RBAC)는 미리 정의된 역할을 기반으로 시스템 내에서 사용자 권한을 관리하는 데 도움이 됩니다. SaaSOps 관리자는 사용자에게 특정 역할을 할당하여 특정 업무에 필요한 데이터 및 기능으로만 액세스를 제한할 수 있습니다.

이는 무단 액세스 및 데이터 침해 위험을 완화하여 데이터 보안을 대폭 개선합니다. 이러한 권한은 중앙 시스템에서 관리하고 필요에 따라 이동 중에도 변경할 수 있습니다.

9단계: 모니터링 및 최적화

구현 후 단계도 그만큼 중요합니다. 시스템의 성능을 확인하고 정기적으로 필요한 조정을 해야 합니다. 사용자 피드백을 수집하고 채택률, CSAT, NPS, 이탈률 등 KPI를 모니터링하는 것은 이 단계에서 필수적인 요소입니다.

최적화된 SaaS 운영이 어떤 이점을 제공합니까?

최적화된 SaaS 운영은 잘 기름이 바른 기계와 같습니다. 여러 수준에서 비즈니스 활동이 원활하게 기능하도록 보장합니다.

다음은 일부 혜택입니다:

또한 읽기: 팀을 위한 최고의 CRM SaaS 소프트웨어

SaaS 운영 도구 및 리소스

더 나은 결과를 보장하기 위해 SaaS 운영을 최적화하는 방법에 대해 많이 이야기했습니다. 하지만 보셨다시피, 간단한 단계도 금방 어려워질 수 있습니다. 여기에서 유용한 팁을 알려드리겠습니다.

SaaS 운영 도구 및 리소스는 최적화의 어려움을 완화할 수 있습니다. AI, 자동화, 통합 인터페이스 등 유용한 요소를 도입합니다.

이제, "어떤 SaaS 운영 도구를 사용해야 할까요?"라고 궁금해하실 수 있습니다. 그건 쉬운 부분입니다. 모든 SaaSOps 요구 사항을 충족하는 원스톱 솔루션인 ClickUp을 추천합니다.

ClickUp은 팀이 SaaS 온보딩을 간소화하고 효율적인 운영을 위한 작업 공간을 만들 수 있도록 지원합니다. 작업과 하위 작업으로 구성된 ClickUp 계층을 설정하고, 각 작업에 설명, 상태 및 댓글을 추가하여 운영을 세밀하게 파악할 수 있습니다. 이 기능을 사용하면 부서, 팀, 프로젝트, 캠페인 등 업무를 신중하게 구성하고, 확대/축소하여 여러 영역의 업무를 한눈에 볼 수 있습니다.

ClickUp의 다양한 사용자 지정 보기 기능을 통해 모든 SaaS 운영을 한눈에 볼 수 있습니다. 작업을 목록, 보드, 달력, 타임라인, 작업량 등으로 볼 수 있습니다.

예를 들어, 작업량 보기를 사용하면 팀의 용량을 시각화하고 리소스를 관리할 수 있습니다. 애자일 팀에 필수적인 보드 보기를 사용하면 상태별로 작업을 시각화할 수 있습니다. 작업을 드래그 앤 드롭하여 워크플로우에서 쉽게 이동할 수 있습니다.

또한, 사용자 정의 가능한 필드가 포함된 여러 가지 사전 구축된 ClickUp 템플릿을 사용할 수 있으므로 비즈니스 요구 사항에 맞게 템플릿을 조정할 수 있습니다.

ClickUp의 프로젝트 관리 플랫폼은 연결된 워크플로우, 문서, 실시간 대시보드 등을 통해 팀을 더욱 밀접하게 연결하는 올인원 솔루션입니다.

실시간 ClickUp 대시보드를 사용하면 팀의 운영을 한눈에 볼 수 있습니다. 이 대시보드는 프로젝트를 추적하는 본부 역할을 할 수 있습니다.

ClickUp의 워크플로우 자동화를 사용하면 사용자 지정 가능한 양식을 통해 데이터를 캡처하고 통합할 수 있습니다. 이 양식은 직원들의 데이터 요청, 액세스 및 유지 관리 프로세스를 표준화하고 통합합니다. 조건부 논리를 사용하여 버그 보고서, 새로운 아이디어, 소프트웨어 액세스 요청 등 모든 것에 대한 관련 세부 정보를 수집할 수 있습니다.

더 강력한 자동화를 찾고 있다면 ClickUp Brain을 꼭 확인해보세요. 이 솔루션은 작업, 문서, 사람, 그리고 회사의 모든 지식을 AI로 연결하는 세계 최초의 신경망입니다. 이 솔루션을 사용하면 자동 진행 상황 업데이트를 설정하고, 스탠드업을 생성하고, 회의 메모를 요약하고, 데이터를 빠르게 분석하여 보고서를 위한 논의 사항을 만들 수 있습니다.

SaaS의 미래는 어떻게 될까요?

전 세계 조직의 70% 이상이 SaaS 도구를 혼합하여 사용하고 있습니다. 원격 근무가 인기를 끌고 있으며, 정규직 직원의 12.7%가 원격 근무를 하고 28. 2%가 하이브리드 근무 모델을 따르고 있다는 사실을 고려하면 SaaS 산업은 대규모 성장을 맞이하고 있습니다

따라서 강력한 SaaS 스택을 유지하는 것이 매우 중요합니다. 조직이 확장됨에 따라 운영 관리자 및 비즈니스 리더에게 이 프레임워크는 더욱 중요해집니다. 이 프레임워크는 운영을 원활하게 유지하고 팀이 어디에서 일하든 생산성을 유지할 수 있도록 지원합니다. 올바른 SaaS 운영 관리 소프트웨어는 여기에서 판도를 바꿀 수 있습니다.

관련: 성장 중인 기업을 위한 필수 SaaS 마케팅 전략

ClickUp으로 SaaS 운영을 최적화하세요

비즈니스는 SaaS 사용을 강조하는 경우가 많지만, SaaS 운영을 최적화하지 않는 것의 함정을 간과하는 경우가 많습니다. 이러한 함정에 빠지지 않도록 주의해야 합니다.

제안된 전략을 채택하고, 무엇보다 SaaS 운영 팀의 업무량을 크게 줄일 수 있는 SaaS 운영 및 프로젝트 관리 도구를 사용하세요.

ClickUp을 중앙 SaaS 관리 플랫폼으로 선택하고 지금 바로 가입하세요. 강력한 기능을 무료로 체험해 보세요. ClickUp으로 매일 생산성을 높이는 전 세계 2백만 개 이상의 팀에 가입하세요.

자주 묻는 질문 (FAQ)

1. SaaS 운영이란 무엇인가요?

SaaS 운영 또는 SaaSOps는 SaaS 제품의 거버넌스, 관리, 구매 및 사용 최적화를 관리하는 포괄적인 규칙 세트를 의미합니다.

2. SaaS는 무엇을 의미합니까?

SaaS는 Software as a Service의 약자로, 제3자 제공자가 애플리케이션을 호스팅하고 인터넷을 통해 사용자에게 제공하는 클라우드 기반 소프트웨어 배포 모델입니다.

3. SaaS 운영 모델이란 무엇인가요?

SaaS 운영 모델은 발견 및 조달에서 온보딩 및 오프보딩에 이르기까지 SaaS 애플리케이션의 라이프사이클을 포괄하며, 이 과정 전반에 걸친 관리 및 최적화도 포함합니다. 여기에는 애플리케이션 가시성, 인프라 관리, 사용자 관리, 보안, 규정 준수, 자동화 등이 포함됩니다.