프로젝트를 관리해 본 적이 있다면 그 일이 얼마나 스트레스를 주는지 잘 알고 있을 것입니다. 프로젝트 관리자는 항상 중요한 문제 해결과 의사 결정이 필요한 업무로 가득 차 있습니다.
이제 대규모의 활성 프로젝트에 불과한 전체 프로그램에 대해 이러한 작업을 수행한다고 상상해 보세요. 복잡성은 증폭되고 이해관계자는 많아지며 의사 결정 과정은 훨씬 더 중요하고 인지적으로 까다로워집니다.
바로 이러한 상황에서 프로그램 거버넌스 프레임워크 가 구출됩니다. 🥰
리더와 고위 관리자를 안내하는 거버넌스 메커니즘의 집합체입니다 여러 프로젝트 처리 전체 프로그램의 성공을 감독하는 것. 목표는 프로그램 리스크를 최소화하고 모든 프로젝트 결과물 가 정렬됩니다.
이 글에서는 조직의 효율성을 높이고, 갈등을 최소화하며, 프로세스 관련 위험을 줄이기 위한 프로그램 거버넌스 구조에 대한 다양한 개념에 대해 설명합니다. 다뤄보겠습니다:
- 프로그램 거버넌스 모델
- 조직 거버넌스 내에서의 구체적인 프로그램 역할
- 견고한 프로그램 거버넌스 구조를 구축하기 위한 단계
프로그램 거버넌스란 무엇인가요?
프로그램이란 공유된 목표를 달성하기 위해 공동으로 노력하는 프로젝트 그룹을 말합니다. 프로그램은 그 자체로 조직 내에서 하나의 독립된 개체로 취급되므로 비즈니스의 중요한 목표 내에서 운영될 수 있는 비전이 필요합니다.
이것이 바로 프로그램 거버넌스가 필요한 이유입니다. 프로그램 내 모든 프로젝트에 공통적으로 적용되는 최고의 실행 방식과 구조를 공식화, 구현, 팔로워십하는 것을 말합니다
모든 프로젝트의 범위와 의도된 결과부터 프로그램 위험과 제약에 이르기까지 프로그램 거버넌스는 일상적인 문제를 해결할 수 있는 기본 프레임워크를 제공할 뿐만 아니라 주요 이해관계자가 무엇을 커밋하고 있는지 알 수 있도록 도와줍니다. 🤝
일반적으로 프로그램 거버넌스 모델은 다섯 가지 측면을 포함합니다:
- 범위: 거버넌스 모델에서 다루는 프로젝트의 성격과 범위
- 성공 기준: 프로젝트가 성공했다고 간주되기 전에 충족해야 하는 조건
- 실행 플랜 또는 로드맵 : 프로젝트를 실행하는 동안 따라야 하는 프로세스 및 정책
- 역할 및 명령어 : 거버넌스 보드에서 각 회원의 역할과 의무 및 신규 회원에 대한 임명 절차
- 에스컬레이션 메커니즘 : 거버넌스 보드의 해결을 위해 프로젝트 문제를 언제, 어떻게 에스컬레이션할 것인지에 대한 내용
프로그램 거버넌스 모델 핵심 혜택
프로그램 거버넌스 모델은 일관성을 제공합니다, 프로세스 표준화 를 통해 결과, 커뮤니케이션, 의사 결정에 대한 예측 가능성을 높입니다. 이를 통해 프로그램 실패의 위험을 최소화하는 동시에 각 프로젝트와 개별 프로젝트 팀의 효율성을 높일 수 있습니다.
프로그램 거버넌스의 다른 핵심 이점은 다음과 같습니다:
- 최적화된 리소스 할당: 각 프로젝트를 효과적으로 관리하고 완료하는 데 필요한 리소스를 공정하게 공유할 수 있도록 지원합니다
- 이해관계자 참여 개선: 모든 이해관계자 간의 보다 심도 있고 간소화된 참여를 위한 프레임워크 제공자
- 프로젝트 책임 추적 개선 :에서프로젝트 관리 조건에서 각 팀원이 자신의 업무 공유에 대해 책임을 지도록 하는 메커니즘을 만듭니다
프로그램 구성 요소 및 역할
정부가 국가를 위한 정책을 수립하는 것처럼, 프로그램 거버넌스 모델은 회사의 프로그램 거버넌스 보드 또는 운영위원회에 의해 수립됩니다. 이 보드는 프로그램 후원자, 개별 프로젝트 후원자, 조직의 고위 관리자, 클라이언트 대표 등으로 구성될 수 있습니다.
기타 중요한 프로그램 구성 요소와 역할은 다음과 같습니다
- 프로그램 관리 팀: 이사회에 적시에 정보를 제공하고 필요에 따라 조율하는 키 리더와 포트폴리오 매니저를 포함합니다
- 프로그램 관리 사무소 : 프로그램 관련 관리자 업무를 처리하고 프로젝트 결과물 측면에서 주기적인 상태 점검을 수행하는 조직 내 특정 부서일 수 있습니다
- 키 문서: 프로젝트 헌장, 프로그램 규칙 및 프로그램 활동을 용이하게 하는 기타 문서화된 정보를 말합니다
프로그램 거버넌스와 프로그램 관리의 관계 ## 프로그램 거버넌스와 프로그램 관리의 관계
더 나은 길 프로그램 관리 는 강력한 프로그램 거버넌스를 거칩니다. 두 개념의 관계는 지도와 여정에 비유할 수 있습니다.
지도에 특정 목적지에 도달하는 경로와 예상 시간, 대체 비상 경로가 표시되어 있는 것처럼, 프로그램 거버넌스는 프로그램을 관리하고 위험을 처리하는 동시에 목표를 달성하는 경로를 간략하게 설명합니다. ✅
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다양한 유형의 프로그램 거버넌스 모델
프로그램 거버넌스 모델 또는 프레임워크에는 세 가지 주요 유형이 있으며, 각기 다른 방식으로 리소스와 팀을 구성하려고 합니다.
1. 기능적 거버넌스 프레임워크
이 유형의 거버넌스 모델에서는 리소스와 인력이 해당 부서의 기능을 중심으로 조직됩니다. 각 부서에는 프로그램에서 결정적인 역할을 하는 운영을 관리하는 지정된 기능 책임자가 있습니다.
이러한 유형의 거버넌스 모델에서는 대부분의 의사 결정 권한이 기능 책임자에게 있기 때문에 프로젝트 관리자는 자원과 인력에 대한 권한이 한도 내에서 제한됩니다. 관리자가 특정 기능을 위해 추가 리소스가 필요한 경우 해당 책임자에게 요청해야 합니다. 🏬
기능 거버넌스의 가장 큰 장점은 전문화가 가능하다는 점입니다. 기능 책임자는 프로세스와 부서 내 정보를 완벽하게 제어할 수 있으므로 거버넌스 프레임워크 내에서 작업에 대한 직접적인 책임을 지는 데 도움이 됩니다.
또한 계층 구조의 위쪽에 있는 부서장은 더 자신 있게 쿼리에 응답하고 리소스 플랜을 제안할 수 있습니다.
2. 프로젝트 거버넌스 프레임워크
이 거버넌스 모델은 기능이 아닌 프로젝트를 중심으로 리소스와 인력을 구성합니다. 최종 결정 권한은 프로젝트 매니저에게 있으며, 프로젝트 매니저는 기능 책임자(역할이 있는 경우)를 포함한 다양한 팀원에게 작업을 할당합니다.
프로젝트가 지연될 위기에 처한 경우, 프로젝트 매니저는 프로젝트 관리자 는 교차 협업 설정 덕분에 지혜를 발휘하여 모든 부서의 추가 리소스를 할당할 수 있습니다.
프로젝트 거버넌스 모델은 프로젝트 수준에서 자율성을 높이고 프로젝트 워크플로우의 실행 속도를 높입니다.
하지만 기능 책임자가 프로젝트에 언제 추가 리소스가 필요할지 항상 알 수 없기 때문에 전문화를 어렵게 만들 수 있습니다. 체계적으로 정리되지 않은 프레임워크는 부서장이 향후 리소스 요구 사항을 명확하게 파악하지 못해 병목 현상이 발생할 위험을 높일 수 있습니다.
3. 매트릭스 거버넌스 프레임워크
매트릭스 거버넌스 모델은 기능적 거버넌스와 프로젝트 기반 거버넌스의 기능을 모두 활용하며, 선견지명이 있는 대규모 교차 기능 팀의 관리자가 선호하는 경우가 많습니다.
이 프로그램 거버넌스 프레임워크에서는 리소스와 인력이 각 부서에 소속되어 있으며, 이를 관리하는 기능 책임자가 있습니다. 여기에는 다양한 기능 책임자와 이해관계자 사이에서 조율하는 프로젝트 또는 프로그램 관리자가 있다는 차이점이 있습니다
매트릭스 모델에서 코디네이터가 갖는 권한의 범위는 주관적입니다. 약한 매트릭스 모델에서는 의사 결정 권한이 부서장에게 치우쳐 있는 반면, 강한 모델에서는 프로젝트 관리자가 더 큰 발언권을 갖습니다.
프로젝트 관리자와 기능 책임자가 의사 결정에 대한 동등한 권한과 소유권을 공유하는 균형 잡힌 매트릭스 거버넌스 모델을 지향하는 것이 가장 좋습니다. 그리고 다음과 같은 이벤트가 발생할 경우 프로젝트 관리 과제 또는 충돌이 발생하면 프로젝트 관리자나 기능 책임자가 프로젝트 및 프로그램 거버넌스 이사회에 문제를 에스컬레이션하는 에스컬레이션 메커니즘이 시작됩니다. 이사회는 최종 결정을 내리기 전에 양측의 의견을 모두 들어봅니다.
프로그램 거버넌스 구조를 수립하는 방법: 7단계
프로그램 거버넌스 구조를 수립하는 것은 대부분의 조직에서 7단계 프로세스로 이루어집니다. 하지만 이를 제대로 구현하려면 품질의 지원이 필요합니다 프로젝트 관리 소프트웨어 tool like ClickUp .
프로젝트 관리 도구는 모든 프로젝트 정보와 프로세스의 중앙 집중식 허브 역할을 하므로 모든 프로그램 관리자가 모든 것을 쉽게 모니터링할 수 있습니다. 또한 프로젝트 또는 프로그램 거버넌스 프레임워크의 효과를 사전에 테스트하는 데 중요한 역할을 합니다.
프레임워크를 구현하는 모든 단계를 살펴보고, 프로세스를 간소화할 수 있는 ClickUp의 편리한 기능도 시연해 보겠습니다. 🌝
1단계: 주요 이해관계자 파악하기
첫 번째 단계는 프로그램 내의 모든 이해관계자를 식별하는 것입니다. 프로그램의 영향을 받는 사람은 누구나 이해관계자이며, 이들의 영향력이나 이해관계의 정도를 파악하는 것이 중요합니다. 주요 이해관계자로는 프로그램 스폰서 및 관리자는 물론 최종 사용자, 비즈니스 소유자, 프로젝트 관리자, 규제 기관 및 외부 파트너가 포함될 수 있습니다. 프로젝트 이해관계자 그룹화하기 함께 그룹화하면 우선순위와 커뮤니케이션 플랜을 세우는 데 도움이 됩니다 프로세스를 더 명확하게 파악할 수 있습니다. The ClickUp 이해관계자 분석 템플릿 는 프로그램 이해관계자와 이들이 프로그램 내 프로젝트에 미치는 영향을 식별, 그룹화, 분석하고 기대되는 혜택을 문서화하는 데 좋은 출발점입니다. 📒
ClickUp의 이 이해관계자 분석 템플릿을 사용하여 프로그램 또는 프로젝트에 대한 다양한 그룹과 개인이 미치는 영향을 분석하세요
2단계: 거버넌스 보드 설정 및 개인별 역할과 책임 정의하기
모든 이해관계자를 정의한 후에는 기본 프로그램 보드를 구성해야 합니다. 회원의 수와 개인의 역할 및 책임은 포트폴리오의 복잡성에 따라 달라집니다.
프로그램 전략을 수립하는 운영 위원회, 최고의 실행 방식을 감독하는 거버넌스 보드, 실행 작업을 위한 전담 프로그램 팀 등 다양한 계층의 거버넌스 기구를 구성할 수 있습니다.
핵심은 회원들이 다음과 같은 업무에 압도되지 않도록 하는 것입니다 그들의 책임 에 영향을 미칠 수 있습니다 그들의 일하는 스타일 그리고 직무를 제대로 수행할 수 있는 능력.
팁: ClickUp RACI(책임, 계정, 협의 및 정보) 플랜 템플릿 를 사용하여 프로그램 보드 내에서 역할을 정의하세요.
3단계: 프로그램 표준 정의하기
프로그램은 수명 주기 동안 특정 표준을 준수합니다. 이러한 표준은 프로그램 스폰서 또는 클라이언트가 정의하는 경우가 많습니다. 하지만 많은 경우 정부 또는 업계 규정에 의해 의무화될 수도 있습니다. 프로그램 거버넌스 모델을 구축할 때는 거버넌스 기관에서 이를 정의하고 문서화해야 합니다.
표준은 커뮤니케이션과 보고부터 출력 제어에 이르기까지 프로그램의 모든 측면을 다뤄야 합니다. 문서화할 수 있는 몇 가지 프로그램 표준은 다음과 같습니다:
- 프로그램 범위
- 프로그램 내 다양한 프로젝트에 대한 예산
- 위험 완화 전략
- 프로그램 관리 tools
- 승인 기준
- 프로그램 성과에 대한 메트릭
프로그램 거버넌스에서 이러한 기준을 확정했으면 다음을 사용하여 한 곳에 문서화하세요 ClickUp 문서 . ClickUp에 내장된 강력한 문서화 기능입니다 생산성 제품군 를 사용하면 사용자와 프로젝트 팀원들이 공동으로 문서를 작성할 수 있습니다. 모든 문서는 전용 프로젝트 스페이스에 저장되어 쉽게 검색할 수 있습니다.
정책, 절차 및 위험 평가를 ClickUp의 문서 보기에 저장하세요
프로그램 시작을 문서화할 표준화된 형식을 찾고 계신가요? 그렇다면 ClickUp 프로그램 제안 템플릿 를 추천합니다. 여기에는 프로그램의 주요 목표, 작업 우선순위를 메모하는 데 도움이 되는 모든 필수 필드와 시각화가 포함되어 있습니다 리소스 할당 업계 표준 언어를 사용하는 정책.
4단계: 거버넌스 프로세스 및 표준 운용 절차(SOP) 수립
거버넌스 조직에서 표준을 정의했다면, 운영 수준에서 표준이 구현될 수 있도록 거버넌스 프로세스를 고안하기 시작하세요. 작성된 프로세스 초안에는 플랜, 실행, 모니터링 및 보고가 포함되어야 합니다. 이 단계에서 다룰 수 있는 몇 가지 프로세스 영역은 다음과 같습니다
- 감사
- 검토
- 승인 워크플로우
- 의사 결정
균형 잡힌 표준 운용 절차(SOP)를 개발하려면 조직 전체의 프로세스 흐름을 고려해야 하므로 이 단계가 가장 까다로운 단계일 수 있습니다. 그렇기 때문에 대규모 팀에서는 종종 ClickUp 화이트보드 시각화 하기 프로세스 지도 플로차트, 활동 지도 및 기타 시각화를 사용합니다. 각 화이트보드는 공유 및 협업이 가능하므로 팀원들이 실시간으로 입력을 공유하고 함께 프로세스 지도를 작업할 수 있습니다.
ClickUp 화이트보드를 사용하여 디자인 워크플로우를 프로젝트 관리하세요
또한, 인상적인 프로그램 관리 화이트보드 템플릿 에 있는 프로그램 거버넌스 모델링에 도움이 되는 템플릿을 ClickUp 라이브러리에서 찾을 수 있습니다. 예를 들어, 인스턴스화 된 ClickUp 의사 결정 로그 템플릿 는 팀 회원과 거버넌스 보드가 내린 모든 결정의 로그를 관리하는 데 사용할 수 있습니다. 여기에는 의사 결정 범주, 문제 및 기타 추적 가능한 세부 정보와 같은 모든 정보를 저장할 수 있습니다.
ClickUp 의사 결정 로그 템플릿을 사용하여 프로그램에서 팀원들이 내린 모든 의사 결정을 기록하고 나중에 분석하세요
프로세스를 공식화했다면 ClickUp 자동화 는 워크플로우의 반복적인 부분을 자동화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 프로젝트 상태 설정 또는 업데이트, 작업 핸드오프, 알림 및 알림과 같은 관리자 작업을 자동화할 수 있습니다. 경영진 팀이 고마워할 것입니다. 😀
5단계: 프레임워크를 조직의 거버넌스 및 전략과 일치시키기
프로그램 거버넌스 프로세스는 조직의 거버넌스 정책 및 전략과 일치해야 합니다. 이러한 연계가 없으면 내부 갈등으로 인해 프로그램이 지속적으로 문제에 직면할 수 있습니다.
예를 들어, 조직의 거버넌스 구조가 기능 책임자에게 막대한 권한을 부여하는 경우 매트릭스 거버넌스 모델을 구현하는 것이 회사에 적합하지 않을 수 있습니다. 팀, 특히 프로젝트 매니저와 기능 책임자는 끊임없이 충돌하여 생산성, 프로그램 진행 상황, 심지어 업무 문화까지 해칠 수 있습니다.
이 단계에서 검토자를 지정하여 거버넌스 정책의 실현 가능성을 점검할 수 있습니다. ClickUp을 사용하는 경우 검토자는 댓글을 사용하거나 교정하기 를 사용하여 모델의 불일치를 지적할 수 있습니다.
6단계: 에스컬레이션 메커니즘 제공하기
에스컬레이션 메커니즘은 핵심 결정을 내릴 수 있는 적절한 권한을 가진 관리자로 구성된 계층 채널을 갖추는 것입니다. 계층 구조 아래에서 문제를 일으키는 문제와 위험을 해결하기 위한 명령어 체인을 마련하는 것입니다.
이러한 <에스컬레이션 메커니즘>은 체계적이어야 하며, 필요한 정보와 파일을 제출할 수 있고 해결책을 신속하게 전달할 수 있는 방법을 제공해야 합니다.
ClickUp은 프로그램 거버넌스 모델에 강력한 에스컬레이션 메커니즘을 구축하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 다음 양식을 사용하여 에스컬레이션 양식을 만들 수 있습니다 ClickUp 양식 팀 회원은 관련된 이해관계자, 의견 차이, 각 접근 방식의 잠재적 영향 등과 같은 관련 세부 정보와 함께 문제를 에스컬레이션하기 위해 제출할 수 있습니다. 각 제출은 문제를 해결할 수 있는 프로그램 보드 회원에게 할당된 작업이 됩니다.
보드 회원은 또한 다음을 사용할 수 있습니다 ClickUp의 15개 이상의 보기 의 목록 보기, 보드 보기, 타임라인 보기를 사용하여 에스컬레이션된 문제를 분석할 수 있습니다. 예를 들어, 인스턴스 뷰에서 목록 보기 에스컬레이션을 정렬하려면 우선순위에 따른 작업 를 통해 어떤 문제를 먼저 해결해야 하는지 빠르게 결정할 수 있습니다.
ClickUp은 또한 실시간으로 ClickUp 채팅 프로그램 문제나 기타 긴급한 논의에 대해 즉각적으로 소통할 수 있는 기능으로, 공식적인 이메일을 작성할 필요 없이 개인 또는 팀 전체와 대화할 수 있습니다. 전용 ClickUp 작업 공간 내에서 Zoom 회의를 구성할 수도 있습니다 Zoom 통합 .
ClickUp 채팅으로 팀 커뮤니케이션을 하나의 플랫폼으로 가져오세요
마찬가지로 타임라인 보기를 통해 프로그램 관리자는 예정보다 늦게 실행 중인 프로젝트를 확인하고 개선 조치를 취하여 프로젝트를 다시 추적할 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 이 보기를 사용하여 전체 프로젝트를 모니터링할 수 있습니다 프로젝트 관리 수명 주기 를 통해 전략적 의사 결정을 내릴 수 있습니다.
ClickUp의 타임라인 보기에서 지연될 위험이 있는 작업과 프로젝트를 분석하세요
7단계: 모든 이해관계자와 구조 공유
프로그램 거버넌스 구조를 마련했으면 모든 이해관계자와 공유하여 새로운 정책과 최고의 실행 방식을 파악할 수 있도록 하세요.
이 단계는 프로그램 거버넌스 구조에 대한 정보를 어떻게 소통하고 공유하느냐에 따라 오류가 발생하지 않는 데 중요한 역할을 하므로 가장 중요한 단계 중 하나입니다 프로젝트 실행 아래로 내려갑니다. 또한 변경으로 인해 영향을 받는 이해관계자의 피드백 채널도 개설합니다.
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현재 진행 중인 프로젝트를 성공적으로 완료하고 안정적인 ROI를 달성하려면 효과적인 프로그램 거버넌스 프로세스가 필요합니다. 적절한 프레임워크가 없으면 프로젝트 팀 간에 리소스와 문제 해결 주문을 두고 갈등이 발생하고 일이 의도하지 않은 방향으로 빠르게 흘러갈 수 있습니다.
다행히도 권장 단계를 통해 프로젝트를 성공으로 이끄는 거버넌스 원칙과 프로그램 거버넌스 보드를 쉽게 구성할 수 있습니다. 또한 ClickUp은 프로그램 팀을 위한 템플릿과 기능으로 전체 프로세스를 훨씬 더 원활하게 진행할 수 있습니다. 여기에서 가입하여 시작하세요 . 💖