プロジェクト管理者なら誰でも、"必要な時間はすべて取ってくれ "とか "お金は問題ではない "と言ってくれるクライアントやステークホルダーと仕事をすることを夢見ている。
同時に、すべてのプロジェクト管理者は、これらのシナリオが本当に夢物語であることを知っている。残念なことに、ほとんどのプロジェクトマネジャーは、プロジェクトのライフサイクルに波紋を投げかけるようなプロジェクトの制約にぶつかります。
これらの厄介なリミットは、プロジェクトへの取り組み方、納品できるもの、納品期限、納品物の品質に影響を与えます。プロジェクトの制約を管理することは、プロジェクトを成功させるプランニングに不可欠です。
プロジェクト管理の制約は、対処したり、修正したり、完全に防ぐことができます。すべてが予定通りに予算内で進み、プロジェクトの成果物がクライアントの期待に応えられるようにするには、適切なツールとプロセスが必要です。
私たちは、最も一般的なプロジェクト制約について説明し、それらを管理するためのヒントとツールを共有します。
プロジェクト制約とは何か？
プロジェクト制約とは、チームリーダーやプロジェクトマネージャーがプロジェクトを成功裏に完了することをリミットするあらゆる要因のことです。プロジェクト制約の最も一般的なタイプは、以下のようなものです：
- /参照 https://clickup.com/ja/blog/14118/undefined/ プロジェクトのタイムライン /プロジェクトのスケジュール :仕事は当初プランした期間内に完了できますか？
- プロジェクト予算 例えば、あなたのプロジェクトが10ページのウェブサイトを構築するもので、突然クライアントがあと2ページ追加したいと言い出したとします。これは当初のプロジェクトの範囲外なので、あなたはクライアントに戻って、その2つのページを追加することが、プロジェクトにどのような影響を与えるかを議論する必要があります。 プロジェクト管理 (またはプロジェクトのタイムラインと予算）。
これが
/参照 https://clickup.com/templates/scope-of-work-kkmvq-3306144。 ClickUp 仕事範囲テンプレート /%href/
は、プロジェクトに関するすべてを記録するために不可欠です。クライアントとプロジェクトスコープの文書について合意し、変更があれば他の主要なプロジェクト制約が変更されることを理解する必要があります。
2.プロジェクトタイムライン
プロジェクトのタイムラインとは、プロジェクトを完了するまでの時間のことです。タイムラインは、キックオフからプランニング、プロジェクトの完了、そして閉じた後まで、プロジェクトのライフサイクル全体を完了するのにかかる時間をアカウントに入れる必要があります。⏰
ステークホルダーが具体的なタイムラインを持ってあなたのところに来ることもあります。しかし、プロジェクトの範囲を説明し、チームが完了するのに必要な時間を見積もり直すよう求めてくる場合もあります。
ClickUp Budgeted Project Management Templateでタスクやステータスを管理しながら、プロジェクト予算の概要を把握しましょう。
プロジェクト完了までに割り当てられる予算が決まっていて、チームの給与を考慮する必要がない場合、その予算を必要不可欠な設備に回すかもしれません。しかし、給与を考慮する必要がある場合は、そのタイムラインでの運営コストを考慮する必要があります。
そのためには
/参照 https://clickup.com/templates/budgeted-project-management-t-211293325 ClickUp 予算プロジェクト管理テンプレート /%href/
を使えば、このような費用のかかる制約にぶつからないように、経費と支出の可能性を追跡することができます。
4.プロジェクトリソース
リソースには、時間とお金以外にプロジェクトを完了するために必要なものが含まれます。これは、10ページ、つまり12ページのウェブサイトを構築するために必要なチームメンバーかもしれない。
開発者、デザイナー、コピーライターが必要かもしれませんが、現在、あるいは新しいウェブサイトプロジェクトの直後に、他のプロジェクトに取り組んでいるリソースもあるかもしれません。そのため リソースの制約 プロジェクトのタイムライン内での
ClickUpのワークロードビューを使って、遅れている人は誰ですか?
本当に必要なのは、チームの作業負荷を全体像で把握し、その場でプランニングや調整を行うことです。幸運なことに、プロジェクト管理者は、次のような使い方ができます。
/を使うことができる。 https://clickup.com/ja/blog/8919/undefined/ リソース割り当て /を使うことができる。
ツールで作業負荷とタスク間の時間を管理し、仕事の割り当てが過少または過多にならないようにする。
5.プロジェクトリスク
プロジェクトによってはリスクが高いものもあるが、ほとんどすべてのプロジェクトにリスクがある。プロジェクト・リスク
/参照 https://clickup.com/ja/blog/18796/undefined/ 建設プロジェクト管理 /%href/
リスクには、現場での怪我や設備の損失などが含まれるかもしれない。しかし
/の場合 https://clickup.com/ja/blog/46325/undefined/ ウェブサイトプロジェクト管理 /について
ウェブサイトがダウンしている間に、サイトがクラッシュしたり、リンクが切れていたり、直前になってコピーが変更されたり、収益が失われたりするリスクがある。
プロジェクトを成功させるために、次のことを考えましょう。 リスク管理戦略 始める前に
チームメンバー全員が安全プロトコルの訓練を受け、現場が保険に加入していることを確認することで、建設現場のリスクを軽減することができます。また、サイトのトラフィックが少ない夜遅くに変更を行うことで、ウェブサイト移行のリスクを軽減することができます。
ClickUp リスク分析ホワイトボードテンプレートで、プロジェクトの潜在的なリスクを視覚的に表現し、チームが協力して軽減策を検討できるようにしましょう。
プロジェクトにリスクはほとんどないと考えている場合でも、時間をかけてチームメンバーに何が問題になりそうかを尋ね、コンティンジェンシープランを考えましょう。クリックアップ・リスク分析
/参照 https://clickup.com/templates/risk-analysis-whiteboard-t-200644075 ClickUp リスク分析ホワイトボードテンプレート /%href/
このビジュアルなホワイトボード・フォーマットで、潜在的な問題やプロジェクトの制約を見つけることができます。
また、このプロジェクト制約テンプレートは、すべての潜在的なプロジェクトリスクが同じ基準で評価されるようにすることで、プロジェクト全体の時間と努力を節約します。つまり、より効果的なリスクマネジメント戦略をより早く手に入れることができるのです。
6.プロジェクト品質
最後の制約条件は、プロジェクトの質、つまりあなたの
/プロジェクトの質である。 https://clickup.com/ja/blog/51884/undefined/ プロジェクトの実行 /プロジェクト遂行
.チームメンバーや利害関係者は、最高のプロジェクト品質の成果物を作成し、それを見たいと思うでしょう。
しかし、他のすべてのプロジェクト制約が、どれだけ高品質にできるかに影響します。そして、プロジェクト管理者として、プロジェクトをより早く完了するため、あるいはより少ないコストで完了するために、プロジェクト品質でどのようなトレードオフを行うかを決めなければならないかもしれません。
プロジェクト制約の管理方法
プロジェクトの制約を管理することは、常に曲芸のような行為である。(なぜこのようなサーカスの例えが出てくるのかわからない。プロジェクト管理者になると、オフィスのサーカスの首謀者になったような気分になるからかもしれない)🎪
しかし、適切なツールがあれば、プロジェクトの制約の中で仕事をし、一流の最終製品を提供することができる。以下に10個の
/参照 https://clickup.com/ja/blog/6165/undefined/ プロジェクト管理ツール /プロジェクト管理ツール
を使って制約を管理することができます。
1.プロジェクトの全範囲を理解する
あなたの
/参照 https://clickup.com/ja/blog/10010/undefined/ 私の仕事の範囲 /%href/
の文書には、プロジェクトの目標、スコープ、成果物を正確に概説する必要があります。
/を概説する必要がある。 https://clickup.com/ja/blog/16186/undefined/。 プロジェクト利害関係者 /%href/
を期待する。これは、プロジェクト全体を通して参考となり、スコープクリープを防ぐのに役立ちます。
2.プロジェクト憲章を作成する
プロジェクトチームの賛同を得るためにキックオフミーティングを企画・計画する
プロジェクトの全体像が見えたら、次はプロジェクトチームを集めましょう。キックオフミーティングでは、プロジェクトとその制約を関係者全員に説明することができます。チェックリストは、以下のような方法で効率化できます。
/参照 https://clickup.com/templates/project-kick-off-meeting-t-2wgvrkf ClickUpのプロジェクトキックオフミーティングテンプレート /%href/
.
必要不可欠なチームメンバーは、プロジェクトの潜在的なリスクやタイムラインや予算に関する問題を指摘することができるので、できるだけ早い段階で利害関係者と対処することができます。
_Bonus: トップ*をチェックしてください。 ドキュメントとPPTでミーティングに使える10個のプロジェクト・キックオフ・テンプレート
4.仕事分解構造を整理する
作業分解構造では、成果物を完了するためにプロジェクトチームがやる必要のあるすべてのタスクにプロジェクトを整理します。これにより、活動のスケジュールを立て、タイムラインを構築し始めることができます。
リスト、ステータスボード、ガントチャートで仕事を確認することで、プロジェクトを成功に導く方法を可視化することができます。これにより、プロジェクトの制約がプロセス全体を支配することを防ぐことができます。
5.プロジェクト管理プランの作成
/プロジェクト管理計画を作成する。 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/Example-Project-Plan-Template-by-ClickUp.png プロジェクトの制約条件：ClickUpによるプロジェクトプランテンプレート例 /%img/
プロジェクトプランによって、タスクの割り当てと進捗の監視を開始できる。
プロジェクトプランによって、プロジェクトは正式に動き出します。活動のスケジューリングを開始し、依存関係を追加し、時間の一部として進捗を監視します。 マネジメント戦略 .
を使用することができます。 ClickUp プロジェクトプランテンプレート例 をクリックして始めるか、または、あなたの好みのプロジェクト管理方法論に合ったテンプレートをもっと調べてみてください。
/を参照してください。 https://clickup.com/templates/agile-project-management-t-38584401。 アジャイル /アジャイル
に
/アジャイル https://clickup.com/templates/waterfall-management-t-48349794 ウォーターフォール /参照
に カンバン を使えば、チームメンバーの帯域幅を即座に確認できるので、負荷がかかりすぎないようにすることができ、納期遅れや仕事の質の低下を防ぐことができます。
9.繰り返しタスクの自動化
事前構築された自動化レシピを使用するか、ニーズに基づいてカスタマイズすることで、チームは最も重要な部分に集中できます。
自動化レシピ 最高の時間管理ツール は、あなたとあなたのチームが利用できる最高の時間管理ツールである。
/です。 https://clickup.com/ja/blog/53311/undefined/ ワークフロー自動化 /%href/
.繰り返しタスクを自動化することで、プロジェクトをより早く完了し、チームをより重要なタスクに振り向けることができます。
10.品質管理の追加
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/10/ClickUp-Quality-Control-Checklist-Template-1400x897.png ClickUp 品質管理チェックリストテンプレート /品質管理
品質管理チェックリストと承認プロセスにより、品質制約を満たすことができます。
/参照 https://clickup.com/templates/quality-control-checklist-t-176153830 ClickUp品質管理チェックリストテンプレート /%href/
を使えば、より質の高い成果物を提出することができます。チームメンバーはすべてこのテンプレートを使って自分の仕事を監視し、レビュアーはすべてが標準に達していることを確認できます。そのため、プロジェクトが承認プロセスに達したとき、順風満帆に進むことができます。⛵️
制約を感じますか？ClickUpをお試しください。
適切なプロジェクト管理ソフトウェアを使えば、タイムラインや予算からリスクや品質管理まで、プロジェクトのあらゆる制約を把握することができます。プロジェクトを成功に導きます。🏆
ClickUpは次のような究極のツールです。
/の究極のツールです。 https://clickup.com/teams/project-management プロジェクト管理チームのための究極のツールです。 /クリックアップ
.プロジェクトダッシュボード、自動化、すでに使用しているツールへの対応により、整理整頓を支援します。さらに、何千ものテンプレートから選択できるため、プロジェクトのあらゆる制約をプランニングし、監視することができます。
そのため、あなたのステークホルダーがエキセントリックな億万長者でなくても、ClickUpを使えば、プロジェクト予算と 時間の制約 は問題ない。
予算といえば
/href/ https://clickup.com/ ClickUpを使い始める。 /クリックアップ
を無料で使うことができる。これで、プロジェクトの制約の範囲内に収まることは間違いない。