調達マネジャーの一日がどのようなものなのか、不思議に思ったことはありませんか？しかし今日は、調達責任者としての生活がどのようなもので、どのようなことが含まれるのか、そのフタを開けてみましょう。
この詳細なガイドでは、調達マネージャーとは何か、彼らの日常業務はどのようなものか、彼らのスキルとテクニック、そして調達業界で成功するキャリアを築くにはどうすればよいかを取り上げます。💼
調達マネージャーとは？
調達マネージャーの役割は、サプライチェーンマネジメントと、会社が材料、サービス、消耗品をどのように購入（調達）するかを監督することです。その仕事には、適切なサプライヤーを見つけ、契約や購買注文のコスト交渉を行い、最良のサービスや資材を最良の価値で調達することが含まれます。
この記事では調達マネジャーについて説明しますが、購買マネジャーや調達スペシャリストという役割を耳にすることもあるでしょう。具体的なタイトルは会社の方針によって異なりますが、組織のために効率的に物資を調達するという役割は同じです。
調達マネージャーの典型的な一日
それでは、調達マネジャーが実際に毎日やっていることをご紹介しましょう。このようなタスクは仕事内容にはよく出てきますが、漠然としたものです。そこで、自分に適した役割かどうかを判断するために、その内容を詳しく見ていきましょう。
購買契約の仕事
調達マネジャーの役割の多くは、会社のために大きな取引を調達することです。これには、購入契約の仕事も含まれます。購入契約とは、割引と引き換えに製品やサービスを一定量購入することに同意する契約です。🤝
購買契約と契約の管理には時間がかかるため、多くのマネジャーは、交渉、契約の見直し、契約の締結に毎日時間を費やしています。
このような契約は、一旦合意すれば、長期にわたりセキュリティや消耗品の割引率が確保されるため、コスト予測や予算の維持が容易になる。
をご利用ください。 ClickUp売買契約書 契約書を一から作成する
コンプライアンスの確保
調達マネジャーとして、コンプライアンスを確保するためには、プロセスと手順をよく理解する必要があります。その役割の一部として、調達方針と手順の作成と遵守、リスク管理、コンプライアンスを確保するための監査があります。⚖️
社内の調達方針を遵守することは不可欠であり、そうしないことは、サプライヤーとなる可能性のある企業から異議を唱えられたり、お気に入りや贈収賄の疑いをかけられたりする可能性があるからだ。自社の方針を維持するだけでなく、サプライヤーが適切な方針を持っていることをチェックする必要があります。特に、資金援助や政府補助金の受益者であり、それをやることが義務付けられている場合はなおさらです。
/特に、資金援助や政府補助金の受益者である場合、その受益者であることを確認する必要があります。 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/ClickUp-Compliance-Project-Plan-Template.png ClickUp コンプライアンス・プロジェクトプランテンプレート /%img/
使用方法
/参照 https://app.clickup.com/signup?template=t-900200029899&gcl_aw*R0NMLjE3MDY1NTE3ODIuQ2p3S0NBaUF0dDJ0QmhCREVpd0FMWnVoQUx5ekxHN3ZMZTBPaUlEU3dyTUtUWmhtdFBabHFHODZwWmE3cVN0Zm5vZHo0dERPOVBrZkxob0N1YThRQXZEX0J3RQ.˶*ૢᵕૢᵕ ClickUpテンプレート /%href/
要件評価、進捗測定、是正処置を含む、コンプライアンスのプランニングと管理のための
サプライヤーの評価
サプライヤーと購買契約を締結する前に、まず適切なサプライヤーを見つける必要があります。調達スペシャリストの役割には、潜在的なサプライヤーをスカウトし、リストを作成し、最適なサプライヤーを見つけるためにそれらを評価することが含まれます。
小規模な組織でない限り、このタスクはチームの他のメンバーを巻き込み、最終決定のためにボードレベルまで引き上げる必要があるかもしれません。購買チームは協力してサプライヤーを探し、信頼性を確認し、見積もりを出してもらい、最終的な決定を下します。 見積依頼テンプレート を作成し、フレームワークや評価方法を用いて、互いに、あるいはサプライチェーン全体に対して点数をつける。
を使用して、現在および潜在的なすべてのベンダーとサプライヤーを追跡します。 ClickUp ベンダーマスターリストテンプレート
スタッフの管理と調整
あなたが購買または調達マネージャーの役割であれば、組織にとって最良の取引を得るための努力をサポートしてくれる調達チームと一緒にいることが多いでしょう。マネージャーの役割には、スタッフを調整し、彼らが最高の仕事ができるようにすることが含まれます。🎉
大規模な組織では、エントリーレベルのサポート役割や調達担当者の範囲を管理することもあります。チームの構成にもよりますが、あなたの役割は、タスクを割り当て、トレーニングを監督し、サポートを提供し、リーダーとしてチームを成功に導くことかもしれません。
で従業員、作業負荷、給与を追跡しましょう。 ClickUp スタッフ名簿テンプレート
更新データのメンテナー
購買・調達の世界には多くのデータがあります。そこにはすべて、あなたの ベンダーリスト には、あなたが買いたいと思うあらゆる材料や供給品の単位あたりの正確な価格が表示されます。📝
あなたが一人で、あるいは小さなチームの一員として仕事をしているのであれば、日々の活動の一環として、このデータをメンテナーし、最新かつ正確であることを確認することになるでしょう。より大きなチームでは、調達担当者やアシスタ ントが代わりにこの役割を担うかもしれません。
成功する調達マネージャーの鍵スキル
さて、調達マネージャーの日常または毎週のタスクの一部を理解したところで、成功するために必要なスキルと知識を詳しく見ていきましょう。
交渉スキル
優秀な調達担当者は優秀な交渉人です。有利な割引を獲得し、最も需要のあるサプライヤーと購買契約を結ぶために、何度も頼ることになるスキルです。
現在、これがあなたの最も得意とする分野でない場合は、以下のクラスを受講してください。 交渉術 を身につけるか、営業職のようなこのスキルを多用する環境で仕事経験を積んでみることだ。調達業界で成功するためには、自分の主張を明確にし、交渉し、他で見つけるよりも良い取引を得る能力が必要なので、これはあなたのスキルリストの一番上にあるはずです。💡
分析力
調達マネジャーは多くの決断を下すため、その時点でできる最善の情報に基づいた決断を下すために、データを分析する方法を知っている必要があります。
購買リーダーは、データをどのように解釈し、データでやること、そしてそれをどのように自分の選択に役立てるかを知っている。彼らは、持っているデータを活用し、持っていない洞察をどこに求めるべきかを知り、すべての知識を組み合わせて適切なサプライヤーを選択することができる。✅
サプライヤー関係管理スキル
調達はデータと供給がすべてであるかのように聞こえるかもしれないが、実際には多くのリレーションシップ・マネジメントとコミュニケーション・スキルが必要である。強力な接続を構築できなければ、他者と長期的なパートナーシップを築くことは難しい。
これから調達マネージャーになる人は、この業界で成功したいのであれば、コミュニケーション能力、傾聴力、人間力を重視する必要がある。人を知り、相手の要望やニーズを理解し、調達プロセスのあらゆる場面で効果的なコミュニケーションができるようになる必要がある。💬
在庫管理スキル
在庫状況がわからなければ、何を注文すればいいのかわかりません。そのため、在庫管理のスキルは調達業界では必須です。
優れた調達マネジャーは、自社の在庫レベルや在庫がどのような状態かを常に把握しています。先のことを考え、十分な在庫を確保して注文しているのです。 リードタイム 新しいプロジェクトや契約を請け負う場合、供給を維持し、あらゆる変更に対応できるようにすること。📋
ERPの知識
幸いなことに、特定の供給が不足しているのか、特定の地域で供給を増やす必要があるのか、暗記する必要はない。そのための企業資源計画（ERP）管理ツールがある。
どのリソースをいくつ管理する必要があるかは、調達チーム内でのあなたの役割による。基本的なレベルでは、在庫の管理方法とチームの稼働スケジュールを把握しておく必要がありますが、予算や請負業者も扱うことになるかもしれません。📊
経済理解
会社にとって最もお得な商品や契約を確保することに集中する一方で、より広い経済状況を無視することはできません。
調達マネジャーは、自社の財務内容や成長プランについて熟知していなければならないが、同時に、身の回りで何が起きているのかにも気を配る必要がある。不況、政治的な問題、サプライチェーンの課題といった要因はすべて、供給品の入手の容易さやコストに影響する可能性があるため、より大きな経済情勢に細心の注意を払う価値がある。🌍
リスク管理スキル
サプライヤーがニーズを満たし、クライアントの注文を期日通りにこなし、プロジェクトが円滑に進むのが理想です。しかし、常にそうであるとは限りません。だからこそ、調達リーダーはリスクマネジメントに長け、問題となる前に障害を特定する必要があるのです。
最高の調達マネジャーは、リスクを計算し、変化を監視し、大きな問題に発展する前に小さな問題を予測する方法を知っている。リスク管理は、物事がうまくいかなくなった時に考えるものではなく、日々の仕事に内在するものなのです。❌
調達マネジャーが使用するツールとテクニック
調達プロセスは長く、詳細であり、多くの期待、予算、期限、要件を管理することは、時にストレスに感じるかもしれません。しかし、一人で仕事を進めなければならないわけではありません。プロセスをスピードアップし、タスクを簡素化し、最初から最後までワークフローを管理する簡単な方法を導入できる調達ツールやテクニックはたくさんある。
最も人気のあるものをいくつか紹介しよう。 調達管理ソフトウェアツール 調達マネジャーがより効果的に仕事をするために使用するツールやテクニック。🤖
調達マネジメントフレームワーク
一つ一つのプロジェクトや供給ニーズのために長い調達プロセスを実行することは現実的ではなく、他の貴重なタスクから時間を奪ってしまいます。これを回避する方法は、既存の調達管理フレームワークを設定するか、それに参加することである。
これらのフレームワークは、完全な入札や調達プロセスを実行することなく、質の高いサプライヤーやサービスへの既製のルートとして機能します。このようなフレームワークが関係者全員にとって有意義であるためには、大量の注文や数量が必要であるため、一般的に大規模な組織や政府機関が利用している。
プロジェクト管理ツール
調達マネージャーは直接プロジェクトの運営を担当するわけではありませんが、プロジェクト管理をしっかりと理解し、チームツールを使用することで、優位に立ち、プロセスを容易にすることができます。
ClickUpリストビューでタスクステータスを検索、設定、ソートすることで、すべての作業中の進捗状況を確認することができます。
こんなツール ClickUp はプロジェクト管理を効率化し、組織全体がすべてアクセスできるようにします。クリックアップ ClickUpのプロジェクト階層 ClickUpのプロジェクト階層は、プロジェクトの進捗を一目で把握し、障害を特定し、供給ニーズについてプロジェクト管理者とコミュニケーションをとり、調達に関して全員がより整理された状態を維持できる社内システムを構築します。
多くの一般的なプロジェクト管理ツールとは異なり、ClickUpには調達管理に適応しやすい専用機能があります。例 ClickUpによる調達テンプレート を使えば、すべてのプロジェクト、タスク、情報を1つの場所にまとめて、最初から最後まですべてのプロセスを実行できます。
サプライヤー・エンゲージメント・ツール
日々の仕事の多くには、サプライヤーと話し、良好な関係を維持することが含まれます。適切なエンゲージメントと ベンダー管理ソフトウェアツール を使えば、時間のかかるタスクを、より迅速なプロセスの一部に変えることができる。
コメントスレッドによってタスク内の会話が整理され、ユーザーがすべてのコメントをスクロールする必要がなくなります。
ClickUpは、すべてを一箇所にまとめることで、サプライヤーとのエンゲージメントプロセスを簡素化します。タスク、コメント、リアルタイム編集を通じてチームメンバーとコミュニケーションができるだけでなく、プロジェクト管理プラットフォームを離れることなく、外部の電子メールも管理できます。
必要な情報を見つけるには、次のような方法があります。 ClickUpビュー そして、より効率的な方法でサプライヤーにチェックインする。
リスク管理ツール
リスク管理は調達マネージャーの役割の不可欠な部分です。サプライヤが実際に貴社についていけるかどうかを確認することから 購入注文 のように、サプライヤーに期限通りに支払えるように予算を管理することまで、物事がうまくいかない機会はたくさんある。
ツールや機能を使って独自のリスク管理システムを構築し、プロセス全体を簡素化しましょう。ツール リスク管理リスク登録テンプレート by ClickUp を利用して、リスクの特定、軽減、反映を容易にする独自の社内データベースの構築を開始してください。 プロセスマップツール を使って、リスク管理方法のワークフローを作成する。
これとClickUpの タスク管理 とプロジェクト管理機能で日々の仕事を一元管理。
エンタープライズプランニングツール
在庫の状況、POSシステムによる在庫との比較、チームメンバーの人数、予算の制約などを把握していなければ、効果的な調達管理を行うことはほとんど不可能です。だからこそ、エンタープライズ・リソース・プランニングや 物流ソフトウェア はとても有益だ。
最高の調達マネジャーは ERPソフトウェアツール の仕事と、それを有利に使う方法について説明する。ERPツールは、従業員のスケジューリングから在庫の購入まですべてをカバーし、あなたが担当している領域は、組織のサイズに依存します。
ワークフローをカスタマイズし、1つのプラットフォームで割り当てられたチームメンバーとすべてのプロジェクトの詳細をビューし、ClickUpのプロジェクト管理でリソースを共有します。
ClickUpのようなツールを使って、プロジェクトを効率化しましょう。 運営管理 そのため、資材や消耗品だけでなく、チームメンバーの稼働状況も管理することができる。
すべての オペレーション戦略 プランニングとリソース管理が1つのシステムで完結することで、必要なものがすべて揃っているかどうかをすばやく確認したり、将来必要になるものを踏まえて意思決定したりすることが容易になる。
経験豊富な調達プロフェッショナルからの鍵となる教訓とヒント
調達のプロとして成功するためには、単にデータを分析し、潜在的なサプライヤーと交渉するだけではありません。この業界で成功したいのであれば、すでにこのスペースでキャリアを積んだ専門家からのアドバイスを参考にしてください。
業界のイベントに参加する
自分の組織の内外を知ることに専念することは価値があるが、オフィスの外に出て、より広い業界に身を置くことも有効だ。
業界のイベントに参加すると、さまざまなメリットがある。自分と同じポジションの人、あるいはキャリアを積んでいる人とミーティングし、彼らから学ぶことができる。潜在的な人脈やサプライヤー、あるいは将来の役割のためのリクルーターにミーティングすることもできる。セミナーやワークショップに参加して、自分のスキルをリフレッシュしたり、新しいスキルを学んだりすることができる。
単に仕事ができるだけでなく、それ以上のことをやりたいのであれば、業界のイベントに参加することは必須です。💻
ネットワークを広げる
調達プロフェッショナルとして必要な鍵の一つは、コミュニケーション能力です。それを実践するための素晴らしい方法は、人脈を広げ、自分自身のコミュニティを成長させることです。
LinkedInのようなプラットフォームで自分のプレゼンスを確立し、オピニオンリーダーやコミュニティのサポートメンバーになることでフォロワーリストを増やしていきましょう。ミートアップや業界イベントを、強く永続的な関係を築くための完璧な橋渡しとして利用し、サプライヤーや関係者になりそうな人たちと、デジタルでも対面でも接続しよう。📣
メンターを探す
他の人の経験や専門知識から恩恵を受けるもう一つの方法は、メンターを見つけることです。すでに調達業界で道を切り開き、他の人の成功を喜んで手助けしてくれる人はたくさんいます。
まずは組織内で心当たりのある人がいないか聞いてみるか、ネットワークに声をかけてみよう。自分のネットワークに心当たりのある人がいない場合は、ネットワークを広げてみるか、尊敬する人に連絡を取って、このようなことができないか尋ねてみましょう。🏆
調達マネジャーとしてキャリアをスタートさせる、またはさらに前進させる
調達マネジャーになるには、スキルと専門知識が必要ですが、タスクやプロセスをツールやソフトウェアにデリゲートするタイミングを知ることも必要です。適切なソフトウェアを選択することで、ワークフローを合理化し、単純タスクを自動化し、より戦略的な意思決定ができるよう、より明確な情報を得ることができます。
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