プロジェクトはどこで始まり、どこで終わるのか？それはプロジェクト・スポンサーである。
ゴールデン・ゲート・ブリッジの建設から誕生日パーティーの開催まで、あらゆるものがプロジェクトとみなされる。プロジェクトの性質が何であれ、そのライフサイクルを通じて多くの利害関係者が関わっている。
その中でも、最も重要なのはプロジェクト・スポンサーであると我々は主張したい。それでは、その方法を見ていこう。
プロジェクトスポンサーとは？
プロジェクト・スポンサーは、プロジェクトを開始し、承認する。
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成果物
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.プロジェクトを成功させるためのプランニングと実施に責任を持つビジネス・ステークホルダーである。プロジェクトそのものに対する直接的な管理責任はないものの、大きな影響力と権限を持つシニア・リーダーシップ・チームに属することが多い。
サービス組織の場合、プロジェクトスポンサーは外部組織（通常はクライアント）に属する。製品組織では、プロジェクトスポンサーは内部組織に属し、プロジェクト所有者と呼ばれることもある。
プロジェクトスポンサーとプロジェクトマネージャーの違い
プロジェクトスポンサーとプロジェクト管理者は、どちらもリーダーシップの役割であるため、混同されがちである。まずは違いを明確にしよう。
| プロジェクト・スポンサー｜プロジェクト・マネージャー
| ----------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------- |
| 組織のシニアリーダー｜プロジェクトのリーダー。
| 内部または外部の可能性がある。
| 戦略的活動及び成果物に対する責任者｜プロジェクトの日常管理に対する責任者｜プロジェクトの開始｜プロジェクトの実行
| プロジェクトを開始し、実行する。
| プロジェクトを承認し、プロジェクト内のタスクを承認する。
プロジェクト・スポンサーとプロジェクト管理者の違い
プロジェクトスポンサーはプロジェクトマネージャーとは異なる点がありますが、プロジェクトの成功には両者の協力が欠かせません。
スポンサーはプロジェクトの目標と範囲を定義し、プロジェクト管理者はそれを実行する。プロジェクトの追跡
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プロジェクトのメトリクスを追跡する。
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市場投入までの時間や顧客満足度など。
一方、プロジェクト管理者は、開発者の生産性やコード品質などのプロジェクトレベルのメトリクスを追跡し、ハイレベルなビジネス・メトリクスに貢献します。
スポンサーは予算やタイムラインなどを承認するが、プロジェクトマネージャーは追加リソースが必要かどうかを判断し、それらの要求を行う。
スポンサーとマネージャーは、共にプロジェクト管理に責任を持つ。プロジェクトの成功には、お互いの優先度を理解し、協力し合うことが必要です。
プロジェクト・スポンサー vs プロジェクト・ステークホルダー
ステークホルダー」とは、プロジェクトに関わるすべての人の総称である。これは、チームメンバー、マネージャー、パートナー、ベンダー、顧客、政府当局、またはあらゆる仲介者である。
その意味で、プロジェクト・スポンサーもまた、ステークホルダーである。
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プロジェクト利害関係者
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.ただし、すべてのステークホルダーがスポンサーであるわけではない。
プロジェクトスポンサーの役割
ビジネスリーダーシップ
プロジェクト・スポンサーは、単にお金を出すだけではない。プロジェクトスポンサーは、ビジネスと技術者の間の連絡役として機能する。ビジネスの視点から洞察とガイダンスを提供する。顧客、組織、ビジネス戦略、Go-to-Marketプランについて実行チームを指導する。
ある小売企業が、POS（販売時点情報管理）ソリューションを開発するためにテクノロジー企業を訪れたとしよう。小売企業内のシニアリーダーであるプロジェクト・スポンサーは、製品のユーザー、ワークフロー、統合要件などについて技術企業に説明する。
技術的な要件は特定しないかもしれないが、製品がビジネスニーズを満たすことを保証する生産性はある。
情報のフローを可能にする
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ClickUp ユーザーリサーチプランテンプレート
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ユーザーリサーチプランとアンケートを管理するClickUpドキュメント
プロジェクト全体を通して、関係者間のシームレスな情報のフローを確保します。チームメンバーに必要なリソースやエキスパートを接続します。
例えば、アンケートや行動モニターを実施するために、ユーザーリサーチチームと適切なターゲットオーディエンスを接続します。
プロジェクトの監督
プロジェクトスポンサーは、オブジェクトの設定と成功メトリクスの特定を担当します。プロジェクトチームがプランを持って戻ってきたら、スコープを確認し、キックオフを承認する。
時折、プロジェクトチームとレビューやレトロスペクティブを実施し、プロジェクトチームが順調に進んでいることを確認する。また、道半ばの障害も積極的に排除する。プロジェクトチームには、プロジェクトの成果に対する責任がある。
ハイレベルな意思決定
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デシジョンツリーホワイトボード
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クリックUp ホワイトボードで意思決定ツリーをブレインストーミングする
プロジェクト予算やプロジェクトの方向性に関するハイレベルな意思決定を行う。また、プロジェクトチームからのリソース追加や期限延長などの大きな要求を承認する責任もある。
プロジェクト管理者は、スポンサーが重要な意思決定をする際に、その意思決定の意味を説明しながら、意思決定ツリーを作成することができます。
最終検証
プロジェクト・スポンサーは、以下を承認する権限を持つ。
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プロジェクトの成果物
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.成果物が技術要件やビジネス要件を満たしているかどうかを検証する。プロジェクトの終了と支払いには、スポンサーのサインが必要である。
これらの役割と責任のいくつかは、プロジェクトマネージャーやその他のステークホルダーと重複する可能性がある。そこで、まず違いを明確にしよう。
プロジェクトスポンサーを持つことの重要性
プロジェクトスポンサーの役割は、プロジェクトマネージャーほど一般的ではありません。プロジェクトスポンサーの役割が戦略的であることを考えると、見過ごされがちである。
また、定義が弱い場合もある。プロジェクト・スポンサーの役割は、すでに他の様々な責任を担っているシニア・リーダーの上に重ねられている。これはプロジェクトの成功を妨げるだけである。その方法はこうだ。
ビジネスとの整合：テクノロジーを構築するにしても、新しいロゴをデザインするにしても、プロジェクトスポンサーは、プロジェクトがビジネスニーズを満たすようにするために重要である。
リレーションシップ・マネジメント：プロジェクトスポンサーは、クライアント、ベンダー、政府当局などの主要な利害関係者との健全な関係を維持します。効果的な
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プロジェクトコラボレーション
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承認と資金調達：予算の承認、資金の放出、追加要求があればその交渉を担当する。
対立の解決：ハイレベルな意見の相違がある場合、プロジェクトスポンサーは合意を形成し、困難な決断を下す。例：機能の定義が曖昧で技術チーム間に混乱が生じた場合、プロジェクトスポンサーは明確化を支援する。プロジェクトが停滞しないようにするために、重要な役割を果たす。
Championing the cause：シニアリーダーやボードの間でプロジェクトとその目的を擁護し、主要な利害関係者の可視性と関与をもたらします。プロジェクトが相応の評価を得られるようにする。
プロジェクトの各フェーズにおけるプロジェクト・スポンサーの責務
プロジェクト・スポンサーの全体的な役割と目的が分かったところで、プロジェクトの各フェーズにおける責任について見ていこう：プロジェクトの開始、プランニング、実行、そして、次の段階である。
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プロジェクトの終結
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プロジェクト開始
プロジェクトの開始におけるプロジェクト・スポンサーの責任は以下の通りである：
* プロジェクトの定義
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プロジェクトオブジェクトの定義とスコープ
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* プロジェクト憲章への署名
* ビジネス要件と期待成果の説明
* ビジネスとカスタムに関するハイレベルな情報をプロジェクトチームに伝える。
時には、プロジェクトマネージャーを任命し、チームメンバーの雇用やオンボーディングを指導する。
プロジェクトプランニング
プロジェクト・スポンサーにプロジェクト・プランの明確で整理されたビューを提供する。
プロジェクトが開始されると、スポンサーはプロジェクト・チャンピオンとして活動する。彼らはもはや細かい活動には関与しない。プロジェクトの舵取りをする。
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プロジェクトプラン
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ニングを行い、実行に移す。
* プロジェクトのプランニングに必要なインプットを提供する。
* メトリクスのベースライン設定
* プロジェクトプランがビジネスプランに沿ったものであることの確認
* リクエストのレビューと承認
プロジェクトの実行
ここでは、プロジェクトスポンサーの役割はさらにリミットとなる。しかし、プロジェクトマネージャーと密接に仕事をすることで、プロジェクトの円滑な遂行を保証する。
* 進捗を随時監視する。
* プロジェクトのメトリクスを追跡し、フィードバックを提供する。
* プロジェクトが正しいペースで正しい方向に進んでいることを確認する。
* プロジェクトチームからの追加リソースや予算の要求を評価し、承認する。
* 利害関係者間の対立があれば解決する。
プロジェクトの終了
プロジェクトスポンサーはプロジェクトを閉じた。彼らは以下の責任を負う：
* ビジネス要件に対するプロジェクト成果物の評価
* プロジェクト成果の測定
* 納品に対するサインオフ
* 正式なプロジェクト終了と支払いの承認
プロジェクトスポンサーと効果的に仕事をする方法
すべてのプロジェクト管理者は、スポンサーと定期的に、少なくとも毎月、いや毎週仕事をする。しかし、その関係は一筋縄ではいかない。
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトスポンサーと情報共有、ビジネス要件の理解、問題解決において協力する。プロジェクトスポンサーの役割は、プロジェクトマネージャーを成功に導くことである。
しかし、プロジェクトスポンサーは、マネジャーよりも権威のあるシニアリーダーである。プロジェクトマネージャーは、進捗、成果、データをレビューのために提示する。マネージャーと部下の関係でなくても、プロジェクトマネージャーはこのキャパシティでスポンサーにレポート作成する。
このリレーションシップは複雑です。ここでは、プロジェクト管理者がプロジェクトスポンサーと効果的に仕事をする方法を紹介します。
プロジェクトを組織する
ClickUpでタスクとサブタスクを作成する
何よりもまず、プロジェクト・スポンサーは可視性が必要です。プロジェクトがどのように実行されるのかを知る必要があるのです。包括的な
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プロジェクト管理ソフトウェア
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ClickUpのようなプロジェクト管理ソフトでプロジェクトを管理する。ClickUpを使えば、以下のことができる：
* プロジェクトをタスクとサブタスクに分割する。
* チームメンバーの要件を明確にするために、各タスクの説明を記述します。
* 各タスクの開始日と終了日を設定します。
* 優先度、依存関係、タグを含める。
独立系エージェンシーやフリーランサーの場合、クライアントがプロジェクトのスポンサーになることが多いでしょう。そのような場合は
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中小ビジネス向けプロジェクト管理ソフトウェア
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を使って自分を整理する。
プランを発表する
ClickUpを使う
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プロジェクト要件の予測
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.次に、プロジェクト・スポンサーにプランを提示し、承認を得ます。ClickUpでプロジェクトを設定したら、ガントチャートビューを使って時系列で可視化します。
ClickUpホワイトボードを使って、複雑なトピックを説明しましょう。ClickUpマインドマップを使って、論理的な経路を作成し、ワークフローを示しましょう。
リソースの統合
プロジェクトスポンサーは、プロジェクトマネージャーや初期チームと共有した知識が、すべてのチームメンバーや利害関係者に丁寧に伝わることを期待しています。これを確実にするために
* プロジェクト憲章をClickUpドキュメントにアップする。
* プロジェクトのオブジェクトを設定する。
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https://clickup.com/features/goals
ClickUp目標
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を設定し、タスクを接続して、全員がアクセスできるようにします。
コミュニケーションの促進
プロジェクトスポンサーは、情報が漏れてしまうことを望んでいません。次のような使い方をする。
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https://clickup.com/teams/project-management
ClickUpプロジェクト管理
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透明性と明確なコミュニケーションを構築する。
* スポンサーにClickUpワークスペースへのアクセス権を与え、可視化を完了する。
* 各タスクの下にあるコメントを使用して、文脈に沿って問題を議論します。
* 何かを明確にする必要がある場合は、スポンサーにアクションアイテムを割り当てる。
* タスクの
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https://clickup.com/features/chat-view
ClickUpチャット
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アプリや電子メールでの通知をオンにして、プロジェクトスポンサーが更新を見逃さないようにしましょう。
プロジェクト管理ドキュメントの強化
すべてのプロジェクトスポンサーは、優れたドキュメントが大好きです。以下のものを使いましょう。
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https://clickup.com/features/docs
ClickUp ドキュメント
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を使って、機能ごとにフォーマットされたドキュメントを書くことができます。タスクに接続することで、干し草の山からドキュメントを見失うことがなくなります。
レポート作成の自動化
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ClickUpダッシュボード画像
/画像
レポート作成用ClickUpダッシュボード
プロジェクトスポンサーから問い合わせを受ける前に、進捗状況を把握できます。クリックアップダッシュボードを使用して、リアルタイムレポートを作成しましょう：
* 目標に対するプロジェクトの進捗状況
* バーンアップとバーンダウンのチャート
* 時間追跡と見積もり時間の比較
* ワークフローのボトルネックの特定
* 作業負荷とリソースの割り当て
プロジェクトスポンサーが特定のレポートを要求する場合、プロジェクト管理ツール内で必要なカスタムチャートを作成できます。
プロジェクト・スポンサーがどの程度実務に精通しているかにもよりますが、定期的に様々な詳細の更新が必要です。ClickUpで更新の粒度や頻度をカスタムし、ゲストアカウントにアクセスさせ、自分で更新を調整できるようにしましょう。
ClickUpでプロジェクト・スポンサーとシームレスなコラボレーションを。
プロジェクトスポンサーは、最初から最後まであなたと一緒に歩んでいきます。ClickUpを使って、プロジェクトを自信を持って開始し、効率的に実行し、誇りを持って終了させましょう。
通常、プロジェクト管理者は、毎月プロジェクト・スポンサーへのレポート作成に膨大な時間を費やしています。重複した仕事をなくしましょう。プロジェクトを効率的に管理し、スポンサーとのコラボレーションをClickUp上で一元管理できます！
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