理想的な世界では、すべてのプロジェクトがプラン通りに展開されますが、現実には、どんなに綿密に計画されたプロジェクトでも、変更が必要になることがあります。プロジェクトマネージャーであるあなたの仕事は、チームがミーティングに向けてシームレスに仕事を続けられるように、あらゆる変更要求を管理することです。 プロジェクトのオブジェクト .🎯
このことを念頭に置いて、変更管理プロセスを常に把握することがなぜ重要なのかを探ってみましょう。また、変更要求フォームを作成・管理することで、プロジェクトを期限内・予算内で成功させる方法を学びます。
変更依頼とは？
変更依頼とは、システム、生産性、または今日取り上げるように、すでに実施されているプロジェ クトプランを変更するための提案です。通常、プロジェクトの利害関係者、例 えばクライアントやチームメンバーによって開始されます。
変更点は、プロジェクトのあらゆる側面に及ぶ可能性があり、合意された計画を変更するような大きな変更も含まれる。 成果物 やビジネスプロセスに関わるものから、プロジェクト・スケジュールそのもののような細かい調整まで。
変更リクエストは、クライアントのビジネスに影響を与える内部または外部の変化により、クライアントのニーズが変化した場合、リソースが利用できなくなった場合、プロジェクトのフェーズが予想以上に長引いた場合などに必要となることが多い。🐌
プロジェクト管理における変更要求の重要性
小さな変更であればたやすくできることが多いが、プロジェクトのスコープに影響するような大きな変更は別問題である。慎重に管理しなければ、そして時には管理できたとしても、プロジェクトの変更要請は大きな混乱を引き起こす可能性があります。🚧
変更の範囲にもよりますが、以下のような可能性があります：
- 人員や設備のフォームで余分なリソースが必要になり、他のプロジェクトでそれらのリソースが利用できなくなる可能性がある。
- プランの予算を大幅に上乗せすることになり、クライアントや経営幹部に正当性を主張する必要がある。
- タイムラインが当初の期日を大幅に超過し、プロジェクトの立ち上げや、リソースがコミットされている他のプロジェクトに影響を及ぼす可能性がある。
- 継続的なスコープクリープが始まり、すぐに手に負えなくなる。
- プロジェクトチームのワークフローや士気に影響を与える（特に変更が十分に周知されていない場合）。
ClickUp タイムラインビューでチームの作業負荷を視覚的に比較し、進捗を追跡する。
これらは、変更要求を管理・監視するための正式なプロセスを導入することが非常に重要である理由のほんの一部です。
正式な変更要求プロセスのメリット
変更要求プロセスは、変更要求を正式に文書化し、毎回正しい手順に従うようにします。また、その変更に伴う潜在的な影響を評価しやすくなります。 プロジェクトの成果物 のほか、リソース、予算、タイムラインも記入してください。
その後、変更要求を承認するかどうかを決めることができます。また、他の誰かが承認を担当する場合は、その人に必要な情報を提供し、承認プロセスを追跡できるようにします。✅
しかし、これで終わりではありません。承認された変更を実施するときが来たら、変更要求フォームは、変更内容を調整するために必要な情報を提供します。 プロジェクト管理プラン .
ClickUp 3.0のダッシュボードで、チームや部署全体のプロジェクトのステータスや残りのタスクを全体ビューで確認できます。
そして最後に、優れた変更要求プロセスにより、すべての利害関係者がループに参加し、変更の内容、理由、影響を理解することができます。
変更リクエストの例
プロジェクト管理者は、いくつかの異なるタイプの変更要求に対処する必要がある。提案される変更には次のようなものがある：
- 市場の変化、製品の入手可能性、または追加リソースの要求に対応するために、プロ ジェクトの当初の成果物や範囲を修正すること。
- 新しい技術が利用可能になった際に、ユーザーエクスペリエンスを向上させるための機能強化やアップグレード
- ビジネスのブランドや製品提供の進化に伴う、システムやデザイン要素の再構築
- 社内プロセスを合理化し、時間または費用を節約するための改善
- 発見されたエラーやシステム障害の修正
- プロセスの後期に発見されたリスクの影響を軽減するための予防措置
- 最新情報に合わせるためのシステムの調整情報技術基盤ライブラリ (ITIL）のベストプラクティス
変更要求の作成方法
変更要求の作成には、ブレインストーミングと変更要求の提出という2つのステップがあります。それぞれについて見ていきましょう。
**1.変更範囲をブレインストーミングする
新機能と変更範囲について検討する必要があることをすべてブレインストーミングすることから始めましょう。最初にブレインストーミングを行うと、完了した変更リクエストを提出するために必要な詳細がすべて揃います。🤔
この準備の時間を使って、新機能が何なのか、どのように機能するのかを明確にしましょう。そして、その機能が付加する価値と、それがいかに重要であるかを詳しく説明しましょう。
クリックアップ3.0ドキュメントでは、コラボレーションが鍵になります。
変更依頼を承認してもらうチャンスを最大化するには、このステップで変更承認者の立場に立って考えることが役立ちます。彼らがあなたの提案にイエスと言う動機は何かを考えてみてください。例：この変更は機能を向上させるのか、新しいカスタマーを惹きつけるのか、社内のプロセスを合理化するのか、あるいは経費を節約するのか、あるいは儲けるのか？
変更の実施プロセスと実施時期、追加で必要となるリソース、この変更にかかる費用の概要を作成する。また、ウェブサイトの他の要素にどのような影響があるかも検討しましょう。
ここでより詳細な情報を得るには、特定の専門知識を持つ同僚、例えばIT部門に相談する必要があるかもしれません。
ブレーンストーミングのステップで役立つツールを紹介します。
紙とペンを使って昔ながらの方法でブレーンストーミングをやることも、ワード文書で電子的に仕事をすることもできます。あるいは、時間と努力を大幅に節約して、以下のツールを使うこともできる。 ClickUp .
クリックアップのホワイトボードで他のチームメンバーと視覚的にコラボレーションし、ブレーンストーミングを行い、アイデアを実行可能なアイテムに変える。
このオンラインプロジェクト管理と生産性プラットフォームは、このステップのためにいくつかの便利なツールを提供しています：
- ドキュメント：*。ClickUp ドキュメント 自分の考えをまとめ、意味のある構成にまとめるスペースを提供する。
- ホワイトボード: 視覚的なツールでよりよく考えるなら、ホワイトボードを試してみよう。ClickUp ホワイトボード を使えば、アイデアを生み出し、それらを接続することで、全体像を把握することができます。
- コラボレーション: ClickUpはチームメイトとのコラボレーションを容易にします。同じ部屋（または国）にいなくても、リアルタイムで私の仕事を一緒に進めることができます。同僚にタグを付けておけば、後でログオンしたときに自分の考えをアドオンできます。
- タスク:さらに時間を節約するために、ClickUpは、これらのツールのいずれかからテキストを取り出し、追跡可能なタスクに直接変換することができます。ClickUpタスクチームメンバーに割り当てることができます。
- ドキュメント、ホワイトボード、タスクはすべてプロジェクトにリンクされているので、いつでも見つけることができます。
**2.変更依頼フォームを作成し、提出する。
これで、実際の変更リクエストを作成する準備ができました。📝
集めたすべての情報を使って、正式な変更リクエストフォームに記入します。ほとんどの場合、次のような情報を提供する必要があります：
- プロジェクト名
- プロジェクトの場所
- チームメンバーの名前（プロジェクトマネージャー、請負業者、エンジニアなどの役割を含む）
- 要求される変更の包括的な説明 (関係する機能と機能を含む)
- スコープ変更の理由 (リクエスト承認者にサインオフを促すのに十分な詳細をここに記述する)
- 変更の優先度（その変更がどの程度緊急かつ重要であると考えるか、あるいは単にあればいいと考えるか）
- 仕事範囲への影響と、プロジェクト全体への影響
- 変更のコストとプロジェクト予算への影響
- プロジェクトのタイムラインへの影響（依存関係や完了時期への影響の有無など
- 追加リソースが必要かどうか、具体的に何が必要かなど、プロジェクトリソースへの影響
- プロジェクトの利害関係者であるチームメンバーへの影響
- その他の影響や重要な情報
準備ができたら、変更リクエストを提出してください。
変更要求の作成と提出に役立つツールはこちらです。
ここでもクリックアップがお役に立ちます。変更リクエストを作成する2つの方法があります：
- 変更リクエスト・ジェネレーター: TheClickUpプロジェクト変更依頼ジェネレーター は、高度なAI機能を使用して、変更要求の生成と管理を支援します。あらかじめ用意されたテンプレートとカスタマイズ可能なフィールドにより、必要なすべての情報を確実に取得できます。
- 変更要求テンプレート:あるいは、直接ClickUp 変更リクエストテンプレートに直接アクセスして、作業スペースに追加することもできます。この既成の変更リクエストフォームは無料で簡単に使用できます。必要事項を記入して送信するだけです。
ClickUpの変更依頼テンプレートは、プロジェクトの変更依頼を追跡できるように設計されています。
ClickUpプラットフォーム上でこれらの方法のいずれかを使用して変更リクエストが送信されると、リクエストは作業スペースにアドオンされ、指定したプロジェクトに従ってファイリングされます。変更リクエストフォームの各セクションには、関連情報を含むカスタムフィールドが作成されるので、リクエストの詳細をいつでもビューできます。🔎
変更リクエストを作成する3つのヒント
さて、基本を押さえたところで、変更リクエストプロセスを次のレベルに引き上げる方法をいくつか見てみましょう。
**1.プロのように書く
ClickUp AIは、プロジェクト概要、レッスンプラン、その他のドキュメントを生成し、ワークフローをスピードアップします。
その ClickUp AIライティング・アシスタント を使えば、よりクリアされた簡潔な文章を書くことができます。
2.変更リクエストフォームをカスタマイズして共有する。
ClickUp変更依頼テンプレートはフルカスタマイズ可能です。🪄
フィールドを編集したり、不要なフィールドをフォームから削除したり、表示したいフィールドを追加したりできます。例: リクエスト者の部署、役割、電話番号のフィールドを含めることができます。
フォームに満足したら、チームで共有したり、ウェブサイトにアップロードして誰でもアクセスできるようにすることができます。
**3.プロセスを継続的に微調整する
変更リクエストを完了するたびに、次の方法を探しましょう。 プロセスを改善する をさらに改善する。あなたの目標は、あなたとあなたのチームが変更を検討するたびに従うことができる標準フォーマットとプロセスを作成することです。
管理方法 変更要求について
変更依頼フォームを管理し続けるには、それなりの努力が必要です。複数の変更依頼をこなしていると、圧倒されてしまうかもしれません。👀
WordやExcelの文書を使って管理することもできます。しかし、プロジェクトや提案された変更の規模が大きければ、手作業はすぐに通用しなくなります。
幸運なことに、プロジェクト管理ソフトウェアや プロセス自動化ツール プロジェクトの大小にかかわらず、変更要求プロセスのあらゆる側面を合理化します。
ここでもClickUpが威力を発揮し、すべての変更依頼を明確にビューすることができます。また、各リクエストがプロセスのどの段階にあるかを追跡し、それをチームに伝えることもできます。
ビューフォーマットが選べます。
クリックアップでは、あなたやチームが提出したすべての変更依頼を確認し、管理することができます。表示フォーマットも選択できます。
フルカスタマイズ可能なカンバンボードビューで、タスクやプロジェクトを一目で把握し、ドラッグ＆ドロップ、並べ替え、フィルタリングが簡単に行えます。
例
- 変更要求フォームビューでは、新しい要求を提出することができます。
- リクエストリストビューでは、処理中のすべての変更リクエストをプロジェクト別に表示します。
- ステータス ボード ビューでは、各リクエストの進捗状況がステータス別にリアルタイムで表示されます。
- リクエストテーブル ビューでは、優先度別にすべての変更リクエストが表示され、リクエストの詳細情報にアクセスできます。
- プロジェクト場所ビューは、各リクエストのプロジェクト場所を表示します。
進捗状況を把握するためのステータスを表示します。
変更要求が提出されたら、承認プロセスのフェーズが進むにつれて、その進捗を追跡す ることが重要です。これをやること は、選択したビューフォーマットでステータスを更新することで可能です。
ClickUpのステータスオプションには以下のものがあります：
- 新規リクエスト
- 担当レビュアー
- レビュー中
- 却下
- 実施
- 実施済み
プロセスに合わせてカスタムステータスを作成することもできます。
ClickUpでカスタムステータスを作る
変更要求が最終的に承認されたら、すでにシステム上にある情報を使って、実施するためのClickUpタスクを作成するだけです。その後 進捗を追跡します。 完了する。
クリアされたコミュニケーション。
ClickUpはプロジェクトコミュニケーションを簡素化し、電子メールや紛失しやすいドキュメントをなくすことで、チームが同じページを維持できるようにします。
上記で説明したビューとステータスのオプションにより、チームや他の利害関係者が一目で変更要求の最新情報を把握することができます。また、以下の設定も可能です。 自動化通知 ステータスが変更されたときにトリガーされる。
そして ユーザーの役割と許可 を使用すると、誰が何を見るかを選択できるようになります。例えば、チームメンバーには、あなたが仕事しているすべての変更要求にアクセスできるようにし、クライアントには、彼らが関与しているプロジェクトにのみアクセスできるようにすることができます。
**ClickUpは他に何をやることができますか？
ClickUpの機能はそれだけではありません。トップクラスの生産性・プロジェクト管理ツールとして、ビジネスのあらゆる側面を効率化し、エネルギー、時間、コストを節約します。💸
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タスクやプロジェクトに測定可能な目標を設定し、タイムラインや定量化可能なターゲットを設定することで、より効果的に目標を達成することができます。
例
- 設定ClickUp 目標* 拡張機能のテンプレートライブラリを活用してプロジェクトスコープ,コミュニケーションをプランする プロジェクトの進捗状況を報告する。
- ClickUpのAIライティング・アシスタントを使って下書きと企画書を管理* ですべてのプロジェクトを自動化。プロジェクト管理テンプレート プランニング、優先順位付け、実施、進捗の追跡を支援します。
- チームがどこにいても、リアルタイムまたは非同期でチャットできます。
- プロジェクト管理テンプレートプロジェクトとタスクのすべてを把握するhttps://clickup.com/features/dashboards クリックアップダッシュボード /クリックアップダッシュボード
- Asana、Google Drive、Slack、Teams、HubSpot、Microsoft Outlookなど、幅広い統合機能でClickUpを技術スタックの他の要素と接続。
Streamline Change Requests With the Right Tools
変更リクエストとは、プロジェクトプラン、製品、システムを変更するための提案です。どのようなプロジェクトやビジネスでもほぼ避けられないもので、プロジェクトのスコープ、予算、時間枠に影響を与える可能性があります。
これらの影響を破壊的なものにするのではなく、ポジティブなものにするためには、適切に管理された変更要求システムが必要です。リクエストを簡単に提出し、進捗を追跡し、全体を通して明確な説明責任と透明性を維持できるシステムです。
ClickUpは、これらすべてをやることです。カスタマイズ可能な変更リクエストフォームから承認、実施まで、ClickUpは変更管理ワークフローを合理化し、時間、コスト、手間を削減します。🤩 ClickUpに無料登録する .