In un mondo perfetto, ogni progetto inizierebbe, resterebbe e finirebbe nei tempi previsti ed esattamente come pianificato. Tutti i membri del team completerebbero le loro attività e le loro consegne prima del tempo.
Il budget rimarrebbe invariato per tutta la durata del progetto. Gli stakeholder sarebbero completamene soddisfatti della qualità del vostro lavoro.
Possiamo certamente sognare, ma in realtà nessun progetto è perfetto. Un piano adeguato aiuta il team a evitare i problemi più comuni project management come le scadenze non rispettate e le richieste inaspettate di lavoro aggiuntivo.
Riducete al minimo questi ostacoli definendo l'ambito del progetto prima di iniziare il lavoro. Con la definizione di aspettative chiare e l'assunzione di responsabilità, voi e il cliente avrete una base solida per iniziare il progetto e prevenire l'insorgere di problemi.
Questa guida vi spiega come costruire una solida dichiarazione dell'ambito del progetto e fornisce alcuni dei migliori provider per iniziare! Il nostro modelli di project management e all-in-one strumenti per la produttività vi aiuteranno a potenziare il modo in cui gestite e implementate l'ambito del progetto.
Siete pronti?
Che cos'è l'ambito del progetto?
L'ambito del progetto è una dichiarazione documentata di tutto ciò che contribuisce all'esito positivo di un progetto. Definisce il progetto completo ambito di lavoro e i requisiti di un progetto, spiegando cosa è incluso e cosa no.
Tutte queste specifiche vengono registrate e conservate in una dichiarazione di portata del progetto. Per dirla in parole povere, una dichiarazione d'ambito valuta e delinea un progetto nella sua interezza prima ancora che qualcuno inizi a lavorare. Fornisce una ripartizione dettagliata di tutto il lavoro che il team del progetto eseguirà e stabilisce le aspettative su come e quando il lavoro sarà completato.
Un documento d'ambito serve come progetto di base. È un passaggio importante nel del project management perché consolida tutte le informazioni importanti che i principali stakeholder dovrebbero conoscere.
Un documento sull'ambito del progetto include tipicamente i seguenti elementi:
- Obiettivi del progetto : una panoramica di alto livello sugli oggetti del progetto
- Stakeholders del progetto : le persone coinvolte nel progetto
- Risorse assegnate : come i membri del team, il budget e la tecnologia
- **Vincoli del progetto limiti di tempo, persone e costi entro i quali si deve operare
- **Sequenza : tempi entro i quali si deve completare ogni parte del progetto
- Deliverables : i risultati tangibili del progetto completato
- Esclusioni: ciò che il progetto non includerà, ovvero i lavori fuori ambito
I vantaggi della definizione dell'ambito del progetto
Senza un ambito di progetto chiaramente definito, il team può facilmente perdersi. L'ambito del progetto protegge il team dal fallimento del progetto e consente di procedere verso gli obiettivi finali.
Ecco alcuni motivi chiave per cui definire l'ambito del progetto prima di iniziare il lavoro è vantaggioso per il team:
- Evitarel'insinuarsi dell'ambito**Impedire che il lavoro si espanda oltre i suoi limiti chiarendo esattamente cosa è incluso e cosa no. Definite i confini del progetto ed evitate che il team si estenda eccessivamente o si esaurisca.
- Stabilire le linee guida per le modifiche A nessuno piacciono i cambiamentii requisiti del progettoma succede. Mettete in atto processi per modificare l'ambito in modo da non avere un impatto significativo e inaspettato sul team.
- Mantenere i progetti in carreggiata: Cancellatisequenza del progetto creano account e mantengono i progetti in movimento. Stabilisce anche i modi per misurare lo stato di avanzamento del team verso gli obiettivi attraverso le scadenze, le attività cardine e le consegne.
- Gestire le aspettative: Mantenere il team, i client e gli stakeholder sulla stessa pagina, in modo che tutti conoscano le responsabilità, i risultati attesi e le date di scadenza critiche.
- Ridurre i rischi: Ascoltate e monitorate i potenziali fattori di rischio, come lo sforamento del budget o il ritardo rispetto alla tabella di marcia. La consapevolezza è essenziale per anticipare ed evitare facilmente il fallimento del progetto.
Come scrivere una dichiarazione d'ambito del progetto in 7 passaggi
Ogni piccola lacuna nell'ambito del progetto lascia spazio sufficiente per una sua deviazione. Ecco perché il documento sull'ambito del progetto deve coprire tutti i parametri che le parti interessate devono conoscere sul progetto.
Ecco come scrivere una dichiarazione d'ambito del progetto completa e chiara in sette semplici passaggi:
1. Identificare le parti interessate
Mantenete tutti sulla stessa pagina ottenendo l'approvazione dell'ambito da parte di tutti i soggetti interessati parti interessate al progetto -Tutti coloro che hanno voce in capitolo sull'andamento del progetto. Questo è il miglior processo di project management per garantire che la dichiarazione dell'ambito sia realistica e realizzabile.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/06/ClickUp-Stakeholder-Map-Template.png Modello di mappa degli stakeholder di ClickUp /$$$img/
Utilizzate la funzionalità di lavagna online di ClickUp per identificare gli stakeholder più importanti del vostro progetto con questo semplice modello precostituito
Create una mappa degli stakeholder per elencare tutte le persone importanti coinvolte nel progetto, in modo da avere un'idea delle persone che possono aiutarvi a correre verso l'esito positivo del progetto. Per fortuna, Il modello di Mappa delle parti interessate di ClickUp che rende mappa degli stakeholder e piano facile da organizzare! Scarica il modello di Mappa degli stakeholder Identificate tutti gli stakeholder che prendono decisioni che influenzano il vostro progetto, tra cui:
- Stakeholder interni: Membri del team, gestori del team e dirigenti
- Interlocutori esterni: Client, loro utenti o clienti, venditori e investitori
Coinvolgete questi stakeholder durante la definizione dell'ambito del progetto, in modo che tutti abbiano chiaro cosa aspettarsi dal progetto e come possono contribuire al suo esito positivo. Ottenete il loro feedback, fate un brainstorming di idee e rielaborate gli obiettivi, se necessario.
2. Definite con chiarezza gli obiettivi essenziali del progetto per il vostro client
La parola "progetto" potrebbe iniziare con la "P", ma in realtà ogni progetto inizia con un "perché" 😏
Chiarire il progetto oggetti dovrebbe essere il primo passaggio nella definizione dell'ambito del progetto perché spiega **perché_il_lavoro è necessario.
Una volta compreso il perché il client sta perseguendo questo progetto, voi e il vostro team saprete su cosa si concentrerà quando valuterà il vostro lavoro. Adattate i vostri prodotti in base a questi oggetti e ci sono buone probabilità che il client sia soddisfatto.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/image11-1-1400x1149.png ClickUp Monitoraggio degli obiettivi /$$$img/
Rimanete in carreggiata per raggiungere i vostri obiettivi con Sequenze chiare, traguardi misurabili e monitoraggio automatico dello stato
Gli obiettivi del progetto formano anche il vostro ruolo di consulenti strategici. Al di là delle consegne tangibili, potete anche offrire suggerimenti su come i client possono raggiungere i loro oggetti per conquistarli.
Ponetevi queste domande per definire i vostri obiettivi:
- Quali risultati sperate di ottenere?
- In che modol'esito positivo del progetto sarà misurato?
- Esistono specifichemetriche o KPI da monitorare per fare un benchmark delle prestazioni?
Una volta fissati gli obiettivi specifici, usateli per aiutare il team a creare lavori di alta qualità nel rispetto dello scopo. I clienti, soprattutto quelli nuovi o esigenti, possono cercare di imporre attività o dare suggerimenti che non hanno a che fare con l'oggetto del progetto. Forse si attardano a farvi pervenire il feedback in tempo.
Promemoria degli oggetti del progetto quando si presentano i problemi (e forse anche prima). È sempre un'ottima idea mostrare come le consegne e le attività - se completate entro le date di scadenza assegnate - lavorino per raggiungere questi obiettivi!
E se necessario, respingete i suggerimenti dell'ultimo minuto del cliente che non sono in linea con la sua stella polare, mostrando loro esattamente come le modifiche suggerite potrebbero alterare il progetto sequenza del progetto .
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Riprogrammazione dipendenze per visualizzare l'impatto delle modifiche della data di scadenza sulle attività nella vista Gantt di ClickUp
Mostrando in modo specifico al client l'impatto di un cambiamento piccolo o grande nel progetto, si visualizza senza pregiudizi l'impatto sul flusso di lavoro. E lo capiamo: alcuni client sono esigenti.
Fortunatamente, non dovrete cedere a richieste casuali o dell'ultimo minuto, mostrando chiaramente l'impatto delle richieste e il percorso migliore per mantenere i progetti all'interno dell'ambito e in linea con i tempi.
Quando scrivete i vostri obiettivi di progetto, tenete presente che Obiettivi SMART in mente. Definire obiettivi che siano:
- **specifici
- Measurable
- Araggiungibili
- Rrilevanti
- Tlimitati nel tempo
In questo modo si garantisce che l'ambito del progetto sia realistico e si impostano gli standard per la valutazione dell'esito positivo.
3. Allocare le risorse per ridurre al minimo il burnout e aumentare i profitti
Non si può decidere a cosa lavorerà il team se non si conoscono le risorse disponibili. E a meno che non stiate giocando a Minecraft in modalità creativa, non avete risorse infinite.
Ogni azienda è limitata dalle dimensioni dei suoi team, dal budget e dalla tecnologia.
L'ambito del progetto implica l'allocazione delle risorse per garantire che il progetto abbia sufficienti membri del team, tutta la tecnologia necessaria, e il giusto budget assegnato per avere successo. L'allocazione delle risorse è essenziale per pianificare esattamente come il vostro team dovrà completerà i vostri progetti .
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/11/image2-4.gif vista Carico di lavoro clickUp /$$$img/
Utilizzate la Vista Carico di lavoro di ClickUp per visualizzare chi è in vantaggio o in ritardo e trascinare facilmente le attività per riallocare le risorse
Per i gestori del progetto e i team leader, è essenziale utilizzare la vista del carico di lavoro di ClickUp la gestione del carico di lavoro in modo che i membri del team non dedichino troppe ore a uno specifico client. È anche utile disporre di uno strumento di Vista Carico di lavoro che possono impedire a un dipendente di lavorare più o meno di un altro.
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