Lebih dari 60% mahasiswa saat ini memenuhi kriteria untuk setidaknya satu masalah kesehatan mental, dan 97% institusi memiliki tim intervensi perilaku di kampus. Namun, sebagian besar tim CARE masih mengoordinasikan kasus melalui rantai email, laporan Maxient yang terpisah-pisah, dan catatan rapat yang tersimpan di kotak masuk seseorang.
Agen AI yang terintegrasi dalam platform manajemen proyek dapat mengotomatiskan penerimaan kasus, triase tingkat risiko, rujukan lintas departemen, dan pelacakan hasil sambil tetap mematuhi kontrol akses yang sesuai dengan FERPA.
Di bawah ini adalah prompt agen AI yang siap disalin yang dapat Anda tempelkan ke ClickUp untuk membangun ruang kerja manajemen kasus siswa yang lengkap dalam hitungan menit. Namun sebelum menggunakannya, ada baiknya Anda melihat masalah koordinasi yang ingin diatasi oleh sistem semacam ini. Bagi sebagian besar tim dukungan siswa, masalahnya bukanlah kurangnya rujukan. Masalahnya adalah rujukan tersebut datang dari terlalu banyak kantor yang tidak terhubung, sehingga sulit untuk melihat gambaran lengkapnya cukup dini untuk merespons dengan baik.
Siapa yang sebaiknya menggunakan pengaturan pengelolaan kasus siswa ini
Pengaturan ini dirancang untuk tim CARE, tim intervensi perilaku, kantor dekan mahasiswa, tim tata tertib mahasiswa, staf koordinasi konseling, manajer kasus, dan pemimpin urusan kemahasiswaan yang bertanggung jawab atas triase, rujukan, dan tindak lanjut di berbagai departemen. Pengaturan ini sangat berguna bagi institusi yang sudah menerima rujukan melalui beberapa sistem namun masih mengandalkan koordinasi manual untuk mengelola risiko, serah terima, dan visibilitas kasus.
Masalahnya: Tim CARE Anda Mengkoordinasikan Krisis Siswa Melalui Email dan Lembar Kerja
Para profesional urusan mahasiswa sudah memahami kenyataannya. Seorang anggota fakultas mengirimkan laporan perilaku yang mengkhawatirkan. Seorang penasihat asrama menandai seorang mahasiswa yang sudah berhari-hari tidak keluar dari kamarnya. Laporan Title IX masuk melalui portal online. Seorang penasihat akademik memperhatikan ada seorang mahasiswa yang tidak lagi menghadiri kelas. Setiap rujukan ini masuk ke sistem yang berbeda, diteruskan ke kantor yang berbeda, dan tim CARE atau BIT diharapkan dapat melihat gambaran lengkapnya selama rapat mingguan yang bergantung pada siapa pun yang ingat untuk membawa catatan mereka.
Permintaannya terus meningkat. Jumlah mahasiswa yang mencari bantuan di pusat konseling kampus meningkat hampir 40% antara tahun 2009 dan 2015 dan terus meningkat hingga pandemi. Studi Healthy Minds 2024–25 menemukan bahwa hampir 40% mahasiswa mengalami depresi sedang hingga berat, dengan 68% melaporkan bahwa kesulitan mental atau emosional memengaruhi prestasi akademik mereka. Mahasiswa-mahasiswa ini tidak datang dengan label yang jelas. Mereka muncul sebagai kasus perilaku, keluhan tempat tinggal, peringatan akademik, dan permintaan akomodasi disabilitas, seringkali melibatkan beberapa kantor secara bersamaan.
Hasilnya dapat diprediksi: upaya jangkauan yang tumpang tindih di mana tiga kantor menghubungi siswa yang sama tanpa mengetahui bahwa kantor lain telah melakukannya, serah terima yang terputus antara bagian perilaku siswa dan konseling, rencana intervensi yang hanya ada dalam notulen rapat, serta tidak adanya cara sistematis untuk melacak apakah siswa yang dirujuk benar-benar terhubung dengan sumber daya yang telah direkomendasikan kepadanya.
Bagaimana Universitas Miami mengatasi hal ini: Pusat Eksplorasi dan Kesuksesan Karier Universitas Miami menggunakan ClickUp untuk mengelola lebih dari 200 acara mahasiswa per tahun dengan tingkat keberhasilan 98%, melibatkan 19.107 mahasiswa melalui proses terstandarisasi dan pelacakan terpusat.
Michael Turner, Wakil Direktur:
ClickUp adalah alat yang sangat berguna yang kami gunakan untuk tetap terorganisir dan mengikuti perkembangan acara. Platform ini telah memberikan kami repositori pengetahuan.
ClickUp adalah alat yang sangat berguna yang kami gunakan untuk tetap terorganisir dan mengikuti perkembangan acara. Platform ini telah memberikan kami repositori pengetahuan.
Nilai yang sama juga berlaku dalam manajemen kasus siswa. Bukan untuk menggantikan sistem disiplin atau konseling, melainkan untuk menciptakan lapisan operasional yang terintegrasi seputar rujukan, serah terima, dan tindak lanjut. Cara tercepat untuk menguji model tersebut adalah dengan membuat pengaturan manajemen kasus siswa yang berfungsi di dalam platform manajemen proyek Anda.
Ingin mencoba model serupa dalam alur kerja CARE atau BIT Anda sendiri? Mulailah dengan prompt di bawah ini dan sesuaikan dengan struktur tim, volume rujukan, serta persyaratan kepatuhan Anda.
Nilai yang sama juga berlaku dalam manajemen kasus siswa. Bukan untuk menggantikan sistem disiplin atau konseling, melainkan untuk menciptakan lapisan operasional yang terintegrasi seputar rujukan, serah terima, dan tindak lanjut. Cara tercepat untuk menguji model tersebut adalah dengan membuat pengaturan manajemen kasus siswa yang berfungsi di dalam platform manajemen proyek Anda.
Ingin mencoba model serupa dalam alur kerja CARE atau BIT Anda sendiri? Mulailah dengan prompt di bawah ini dan sesuaikan dengan struktur tim, volume rujukan, serta persyaratan kepatuhan Anda.
Nilai yang sama juga berlaku dalam manajemen kasus siswa. Bukan untuk menggantikan sistem disiplin atau konseling, melainkan untuk menciptakan lapisan operasional yang terintegrasi seputar rujukan, serah terima, dan tindak lanjut. Cara tercepat untuk menguji model tersebut adalah dengan membuat pengaturan manajemen kasus siswa yang berfungsi di dalam platform manajemen proyek Anda.
Ingin mencoba model serupa dalam alur kerja CARE atau BIT Anda sendiri? Mulailah dengan prompt di bawah ini dan sesuaikan dengan struktur tim, volume rujukan, serta persyaratan kepatuhan Anda.
Ingin mencoba model serupa dalam alur kerja CARE atau BIT Anda sendiri? Mulailah dengan prompt di bawah ini dan sesuaikan dengan struktur tim, volume rujukan, serta persyaratan kepatuhan Anda.
Petunjuk: Buat Ruang Kerja Manajemen Kasus Siswa Anda dengan AI
Salin prompt ini, tempelkan ke ClickUp Brain untuk membuat ClickUp Super Agent Anda sendiri, isi detail institusi Anda, dan Anda akan mendapatkan ruang kerja manajemen kasus mahasiswa yang lengkap dengan alur kerja penerimaan, kerangka kerja penilaian risiko, pelacakan rujukan, dan dokumentasi hasil.
Hasilnya akan memberikan draf awal yang solid untuk struktur operasional Anda, termasuk hierarki tugas, logika triase, alur kerja yang sensitif terhadap izin, dan titik pemeriksaan tindak lanjut. Tim Anda kemudian dapat menyesuaikannya agar sesuai dengan volume kasus, struktur kampus, dan lingkungan kepatuhan Anda.
Hasilnya akan memberikan draf awal yang solid untuk struktur operasional Anda, termasuk hierarki tugas, logika triase, alur kerja yang sensitif terhadap izin, dan titik pemeriksaan tindak lanjut. Tim Anda kemudian dapat menyesuaikannya agar sesuai dengan volume kasus, struktur kampus, dan lingkungan kepatuhan Anda.
Prompt:
→ Siap untuk membuat Super Agent pertama Anda?
Buka ClickUp Brain dan tempelkan prompt di atas untuk membuat Super Agent khusus untuk Workspace Anda.
Setelah blueprint agen Anda dibuat, langkah selanjutnya adalah mengubahnya menjadi ruang kerja praktis yang dapat digunakan tim manajemen kasus Anda setiap hari.
Cara Mengaturnya di ClickUp (4 Langkah)
Sebelum Anda menyiapkan Space, kumpulkan data dukungan siswa yang sudah digunakan tim Anda dari berbagai sumber, seperti rujukan, catatan kasus, peringatan dini, serah terima antar departemen, dan pelaporan kepatuhan. Data tersebut biasanya mencakup data identitas siswa, sumber rujukan, jenis masalah, tingkat risiko saat ini, manajer kasus yang ditugaskan, riwayat intervensi sebelumnya, tujuan rujukan, serta persyaratan penanganan FERPA atau Title IX. Memulai dengan data masukan yang terorganisir dengan baik akan membuat otomatisasi, dasbor, dan alur kerja serah terima Anda jauh lebih andal.
- Buat Struktur Ruang Kerja Anda Buat Ruang khusus bernama Manajemen Kasus Siswa. Tambahkan empat folder dengan pengaturan izin yang ketat sejak awal: Kasus Aktif untuk kasus terbuka yang diorganisir berdasarkan tingkat risiko, Rujukan & Peringatan Dini untuk rujukan baru, peringatan akademik, dan rujukan mandiri yang menunggu tinjauan, Koordinasi Antar Departemen untuk rujukan yang dikirim ke layanan konseling, layanan disabilitas, perilaku, Title IX, dan sumber daya eksternal, serta Pelaporan & Kepatuhan untuk pelaporan agregat, pelacakan Clery, jadwal Title IX, dan ringkasan hasil kasus.
- Konfigurasikan Bidang Kustom pada Setiap Tugas Kasus Tambahkan Bidang Kustom ke templat tugas kasus Anda sehingga setiap kasus siswa mencakup data kunci yang dibutuhkan tim Anda untuk melakukan triase, koordinasi, dan mendokumentasikan dukungan secara konsisten. Sertakan bidang untuk ID siswa, sumber rujukan, jenis masalah, tingkat risiko, manajer kasus, status pelepasan FERPA, tanggal kontak terakhir, rujukan yang dikirim, dan status hasil. Struktur yang konsisten ini membuat dasbor, otomatisasi, dan koordinasi kasus menjadi jauh lebih andal.
- Tempelkan Prompt ke ClickUp Brain Buka ClickUp Brain di Ruang baru Anda dan tempelkan prompt di atas. Isi variabel Anda, termasuk nama institusi, komposisi tim, volume rujukan bulanan, persyaratan kepatuhan, dan alat yang digunakan saat ini. Gunakan hasil yang dihasilkan untuk membuat draf awal alur kerja penerimaan, kerangka kerja penilaian risiko, pelacak rujukan, dan dasbor kepatuhan, lalu sesuaikan dengan proses manajemen kasus institusi Anda.
- Atur Otomatisasi untuk Manajemen Berkelanjutan Buat otomatisasi agar penanganan kasus siswa tetap berjalan tanpa perlu tindak lanjut manual yang terus-menerus. Gunakan aturan untuk memberi tahu staf piket tentang kasus krisis, tingkatkan risiko saat rujukan menumpuk, dorong tugas tindak lanjut setelah rapat, tandai rujukan yang tidak hadir, dan jadwalkan tinjauan penutupan agar tidak ada siswa yang terlewatkan.
Buatlah ruang khusus bernama "Manajemen Kasus Siswa". Tambahkan empat folder dengan pengaturan izin yang ketat sejak awal: "Kasus Aktif" untuk kasus yang sedang berjalan yang disusun berdasarkan tingkat risiko, "Rujukan & Peringatan Dini" untuk rujukan baru, peringatan akademik, dan rujukan mandiri yang menunggu tinjauan, "Koordinasi Antar-Bagian" untuk rujukan yang dikirim ke layanan konseling, layanan disabilitas, bagian perilaku, Title IX, dan sumber daya eksternal, serta "Pelaporan & Kepatuhan" untuk pelaporan agregat, pelacakan Clery, jadwal Title IX, dan ringkasan hasil kasus.
Tambahkan Bidang Kustom ke templat tugas kasus Anda sehingga setiap kasus siswa mencakup data penting yang dibutuhkan tim Anda untuk melakukan triase, koordinasi, dan mendokumentasikan dukungan secara konsisten. Sertakan bidang untuk ID siswa, sumber rujukan, jenis masalah, tingkat risiko, manajer kasus, status pelepasan FERPA, tanggal kontak terakhir, rujukan yang dikirim, dan status hasil. Struktur yang konsisten ini membuat dasbor, otomatisasi, dan koordinasi kasus menjadi jauh lebih andal.
Buka ClickUp Brain di Ruang baru Anda dan tempelkan prompt di atas. Isi variabel Anda, termasuk nama institusi, komposisi tim, volume rujukan bulanan, persyaratan kepatuhan, dan alat yang digunakan saat ini. Gunakan hasil yang dihasilkan untuk membuat draf awal alur kerja penerimaan, kerangka kerja penilaian risiko, pelacak rujukan, dan dasbor kepatuhan, lalu sesuaikan dengan proses manajemen kasus institusi Anda.
Buat otomatisasi untuk memastikan penanganan kasus siswa tetap berjalan tanpa perlu tindak lanjut manual yang terus-menerus. Gunakan aturan untuk memberi tahu staf piket tentang kasus krisis, tingkatkan tingkat risiko saat rujukan menumpuk, dorong tugas tindak lanjut setelah rapat, tandai rujukan yang tidak hadir, dan jadwalkan tinjauan penutupan agar tidak ada siswa yang terlewatkan.
Siap mengubah alur kerja ini menjadi sistem yang dapat diulang? Buat Workspace Anda di ClickUp.
💡 Tips Pro: Mulailah dengan satu alur kerja, seperti penerimaan dan triase atau rujukan lintas departemen, sebelum menerapkan sistem ini ke seluruh operasi CARE atau BIT. Uji coba skala kecil akan membantu tim Anda menyempurnakan templat, izin, dan logika eskalasi sebelum melakukan skalabilitas.
Kolom Kustom yang Direkomendasikan untuk Tugas Manajemen Kasus Siswa
Kolom-kolom ini menciptakan catatan operasional yang konsisten di seluruh proses penerimaan, triase, rujukan, intervensi, dan hasil kasus.
| Bidang | Jenis | Tujuan |
|---|---|---|
| Nomor Induk Mahasiswa | Teks singkat | Pengidentifikasi siswa yang unik |
| Sumber Rujukan | Menu tarik-turun | Dosen, Staf, Mahasiswa, Rujukan Mandiri, Anonim |
| Jenis Masalah | Menu tarik-turun | Akademik, Perilaku, Kesehatan Mental, Perilaku, Keselamatan, Keuangan, Perumahan |
| Tingkat Risiko | Menu tarik-turun | Tingkat 1, Tingkat 2, Tingkat 3, Tingkat 4, Tingkat 5 |
| Manajer Kasus | Orang | Anggota staf utama yang bertanggung jawab atas koordinasi |
| Status Persetujuan FERPA | Menu tarik-turun | Tersimpan, Tidak tersimpan, Tidak diperlukan |
| Tanggal Kontak Terakhir | Tanggal | Kontak siswa atau kantor terbaru |
| Rujukan yang Dikirim | Label atau Hubungan | Konseling, Bimbingan, Perilaku, Title IX, Bantuan Keuangan, Layanan Disabilitas, Sumber Daya Eksternal |
| Status Hasil | Menu tarik-turun | Aktif, Dipantau, Selesai, Dirujuk ke pihak eksternal, Dibatalkan |
| Tingkat Urgensi | Menu tarik-turun | Darurat/Krisis, Tinggi, Sedang, Rendah/Informatif |
| Status Keterlibatan | Menu tarik-turun | Terhubung, Tidak hadir, Layanan ditolak, Daftar tunggu, Sedang berlangsung |
| Status Persetujuan | Menu tarik-turun | Persetujuan siswa telah diperoleh, Persetujuan terbatas, Tidak memerlukan persetujuan |
📘 Baca Juga: Lihat semua jenis bidang kustom untuk menentukan bidang mana yang paling sesuai dengan alur kerja hibah Anda.
Contoh Otomatisasi Utama untuk Manajemen Kasus Siswa
Setelah Bidang Kustom Anda disiapkan, buat otomatisasi yang memastikan alur kerja triase, rujukan, intervensi, dan tindak lanjut berjalan lancar tanpa perlu tindak lanjut manual berulang.
| Kapan… | Kemudian… |
|---|---|
| Rujukan baru ditandai sebagai Segera/Krisis | Segera beritahu staf piket dan petugas keamanan kampus, lalu alokasikan kasus tersebut ke alur kerja krisis |
| Seorang siswa menerima rujukan terbuka kedua sementara kasus aktif sudah ada | Tandai kasus untuk tinjauan duplikat dan tingkatkan prioritas tinjauan risiko |
| Rujukan telah dikirim, namun siswa tidak merespons dalam jangka waktu yang diharapkan | Beritahu manajer kasus dan buat tugas tindak lanjut |
| Seorang siswa diberi Tingkat Risiko 4 atau 5 | Aktifkan alur kerja intervensi intensif dan beritahukan kepada seluruh tim tanggap darurat |
| Tanggal tindak lanjut tiba tanpa ada catatan kontak terbaru | Buat tugas tindak lanjut dan tetapkan kepada manajer kasus |
| Sebuah kasus ditandai sebagai Selesai | Jadwalkan titik pemeriksaan tinjauan penutupan dan buat prompt ringkasan hasil |
📘 Baca Juga: Pelajari cara kerja Bidang Kustom dalam Otomatisasi
Hal-hal yang Ditangani Agen Selama Siklus Dukungan Siswa
Agen AI untuk manajemen kasus siswa bukanlah chatbot yang memberikan saran kepada siswa. Ini adalah sistem yang berjalan di dalam ruang kerja manajemen proyek Anda dan menangani pekerjaan koordinasi yang terstruktur dan berulang yang saat ini dilakukan secara manual oleh tim CARE Anda, termasuk mengarahkan rujukan, melacak intervensi, mengelola serah terima antar kantor, dan mendokumentasikan apakah siswa benar-benar terhubung dengan dukungan.
| Tahap Siklus Hidup | Tugas Agen | Apa yang Digantikannya |
|---|---|---|
| Penerimaan dan triase kasus | Menstandarkan rujukan, menetapkan tingkat urgensi, menandai duplikat, dan mengarahkan kasus ke alur kerja yang tepat | Rantai email, catatan spreadsheet, dan catatan penerimaan yang tidak konsisten |
| Penilaian risiko | Melacak faktor risiko, memperbarui prioritas kasus, dan mendukung eskalasi berdasarkan tingkat | Ingatan tim, penilaian manual, dan tebak-tebakan dalam rapat mingguan |
| Rujukan antar departemen | Melacak ke mana rujukan dikirim, apakah siswa telah terhubung, dan tindak lanjut apa yang diperlukan | Proses serah terima yang terputus-putus dan ketidakjelasan tanggung jawab antar unit kerja |
| Pelacakan intervensi | Menyimpan garis waktu kronologis dari kegiatan penjangkauan, pertemuan, intervensi, dan keputusan kasus | Catatan yang tersembunyi di kotak masuk, notulen rapat, atau catatan kantor terpisah |
| Kepatuhan dan pelaporan | Mendukung pelacakan yang memperhatikan izin, pelaporan agregat, dan pengelolaan timeline untuk kewajiban terkait Clery atau Title IX | Lembar kerja pelaporan terpisah dan tinjauan kepatuhan reaktif |
| Tanggapan peringatan dini | Mengubah pola peringatan akademik dan perilaku menjadi kasus aktif ketika risiko meningkat | Pemberitahuan satu saluran yang tidak pernah digabungkan menjadi gambaran menyeluruh |
Tidak seperti alat AI pada umumnya, ini adalah ClickUp Super Agent yang berjalan di dalam ruang kerja yang sama tempat tim Anda sudah mengelola tugas. Setiap tindakan dilakukan di tempat orang-orang sudah bekerja. Tidak perlu login tambahan, tidak perlu memeriksa sistem terpisah.
Ingin melihat bagaimana Super Agents bekerja di lingkungan ClickUp yang sebenarnya? Tonton panduan di bawah ini untuk melihat bagaimana alur kerja, tugas, dan otomatisasi yang dihasilkan AI diterapkan dalam praktik.
Variasi untuk Jenis Institusi yang Berbeda
Prompt di atas dapat digunakan di semua institusi pendidikan tinggi yang menggunakan ClickUp. Sesuaikan prompt tersebut dengan institusi Anda:
| Jenis Institusi | Penyesuaian Utama |
|---|---|
| Universitas riset R1 | Gunakan prompt lengkap ini apa adanya. Tambahkan struktur tim yang lebih kompleks, volume rujukan yang lebih tinggi, dan koordinasi yang lebih erat antar unit bimbingan akademik, disiplin, perumahan, dan konseling. |
| Universitas regional | Pertahankan struktur pengelolaan kasus secara keseluruhan, namun sederhanakan jalur rujukan spesialis di mana jumlah unit yang terlibat lebih sedikit. Prioritaskan serah terima yang efisien dan pelaporan skala menengah. |
| Perguruan tinggi seni liberal | Fokus pada intervensi intensif, koordinasi tim kecil, dan serah terima yang memerlukan izin di lingkungan dukungan siswa yang erat. |
| Perguruan tinggi komunitas | Berfokuslah pada penjangkauan mahasiswa komuter, masalah keuangan dan akademik, rujukan dari komunitas eksternal, serta tim-tim kecil yang menangani berbagai peran. |
| Sekolah kejuruan atau vokasi | Fokus pada intervensi terkait kemajuan, masalah kehadiran, hambatan perumahan atau transportasi jika relevan, serta jalur rujukan yang efisien. |
Lakukan Manajemen Kasus Siswa di Satu Tempat
Manajemen kasus siswa menjadi tidak efektif ketika rujukan, catatan intervensi, peringatan dini, dan serah terima antar departemen tersimpan di sistem yang terpisah tanpa tampilan operasional yang terintegrasi. Dengan ClickUp Brain, Bidang Kustom, dan Otomatisasi, institusi Anda dapat mengubah penerimaan kasus, triase, pelacakan rujukan, dan tindak lanjut intervensi menjadi satu sistem operasional yang dapat diulang.
Tujuannya bukanlah untuk menggantikan sistem disiplin, catatan konseling, atau sistem pencatatan institusional Anda. Tujuannya adalah untuk mengurangi beban koordinasi di sekitar sistem-sistem tersebut, meningkatkan transparansi di seluruh proses dukungan, dan memastikan tidak ada siswa yang terlewat di antara departemen. Mulailah dengan panduan di atas, sesuaikan dengan struktur tim dan persyaratan kepatuhan Anda, lalu bangun pengaturan yang benar-benar dapat digunakan tim Anda setiap hari.
Mulailah secara gratis dengan ClickUp.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah agen AI dapat menangani informasi siswa yang dilindungi oleh FERPA?
Ya, dengan konfigurasi yang tepat. Ruang kerja ini menggunakan izin berbasis peran sehingga hanya anggota tim CARE yang berwenang yang dapat melihat detail kasus. ClickUp mendukung sertifikasi SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, dan ISO 42001, integrasi SSO, serta enkripsi saat data disimpan dan saat ditransmisikan. Izin tingkat kasus dapat membatasi visibilitas hanya kepada anggota tim tertentu. Tidak ada data yang digunakan untuk melatih model AI. Petugas FERPA institusi Anda harus meninjau pengaturan izin selama proses penyiapan.
Apakah ini menggantikan Maxient atau sistem manajemen perilaku siswa lainnya?
Tidak. Maxient dan platform serupa adalah sistem pencatatan perilaku yang dirancang untuk pengambilan keputusan, pemberian sanksi, dan pencatatan kepatuhan. Ruang kerja agen AI adalah lapisan koordinasi dan alur kerja tempat tim CARE Anda melakukan triase kasus, melacak rujukan, mendokumentasikan intervensi, dan mengelola serah terima antar departemen. Banyak institusi menggunakan keduanya: Maxient sebagai sistem pencatatan resmi untuk perilaku, dan ClickUp sebagai lapisan operasional untuk koordinasi pengelolaan kasus.
Bagaimana hal ini membantu sistem peringatan dini?
Petugas mengubah pemicu peringatan dini (tidak hadir di kelas, penurunan nilai, kekhawatiran dosen) menjadi tugas manajemen kasus ketika pola menunjukkan risiko yang meningkat. Alih-alih seorang dosen mengirimkan peringatan yang diteruskan ke satu penasihat, sistem ini menggabungkan peringatan tersebut bersama rujukan perilaku dan sinyal lainnya untuk memberikan gambaran menyeluruh kepada tim CARE. Ini adalah pendekatan koordinasi yang sama yang digunakan untuk alur kerja pendidikan tinggi lainnya seperti kepatuhan dan manajemen hibah.
Bagaimana dengan privasi siswa ketika melibatkan beberapa departemen?
Ruang kerja ini menerapkan akses "need-to-know" melalui sistem izin ClickUp. Seorang manajer kasus dapat melihat seluruh riwayat kasus. Kontak rujukan dari pusat konseling hanya melihat bahwa rujukan telah dibuat dan apakah siswa tersebut telah terhubung, bukan detail perilaku yang mendasarinya. Seorang anggota fakultas yang mengirimkan laporan awal hanya melihat konfirmasi bahwa kasus tersebut telah diterima dan sedang ditangani. Tingkat izin sesuai dengan standar kepentingan pendidikan yang sah menurut FERPA.
Apakah ini hanya berguna untuk universitas besar yang memiliki tim CARE khusus?
Tidak. Perguruan tinggi komunitas dan institusi kecil dengan staf terbatas mendapatkan manfaat terbesar dari triase otomatis dan pelacakan rujukan karena mereka sering kali memiliki lebih sedikit orang yang menangani lebih banyak peran. Kantor urusan mahasiswa yang hanya beranggotakan dua orang mendapatkan alur kerja terstruktur, jalur eskalasi, dan jejak dokumentasi yang sama seperti tim CARE beranggotakan 15 orang di universitas riset. Prompt ini menyesuaikan skalanya berdasarkan ukuran tim dan volume rujukan Anda.