Jika Anda memimpin tim layanan atau perangkat lunak yang ramping, Anda mungkin mengenali pola ini. Papan sprint Anda penuh, eksperimen klien belum selesai, dan setiap "pertanyaan cepat" entah bagaimana selalu berakhir di piring Anda. Lalu, email klien yang berisiko tinggi tiba di kotak masuk Anda pada saat yang paling tidak tepat.
Bagi saya, momen itu terjadi pada Hari Tahun Baru.
Seorang klien yang kami anggap hampir pasti akan memperbarui kontraknya menulis, “Kami akan menunda. Tolong tagih kami untuk kelebihan penggunaan. Mari kita selesaikan hal-hal ini.”
Dulu, saya akan menghabiskan akhir pekan menatap kursor kosong, mencoba memikirkan setiap implikasi. Dampak pendapatan, risiko pengiriman, kapasitas tim, dan pemeliharaan hubungan. Kali ini, saya menyerahkan situasi tersebut kepada apa yang kini kami sebut dewan direksi AI—sekelompok kecil Super Agents ClickUp yang bertindak seperti rekan eksekutif yang ditunjuk di ruang kerja kami.
Sebagian besar tim sudah memiliki alat yang penuh dengan data. Yang mereka tidak miliki adalah lapisan manajemen AI yang andal yang mengubah perubahan tak terduga menjadi rencana yang tenang dan terstruktur.
Tentang Saya: CEO Hybrid Helix Consulting dan Ahli ClickUp
Saya Andrew, dan sebagai Konsultan Terverifikasi ClickUp, saya merancang sistem manajemen bertenaga AI untuk tim perangkat lunak yang ramping. Perusahaan saya, Hybrid Helix Consulting, menyediakan konsultasi dan bimbingan produktivitas untuk membantu tim bekerja lebih baik dengan alat yang sudah mereka gunakan.
Posting ini menjelaskan secara rinci bagaimana kami membangun dewan direksi AI di dalam ClickUp, dan bagaimana sistem tersebut menangani perubahan strategi klien yang nyata tanpa mengorbankan akhir pekan liburan saya atau hubungan dengan klien.
Mengapa Tim Lean Membutuhkan Dewan Direksi AI
Sebagai pendiri dan pemimpin tunggal, Anda hampir selalu menjadi penghubung untuk segala hal. Setiap eskalasi, setiap keputusan, setiap pertanyaan "apa yang harus kita lakukan di sini?" melewati pikiran Anda.
Anda memiliki terlalu banyak alat yang penuh dengan informasi. Anda memiliki papan sprint, komentar, dokumen, tiket, dan banyak email, tetapi semuanya hanya menyimpan potongan-potongan cerita. Dan tidak ada yang bertanggung jawab untuk membantu Anda memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya. Ini adalah Work Sprawl yang sedang terjadi. Dan itulah mengapa Anda merasa begitu kelelahan.
Masalahnya adalah ketidakhadiran sistem terintegrasi yang dapat membaca situasi, menganalisis kondisi, dan menyajikan keputusan terstruktur kepada Anda daripada informasi mentah. Celah itulah yang dirancang untuk diisi oleh dewan direksi AI kami.
👀 Tahukah Anda? 61% CEO sudah secara aktif mengadopsi agen AI. Mereka juga berencana untuk mengimplementasikannya secara besar-besaran.
Mengapa Kami Membangun Dewan Direksi AI di Dalam ClickUp?
Karena dewan direksi AI hanya sebaik konteks yang dapat dilihatnya.
Sebagian besar alat AI berada di luar lingkup pekerjaan Anda. Mereka merangkum dokumen, mengedit email, atau menjawab pertanyaan secara terpisah. Namun, mereka tidak dapat melihat bagaimana keputusan saling terhubung antar tugas, jadwal, percakapan, dan pekerjaan pengiriman. Itulah tepatnya mengapa Work Sprawl terus berlanjut. Konteks tetap terfragmentasi, dan para pemimpin masih harus menyatukan cerita tersebut sendiri.
ClickUp bekerja secara berbeda. Ini adalah ruang kerja AI terintegrasi pertama di dunia, di mana tugas, dokumen, obrolan, rencana sprint, dan keputusan berada dalam satu platform. Integrasi ini penting karena memberikan AI akses ke gambaran lengkap, bukan hanya satu artefak saja.
Ketika kami membangun dewan AI kami di dalam ClickUp, kami menambahkan lapisan manajemen di atas pekerjaan yang sudah terhubung. Super Agents dapat membaca percakapan aktif, memahami apa yang sedang berlangsung, merujuk pada keputusan historis, dan menulis kembali ke sistem yang sama. Hal ini memungkinkan mereka untuk membuat tugas, membentuk sprint, dan mencatat pelajaran tanpa perlu berpindah antar alat.
Dengan kata lain, ClickUp memberikan AI ruang untuk berpikir dalam konteks. Dan begitu AI dapat melihat sistem secara keseluruhan, ia dapat berhenti bertindak seperti chatbot dan mulai berperilaku seperti dewan direksi.
Masa depan produktivitas terletak pada integrasi semua konteks kerja dan interaksi ke dalam satu platform, di mana AI beroperasi secara ambient. AI ambient secara mulus terintegrasi ke dalam kehidupan pengguna dengan memanfaatkan konteks dan interaksi untuk mengantisipasi kebutuhan, memberikan wawasan, dan memberikan nilai tanpa memerlukan perintah eksplisit. Itulah masa depan kerja.
Masa depan produktivitas terletak pada integrasi semua konteks kerja dan interaksi ke dalam satu platform, di mana AI beroperasi secara ambient. AI ambient secara mulus terintegrasi ke dalam kehidupan pengguna dengan memanfaatkan konteks dan interaksi untuk mengantisipasi kebutuhan, memberikan wawasan, dan memberikan nilai tanpa memerlukan perintah eksplisit. Itulah masa depan kerja.
Bagaimana Sebenarnya Dewan Direksi AI Terlihat di ClickUp
Dewan AI kami bukanlah asisten tunggal atau prompt cerdas. Ini adalah sekelompok kecil Super Agents, masing-masing dengan mandat yang jelas, beroperasi di dalam ClickUp dengan akses ke konteks yang sama seperti yang digunakan oleh tim manusia kami.
Di pusat pengaturan ini terdapat apa yang kami sebut peta konteks triase untuk setiap klien.
Bagaimana peta konteks triase menjaga semua hal tetap terhubung
Di bagian atas, peta mengumpulkan konteks kerja aktif:
- Email dan pesan klien terbaru
- Catatan rapat dan riwayat obrolan
- Komentar pada tugas yang sedang berjalan
Di bagian bawah terdapat basis pengetahuan yang lebih stabil:
- Dokumentasi tentang apa yang telah dibangun sejauh ini
- Masalah GitHub dan permintaan pull
- Rencana sprint dan peta jalan sebelumnya
- Sebuah "arsip kecerdasan" dari apa yang telah dipelajari oleh tim.
Di tengah terdapat daftar Super Agent Directors yang memahami konteks ini.
Siapa saja yang duduk di dewan direksi AI?
Dewan direksi AI kami saat ini mencakup:
- Direktur Pertumbuhan: Bertanggung jawab atas momen pendapatan, perpanjangan kontrak, dan keputusan transaksi strategis.
- Direktur Operasional & Dukungan Produksi: Memantau beban kerja, kapasitas, dan risiko produksi di seluruh ruang ClickUp.
- Super Agent Manajemen Proyek Klien: Berada di dalam konteks proyek klien dan melihat setiap daftar periksa, sprint, dan item yang sedang berjalan.
- Client Sprint Planner: Mengubah sprint untuk menstabilkan mesin ClickUp klien selama perubahan.
- Direktur Intelijen: Mengubah konteks mentah menjadi ringkasan sederhana yang mudah dibaca oleh manusia.
- Direktur Pelajaran Klien: Mencatat apa yang dipelajari tim agar kesepakatan di masa depan menjadi lebih cerdas.
Setiap anggota dewan memiliki peran spesifik, masukan yang jelas, dan hasil yang terdefinisi—sehingga mereka berfungsi seperti tim eksekutif kecil di dalam ClickUp, bukan sekumpulan otomatisasi yang tidak terhubung.
📮 ClickUp Insight: 12% responden survei kami mengatakan bahwa agen AI sulit untuk disetel atau dihubungkan dengan alat mereka, dan 13% lainnya mengatakan bahwa ada terlalu banyak langkah hanya untuk melakukan hal-hal sederhana dengan Agen.
Data harus dimasukkan secara manual, izin harus didefinisikan ulang, dan setiap alur kerja bergantung pada rantai integrasi yang dapat rusak atau berubah seiring waktu.
Berita baiknya? Anda tidak perlu "menghubungkan" Super Agents ClickUp ke tugas, Dokumen, obrolan, atau rapat Anda. Mereka sudah terintegrasi secara native di Workspace Anda, menggunakan objek, izin, dan alur kerja yang sama seperti rekan kerja manusia lainnya.
Karena integrasi, kontrol akses, dan konteks secara default diwarisi dari ruang kerja, agen dapat bertindak secara langsung di berbagai alat tanpa perlu konfigurasi khusus. Lupakan konfigurasi agen dari awal!
Bagaimana Dewan Direksi AI Menghadapi Perubahan Strategis Klien yang Berisiko Tinggi
Kembali ke email Hari Tahun Baru.
Pukul 16.59. Seorang klien yang tampaknya akan memperbarui layanan menulis untuk mengatakan bahwa mereka akan menghentikan layanan dan ingin mengakhiri kerja sama. Pemicunya sederhana—seorang klien menolak penawaran yang Anda harapkan akan ditutup—tetapi situasinya kompleks.
Saya memiliki tiga tujuan yang saling bertentangan:
- Lindungi hubungan dan hormati konteks bisnis klien.
- Hindari membuat keputusan terburu-buru dan emosional berdasarkan satu email saja.
- Lindungi waktu keluarga saya selama akhir pekan liburan.
Jadi, daripada langsung membuka kotak masuk saya, saya membiarkan dewan direksi AI melakukan tinjauan awal terhadap situasi yang sedang berkembang.
🔑 Inti Penting: Ketika email penting masuk, dewan langsung bertindak dan mengemasnya sebagai keputusan terstruktur sebelum saya harus menatap kursor kosong.
Fase 1: Direktur Pertumbuhan mengubah email yang menakutkan menjadi keputusan yang terstruktur.
Agen pertama yang merespons adalah Direktur Pertumbuhan.
Agen ini mengumpulkan:
- Email masuk
- Catatan terbaru dan pengecekan
- Perjanjian yang telah ditandatangani dan faktur
- Setiap peluang terbuka atau uji coba yang terkait dengan klien
Perubahan besar? Alih-alih menganggap pesan tersebut sebagai tiket dukungan, Direktur Pertumbuhan mengenali momen tersebut sebagai momen keputusan loyalitas.
Di balik layar, hal ini:
- Membuat tugas khusus untuk transaksi terkait pivot, sehingga tugas ini tidak tersembunyi di antara tugas dukungan umum.
- Menandai pekerjaan dengan benar sehingga muncul di daftar keputusan singkat saya.
- Menyusun rencana tiga fase untuk merespons dengan bijak: Tentukan apa yang sebenarnya akan ditawarkan Kirim email pivot yang jelas dan profesional Jika klien setuju, laksanakan pivot dengan rapi
- Tentukan apa yang sebenarnya akan ditawarkan.
- Kirim email peralihan yang jelas dan profesional.
- Jika klien setuju, lakukan peralihan dengan rapi.
- Tentukan apa yang sebenarnya akan ditawarkan.
- Kirim email peralihan yang jelas dan profesional.
- Jika klien setuju, lakukan peralihan dengan rapi.
Pada saat yang sama, Direktur Intelijen ikut serta, meninjau seluruh riwayat klien untuk menjelaskan apa yang sebenarnya terjadi:
- Klien sangat menyukai "mesin" ClickUp dan sistem manajemen agile yang dibangun.
- Mereka memasuki mode penghematan kas untuk tahun baru.
- Masalahnya ternyata terletak pada retainer, bukan sistem itu sendiri.
Perubahan perspektif ini mengubah segalanya. Alih-alih melawan penundaan, dewan mengusulkan keluar secara profesional disertai dengan migrasi mandiri dan jalur pengelolaan diri. Hal ini akan membantu klien mempertahankan mesin dan praktik yang mereka sukai, sambil mengurangi biaya layanan berkelanjutan.
🔑 Inti Penting: Direktur Pertumbuhan dan Kecerdasan mengubah email yang mengejutkan menjadi rencana pivot tiga fase yang tenang dalam hitungan menit.
Fase 2: Melindungi proses pengiriman sebelum terjadi gangguan—dengan operasional, manajemen proyek, dan sprint.
Setelah rencana tingkat tinggi terbentuk, anggota dewan lainnya ikut serta untuk melindungi pekerjaan yang sedang berjalan.
Direktur Operasional & Dukungan Produksi memeriksa semua beban kerja aktif di ClickUp Spaces dan bertanya:
- Jika kita menghentikan klien ini, apa yang akan terganggu?
- Di mana kita perlu melindungi kapasitas atau menyesuaikan sprint lainnya?
- Bagaimana dampaknya terhadap produktivitas dan kapasitas kami jika klien menerima tawaran migrasi?
Hal ini menyoroti efek domino, sehingga tim tidak secara tidak sengaja membebani proyek lain saat berusaha "menyelamatkan" proyek ini.
Super Agent Manajemen Proyek Klien berada di dalam konteks proyek klien itu sendiri. Ia memahami:
- Setiap daftar tugas, sprint, dan item layanan yang sedang berjalan
- Ketergantungan yang melintasi GitHub issues dan pull requests
- Manakah eksperimen yang aktif versus yang ditunda?
Dari sana, mulai merancang rencana serah terima yang bersih dan dapat diselesaikan sehingga klien selalu tahu apa yang akan diselesaikan, apa yang akan ditunda, dan dalam keadaan apa mesin ClickUp mereka akan ditinggalkan.
Akhirnya, Client Sprint Planner mengubah sprint berikutnya menjadi sprint stabilisasi:
- Selesaikan bagian-bagian kritis pekerjaan yang menjaga sistem tetap dapat dipercaya.
- Tunda eksperimen dengan nilai rendah agar peta jalan tetap konsisten.
- Siapkan jalur pengembangan jangka pendek yang dapat diikuti klien dalam beberapa minggu ke depan tanpa perlu melibatkan agensi.
🔑 Inti Penting: Alih-alih kebingungan menelusuri papan dan daftar tugas, dewan direksi AI saya memberikan pandangan yang jelas dan terorganisir oleh AI tentang apa yang harus diselesaikan, apa yang harus ditunda, dan bagaimana meninggalkan sistem dalam kondisi yang sangat baik.
Fase 3: Desain jalur keluar profesional dan migrasi mandiri.
Setelah dewan memahami baik keputusan maupun dampaknya, mereka beralih ke tahap pelaksanaan.
Bersama-sama, agen perencanaan sprint menghasilkan:
- Sebuah jalur pengembangan jangka pendek: Pekerjaan apa yang perlu diselesaikan sekarang, eksperimen apa yang perlu ditunda, dan apa yang perlu dipantau dalam beberapa hari ke depan.
- Panduan self-management: Sebuah panduan sederhana yang memandu klien melalui cara menjalankan perencanaan dan tinjauan sprint mingguan secara mandiri.
- Panduan pasca-keluar: Deskripsi yang jelas tentang sistem yang mereka warisi dan cara mengoperasikannya.
Dalam kasus ini, klien adalah perusahaan perangkat lunak. Artinya, kualitas pengalaman pengembang seputar mesin ClickUp sangat penting bagi mereka.
Tujuan dewan bukan hanya untuk "mengakhiri tugas" dengan rapi. Tujuannya adalah:
- Pertahankan praktik agile yang telah dibangun selama dua belas minggu terakhir.
- Pastikan peta jalan tetap kohesif daripada hancur menjadi kekacauan.
- Pastikan klien berada dalam kondisi yang lebih baik daripada saat awal kerja sama dimulai.
🔑 Inti Penting: Terlepas dari apakah klien mempertahankan biaya retainer, dewan direksi AI memastikan sistem, peta jalan, dan hubungan tidak runtuh.
Merekam Pelajaran, Sehingga Dewan Direksi AI Anda Semakin Cerdas Setiap Kali
Bagian terakhir dari sistem ini adalah salah satu favorit saya: Client Lessons Director.
Direktur ini menganalisis apa yang sebenarnya terjadi dalam uji coba yang dianggap pasti ini:
- Tanda-tanda awal apa yang menunjukkan bahwa perpanjangan mungkin berisiko?
- Bagian mana dari email pivot dan penawaran DIY yang diterima dengan baik?
- Di mana gesekan muncul bagi klien atau tim internal?
Bekerja sama dengan Direktur Intelijen, hal itu mengubah wawasan tersebut menjadi pola yang dapat digunakan kembali di dalam ClickUp:
- Tanda peringatan dini yang terdokumentasi untuk uji coba dan perpanjangan di masa depan.
- Outline yang dapat dijadikan referensi untuk email serupa.
- Daftar periksa dan batasan yang dapat dijadikan acuan oleh anggota dewan lainnya di kesempatan berikutnya.
Ketika suatu uji coba atau proyek "terlihat pasti berhasil," dewan dapat dengan tenang mengangkat tangan dan berkata:
“Hei, ini terlihat sangat mirip dengan pengalaman klien lain. Mungkin kita sebaiknya menyiapkan opsi DIY sebelum mengasumsikan perpanjangan.”
🔑 Inti Penting: Setiap ketidakpastian menjadi momen pelatihan bagi dewan, sehingga lapisan manajemen AI Anda semakin tajam dengan setiap interaksi.
📮 ClickUp Insight: Survei kematangan AI kami menemukan bahwa 33% orang menolak alat baru, dan hanya 19% yang mengadopsi dan mengembangkan AI dengan cepat. Ketika setiap fitur baru hadir dalam bentuk aplikasi lain, login lain, atau alur kerja lain yang harus dipelajari, tim segera mengalami kelelahan alat. ClickUp Brain menutup celah ini dengan beroperasi langsung di dalam ruang kerja terpadu dan terintegrasi tempat tim sudah merencanakan, melacak, dan berkomunikasi. Ia membawa berbagai model AI, pembangkitan gambar, dukungan pemrograman, pencarian web mendalam, ringkasan instan, dan penalaran canggih ke tepat di tempat di mana pekerjaan sudah dilakukan.
“Hei, ini terlihat sangat mirip dengan pengalaman klien lain. Mungkin kita sebaiknya menyiapkan jalur DIY sebelum mengasumsikan perpanjangan.”
🔑 Inti Penting: Setiap ketidakpastian menjadi momen pelatihan bagi dewan, sehingga lapisan manajemen AI Anda semakin tajam dengan setiap interaksi.
📮 ClickUp Insight: Survei kematangan AI kami menemukan bahwa 33% orang menolak alat baru, dan hanya 19% yang mengadopsi dan mengembangkan AI dengan cepat. Ketika setiap fitur baru hadir dalam bentuk aplikasi lain, login lain, atau alur kerja lain yang harus dipelajari, tim segera mengalami kelelahan alat. ClickUp Brain menutup celah ini dengan beroperasi langsung di dalam ruang kerja terpadu dan terintegrasi tempat tim sudah merencanakan, melacak, dan berkomunikasi. Ia membawa berbagai model AI, pembangkitan gambar, dukungan pemrograman, pencarian web mendalam, ringkasan instan, dan penalaran canggih ke tepat di tempat di mana pekerjaan sudah dilakukan.
Cara Membangun Dewan Direksi AI Anda Sendiri di ClickUp
Anda tidak memerlukan tim besar untuk melakukannya. Pendekatan kami dirancang khusus untuk tim ramping yang bekerja di dalam ClickUp sepanjang hari.
Begini cara Anda bisa memulai dari yang kecil dan tetap melihat dampak nyata:
- Pilih satu momen keputusan kritis. Bagi kami, itu adalah masalah perpanjangan dan uji coba yang tidak stabil. Bagi Anda, mungkin itu adalah perluasan ruang lingkup, insiden berisiko tinggi, atau taruhan besar pada produk.
- Desain direktur pertama Anda. Mulailah dengan Direktur Pertumbuhan, misalnya: Berikan jalur yang jelas (misalnya, keputusan perpanjangan dan ekspansi) Tentukan masukan (email, daftar ClickUp utama, faktur, catatan rapat) Tentukan keluaran (ringkasan keputusan, draf email, tugas transaksi, pembaruan panduan)
- Berikan jalur yang jelas (misalnya, keputusan perpanjangan dan ekspansi)
- Tentukan masukan-masukannya (email, daftar ClickUp utama, faktur, catatan rapat)
- Tentukan outputnya (ringkasan keputusan, draf email, tugas transaksi, pembaruan panduan operasional).
- Berikan jalur yang jelas (misalnya, keputusan perpanjangan dan ekspansi)
- Tentukan masukan-masukannya (email, daftar ClickUp utama, faktur, catatan rapat)
- Tentukan outputnya (ringkasan keputusan, draf email, tugas transaksi, pembaruan panduan operasional).
- Integrasikan ke dalam struktur ClickUp yang sudah ada. Gunakan ClickUp Super Agents dan ClickUp Brain (asisten AI bawaan) untuk membaca dari Spaces, Lists, dan Docs yang tepat, serta menulis kembali tugas terstruktur, komentar, dan ringkasan.
- Tambahkan Direktur Intelijen. Tugasnya adalah mengubah konteks mentah menjadi narasi sederhana yang dapat Anda periksa dengan cepat dalam beberapa menit—bukan satu jam.
- Lakukan uji coba di dunia nyata. Saat suatu keputusan yang dianggap pasti mulai goyah, biarkan dewan mengambil langkah pertama. Bandingkan rencana mereka dengan apa yang akan Anda lakukan sendiri.
- Ubah hasil menjadi pola. Catat apa yang berhasil, apa yang tidak, dan apa yang ingin Anda ubah—lalu perbarui instruksi dan daftar periksa dewan direksi Anda di dalam ClickUp.
🎥 Bonus: Ingin memiliki blueprint siap pakai ClickUp untuk merancang Direktur Pertumbuhan Anda sendiri? Lihatlah Blueprint Super Agent Directors kami!
💡 Tips Pro: Cara memulai dengan Super Agents (bahkan jika Anda baru menggunakan ClickUp)
Mulailah dengan membuka AI Hub di ClickUp dan buat satu Super Agent dengan satu tugas. Pilih “Buat agen dari awal,” lalu deskripsikan perannya dalam bahasa yang sederhana (misalnya: “Bertindak sebagai Direktur Pertumbuhan dan bantu saya menganalisis risiko perpanjangan kontrak dan perubahan strategi klien.”). Anda tidak perlu mengkodekan untuk membuatnya.
Saat diminta, hubungkan agen ke satu Space atau List tempat keputusan-keputusan tersebut sudah ada. Tetapkan pemicu sederhana—baik eksekusi manual atau pemeriksaan terjadwal—dan uji pada tugas nyata. Anda dapat menyempurnakan instruksi langsung di profil agen saat proses berlangsung.
Tonton video ini untuk tutorial singkat:
Berikan diri Anda lapisan manajemen AI yang tenang sebelum guncangan berikutnya.
Satu dari setiap dua pendiri melaporkan merasa kelelahan. Bukan karena mereka terlalu peduli. Tapi karena mereka membawa seluruh pohon keputusan di kepala mereka.
Dewan direksi AI menunjukkan jalur yang berbeda:
- Kontekstual dari obrolan, dokumen, tiket, dan repositori dipetakan ke dalam satu tampilan bersama.
- Super Agents aktif ketika terjadi hal penting, bukan hanya berdasarkan jadwal.
- Anda mendapatkan ringkasan keputusan, sprint stabilisasi, dan jalur keluar profesional—sebelum Anda harus mengorbankan akhir pekan Anda.
Jika Anda siap untuk berhenti menjadi perantara untuk segala hal dan mulai bertindak seperti ketua dewan direksi bisnis Anda sendiri, cobalah membuat satu direktur di ruang kerja ClickUp Anda. Biarkan ia menangani situasi yang tidak stabil berikutnya, pelajari dari hasilnya, dan kemudian promosikan menjadi dewan direksi AI penuh seiring waktu.
Dirimu di masa depan—dan perpanjangan kontrakmu berikutnya—akan berterima kasih padamu!
Daftar untuk akun ClickUp gratis untuk memulai!
Andrew adalah CEO Hybrid Helix Consulting dan ahli ClickUp yang merancang sistem manajemen bertenaga AI untuk tim perangkat lunak yang efisien.