Manajemen proyek dapat menjadi tugas yang menakutkan bahkan ketika segala sesuatunya tampak "benar" di dunia.
Setiap tim ingin memenuhi tenggat waktu dan menjaga proyek mereka berjalan dengan lancar. Namun, bahkan dengan rencana yang paling rinci sekalipun, sering kali ada masalah tak terduga yang dapat membuat Anda terlambat dari jadwal.
Di sinilah peran float dalam manajemen proyek.
Dengan meningkatkan efisiensi dan mengidentifikasi tugas-tugas yang harus diprioritaskan, Anda dapat menangani penundaan atau kemunduran yang mungkin terjadi. Singkatnya, Anda bisa yakin bahwa proyek Anda akan memenuhi tenggat waktunya.
Dalam artikel ini, kami akan menguraikan apa itu manajemen proyek float, manfaatnya, dan bagaimana Anda menggunakannya untuk menjaga proyek Anda tetap sesuai target. 🎯
Apa itu Project Management Float?
Project management float, juga dikenal sebagai "slack", adalah jumlah waktu yang dapat ditunda sebuah proyek sebelum gagal memenuhi tenggat waktu. Biasanya, waktu ini akan tergantung pada tugas apa yang terlibat dan berapa banyak float yang diizinkan untuk masing-masing tugas.
Namun, tugas-tugas tertentu mungkin tidak memungkinkan fleksibilitas dan secara langsung mempengaruhi tanggal penyelesaian proyek. Tugas yang tidak dapat dimulai sebelum selesainya tugas lain dimasukkan ke dalam daftar yang dikenal sebagai jalur kritis proyek .
Tugas-tugas ini harus diselesaikan dalam urutan tertentu sebelum proyek dapat diselesaikan. Jalur kritis tidak dapat mentolerir penundaan tanpa secara langsung mempengaruhi tenggat waktu proyek.
Contohnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Empat tugas berwarna abu-abu: drywall, lemari, pipa dan listrik, dan memasang lantai semuanya harus diselesaikan sesuai urutan kemunculannya, dan tidak ada ruang untuk penundaan. Mereka berada di jalur kritis. Tugas-tugas lain yang tercantum (mengecat dan mendekorasi) memiliki fleksibilitas yang jauh lebih tinggi dan dapat diselesaikan pada waktu yang berbeda. Hasilnya, mereka memiliki float yang lebih tinggi.
Jalur Kritis via projectmanager.com
Pentingnya float dalam manajemen proyek
Manajer proyek Anda adalah rockstar sejati. Mereka menyulap banyak variabel, tim, tugas, dan tenaga kerja jarak jauh dalam lingkungan yang gesit.
Float memberi manajer proyek sedikit ruang bernapas untuk memungkinkan adanya gangguan dan penundaan di dunia nyata. Float dalam manajemen proyek membantu manajer proyek untuk memantau jadwal proyek saat ini dan memprioritaskan tugas-tugas yang paling penting.
Mereka dapat mengelola sumber daya dengan lebih baik dan mengalokasikan kembali ke tugas-tugas yang sensitif terhadap waktu untuk memastikan proyek selesai tepat waktu.
Manfaat Float dalam Manajemen Proyek
Float dalam manajemen proyek lebih dari sekadar menjaga bisnis Anda tetap bertahan. Hal ini membawa banyak manfaat, mulai dari membantu Anda tidak pernah melewatkan tenggat waktu hingga menjaga tim Anda tetap fokus pada apa yang perlu dilakukan.
Mari kita lihat empat manfaat utama dari memperkenalkan float dalam manajemen proyek Anda.
1. Membantu pemantauan kemajuan
Manajer proyek dapat menggunakan float untuk melacak secara akurat bagaimana sebuah proyek berjalan. Mereka dapat mengidentifikasi tugas-tugas yang tertinggal atau tugas-tugas yang akan terkena dampak langsung dari penundaan. Hal ini memungkinkan mereka untuk menyesuaikan ekspektasi dan tenggat waktu yang sesuai.
2. Meningkatkan efisiensi dan produktivitas
Float berfungsi sebagai peta jalan untuk fase perencanaan proyek apa pun. Manajer proyek dapat menggunakan kelonggaran atau kekurangannya untuk memastikan tugas-tugas yang paling sensitif terhadap waktu tetap sesuai jadwal. Hal ini juga membantu menghindari kekeliruan saat menyusun urutan tugas.
3. Menetapkan apa yang harus diprioritaskan
Float dalam manajemen proyek juga berfungsi sebagai alat penentuan prioritas. Proyek dengan fleksibilitas waktu dapat diundur sehingga tugas-tugas yang pendek atau tidak memiliki float dapat diselesaikan terlebih dahulu. Manajer dapat menyampaikan informasi ini melalui fitur komunikasi tim yang ada di dalamnya seperti Tampilan Obrolan ClickUp atau platform seperti Microsoft Teams Voice .
Tampilan obrolan menyimpan semua komentar Anda di ClickUp untuk menemukan percakapan dengan cepat Jelajahi Daftar Fitur ClickUp
4. Meningkatkan moral di tempat kerja
Kita semua pasti pernah mengalami "hari Senin" (atau Selasa, Rabu, dan seterusnya, dalam hal ini). Menggunakan alat yang tepat untuk pekerjaan dapat membantu meningkatkan suasana hati setiap orang dan membuat pekerjaan mereka lebih mudah. Manajemen proyek yang mengambang memberi manajer dan anggota tim visibilitas yang lebih baik tentang tugas mana yang penting dan tidak penting.
Sebagai contoh, seorang manajer proyek dapat mengalokasikan ulang sumber daya ke tugas-tugas yang tertunda untuk memastikan proyek tetap tepat waktu. Dalam contoh lain, mereka dapat memberi tahu tim yang terpengaruh oleh penundaan lebih awal.
Memilih Jenis Float yang Tepat untuk Manajemen Proyek yang Lebih Baik
Ada berbagai jenis float dalam manajemen proyek. Masing-masing memiliki kekuatan dan tujuannya sendiri. Salah satunya dapat memberi tahu tim individu berapa banyak waktu yang mereka miliki untuk sebuah tugas, sementara yang lain akan memberi tahu manajer proyek tentang waktu float yang masih tersedia.
5 jenis float yang berbeda
Float dalam manajemen proyek termasuk dalam beberapa kategori, tetapi berikut ini adalah lima jenis yang akan Anda lihat:
1. Total float
Jumlah total waktu tugas yang dijadwalkan dapat ditunda atau diperpanjang sebelum mempengaruhi tanggal penyelesaian proyek
Bagaimana cara menghitung
Untuk menghitung Total Float, Anda harus mengurangi "paling awal" dari "paling akhir" Ini bisa dari tanggal mulai atau tanggal selesai, tetapi keduanya harus dari sisi kronologis yang sama dari suatu tugas. Jangan mencampuradukkan antara awal dan akhir, karena Anda akan menghadapi masalah serius!
Begitu juga dengan kedua-duanya:
Total Float = (Mulai Terakhir) - (Mulai Awal atau Total Float) Total Float = (Selesai Terakhir) - (Selesai Lebih Awal)
2. Pelampung bebas
Free float mirip dengan total float dalam hal perhitungan. Perbedaannya adalah total float adalah tentang penyelesaian proyek, sedangkan free float adalah jumlah waktu sebuah tugas dapat ditunda tanpa mempengaruhi tugas berikutnya di jalur tersebut.
Setiap penundaan atau perpanjangan di luar free float tugas akan secara langsung menunda tanggal mulai awal tugas berikutnya.
Sebagai contoh, mari kita lihat pengembang yang sedang mengerjakan perangkat lunak manajemen kontak . Pengkodean backend harus diselesaikan sebelum tim yang bersangkutan dapat mulai mendesain antarmuka pengguna grafis (GUI).
Bagaimana cara menghitung
Untuk menghitung Free Float, ambil tanggal selesai awal dari tugas saat ini dan kurangi dengan tanggal mulai awal dari tugas dependen berikut.
Free Float = (Awal Mulai dari tanggungan) - (Awal Selesai saat ini)
3. Mengapung proyek
Jumlah total waktu keseluruhan proyek dapat ditunda atau diperpanjang sebelum tertinggal dari tenggat waktu klien atau pelanggan dikenal sebagai project float. Untuk bisnis, ini kemungkinan besar merupakan angka yang paling penting untuk dilacak, tetapi perlu menggunakan dasbor platform untuk memantau semua tugas yang berhubungan dengan proyek.
Melihat beberapa alur kerja dalam satu tampilan di seluruh bagian yang bersih Papan Kanban dengan tampilan Board and Everything di ClickUp
Klien mungkin memaksakan sebuah batasan waktu sebagai bagian dari persyaratan atau tenggat waktu yang telah disepakati oleh perusahaan. Apa pun itu, bisnis seperti bisnis Anda tidak boleh melewatkan tanggal penyelesaian proyek.
Bagaimana cara menghitung
Project Float dihitung dengan cara yang sama seperti total float. Perusahaan sering menggunakan kedua istilah ini secara bergantian, tetapi hari ini kita akan membahas perbedaannya secara sederhana: Total Float adalah tentang satu aktivitas atau tugas, sedangkan project float terkait dengan penyelesaian proyek secara keseluruhan.
Untuk menghitung Project Float, kita akan mengikuti proses yang sama, tetapi pertama-tama kita perlu mengetahui kapan proyek dapat diselesaikan. Jadi angka ini bergantung pada perencanaan yang efektif untuk jalur kritis dan non-kritis.
Kali ini, kita mengambil tanggal penyelesaian proyek yang paling awal atau yang direncanakan dan menguranginya dengan tenggat waktu terakhir, yang dipaksakan atau yang telah disepakati.
Project Float = (Selesai Terakhir) - (Selesai Paling Awal)
4. Float yang mengganggu
Jumlah waktu yang dapat ditunda untuk sebuah tugas tanpa membuat proyek melewati tenggat waktu yang telah ditentukan adalah Interfering Float. Dengan kata lain, melewati waktu yang telah ditentukan ini akan mengganggu proyek.
Ketika sebuah tugas tertunda, hal itu dapat melakukan dua hal. Pertama, hal ini akan memakan total float Anda, yang berarti tugas-tugas lain akan memiliki lebih sedikit fleksibilitas waktu.
Hal ini akan mempengaruhi tugas-tugas yang tidak kritis dan kritis. Ini juga bisa menjadi jerami yang mematahkan punggung unta, menggunakan float proyek Anda sehingga semua tugas yang tersisa sekarang menjadi kritis-mereka tidak lagi memiliki float bebas.
Kedua, hal ini dapat menunda tugas kritis berikutnya. Hal ini akan mengakibatkan penundaan penyelesaian proyek. Jumlah project float yang tersisa menentukan apakah proyek masih dapat diselesaikan tepat waktu.
Bagaimana cara menghitungnya
Untuk menghitung float yang mengganggu, kita mengambil total float dan mengurangi free float.
Angka Menginterferensi = (Total Float) - (Free Float)
5. Pelampung bebas
Terlepas dari namanya, float independen berkaitan dengan aktivitas sebelum dan sesudahnya. Ini didefinisikan sebagai jumlah waktu yang dapat ditunda untuk memulai suatu aktivitas tanpa mempengaruhi waktu mulai paling awal dari aktivitas berikutnya.
Jadi, independent float adalah penundaan dalam setiap tugas proyek yang tidak mempengaruhi tanggal penyelesaian awal proyek. Dengan demikian, kategori float ini benar-benar independen.
Bagaimana cara menghitung
Untuk menghitung float independen, kita mengambil akhir penyelesaian tugas-tugas sebelumnya dan mengurangi awal penyelesaian tugas-tugas berikutnya. Kemudian kita kurangi durasi tugas yang sebenarnya.
Float Independen = (Awal Mulai Tugas Berikutnya) - (Akhir Selesai Tugas Sebelumnya) - (Total Waktu Tugas Sebelumnya)
Bagaimana Float dalam Manajemen Proyek Membantu Efisiensi dan Produktivitas Kerja Tim Anda
Float dalam manajemen proyek mungkin tampak seperti pendekatan untuk bisnis besar dan industri teknologi seperti teknik dan layanan mikro perusahaan . Hal ini sama sekali tidak terjadi.
Manajemen proyek float juga berfungsi untuk usaha kecil-menengah (UKM) dan industri seperti konstruksi atau apa saja. Float adalah taktik yang bisa digunakan bersama strategi manajemen proyek Anda yang sudah ada. Sangat mudah digunakan dengan alur kerja dan solusi manajemen proyek seperti ClickUp.
Gunakan tampilan Gantt Chart di ClickUp untuk menjadwalkan tugas mengikuti perkembangan proyek, dan mengelola tenggat waktu dan pencapaian
Ini berarti ia bekerja dengan baik dengan alat yang gesit dan metode seperti papan Kanban, Bagan Gantt , Papan Scrum, dan jenis lainnya dari manajemen alur kerja solusi. Menggunakan float dalam manajemen proyek akan memberi PM Anda peta jalan yang mudah untuk alokasi sumber daya dan penentuan prioritas.
Hal ini terutama berlaku ketika mempertimbangkan ketergantungan. Ketergantungan adalah tugas yang tidak dapat diselesaikan sebelum menyelesaikan tugas sebelumnya atau perlu diselesaikan sebelum tugas lain dapat dimulai.
Dengan ClickUp, Anda bisa membuat hubungan antar tugas dan mengatur ketergantungan, sehingga tim Anda tahu persis apa yang perlu dilakukan selanjutnya. Ini adalah konsep yang sangat mudah untuk dimasukkan ke dalam bisnis Anda! Manajemen proyek Anda akan merasakan efek menenangkan dengan mengetahui dengan pasti berapa banyak kelonggaran yang dimiliki sebuah proyek setiap saat. Dan tim Anda akan lebih mudah berkolaborasi untuk mengatasi kelambatan dan menjaga proyek Anda tetap tepat waktu. Coba Templat Bagan Gantt dari ClickUp secara Gratis
Gunakan Float untuk Manajemen Proyek yang Lebih Baik
Siapa yang tidak menginginkan manajemen proyek yang lebih baik? Naiklah ke kereta float proyek dan nikmati perjalanan yang mulus dan mantap, baik saat Anda mengerjakan proyek akuisisi atau belajar cara meng-host situs web .
Setelah semuanya diimplementasikan, Anda akan memiliki sistem koreksi mandiri yang memandu semua keputusan proyek utama. Anggota tim akan menyukai arahan dan transparansi proyek kendur.
Jika hal terburuk atau tak terduga terjadi, manajer proyek dapat menyampaikan kabar buruk kepada anggota tim dan pelanggan sedini mungkin. Ini berarti kekecewaan dapat diperbaiki, dan layanan pelanggan serta tim sukses Anda dapat memulai perbaikan kerusakan lebih awal.
Mulailah menerapkan strategi sekarang, dan sebelum Anda menyadarinya, Anda dan tim Anda akan merayakan proyek sukses lainnya dengan minum root beer setelah bekerja.
penulis Tamu: G Penulis Tamu:
Richard Conn
adalah Direktur Senior untuk Pembangkitan Permintaan di
8×8
_, platform komunikasi terkemuka dengan solusi call center berbasis cloud, serta fungsionalitas suara, video, dan chatting