menguasai ilmu sihir kata di kredit Suku _, perusahaan layanan keuangan yang dibuat khusus untuk perusahaan rintisan. Dia memiliki +5 tahun pengalaman menceritakan kisah para pengambil keputusan di bidang publik dan sekarang di bidang keuangan dan kewirausahaan. Ketika dia tidak sedang bekerja untuk menguji toleransi kafeinnya, dia bisa berlatih Muay-Thai atau membaca fiksi
Menyeimbangkan laju perusahaan yang cepat dengan tugas yang menuntut ketelitian, seperti manajemen pengeluaran, semakin menantang produktivitas. Sebuah laporan dari SAP Concur menunjukkan bahwa 6 dari setiap 10 karyawan telah mengajukan setidaknya satu laporan pengeluaran dan setidaknya 33% telah mengirimkan dokumen dengan lima kesalahan atau lebih.
Untuk menemukan ketidaktepatan tersebut, kolaborator harus memindai setiap entri tanpa jaminan untuk menyematkannya. Hal ini dapat menyebabkan biaya tinggi dan risiko kepatuhan .
Saat ini, kami memiliki alat bantu manajemen yang didedikasikan untuk menyelesaikan masalah ini dan mengukur produktivitas untuk mendeteksi area peluang kami. Jadi, mengapa hal ini masih menjadi masalah?
Tantangannya bukanlah kurangnya alat yang tersedia, melainkan semakin banyaknya alat yang tersedia. Pemimpin keuangan perlu memilih alat dan layanan mana yang optimal untuk kinerja tim, dan sering kali tugas ini merepotkan.
Jika tim Anda membutuhkan sedikit dorongan, kami siap membantu Anda.
Berikut adalah lima tips untuk meningkatkan produktivitas dan ketepatan tim manajemen pengeluaran Anda.
Namun, hal pertama yang harus dilakukan terlebih dahulu.
Apa yang dilakukan oleh tim manajemen pengeluaran?
Apakah Anda ingat perjalanan bisnis pertama Anda? Kami ingat, dan juga ingat bahwa kami kehilangan kedua tanda terima tiket pesawat kami, jadi kami tidak bisa menyerahkannya ke tim akuntansi. Tak pelak lagi, kami mendapatkan tatapan kekecewaan yang klasik.
Untuk mencegah masalah seperti yang disebutkan di atas, tim manajemen pengeluaran memeriksa bahwa setiap pengeluaran dibenarkan dan di anggaran proyek menggunakan semua tiket, faktur, atau voucher yang Anda kumpulkan selama perjalanan untuk memastikan akuntabilitas dalam operasi perusahaan. Pada dasarnya, mereka adalah penjaga arus kas perusahaan dan pekerjaan mereka sangat penting untuk kesehatan keuangan!
Tanpa tim manajemen pengeluaran dengan fungsi yang sangat penting ini dapat merugikan seluruh operasi. Karena tidak ada perusahaan di dunia ini yang ingin kehabisan uang, bukan?
Bayangkan ini: CB Insights berpendapat bahwa kehabisan uang tunai adalah alasan pertama mengapa startup gagal . Setelah menganalisis lebih dari 100 laporan post-mortem mereka menyadari bahwa proyeksi biaya yang tidak tepat adalah salah satu alasan utama mereka tidak dapat mengamankan keterlibatan investor pada putaran selanjutnya.
Itulah mengapa kombinasi akurat antara alat dan layanan yang dapat meningkatkan produktivitas tim manajemen pengeluaran dapat bermanfaat bagi seluruh organisasi.
Peretasan #1: Pelacakan waktu nyata
Kembali ke masa ketika pengeluaran dilakukan di atas kertas, perangkat yang dapat mengetahui kapan, di mana, dan bagaimana arus kas dibelanjakan secara real-time adalah cawan suci bagi departemen akuntansi.
Perusahaan membutuhkan tim pengeluaran untuk memperkirakan potensi anomali, karena selalu lebih baik untuk proaktif dan mengambil tindakan sesegera mungkin.
Berdasarkan titik keseimbangan untuk setiap periode operasi, tim dapat menetapkan pagu pengeluaran dan menggunakan
yang memungkinkan mereka melacak secara real-time bagaimana aliran uang bergerak dan melihat potensi masalah.
Solusi kontrol pengeluaran Tribal
Peretasan #2: Buat laporan dengan beberapa klik
Grup Aberdeen memperkirakan bahwa pemrosesan satu laporan pengeluaran menghabiskan biaya usaha kecil dan menengah rata-rata sebesar 35 dolar AS .
Bukankah lebih murah jika Anda memeriksa ulang daripada melakukannya lagi?
Luangkan lebih sedikit waktu untuk membuat laporan dan ciptakan ruang gerak bagi tim Anda untuk memeriksa ketidakkonsistenan.
Menggunakan solusi perangkat lunak seperti Dasbor ClickUp dan alat bantu mereka untuk membuat laporan memungkinkan tim untuk mengoptimalkan produktivitas mereka, memangkas waktu yang dibutuhkan untuk membuat laporan.
Selain itu, Anda juga bisa membuat pusat kendali misi Anda sendiri untuk seluruh tim Anda. Dengan cara ini, Anda bisa mendapatkan wawasan yang berharga mengenai pekerjaan tim Anda dan menunjukkan dengan tepat di mana Anda bisa meningkatkan proses pelaporan pengeluaran untuk mengurangi biaya.
📌 Tip Pro: Perhatikan
ClickUp University: Memanfaatkan Pelaporan dengan Dasbor
Bangun pusat kendali misi khusus Anda dengan Dasbor di ClickUp
Retasan #3: Ceritakan kisah dan bangun jembatan
Bukan hal yang aneh jika tim keuangan (dan profesional keuangan pada umumnya) berjuang untuk menyampaikan pengetahuan dan wawasan mereka dengan cara yang mudah dipahami dan menarik__setidaknya bagi yang belum tahu.
Ketika ditanya mengapa grafik dan bagan hanyalah kumpulan statistik yang membosankan, Edward Tufte (Anda tahu, orang yang bernama galileo dari grafik oleh Bloomberg) ) menanggapi:
"Jika statistiknya membosankan, berarti Anda mendapatkan angka yang salah
Hindari menjadi membosankan dengan laporan Anda, meskipun tidak hanya demi kesenangan tetapi terutama untuk kejelasan. Memasukkan bantuan visual dan teknik bercerita ke dalam alur kerja Anda dan Anda akan melihat seberapa besar Anda dapat meningkatkan komunikasi di seluruh tim.
Retasan #4: Pengambilan keputusan dengan mudah
Pemimpin keuangan dan pengambil keputusan bisnis dapat berfokus hampir sepenuhnya pada perencanaan dan strategi jika tim dapat menghasilkan wawasan dengan data berkualitas secara real-time__terima kasih pada alat bantu seperti dasbor dan pelaporan sekali klik.
Menurut survei CFO tahunan Gartner, prioritas utama para pemimpin keuangan selama tahun 2021 adalah analitik data tingkat lanjut.
via Gartner.com
Pentingnya dan kompleksitas analitik data canggih dan alat bantu digital dalam transformasi departemen keuangan akan menjadi hal yang mendasar bagi para pemangku kepentingan untuk mendorong pekerjaan mereka ke tingkat berikutnya.
Memiliki penyedia layanan yang tepat untuk memudahkan proses transisi sangatlah penting.
Bonus: Template buku besar umum
Retas #5: Berinvestasi dalam tim Anda Sebuah studi dari AMI-Partners menemukan bahwa hingga 500 jam per tahun per kolaborator dapat dihemat oleh tim keuangan dengan menggunakan
solusi pengeluaran, perjalanan, dan faktur yang terintegrasi. Dengan memiliki layanan terintegrasi yang didedikasikan untuk manajemen pengeluaran, mereka dapat menginvestasikan kembali waktu yang telah dihemat untuk aktivitas yang menentukan, seperti:
- Menganalisis tren pengeluaran
- Menemukan peluang penghematan biaya
- Mempelajari dan menerapkan fitur-fitur baru dari solusi
Setiap aset yang Anda investasikan untuk memberikan waktu kepada tim Anda untuk fokus pada hal-hal yang penting, bukan yang mendesak, akan membuat perbedaan antara manajemen yang meningkatkan produktivitas dan yang tidak.
Dan dalam hal ini, meningkatkan peluang perusahaan untuk sehat secara finansial.
Manajemen pengeluaran yang sukses dimulai dari sini
Jembatan yang dibangun antara metodologi Manajemen Proyek dan peretasan praktis dengan tim Keuangan dan Manajemen Pengeluaran berupaya untuk mengoptimalkan alur kerja .
Dengan mengumpulkan data dan tersedia dalam satu tempat, mereka akan memiliki semua yang mereka butuhkan untuk mengambil tindakan tanpa harus berjuang melawan kejenuhan.
Memposisikan tim manajemen pengeluaran di garis depan produktivitas dengan alat bantu yang tepat dan inovasi yang canggih sangatlah penting.
Lupakan lagi tatapan kecewa dari rekan kerja Anda karena tiket pesawat yang tidak ada.