Terkadang, waktu penyampaian pesan sama pentingnya dengan isinya.
Apakah Anda ingin memastikan sebuah pesan dilihat pertama kali di pagi hari atau dikirim pada waktu tertentu untuk mendapatkan dampak yang maksimal, penjadwalan menawarkan kontrol yang berharga.
Meskipun Google Chat tidak memiliki fitur penjadwalan asli, ada solusi cerdas untuk membantu Anda mencapai hal ini.
Blog ini memberikan panduan komprehensif tentang cara menjadwalkan pesan di Google Chat dan memperkenalkan alternatif yang lebih cerdas untuk komunikasi yang efisien dan lancar.
⏰ 60 Detik Ringkasan
- Google Chat tidak memiliki fitur penjadwalan pesan bawaan
- Penjadwalan dapat dilakukan dengan menggunakan pengingat Kalender Google, pengingat Tugas Google, atau aplikasi pihak ketiga
- Penjadwalan berguna untuk komunikasi lintas zona waktu, pembaruan tepat waktu, dan pengingat otomatis
- Menggunakan alat bantu eksternal untuk penjadwalan dapat menyebabkan gangguan alur kerja
- Opsi penjadwalan di dalam Google Chat terbatas dalam hal kustomisasi
Cara Menjadwalkan Pesan di Google Chat
Menjadwalkan pesan di Google Chat memerlukan pendekatan manual. Namun, dengan sedikit kreativitas, Anda dapat membuatnya berhasil. Sebelum kita membahas caranya, mari kita siapkan Anda. Inilah yang perlu Anda lakukan:
- Buka Google Chat dan masuk (jika Anda tidak memiliki akun Gmail, daftar)
- Klik Obrolan Baru dan cari ID Google yang ingin Anda hubungi. Kotak obrolan akan terbuka, dan Anda hanya perlu mengetikkan pesan pada saat yang tepat
Bosan menyalin tugas dari obrolan dan membuat tugas dari obrolan tersebut? Kami mendengar Anda!
Inilah solusinya. 👇🏼
Setelah Anda masuk, berikut adalah beberapa cara kreatif untuk menjadwalkan pesan pada alat ini:
Menggunakan kombinasi kalender dan email
Ini adalah solusi termudah yang disukai banyak orang. Selain itu, hanya perlu tiga klik dan sedikit pengiriman pesan.
Langkah 1: Membuat draf pesan
Dengan ID Google yang sama, masuklah ke Gmail. Kemudian pilih Compose dan ketik pesan.
💡 Tip Pro: Jangan menambahkan penerima di bagian Kepada:. Dengan cara ini, meskipun Anda tidak sengaja menekan kirim, pesan tersebut tidak akan keluar dari kotak masuk Anda.
Langkah 2: Jadwalkan acara pada kalender Anda
Selanjutnya, buka Kalender Google Anda dan klik Buat. Anda dapat memilih acara atau tugas.
Pada kotak dialog yang muncul, tambahkan nama acara, atur tanggal dan waktu tertentu, tempelkan teks yang Anda ketik di draf email, dan klik Save.
📝 Saran Pakar: Anda mungkin memiliki beberapa daftar tugas jika sering menggunakan Google Tasks. Agar tugas Anda tetap teratur, pilih daftar tugas yang tepat untuk pesan Anda (misalnya, daftar pekerjaan, daftar proyek, atau bahkan daftar 'draf pesan')
Langkah 3: Aktifkan notifikasi
Anda dapat mengaktifkan notifikasi menggunakan browser atau aplikasi seluler. Dengan begitu, Anda akan mendapatkan notifikasi ketika tiba waktunya untuk menindaklanjuti acara dan tugas kalender Anda.
Dalam hal ini, aplikasi akan memberi tahu Anda ketika Anda perlu mengirim pesan.
Merencanakan pesan melalui pengingat
Cara lain untuk melakukannya adalah dengan menggunakan alat manajemen tugas untuk merencanakan pesan. Meskipun ini tidak memberi Anda tampilan jadwal Anda, ini adalah solusi cepat dan sederhana.
Inilah yang perlu Anda lakukan:
Langkah 1: Buat tugas
Buka Google Tasks di aplikasi seluler atau web Anda. Kemudian pilih Tambahkan tugas
Langkah 2: Buat draf pesan Anda
Tambahkan judul tugas dan buat draf pesan Anda. Anda juga dapat menyertakan ID email penerima.
Misalkan Anda perlu mengirim pesan penting kepada manajemen eksekutif untuk kasus ini. Anda akan mendapatkan pembaruan terbaru pada pukul 15.00, dan Anda harus mengirimkannya kepada manajemen sebelum panggilan telepon pukul 15.30. Siapkan draf dengan ruang untuk detail untuk mempercepat prosesnya.
Langkah 3: Mengatur pengingat
Terakhir, tambahkan waktu yang Anda perlukan untuk diingatkan. Dalam hal ini, pada pukul 15:15 pada hari yang sama. Setelah selesai, Anda dapat fokus pada tugas lain atau pesan biasa sampai waktunya tiba.
➡️ Baca Lebih Lanjut: 12 Contoh Strategi Komunikasi untuk Tempat Kerja
Meningkatkan kemampuan dengan alat bantu pihak ketiga
Selain solusi manual, Google Chat memungkinkan Anda untuk menambahkan aplikasi seperti Kirim Nanti dan bahkan ClickUp sebagai alat pihak ketiga. Aplikasi-aplikasi ini membantu Anda menjadwalkan pengiriman dan bahkan mengatur check-in berulang.
Berikut adalah beberapa langkah untuk membantu Anda menemukan dan menginstalnya:
Langkah 1: Buka Jelajahi aplikasi
Setelah Anda kembali ke beranda Google Chat, klik Jelajahi aplikasi
Langkah 2: Cari apa yang Anda butuhkan
Jika Anda membutuhkan aplikasi penjadwalan atau manajemen, temukan melalui bilah pencarian. Ada kemungkinan besar aplikasi teratas ditempatkan di bagian paling populer.
Langkah 3: Klik instal
Pilih aplikasi yang Anda butuhkan dan klik Instal. Dalam beberapa detik, aplikasi tersebut akan tersedia di jendela obrolan Anda.
Langkah bonus: Jika Anda telah mengunduh aplikasi Kirim Nanti, berikut adalah cara memanfaatkannya:
- Izinkan akses ke aplikasi
- Buka kotak obrolan yang Anda inginkan dan ketik/kemudian
- Perbarui waktu dan pesan. Kemudian pilih Jadwalkan pesan
➡️ Baca Lebih Lanjut: Cara Menggunakan Google Chat untuk Komunikasi Tim yang Efektif
Kapan Anda Harus Menjadwalkan Pesan
Setelah mengetahui cara menjadwalkan pesan di Google Chat, mari kita pahami kapan waktu yang tepat untuk menjadwalkannya.
Berikut adalah lima situasi dan aplikasi utama:
- Berkolaborasi lintas zona waktu: Berkomunikasi dengan tim di zona waktu yang berbeda tanpa mengganggu jadwal mereka. Hal ini menghindari penundaan dan memastikan tanggapan yang cepat. Pesan terjadwal membantu menjaga aliran komunikasi yang stabil di seluruh wilayah
- Menyampaikan pembaruan yang sensitif terhadap waktu: Mengirimkan pembaruan penting pada saat yang tepat untuk menarik perhatian dan mendorong tindakan cepat. Pengaturan waktu untuk pembaruan ini memastikan pembaruan tersebut dilihat dan ditindaklanjuti tanpa tindak lanjut yang tidak perlu
- Mengatur pengingat untuk tim: Mengotomatiskan pengingat untuk rapat, tenggat waktu, atau tugas agar semua orang tetap selaras. Hal ini memastikan tidak ada yang terlewatkan dan memberikan dorongan yang konsisten untuk akuntabilitas
- Mengelola perencanaan di luar jam kerja: Jadwalkan pesan setelah jam kerja tanpa mengganggu penerima atau melewatkan tenggat waktu. Hal ini menyeimbangkan batas-batas kehidupan kerja sekaligus memastikan tugas tidak tertunda
- Mengkoordinasikan komunikasi batch: Menjadwalkan pembaruan atau pengumuman berulang untuk menghemat waktu dan menjaga konsistensi. Hal ini memungkinkan Anda untuk fokus pada prioritas lain sambil memastikan pengiriman yang tepat waktu
Batasan Penggunaan Google Chat untuk Penjadwalan Pesan
Menjadwalkan pesan adalah fitur komunikasi yang hebat. Namun, Google Chat memiliki keterbatasan yang dapat memperumit berbagai hal, sering kali membutuhkan solusi kreatif yang tidak semua orang mau menghadapinya.
Berikut ini adalah ikhtisar dari penjelasannya:
- Tidak ada penjadwalan bawaan: Segala sesuatu yang berhubungan dengan penjadwalan pesan di Google Chat bersifat manual. Hal ini menambah langkah yang tidak perlu dan membatasi kenyamanan
- Ketergantungan pada integrasi: Membutuhkan alat pihak ketiga untuk penjadwalan. Hal ini meningkatkan kompleksitas, menimbulkan masalah integrasi, dan memperlambat alur kerja
- Tidak terintegrasi dalam alur kerja: Tidak terintegrasi dengan alat kerja apa pun dan mengganggu produktivitas. Hal ini juga memaksa pengguna untuk menyulap komunikasi dan manajemen tugas pada jendela yang berbeda
- Tidak ada percakapan berulir: Google Chat mengubah pesan Anda menjadi percakapan, bukan utas. Poin-poin penting dapat terkubur, mengubah diskusi menjadi pesta gulir
- Fleksibilitas dan kontrol terbatas: Aplikasi ini menawarkan opsi penyesuaian minimal dan mengelola peran pengguna. Hal ini membuat komunikasi menjadi kurang nyaman, terutama ketika menjadwalkan dengan tim yang lebih besar
➡️ Baca Lebih Lanjut: 10 Alternatif Google Chat Terbaik untuk Meningkatkan Komunikasi Tim
Meningkatkan Komunikasi Tim Dengan ClickUp
Kurangnya integrasi Google Chat dan terputus dari orientasi tugas komunikasi tim sering kali menyebabkan bisnis mencari alternatif lain dalam jangka panjang.
Anda tidak perlu mencari tahu terlalu lama.
Sebagai aplikasi segalanya untuk bekerja, ClickUp menangani alur kerja, manajemen proyek, komunikasi, dan semua yang ada di antaranya.
ClickUp juga dilengkapi dengan alat untuk meningkatkan kolaborasi di tempat kerja, mulai dari solusi perpesanan .
Obrolan ClickUp Cara Menjadwalkan Pesan di Google Chat
Obrolan ClickUp adalah cara yang lebih cerdas untuk terhubung dengan tim Anda di tempat Anda bekerja Alat ini memungkinkan Anda untuk menghubungkan obrolan langsung ke tugas atau proyek. Hal ini menjamin percakapan Anda tetap terorganisir dan detail penting selalu berada dalam jangkauan.
Chat juga memungkinkan Anda untuk melakukan triase pesan. Hanya dengan satu klik, AI bawaannya meringkas informasi penting secara instan Ini menjadi penghemat waktu dan membuat semua orang tetap mendapatkan informasi yang sama, tidak peduli seberapa penuh kotak masuk Anda.
Keajaiban sekali klik lainnya adalah pengingat terintegrasi, yang membuat penjadwalan balasan menjadi mudah. Dilengkapi dengan opsi notifikasi email, sampaikan informasi tanpa kehilangan momentum.
➡️ Baca Lebih Lanjut: Obrolan Rusak. Kami sedang memperbaikinya. Jika Anda ingin menandai dan berkomunikasi dalam dokumen, tugas, atau obrolan, ClickUp memiliki fitur yang rapi untuk menangani hal tersebut.
Menetapkan Komentar dari ClickUp Cara Menjadwalkan Pesan di Google Chat
ClickUp Menetapkan Komentar membantu Anda membuat item tindakan secara instan dan menugaskannya kepada orang lain atau diri Anda sendiri. Bagian terbaiknya? Menyelesaikan atau menugaskan kembali komentar dapat dilakukan di dalam komentar itu sendiri. Tidak perlu lagi mencari dan tidak ada lagi komentar yang hilang.
Ingin tahu bagaimana Anda akan mengelola tugas melalui komentar? Komentar yang ditugaskan diatur secara otomatis dan sangat mudah ditemukan. Selain itu, Anda dapat memberikan umpan balik di mana pun Anda inginkan.
➡️ Baca Lebih Lanjut: 15 Alat Perangkat Lunak Kolaborasi Tim Terbaik Kata-kata tertulis sering kali menimbulkan kebingungan dan sangat membosankan ketika menyangkut tugas-tugas yang rumit. Tetapi sebelum Anda menjadwalkan panggilan video, lihat bagaimana ClickUp menawarkan alat yang merekam apa yang perlu Anda katakan dan lakukan. Klip ClickUp adalah alat perekam layar lengkap yang dirancang untuk memvisualisasikan dan menyederhanakan informasi yang rumit. Alat ini menawarkan cara mudah untuk merekam layar dan berbagi suara, dan opsi berbagi layar yang dapat disesuaikan membuat pembuatan tutorial menjadi mudah.
Setiap Klip ditranskripsikan secara otomatis, sehingga momen-momen penting mudah diidentifikasi dan dilihat kembali. Stempel waktu yang dapat diklik memungkinkan Anda menavigasi video dengan mulus. Selain itu, Anda dapat menyalin cuplikan dan menggunakan kembali konten di mana saja.
Setiap video juga mudah disematkan ke dalam tugas, dokumen, dan obrolan. Singkatnya, ClickUp Clips sangat cocok untuk mengomunikasikan apa pun mulai dari tutorial mendetail hingga umpan balik cepat.
ClickUp Clips Cara Menjadwalkan Pesan di Google Chat
Dengan ini, tim Anda tidak akan bingung apa yang harus ditulis atau dikatakan. Itulah mengapa ClickUp menawarkan templat yang telah dirancang sebelumnya untuk membantu segala hal, mulai dari mengirim pesan hingga mendokumentasikan tempat kerja etiket obrolan .
Berikut adalah beberapa contoh yang sangat baik untuk memulai:
- Template Pesan Instan ClickUp dirancang untuk membantu menavigasi komunikasi pada aplikasi pesan instan apa pun. Templat ini dilengkapi dengan sub-tugas yang jelas tentang praktik pesan yang baik untuk diingat agar pesan yang dikirim menjadi lebih profesional dan efektif
- Klik Strategi Komunikasi Internal dan Templat Rencana Aksi mendorong tim tujuan komunikasi dengan rencana yang jelas dan dapat ditindaklanjuti. Alat ini dilengkapi dengan visualisasi garis waktu yang hidup untuk memetakan fase-fase proyek dan tugas-tugas utama. Singkatnya, alat ini menyederhanakan segala sesuatu mulai dari apa yang harus dilakukan dan bagaimana mengelola aliran informasi
➡️ Baca Lebih Lanjut: 15 Template Rencana Komunikasi Proyek Gratis: Excel, Word, & ClickUp Sebagus apa pun fitur-fitur ini terlihat, apakah tim Anda terlalu nyaman dengan Google Chat untuk beralih sepenuhnya? Tidak perlu khawatir. ClickUp juga memiliki fitur Integrasi Obrolan Google untuk membantu mengelola pesan dan menjaganya tetap teratur.
Menambahkan ClickUp ke obrolan Anda memungkinkan Anda secara otomatis mengirim pembaruan tugas ke Google Hangouts Chat. Fitur ini juga memberikan notifikasi yang kaya dari Ruang, Proyek, atau Daftar ke dalam jendela obrolan yang sama.
Bentuk Ulang Efisiensi Komunikasi Dengan ClickUp
Penjadwalan pesan adalah pengubah permainan untuk tetap terhubung dan mengelola tugas secara efisien. Meskipun melakukannya di Google Chat membosankan, solusi kreatif kami membantu menjembatani kesenjangan tersebut.
Penjadwalan mengoptimalkan segala hal, mulai dari pemasaran hingga manajemen kemacetan. Meskipun Google Chat mungkin sesuai dengan kebutuhan, namun kurangnya integrasi dengan alat manajemen kerja membuatnya tidak praktis.
Di situlah ClickUp unggul.
Perpesanan berbasis AI, manajemen tugas, dan kolaborasi yang terintegrasi dengan baik membuatnya lebih cerdas dan lebih efisien. Ditambah lagi, ia memiliki lebih dari 1.000 integrasi (termasuk Google Chat). Ingin mengubah cara Anda menjadwalkan dan mengelola komunikasi? Daftar dengan ClickUp hari ini!