Hanya 64% proyek yang mencapai tujuan mereka . Mengejutkan, bukan? Perencanaan proyek yang tidak efisien dan alokasi tugas yang tidak jelas sering kali menghambat tim.
Seperti yang dikatakan Peter Drucker dengan bijak, "Rencana hanyalah niat baik kecuali jika segera berubah menjadi kerja keras."
**Daftar proyek yang dibuat dengan baik mengubah niat menjadi tindakan dengan memecah tujuan yang kompleks menjadi langkah-langkah yang dapat dikelola.
Mari jelajahi cara membuat dan mengelola daftar proyek yang efektif yang akan mengubah produktivitas dan hasil proyek Anda.
⏰ Ringkasan 60 Detik
- Daftar proyek adalah rencana proyek tingkat tinggi yang menguraikan tugas, tenggat waktu, dan tanggung jawab proyek-berbeda dengan daftar tugas harian atau struktur perincian pekerjaan yang terperinci
- Untuk membuat daftar proyek, tentukan tujuan, uraikan hasil kerja, tetapkan tugas, dan tetapkan prioritas yang jelas untuk keseluruhan proyek
- Beberapa kesalahan umum dalam membuat daftar proyek adalah tidak meninjaunya secara teratur dan menetapkan tenggat waktu yang tidak realistis.
- Penting untuk menetapkan prioritas tugas yang jelas dan menghubungkan tugas-tugas yang saling bergantung untuk memastikan keselarasan tim
- Perbarui daftar Anda secara teratur, perhitungkan ketergantungan tugas, dan komunikasikan secara efektif dengan tim Anda untuk memastikan kelancaran alur kerja dan keberhasilan proyek
Apa yang dimaksud dengan Daftar Proyek?
Daftar proyek adalah dokumen lengkap dengan semua detail proyek, termasuk nama proyek, hasil kerja, dokumen yang diperlukan, dan jadwal proyek , penerima tugas, dan prioritas tugas. Sederhananya, ini menangkap "apa, siapa, dan kapan" proyek Anda. Hal ini membuat semua orang berada di halaman yang sama dan proyek dapat berjalan dengan lancar.
Anda dapat menganggap daftar proyek sebagai cetak biru yang memetakan setiap langkah dan tanggung jawab untuk menjaga proyek Anda tetap berada di jalur yang benar selama proyek berlangsung siklus hidup proyek .
🧠 Tahukah Anda? Hanya 35% dari proyek dianggap berhasil. Membuat daftar proyek dapat membantu Anda fokus pada item tindakan yang berdampak tinggi dan prioritas serta meningkatkan tingkat keberhasilan proyek Anda.
Namun, apa bedanya daftar tugas proyek dengan daftar tugas atau struktur rincian kerja (WBS)? Mari kita pahami.
Daftar proyek vs daftar tugas vs struktur rincian kerja
Daftar tugas membantu Anda tetap terorganisir, begitu juga dengan daftar proyek, daftar yang harus dilakukan dan struktur rincian kerja (WBS) memiliki tujuan yang berbeda. Mari kita uraikan secara sederhana.
| Jenis | Untuk Apa | Contoh | |||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Daftar Proyek | Melacak tugas, tenggat waktu, dan tanggung jawab untuk satu proyek | Meluncurkan situs web: Pembuatan konten, penyiapan SEO | Pembuatan konten, penyiapan SEO | ||||||||||||||
| Daftar Tugas | Daftar tugas harian untuk tugas pribadi atau tim - cepat dan informal | Mengirim email, menjadwalkan rapat tim, menelepon vendor | |||||||||||||||
| Struktur Perincian Kerja (WBS) | Memecah proyek besar menjadi komponen-komponen yang lebih kecil dan terperinci untuk perencanaan yang lebih baik | Membangun rumah: Pondasi, pembingkaian, pipa ledeng |
📌 Bayangkan Anda sedang merencanakan pesta makan malam. Seperti inilah tampilan ketiga daftar tersebut:
- Daftar yang harus dilakukan: Membeli bahan makanan, menata meja, memasak makanan
- Daftar proyek: Rencanakan menu, undang tamu, tetapkan anggaran, dan delegasikan tugas
- WBS: Membagi 'memasak makanan' menjadi bahan-bahan persiapan, mengasinkan daging, memasak hidangan utama, menyiapkan lauk pauk, dan membuat makanan penutup
Daftar tugas untuk tugas-tugas cepat, daftar proyek menguraikan gambaran besar dan membantu dengan perencanaan proyek dan WBS menyelami lebih dalam lagi ke dalam detailnya.
Menggunakan pendekatan yang tepat akan menghemat waktu Anda, membuat tim Anda tetap selaras, dan membuat tujuan lebih mudah dicapai.
Menjalankan proyek tanpa struktur rincian kerja seperti pergi ke negeri asing tanpa peta jalan.
J Phillips, PMP, penulis.
Bagaimana Cara Membuat Daftar Proyek?
Membuat daftar proyek bukan hanya sekadar mencatat tugas-tugas. Daftar tersebut harus mencakup judul proyek, informasi proyek, dan peta jalan yang jelas yang membuat tim Anda tetap selaras dan tujuan Anda tetap tercapai.
Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat daftar proyek Anda sendiri:
Langkah 1: Tentukan tujuan dan ruang lingkup proyek
Sebelum masuk ke dalam tugas-tugas, perjelas apa yang ingin Anda capai dan apa saja yang termasuk dalam proyek. Hal ini akan membantu Anda memahami hasil proyek menganalisis butir-butir tindakan, dan mengalokasikan sumber daya secara efisien. Menentukan tujuan dan ruang lingkup akan menjadi dasar bagi daftar proyek yang terfokus dan dapat ditindaklanjuti.
Contoh: Jika proyek baru Anda adalah meluncurkan situs web baru, tujuan proyek dapat berupa peningkatan penjualan online sebesar 20%. Ruang lingkupnya meliputi desain, pengembangan, dan pengujian. Setelah ruang lingkupnya jelas, Anda dapat mulai membuat daftar tugas, seperti melakukan riset pengguna, membuat prototipe, dan mengembangkan backend.
Anda juga dapat memecah proyek menjadi beberapa fase untuk eksekusi yang efisien. Mempertimbangkan contoh di atas, fase proyek dapat mencakup fase perencanaan, fase eksekusi, fase pengujian, dan fase penerapan.
Jika Anda membutuhkan titik awal untuk menentukan tujuan dan ruang lingkup proyek, cobalah Templat Manajemen Ruang Lingkup ClickUp . Templat daftar proyek ini membantu Anda membuat daftar pernyataan masalah, solusi yang diusulkan, dan potensi risiko.
📖 Baca Lebih Lanjut: 10 Template Ikhtisar Proyek Gratis untuk Penyelarasan Tim
Langkah 2: Mengidentifikasi tugas dan menjabarkan hasil kerja
Mewujudkan sebuah proyek dimulai dengan memecahnya menjadi langkah-langkah yang dapat dikelola dan ditindaklanjuti. Jadi, buatlah daftar semua tugas utama yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dan hasil untuk setiap tugas. Hal ini memudahkan manajer proyek untuk memberikan tanggung jawab kepada para pemangku kepentingan proyek dan melacak kemajuan proyek .
Katakanlah Anda sedang mengerjakan sebuah proyek untuk mengimplementasikan solusi manajemen hubungan pelanggan (CRM). Ini akan mencakup tugas dan hasil kerja berikut ini:
✅ Tugas:
- Mengaudit data pelanggan yang ada untuk mengetahui kualitas dan relevansinya
- Membersihkan dan memformat data untuk migrasi
- Mengimpor data ke dalam sistem CRM yang baru
📄 Hasil yang diperoleh:
- Laporan audit data yang mengidentifikasi masalah dan perubahan yang diperlukan
- File data pelanggan yang telah dibersihkan dan diformat
- Laporan konfirmasi migrasi data yang berhasil
Langkah 3: Tetapkan tenggat waktu dan prioritas
Tenggat waktu dan prioritas adalah tulang punggung dari setiap keberhasilan pengembangan proyek . Tanpa mereka, tugas-tugas bisa berlarut-larut, dan tim Anda bisa kehilangan fokus. Berikut ini cara untuk menjaga semuanya tetap pada jalurnya:
- Hindari membebani tim Anda dengan tugas yang tidak mungkinjadwal proyek. Sebaliknya, tetapkan tenggat waktu yang dapat dicapai dan sertakan waktu penyangga untuk mengakomodasi tantangan yang tidak terduga
- Beri label pada tugas-tugas sebagai prioritas tinggi, sedang, atau rendah. Dengan cara ini, tim Anda akan mengetahui tugas-tugas yang sensitif terhadap waktu
- Tetapkan ketergantungan tugas untuk memvisualisasikan garis waktu Anda dan menghindari kemacetan
- Jadwalkan pemeriksaan rutin untuk menilai kemajuan dan menyesuaikan jadwal sesuai kebutuhan
Anda bisa menggunakan fitur Templat Matriks ClickUp Eisenhower untuk mengkategorikan tugas sebagai penting vs mendesak dan menetapkan tanggal jatuh tempo yang sesuai.
Templat Matriks Eisenhower dari ClickUp
💡Tip Pro: Gunakan data historis atau masukan dari tim untuk memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas. Pertimbangkan untuk menggunakan teknik seperti estimasi tiga poin (optimis, pesimis, dan durasi yang paling mungkin) untuk menyempurnakan estimasi Anda.
Langkah 4: Tetapkan tugas dan tanggung jawab
Kepemilikan yang jelas adalah tulang punggung proyek yang dijalankan dengan baik. Tanpa itu, kebingungan akan muncul, dan produktivitas akan menurun. Mulailah dengan menilai keterampilan, kekuatan, dan bidang minat anggota tim Anda, lalu tetapkan tugas yang relevan untuk setiap anggota tim.
Alat bantu manajemen proyek seperti ClickUp sangat berguna untuk pemberian tugas dan pemantauan. Dengan Solusi Manajemen Proyek ClickUp anda bisa membuat dan menetapkan tugas dari mana saja, termasuk kotak masuk, komentar Dokumen, Obrolan, dan Daftar.
Setelah Anda menetapkan tugas, manfaatkan Tugas ClickUp untuk melacak kemajuan, membuat jenis tugas, dan menetapkan tingkat prioritas. Anda dapat membuat status khusus untuk tugas, seperti 'harus dilakukan', 'dalam proses', dan 'selesai' Anda juga dapat memberi kode warna pada tugas untuk mengatur tingkat prioritas sehingga tim Anda tahu tugas mana yang perlu mendapat perhatian segera.
buat dan pantau tugas, tetapkan tingkat prioritas, dan tambahkan detail yang relevan secara efisien dengan ClickUp Tasks_
Dengan ClickUp, mengatur daftar tugas menjadi mudah. Gunakan Daftar ClickUp untuk mengelompokkan tugas berdasarkan hasil atau fase. Anda juga dapat membuat subtugas di dalam Tugas ClickUp untuk memecah tujuan yang lebih besar menjadi langkah-langkah yang lebih kecil. Misalnya, tugas 'Buat Demo Produk' dapat memiliki subtugas seperti 'Tulis skrip,' 'Rekam video,' dan 'Tinjau pengeditan
Terlebih lagi, Tampilan ClickUp beradaptasi dengan gaya tim Anda dengan List, Kanban, dan Gantt Views, memberikan Anda fleksibilitas untuk memvisualisasikan tugas sesuai keinginan Anda. Hal ini membantu Anda menyusun tugas secara efektif dan mengubah ide-ide besar menjadi hasil yang nyata.
atur tugas berdasarkan hasil, prioritas, atau tenggat waktu-semuanya dalam satu tampilan sederhana dengan ClickUp Views_
Bagaimana Cara Menggunakan Daftar Proyek Secara Efektif?
Membuat daftar proyek hanyalah titik awal. Dampak yang sesungguhnya berasal dari penggunaannya secara efektif. Daftar proyek yang dikelola dengan baik akan meningkatkan produktivitas dan meningkatkan tingkat keberhasilan proyek.
Berikut ini cara memanfaatkan daftar proyek Anda secara maksimal:
Tetap fleksibel
Banyak hal tidak selalu berjalan sesuai rencana. Bersiaplah untuk menyesuaikan daftar proyek Anda ketika ada informasi baru atau keadaan yang tidak terduga. Misalnya, jika anggota tim utama tidak dapat hadir, delegasikan pekerjaan mereka kepada anggota tim lain. Fleksibilitas memastikan Anda tetap berada di jalur yang benar bahkan ketika hal yang tak terduga terjadi.
Memantau kemajuan secara teratur
Daftar proyek bukanlah alat bantu 'atur dan lupakan'. Jadwalkan secara rutin tinjauan proyek baik harian, mingguan, atau saat mendekati tonggak pencapaian. Hal ini membantu meninjau kemajuan, memprioritaskan ulang tugas, dan menyesuaikan tenggat waktu sesuai kebutuhan.
Untuk tinjauan rutin terhadap kemajuan proyek dan kemacetan, Anda dapat mencoba Dasbor ClickUp . Dasbor ini menawarkan tampilan tingkat tinggi dari proyek Anda, mulai dari tugas-tugas yang sudah selesai hingga tenggat waktu yang akan datang.
Buat dashboard khusus untuk melacak beban kerja setiap anggota tim, waktu yang dihabiskan untuk berbagai tugas, dan ikhtisar anggaran.
dapatkan tampilan kemajuan, tenggat waktu, dan hambatan secara real-time dengan Dasbor ClickUp ClickUp Brain asisten AI ClickUp yang kuat, membantu Anda mendapatkan wawasan AI dengan mudah dari dasbor mana pun. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi hambatan lebih awal, merampingkan alur kerja, dan membuat keputusan berdasarkan data. Hal ini meningkatkan produktivitas tim Anda dan memastikan keberhasilan proyek.
Untuk organisasi mana pun yang kesulitan dalam mengelola proyek mereka, ClickUp akan membantu dalam kolaborasi tugas. Dengan perangkat lunak ini, orang-orang dapat melacak item daftar tugas dan mengerjakan tugas-tugas tersebut dalam waktu yang ditentukan. Ini juga membantu tim manajemen proyek untuk melacak kemajuan proyek secara keseluruhan untuk memastikan tenggat waktu terpenuhi.
Alfred Titus, Manajer Dukungan Administrasi di Build A Soul Foundation
Jaga agar semua orang tetap selaras
Jika Anda memberikan tugas atau membuat perubahan apa pun pada daftar proyek, seperti menambah cakupan proyek atau menjadwal ulang tenggat waktu tugas, penting untuk menginformasikan kepada semua pemangku kepentingan.
Gunakan Pemberitahuan ClickUp dan penandaan untuk memastikan semua orang mengetahui peran, tenggat waktu, dan langkah selanjutnya. Misalnya, menandai anggota tim ketika tugas beralih ke tahap mereka untuk menghindari kebingungan dan menjaga alur kerja tetap lancar.
tetap terdepan dalam tenggat waktu dan pembaruan dengan Notifikasi ClickUp
🧠 Tahukah Anda? Dalam industri perangkat lunak, metodologi Agile sering kali mengandalkan daftar proyek dalam bentuk backlog. Perusahaan menggunakan daftar ini untuk memprioritaskan fitur dan mengelola siklus pengembangan, sehingga mereka dapat merespons dengan cepat umpan balik dari pengguna dan perubahan pasar.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari dalam Manajemen Daftar Proyek
Bahkan jadwal proyek terbaik pun bisa gagal jika ada kesalahan tertentu yang terlewatkan. Berikut adalah beberapa kesalahan umum tantangan manajemen daftar proyek dan bagaimana cara menghindarinya:
Kurangnya prioritas yang jelas
⚠️ Tanpa prioritas yang jelas, tugas-tugas dapat menjadi sangat banyak, dan tugas-tugas penting dapat tersesat. Hal ini menyebabkan kebingungan dan tenggat waktu yang terlewat.
🛠️ Solusi: Tinjau daftar proyek secara teratur dengan tim untuk mengkategorikan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya, untuk memastikan bahwa setiap orang memahami apa yang perlu segera diperhatikan. ClickUp Prioritas Tugas membantu Anda mengkategorikan tugas ke dalam prioritas tinggi, sedang, dan rendah. Hal ini memastikan semua orang tahu apa yang harus difokuskan terlebih dahulu, membuat daftar lebih mudah ditindaklanjuti dan terorganisir.
Menetapkan tenggat waktu yang tidak realistis
⚠️ Menetapkan tenggat waktu yang tidak realistis dapat menyebabkan stres, kelelahan, dan kualitas kerja yang buruk. Bersikaplah realistis dan alokasikan waktu yang cukup untuk setiap tugas.
🛠️ Solusi: Libatkan anggota tim dalam proses penetapan tenggat waktu. Gunakan data historis dan perkiraan tugas untuk menetapkan jadwal yang dapat dicapai.
Daftar tugas yang terlalu banyak
⚠️ Mencoba memasukkan terlalu banyak tugas ke dalam satu daftar dapat membuatnya menjadi berat dan sulit untuk dikelola. Ketika daftar menjadi terlalu berantakan, Anda akan mudah melewatkan langkah-langkah penting atau tidak dapat melihat kemajuan.
🛠️ Solusi: Fokus pada hasil utama untuk membatasi jumlah tugas dalam daftar proyek. Tinjau dan pangkas tugas-tugas yang tidak lagi relevan atau diperlukan secara teratur. Pertimbangkan untuk menggunakan Tampilan Kanban dari ClickUp untuk memvisualisasikan tugas dan mengelola beban kerja secara efektif.
Mengabaikan ketergantungan
⚠️ Ketika tugas-tugas saling berhubungan, mengabaikan ketergantungan ini dapat mengakibatkan penundaan, tenggat waktu yang terlewat, dan kebingungan yang dapat dihindari.
🛠️ Solusi: Identifikasi dan dokumentasikan ketergantungan antar tugas selama fase perencanaan. Gunakan alat manajemen proyek yang memungkinkan pelacakan ketergantungan, seperti bagan Gantt atau diagram alur kerja, untuk memvisualisasikan urutan tugas dan memastikan bahwa ketergantungan diperhitungkan dalam jadwal.
Tidak memperbarui daftar secara teratur
⚠️ Daftar proyek hanya berharga jika selalu diperbarui. Berpegang teguh pada daftar yang sudah ketinggalan zaman akan menyebabkan inefisiensi dan tenggat waktu yang terlewat.
🛠️ Solusi: Jadwalkan pertemuan rutin atau rapat mendadak untuk meninjau dan memperbarui daftar proyek. Gunakan pertemuan ini untuk mendiskusikan kemajuan, menugaskan kembali tugas jika diperlukan, dan membuat penyesuaian berdasarkan perubahan prioritas atau persyaratan proyek. Ciptakan budaya di mana anggota tim merasa bertanggung jawab untuk selalu memperbarui daftar proyek.
Tingkatkan Manajemen Proyek Anda dengan ClickUp
Menguasai manajemen daftar proyek bukan hanya tentang mencatat tugas, tetapi menciptakan sistem dinamis yang mendorong hasil. Mulai dari menetapkan tujuan yang jelas hingga memecah hasil kerja, menugaskan tanggung jawab, dan menghindari perangkap umum, daftar proyek yang efektif adalah tulang punggung manajemen proyek yang sukses.
Dengan ClickUp, mengelola daftar proyek Anda menjadi lancar dan produktif. Baik memprioritaskan tugas, memvisualisasikan kemajuan, atau memungkinkan kolaborasi secara real-time, fitur-fitur ClickUp yang tangguh membantu tim Anda tetap selaras, memenuhi tenggat waktu, dan mencapai tujuan dengan mudah.
Siap mengubah cara Anda mengelola proyek? Daftar gratis di ClickUp hari ini dan lihat bagaimana daftar proyek yang dioptimalkan dapat membawa produktivitas Anda ke tingkat berikutnya!