Membuat rencana proyek yang jelas dan ringkas sering kali merupakan langkah pertama dalam manajemen proyek, terlepas dari apakah Anda mengerjakan proyek selama seminggu atau setahun.
Manajer proyek memiliki tugas-tugas penting seperti mendefinisikan ruang lingkup proyek, tujuan, anggaran, penjadwalan, alokasi sumber daya, dan keseluruhan manajemen tugas .
Inti dari semua tugas penting tersebut adalah membangun rencana proyek. Sebuah rencana yang baik rencana proyek sangat membantu dalam memastikan proyek Anda berjalan dengan lancar tanpa hambatan dan gangguan yang tidak perlu.
Tidak peduli seberapa terorganisirnya Anda, selalu ada kemungkinan Anda akan melewatkan satu item dalam daftar belanjaan Anda. Demikian pula halnya dengan membuat rencana proyek.
Dengan begitu banyak bagian yang bergerak, Anda akan melewatkan beberapa komponen saat membuat rencana proyek dari awal. Di situlah templat ikhtisar proyek sangat berguna.
Apa Itu Templat Ikhtisar Proyek?
Templat ikhtisar proyek adalah dokumen yang telah dirancang sebelumnya dan dapat disesuaikan dengan semua informasi penting proyek Anda. Ini termasuk ruang lingkup dan tujuan, peran pemangku kepentingan, jadwal, jadwal, anggaran, risiko, hasil, dan ketergantungan.
Tentu saja, tuntutan setiap proyek itu unik. Baik membangun jembatan atau merencanakan peluncuran aplikasi Anda ke pasar, rencana proyek yang dibuat dengan cermat memastikan faktor-faktor unik tersebut selalu diperhatikan.
- Templat ini membantu Anda menggabungkan rencana dengan cara yang sistematis dan terstruktur
- Therencana proyek atau ikhtisar pada akhirnya akan menjadi referensi bagi semua orang yang terlibat. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan setiap pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama tentang ruang lingkup proyekpelaksanaan, dan tonggak penting
- Jika sebuah proyek keluar jalur, rencana proyek yang baik membantu mengembalikan proyek ke jalur yang benar
Apa yang membuat templat ikhtisar proyek yang baik?
Ada dua atribut utama yang perlu dipertimbangkan ketika memilih template ikhtisar proyek-kemampuan untuk menyesuaikan dan kelengkapan template. Templat harus memiliki setiap aspek penting dari rencana proyek. Dan harus cukup dapat disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan unik Anda.
Ada banyak sekali templat rencana proyek tetapi pilihlah templat yang dirancang dengan baik dan mudah digunakan. Anda pasti ingin templat-templat tersebut memiliki fitur integrasi, pembuatan versi, dan kolaborasi untuk mencakup semua kebutuhan Anda.
Sebagian besar templat akan memiliki versi dari komponen-komponen ini tergantung pada format dan tujuannya:
- Judul dan tujuan proyek
- Ruang lingkup dan jadwal proyek
- Pemangku kepentingan
- Hasil utama
- Jadwal berdasarkan fase
- Daftar tugas
- Rincian biaya dan anggaran
- Alokasi sumber daya
- Penilaian risiko
- Dokumentasi pendukung
- Parameter kontrol kualitas
- Rencana komunikasi
- Pelacak dan status kemajuan
10 Templat Ikhtisar Proyek Gratis
Kami telah menyusun daftar yang dapat digunakan untuk berbagai macam proyek. Berikut ini adalah templat ikhtisar proyek gratis yang paling populer untuk membantu Anda memulai perencanaan proyek.
1. Templat Ikhtisar Proyek ClickUp
Kembangkan rencana proyek yang komprehensif dan jaga agar semua orang tetap berada di halaman yang sama dengan Templat Garis Besar Proyek ClickUp
The Templat Garis Besar Proyek ClickUp menawarkan cara yang efisien untuk merencanakan dan mengatur proyek dengan serangkaian langkah. Ini membantu Anda untuk segera memulai dengan perencanaan dan membuat daftar semua elemen yang diperlukan. Saat melakukan proyek apa pun, visibilitas adalah perhatian utama; format ini dirancang untuk mengatasinya.
- Templat ini memungkinkan Anda membuat tugas, menugaskannya ke masing-masing pemangku kepentingan, dan membuat status khusus untuk tugas-tugas tersebut
- Anda juga dapat membuat bidang khusus untuk mengkategorikan dan menambahkan atribut untuk memvisualisasikan kemajuan proyek di setiap tahap
- Pemangku kepentingan dapat menambahkan label prioritas, memberikan komentar, dan menetapkan tenggat waktu yang jelas
Hal ini memungkinkan tim untuk merencanakan tugas-tugas mereka dan menavigasi proyek secara efisien. Selain itu, ClickUp menawarkan banyak tampilan, seperti daftar, bagan Gantt, kalender, dan beban kerja.
Kami merekomendasikan penggunaan templat ini untuk proyek dengan berbagai tingkat tugas dan subtugas.
2. Templat Perencana Proyek ClickUp
Templat perencana proyek ClickUp memungkinkan Anda untuk mengelola komunikasi, kemajuan, dan pengiriman untuk mencapai tujuan Anda
The Templat Perencana Proyek ClickUp memungkinkan Anda menavigasi kompleksitas perencanaan proyek. Anda dapat menyimpan melacak semua rencana proyek di satu tempat-apapun ukuran proyeknya.
Sebagai contoh, tampilan Kanban dalam template memungkinkan beberapa pengguna untuk menyesuaikan tugas dan memperbarui kemajuan mereka. Perencana ini dapat menggantikan panggilan stand-up harian Anda dan menghemat waktu tim Anda dengan tampilan yang jelas tentang status tugas dan kemajuan yang dibuat.
Dengan kontrol akses khusus, para pemangku kepentingan utama bisa tetap berada di jalur yang benar, mendapatkan informasi tentang perubahan, dan berkolaborasi dengan erat.
Hal yang hebat tentang perencana ini adalah bahwa ia memecah kompleksitas proyek berskala besar menjadi tujuan yang dapat dikelola dan dicapai. Sambil mendelegasikan tanggung jawab, hal ini memberikan struktur pada tim Anda dan membuat proyek tidak terlalu membebani.
3. Templat Rencana Proyek ClickUp
Rencanakan proyek Anda dengan percaya diri dan pastikan semuanya terorganisir dan sesuai rencana setiap saat
The Templat Rencana Proyek ClickUp membantu Anda membuat rencana proyek yang cukup rinci untuk proyek yang kompleks. Ini sempurna jika Anda mengelola beberapa proyek yang saling berhubungan yang membutuhkan perencanaan dan penataan yang mendetail. Templat ini memungkinkan Anda membuat jadwal proyek yang terperinci, bersama dengan pencapaian dan sasaran yang jelas.
Ketergantungan yang tidak direncanakan dapat menggagalkan proyek. Tetapi templat ini memetakan semua ketergantungan untuk menghindari kemacetan. Anda juga bisa menetapkan prioritas, memantau kemajuan harian, dan melihat semua tugas Anda secara menyeluruh.
Setiap kali Anda memiliki pertemuan awal proyek gunakan templat ini untuk menguraikan ruang lingkup, persyaratan, dan ketergantungan sehingga Anda dapat memasukkan detail ini ke dalam jadwal proyek Anda.
4. Templat Ikhtisar Perusahaan ClickUp
Memberdayakan tim dengan satu pusat untuk semua inisiatif, yang dapat diakses kapan saja menggunakan Templat Ikhtisar Perusahaan ClickUp
The Templat Ikhtisar Perusahaan ClickUp adalah pilihan yang sangat baik untuk membuat gambaran umum yang komprehensif dari organisasi Anda yang dapat digunakan untuk tim internal atau eksternal. Bisnis Anda sering kali memiliki beberapa proyek yang sedang berjalan yang pada akhirnya menyatu menuju tujuan jangka panjang.
Untuk organisasi yang berkembang pesat, mudah bagi tim untuk melupakan gambaran besar karena silo internal dan kurangnya visibilitas ke departemen lain.
Templat ikhtisar perusahaan menawarkan visibilitas kepada tim tentang bagaimana tujuan mereka terkait dengan tujuan organisasi. Selain itu, lebih mudah bagi para pemimpin untuk mendapatkan gambaran umum yang komprehensif tentang semua peta jalan proyek di satu tempat untuk memastikan keselarasan yang erat antara tim dan tidak ada duplikasi upaya.
5. Templat Dokumentasi Proyek ClickUp
Dokumentasikan detail proyek Anda dengan mudah, mulai dari perencanaan hingga eksekusi dan pengiriman dengan Templat Dokumentasi Proyek ClickUp
Dokumentasi sangat penting selama proyek berlangsung. Ini membantu tim melacak informasi yang paling penting, baik itu tujuan dan sasaran, keputusan yang dibuat dalam rapat, atau perubahan strategi selama proyek berlangsung. Sangat penting untuk mendokumentasikan semuanya.
Idealnya, Anda menginginkan dokumentasi proyek selama seluruh garis waktu proyek dapat diakses dalam satu lokasi.
The Template Dokumentasi Proyek ClickUp menawarkan hal tersebut.
Tim Anda dapat mengakses, menjelajahi, dan melihat semua dokumen yang diperlukan untuk proyek. Dengan struktur yang jelas, templat ini memangkas waktu untuk dokumentasi dengan menyediakan platform terpusat bagi para pemangku kepentingan dan departemen lain untuk berkolaborasi dengan lebih baik.
Jangan pernah kehilangan file atau percakapan penting dengan templat ini.
6. Templat Ringkasan Program ClickUp
Berikan informasi kepada tim Anda tentang detail penting tanpa harus membaca dokumen yang lebih panjang
Dengan begitu banyak bagian yang bergerak dalam sebuah proyek, Anda memerlukan cara cepat untuk meringkas kemajuan dan menjaga agar tim Anda tetap sinkron.
Dengan aplikasi ini, Anda dapat melakukannya Templat Ringkasan Program ClickUp adalah alat yang baik untuk membuat gambaran umum tingkat tinggi dari program anda untuk para pemangku kepentingan. Alat ini membantu anda memvisualisasikan gambaran besar dengan bagan dan grafik yang intuitif. Dan penuhi tenggat waktu dengan pengingat dan peringatan.
Templat ini memungkinkan Anda menyederhanakan operasi Anda dengan label, tag, dan kategori berkode warna. Untuk tim Anda yang menangani banyak proyek, templat ini menyederhanakan tampilan satu panel dari semua aktivitas yang sedang berlangsung di semua proyek.
Pada saat yang sama, Anda bisa mendapatkan gambaran cepat dari setiap proyek dan kemajuannya di dasbor Anda.
7. Templat Papan Tulis Ruang Lingkup Proyek ClickUp
Secara visual membangun jalur yang jelas untuk kesuksesan proyek dari awal hingga pengiriman
Ketika Anda memulai sebuah proyek, ide dan perencanaan biasanya merupakan dua tahap pertama. Kedua hal ini membentuk fondasi proyek.
Sebagian besar perencanaan digunakan untuk menetapkan ruang lingkup proyek. Ruang lingkup proyek mendorong narasi ke depan untuk perencanaan proyek.
Itulah mengapa sangat penting untuk memiliki yang menetapkan ruang lingkup yang jelas untuk proyek Anda.
The Templat Papan Tulis Lingkup Proyek ClickUp menyediakan cara visual dan kolaboratif untuk memberikan ide dan mengatur jadwal. Anda bisa beride dengan bebas sekaligus terstruktur menggunakan templat ini. Anda dapat dengan mudah mengatur ruang lingkup proyek yang dipecah menjadi target dan sasaran yang lebih kecil.
Gabungkan templat ini dengan Papan Tulis ClickUp untuk mendorong proses perencanaan dan ide Anda.
Selaraskan ruang lingkup yang tepat dan bagikan dengan pemangku kepentingan dan anggota tim sehingga mereka semua dapat merujuknya setiap saat untuk tetap berada di halaman yang sama.
8. Templat Garis Waktu Proyek Excel oleh Vertex42
melalui Vertex42
Meskipun bukan yang paling ramah pengguna atau intuitif, spreadsheet telah digunakan secara de facto untuk perencanaan proyek. Excel Templat Garis Waktu Proyek oleh Vertex42 adalah cara sederhana untuk membuat garis waktu proyek pada spreadsheet.
Templat ini mencakup bagian untuk tugas, tanggal mulai, tanggal akhir, durasi, dan ketergantungan. Templat ini menggunakan teknik diagram batang bertumpuk untuk merepresentasikan pencapaian dan kemajuan. Karena templat ini ada di spreadsheet, templat ini dapat diakses oleh semua anggota tim dan pemangku kepentingan-mempromosikan kolaborasi yang efektif.
9. Templat Ikhtisar Jadwal Proyek oleh OfficeTimeline
melalui OfficeTimeline
Templat Ikhtisar Garis Waktu Proyek memberikan gambaran umum visual tentang garis waktu dan sasaran proyek Anda. Ini mencakup fitur seperti kode warna, pengelompokan tugas, dan ketergantungan. Ini membantu Anda mengkomunikasikan nilai proyek secara efektif kepada para pemimpin, pemangku kepentingan, dan anggota tim.
Anda dapat menggunakan templat ini sebagai bagian dari elevator pitch kepada manajemen senior. Presentasi ini menyoroti pilar-pilar utama proyek Anda, seperti tujuan, sasaran, ketergantungan, dan potensi risiko.
Seiring berjalannya waktu, ini ringkasan proyek juga akan berfungsi sebagai dokumentasi untuk analisis retrospektif.
10. Templat Presentasi Ikhtisar Proyek PowerPoint oleh SlideEgg *
melalui SlideEgg
Presentasi adalah cara yang menarik secara visual untuk mempresentasikan ide proyek Anda. Pitch deck adalah contoh sempurna dari keefektifan presentasi. Miliaran dolar investasi yang terkumpul adalah bukti keberhasilannya.
Templat Presentasi Ikhtisar PowerPoint SlideEgg adalah titik awal yang baik untuk membuat presentasi PowerPoint tentang proyek Anda.
Templat rencana proyek ini mencakup slide untuk memperkenalkan proyek Anda dan mendiskusikan tujuan, sasaran, hasil, dan jadwal. Dengan presentasi ikhtisar proyek yang solid, Anda akan percaya diri dalam proposal proyek pertemuan untuk menunjukkan nilai proyek Anda.
Sebelum Anda Mengatakan 'Ya'
Templat rencana proyek sangat penting dalam manajemen proyek. Templat yang baik harus jelas, ringkas, mudah beradaptasi, dan diperbarui secara berkala untuk mencerminkan perubahan.
Merupakan praktik yang baik jika templat ikhtisar proyek Anda terintegrasi dengan perangkat lunak manajemen proyek . Hal ini membuat pembaruan dan berbagi informasi menjadi lebih mudah dan membuat templat tetap selaras dengan kemajuan tim Anda.
Pertimbangkan kebutuhan Anda yang paling penting sebelum memilihnya, dan berdayakan tim Anda untuk memulai perjalanan proyek mereka dengan kejelasan yang lengkap. 🎉