Membuat rencana proyek yang jelas dan ringkas sering kali merupakan langkah pertama dalam manajemen proyek, terlepas dari apakah Anda mengerjakan proyek selama seminggu atau setahun.
Manajer proyek memiliki tugas-tugas penting seperti mendefinisikan ruang lingkup proyek, tujuan, anggaran, penjadwalan, alokasi sumber daya, dan manajemen tugas secara keseluruhan.
Inti dari semua tugas penting tersebut adalah membuat rencana proyek. Rencana proyek yang baik sangat membantu dalam memastikan proyek Anda berjalan dengan lancar tanpa hambatan dan gangguan yang tidak perlu.
Tidak peduli seberapa terorganisirnya Anda, selalu ada kemungkinan Anda melewatkan satu item dalam daftar belanjaan. Demikian pula halnya dengan membuat rencana proyek.
Dengan begitu banyak bagian yang bergerak, Anda akan kehilangan beberapa komponen saat membangun rencana proyek dari awal. Di situlah templat ikhtisar proyek sangat berguna.
Apa itu Templat Ikhtisar Proyek?
Templat ikhtisar proyek adalah dokumen yang telah dirancang sebelumnya dan dapat disesuaikan dengan semua informasi penting proyek Anda. Ini termasuk ruang lingkup dan tujuan, peran pemangku kepentingan, jadwal, jadwal, anggaran, risiko, hasil, dan ketergantungan.
Tentu saja, tuntutan setiap proyek itu unik. Baik membangun jembatan atau merencanakan peluncuran aplikasi Anda ke pasar, rencana proyek yang dibuat dengan cermat memastikan faktor-faktor unik tersebut selalu diperhatikan.
- Templat ini membantu Anda menggabungkan rencana dengan cara yang sistematis dan terstruktur
- Rencana atau ikhtisar proyek pada akhirnya akan menjadi referensi bagi semua orang yang terlibat. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan setiap pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama tentang ruang lingkup, pelaksanaan, dan pencapaian penting proyek
- Jika sebuah proyek keluar jalur, rencana proyek yang baik akan membantu mengembalikan proyek ke jalur yang benar
Apa yang membuat templat ikhtisar proyek yang baik?
Ada dua atribut utama yang perlu dipertimbangkan ketika memilih templat ikhtisar proyek-kemampuan untuk menyesuaikan dan kelengkapan templat. Templat harus memiliki setiap aspek penting dari rencana proyek. Dan harus cukup dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan unik Anda.
Ada banyak templat rencana proyek, tetapi pilihlah templat yang dirancang dengan baik dan mudah digunakan. Anda pasti ingin templat tersebut memiliki fitur integrasi, versi, dan kolaborasi untuk memenuhi semua kebutuhan Anda.
Sebagian besar templat akan memiliki versi dari komponen-komponen ini tergantung pada format dan tujuannya:
- Judul dan tujuan proyek
- Lingkup dan jadwal proyek
- Pemangku kepentingan
- Hasil utama
- Jadwal berdasarkan fase
- Daftar tugas
- Rincian biaya dan anggaran
- Alokasi sumber daya
- Penilaian risiko
- Dokumentasi pendukung
- Parameter kontrol kualitas
- Rencana komunikasi
- Pelacak dan status kemajuan
10 Templat Ikhtisar Proyek Gratis
Kami telah menyusun daftar yang dapat digunakan untuk berbagai macam proyek. Berikut ini adalah templat ikhtisar proyek gratis yang paling populer untuk membantu Anda memulai perencanaan proyek.
1. Templat Ikhtisar Proyek ClickUp
Templat Ikhtisar Proyek ClickUp menawarkan cara yang efisien untuk merencanakan dan mengatur proyek dengan serangkaian langkah. Ini membantu Anda memulai perencanaan dengan cepat dan membuat daftar semua elemen yang diperlukan. Saat melakukan proyek apa pun, visibilitas adalah masalah utama; format ini dirancang untuk mengatasinya.
- Templat ini memungkinkan Anda membuat tugas, menugaskan tugas tersebut ke masing-masing pemangku kepentingan, dan membuat status khusus untuk tugas-tugas tersebut
- Anda juga bisa membuat bidang khusus untuk mengategorikan dan menambahkan atribut untuk memvisualisasikan kemajuan proyek di setiap tahap
- Pemangku kepentingan bisa menambahkan label prioritas, memberikan komentar, dan menetapkan tenggat waktu yang jelas
Hal ini memungkinkan tim untuk merencanakan tugas-tugas mereka dan menavigasi proyek secara efisien. Selain itu, ClickUp menawarkan banyak tampilan, seperti daftar, bagan Gantt, kalender, dan beban kerja.
Kami merekomendasikan penggunaan templat ini untuk proyek dengan berbagai tingkat tugas dan subtugas.
2. Templat Perencana Proyek ClickUp
Templat Perencana Proyek ClickUp memungkinkan Anda menavigasi kerumitan perencanaan proyek. Anda bisa melacak semua rencana proyek di satu tempat - berapa pun ukuran proyeknya.
Sebagai contoh, tampilan Kanban dalam templat ini memungkinkan beberapa pengguna untuk menyesuaikan tugas dan memperbarui kemajuan mereka. Perencana ini dapat menggantikan panggilan stand-up harian Anda dan menghemat waktu tim Anda dengan tampilan yang jelas tentang status tugas dan kemajuan yang dibuat.
Dengan kontrol akses khusus, para pemangku kepentingan utama bisa tetap berada di jalur yang benar, mendapatkan informasi tentang perubahan, dan berkolaborasi dengan erat.
Hal yang hebat dari perencana ini adalah bahwa ia memecah kompleksitas proyek berskala besar menjadi tujuan yang dapat dikelola dan dicapai. Sambil mendelegasikan tanggung jawab, hal ini memberikan struktur pada tim Anda dan membuat proyek tidak terlalu membebani.
3. Templat Rencana Proyek ClickUp
Templat Rencana Proyek ClickUp membantu Anda membuat rencana proyek yang cukup rinci untuk proyek yang kompleks. Ini sempurna jika Anda mengelola beberapa proyek yang saling berhubungan yang membutuhkan perencanaan dan penataan yang mendetail. Templat ini memungkinkan Anda membuat jadwal proyek yang terperinci, bersama dengan pencapaian dan sasaran yang jelas.
Ketergantungan yang tidak direncanakan bisa menggagalkan proyek. Tetapi templat ini memetakan semua ketergantungan untuk menghindari kemacetan. Anda juga bisa menetapkan prioritas, memantau kemajuan harian, dan mengawasi semua tugas Anda.
Setiap kali Anda mengadakan rapat awal proyek, gunakan templat ini untuk menguraikan ruang lingkup, persyaratan, dan ketergantungan sehingga Anda bisa memasukkan detail ini ke dalam jadwal proyek Anda.
4. Templat Ikhtisar Perusahaan ClickUp
Templat Ikhtisar Perusahaan ClickUp adalah pilihan yang sangat baik untuk membuat ikhtisar komprehensif organisasi Anda yang dapat digunakan untuk tim internal atau eksternal. Bisnis Anda sering kali memiliki beberapa proyek yang sedang berjalan yang pada akhirnya menyatu menuju tujuan jangka panjang.
Untuk organisasi yang berkembang pesat, mudah bagi tim untuk melupakan gambaran besar karena silo internal dan kurangnya visibilitas ke departemen lain.
Templat ikhtisar perusahaan menawarkan visibilitas kepada tim tentang bagaimana tujuan mereka terkait dengan tujuan organisasi. Selain itu, para pemimpin akan lebih mudah mendapatkan gambaran umum yang komprehensif tentang semua peta jalan proyek di satu tempat untuk memastikan keselarasan yang erat antara tim dan tidak ada duplikasi upaya.
5. Templat Dokumentasi Proyek ClickUp
Dokumentasi sangat penting selama proyek berlangsung. Ini membantu tim melacak informasi yang paling penting, baik itu tujuan dan sasaran, keputusan yang diambil dalam rapat, atau perubahan strategi selama proyek berlangsung. Sangat penting untuk mendokumentasikan semuanya.
Idealnya, Anda ingin dokumentasi proyek di seluruh jadwal proyek dapat diakses di satu lokasi.
Templat Dokumentasi Proyek ClickUp menawarkan hal itu.
Tim Anda bisa mengakses, menjelajahi, dan melihat semua dokumen yang diperlukan untuk proyek. Dengan struktur yang jelas, templat ini memangkas waktu untuk dokumentasi dengan menyediakan platform terpusat bagi pemangku kepentingan dan departemen lain untuk berkolaborasi dengan lebih baik.
Jangan pernah kehilangan file atau percakapan penting dengan templat ini.
6. Templat Ringkasan Program ClickUp
Dengan begitu banyak bagian yang bergerak dalam sebuah proyek, Anda memerlukan cara cepat untuk meringkas kemajuan dan menjaga agar tim Anda tetap sinkron.
Templat Ringkasan Program ClickUp adalah alat yang bagus untuk membuat ikhtisar tingkat tinggi dari program Anda untuk para pemangku kepentingan. Ini membantu Anda memvisualisasikan gambaran besar dengan bagan dan grafik yang intuitif. Dan penuhi tenggat waktu dengan pengingat dan peringatan.
Templat ini memungkinkan Anda menyederhanakan operasi Anda dengan label, tag, dan kategori berkode warna. Untuk tim Anda yang menangani banyak proyek, templat ini menyederhanakan tampilan satu panel untuk semua aktivitas yang sedang berlangsung di semua proyek.
Pada saat yang sama, Anda bisa mendapatkan gambaran cepat dari setiap proyek dan kemajuannya di dasbor Anda.
7. Templat Papan Tulis Lingkup Proyek ClickUp
Ketika Anda memulai sebuah proyek, ide dan perencanaan biasanya merupakan dua tahap pertama. Keduanya membentuk fondasi proyek.
Sebagian besar perencanaan dilakukan dengan menetapkan ruang lingkup proyek. Ruang lingkup proyek mendorong narasi ke depan untuk perencanaan proyek.
Itulah mengapa sangat penting untuk memiliki templat yang menetapkan ruang lingkup yang jelas untuk proyek Anda.
Templat Papan Tulis Ruang Lingkup Proyek ClickUp menyediakan cara visual dan kolaboratif untuk membuat ide dan mengatur jadwal. Anda bisa beride dengan bebas sambil tetap terstruktur menggunakan templat ini. Anda dapat dengan mudah mengatur ruang lingkup proyek yang dipecah menjadi target dan sasaran yang lebih kecil.
Kombinasikan templat ini dengan Papan Tulis ClickUp untuk mendorong proses perencanaan dan ide Anda.
Selaraskan ruang lingkup yang tepat dan bagikan dengan para pemangku kepentingan dan anggota tim agar mereka semua dapat merujuknya setiap saat agar tetap berada di halaman yang sama.
8. Templat Garis Waktu Proyek Excel oleh Vertex42
Meskipun bukan yang paling ramah pengguna atau intuitif, spreadsheet telah digunakan secara de facto untuk perencanaan proyek. Templat Garis Waktu Proyek Excel oleh Vertex42 adalah cara sederhana untuk membuat garis waktu proyek pada spreadsheet.
Templat ini mencakup bagian untuk tugas, tanggal mulai, tanggal akhir, durasi, dan ketergantungan. Templat ini menggunakan teknik diagram batang bertumpuk untuk menunjukkan pencapaian dan kemajuan. Karena templat ini ada di spreadsheet, templat ini dapat diakses oleh semua anggota tim dan pemangku kepentingan-mendorong kolaborasi yang efektif.
9. Templat Ikhtisar Jadwal Proyek oleh OfficeTimeline
Templat Ikhtisar Jadwal Proyek memberikan gambaran umum visual tentang jadwal dan sasaran proyek Anda. Ini mencakup fitur-fitur seperti kode warna, pengelompokan tugas, dan ketergantungan. Ini membantu Anda mengomunikasikan nilai proyek secara efektif kepada para pemimpin, pemangku kepentingan, dan anggota tim.
Anda bisa menggunakan templat ini sebagai bagian dari presentasi elevator Anda kepada manajemen senior. Templat ini menyoroti pilar-pilar utama proyek Anda, seperti tujuan, sasaran, ketergantungan, dan potensi risiko.
Seiring waktu, ringkasan proyek ini juga akan berfungsi sebagai dokumentasi untuk analisis retrospektif.
10. Templat Presentasi Ikhtisar Proyek PowerPoint oleh SlideEgg
Presentasi adalah cara yang menarik secara visual untuk mempresentasikan ide proyek Anda. Dek presentasi adalah contoh sempurna dari keefektifan presentasi. Miliaran dolar investasi yang terkumpul adalah bukti keberhasilannya.
Templat Presentasi Ikhtisar PowerPoint SlideEgg adalah titik awal yang baik untuk membuat presentasi PowerPoint tentang proyek Anda.
Templat rencana proyek ini mencakup slide untuk memperkenalkan proyek Anda dan mendiskusikan tujuan, sasaran, hasil, dan jadwal. Dengan presentasi ikhtisar proyek yang solid, Anda akan percaya diri dalam rapat proposal proyek untuk menunjukkan nilai proyek Anda.
Sebelum Anda Mengatakan 'Ya'
Templat rencana proyek sangat penting dalam manajemen proyek. Templat yang baik harus jelas, ringkas, mudah beradaptasi, dan diperbarui secara berkala untuk mencerminkan perubahan.
Merupakan praktik yang baik jika templat ikhtisar proyek Anda terintegrasi dengan perangkat lunak manajemen proyek Anda. Hal ini membuat pembaruan dan berbagi informasi menjadi lebih mudah dan membuat templat tetap selaras dengan kemajuan tim Anda.
Pertimbangkan kebutuhan terpenting Anda sebelum memilih salah satunya, dan berdayakan tim Anda untuk memulai perjalanan proyek mereka dengan kejelasan yang lengkap. 🎉