Dalam satu dekade yang dimulai pada tahun 1987, ketika Motorola menciptakan dan mengimplementasikan Six Sigma, mereka mencapai kumulatif penghematan sebesar $14 miliar hanya dari langkah-langkah peningkatan kualitas mereka. Itulah kekuatan Six Sigma dan paradigma kualitas terkait yang diadaptasi secara luas bahkan hingga hari ini!
Salah satu yang paling populer berbasis Six Sigma metodologi peningkatan proses yang telah digunakan di luar bidang manufaktur adalah DMAIC. Dalam artikel blog ini, kami akan membahas apa arti dari proses DMAIC, mengapa proses ini masih relevan, dan bagaimana Anda dapat menerapkannya dalam organisasi Anda.
Apa Itu Proses DMAIC?
DMAIC (singkatan dari Define, Measure, Analyze, Improve, and Control) adalah pendekatan peningkatan proses berbasis data yang berakar pada metodologi Six Sigma.
DMAIC dicirikan oleh:
- Kerangka kerja yang kuat: DMAIC berfungsi sebagai panduan langkah demi langkah untuk mengidentifikasi kesenjangan dalam proses dan memperbaikinya
- Pemecahan masalah yang terstruktur: DMAIC membantu mengidentifikasi akar masalah dan memecahkan masalah kualitas
- Pemecahan masalah berbasis data: DMAIC mendorong tim untuk melihat beragam titik data dalam proses mereka daripada menggunakan intuisi atau firasat
- Hasil yang berkelanjutan: DMAIC tidak berhenti pada menemukan solusi, namun lebih jauh lagi untuk memastikan implementasi jangka panjang yang efektif
model DMAIC (Sumber:) Wikimedia Commons )_
Meskipun pada awalnya dirancang sebagai salah satu komponen inti dari Six Sigma, namun kemudian diadaptasi ke dalam Lean, Kaizen, Agile, dan model hibrida lainnya seperti Lean Six Sigma yang memprioritaskan peningkatan berkelanjutan.
**Tahukah Anda? Six Sigma berfokus pada peningkatan proses, sementara Manajemen proyek yang ramping berfokus pada pengurangan pemborosan. Untuk mengetahui perbedaannya secara mendetail, lihat Lean vs Six Sigma .
Lima Fase DMAIC dan Cara Menerapkannya
DMAIC pada dasarnya adalah proses lima fase. Saat menggunakan DMAIC, Anda mendefinisikan, mengukur, menganalisis, meningkatkan, dan mengendalikan. Hal ini terdengar jelas pada awalnya. Namun, hal ini memiliki nuansa yang signifikan baik dalam teori maupun praktik.
Mari kita jelajahi setiap fase secara mendetail. Kami juga akan memandu Anda tentang bagaimana Anda dapat menerapkan proses ini dengan menggunakan alat yang ampuh seperti ClickUp untuk tim manajemen proyek .
1. Mendefinisikan
Langkah pertama dalam proses peningkatan kualitas DMAIC adalah mengetahui apa yang ingin Anda tingkatkan. Hal ini biasanya dilakukan melalui sejumlah langkah yang saling berkaitan.
Tuliskan pernyataan masalah
Pertama-tama, tim proyek melakukan brainstorming dan mendokumentasikan pernyataan masalah.
Sebagai contoh, pernyataan masalah Anda bisa berupa: "Terdapat kepadatan bug yang tinggi, yaitu 15 cacat per 1000 baris kode."
Pahami konteksnya
Setelah itu didefinisikan, tim mengajukan serangkaian pertanyaan untuk memahami konteks di mana hal ini terjadi.
- Apa proses saat ini yang diikuti oleh tim?
- Siapa saja pemangku kepentingan dari proses tersebut?
- Apa kinerja dasar saat ini?
- Apa saja persyaratan pelanggan?
- Apa saja risiko dan tantangan dari proses ini?
Ada beberapa cara untuk mengumpulkan informasi ini. Anda dapat memulai dengan pemetaan proses menggunakan Papan Tulis ClickUp . Ajak tim Anda untuk memvisualisasikan seluruh proses secara kolaboratif, sehingga Anda memiliki tampilan kontekstual 360 derajat.
pemetaan proses dengan Papan Tulis ClickUp
Anda bisa mendapatkan umpan balik dari pemangku kepentingan, manajemen, dan pelanggan dengan menggunakan Formulir ClickUp . Dengan kuesioner sederhana yang dirancang dengan baik, Anda dapat mengumpulkan poin-poin penting dari setiap orang dalam prosesnya.
Tetapkan tujuan
Dengan semua informasi yang ada, tentukan tujuan dari proses peningkatan kualitas Anda.
Sebagai contoh, ini bisa berupa: Mengurangi kepadatan bug hingga kurang dari lima cacat per 1.000 baris kode dalam tiga bulan ke depan.
Pastikan tujuan Anda SMART. Selain itu, pastikan Anda membuatnya mudah diakses oleh semua orang dalam tim. Sasaran ClickUp adalah cara terbaik untuk mewujudkannya. Dengan ClickUp Goals, Anda bisa menetapkan target, mengatur tujuan ke dalam folder, dan memiliki tampilan satu panel untuk semua kemajuan Anda.
clickUp Goals untuk visualisasi kemajuan yang mudah_
2. Mengukur
Setelah Anda mendefinisikan masalah, Anda dapat fokus pada pengumpulan data dalam fase 'mengukur'. Tujuannya adalah untuk mengumpulkan data yang dapat diandalkan yang secara akurat mewakili proses yang ada, yang akan berfungsi sebagai dasar untuk perbaikan.
Alat bantu seperti bagan kendali, histogram, dan analisis Pareto sering digunakan untuk menilai variasi dan menunjukkan area yang menjadi perhatian. Untuk penelusuran tingkat lanjut, gunakan Dasbor ClickUp .
dapatkan laporan waktu nyata dengan Dasbor ClickUp
Dasbor ClickUp menawarkan cara yang dapat disesuaikan sepenuhnya dan berbasis KPI untuk melacak kinerja tim Anda. Dalam mengumpulkan data tentang masalah kepadatan bug yang disebutkan di atas, Anda dapat membuat widget untuk:
- Kepadatan bug dari masing-masing pengembang
- Pengerjaan ulang yang ditugaskan dalam tinjauan kode
- Bug yang diidentifikasi oleh analis kualitas (QA) vs bug yang dilaporkan oleh pengguna
- Waktu yang dibutuhkan untuk menulis 1.000 baris kode dan korelasinya dengan kepadatan bug
- Tren historis dari kepadatan bug
3. Menganalisis
Setelah Anda mengumpulkan data, saatnya untuk menganalisisnya. Tergantung pada sifat masalahnya, Anda bisa menggunakan analisis data statistik, analisis regresi, pengujian hipotesis, diagram tulang ikan, atau 5 Mengapa untuk mengungkap pola.
Sebagai contoh, mari kita lihat bagaimana Anda menganalisis situasi ini dengan menggunakan pengujian hipotesis. Pertama, Anda akan menentukan sejumlah hipotesis yang perlu diuji.
| Hipotesis | Analisis data untuk pengujian | Analisis data untuk pengujian | |
|---|---|---|---|
| Pengembang karier awal memiliki kepadatan bug yang tinggi | Perbandingan kepadatan bug di semua pengembang | ||
| Pengembang karir awal memiliki tingkat keparahan bug yang tinggi | Perbandingan kepadatan bug dan tingkat keparahan di semua tingkat pengalaman | ||
| QA melaporkan terlalu banyak non-bug sebagai cacat | Jumlah bug yang telah diselesaikan tanpa pengerjaan ulang | ||
| Fitur yang kompleks memiliki lebih banyak bug | Perbandingan cacat per 1.000 baris kode vs. cacat per fungsionalitas |
contoh pengujian hipotesis
Jangan merasa tertekan untuk melakukan semuanya dari awal. Memanfaatkan (leverage) Template Six Sigma sebagai gantinya!
Jika Anda sedang menyelidiki suatu masalah, cobalah templat analisis akar masalah . Ketika mengeksplorasi risiko dan tantangan, pertimbangkan templat penilaian risiko .
dokumentasikan analisis Anda di ClickUp Docs_
Bagian penting dari fase analisis adalah dokumentasi. Pastikan Anda memiliki catatan menyeluruh tentang semua diskusi dan keputusan Anda di satu tempat. Klik Dokumen adalah tempat yang tepat untuk menuliskan semuanya dalam bentuk prosa. Anda bisa menghubungkan alur kerja, menandai orang, meminta komentar, dan berkolaborasi secara real time untuk pemecahan masalah yang lebih cepat.
Anda juga bisa merepresentasikannya secara visual menggunakan Dasbor ClickUp.
4. Tingkatkan
Hasil dari analisis Anda akan menjadi ide konkret untuk meningkatkan proses. Misalnya, untuk setiap akar masalah, Anda mungkin memiliki rencana perbaikan.
| Penyebab utama | Rencana perbaikan |
|---|---|
| Pengembang dengan pengalaman kurang dari 5 tahun secara tidak proporsional mempengaruhi kepadatan bug | Pekerjakan pengembang yang lebih berpengalaman Menerapkan proses peninjauan kode untuk mereka yang memiliki pengalaman kurang dari 5 tahunMemperkenalkan pemrograman berpasangan untuk melatih pengembang karier awal Meningkatkan pengulangan kode yang ada |
| Kompleksitas kode menyebabkan kepadatan bug yang tinggi | Buat rencana untuk melakukan refactoring atau menghilangkan utang teknologiMeminimalkan kompleksitas kode dalam pengembangan di masa mendatang |
| Kepadatan bug keamanan tidak proporsional | Menerapkan proses DevSecOps Mempekerjakan insinyur keamanan siber untuk meninjau kode Meningkatkan kasus uji untuk masalah keamanan |
membuat rencana perbaikan untuk akar masalah yang teridentifikasi_
Setelah Anda melakukan brainstorming tentang semua cara untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi, sekarang saatnya memilih solusi yang tepat.
- Tetap sederhana: Prioritaskan solusi yang paling sederhana dan perlahan-lahan bergerak maju ke solusi yang lebih kompleks/sistemikpengoptimalan alur kerja
- Lakukan secara bertahap: Jangan menerapkan banyak perubahan sekaligus, yang akan menyulitkan untuk mengukur dampaknya
- Lakukan pengulangan: Gunakan rencana-lakukan-periksa-tindakstrategi manajemen proyek untuk mengulangi solusi Anda
- Mengkomunikasikan: Pastikan komprehensifkomunikasi tim sehingga semua orang memahami dan mendaftar untuk proses yang lebih baik
- Implementasikan: Siapkan tugas, tinjauan, dan tonggak pencapaian untuk implementasi rencana peningkatan Anda
Cara sederhana untuk mengelola ini adalah dengan menggunakan Tugas ClickUp . Siapkan setiap rencana peningkatan sebagai proyek, tugas, sub-tugas, atau daftar periksa.
Sebagai contoh, jika Anda menerapkan pemrograman berpasangan, gunakan ClickUp Tasks untuk menugaskan dua pengembang untuk setiap fitur.
manajemen proyek DMAIC dengan ClickUp Tasks_
Jika Anda ingin menerapkan proses peninjauan kode, buat garis besar langkah-langkah tersebut dalam tugas, tambahkan status khusus, dan secara otomatis tambahkan daftar periksa yang sesuai. Gunakan Dasbor ClickUp untuk melacak kemajuan Anda dan mengulanginya secara konsisten.
5. Kontrol
Fase terakhir adalah memastikan bahwa rencana peningkatan diimplementasikan, diadopsi, dan diikuti oleh semua pemangku kepentingan. Gunakan mekanisme kontrol seperti prosedur operasi standar (SOP) dan sistem pemantauan untuk melacak kinerja yang sedang berlangsung.
Misalnya, jika Anda telah menerapkan proses peninjauan kode, pastikan bahwa setiap baris kode ditinjau oleh senior dan ditandatangani.
Ukur cacat pada kode yang ditinjau untuk mengevaluasi apakah rencana perbaikan ini efektif. Lakukan penyesuaian yang diperlukan.
Jika semua ini terasa berat bagi Anda dan tim kecil Anda, jangan khawatir. Sederhanakan pengoptimalan dualitas Anda dengan Templat DMAIC dari ClickUp . Templat yang dapat disesuaikan untuk pemula ini memandu Anda melalui setiap langkah metodologi DMAIC, mengkonsolidasikan semua informasi dan membuatnya dapat dilihat oleh seluruh tim.
Templat DMAIC dari ClickUp
Jika, setelah semua ini, Anda bertanya-tanya mengapa Anda harus menggunakan DMAIC daripada selusin proses kontrol kualitas lainnya, kami siap membantu Anda.
Manfaat Menerapkan DMAIC
DMAIC telah digunakan selama lebih dari 30 tahun, membantu perusahaan-perusahaan terbesar di dunia menghilangkan pemborosan, meminimalkan kesalahan, dan menghemat biaya. Itulah mengapa proses DMAIC masih bertahan sebagai alat peningkatan kualitas yang populer dan efektif.
Kedalaman dan jangkauan
DMAIC membantu mengidentifikasi akar penyebab masalah, mengeksplorasi kesenjangan dari berbagai sudut. Hal ini memastikan bahwa Anda menghilangkan masalah dan bukan hanya mengobati gejala. Karena alasan ini, DMAIC juga merupakan alat yang ampuh metodologi manajemen proyek .
Pendekatan sistematis
Alih-alih pendekatan coba-coba yang populer, DMAIC menawarkan pendekatan sistematis berbasis data yang meminimalkan risiko kesalahan yang merugikan.
Proses siklus penuh
DMAIC bukan hanya tentang analisis akar masalah atau mencari solusi. Ini adalah tentang memahami, memvalidasi, menganalisis, dan memecahkan masalah, selain mempertahankan solusi.
Peningkatan yang terukur
Para pendukung DMAIC cenderung berbasis data, tidak hanya untuk menganalisis masalah tetapi juga untuk mengevaluasi efektivitas solusi. Jadi, setiap fase melibatkan pengukuran dan pelacakan kinerja bisnis, sehingga Anda dapat mengukur peningkatan dan melacak kemajuan menuju tujuan.
Bukan berarti DMAIC mudah diterapkan.
Tantangan Umum dalam Proses DMAIC Tantangan Umum dalam Proses DMAIC
Meskipun memiliki banyak manfaat, implementasi DMAIC sering kali mengalami tantangan budaya dan teknis. Berikut adalah beberapa tantangan yang umum terjadi.
Resistensi terhadap perubahan
Seperti halnya setiap inisiatif perubahan, DMAIC memperkenalkan gangguan dan transformasi dari cara kerja tim saat ini.
Sebagai contoh, proses peninjauan kode menambahkan satu langkah lagi dalam pengembangan, yang kemungkinan besar mengakibatkan penundaan atau biaya tambahan.
Jadi, tim cenderung resisten terhadap perubahan.
Kurangnya tujuan yang jelas
Beberapa pernyataan masalah mungkin sangat kompleks sehingga tim kesulitan untuk menentukan tujuan yang jelas. Hal ini menyebabkan kesalahpahaman, ketidakselarasan, ketidaksepakatan, dan pada akhirnya kegagalan implementasi DMAIC.
Ruang lingkup yang melebar
Anda mungkin telah memulai dengan ruang lingkup dan tujuan yang jelas. Namun, saat Anda mengukur dan menganalisis, Anda mungkin akan menemukan aspek-aspek yang saling berhubungan yang secara tidak sengaja memperluas cakupan proses DMAIC Anda. Dengan demikian, tim akhirnya kehilangan peluang peningkatan yang telah mereka identifikasi.
Pengumpulan data yang tidak konsisten
Setiap program berbasis data bergantung pada keakuratan, ketersediaan, dan konsistensi data. Begitu juga dengan DMAIC. Data yang tidak konsisten atau tidak akurat dapat secara signifikan merusak inisiatif. Hal ini dapat menghasilkan kesimpulan yang menyesatkan, yang dapat menyebabkan Anda berfokus pada masalah yang salah atau menerapkan solusi yang tidak efektif.
Tingkatkan Kualitas Proses Anda dengan ClickUp
Six Sigma dan proses terkait seperti DMAIC sering kali terlihat dalam kaitannya dengan manufaktur, terutama pada tahun 1990-an dan awal 2000-an. Hal ini sebagian wajar karena proses tersebut diciptakan dan diadopsi secara luas pada masa itu.
Namun, merupakan kesalahan besar jika menganggapnya sudah ketinggalan zaman. Di dunia di mana keberlanjutan, pengurangan limbah, pengurangan konsumsi, dan kontrol kualitas menjadi sangat penting, DMAIC menjadi lebih relevan dari sebelumnya, baik saat Anda membuat konten, membangun perangkat lunak, atau membangun gedung pencakar langit.
Berapa pun ukuran dan cakupan proyek Anda, gunakan layanan ClickUp perangkat lunak manajemen proyek untuk mengelola proses DMAIC Anda. Tentukan, ukur, analisis, tingkatkan, kendalikan, bilas, dan ulangi dengan ClickUp . Coba ClickUp secara gratis hari ini!
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
1. Apa kepanjangan dari DMAIC?
DMAIC adalah singkatan dari Define, Measure, Analyze, Improve, and Control.
2. Apa yang dimaksud dengan proses DMAIC dalam Six Sigma?
DMAIC adalah cara terstruktur dan berbasis data untuk mengelola proyek peningkatan proses. Ini adalah Alat Six Sigma yang terdiri dari lima fase di mana Anda mendefinisikan masalah, mengukur indikator kinerja yang ada, menganalisis data saat ini, membuat rencana perbaikan, dan mengontrol implementasi yang berkelanjutan.
3. Apa saja 5 alat dan teknik DMAIC?
Lima teknik DMAIC adalah mendefinisikan, mengukur, menganalisis, meningkatkan, dan mengendalikan. Tim proyek menggunakan berbagai alat bantu pada setiap tahapan ini.
- Piagam proyek: Dokumen dasar yang menguraikan tujuan, proses organisasi, dan peta jalan proyek
- Histogram: Diagram batang yang digunakan untuk melacak tren data masa lalu atau kemajuan rencana perbaikan
- Peta proses: Representasi visual dari setiap langkah, pencapaian, dan pemangku kepentingan dalam proses melalui DMAIC
- Diagram tulang ikan: Peta dari semua akar penyebab potensial dari setiap kejadian/kesalahan
- Pengujian hipotesis: Metode statistik, seperti uji-t, analisis varians, dll. untuk memahami akar penyebab potensial dari masalah yang ada
- Bagan manajemen proyek : Grafik dan laporan visual, termasuk bagan Gantt, struktur perincian pekerjaan, papan Kanban, dll.
4. Apakah DMAIC dapat digunakan di industri apa pun?
Ya, DMAIC dapat diterapkan pada industri apa pun, termasuk manufaktur, perawatan kesehatan, layanan keuangan, konstruksi, pengembangan perangkat lunak, dan banyak lagi, karena DMAIC berfokus pada peningkatan proses secara umum, bukan pada pendekatan khusus industri.
5. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses DMAIC?
Waktu untuk menyelesaikan proses DMAIC bervariasi tergantung pada kompleksitas masalah. Biasanya membutuhkan waktu beberapa minggu hingga beberapa bulan.
6. Dapatkah saya menggunakan DMAIC untuk peningkatan proses yang sedang berlangsung?
Ya, DMAIC sangat ideal untuk peningkatan proses yang sedang berlangsung karena berfokus pada pemantauan dan kontrol yang berkelanjutan untuk mempertahankan kemajuan dari waktu ke waktu.