Ketika Anda sedang berlibur atau mengambil cuti dari pekerjaan, Anda tidak ingin diganggu oleh telepon Anda yang terus berdering, bukan? Namun terkadang, ada pesan yang memang harus Anda balas.
Tidak membalasnya bisa berarti Anda melewatkan percakapan penting dan umpan balik dari pelanggan, yang berdampak pada kepuasan secara keseluruhan. Pada saat seperti ini, bahkan pesan sederhana untuk memberi tahu orang-orang adalah pilihan yang baik.
Jika Anda termasuk salah satu dari 1.5 miliar pengguna WhatsApp Business fitur balasan otomatis berusaha memberikan solusi. Fungsi balasan otomatis WhatsApp memungkinkan Anda mengirim balasan otomatis ke semua komunikasi bisnis Anda.
Menyediakan komunikasi yang efisien, bahkan ketika Anda sedang mengambil cuti, merupakan ciri khas dari individu yang terorganisir dengan baik. Mari kita lihat bagaimana balasan otomatis WhatsApp dapat membuat kotak masuk Anda lebih ringan.
Cara Mengatur Balasan Otomatis di WhatsApp
Pertama, kita akan melihat cara mengatur balasan otomatis ini di aplikasi bisnis WhatsApp. Dengan mengikuti langkah-langkah berikut, Anda akan dapat mengontrol pesan balasan otomatis, kepada siapa pesan tersebut dikirimkan, dan bahkan menentukan jam kerja Anda.
Langkah 1: Buat akun WhatsApp Business
Hal pertama yang Anda perlukan untuk mengatur pesan balasan otomatis ini adalah akun di aplikasi WhatsApp Business. Caranya sangat mudah: cukup unduh aplikasi dari toko aplikasi dan masuk dengan nomor telepon WhatsApp Business Anda yang terdaftar.
melalui Google Play
Langkah 2: Temukan alat bantu bisnis
Anda kemudian harus menemukan bagian Business Tools pada aplikasi WhatsApp Business. Jika Anda menggunakan Android, bagian ini ada di menu di sudut kanan atas, jadi cukup klik tiga titik. Pengguna iOS dapat menemukan bagian Alat Bisnis di bawah Pengaturan.
melalui WhatsApp Business
Langkah 3: Menyiapkan 'Pesan Tamu'
Di bawah bagian Alat Bisnis, Anda akan menemukan tab Pesan Tidak Terjawab di mana Anda dapat mengatur pesan balasan otomatis. Ketika Anda mengetuk tab ini, Anda akan mendapatkan pilihan untuk mengirim pesan. Aktifkan dengan mengeklik tombol tersebut.
Langkah 4: Sesuaikan pesan Anda
Tab Pesan Luar memungkinkan Anda mengedit pesan balasan otomatis WhatsApp Anda. Anda dapat menyesuaikan pesan otomatis dengan kebutuhan bisnis atau pribadi Anda.
Baca juga:
10 Perangkat Lunak Kotak Masuk Bersama Terbaik (Ulasan & Harga)
Langkah 5: Jadwalkan pesan
Langkah selanjutnya dalam proses ini adalah memilih jadwal yang ingin Anda ikuti untuk pesan tandang Anda. Ada tiga pilihan dasar:
- Selalu kirim: Tanggapan standar ini akan dikirim ke seseorang yang menghubungi Anda. Ketika Anda memiliki pesan yang siap saat bepergian, mereka yang menghubungi Anda tidak akan pernah merasa diabaikan
- Jadwal khusus: Apakah Anda menggunakanWhatsApp untuk bisnis Anda ataukomunikasi internal? Atur balasan otomatis Anda untuk keluar dalam jam tertentu. Ini juga merupakan cara yang baik bagi para profesional yang bekerja untuk mengelola pesan masuk dengan baik
- Di luar jam kerja: Bahkan saat Anda tidak bekerja, WhatsApp akan membalas dengan pesan otomatis kepada pelanggan Anda
Baca juga:
10 Strategi Komunikasi Tim untuk Kolaborasi yang Efektif
Langkah 6: Pilih penerima
Setelah Anda menyesuaikan pesan Anda dan memutuskan kapan akan mengirimkannya, Anda harus mengatur penerima. Ini bisa untuk semua orang atau hanya mereka yang telah Anda tambahkan ke buku alamat Anda. Kustomisasi kecil dapat dilakukan di sini, seperti memilih untuk tidak mengirim pesan tandang ke orang-orang tertentu.
Dan selesai! Anda harus menyimpan semua kerja keras yang telah Anda lakukan, dan setelah verifikasi cepat, Anda selesai!
💡Tip Pro: Pastikan perangkat Anda memiliki koneksi internet aktif agar pesan jarak jauh dapat berfungsi.
Keterbatasan Menggunakan WhatsApp
Meskipun mengotomatiskan respons ini di aplikasi WhatsApp Business berarti Anda memiliki lebih banyak waktu, ada beberapa keterbatasan yang menyertainya:
- Tidak sepenuhnya dapat disesuaikan: Solusi satu ukuran untuk semua dari WhatsApp saat ini hanya memungkinkan Anda untuk menyesuaikan pesan pertama. Untuk pembaruan atau untuk membuat tugas tindak lanjut, WhatsApp masih mengharuskan Anda menghubungi kontak secara manual
- Kurangnya fleksibilitas: Meskipun Anda bisa sedikit mengatur jadwal Anda, ada saat-saat tertentu ketika Anda ingin mengotomatiskan prosesnya. Misalnya, para profesional yang bekerja mungkin ingin menjadwalkan balasan otomatis WhatsApp hanya untuk hari libur
- Hati-hati terhadap kesalahpahaman: Jika Anda tidak memperbarui balasan otomatis secara teratur, Anda mungkin memberikan informasi yang salah. Pastikan Anda mengawasi pesan otomatis Anda dan mengeditnya sesekali
- Menghilangkan nuansa manusiawi*: Salah satu tantangan terbesar dengan pesan otomatis adalah kurangnya komunikasi interaktif. Tanpa respons waktu nyata, penerima Anda mungkin akan merasa terasing dari Anda
Ya, aplikasi WhatsApp Business mengelola pesan masuk untuk bisnis. Namun, ketika pesan dan percakapan harus diubah menjadi item yang dapat ditindaklanjuti, alat produktivitas all-in-one seperti
ClickUp
menawarkan ruang lingkup untuk meningkatkan komunikasi bisnis. Mari pelajari lebih lanjut.
Baca juga:
11 Alternatif WhatsApp Terbaik untuk Bisnis
Jadwalkan Pesan Tidak Masuk Kantor dengan ClickUp
Ketika Anda menyadari bahwa balasan otomatis WhatsApp Business tidak cukup untuk menyelesaikan masalah Anda, Anda harus mencari solusi yang lebih komprehensif yang memungkinkan Anda untuk berkomunikasi dengan lancar sambil mengotomatiskan balasan dan memisahkan tugas berdasarkan prioritas.
Pencarian cepat akan menunjukkan banyak alat yang menawarkan fitur-fitur ini. Namun, mana yang harus Anda pilih?
Nah, ClickUp adalah jawabannya. Ini adalah solusi yang fleksibel dan efektif untuk menyederhanakan komunikasi bisnis. Anda juga bisa menggunakannya untuk mengelola pesan masuk, berbagi file, dan melakukan panggilan video.
Sebelum ClickUp, rapat dan komunikasi email yang bolak-balik menyebabkan lubang hitam di mana item tidak terlihat dan tidak dijaga. Karena itu, tugas tidak ditinjau tepat waktu, dan tidak ada yang tahu bagaimana perkembangan kreatifnya, kini semua orang dalam tim bisa melihat dengan jelas kapan item tindakan jatuh tempo, mengobrol, dan berkolaborasi di dalam tugas
Samantha Dengate, Sr. Manajer Proyek di Diggs
Terus bergerak meski Anda tidak berada di kantor dengan dinamika yang dinamis
Obrolan ClickUp
Berikut ini adalah beberapa fitur yang ditawarkannya:
1. Kurangi kemacetan dengan ClickUp Chat
Kelola banyak percakapan di satu tempat dengan ClickUp Chat
ClickUp adalah aplikasi untuk segala hal untuk bekerja. Dan dengan ClickUp Chat, Anda bisa menyatukan semua pekerjaan Anda di satu tempat. Jadi, alih-alih mengatur balasan otomatis di WhatsApp Business, yang membuat percakapan terpisah dari ruang kerja Anda, ClickUp Chat terintegrasi langsung ke seluruh alur kerja Anda.
ClickUp Chat menghilangkan peralihan konteks yang konstan. Anda bisa mengirim komentar, berbagi umpan balik, atau meminta informasi terbaru tentang tugas yang ditambahkan.
Untuk kustomisasi, saluran obrolan bertindak sebagai utas individu dan dapat dipisahkan berdasarkan tim, proyek, atau percakapan. Dengan beberapa peserta yang dapat melihat ketersediaan, jadwal, dan tugas prioritas Anda, ClickUp Chat memungkinkan kolega Anda untuk melanjutkan komunikasi tanpa hambatan bahkan saat Anda tidak ada di tempat!
Chat juga mengintegrasikan panggilan video dan audio, sehingga pengguna dapat dengan mudah beralih dari percakapan tertulis ke diskusi langsung dalam platform yang sama.
Baca juga:
11 Aplikasi & Alat Kolaborasi Tim Terbaik
2. Siapkan pesan otomatis untuk mengingatkan tim Anda
Dengan menyatu langsung dengan tempat kerja Anda, Anda bisa membuat postingan 'Pembaruan' atau 'Pengumuman' sebelum cuti. Tautkan semua pembaruan, dokumen, atau instruksi yang relevan pada pembaruan ini, dan kolega Anda dapat mengaksesnya saat Anda pergi!
Berikan informasi kepada rekan tim Anda dengan pengumuman atau pembaruan di ClickUp Chat
Fitur ini sangat membantu dalam memastikan pekerjaan tidak terhenti karena informasi yang hilang ketika seseorang dari tim Anda tidak dapat dihubungi.
3. Tinjau dalam satu menit
ClickUp Chat tidak hanya memastikan tidak ada jeda dalam alur kerja Anda, tetapi juga mencatat dan menautkan semua komentar yang relevan ke tugas yang sesuai.
Jika kolega Anda menyebutkan tugas tertentu dalam obrolan, tugas tersebut akan segera ditautkan. Hal ini memungkinkan Anda untuk melacak langkah-langkah tugas tanpa kehilangan informasi apa pun. Ketika Anda kembali dari istirahat, Anda dapat meninjau obrolan dan mengejar semua yang terlewatkan dalam hitungan menit.
ClickUp Chat menawarkan kemungkinan yang tak terbatas. Jika digunakan dengan baik, alat komunikasi internal ini dapat mengubah cara berpikir Anda tentang produktivitas.
Baca juga:
Cara Meningkatkan Keterampilan Manajemen Tim Anda
ClickUp Brain: teman AI Anda
Terkadang, pekerjaan membuat kita berharap ada orang yang bisa menjawab hal-hal sederhana untuk kita atau pertanyaan-pertanyaan yang kita terima di luar jam kerja. Nah, ClickUp Brain dilatih untuk melakukan hal-hal tersebut.
ClickUp Brain adalah alat AI yang dilatih untuk menjawab pertanyaan sederhana atas nama Anda, bahkan ketika Anda sedang tidak berada di tempat, dengan mengambil konteks dari percakapan sebelumnya.
Gunakan ClickUp Brain untuk menjawab pertanyaan dengan cepat, sederhana, dan efektif
Selain itu, ClickUp Brain juga dapat meringkas kemajuan yang mungkin terlewatkan dalam proyek. Lupakan hari-hari Anda harus memeriksa email dan data untuk mengejar ketertinggalan; hanya dalam hitungan detik sekarang!
ClickUp Brain juga dapat membantu Anda membuat pesan di luar kantor yang sempurna, dengan mempertimbangkan informasi yang akan disampaikan, nada, dan konteks balasan otomatis Anda.
Anda bisa mengatur balasan otomatis dan pesan otomatis menggunakan WhatsApp Business atau aplikasi perpesanan lainnya. Selain itu, menyusun rencana komunikasi yang kuat semakin memantapkan kebutuhan komunikasi bisnis Anda.
Baca juga:
10 Aplikasi Obrolan Grup Tim Terbaik untuk Bisnis
4. Melacak setiap percakapan dengan templat ClickUp
Pesan instan telah menjadi bagian tak terpisahkan dari manajemen kerja modern. Namun, mengelola banyak percakapan di berbagai platform dapat menyebabkan kekacauan dan informasi yang terlewat.
Dengan ClickUp, Anda dapat dengan mudah melacak percakapan
menawarkan solusi terpusat untuk memfasilitasi komunikasi tim Anda.
Templat ini dapat mengatur obrolan Anda di seluruh pesan internal tim Anda. Dengan ini, Anda bisa:
- Memeriksa semua utas percakapan Anda di satu tempat
- Menyoroti tugas yang diprioritaskan dan mengerjakannya dengan tepat
- Tidak pernah mengambil risiko melewatkan pesan
Baca juga: Kolaborasi di Tempat Kerja: 10 Manfaat dan Contoh Pakar
Tingkatkan Komunikasi Anda dengan ClickUp
Meskipun fitur balasan otomatis WhatsApp bisa bermanfaat, ada solusi yang lebih efisien untuk mengelola komunikasi bisnis Anda.
WhatsApp memiliki tantangan seperti batas karakter, kurangnya otomatisasi tingkat lanjut, dan potensi miskomunikasi, yang dapat menghambat produktivitas.
ClickUp, di sisi lain, menyediakan platform komprehensif yang memungkinkan bisnis merampingkan komunikasi mereka dan meningkatkan efisiensi. Dengan Chat, segala sesuatu mulai dari komunikasi harian hingga manajemen tugas berada dalam satu atap.
Bukan itu saja! Tambahkan, edit, hapus, dan otomatiskan tanggapan seperti seorang ninja komunikasi.
Jadi, jika Anda ingin beristirahat sejenak dari pekerjaan atau membiarkan AI membalas pertanyaan sehari-hari, coba ClickUp secara gratis hari ini !