Kecelakaan paling mematikan dalam sejarah penerbangan, yang dikenal sebagai bencana bandara Tenerife, dikaitkan dengan " kesalahpahaman antara menara dan pesawat. " Intinya, masalah komunikasi.
Baik saat Anda menerbangkan pesawat, menulis naskah untuk situs web, atau membuat perangkat lunak, komunikasi yang tidak efektif dapat menimbulkan konsekuensi yang luar biasa. Dalam artikel blog ini, kami akan membahas hambatan komunikasi dan cara mengatasinya.
Memahami Hambatan Komunikasi
Hambatan komunikasi adalah segala sesuatu yang menghalangi seseorang untuk berkomunikasi dengan jelas dan orang lain untuk memahami pesannya. Hambatan komunikasi dapat merugikan fungsi organisasi di beberapa dimensi.
❗️Kualitas: Komunikasi yang tidak efektif menciptakan kesenjangan dalam pemahaman, yang menghasilkan hasil kerja yang tidak optimal.
❗️Produktivitas: Tanpa pemahaman yang lengkap tentang instruksi, anggota tim mungkin akan membutuhkan waktu yang terlalu lama untuk memproses, mencoba dan gagal, atau tidak efisien dalam pekerjaan mereka.
❗️Efektivitas: Bayangkan hambatan komunikasi antara karyawan dan pelanggan/manajer, yang menyebabkan kesalahpahaman. Karyawan tersebut akan kesulitan untuk memberikan apa yang diharapkan darinya secara efektif.
❗️Keterlibatan: Ketika komunikasi menjadi lebih sulit-mengatasi hambatan setiap hari-anggota tim akan mengalami kelelahan dan melepaskan diri. Hal ini dapat secara signifikan memengaruhi kinerja di tempat kerja.
❗️Inovasi: Kreativitas kolektif membutuhkan komunikasi yang lancar. Tanpa itu, inovasi hanya akan menjadi mimpi di siang bolong.
❗️Budaya: Komunikasi yang baik menciptakan rasa memiliki tujuan bersama. Kurangnya komunikasi menciptakan budaya disfungsional di mana orang-orang menjadi jauh atau bahkan tidak saling percaya. Faktanya, hambatan komunikasi adalah alasan penting untuk pengunduran diri yang besar dan berhenti secara diam-diam.
Jika hal itu terdengar berlebihan, mari kita lihat bagaimana hal itu terjadi di tempat kerja.
Hambatan Komunikasi yang Umum Terjadi di Tempat Kerja
Komunikasi yang baik adalah ketika seseorang mengartikulasikan pesan mereka dengan jelas dan dengan cara yang mudah dan sepenuhnya dipahami oleh audiens yang dituju. Apa pun yang menghalangi hal ini dapat dianggap sebagai hambatan komunikasi. Berikut adalah sepuluh contoh teratas.
1. Hambatan fisik
Hambatan komunikasi yang paling sederhana adalah fisik. Apakah Anda mencoba berkomunikasi dengan seseorang yang berjarak beberapa meter dari Anda di sebuah konser atau membuat presentasi dengan peralatan yang rusak, hambatan fisik ada di mana-mana.
Hambatan ini sederhana karena jelas dan nyata. Hal ini dapat diperbaiki dengan perubahan pada sistem.
Misalnya, jika Anda mengalami kesulitan menjelaskan sebuah konsep kepada seseorang melalui telepon, Anda dapat menggunakan alat konferensi video dengan berbagi layar untuk mengatasi masalah hambatan komunikasi ini.
2. Hambatan psikologis
Tidak seperti hambatan fisik, hambatan psikologis ada di dalam pikiran orang, dan karenanya jauh lebih kompleks untuk ditangani. Beberapa hambatan psikologis yang umum dialami oleh pembicara termasuk demam panggung, kecemasan sosial, gangguan bicara, masalah harga diri, dll.
Penerima juga dapat memiliki hambatan psikologis seperti bias, penilaian, dan asumsi yang belum teruji, yang membuat percakapan di balik pintu tertutup menjadi tidak efektif.
3. Hambatan bahasa
Hambatan bahasa yang paling mendasar adalah ketika dua orang tidak berbicara dalam bahasa yang sama. Misalnya, seorang penutur asli bahasa Inggris dari Amerika Serikat mungkin mengalami kendala bahasa saat berkomunikasi dengan rekan kerja di Prancis, Jerman, atau Jepang, di mana bahasa Inggris bukan bahasa pertama.
Namun, itu bukan satu-satunya hambatan bahasa. Aksen, dialek, istilah teknis, istilah lokal, atau bahkan metafora yang tidak dikenal dapat menghambat komunikasi. Misalnya, jika Anda memesan keripik, Anda akan mendapatkan dua hal yang sama sekali berbeda di Amerika Serikat dan Inggris!
Di sisi lain, tim dan organisasi dapat memiliki bahasa mereka sendiri.
Misalnya, istilah-istilah seperti 'menyingkap tirai', 'jatuh ke lubang kelinci', 'bilah sisi', dan sebagainya adalah hal yang biasa, namun tidak familiar bagi mereka yang tidak menggunakan istilah tersebut.
Tim sosial kami memiliki banyak hal untuk dikatakan tentang hal ini!
4. Hambatan budaya
Perbedaan budaya menciptakan hambatan komunikasi. Misalnya, jarak kekuasaan di beberapa budaya Timur bisa jadi tinggi, membuat anggota tim junior enggan menantang atasan mereka.
Beberapa organisasi, terutama yang sudah lama berdiri, mungkin memiliki budaya kerja formal di mana semua komunikasi harus tertulis dalam format tertentu. Hal ini dapat membuat banyak informasi tidak tersampaikan, sehingga menciptakan kesenjangan komunikasi di tempat kerja .
Anda mungkin juga memiliki anggota tim baru yang hingga kini bekerja dalam budaya yang berbeda, yang membutuhkan penyesuaian agar dapat berkomunikasi secara efektif dengan Anda.
5. Hambatan organisasi
Keistimewaan organisasi sering kali dapat menjadi penghalang komunikasi.
Misalnya, startup yang dibangun oleh sekelompok kecil teman dekat mungkin merasa dikucilkan oleh karyawan baru di luar jaringan mereka.
Tim jarak jauh yang tidak memiliki hak alat komunikasi di tempat kerja juga dapat menciptakan hambatan. Tanpa tempat yang sama untuk melakukan semua percakapan, tim akhirnya akan menyebarkan informasi ke berbagai alat komunikasi, sehingga menciptakan celah dalam pemahaman.
6. Hambatan proses
Setiap organisasi adalah kumpulan proses. Untuk menyelesaikan sebuah tugas, beberapa orang melakukan beberapa bagian, yang kemudian diserahkan kepada orang lain sebagai bagian dari proses yang koheren. Sekarang, bayangkan sebuah situasi di mana satu orang tidak tahu kepada siapa harus menyerahkan tugas atau bagaimana melakukannya dengan benar.
Dalam tim pengembangan perangkat lunak, serah terima perancang-pengembang adalah tantangan yang sangat umum.
7. Hambatan konteks
Hambatan konteks adalah ketika orang-orang yang berkomunikasi satu sama lain tidak memiliki informasi yang sama tentang latar belakang proyek, tujuan, kebutuhan, dll.
Misalnya, anggota tim baru mungkin tidak mengetahui semua solusi sebelumnya yang pernah dicoba untuk menyelesaikan masalah tertentu, sehingga mengakibatkan pengerjaan ulang. Ketika tim konten tidak memiliki panduan gaya, mungkin ada ketidakkonsistenan dalam hasil kerja mereka.
8. Hambatan teknologi
Sebagian besar komunikasi saat ini bersifat digital. Namun, tidak semua orang merasa nyaman dengan komunikasi digital dengan cara yang sama.
Beberapa orang mungkin tidak mengerti emoji-tahukah Anda siapa yang menganggap emoji jempol itu tidak sopan? Yang lain mungkin salah menempatkan kamera video mereka selama rapat. Aksesibilitas juga dapat menciptakan hambatan.
9. Hambatan emosional
Hari-hari di mana kita menyimpan emosi kita di rumah telah berganti dengan membawa seluruh diri kita ke tempat kerja. Bagaimanapun juga, setiap tempat kerja adalah bunga rampai orang-orang yang memelihara berbagai emosi dan sikap.
Seseorang yang mengalami pagi yang buruk mungkin tertutup untuk menerima umpan balik yang kritis. Anggota tim yang sedang stres mungkin tidak mau bekerja lebih keras.
10. Hambatan sistem nilai
Biasanya, pekerjaan terbaik dilakukan oleh orang-orang yang memiliki keyakinan yang sama, seperti transparansi, integritas, fokus pada pelanggan, dll. Ketika sistem nilai yang dianut orang bertentangan, komunikasi akan rusak.
Misalnya, ketika seorang manajer percaya bahwa pekerjaan yang baik dilakukan ketika tim bertemu secara langsung, namun tim lebih memilih untuk melakukan pekerjaan jarak jauh, masing-masing pihak bisa saja menjadi bias terhadap pandangannya dan menciptakan hambatan komunikasi, meskipun secara tidak sengaja.
Meskipun hambatan komunikasi dapat menimbulkan konsekuensi yang signifikan, namun hal ini merupakan hal yang umum terjadi di setiap organisasi. Hambatan ini merupakan hasil alami dari menyatukan orang-orang yang beragam untuk bekerja mencapai tujuan bersama.
Jadi, jangan takut dengan hambatan komunikasi. Ciptakan sistem untuk mengatasinya. Inilah caranya.
Mengatasi Hambatan Komunikasi
Hambatan komunikasi tidak bisa dihindari. Jadi, langkah pertama untuk mengatasinya adalah mengamati dan memahaminya. Mulailah dari sana.
Mengidentifikasi hambatan komunikasi
Tetapkan strategi yang tepat untuk mengamati, mengidentifikasi, dan memahami hambatan yang umum terjadi.
- Jadikan hal ini sebagai bagian dari indikator kinerja utama setiap manajer untuk memantau gangguan komunikasi
- Dorong karyawan untuk menyampaikan masalah seputar komunikasi dankolaborasi di tempat kerja
- Undanglah anggota tim untuk memberikan umpan balik secara teratur mengenai efektivitas tim
Memelihara budaya yang komunikatif
Ciptakan budaya komunikasi yang efektif dalam organisasi Anda. Dorong pengirim pesan untuk bertanggung jawab agar pesan tersebut dipahami. Memungkinkan penerima pesan untuk mengajukan pertanyaan atau menyanggah gagasan ketika mereka membutuhkan klarifikasi. Memimpin dengan memberi contoh, menunjukkan transparansi, keterbukaan, dan kolaborasi.
Mengadakan pelatihan rutin
Semua orang bisa berkomunikasi, namun komunikasi yang efektif adalah permainan bola yang sama sekali berbeda. Memungkinkan setiap orang untuk berkomunikasi secara efektif melalui pelatihan rutin.
Tergantung pada keterampilan tenaga kerja Anda, hal ini dapat berupa mendengarkan dengan baik, menulis email, bekerja dari jarak jauh, menggunakan bahasa yang inklusif, atau komunikasi klien . Hal ini juga membantu untuk memiliki pelajaran singkat, poster, atau daftar periksa tentang bagaimana berbagi informasi dengan anggota tim atau bagaimana menghindari miskomunikasi di tempat kerja .
Menyiapkan alat dan sumber daya untuk komunikasi yang efektif
Jangan berharap semua orang tahu cara berkomunikasi secara efektif. Siapkan sistem yang mendorong mereka untuk bekerja lebih baik.
Misalnya, tim pengembangan perangkat lunak bisa menggunakan templat atau formulir untuk menangkap semua informasi yang relevan. Tim konten bisa mempekerjakan editor/pengoreksi yang memastikan konsistensi.
Bahkan, sistem ini bisa sesederhana format agenda untuk setiap rapat. Atau sekomprehensif platform kolaborasi seperti ClickUp .
Bonus Baca: Berikut ini beberapa alat komunikasi asinkron yang dapat membantu.
Kolaborasi tim
Tim modern membutuhkan komunikasi hibrida di tempat kerja . Mereka membutuhkan tempat untuk berkomunikasi secara kontekstual, menghubungkan proyek, tugas, komentar, dokumen, dan konferensi video. ClickUp Chat dirancang untuk memungkinkan hal ini. Gunakan ClickUp Chat untuk komunikasi yang berlebihan di tempat kerja . Buat saluran yang mencerminkan cara ruang kerja Anda diatur. Jaga agar semua orang tetap terhubung dengan Postingan. Hubungkan tugas yang sudah ada atau buat tugas baru dari percakapan obrolan. Atur panggilan sekali klik dengan rangkuman otomatis dan item tindakan, semuanya di dalam ClickUp!
berkomunikasi secara efektif dengan ClickUp Chat_
Manajemen tugas
Agar komunikasi menjadi efektif, komunikasi harus mencakup apa, bagaimana, siapa, dan kapan. Dalam istilah manajemen proyek, hal ini adalah sebagai berikut:
- Apa: Penjelasan singkat atau permintaan fitur
- Bagaimana: Standar atau kriteria penerimaan
- Siapa: Penerima tugas atau pemilik tugas
- Kapan: Kapan: Batas waktu
Alat manajemen tugas yang baik akan memungkinkan Anda untuk mendokumentasikan semua ini. ClickUp Tasks menawarkan semua ini dan banyak lagi. Alat ini memungkinkan Anda untuk memperkirakan waktu, melacaknya, bertukar komentar, dan menambahkan sejumlah kolom khusus yang Anda butuhkan.
Apa lagi? Anda juga dapat menggunakan ClickUp Tetapkan Komentar untuk memastikan akuntabilitas komunikasi kepada anggota tim yang tepat.
Di sisi lain, memungkinkan tim Anda untuk menaklukkan notifikasi yang berlebihan dengan Kotak Masuk ClickUp . Ini membantu tim Anda melihat segala sesuatu di satu tempat dan fokus pada hal yang penting.
Jika Anda baru dalam hal ini, cobalah Templat Rencana Komunikasi ClickUp untuk memulai. Tingkatkan pesan internal dan eksternal, buat bank pengetahuan, bagikan secara luas, dan minimalkan hambatan komunikasi dengan templat ini.
⚡️Arsip Templat: Lainnya templat rencana komunikasi untuk Anda pilih.
Dokumentasi
Tidak memiliki informasi latar belakang yang cukup adalah salah satu tantangan tim virtual . Atasi hal itu dengan dokumentasi yang jelas.
Entah itu perjanjian tingkat layanan (SLA) atau budaya perusahaan, tuliskan dengan Dokumen ClickUp . Gunakan berbagai elemen gaya untuk menekankan poin-poin penting. Tautkan dokumen terkait, hubungkan ke alur kerja, tandai orang, dan edit secara kolaboratif.
siapkan fondasi komunikasi dengan ClickUp Docs_
Jika Anda membuat materi pelatihan dan pendidikan, cobalah Klip ClickUp . Gunakan ini untuk mendemonstrasikan proses Anda secara jelas dengan perekaman layar.
Brainstorming
Cara paling sederhana untuk menghancurkan hambatan komunikasi adalah dengan menyamakan persepsi, secara harfiah. Berputar Papan Tulis ClickUp dan bertukar pikiran tentang ide, menggambar proses, mendiskusikan pola, atau membuat prototipe produk.
Setelah Anda mendapatkan persetujuan tim, ubah elemen menjadi tugas dan mulai bekerja langsung dari papan tulis Anda!
curah pendapat kolaboratif dengan Papan Tulis ClickUp
Konsolidasi
Jika Anda menggunakan beberapa alat bantu digital dalam organisasi Anda, komunikasi pasti akan tersebar. Hindari hal itu dengan mengintegrasikan semua alat Anda menjadi satu komunikasi terpusat platform. ClickUp mengintegrasikan dengan lebih dari 1000 alat, seperti Slack, Zoom, Google Workspace, GitHub, dan Discord. Anda juga dapat mengimpor informasi secara otomatis dari lusinan alat ke ClickUp.
Otomasi
Tidak semua komunikasi harus dilakukan secara manual. Otomatisasi ClickUp menawarkan 100+ templat siap pakai bagi Anda untuk memulai dengan cepat. Tugas-tugas seperti memberi tahu pengembang ketika tim penguji telah membuat bug atau memberi tahu editor bahwa ada artikel baru dalam pipeline mereka dapat dilakukan secara otomatis.
AI dapat membawa hal ini satu tingkat lebih tinggi. Anggota tim dapat berdiskusi, berkolaborasi, dan bertukar pikiran dengan AI dengan cara yang sebelumnya tidak mungkin dilakukan. Dapatkan jawaban instan untuk semua pertanyaan terkait proyek mereka, buat rangkuman otomatis, jalankan pemeriksa ejaan, buat templat, transkrip video, dan banyak lagi dengan ClickUp Brain .
kolaborasi bertenaga AI dengan ClickUp Brain
Beberapa organisasi telah mencoba dan berhasil meminimalisir hambatan komunikasi dengan alat dan strategi di atas. Mari kita lihat beberapa di antaranya.
Contoh dan Studi Kasus di Dunia Nyata
Jika Anda pernah menonton film berbahasa asing dengan teks terjemahan, perusahaan telah secara efisien mengatasi salah satu bentuk hambatan komunikasi. Anda akan melihat bahwa di sekitar Anda, bisnis mengikuti berbagai strategi dan taktik untuk berkomunikasi dengan lebih efektif. Berikut ini adalah beberapa contohnya.
Multibahasa di PBB
Perserikatan Bangsa-Bangsa terdiri dari 193 negara anggota, yang penduduknya berbicara dalam berbagai bahasa. Menghilangkan hambatan bahasa dalam organisasi semacam itu menuntut pemikiran yang bijaksana, komprehensif, dan tidak goyah strategi komunikasi .
PBB adalah salah satu pemberi kerja terbesar bagi para profesional bahasa di seluruh dunia. PBB menetapkan standar yang tinggi untuk penerjemahan (ucapan ke ucapan) dan penerjemahan (kata tertulis ke kata tertulis) di seluruh bahasa.
Pidato-pidato dalam acara PBB diterjemahkan secara simultan dalam enam bahasa resmi-Arab, Mandarin, Inggris, Prancis, Rusia, dan Spanyol. Bagi mereka yang ingin berbicara dalam bahasa lain, PBB memfasilitasi penerjemahan dan penerjemahan berdasarkan permintaan.
Disambiguasi di Wikipedia
Pernah melihat pemberitahuan disambiguasi di bagian atas halaman Wikipedia? Cobalah, misalnya, mencari Top Gun atau Prince. Anda akan menemukan pesan yang memberitahukan tentang apa halaman yang sedang Anda cari dan mengarahkan Anda ke halaman lain jika Anda mencari sesuatu yang lain.
Screengrab dari halaman Wikipedia untuk 'pangeran'_
Disambiguasi adalah cara yang bagus untuk meminimalkan hambatan budaya dan kontekstual dalam komunikasi. Hal ini membantu mencegah kemungkinan kesalahpahaman dan menyediakan informasi alternatif bagi pengguna di berbagai budaya. Ini berpusat pada pengguna, berempati, dan efektif.
Bagaimana tim pemasaran ClickUp menggunakan ClickUp
Tim pemasaran ClickUp yang tersebar bekerja dengan puluhan pekerja lepas dan agensi untuk menyelesaikan pekerjaan. Ketika tim berkembang, wilayah geografis tersebar, dan anggaran meningkat tiga kali lipat, beberapa hambatan komunikasi muncul.
Untuk menangani roda gila ini, tim pemasaran menciptakan ruang kerja virtual dengan ClickUp. Dengan folder, daftar, sasaran, dan dasbor yang fungsional, tim ini dengan lancar meluncurkan kampanye demi kampanye, di samping bisnis mereka seperti biasa.
Butuh inspirasi? Baca lebih lanjut tentang bagaimana tim pemasaran ClickUp menggunakan ClickUp .
CEO Airbnb meminimalkan pertemuan empat mata
Dalam wawancara terbaru brian Chesky, CEO Airbnb menyebut model pertemuan empat mata sebagai model yang cacat. Ia mengatakan,
"Apa yang terjadi adalah mereka sering kali tidak membicarakan hal-hal yang ingin Anda bicarakan.
Brian Chesky, CEO Airbnb
Untuk menghilangkan hambatan psikologis dan budaya seputar komunikasi yang transparan, Cheskey lebih memilih rapat dengan banyak peserta. Ia percaya bahwa hal ini membantu lebih banyak orang untuk berkontribusi dan menantang satu sama lain, mempercepat aliran informasi dan pengambilan keputusan.
Hancurkan Hambatan Komunikasi Anda dengan ClickUp
Komunikasi yang baik adalah dasar dari segalanya, baik itu hubungan pribadi, fungsi bisnis, atau interaksi publik. Semua orang, mulai dari Presiden hingga pilot maskapai penerbangan, harus dapat berkomunikasi dengan jelas, tegas, dan efektif setiap hari.
Untuk mencapai hal ini, sangat bergantung pada individu dan organisasi tempat mereka bekerja, itulah sebabnya mengapa ada profesional komunikasi seperti penulis pidato, proses seperti program pelatihan manajemen sumber daya kru, dan alat kolaborasi di tempat kerja seperti ClickUp.
Dengan ClickUp, Anda tidak hanya dapat berkomunikasi secara efektif tetapi juga membuatnya kontekstual, multimodal, dan otomatis. Lihat apa yang bisa dilakukan oleh alat manajemen proyek yang komprehensif untuk Anda. Coba ClickUp secara gratis hari ini .