Jenis Komunikasi Elektronik dalam Bisnis

Pernahkah Anda membayangkan bagaimana sebuah email singkat dapat menghasilkan kesepakatan bernilai jutaan dolar atau bagaimana tim yang tersebar di berbagai benua dapat berkolaborasi dengan lancar? Selamat datang di komunikasi elektronik dalam bisnis-di mana pertukaran digital mendorong perdagangan global.

Komunikasi elektronik dalam bisnis mengacu pada setiap pertukaran informasi secara digital di dalam atau di antara organisasi. Mulai dari titik dan garis pada telegraf hingga chatbot bertenaga AI saat ini, hal ini telah merevolusi cara kita menjalankan bisnis.

Sementara metode tradisional seperti pertemuan tatap muka menawarkan sentuhan pribadi, bentuk digital modern menyediakan konektivitas instan dan pertukaran data yang kaya. Namun, metode ini juga membawa tantangan seperti informasi yang berlebihan dan risiko keamanan siber.

Dalam panduan ini, kami akan membahas jenis-jenis komunikasi elektronik, mengatasi masalah kepatuhan, dan memberikan rencana implementasi langkah demi langkah.

Jenis Komunikasi Elektronik

Karena ada begitu banyak pilihan untuk komunikasi elektronik, Anda perlu memahami kekuatan masing-masing media dan menetapkan fungsi utamanya. Mari kita telusuri jenis komunikasi bisnis yang paling menonjol yang mengandalkan sarana elektronik.

Email: Untuk komunikasi formal dan dokumentasi resmi

Surat elektronik atau email adalah bentuk komunikasi elektronik tertua yang masih relevan di tempat kerja saat ini.

Menurut laporan Radicati, 361.6 miliar email akan dibagikan secara global tahun ini saja!

Email telah teruji oleh waktu karena digunakan secara luas sebagai tanda terima komunikasi resmi. Email sangat bagus untuk tujuan pencatatan, dan cukup fleksibel untuk digunakan dalam mode sinkron dan asinkron.

Namun, banyaknya volume email yang kita terima setiap hari dapat menyebabkan kotak masuk menjadi penuh, sehingga sangat penting untuk menerapkan strategi manajemen email yang efektif. Di sinilah alat komunikasi dan manajemen kerja yang terintegrasi dapat membuat perbedaan yang signifikan.

Baca juga: 100 Contoh Pesan Profesional di Luar Kantor

Pesan instan: Untuk pertanyaan cepat dan jawaban langsung-formal dan informal

Platform pesan instan semakin populer karena ada permintaan untuk komunikasi yang tidak resmi dan sinkron. Orang-orang membutuhkan alternatif email untuk obrolan waktu nyata dan pertukaran yang sensitif terhadap waktu.

Pesan instan telah merevolusi komunikasi di tempat kerja, menawarkan mode yang cepat dan sering kali informal untuk menghubungkan anggota tim. Platform yang populer meliputi:

• Slack: Dikenal dengan organisasi dan integrasi berbasis salurannya
• Microsoft Teams: Terintegrasi dengan Office 365 untuk alur kerja yang lancar
• WhatsApp: Sering digunakan untuk komunikasi internasional (dan promosi)

Baca juga: 25 Trik untuk Meningkatkan Komunikasi di Tempat Kerja Meskipun platform ini menawarkan fungsionalitas yang hebat, namun sering kali platform ini terpisah dari pekerjaan Anda. Pada akhirnya, Anda akan memelihara beberapa aplikasi komunikasi di tempat kerja .

Pengalihan konteks semacam ini kontraproduktif-- penelitian dari American Psychological Association (APA) menunjukkan bahwa sering berpindah tugas dapat mengurangi produktivitas sebanyak 40%, karena otak membutuhkan waktu untuk melakukan reorientasi di antara tugas-tugas tersebut. ClickUp sebuah platform manajemen proyek dan produktivitas yang komprehensif, menawarkan solusi untuk tantangan ini dengan Obrolan ClickUp . Alat ini membantu Anda menghindari pajak pengalihan pesan instan dengan mengintegrasikannya secara langsung dengan tugas-tugas Anda.

Berkolaborasi secara real-time dengan para pemangku kepentingan untuk menetapkan, melacak, dan menyelesaikan tugas lebih cepat dengan ClickUp Chat

Ini perangkat lunak komunikasi internal memungkinkan tim untuk:

• Mendiskusikan tugas dan proyek sesuai konteks-setiap percakapan secara otomatis ditautkan ke tugas yang relevan
• Berbagi file dan pembaruan tanpa berpindah platform
• Mengatur percakapan berdasarkan topik atau proyek untuk referensi yang mudah
• Mengubah pesan menjadi tugas secara instan, dengan sekali klik
• Dapatkan ringkasan AI instan dari utas obrolan Anda untuk mengejar ketertinggalan dengan cepat tanpa membaca ratusan pesan

Dengan menjaga percakapan tetap terkait dengan pekerjaan Anda, ClickUp Chat membantu mengurangi miskomunikasi dan meningkatkan produktivitas, menjadikannya alat yang tak ternilai dalam gudang komunikasi elektronik Anda.

Inilah caranya Rosana Hungria , Manajer Proyek, merasakan manfaat ini secara langsung:

ClickUp memindahkan semua komunikasi dari berbagai saluran seperti email, chat, whatsapp ke satu tempat. Jadi, Anda tahu ke mana harus mencari info yang Anda butuhkan.

Rosana Hungria, Manajer Proyek

Media sosial: Untuk menjembatani kesenjangan antara bisnis dan pelanggan mereka

Seiring dengan berkembangnya jaringan komunikasi elektronik yang mencerminkan tren saat ini, platform media sosial telah menjadi komponen yang tidak terpisahkan, yang memiliki peran ganda sebagai alat bantu jaringan dan pemasaran yang kuat untuk bisnis.

• **LinkedIn, dengan lebih dari 800 juta anggota, merupakan platform yang tepat bagi para profesional untuk berkomunikasi satu sama lain, mengikuti berita industri dan influencer, mencari dan melamar pekerjaan, mengembangkan hubungan jaringan, melakukan pencarian karyawan, dan masih banyak lagi
• Aplikasi lain seperti X (sebelumnya Twitter), Instagram, dan Facebook digunakan oleh merek untuk tetap terhubung dengan pelanggan, memasarkan ke prospek, dan mempertahankan citra merek yang positif

Kotak masuk di aplikasi-aplikasi ini menawarkan solusi instan dengan risiko rendah dan instan yang disukai banyak orang. Jika meningkatkan dukungan pelanggan dan citra merek adalah sesuatu yang ingin Anda lakukan, Anda harus memanfaatkan media sosial.

Faktanya, 87% pemasar disurvei di Laporan Media Sosial HubSpot percaya bahwa konsumen akan lebih sering menemukan merek di media sosial daripada di mesin pencari!

Namun, mengelola beberapa akun media sosial bisa menjadi tantangan tersendiri. Mengintegrasikan strategi media sosial Anda dengan manajemen proyek secara keseluruhan dapat membantu meningkatkan proses ini dan memastikan pesan yang konsisten di semua platform.

Platform komunikasi video: Untuk sinkronisasi dalam waktu nyata

Platform video telah menjadi sangat penting, terutama dengan meningkatnya pekerjaan jarak jauh.

Sebagian yang ada di mana-mana adalah:

• Zoom: Perangkat lunak konferensi video yang dikenal karena keandalan dan kemudahan penggunaannya
• Skype: Pelopor dalam panggilan video, yang masih digunakan secara luas untuk komunikasi internasional
• Google Meet: Ini adalah alat konferensi video sederhana dan banyak digunakan yang merupakan bagian dari Google Workspace

Meskipun alat ini sangat bagus untuk rapat waktu nyata, namun tidak selalu menyelesaikan masalah komunikasi asinkron dalam tim yang tersebar.

Di sisi asinkron, Loom mempopulerkan berbagi rekaman layar, yang disempurnakan oleh Klip ClickUp .

ClickUp Clips dirancang untuk situasi ketika kata-kata tidak cukup untuk menjelaskan sesuatu. Untuk menggunakan ClickUp Clips, buka percakapan apa pun di ClickUp dan gunakan ikon video untuk merekam layar Anda dengan cepat (dengan sulih suara, tentu saja!) dan mengirimkannya langsung ke penerima. Ini adalah cara termudah untuk berbagi umpan balik, menyoroti bug, membuat tutorial, dan mengirim demo.

Secara instan membuat dan berbagi rekaman layar dengan audio dengan para pemangku kepentingan tanpa berpindah tab menggunakan ClickUp Clips

Fitur ini memungkinkan anggota tim untuk:

• Merekam pesan video singkat untuk menjelaskan ide yang rumit
• Memberikan umpan balik visual pada proyek
• Membuat tutorial atau panduan singkat
• Mengurangi kebutuhan akan rapat yang panjang, sehingga meningkatkan produktivitas secara keseluruhan

Hal terbaik tentang ClickUp Clips adalah Anda bisa bertanya Otak ClickUp asisten AI multiguna ClickUp, untuk mentranskrip video dan menganalisisnya untuk basis pengetahuan.

Tidak seperti Loom, Anda tidak perlu mengelola aplikasi terpisah untuk klip. Semua rekaman layar Anda dan tugas-tugas yang terkait dengannya berada di dalam ClickUp, menjadikannya solusi asli.

Meskipun menggunakan beberapa mode komunikasi elektronik telah membuat kita lebih produktif dan efisien, namun ada juga beberapa kekurangannya. Ketergantungan yang berlebihan pada alat ini bisa mengganggu dan melumpuhkan komunikasi dan hubungan tatap muka, biaya pengalihan konteks yang tinggi, dan kita perlu memperhatikan risiko keamanan dan kepatuhan.

Risiko Komunikasi Elektronik dan Kepatuhan

Terlepas dari berbagai manfaatnya, saluran komunikasi elektronik memiliki potensi risiko yang harus ditangani oleh bisnis:

• Ancaman keamanan siber: Phishing email, malware, dan pembobolan data
• Masalah privasi: Memastikan informasi rahasia tetap aman
• Kepatuhan hukum dan peraturan: Mematuhi undang-undang perlindungan data seperti GDPR

Proofpoint, yang didirikan oleh mantan CTO Netscape, Eric Hahn, memainkan peran penting dalam memitigasi risiko-risiko ini. Sebagai perusahaan keamanan siber terkemuka, Proofpoint menawarkan solusi yang:

• Melindungi dari ancaman berbasis email
• Memastikan kepatuhan terhadap peraturan perlindungan data
• Memberikan pelatihan karyawan tentang praktik terbaik keamanan siber

Proofpoint juga memantau aplikasi komunikasi bisnis membantu tim hukum dengan visualisasi data yang kuat, dan menyederhanakan kepatuhan dengan menawarkan visibilitas ke dalam aliran pengambilan data.

Menerapkan langkah-langkah keamanan yang kuat dan selalu mendapat informasi tentang potensi kerentanan sangat penting untuk menjaga integritas komunikasi elektronik dalam bisnis. Inilah sebabnya mengapa penting untuk memilih alat komunikasi yang memprioritaskan keamanan dan kepatuhan.

Meningkatkan Komunikasi Elektronik dalam Bisnis

Menurut Statistik Komunikasi Project.co 2024, 70% karyawan merasa kehilangan waktu di tempat kerja karena masalah komunikasi. Namun, tidak semuanya malapetaka dan kesuraman.

Anda bisa mengambil langkah proaktif untuk meningkatkan sistem komunikasi elektronik di tempat kerja. Sementara alat seperti Proofpoint mengatasi masalah keamanan, menerapkan praktik terbaik dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi komunikasi tim Anda.

Berikut ini beberapa strategi untuk mengoptimalkan komunikasi elektronik Anda dalam bisnis:

Menerapkan kebijakan komunikasi yang jelas

• Tetapkan ekspektasi untuk waktu respons
• Tentukan penggunaan yang tepat dari berbagai saluran komunikasi yang berbeda
• Menetapkan pedoman untuk berbagi informasi sensitif

Bersikaplah sopan dan singkat dalam komunikasi bisnis

• Hargai waktu penerima dengan menyampaikan maksud dengan cepat
• Pertahankan nada profesional, bahkan dalam saluran informal

Pilihlah saluran komunikasi yang tepat untuk pesan tersebut

• Gunakan email untuk komunikasi formal atau ketika dokumentasi diperlukan
• Pilihlah pesan instan untuk pertanyaan atau pembaruan singkat
• Memanfaatkan panggilan video untuk diskusi yang rumit atau rapat tim

Jaga agar baris subjek tetap ringkas dan deskriptif

• Memungkinkan penerima untuk memahami isi pesan dengan cepat
• Meningkatkan kemampuan pencarian dan pengaturan email

Bersihkan dan atur komunikasi digital secara teratur

• Mengarsipkan email dan pesan lama
• Gunakan folder atau tag untuk mengkategorikan informasi penting
• Berhenti berlangganan dari milis yang tidak perlu

Meningkatkan langkah-langkah keamanan

• Mewajibkan kata sandi alfanumerik dan unik dengan 14 karakter yang kuat dan unik untuk aplikasi komunikasi dan mengubahnya secara berkala
• Gunakan enkripsi yang kuat jika tersedia untuk mencegah serangan brute force
• Memperketat kontrol akses dengan otentikasi multi-faktor dan VPN untuk meningkatkankomunikasi hibrida* Menerapkan rencana tanggap insiden untuk mengurangi waktu henti dan melindungi data sensitif

Dengan mengikuti praktik-praktik ini, perusahaan dapat meningkatkan efektivitas dan keamanan komunikasi elektronik mereka, sehingga mendorong lingkungan kerja yang lebih produktif dan terlindungi.

Cara Membuat Rencana Komunikasi Elektronik Untuk Tim Anda

Sekarang, mari kita telusuri bagaimana Anda bisa menggabungkan tips di atas dan mengimplementasikan rencana komunikasi yang solid, selangkah demi selangkah.

1. Tinjau kembali rencana komunikasi yang sudah ada

Sebelum Anda mulai membuat metode komunikasi elektronik yang baru, periksa apakah perusahaan sudah memiliki rencana komunikasi. Jika ya, soroti apa yang telah berhasil sebelumnya dan apa yang dapat ditingkatkan.

Jalankan analisis SWOT dan PEST untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas. Setelah Anda mengetahui posisi perusahaan, akan lebih mudah untuk memperbaiki atau menerapkan strategi baru.

The Templat Rencana Komunikasi oleh ClickUp adalah templat lengkap yang menyimpan strategi komunikasi Anda.

Templat ini dapat digunakan sebagai referensi dan membantu orang mengembangkan ide yang konsisten tentang seperti apa komunikasi yang ideal, mulai dari detail dan tujuan proyek hingga pemangku kepentingan, alat bantu, dan evaluasi.

Unduh Templat Ini

Templat Rencana Komunikasi ClickUp

Templat ini dapat membantu Anda:

• Mengatur strategi komunikasi Anda
• Melacak tujuan khusus komunikasi dan kemajuannya
• Memastikan semua anggota tim memiliki pemahaman yang sama

Templat ini menyediakan kerangka kerja terstruktur untuk mengembangkan dan mengimplementasikan rencana komunikasi Anda, sehingga memudahkan semua orang untuk menyelaraskan strategi komunikasi tim Anda.

2. Tentukan tujuan dan norma-norma

Sekarang untuk bagian yang menarik. Anda memiliki dua elemen kunci dalam strategi komunikasi Anda: tujuan yang ingin dicapai dan aturan main.

Seperti yang telah dibahas di atas, Anda perlu memilih saluran yang bermakna bagi tujuan bisnis Anda. Selanjutnya, Anda harus membuat norma-norma sehingga pihak eksternal tahu apa yang diharapkan dari Anda.

Misalnya, jika salah satu KPI Anda adalah meningkatkan komunikasi dengan klien, Anda harus bekerja pada keterkiriman email, pelacakan email, pengarahan sebelum dan sesudah rapat, dan protokol pesan.

Tentukan seberapa banyak yang ingin Anda bagikan tentang sebuah proyek, kapan klien akan mendapatkan pembaruan, dan bagaimana hasil yang seharusnya. Jelaskan secara spesifik dan buat templat untuk menyederhanakan semuanya. Atau, Anda bisa menggunakan salah satu dari Templat rencana komunikasi ClickUp untuk memulai.

3. Jelaskan ekspektasi

Secara internal, segala sesuatunya akan berjalan lebih lancar jika tim mengetahui apa yang diharapkan oleh manajer mereka. Dan terserah Anda untuk menjelaskan hal ini secara rinci.

Bagikan satu halaman yang menjelaskan gaya manajemen Anda, hal yang Anda sukai dan tidak sukai di tempat kerja, preferensi komunikasi, dan ekspektasi tim. Ini akan membantu karyawan memahami Anda dengan lebih baik.

The Bekerja Dengan Template [Manajer] oleh ClickUp adalah tempat yang bagus untuk memulai. Anda dapat mengedit halaman untuk menambahkan lebih banyak informasi, menyesuaikannya lebih lanjut, dan menyertakan hubungan dan referensi untuk memperjelas berbagai hal.

Unduh Templat Ini

Templat ClickUp Bekerja Dengan Saya [Manajer]

Dengan templat ini, Anda bisa:

• Menentukan gaya kepemimpinan Anda, proses pengambilan keputusan, dan metode yang lebih disukai untuk memberi/menerima umpan balik
• Meningkatkan transparansi dalam hubungan manajer dan karyawan
• Menetapkan ekspektasi yang jelas untuk komunikasi dan kinerja tim
• Mengartikulasikan pendekatan Anda untuk mendukung pertumbuhan dan perkembangan anggota tim

Hal ini akan mengurangi konflik antar pemangku kepentingan dan mencegah miskomunikasi, yang akan membawa kita ke langkah berikutnya.

4. Jelaskan peran dan tanggung jawab

Karena komunikasi adalah dasar dari kolaborasi, Anda dapat meminta karyawan untuk berbagi pesan singkat yang sama dengan rekan tim dan manajer. Ini harus mencakup gaya kerja mereka, saluran komunikasi yang disukai, dan jadwal, di antara informasi lain yang relevan.

Berdasarkan data ini, manajer dapat memberikan tugas kepada orang yang paling ahli dalam menanganinya dan membuat rencana yang sesuai. Dengan cara ini, keterampilan dapat dimanfaatkan sepenuhnya sambil membangun kepercayaan.

Karyawan dapat meningkatkan produktivitas mereka dengan menggunakan Template Bekerja Dengan Saya [Individu] oleh ClickUp . Ini sepenuhnya dapat disesuaikan Dokumen ClickUp yang dapat diedit dan diperluas untuk menyertakan data yang relevan.

Unduh Template Ini

Templat ClickUp Bekerja Dengan Saya [Individu]

Anda dapat menggunakan templat ini untuk:

• Menyesuaikan bagian untuk preferensi kerja, gaya komunikasi, dan metode umpan balik
• Meningkatkan kesadaran diri dan membantu anggota tim merefleksikan kebiasaan kerja mereka
• Memfasilitasi pemahaman yang lebih baik di antara anggota tim, sehingga mengurangi miskomunikasi
• Membagikan strategi kerja pribadi dengan mudah ke seluruh anggota tim

Dokumen-dokumen ini dapat ditautkan ke Tugas ClickUp untuk visibilitas yang lebih baik di dalam ruang kerja.

5. Menetapkan opsi pencadangan

Apa yang terjadi jika ada kesenjangan pengetahuan? Atau ketika anggota tim inti tidak dapat hadir karena keadaan darurat? Manajer proyek perlu mempersiapkan diri untuk menghadapi gangguan.

Buatlah matriks eskalasi untuk mengetahui kapan tugas-tugas membutuhkan perhatian khusus dan jelaskan matriks ini kepada semua pemangku kepentingan. Anda juga harus merinci saluran komunikasi cadangan agar pekerjaan dapat berlanjut dengan lancar. Ketika Anda sudah mengatur hal ini, karyawan tidak akan panik jika pekerjaan mengalami hambatan.

Selamat! Anda sudah berada di jalur yang tepat untuk mencegah gangguan komunikasi dan memanfaatkan semua mode komunikasi elektronik di tempat kerja!

Tingkatkan Komunikasi Elektronik Anda

Komunikasi elektronik telah merevolusi bisnis, menawarkan kecepatan dan fleksibilitas yang tak tertandingi. Namun, hal ini juga membawa tantangan: risiko keamanan siber, informasi yang berlebihan, dan kebutuhan akan kebijakan yang jelas.

Agar dapat berkembang, bisnis harus memilih saluran media elektronik yang tepat, menerapkan keamanan yang kuat, dan menetapkan praktik terbaik. Mengelola banyak alat bisa jadi sangat menyulitkan, namun solusinya ada.

ClickUp mengintegrasikan berbagai saluran komunikasi ke dalam satu platform, dengan fitur-fitur seperti ClickUp Chat untuk pesan teks kontekstual dan ClickUp Clips untuk komunikasi video asinkron.

Ini menyederhanakan alur kerja, meningkatkan kolaborasi, dan menjaga keamanan-mengatasi banyak tantangan yang telah kita bahas.

Siap untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas tim Anda? Mendaftarlah ke ClickUp hari ini dan rasakan akses yang mudah ke komunikasi bisnis yang mulus dan terintegrasi.