Anda sedang mengerjakan proyek penting dan perlu menemukan prosedur yang tepat untuk mengirimkan RFP.
Anda mencari di seluruh ruang kerja Anda di saat-saat terakhir, dan tampaknya hampir tidak mungkin menemukan apa yang Anda cari. Kedengarannya tidak asing?
Situasi seperti ini terlalu sering terjadi. Sebagian besar informasi organisasi disimpan dalam sistem yang terpisah-pisah seperti folder dan aplikasi yang berbeda, sehingga sulit untuk menemukan informasi yang Anda butuhkan.
Namun bagaimana jika Anda memiliki pengatur digital untuk otak kolektif tim Anda, seperti perpustakaan yang tertata rapi di mana Anda bisa dengan cepat mencari dan mengakses informasi penting?
Di situlah sistem manajemen pengetahuan berperan.
Dalam blog ini, kami membahas sistem manajemen pengetahuan dan pentingnya sistem ini. Kami juga mencantumkan contoh-contoh sistem manajemen pengetahuan yang populer untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai solusi yang tersedia dan bagaimana sistem tersebut meningkatkan efisiensi organisasi.
Memahami Sistem Manajemen Pengetahuan
Sistem manajemen pengetahuan membantu organisasi menangkap, menyimpan, dan berbagi pengetahuan eksplisit (dokumen, laporan, atau manual) dan pengetahuan tacit (pengalaman atau wawasan pribadi).
KMS memanfaatkan pengetahuan kolektif organisasi untuk mendorong inovasi, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan pengambilan keputusan. Mari kita lihat mengapa Anda membutuhkan sistem manajemen pengetahuan dan manfaat mengintegrasikannya ke dalam operasi bisnis Anda.
Peran sistem manajemen pengetahuan dalam berbagai skenario
Sistem manajemen pengetahuan melayani kasus-kasus berikut ini:
- Memusatkan informasi: Sistem manajemen pengetahuan yang kuat bertindak sebagai platform terpusat untuk menyimpan dan mengatur berbagai jenis informasi organisasi dan pengetahuan yang berharga
- Berbagi pengetahuan: Sistem ini biasanya memiliki fitur seperti forum diskusi atau wiki yang dapat digunakan untuk membuat pengetahuan organisasi tersedia di seluruh tim yang berbeda
- Pelatihan dan orientasi: Karyawan baru dapat mengakses artikel panduan, sistem manajemen konten, repositori terpusat, dan sebagainya, untuk materi pelatihan yang terperinci. Strategi manajemen pengetahuan yang dipikirkan dengan matang akan mempercepat waktu untuk mendapatkan nilai bagi karyawan dan memungkinkan mereka untuk cepat tanggap
- Layanan mandiri*: Pelanggan Anda dapat mengakses platform manajemen pengetahuan untuk menemukan resolusi atas pertanyaan mereka sendiri
Manfaat sistem manajemen pengetahuan
- Akses mudah ke informasi organisasi yang penting, yang membantu mereka membuat keputusan yang tepat dengan lebih cepat
- Mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari informasi dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan
- Menangkap dan menyimpan wawasan dan strategi utama untuk memastikan kesinambungan dalam operasi
- Membangun informasi yang ada untuk meningkatkan proses saat ini, mendukung pembelajaran berkelanjutan, dan menciptakan solusi baru
Karakteristik Sistem Manajemen Pengetahuan yang Baik
Berikut adalah beberapa fitur yang harus Anda pertimbangkan ketika memilih sistem manajemen pengetahuan yang efektif.
- Kemudahan Penggunaan: Pilihlah perangkat lunak manajemen pengetahuan yang intuitif dan mudah digunakan. Sistem yang rumit menambah beban kognitif penggunanya, yang pada akhirnya membuat mereka putus asa
- Kolaborasi: Sistem manajemen pengetahuan yang tepat menawarkan fitur kolaborasi seperti forum diskusi, obrolan dalam aplikasi, dan wiki untuk mendorong berbagi pengetahuan tanpa batas
- Analitik: Alat pelaporan dan analisis bawaan memberikan wawasan tentang penggunaan sistem, keterlibatan pengguna, kepuasan pelanggan, dan efektivitas upaya manajemen pengetahuan Anda
- Manajemen konten: Sistem harus memungkinkan pengguna untuk menggunakan berbagai format konten dan mengunggah gambar, video, file audio, dan presentasi. Selain itu, carilah fitur yang memungkinkan Anda untuk mengkategorikan berbagai jenis konten
- Pencarian dan pengambilan: Fungsionalitas pencarian yang kuat dengan filter memungkinkan pengguna untuk mencari dan mengambil informasi dengan mudah dalam sistem pengetahuan Anda
- Diberi daya AI: Alat manajemen pengetahuan terbaik sekarang didukung oleh fungsi AI dan ML
💡Tip Pro: Pastikan untuk menggunakan strategi manajemen pengetahuan yang mencakup kontrol kualitas dan manajemen konten yang cermat untuk memanfaatkan informasi organisasi dengan baik.
Pentingnya AI dan pembelajaran mesin dalam sistem manajemen pengetahuan modern
AI dan pembelajaran mesin memainkan peran penting dalam meningkatkan kemampuan sistem manajemen pengetahuan untuk menangkap dan mengatur informasi.
Mesin pencari yang didukung AI dapat lebih memahami pertanyaan pengguna, meningkatkan relevansi hasil pencarian yang ditampilkan kepada pengguna. Mesin pencari menafsirkan maksud pengguna dari kueri dengan menganalisis kata kunci tertentu dan mencocokkannya dengan informasi yang tersedia dalam sistem. Konten yang paling sesuai dengan kata kunci kemudian ditampilkan kepada pengguna.
Algoritma ML juga dapat menganalisis data yang tersedia dan membandingkannya dengan kata kunci yang umum digunakan atau kueri yang sering digunakan untuk mengidentifikasi kesenjangan konten dalam basis pengetahuan. Dengan cara ini, Anda dapat secara proaktif membuat data baru dan memastikan semua orang dapat mengakses informasi terbaru.
💡Kiat Pro: Alat bantu penulisan AI dapat dikonfigurasikan untuk mengotomatiskan pembuatan konten, memastikan informasi perusahaan Anda didokumentasikan dengan cepat dan akurat.
10 Contoh Sistem Manajemen Pengetahuan
Berikut ini adalah pilihan terbaik jika Anda mencari alat manajemen pengetahuan untuk merampingkan proses organisasi seperti pelatihan dan orientasi, memusatkan informasi agar mudah diakses, dan meningkatkan kolaborasi di antara anggota tim.
1. ClickUp
Sederhanakan manajemen kerja dengan Manajemen Proyek ClickUp ClickUp adalah alat manajemen proyek lengkap yang kuat yang berfungsi ganda sebagai sistem manajemen pengetahuan karena fitur-fiturnya yang kuat. Alat ini menawarkan beberapa kemampuan untuk menangkap, mengatur, dan berbagi informasi.
Fitur-fiturnya yang serbaguna, seperti Dokumen ClickUp dan Tugas ClickUp memungkinkan pembuatan wiki, repositori dokumen, dan manajemen tugas terkait pengetahuan. Anda dapat mengatur pengetahuan ke dalam berbagai ClickUp Spaces , folder, dan daftar, sehingga memudahkan Anda menemukan dan mengakses informasi yang relevan.
Selain itu, alat kolaborasi ClickUp, seperti Obrolan ClickUp dan Komentar yang ditugaskan memungkinkan tim untuk berkolaborasi pada dokumen, berbagi wawasan, dan memastikan semua orang mendapatkan informasi terbaru.
Dengan menyediakan pusat terpusat untuk berbagi pengetahuan dan kolaborasi, ClickUp dapat menyederhanakan proses, meningkatkan efisiensi, dan menumbuhkan budaya pembelajaran yang berkelanjutan di dalam organisasi Anda.
2. SharePoint
melalui Microsoft SharePoint dari Microsoft adalah rangkaian lengkap konten perusahaan dan alat manajemen pengetahuan yang memungkinkan organisasi untuk berbagi dan mengelola informasi di seluruh tim. Fitur-fitur seperti perpustakaan dokumen, intranet, dan filter pencarian memudahkan pengguna untuk menemukan informasi yang relevan.
3. IBM Watson
melalui IBM IBM Watson terdiri dari seperangkat alat dan aplikasi bertenaga AI untuk merampingkan proses penemuan pengetahuan. Fungsionalitas pencarian platform-Watson Discovery menggunakan pemrosesan bahasa alami untuk memunculkan wawasan yang terkubur jauh di dalam dokumen bisnis.
IBM Watson menganalisis data dan konten dalam jumlah besar untuk mengekstrak wawasan dan pola yang berguna secara otomatis.
4. Gagasan
via Gagasan Notion adalah ruang kerja lengkap untuk pencatatan dan manajemen pengetahuan. Platform ini digunakan untuk membangun basis data pengetahuan yang dapat disesuaikan dengan kategori, tag, dan tautan.
Fitur-fitur seperti ruang kerja bersama, komentar, dan sebutan memungkinkan kolaborasi secara real-time dan menjadikannya sistem manajemen pengetahuan yang baik. Selain itu, Anda dapat menautkan dokumen, halaman, dan basis data sehingga informasi menjadi kontekstual dan mudah diakses.
5. Confluence oleh Atlassian
melalui Atlassian Tim pengembang sering menggunakan Confluence oleh Atlassian untuk membangun basis pengetahuan internal dan mendokumentasikan proses bisnis yang penting.
Fitur-fitur seperti pengeditan simultan, komentar sebaris, sebutan, dan pemberitahuan memungkinkan tim untuk bekerja bersama secara real time dalam sistem manajemen pengetahuan untuk menghemat waktu mencari informasi yang terkotak-kotak.
Fungsionalitas mesin pencari mengindeks informasi yang tersedia sehingga pengguna dapat menemukan informasi dengan menggunakan berbagai atribut seperti judul, konten, atau tag.
6. Guru
melalui Guru Guru adalah perangkat lunak manajemen pengetahuan yang menghubungkan dokumen, aplikasi, dan obrolan ke dalam satu sumber kebenaran. Ini berarti tim Anda dapat mencari pengetahuan kolektif organisasi Anda dari pusat yang terpusat tanpa memilah-milah informasi yang tersebar.
Fitur NLP dapat digunakan untuk menganalisis pertanyaan pengguna dan menampilkan informasi yang paling relevan berdasarkan hal-hal spesifik seperti peran, lokasi, dan aktivitas sebelumnya.
7. Jus bantuan
via Jus bantuan Jika Anda mencari solusi berbasis pengetahuan untuk menerima pelanggan baru, mengaktifkan layanan mandiri, dan melatih karyawan, Helpjuice merupakan pilihan yang bagus. Antarmuka yang ramah pengguna mudah disesuaikan dan dapat disesuaikan dengan preferensi estetika merek Anda.
Helpjuice dapat digunakan untuk dukungan pelanggan dan untuk berbagi informasi dengan tim internal
8. Document360
melalui Document360 Salah satu sistem manajemen dokumen yang populer, Document360 menawarkan pengeditan canggih dan fitur berbagi dokumen. Pembangun seret dan lepaskan memungkinkan Anda untuk membuat repositori pengetahuan yang disesuaikan yang selaras dengan identitas merek Anda. Memiliki hingga enam tingkat kategori dan sub-kategori untuk mengatur informasi yang berantakan dan menautkan artikel terkait.
9. Bloomfire
via Bloomfire Sistem keterlibatan pengetahuan Bloomfire menyederhanakan implementasi dan adopsi alat dan proses bisnis. Alih-alih mengatur informasi ke dalam struktur file yang rumit, Anda bisa menggunakan fitur manajemen dokumen Bloomfire untuk mengategorikan, menandai, dan mencari konten.
Kemampuan sinkronisasi otomatis secara otomatis menyinkronkan informasi dari berbagai sumber, memastikan pengguna mendapatkan informasi terbaru dan mengurangi pembaruan manual.
10. HubSpot
Melalui HubSpot HubSpot Service Hub membantu bisnis meningkatkan layanan pelanggan dengan menyediakan fitur basis pengetahuan untuk membuat sumber daya swalayan. Anda dapat membuat repositori pengetahuan terstruktur yang mencakup FAQ, artikel bantuan, dan panduan cara untuk memberikan jawaban atas pertanyaan pelanggan yang berulang.
Fitur analitik memberikan wawasan tentang metrik utama seperti keterlibatan pengguna, pembelokan tiket, kinerja artikel, dan tren pencarian-membantu mengukur keefektifan basis pengetahuan Anda.
Jenis-jenis Sistem Manajemen Pengetahuan
Ada beberapa jenis sistem manajemen pengetahuan yang berbeda, masing-masing dengan fungsi yang berbeda. Setelah Anda menentukan dengan tepat jenis pengetahuan organisasi yang ingin Anda bagikan dan dengan siapa, Anda bisa memilih sistem yang tepat dari contoh-contoh di bawah ini.
1. Basis pengetahuan internal
Basis pengetahuan internal adalah sistem yang dirancang untuk berbagi informasi dengan karyawan organisasi. Tujuannya adalah untuk mengatur dan mengelola semua informasi penting perusahaan di satu lokasi sehingga tim dapat mengaksesnya kapan pun dibutuhkan.
Karyawan dapat bekerja lebih efisien dengan akses cepat ke kebijakan perusahaan, prosedur, buku panduan, dan dokumentasi penting lainnya Manfaat terbesar dari basis pengetahuan internal adalah anggota tim di seluruh organisasi menggunakan sumber daya yang sama dan terkini.
Basis pengetahuan internal yang komprehensif juga berfungsi sebagai portal layanan mandiri bagi karyawan, sehingga mengurangi kebutuhan tim untuk terhubung dengan bagian SDM, TI, atau departemen lain untuk mengklarifikasi pertanyaan yang berulang-ulang.
💡Tip Pro: Gunakan Template Buku Pegangan, Kebijakan & Prosedur Karyawan ClickUp untuk menciptakan sumber daya pengetahuan internal yang komprehensif untuk membuat dan mengelola dokumentasi yang berhubungan dengan karyawan. Ini menyediakan kerangka kerja terstruktur yang mencakup topik-topik penting seperti informasi perusahaan, hak dan tanggung jawab karyawan, kompensasi dan tunjangan, manajemen kinerja, dan banyak lagi.
Template Buku Pegangan, Kebijakan & Prosedur Karyawan ClickUp
2. Basis pengetahuan eksternal
Gunakan basis pengetahuan eksternal untuk berbagi informasi dengan pemangku kepentingan di luar organisasi Anda, seperti mitra, vendor, atau pelanggan
Basis pengetahuan eksternal bertindak sebagai pusat di mana siapa pun di luar organisasi Anda dapat mengakses sumber daya penting tanpa harus menghubungi tim dukungan perusahaan Anda. Basis pengetahuan eksternal dapat mencakup dokumentasi produk, FAQ, panduan pemecahan masalah, pembaruan produk, dan bahkan dokumentasi API.
Basis pengetahuan eksternal dapat diakses 24/7, sehingga memudahkan pengguna untuk menemukan jawaban atas pertanyaan secara mandiri. Hal ini meningkatkan pengalaman pengguna dan mengurangi beban kerja tim dukungan Anda
💡Tip Pro: Anda dapat membuat dan menerbitkan dokumen eksternal menggunakan ClickUp Documents melalui tautan yang dapat diakses publik.
Tulis, edit, dan publikasikan kebijakan eksternal perusahaan dengan ClickUp Docs
3. Sistem manajemen pembelajaran
Sistem manajemen pembelajaran memungkinkan Anda untuk membuat, mengelola, dan menyampaikan konten pendidikan kepada audiens yang Anda inginkan. Sebagian besar organisasi menggunakan LMS untuk memfasilitasi pelatihan perusahaan dan pengembangan profesional. Sistem ini memecah kursus yang kompleks menjadi modul-modul yang lebih kecil agar mudah dicerna.
Instruktur dapat membuat materi pelatihan dalam berbagai format, seperti video, kuis, presentasi, dan tugas. Peserta didik dapat mengakses format konten yang paling sesuai dengan gaya belajar mereka.
Sebagian besar sistem manajemen pembelajaran telah membangun analitik yang memungkinkan pengajar untuk melacak keefektifan konten kursus. Menganalisis metrik seperti tingkat penyelesaian kursus, waktu untuk nilai pertama, dan keterlibatan pengguna dapat memberi Anda wawasan tentang jenis konten pelatihan apa yang paling berhasil dan apa yang perlu ditingkatkan.
ClickUp Docs juga dapat digunakan untuk membuat dokumen yang terstruktur dan diformat secara logis untuk pelatihan dan orientasi karyawan. Anda dapat menetapkan target menggunakan Sasaran ClickUp untuk melacak kemajuan pembelajaran dan memantau penyelesaiannya.
4. Sistem manajemen dokumen
Katakanlah bisnis Anda berurusan dengan dokumen dalam jumlah besar seperti kontrak, perjanjian, formulir, atau catatan kasus. Seiring dengan bertambahnya jumlah dokumen tersebut, Anda akan membutuhkan sistem terpusat untuk mengatur, mengedit, dan mengelola file-file ini. Di sinilah Anda akan menemukan solusi manajemen dokumen yang berguna.
DMS, atau solusi manajemen dokumen, adalah sistem untuk mengunggah, menyimpan, dan mengkategorikan dokumen elektronik Sistem ini biasanya menawarkan fungsi pencarian dan pengambilan yang kuat, kontrol akses, dan protokol enkripsi untuk melindungi data sensitif. Fitur kolaborasi yang kuat memungkinkan tim untuk berbagi dokumen, menambahkan komentar, dan memberikan umpan balik untuk memastikan kerja tim yang lebih lancar pada file yang sama.
Beberapa solusi manajemen dokumen juga menawarkan fitur otomatisasi alur kerja untuk mengotomatiskan tugas-tugas rutin seperti persetujuan dokumen, pemberitahuan, dan penugasan tugas.
5. Intranet
Perusahaan besar, perusahaan layanan kesehatan, atau perusahaan dengan banyak lokasi dan tim jarak jauh sering menggunakan intranet untuk berbagi informasi, memusatkan komunikasi, dan memungkinkan kolaborasi.
Intranet sangat mirip dengan Internet, tetapi lebih merupakan jaringan pribadi yang terbatas pada karyawan dalam suatu organisasi. Intranet menawarkan fitur-fitur seperti feed berita dan pengumuman, di mana Anda dapat memposting pembaruan di seluruh perusahaan sehingga semua orang tetap mendapatkan informasi terbaru.
Karyawan dapat menggunakan intranet untuk mengakses sumber daya internal (direktori, kebijakan perusahaan, buku panduan karyawan, portal TI dan SDM) dan berkolaborasi dalam proyek-proyek dengan menggunakan fungsi kolaborasi seperti forum diskusi dan chatting.
6. Platform kolaborasi
Alat kolaborasi membantu tim dalam sebuah organisasi untuk bekerja sama dan berbagi informasi dan pembaruan penting. Tim dapat secara instan berbagi pengetahuan melalui pesan langsung, grup, atau saluran untuk pemecahan masalah secara real-time.
Sebagian besar alat bantu ini juga menawarkan fitur untuk panggilan audio dan konferensi video, yang sangat berguna untuk meruntuhkan sekat-sekat departemen dan mendorong kolaborasi lintas fungsi.
7. Sistem manajemen konten
Sistem manajemen konten dapat digunakan untuk membuat, mengedit, dan mempublikasikan konten digital di situs web Keuntungan dari sistem manajemen konten adalah bahwa pengguna non-teknis (mereka yang tidak terbiasa dengan pengkodean atau pemrograman) dapat dengan mudah menggunakan editor bawaan mereka untuk membuat dan memformat konten.
Anda dapat dengan cepat memperbarui konten, mengunggah file multimedia untuk menambahkan konteks, dan menggunakan platform ini untuk berbagi pengetahuan dengan masyarakat umum.
8. Forum komunitas online
Forum komunitas adalah platform di mana pengguna dan organisasi dapat berbagi pengalaman, wawasan, dan pembelajaran tentang topik tertentu. Pengguna dapat berbicara dengan anggota komunitas lain dan menggunakan pengetahuan kolektif forum untuk menemukan solusi bagi masalah bersama. Seiring berjalannya waktu, diskusi-diskusi ini dapat diarsipkan untuk menciptakan basis pengetahuan yang dapat dicari untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan umum.
Reddit, Quora, dan Discord adalah contoh yang paling umum dari forum komunitas tersebut.
9. Sistem manajemen keputusan
Sistem manajemen keputusan memungkinkan organisasi untuk menyatukan semua data yang ada dari berbagai sumber ke dalam satu platform. Wawasan ini, yang dikombinasikan dengan analisis bisnis, dapat digunakan untuk merampingkan proses pengambilan keputusan perusahaan.
Sistem manajemen keputusan dapat menganalisis data dalam jumlah besar dengan mudah dan mengidentifikasi pola yang berulang dan dampaknya terhadap pertumbuhan bisnis.
Sistem manajemen keputusan biasanya terdiri dari mesin aturan bisnis yang memberi tahu Anda bagaimana proses operasional tertentu harus dilakukan. Sistem ini sering kali memiliki fitur analisis prediktif yang dapat meramalkan kejadian di masa depan berdasarkan pola yang ada.
Kemudian, Anda memiliki fitur pelaporan real-time dan alat untuk pengujian dan simulasi, yang memungkinkan Anda untuk mempelajari dampak dari berbagai keputusan dan aturan sebelum menerapkannya pada skenario dunia nyata.
10. Sistem pakar
Sistem pakar adalah solusi bertenaga AI yang menggabungkan kekuatan basis pengetahuan dengan apa yang kita sebut sebagai 'mesin inferensi' Komponen basis pengetahuan berisi informasi yang sangat spesifik yang dibangun dari keahlian para pakar manusia.
Mesin inferensi memproses informasi dari basis pengetahuan untuk memberikan jawaban atas masalah yang kompleks. Bisnis dapat menggunakan sistem pakar untuk mendapatkan rekomendasi dan praktik terbaik di berbagai bidang seperti kedokteran, teknik, atau keuangan.
Sebagai contoh, sistem pakar dapat membantu dalam mendiagnosis kondisi medis, menilai risiko kredit, menganalisis dokumen hukum, dan memecahkan masalah teknis.
Baca Lebih Lanjut: 10 Alat Manajemen Pengetahuan AI Terbaik
Menerapkan Sistem Manajemen Pengetahuan Dengan ClickUp Platform Manajemen Pengetahuan ClickUp menawarkan fitur-fitur tangguh yang memberikan fleksibilitas untuk mengelola berbagai aspek manajemen pengetahuan, seperti dokumentasi internal, kolaborasi, pembuatan konten, dan banyak lagi.
Buat repositori terpusat yang kuat dengan Hub Manajemen Pengetahuan ClickUp
Sebagai platform basis pengetahuan perusahaan, ClickUp adalah pusat pusat untuk mengatur berbagai jenis informasi yang dapat diakses oleh semua orang, mulai dari anggota tim internal hingga klien.
Berikut ini adalah bagaimana Anda dapat menggunakan ClickUp untuk mengimplementasikan sistem manajemen dokumen di organisasi Anda.
1. Penciptaan pengetahuan
Anda dapat menggunakan Klik Dokumen untuk membuat dokumen terperinci tentang kebijakan perusahaan, praktik terbaik, dan alur kerja proyek.
Fitur seperti halaman bersarang dan opsi penataan yang sudah dibuat sebelumnya memungkinkan Anda memecah informasi kompleks menjadi bagian-bagian yang mudah dikelola dan memformatnya secara logis. Pengguna dapat dengan mudah menyelami bagian yang mereka inginkan tanpa kewalahan dengan terlalu banyak informasi sekaligus.
Gunakan ClickUp Docs untuk membuat dan mengelola informasi organisasi untuk penggunaan internal dan eksternal
Undang anggota tim untuk berkolaborasi dalam dokumen secara real time, tinggalkan komentar, dan tambahkan wawasan mereka. Anda bahkan dapat menggunakan @mentions untuk menandai anggota tim tertentu dan menugaskan mereka item tindakan langsung dari dalam dokumen.
Misalnya, untuk basis pengetahuan dukungan pelanggan, Anda dapat membuat beberapa dokumen untuk berbagai topik dan mengaturnya di Hub Dokumen agar mudah ditemukan.
💡Kiat Pro: Membuat wiki perusahaan untuk mengumpulkan informasi perusahaan internal, memungkinkan tim menyumbangkan keahlian kolektif mereka, dan memecah silo informasi.
2. Pencarian yang inovatif
Memungkinkan tim Anda untuk menemukan informasi dari dalam ClickUp, aplikasi yang terhubung, atau drive lokal Anda menggunakan fitur Pencarian Universal ClickUp . Ini menyediakan cara cepat untuk memunculkan hampir semua wawasan yang berhubungan dengan pekerjaan, di mana pun wawasan tersebut disimpan dalam sistem Anda.
Mencari informasi yang tersebar di berbagai sistem dengan mudah menggunakan Pencarian Universal ClickUp
Bagian terbaiknya, Anda dapat membuat perintah pencarian khusus untuk membantu Anda menemukan informasi tertentu. Misalnya, membuat pintasan untuk tautan yang sering dibuka atau menyimpan bagian teks tertentu (catatan, ide, atau potongan informasi lainnya) dan mengambilnya nanti.
Keuntungan paling signifikan dari pencarian universal adalah menggabungkan informasi yang disimpan dalam sistem yang terpisah-pisah dan membuatnya dapat diakses secara instan oleh semua orang di organisasi Anda.
3. Kolaborasi
Memperlancar komunikasi tim secara real-time dengan Obrolan ClickUp . Jendela obrolan akan terbuka tepat di samping ruang kerja Anda, yang berarti Anda tidak perlu berpindah aplikasi untuk memulai percakapan dengan anggota tim.
Cukup gunakan @mentions untuk mengundang rekan tim untuk mengobrol, berbagi pembaruan, atau menetapkan item tindakan langsung di dalam percakapan.
Berkolaborasi dengan anggota tim secara real-time menggunakan ClickUp Chat
Jika Anda menginginkan kanvas digital untuk bertukar pikiran dengan tim jarak jauh, Papan Tulis ClickUp datang untuk menyelamatkan Anda.
Tim Anda dapat berbagi ide dan menjelaskan konsep secara visual. Tambahkan catatan, unggah gambar, dan sematkan tautan untuk menambahkan konteks sebanyak mungkin pada ide Anda. Gunakan konektor untuk membuat hubungan antar ide dan menunjukkan bagaimana berbagai topik saling berhubungan.
Setelah ide Anda selesai, ubahlah menjadi tugas yang dapat dilacak dari papan tulis untuk memastikan ide tersebut selesai tepat waktu.
Bertukar pikiran dengan anggota tim Anda di kanvas digital menggunakan Papan Tulis ClickUp
4. Jawaban instan
Jika Anda menginginkan cara yang lebih mudah untuk mencari sebuah informasi, ClickUp Brain adalah jawaban Anda. Fitur ini bertindak sebagai manajer pengetahuan AI dan menampilkan wawasan dari tugas, dokumen, atau proyek apa pun yang terhubung dengan ClickUp setiap kali Anda mengajukan pertanyaan terkait pekerjaan.
Gunakan ClickUp Brain untuk membantu membuat informasi proyek, meringkas catatan rapat, dan banyak lagi
ClickUp Brain mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang seperti mengirimkan pembaruan proyek kepada anggota tim, mengubah status tugas, dan meringkas laporan dan catatan rapat. Dengan cara ini, tim Anda bisa fokus pada pekerjaan yang penting dan meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang berlebihan.
💡Kiat Pro: Gunakan templat buku pegangan karyawan untuk membuat kebijakan SDM yang komprehensif, ditulis dengan baik, dan sesuai dengan hukum serta mudah dipahami.
5. Templat yang sudah dibuat sebelumnya
ClickUp menawarkan perpustakaan template yang luas untuk berbagai kasus penggunaan. Ini berarti Anda tidak perlu memulai dari awal setiap kali Anda perlu membuat dokumen, proses, atau rencana proyek baru.
Anda tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga menjaga konsistensi di seluruh tugas.
Sebagai contoh, template Templat Basis Pengetahuan ClickUp adalah kerangka kerja yang dapat disesuaikan untuk membuat dan mengatur informasi penting. Kerangka ini memiliki bagian yang sudah ditentukan sebelumnya untuk FAQ, panduan produk, kebijakan, dan banyak lagi.
Templat Basis Pengetahuan ClickUp
Dengan templat ini, Anda bisa:
- Membuat dan berbagi informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan dan alur kerja spesifik organisasi Anda
- Mengatur informasi di bawah kategori dan folder yang berbeda sehingga mudah ditemukan
- Melacak status pembaruan dokumen
- Mengontrol siapa yang dapat melihat dan mengedit basis pengetahuan Anda
Dengan cara yang sama, gunakan juga atribut Template Wiki Perusahaan yang dapat diklik untuk mengatur informasi perusahaan seperti misi dan nilai inti organisasi, buku panduan karyawan, sumber daya pengembangan karier, dan kebijakan pengeluaran. Ini adalah cara sempurna untuk memastikan bahwa setiap orang di perusahaan selaras dengan proses dan prosedur penting.
Templat Wiki Perusahaan ClickUp
Dengan templat ini, Anda bisa:
- Menyederhanakan proses orientasi danmanajemen pengetahuan untuk karyawan baru dan membuat mereka cepat memahami dengan cepat
- Berkolaborasi dengan para pemangku kepentingan untuk memastikan informasi yang diberikan berwawasan luas dan akurat
- Atur pengetahuan berdasarkan kategori seperti kebijakan SDM, informasi departemen, panduan orientasi, dan lainnya
- Sertakan gambar, video, dan tautan agar dokumen lebih kontekstual bagi anggota tim
Selain itu, Anda dapat membuat instruksi awal yang cepat dan memberikan dasar yang kuat bagi siapa pun di tim Anda untuk membuat basis pengetahuan menggunakan Templat Wiki ClickUp . Ini adalah templat fleksibel yang dapat disesuaikan dengan desain merek Anda dan memastikan bahwa tim Anda tetap mendapat informasi tentang topik-topik penting.
Baca Lebih Lanjut: Templat Basis Pengetahuan Gratis di Word & ClickUp
6. Basis data
Selain itu, buat database di ClickUp dengan menggunakan Daftar dan Folder. Ini membantu Anda menyimpan berbagai jenis informasi dan menggunakan bidang khusus untuk menangkap atribut seperti informasi kontak, tanggal, anggaran, peringkat, tautan, dan banyak lagi.
Hal ini memungkinkan rekan tim Anda untuk mengambil informasi yang relevan dari database dengan cepat dan mudah.
7. Kontrol versi
Salah satu aspek terpenting dalam manajemen pengetahuan adalah memahami bagaimana konten dalam sistem ini berkembang.
ClickUp menawarkan kontrol versi, yang memungkinkan Anda melacak perubahan dan meninjau versi historis dari sebuah dokumen. Ini mempertahankan jejak audit yang memungkinkan Anda untuk melihat siapa yang melakukan perubahan dan kapan perubahan itu dilakukan-untuk menjaga keakuratan dan transparansi informasi.
Merampingkan Manajemen Pengetahuan Dengan ClickUp
Manajemen pengetahuan adalah proses komprehensif yang memastikan efisiensi organisasi Anda dan proses bisnis secara umum.
Anda harus memilih sistem manajemen pengetahuan yang sesuai dengan kebutuhan dan preferensi spesifik organisasi Anda.
ClickUp menonjol sebagai solusi manajemen pengetahuan yang sangat baik karena dapat berfungsi sebagai basis pengetahuan internal dan eksternal.
Fitur-fitur seperti asisten AI bawaan, dokumentasi kolaboratif, manajemen tugas, kontrol versi, dan pencarian universal memastikan bahwa informasi berharga secara konsisten tersedia bagi karyawan Anda kapan pun mereka membutuhkannya. Daftar di ClickUp secara gratis untuk membangun sistem manajemen pengetahuan yang intuitif untuk organisasi Anda.