Dengan lebih dari delapan miliar kunjungan bulanan dan 300.000 kontributor terdaftar, Wikipedia merupakan salah satu situs web yang paling sering dikunjungi secara global.
Halaman wiki adalah tempat penyimpanan informasi yang mudah dibuat melalui situs web atau sumber daya online yang membantu berbagi pengetahuan dalam organisasi.
Membuat wiki adalah langkah strategis untuk membangun masa depan yang lebih baik bagi organisasi Anda. Anda meletakkan batu bata untuk memusatkan informasi perusahaan dan membangun ruang kolaboratif yang akan berkembang seiring berjalannya waktu.
Kolaborasi ini meningkatkan produktivitas karyawan Anda karena mereka memiliki akses yang lebih baik ke informasi dan panduan yang tepat untuk menavigasi proses internal. Namun, membuat wiki Anda sendiri membutuhkan waktu dan proses yang mapan.
Blog ini membahas proses langkah demi langkah dalam membuat wiki dengan salah satu perangkat lunak wiki terbaik. Sebelum kita membahasnya, kita telah membahas definisi wiki, jenis-jenisnya, dan mengapa Anda harus membuatnya.
Apa itu Halaman Wiki?
Halaman wiki adalah sebuah pusat komunitas online di mana setiap orang menyumbangkan keahlian, wawasan, dan informasi mereka. Meskipun beberapa platform wiki, seperti Wikipedia, dapat diakses oleh publik, organisasi menggunakan platform lain untuk mengumpulkan dan mengelola informasi internal, sehingga memungkinkan tim untuk berbagi pengetahuan dan bekerja sama dengan lebih efisien.
Dalam lingkungan perusahaan, halaman wiki adalah otak kolektif yang mendorong kolaborasi karyawan, pembelajaran rekan kerja, dan memusatkan semua pengetahuan di dalam perusahaan.
Anggap saja sebagai alat manajemen kerja yang memecah silo informasi dan memberikan semua orang akses ke informasi penting yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka. Dengan menghilangkan kekacauan bolak-balik, tim Anda akan lebih fokus pada apa yang penting dalam waktu yang diberikan.
Jenis-jenis Wikis
Ada dua jenis wiki-wiki internal dan eksternal. Mari kita lihat perbedaan di antara keduanya, karena masing-masing memainkan peran yang berbeda dalam hal kegunaan.
Tergantung pada tujuan Anda, pilihlah jenis yang tepat untuk perusahaan Anda.
Wiki Internal
Wiki internal, juga disebut wiki pribadi, adalah situs tertutup untuk karyawan Anda yang berkolaborasi secara real-time untuk memelihara dan memperbarui informasi internal perusahaan. Wiki perusahaan Anda menjadi sumber utama bagi mereka ketika mereka ingin mempelajari peraturan, memeriksa referensi ketika mereka mengalami kebuntuan, dan mendapatkan pengetahuan dari para ahli.
Wiki internal memungkinkan semua orang untuk berbagi catatan dan saran serta menyumbangkan sumber daya, terutama untuk tim virtual.
Organisasi menyimpan data hak milik dan informasi sensitif tentang perusahaan di halaman wiki internal. Hos wiki tim di server Anda sendiri atau layanan hosting wiki untuk kontrol penuh atas data dan halaman pribadi.
Jika Anda mencari keamanan tingkat lanjut untuk melindungi data Anda, Anda harus meng-host wiki internal di server Anda. Anda memerlukan tim TI untuk memantau pembaruan rutin dan ruang penyimpanan pada sintaks wiki.
Wiki Eksternal
Wiki eksternal juga disebut wiki publik yang diakses oleh siapa saja yang menggunakan koneksi internet. Halaman Wikipedia adalah contoh terbaik dari wiki eksternal yang menerima kontribusi dari jutaan pengguna di seluruh dunia ke halaman publiknya.
Wiki fandom adalah contoh lain dari wiki eksternal; wiki ini adalah komunitas orang-orang yang memiliki minat yang sama dan suka menuliskannya secara online.
Wiki eksternal bertindak sebagai situs web swalayan untuk mengurangi pertanyaan pelanggan dan mengurangi waktu tunggu untuk menjawab pertanyaan mereka.
Idenya adalah membuat wiki yang berisi masalah paling umum yang mungkin dihadapi pelanggan dan membuatnya dapat diakses oleh publik.
Jika pelanggan mengalami kebuntuan, mereka dapat mengakses wiki dan mencoba memecahkan masalah secara mandiri. Ini merupakan solusi yang saling menguntungkan bagi pelanggan karena masalah mereka diselesaikan dengan cepat dan bagi perusahaan Anda karena tim dukungan Anda berfokus pada penyelesaian masalah yang lebih lanjut.
Wiki internal dan eksternal membantu memusatkan pengetahuan produk dan organisasi Anda.
Alasan untuk Membuat Halaman Wiki
Meskipun konsep wiki hampir sama tuanya dengan internet, menggunakan halaman wiki untuk produktivitas relatif baru. Berikut ini adalah manfaat membuat wiki di organisasi Anda.
Secara umum, wiki perusahaan digunakan untuk dua tujuan utama:
- Untuk menemukan informasi dan mempelajari sesuatu
- Untuk menyumbangkan pengetahuan dan mengajarkan sesuatu
Mari kita gali lebih dalam mengenai konteks ini.
Menghemat waktu
Wiki berarti 'cepat' dalam bahasa Hawaii. Begitulah Wikipedia mendapatkan namanya-sebuah lokasi untuk akses informasi yang cepat.
Halaman wiki membuat tim Anda lebih cepat dengan menjadi sumber pengetahuan lengkap yang membantu mereka menyelesaikan pekerjaan lebih cepat. Dari karyawan yang berpengalaman hingga yang baru bergabung, semua orang membutuhkan informasi dengan cepat untuk melakukan pekerjaan mereka. Dengan wiki tim, mereka tahu di mana data berada tanpa bergantung pada tim lain, seperti departemen TI.
Namun Anda perlu membuat wiki untuk berhenti mengirim mereka dalam perjalanan yang tidak produktif ke dalam labirin informasi yang akan menghabiskan banyak waktu dari jam-jam produktif mereka. Hasilnya adalah produktivitas yang rendah dan kejenuhan karyawan.
Mari kita pahami bagaimana wiki membantu dalam proses orientasi karyawan dengan sebuah contoh.
Jenna baru saja bergabung dengan tim desain Anda. Alih-alih mencari-cari pedoman merek, nada, dan standar desain, ia langsung menuju ke bagian 'Panduan gaya' di wiki Anda. Jenna mendapatkan akses instan ke pedoman dan standar. Hal yang sama juga berlaku ketika dia ingin mempelajari lebih lanjut tentang kebijakan perusahaan dan kode etik di tempat kerja.
Mendorong kolaborasi
Situs wiki merupakan platform yang bagus untuk mendorong kolaborasi antara karyawan dalam tim yang berbeda. Organisasi membuat wiki sebagai sistem pengetahuan yang mengandalkan kerja sama tim, masukan, dan kontribusi dari pengguna yang berbeda.
Pikirkan artikel wiki sebagai platform bagi karyawan untuk berbagi ide dan pemikiran mereka, menambahkan halaman dan konten, merujuk pada pedoman komunitas, dan terus menyegarkan materi agar tetap relevan dengan perkembangan zaman.
Hal ini sangat bermanfaat bagi tim yang bekerja di lingkungan kerja jarak jauh atau hibrida. Zona waktu yang berbeda menghalangi aliran informasi di antara tim yang bekerja bersama dalam sebuah proyek. Wiki memecahkan masalah ini dengan menjadi sumber umum untuk mendapatkan semua pembaruan terbaru tentang proyek dan menghindari penundaan di mana pun tim berada.
Ketika karyawan Anda mulai melihat manfaat dari situs wiki, mereka secara alami berpartisipasi dalam menjadikannya sumber pengetahuan institusional yang lebih kuat.
Bagian terbaiknya adalah bahwa ini tidak hanya diperuntukkan bagi karyawan Anda yang berpengalaman; anggota tim baru juga mendapatkan podium untuk berbagi dan mendapatkan pengetahuan dari awal.
Mengatur konten
Wiki mungkin mengingatkan Anda pada alat bantu yang sudah dikenal seperti spreadsheet. Bagaimanapun juga, spreadsheet dikenal untuk menangani data dalam jumlah besar.
Namun, ada dua area di mana spreadsheet kalah jauh dari situs Wiki - kolaborasi dan organisasi. Kami telah menjelaskan yang pertama; mari kita fokus pada organisasi.
Wiki memungkinkan pengguna untuk menambahkan tag ke konten dan membuat kategori dengan tata letak yang terstruktur. Tag adalah alat bantu wiki yang memungkinkan pengguna untuk mengambil informasi dengan lebih cepat. Anggota tim saling menandai satu sama lain untuk mengarahkan mereka ke sumber dan menghindari kebingungan.
Cara pengorganisasian konten seperti ini juga bermanfaat ketika menerima pemangku kepentingan baru (pemasok, vendor, agensi, dll.).
Secara tradisional, proses orientasi melibatkan rentetan pertukaran email dan dokumen yang tersebar. Situs web Wiki eksternal memungkinkan pemangku kepentingan baru Anda untuk dengan mudah mengakses pedoman kepatuhan, protokol kolaborasi, dan jadwal proyek di bawah kategori yang berbeda dalam satu sumber.
Tautkan informasi terkait
Karakteristik penting lainnya dari situs wiki adalah kemampuannya untuk menautkan. Tautan yang menggunakan kode CSS adalah sebuah hyperlink ke halaman lain yang terkait atau halaman web eksternal.
Fitur penautan internal ini membuat wiki menjadi lebih kuat karena memberdayakan pengguna untuk masuk ke dalam rincian detail dari sebuah proyek atau sebuah informasi tanpa harus keluar dari situs wiki.
Aliran informasi yang tidak terputus juga menjadikannya sumber pembelajaran yang mudah bagi karyawan baru Anda. Izinkan mereka untuk menjelajahi seluruh wiki dengan kecepatan mereka sendiri, dan mereka tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam untuk mencari pengetahuan yang relevan di halaman dan artikel lain.
Selain itu, wiki adalah sistem manajemen konten sumber terbuka dengan fitur kolaboratif dan memungkinkan Anda untuk membuat akun pengguna individual dengan akses berbasis peran.
Revisi konten
Memiliki wiki Anda adalah pencapaian yang signifikan, tetapi itu hanyalah puncak gunung es. Kontributor utama terus menyunting konten di wiki tim untuk tetap mengikuti perkembangan bisnis yang terus berubah.
Namun, Anda perlu menggunakan salah satu platform wiki yang paling populer dan mengandalkan alat pengolah kata untuk melacak revisi secara online. Kembali ke konten wiki yang asli hanya dapat dilakukan jika seseorang tetap mengaktifkan tombol riwayat revisi saat menyunting.
Perangkat lunak atau platform wiki menyimpan setiap versi revisi dari perubahan, dan para administrator memiliki keputusan akhir untuk memantau apa yang masuk ke dalam wiki dan apa yang tidak. Mekanisme bawaan memudahkan untuk melacak perubahan dan kapan pengguna lain membuatnya.
Bagaimana Cara Membuat Halaman Wiki?
Mari kita fokus pada pembuatan halaman wiki menggunakan salah satu cara terbaik Perangkat lunak wiki -Klik.
ClickUp membantu Anda membuat wiki dan menghubungkannya dengan tugas-tugas lain dalam proyek Anda. Lacak aktivitas Anda dan berikan informasi yang diperlukan kepada karyawan Anda untuk melakukan tugas-tugas mereka dari satu sumber.
Berikut adalah tiga fitur yang akan membantu Anda membuat, menulis, dan mendesain ladang dan halaman wiki Anda tanpa membuatnya terasa seperti sebuah cobaan.
ClickUp Docs
Gunakan ClickUp Docs untuk membuat dan menghubungkan wiki yang indah, dokumen, dan banyak lagi untuk eksekusi ide tanpa hambatan dengan tim Anda Dokumen ClickUp adalah tempat untuk memulai membuat wiki. Ini adalah tulang punggung Wiki baru Anda, memungkinkan Anda untuk membuat dan menambahkan konten dan menyunting dokumen dari awal. Untuk menyusun informasi Anda dengan tepat, gunakan berbagai pilihan gaya dalam dokumen, seperti penanda, tabel, dan poin-poin.
ClickUp adalah perangkat lunak wiki yang memungkinkan Anda berkolaborasi dengan kolega Anda secara real-time. Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk berkolaborasi secara real-time Kolaborasi Instan dan Langsung memungkinkan Anda memantau perubahan yang mereka lakukan saat mereka membuatnya dan menambahkan komentar Anda untuk berbagi pemikiran Anda secara instan. Hal ini memungkinkan editor untuk meninjau dan mengerjakan ulang hasil suntingan sebelum menerbitkan perubahan. Jika revisi membutuhkan diskusi internal, tandai anggota tim dan berikan mereka tugas dari wiki agar pekerjaan dapat berjalan dengan cepat.
Jangan ragu untuk menyertakan berkas media kaya seperti video panduan atau instruksional di dalam dokumen. Tambahkan diagram alir, diagram, dan elemen interaktif lainnya untuk membuat wiki Anda menarik secara visual dan mudah dipahami.
Selain itu, ClickUp memungkinkan Anda untuk menghubungkan halaman wiki dengan alur kerja yang sudah ada. Tautkan kembali ke dokumen yang ada, tambahkan widget di dalam dokumen untuk memberikan tugas, dan perbarui status proyek agar semua orang tetap mengetahui perkembangannya. Dengan cara ini, informasi dan item yang dapat ditindaklanjuti berkumpul di tempat yang sama.
ClickUp AI
Menggunakan AI asisten penulis di ClickUp untuk membuat postingan blog, bertukar pikiran, menulis email, dan banyak lagi
Membuat halaman baru dari awal di dalam sebuah wiki bisa memakan banyak waktu bahkan bagi penulis yang paling berpengalaman sekalipun. ClickUp templat penulisan konten berguna bagi kontributor utama untuk membuat struktur konten mereka. Cara terbaik untuk melengkapinya adalah dengan menggunakan templat ClickUp AI asisten penulis.
ClickUp AI adalah salah satu yang terbaik Alat bantu penulisan AI untuk menulis, menyunting, dan memformat konten untuk ladang dan halaman wiki Anda. Jika Anda kekurangan ide, jalankan perintah dan siapkan draf pertama Anda dalam hitungan detik. Editor internal membantu Anda mengasah konten agar lebih tajam dan menarik.
Membutuhkan dorongan kreatif? ClickUp AI adalah mitra curah pendapat Anda untuk membuat ide kreatif Anda mengalir sehingga konten Anda menyenangkan dan tepat sasaran.
Gunakan tajuk yang sudah terstruktur untuk memformat konten Anda dan menghemat waktu. Meringkas catatan pertemuan dan pembaruan tugas, dan tambahkan ke wiki Anda untuk memastikan tidak ada diskusi penting yang terlewatkan di wiki Anda perangkat lunak manajemen pengetahuan .
Templat ClickUp
Pasang dan mainkan detail organisasi Anda di Templat Wiki yang sudah dibuat sebelumnya Templat Wiki ClickUp membuat pekerjaan Anda jauh lebih mudah dalam merampingkan proses pengorganisasian dan berbagi pengetahuan dengan tim Anda.
The Templat Basis Pengetahuan dilengkapi dengan gaya siap pakai untuk membangun repositori. Desain responsif ini terlihat bersih di semua perangkat, dan templat-templatnya dapat diakses di berbagai aplikasi.
Templat ini memungkinkan karyawan Anda dengan cepat menemukan jawaban atas pertanyaan mereka dan menavigasi ke informasi yang diinginkan dengan mudah.
Templat ini memungkinkan Anda untuk membuat tampilan khusus seperti Daftar, Gantt, Kalender, dan banyak lagi. Gunakan status khusus untuk membuat tugas dan melacak kemajuan halaman wiki. Demikian pula, tambahkan atribut untuk mengelola platform dan halaman wiki Anda dan dapatkan informasi yang lebih akurat.
Buat Wiki dengan Mudah Menggunakan ClickUp
Membuat sebuah wiki merupakan hal yang menantang dan memakan waktu; namun, membangun perusahaan Anda dan halaman Wiki sangatlah mudah dengan perangkat lunak wiki yang tepat, seperti ClickUp.
ClickUp sangat berguna, terutama ketika alur kerja dan proyek Anda sangat padat dokumen; ClickUp sudah dibangun sebelumnya templat wiki memungkinkan Anda untuk membuat proses operasi standar (SOP), panduan, dan instruksi yang terperinci untuk tim Anda. Sesuaikan templat agar sesuai dengan kebutuhan bisnis dan persyaratan informasi Anda.
Gunakan Templat Rencana Komunikasi ClickUp untuk membuat peta jalan proses untuk komunikasi tim yang lancar
Sebagai contoh, buatlah templat rencana komunikasi di dalam halaman wiki Anda untuk komunikasi internal dan eksternal di dalam organisasi. Tentukan target audiens, cara berkomunikasi, frekuensi komunikasi, dan struktur pesan template.
Selanjutnya, buatlah papan tulis dan dokumen di ClickUp, menghubungkannya dengan tugas proyek, mengatur bagian organisasi di seluruh perusahaan, dan memungkinkan semua orang untuk berkolaborasi. Mulai dari catatan rapat dan spesifikasi kebutuhan hingga SOP-semuanya dapat dibuat di ClickUp Docs dalam versi gratis.
Untuk aliran informasi secara real-time, ClickUp terintegrasi dengan alat manajemen kerja lainnya, meningkatkan produktivitas dan akurasi data tim Anda.
Ingin membuat wiki pertama Anda sukses besar? Mendaftar untuk ClickUp .
Mulailah dengan menggunakan templat wiki ClickUp yang sarat dengan fitur.