Pernah melihat sebutan SDE-1, SDE-2 pada deskripsi pekerjaan? Atau sebutan seperti 'manajer', 'direktur', dan lain-lain? Dalam dunia bisnis, sebutan-sebutan tersebut menunjukkan pengalaman, ekspektasi, dan posisi peran tertentu dalam struktur organisasi.
Jabatan-jabatan tersebut menandakan posisi dalam hierarki organisasi, biasanya direpresentasikan dalam bentuk bagan yang dikenal sebagai organogram. Representasi visual dari struktur organisasi ini memainkan peran penting dalam desain organisasi, produktivitas, efisiensi, kinerja tim, dan budaya.
Dalam artikel blog ini, kami akan membahas cara membuat dan mengoptimalkan organogram untuk hasil bisnis yang sukses.
Memahami Organogram
Organogram adalah representasi visual dari struktur perusahaan. Ini biasanya mencakup hal-hal berikut:
- Peran individu di seluruh organisasi
- Pembagian departemen/tim
- Hirarki di dalam setiap departemen/tim
- Hubungan antar individu, tim, dan departemen
contoh bagan organisasi sederhana (Sumber:) Wikimedia Commons )_
Organogram, yang juga disebut organigram atau bagan organisasi, dapat berupa bagan sederhana yang menunjukkan bagian-bagian organisasi, seperti kantor regional atau departemen, fungsi-fungsi, dan bagaimana mereka saling terhubung. Organogram juga dapat bersifat kompleks, dengan hirarki, departemen, dan sub-unit yang terperinci.
contoh organigram yang komprehensif (Sumber:) Wikimedia Commons )_
Penggunaan bagan organogram
Pada intinya, organogram adalah representasi visual dari berbagai bagian perusahaan. Organogram membantu setiap orang di perusahaan untuk memahami gambaran besarnya. Selain itu, organogram juga membantu dalam:
Desain organisasi: Visual organisasi yang jelas membantu para pemimpin memastikan setiap departemen memiliki staf yang memadai. Misalnya, jika Anda kehilangan kepala bagian teknik, blok kosong di bagan organisasi akan menunjukkannya saat rapat tinjauan. Jika kepala teknik Anda telah melakukan perpindahan ke bagian lain untuk menjadi CTO, Anda akan melihatnya dengan jelas juga!
**Memberikan kejelasan: Bagan ini memperjelas struktur pelaporan dalam organisasi, membantu karyawan mengidentifikasi siapa yang harus dihubungi untuk masalah atau informasi tertentu.
Mendefinisikan tanggung jawab: Organogram memastikan bahwa semua area bisnis tercakup secara memadai tanpa adanya tumpang tindih tanggung jawab. Organogram membantu menyeimbangkan beban kerja karyawan, terutama para pemimpin.
Orientasi: Organogram adalah alat yang sederhana dan ampuh untuk membantu karyawan baru memahami keseluruhan organisasi. Alat ini membantu menciptakan keakraban dan rasa memiliki dengan lebih cepat.
Kelincahan: Representasi visual organisasi-dengan kemampuan untuk memperbesar dan memperkecil-memungkinkan alokasi sumber daya, pendelegasian, kolaborasi, dan pengambilan keputusan.
Simulasi dan perencanaan: Ketika Anda merestrukturisasi organisasi atau sedang mengalami merger, Anda mungkin perlu memvisualisasikan berbagai versi desain organisasi yang baru. Organogram memungkinkan simulasi seperti itu tanpa mempengaruhi dinamika di lapangan.
Pada akhirnya, organogram adalah alat komunikasi. Organogram membantu organisasi mengkomunikasikan struktur saat ini, rencana masa depan, perubahan, dan banyak lagi. Tentu saja, ada lebih dari satu cara untuk melakukan hal ini.
Jenis-jenis organogram
Pada intinya, organogram adalah representasi grafis dengan simpul dan penghubung. Berdasarkan struktur organisasi Anda, bisa jadi:
Hierarkis
Organogram ini menyerupai piramida, dengan otoritas tertinggi di bagian atas, diikuti oleh manajemen menengah dan karyawan.
contoh organogram hierarki (Sumber:) Wikimedia Commons )_
Matriks
Bagan organisasi ini memvisualisasikan struktur di mana karyawan melapor kepada lebih dari satu manajer. Biasanya digunakan dalam organisasi yang membutuhkan fleksibilitas dan kolaborasi di berbagai proyek.
contoh organogram matriks via Allaeddine Djaidani
Datar
Organogram jenis ini sangat bagus untuk organisasi dengan struktur datar, terutama ditemukan pada perusahaan rintisan dan bisnis kecil.
struktur organisasi datar (Sumber:) Wikimedia Commons )_
Berikut ini adalah perbedaan utama di antara jenis-jenis organogram:
| Aspek | Hirarkis | Matriks | Datar |
|---|---|---|---|
| Tingkatan peran | Rantai komando yang jelas di mana setiap karyawan mengetahui kepada siapa mereka melapor | Garis wewenang yang jelas, meskipun ada beberapa manajer untuk setiap karyawan | Setiap karyawan melapor langsung kepada pemimpin, tanpa manajemen menengah |
| Cocok untuk | Peran yang terdefinisi dengan baik dan struktur linier | Tim yang dibentuk dan dibongkar pasang berdasarkan proyek | Tim kecil yang dikelola sendiri |
| Tujuan yang dilayaninya | Kejelasan dan stabilitas | Fleksibilitas dan modularitas | Kesederhanaan dan kecepatan |
| Keuntungan | Spesialisasi berbasis departemen, jalur karier yang terdefinisi dengan baik | Kolaborasi lintas fungsi, ketersediaan beragam keterampilan | Kepemilikan dan akuntabilitas, visibilitas dan pengakuan |
| Kekurangan | Birokrasi dan sistem persetujuan yang rumit, pengambilan keputusan yang tertunda | Ambiguitas dalam tanggung jawab pekerjaan, lingkup pengaruh yang tidak dapat dikelola | Birokrasi dan sistem persetujuan yang rumit, pengambilan keputusan yang tertunda |
Perbedaan antara struktur organisasi Hirarkis, Matriks, dan Datar
Tergantung pada jenis, ukuran, dan budaya, sebuah organisasi dapat memiliki kombinasi dari struktur-struktur ini.
Misalnya, seluruh organisasi dapat menggunakan struktur hirarkis, sementara satu tim lintas fungsi di dalamnya dapat menggunakan struktur datar.
Pada bagian selanjutnya, kita akan membahas tentang cara memilih struktur organisasi dan mendesain organigram.
Langkah-langkah untuk Membuat Organogram
Katakanlah Anda adalah sebuah perusahaan rintisan dengan lima karyawan. Ambil pena dan kertas dan buat sketsa bagaimana anggota tim ini bekerja bersama. Lanjutkan dan bingkai kertas tersebut. Ini adalah organogram pertama Anda.
Seandainya setiap organisasi sesederhana itu. Seiring dengan bertambahnya jumlah karyawan, peran, departemen, produk/layanan, Anda akan membutuhkan organogram yang kompleks. Berikut ini cara membuatnya menggunakan alat bantu ruang kerja kolaboratif seperti ClickUp .
1. Memahami struktur organisasi Anda
Struktur menentukan bagaimana orang-orang terhubung dan apa peran mereka dalam sebuah organisasi. Desain yang buruk dapat menciptakan kekacauan dengan hierarki yang kontradiktif, kebingungan peran, kurangnya koordinasi, kegagalan untuk berbagi ide, dan lambatnya pengambilan keputusan.
Jadi, mulailah aktivitas organogram Anda dengan memahami bagaimana fungsi Anda saat ini. Identifikasi hal-hal berikut ini:
- Semua peran dan level karyawan yang Anda miliki (pengembang, perancang, penguji, dll.)
- Semua peran dan level manajerial (manajer proyek, manajer tim, kepala departemen, dll.)
- Hubungan pelaporan untuk setiap individu
- Hubungan lateral, jika ada
Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan berbicara dengan berbagai pemangku kepentingan, termasuk HR dan kepala departemen. Anda juga dapat menemukan beberapa informasi dalam templat piagam tim . Pastikan untuk mendokumentasikan pengetahuan secara memadai.
Anda bisa menggunakan Formulir ClickUp untuk membuat survei, atau Anda bisa mengatur pertemuan tatap muka dan mencatat Dokumen ClickUp . Setelah didokumentasikan, bagikan dengan aman kepada pemangku kepentingan yang relevan untuk mendapatkan komentar mereka, jika ada. Berkolaborasi secara real time dan dengan mudah mengubah catatan menjadi tugas.
dokumentasikan pelajaran Anda dengan ClickUp Docs_
2. Tentukan tujuan dan ruang lingkup
Untuk siapa dan mengapa Anda membuat organogram? Apakah untuk tujuan internal untuk memvisualisasikan struktur tim atau sebagai catatan untuk investor?
Jika untuk keperluan internal, Anda dapat menambahkan kode peran tertentu (seperti SDE-1, manajer, dll.), termasuk kisaran gaji, atau bahkan nama individu, jika diperlukan.
Jika untuk investor, Anda mungkin ingin fokus pada kepemimpinan dan kekuatan keterampilan. Memperjelas ruang lingkup akan membantu Anda memutuskan informasi apa yang akan disertakan dalam bagan.
3. Pilih tata letak organogram Anda
Berdasarkan struktur dan tujuan organisasi Anda saat ini, pilihlah gaya organogram, apakah itu hirarkis, matriks, atau tata letak datar. Pilih salah satu yang paling mencerminkan organisasi Anda. Jangan ragu untuk menggunakan beberapa tata letak dalam bagan yang sama, jika diperlukan.
Pertimbangkan ini contoh struktur organisasi matriks untuk pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana perusahaan di berbagai sektor menggunakannya.
4. Pilih alat desain organogram yang tepat
Setelah Anda memilih sebuah struktur, saatnya menggambar. Untuk melakukan ini, Anda bisa menggunakan buku catatan, dinding kaca, atau bahkan spreadsheet. Namun, alat bantu ini tidak memungkinkan fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang mungkin Anda perlukan.
petakan bagan organisasi Anda dengan Papan Tulis ClickUp
Yang terbaik perangkat lunak bagan organisasi terutama untuk tim hibrida, adalah ruang kerja kolaboratif seperti Papan Tulis ClickUp . Dengan ClickUp, gambar bagan Anda, tambahkan node dan konektor, sertakan gambar/catatan tempel, sematkan dokumen, tandai orang, dan masih banyak lagi!
Kotak dan sudut tidak cocok untuk Anda? Lihatlah ClickUp Peta Pikiran untuk perangkat lunak organogram Anda. Tambahkan daftar, tugas, dan daftar periksa, dan mainkan fitur-fiturnya hingga Anda dapat membuat bagan.
5. Rancang organogram Anda
Mulai bekerja dari atas: Buatlah hierarki yang jelas dengan memulai dari tingkat eksekutif, lalu manajemen senior (Wakil Presiden, Direktur). Kemudian, turunkan ke bawah ke setiap departemen, tim, dan anggota tim secara individu.
rencanakan dan atur proyek, ide, atau tugas yang ada di ClickUp_
Tambahkan detail: Sertakan nama karyawan, jabatan, tanggung jawab, media sosial, situs web, foto, dan fakta menarik lainnya. Berdasarkan kasus penggunaan, tentukan informasi apa yang relevan. Anda dapat menemukan profil dan data karyawan dari analisis tenaga kerja atau perangkat lunak basis data karyawan .
Format dan sajikan: Tetap konsisten dalam desain organogram Anda. Jaga agar bentuk, warna, format, ukuran huruf, dll. terbatas pada bahasa desain yang umum; Jika Anda dapat menyelaraskannya dengan bahasa merek Anda, lebih baik lagi.
Templat bagan organisasi
dengan ClickUp
Jika ini adalah organogram pertama Anda, jangan terjebak pada sebuah papan tulis yang bersih. Coba Templat Bagan Organisasi ClickUp untuk memulai. Templat tingkat menengah ini membantu Anda memvisualisasikan perusahaan Anda, menambah/menghapus peran, menjaga semua orang di halaman yang sama, dan menskalakan secara efektif.
6. Membuatnya dinamis
Organogram adalah dokumen hidup yang berkembang bersama perusahaan Anda. Saat Anda membuat organogram, sediakan ruang untuk memperbaruinya secara teratur.
- Siapkan kanvas untuk menambahkan departemen, tim, dan karyawan di kemudian hari
- Atur pengingat kalender dan tinjau kembali bagan organisasi Anda secara berkala untuk memastikan bagan tersebut mencerminkan sifat, kebutuhan, dan perubahan bisnis secara akurat
- Mendokumentasikan perubahan dan alasan yang sesuai untuk tujuan audit
- Menginformasikan perubahan kepada para pemangku kepentingan, memberikan konteks, dan memperbarui informasi di semua materi pelatihan Otomatisasi ClickUp dapat menyederhanakan proses pembaruan dengan pemicu dan tindakan yang dapat Anda edit sebelum menekan tombol publish. Jika Anda menggunakan ClickUp Mind Maps, maka secara otomatis akan tetap diperbarui ketika Anda memperbarui sumber daya yang terhubung dengannya.
7. Tinjau dan validasi
Sebelum menyelesaikan organogram, tinjau kembali dengan para pemangku kepentingan penting untuk memastikan keakuratan dan kelengkapannya. Hal ini membantu mengidentifikasi informasi yang hilang atau ketidakakuratan dalam struktur hubungan.
Sekarang setelah Anda mengetahui cara membuat organogram, mari kita lihat cara menggunakannya.
Organogram dan Keterlibatan Tenaga Kerja
Bagan organisasi yang baik dapat membantu perencanaan dan keterlibatan tenaga kerja dalam berbagai cara. Berikut adalah beberapa penggunaan yang paling umum.
Orientasi: Bagan organisasi memfasilitasi orientasi karyawan, membantu karyawan baru dengan cepat memahami peran dan jalur pelaporan.
Dukungan karyawan: Setiap karyawan dapat menggunakan bagan organisasi untuk mengetahui siapa yang harus dihubungi jika ada masalah. Siapa yang menjadi ketua komite pencegahan pelecehan seksual? Siapa yang bertanggung jawab untuk memesan perjalanan? Siapa yang ahli dalam bahasa pemrograman Scala? Organogram dapat menjawab semua ini dan banyak lagi.
Kolaborasi: Bahkan dalam struktur yang tampaknya membingungkan, organogram dapat memberikan kejelasan.
Misalnya, dalam struktur matriks, organogram dapat memberikan kejelasan tentang titik temu berbagai tim lintas fungsi.
Transparansi: Organogram menunjukkan siapa yang bertanggung jawab kepada siapa, juga berfungsi sebagai matriks eskalasi. Hal ini menciptakan transparansi dan keterbukaan.
Perencanaan suksesi: Organogram adalah pusat untuk mengidentifikasi pemimpin potensial dan peran penting dalam organisasi. Organogram membantu tim SDM memvisualisasikan lanskap talenta saat ini, mengidentifikasi kesenjangan keterampilan, dan mempersiapkan transisi di masa depan.
Mengatur, Memetakan, dan Menavigasi Struktur Perusahaan Anda dengan ClickUp
Anda mungkin pernah mendengar bahwa orang adalah aset terpenting dalam sebuah organisasi. Hal ini hanya sebagian yang benar. Faktanya, aset sesungguhnya dalam sebuah organisasi lebih dari sekadar jumlah bagian-bagiannya. Hal ini mencakup koneksi, kolaborasi, dan kekuatan kolektif dari setiap individu.
Organogram mirip dengan peta harta karun yang membantu Anda menemukan aset tersembunyi. Baik meratakan model hirarki tradisional atau memperluas cakupan struktur matriks, organogram memudahkan orang untuk memahami gambaran besar dan detailnya.
Dengan alat manajemen proyek seperti ClickUp, Anda dapat melakukan semua ini dan lebih banyak lagi. Anda bisa menyatukan data tentang proyek, tugas, dan orang, untuk membuat bagan organisasi yang dinamis. Daftar gratis hari ini untuk memulai!