Komunikasi yang terputus-putus dapat memperlambat pekerjaan, menyebabkan ketidakselarasan, dan merusak hubungan dengan pelanggan.
Sudah menjadi hal yang umum bagi bisnis untuk kehilangan pelanggan karena pola balasan yang lambat dan tidak konsisten yang diakibatkan oleh praktik komunikasi internal yang buruk. Gangguan ini dapat secara signifikan merusak reputasi merek Anda di kalangan pelanggan.
Pesan bisnis mengatasi hal ini dengan menyatukan komunikasi internal dan eksternal. Secara internal, hal ini membantu Anda tetap terorganisir dengan komunikasi yang jelas di seluruh departemen dan anggota tim. Secara eksternal, ini memungkinkan Anda untuk membangun dan menjaga hubungan dengan pelanggan, vendor, media, dan masyarakat umum.
Blog ini membahas semua hal yang perlu Anda ketahui tentang pesan bisnis, termasuk contoh pesan bisnis, langkah-langkah untuk mengimplementasikan pesan bisnis internal dan eksternal, dan alat untuk membantu Anda melakukannya.
Apa Itu Pesan Bisnis?
Pesan bisnis mengacu pada serangkaian proses yang digunakan bisnis untuk berkomunikasi dengan pelanggannya di berbagai platform. Hal ini bertujuan untuk memberikan kehadiran omnichannel kepada bisnis, memungkinkan mereka untuk melayani pelanggan di saluran komunikasi pilihan mereka dengan mudah.
Hak aplikasi perpesanan bisnis memanfaatkan beragam saluran perpesanan untuk mengirimkan email promosi, pembaruan fitur produk, dan pemberitahuan transaksional kepada pelanggan.
Tidak seperti metode komunikasi tradisional seperti email, perpesanan bisnis memfasilitasi percakapan dua arah secara real-time dengan audiens target pada platform perpesanan yang sudah mereka kenal.
Perpesanan bisnis mungkin tampak mirip dengan chatting, tetapi keduanya memiliki tujuan yang sangat berbeda dalam konteks bisnis.
Apa perbedaan antara perpesanan bisnis dan obrolan?
| Aspek | Obrolan | Pesan bisnis |
|---|---|---|
| Tujuan dan ruang lingkup | Komunikasi informal dan santai; biasanya digunakan untuk percakapan pribadi atau ringan di tempat kerja | Komunikasi yang digerakkan oleh tujuan; dirancang untuk kebutuhan bisnis tertentu seperti layanan pelanggan, pembaruan perusahaan, dan pemasaran |
| Integrasi platform | Aplikasi obrolan sederhana, umumnya tidak terintegrasi dengan sistem bisnis | Sering kali terintegrasi dengan alat bisnis yang lebih luas seperti CRM, analitik, dan sistem perpesanan multi-saluran, sehingga memungkinkan strategi komunikasi yang komprehensif |
| Otomatisasi dan AI | Fitur AI dan otomatisasi yang terbatas | Platform tingkat lanjut menggabungkan fitur AI dan otomatisasi, seperti chatbots dan respons otomatis, memungkinkan bisnis untuk mengelola interaksi dalam jumlah besar dengan tetap menjaga kualitas yang diharapkan pelanggan |
| Kepatuhan dan keamanan | Kurangnya kepatuhan formal dan langkah-langkah perlindungan data | Mematuhi peraturan ketat seperti GDPR dan CAN-SPAM, memastikan komunikasi yang aman dan patuh, terutama bagi perusahaan yang menangani data pelanggan yang sensitif |
Manfaat pesan bisnis
Dukungan pelanggan yang lebih cepat
Tidak seperti saluran tradisional seperti telepon atau email, protokol perpesanan bisnis memungkinkan tim dukungan untuk menangani banyak percakapan secara efisien, sehingga Anda dapat memberikan dukungan waktu nyata yang efisien. Sementara bot yang didukung AI dengan cepat menjawab pertanyaan rutin pelanggan, agen layanan dapat menyelesaikan masalah kritis, menurunkan waktu tunggu dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Tim jarak jauh dapat menggunakan alat komunikasi asinkron untuk memungkinkan agen dukungan pelanggan mereka berkolaborasi dalam masalah rumit dari mana saja di seluruh dunia dan menyelesaikannya dengan cepat untuk pelanggan.
💡Kiat Pro: Menyebarkan strategi komunikasi terpusat untuk memecah silo data dan menghadirkan konteks pelanggan dari berbagai saluran pesan di satu tempat menggunakan platform manajemen agen dukungan terpadu.
Peningkatan keterlibatan pelanggan
Pesan bisnis dipersonalisasi berdasarkan perilaku dan preferensi pengguna. Hal ini memungkinkan Anda untuk melibatkan pelanggan pada titik-titik kontak utama dan membuat mereka tetap tertarik pada produk atau layanan, sehingga meningkatkan nilai seumur hidup pelanggan.
Mengurangi biaya
Berlawanan dengan kepercayaan umum, pesan bisnis lebih terjangkau daripada panggilan telepon tradisional atau dukungan langsung karena memungkinkan Anda untuk berinteraksi secara langsung dengan banyak pelanggan secara bersamaan. Sebagai contoh, pertanyaan rutin dapat diotomatisasi melalui bot dan opsi layanan mandiri, sehingga agen manusia dapat fokus pada tugas yang lebih kompleks-seperti melakukan panggilan video untuk memandu klien dalam memecahkan masalah. Hal ini menghilangkan kebutuhan akan tim dukungan pelanggan yang besar, sehingga mengurangi biaya pelatihan, orientasi, dan biaya operasional lainnya.
Analisis dan pelaporan
Perangkat lunak perpesanan bisnis yang ideal menawarkan fitur manajemen proyek yang canggih untuk pemanfaatan sumber daya yang efektif dan pelacakan pencapaian. Selain itu, terdapat dasbor untuk tinjauan menyeluruh mengenai kesehatan proyek dan integrasi untuk aliran data yang lancar di antara sistem yang berbeda.
Jika digabungkan, fitur-fitur ini membantu melacak metrik dan KPI utama, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan lebih strategis.
Baca Lebih Lanjut: KPI vs Metrik: Apa Itu & Bagaimana Cara Melacaknya
Kasus dan Contoh Penggunaan Pesan Bisnis
Komunikasi layanan pelanggan
Contoh kasus: Informasi pesanan dan produk
Contoh: Platform e-commerce dapat mengimplementasikan fitur obrolan langsung sebagai tambahan untuk saluran komunikasi yang memungkinkan pelanggan untuk segera terhubung dengan agen dukungan. Saluran pesan instan membantu agen menyelesaikan pertanyaan pesanan atau permintaan informasi produk. Jalur komunikasi langsung di berbagai saluran ini mengurangi waktu respons dan memfasilitasi penyelesaian pertanyaan sederhana dengan lebih cepat.
Pemberitahuan konfirmasi dan pengiriman
Contoh kasus: Konfirmasi pesanan dan pelacakan pengiriman
Contoh: Peritel online mengirimkan pesan teks dan email otomatis kepada pelanggan untuk konfirmasi pesanan, tanggal pengiriman yang diharapkan, dan detail pelacakan. Ketika produk dikirim, pelanggan menerima pesan dengan tautan untuk melacak pengiriman mereka secara real time.
Promosi pemasaran
Contoh kasus: Rincian penawaran dan diskon khusus
Contoh: Merek online memberi tahu pelanggan tentang penjualan yang akan datang pada Black Friday. Mereka menciptakan rasa urgensi dan kelangkaan untuk menarik pelanggan yang sudah ada dan pelanggan baru serta mendapatkan keuntungan selama musim liburan.
Peringatan dan verifikasi keamanan
Contoh: Peringatan transaksi
Contoh: Bank menggunakan SMS dan notifikasi push untuk mengirimkan peringatan waktu nyata kepada nasabah setiap kali terdeteksi aktivitas yang mencurigakan pada rekening mereka. Ketika orang yang tidak berwenang mencoba masuk dari perangkat yang tidak dikenal, sistem secara otomatis mengirimkan kode verifikasi ke nomor telepon nasabah yang terdaftar untuk autentikasi dua faktor.
Meningkatkan pengalaman nasabah
Contoh kasus: Layanan yang dipersonalisasi
Contoh: Sebelum kedatangan, tamu hotel menerima pesan selamat datang dengan informasi tentang fasilitas, prosedur check-in, dan rekomendasi tamasya lokal. Selama kunjungan mereka, para tamu dapat menggunakan pesan untuk meminta layanan kamar, tata graha, atau memesan janji spa. Komunikasi yang dipersonalisasi dan real-time ini membuat para tamu merasa dihargai dan diperhatikan selama masa inap mereka.
Langkah-langkah untuk Menerapkan Pesan Bisnis
Memenuhi prasyarat pesan bisnis
Sebelum menerapkan pesan bisnis, ikuti langkah-langkah dasar ini untuk memastikan peluncuran yang lancar:
- Teliti platform komunikasi yang disukai pelanggan Anda dan cara mereka berinteraksi dengan bisnis. Tentukan apakah mereka lebih cenderung merespons SMS, email, atau pesan media sosial
- Identifikasi saluran yang tepat untuk menjangkau audiens Anda. Pertimbangkan apakah Anda memerlukan SMS untuk pemberitahuan instan, WhatsApp untuk dukungan pelanggan langsung, atau email untuk pemasaran
- Pastikan strategi pengiriman pesan Anda mematuhi peraturan GDPR, CAN-SPAM, atau TCPA untuk melindungi data dan privasi pelanggan yang sensitif
Tetapkan sasaran dan kategorikan jenis pesan
Mulailah dengan mengidentifikasi apa yang ingin Anda capai dengan strategi pengiriman pesan bisnis Anda. Apakah tujuan Anda adalah meningkatkan **dukungan pelanggan, meningkatkan keterlibatan, atau penjualan yang lebih tinggi?
Menetapkan sasaran yang spesifik dan terukur akan memberikan arah yang jelas untuk upaya pengiriman pesan Anda. Setelah sasaran ditetapkan, Anda dapat mengkategorikan pesan ke dalam jenis-jenis berikut
- Operasional: Ini adalah tugas komunikasi bisnis yang penting, termasuk email selamat datang, pembaruan S&K, dll.
- Transaksional: Kategori ini mencakup interaksi pelanggan yang terkait dengan konfirmasi pesanan, informasi pengiriman, dan peringatan keterlambatan pengiriman
- Promosi pemasaran: Gunakan pesan-pesan ini untuk mengirimkan konten promosi kepada pelanggan Anda, seperti informasi tentang diskon dan penawaran khusus
Pilih platform yang tepat
Memilih perangkat lunak yang tepat untuk perpesanan bisnis adalah salah satu yang terbaik strategi komunikasi yang dapat Anda terapkan secara efektif di dalam tim Anda dan dengan pelanggan Anda.
Platform perpesanan bisnis yang tangguh juga dapat menangani komunikasi multi-saluran, berintegrasi dengan lancar dengan alat yang ada, menawarkan fitur-fitur canggih seperti otomatisasi, dan menyediakan kemampuan pelacakan waktu nyata. ClickUp adalah platform manajemen proyek dan komunikasi bisnis terintegrasi yang mendukung semua bentuk komunikasi bisnis, menjadikannya pilihan yang sangat baik untuk bisnis dari semua ukuran.
Dengan menggabungkan ClickUp CRM dan Layanan Pelanggan ClickUp anda bisa membuat sistem yang komprehensif untuk mengelola pesan bisnis Anda.
ClickUp CRM dapat menyimpan informasi pelanggan, melacak interaksi, dan mengelola jalur penjualan, sementara fitur dukungan pelanggan dapat menangani pertanyaan yang masuk, melacak masalah, dan memberikan resolusi.
Gunakan duo alat canggih ini untuk mengacu dengan mudah pada riwayat pelanggan dan interaksi sebelumnya saat menangani tiket dukungan, memastikan respons yang konsisten dan dipersonalisasi. Keduanya dapat membantu Anda mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dalam layanan pelanggan dan proses penjualan, yang mengarah pada hasil bisnis yang lebih baik.
Dan bukan hanya itu saja. Mari kita lihat bagaimana fitur-fitur ClickUp yang kuat dapat membantu memfasilitasi penyelarasan internal dan proses pengiriman pesan bisnis yang lancar.
Dapatkan gambaran umum visual dari proyek Anda menggunakan fitur Manajemen Proyek ClickUp
Mengintegrasikan pesan bisnis ke dalam ClickUp
Menyatukan tim dengan Tampilan Obrolan ClickUp Tampilan Obrolan ClickUp adalah pusat untuk membangun strategi pesan bisnis eksternal yang efektif. Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk mendiskusikan proyek yang sedang berlangsung, menambahkan file, dan berbagi pembaruan waktu nyata tanpa berpindah ke aplikasi yang berbeda, sehingga menjadikannya berpusat pada pelanggan
perangkat lunak komunikasi bisnis internal untuk tim.
Sangat mudah untuk mengirim pesan grup atau individu dan menambahkan siapa pun ke dalam percakapan menggunakan @mentions. Tidak seperti aplikasi perpesanan yang berdiri sendiri, Chat View menjaga diskusi tetap fokus dan memastikan bahwa percakapan terkait langsung dengan tugas yang dapat ditindaklanjuti.
Misalnya, Anda dapat dengan mudah mendiskusikan potensi bug dengan tim dukungan pelanggan, membuat tugas dari obrolan melalui Tugas ClickUp dan tetapkan ke tim produk. Hal ini membuat penyelarasan internal menjadi lebih lancar dan meningkatkan waktu respons yang diharapkan pelanggan dari bisnis Anda.
Gunakan ClickUp Chat untuk membantu tim terhubung dan berkolaborasi dalam waktu nyata
Kelola proyek dari kotak masuk Anda dengan Manajemen Proyek Email ClickUp
Terkadang, Anda harus mendiskusikan sebuah proyek dengan beberapa pemangku kepentingan, seperti klien, vendor, atau mitra, sambil tetap menjaga agar semuanya tetap terkait dengan proyek atau tugas yang relevan. Alih-alih beralih antara aplikasi email dan alat manajemen proyek Anda, Perangkat Lunak Manajemen Proyek Email ClickUp memudahkan pengelolaan komunikasi internal dan eksternal dari kotak masuk Anda.
Ubah email menjadi tugas dan tetapkan ke anggota tim dari kotak masuk Anda dengan Perangkat Lunak Manajemen Proyek Email ClickUp
Dengan menautkan email secara langsung ke tugas dan proyek yang relevan, Anda dapat dengan mudah mereferensikan percakapan dan membuat semua orang tetap berada di halaman yang sama. Selain itu, fitur otomatisasi email ClickUp dapat merampingkan tugas-tugas rutin dan memastikan tanggapan yang tepat waktu kepada pelanggan.
Hal ini menghemat waktu dan membantu menjaga citra positif dan profesional.
💡Tip Profesional: Tambahkan alamat email individual ke daftar distribusi untuk menyederhanakan komunikasi di tempat kerja dan memastikan bahwa semua pemangku kepentingan menerima informasi terbaru secara tepat waktu.
Bagikan umpan balik secara jelas dengan ClickUp Clips Klip ClickUp menawarkan cara yang ampuh untuk meningkatkan pesan bisnis eksternal Anda dengan membuat konten yang menarik secara visual dan dapat dibagikan. Klip video pendek ini dapat digunakan untuk menjelaskan konsep yang rumit, memamerkan produk atau layanan, dan memberikan informasi terkini kepada klien atau mitra
Punya pelanggan yang bingung dengan masalah yang rumit saat mengobrol? Rekam sebuah klip dan pandu mereka melalui solusi selangkah demi selangkah.
Tergantung pada kasus penggunaan Anda, Anda dapat menyematkan Klip ClickUp ke dalam email, postingan media sosial, atau situs web Anda. Kemampuan untuk menghasilkan tautan yang dapat dibagikan secara publik untuk klip Anda memungkinkan Anda untuk dengan mudah mendistribusikannya ke audiens yang lebih luas dan meningkatkan jangkauan Anda.
Gunakan rekaman layar dengan Klip ClickUp untuk berbagi umpan balik dan menjelaskan topik yang rumit
Anda juga dapat mengubah Klip menjadi Tugas dan menugaskan pemiliknya untuk tindakan lebih lanjut. Hal ini sangat berguna untuk menyelaraskan tim Anda secara internal seputar pesan bisnis.
💡Tip Pro: Gunakan ClickUp Brain untuk menyalin Klip Anda secara otomatis, memindai sorotan, mengklik cap waktu, dan menyalin cuplikan untuk digunakan di mana pun Anda membutuhkannya.
Mentranskripsikan catatan suara dan video dengan AI menggunakan ClickUp Clips
Kirim pemberitahuan otomatis dengan Otomatisasi ClickUp Otomatisasi ClickUp adalah tentang menghilangkan tugas-tugas yang membosankan dan berulang-ulang dalam proses pengiriman pesan bisnis Anda.
Dengan menyiapkan alur kerja otomatis, Anda dapat memicu tindakan tertentu berdasarkan kondisi yang telah ditentukan, seperti mengirim email tindak lanjut, menugaskan tugas kepada anggota tim berdasarkan email pelanggan, atau memperbarui catatan pelanggan
Otomatisasi ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan dan memastikan bahwa semua pesan terkirim secara akurat dan tepat waktu. Selain itu, Integrasi ClickUp dengan alat lain memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi proses di berbagai platform, yang selanjutnya meningkatkan efisiensi dan meningkatkan reputasi merek Anda.
Buat otomatisasi khusus dengan Otomatisasi ClickUp
Manfaat menggunakan ClickUp untuk perpesanan bisnis
- Memusatkan komunikasi dari semua saluran, baik internal maupun dengan pelanggan, dalam satu platform
- Skala seiring pertumbuhan bisnis Anda, dengan ClickUp yang berkembang bersama Anda, menawarkan fitur-fitur canggih tanpa mengorbankan kinerja
- Memastikan bahwa semua orang di tim yang berhadapan dengan pelanggan Anda berada di halaman yang sama dengan komunikasi yang jelas dan dapat dilacak
Menerapkan dan melatih tim Anda
Berikan pelatihan komprehensif untuk memastikan tim Anda terbiasa dengan saluran pesan dan memahami nada, gaya, dan waktu pesan yang tepat.
Anda dapat mencoba templat rencana komunikasi untuk memastikan semua orang berkomunikasi dengan baik. Templat ini menguraikan rencana komunikasi untuk berbagi rincian proyek, tujuan, ringkasan eksekutif, dan analisis pesaing untuk membantu menyusun strategi komunikasi bisnis yang efektif.
Gunakan Klik Templat Rencana Komunikasi untuk membuat rencana yang digerakkan oleh wawasan dan dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan komunikasi internal dan eksternal.
Templat Rencana Komunikasi ClickUp
Templat ini membantu Anda menentukan tujuan pesan bisnis dan mengidentifikasi saluran terbaik untuk menjangkau audiens target Anda. Dengan fitur penentuan tujuan dan pelacakan kemajuan, Anda dapat melacak hasil dari upaya komunikasi Anda dan meningkatkan perencanaan. Gunakan templat ini untuk menetapkan jalur komunikasi yang jelas dan konsisten untuk pelanggan dan tim lintas fungsi.
Mendorong keterlibatan pelanggan melalui pesan bisnis
Setelah sistem perpesanan bisnis Anda siap, fokuslah untuk memanfaatkannya guna meningkatkan keterlibatan, meningkatkan penjualan, dan mendorong percakapan yang lebih bermakna dengan pengguna Anda:
- Personalisasi: Menyesuaikan pesan bisnis berdasarkan preferensi pelanggan dan interaksi sebelumnya untuk menciptakan pengalaman yang lebih personal
- Komunikasi dua arah: Dorong pelanggan untuk terlibat dengan bisnis Anda melalui saluran pesan bisnis. Misalnya, izinkan mereka untuk mengajukan pertanyaan atau memberikan umpan balik secara langsung melalui SMS, WhatsApp, atau live chat
- Tindak lanjut otomatis: Siapkan pesan tindak lanjut otomatis untuk troli yang ditinggalkan atau ulasan pasca-pembelian agar pelanggan tetap terlibat
Tingkatkan Pesan Bisnis Anda Dengan Clickup
Protokol pengiriman pesan bisnis yang efektif membuat tim internal tetap selaras dan pelanggan tetap terlibat. Mengintegrasikan pesan bisnis ke dalam operasi Anda memungkinkan Anda untuk memberikan dukungan pelanggan yang lebih cepat dan menciptakan interaksi pelanggan yang lebih personal.
Dengan fitur-fitur seperti Chat View, Integrasi Email, dan Klip, ClickUp memusatkan semua komunikasi dan manajemen proyek ke dalam satu platform yang mudah digunakan. Hal ini memungkinkan tim Anda untuk tetap berada di jalur yang tepat dengan tugas-tugas, melibatkan pelanggan secara efektif, dan menjaga agar pesan tetap tepat sasaran di seluruh platform komunikasi bisnis Anda.
Siap untuk meningkatkan pesan bisnis Anda? Daftar di ClickUp secara gratis hari ini .