Apakah Anda selalu dibombardir dengan permintaan cuti secara acak dari karyawan Anda?
Atau apakah Anda melihat seringnya karyawan tidak masuk kerja tanpa pemberitahuan sebelumnya?
Ini adalah isyarat untuk memiliki kebijakan PTO yang terstruktur. Ini membantu karyawan mengambil cuti yang terencana dari pekerjaan, mendorong keseimbangan kehidupan kerja, dan meningkatkan kepuasan kerja.
Dalam artikel blog ini, kami akan berbagi cara membuat kebijakan PTO dengan contoh-contoh yang relevan. Mari kita mulai!
Memahami Cuti Berbayar (PTO)
Cuti berbayar (PTO) adalah tunjangan yang memungkinkan karyawan mengambil cuti untuk berlibur, sakit, atau alasan pribadi dengan tetap mendapatkan bayaran. Istirahat teratur memberi karyawan waktu untuk mengisi ulang tenaga dan mendapatkan kembali fokusnya, sehingga meningkatkan kesehatan fisik dan mental karyawan.
Namun, kebijakan PTO yang efisien penting untuk memastikan keseimbangan antara komitmen kerja dan kebutuhan pribadi karyawan. Kebijakan ini memberikan cara terstruktur bagi organisasi untuk menangani cuti karyawan tanpa mengganggu alur kerja.
Kebijakan PTO menetapkan prosedur standar untuk mengajukan, melacak, dan mengelola cuti serta mengurangi beban administratif. Misalnya, ketika seorang karyawan meminta cuti, Anda dapat dengan cepat melihat total cuti mereka di sistem SDM Anda dan mengabulkan atau menolaknya.
Selain itu, kebijakan PTO yang terstruktur dengan baik meningkatkan kepercayaan di antara karyawan karena mereka memiliki kebebasan untuk mengatur komitmen pribadi mereka tanpa khawatir akan kehilangan gaji.
Anda bisa menerapkan kebijakan PTO yang berbeda tergantung kebutuhan bisnis Anda. Misalnya, jika tenaga kerja Anda sebagian besar terdiri dari para profesional senior dan Anda ingin fokus membangun kepercayaan, Anda bisa menawarkan PTO tanpa batas.
Berikut ini berbagai jenis cuti berbayar yang bisa Anda tambahkan ke dalam kebijakan PTO Anda:
Cuti sakit
Cuti sakit berbayar atau cuti medis tersedia bagi karyawan untuk menjaga kesehatan atau memulihkan diri dari cedera. Biasanya bekerja dengan metode akrual, di mana karyawan mendapatkan satu jam cuti sakit untuk setiap 30-50 jam kerja, tergantung kebijakan.
Meskipun tidak ada undang-undang federal di AS untuk memberikan cuti sakit kepada karyawan, banyak negara bagian, termasuk Arizona, California, New York, dan Massachusetts telah mengesahkan undang-undang lokal untuk membuat cuti sakit berbayar wajib bagi karyawan. Anda perlu memeriksa undang-undang negara bagian sebelum menyusun kebijakan PTO.
Hari libur nasional
Anda juga bisa menawarkan cuti berbayar kepada karyawan pada hari libur keagamaan, negara bagian, atau nasional. Daftar hari libur berbayar tergantung pada negara tempat Anda berada dan budaya kerja organisasi Anda. Perusahaan global biasanya mengizinkan karyawannya untuk mengambil hingga 10 hari libur nasional opsional dalam setahun, tergantung lokasi mereka.
Cuti berkabung
Cuti berkabung, juga dikenal sebagai cuti berbelas kasih, memungkinkan karyawan mengambil cuti untuk berduka atas kematian orang yang dicintai. Meskipun tidak ada undang-undang federal mengenai cuti berkabung, perusahaan menawarkannya sebagai bentuk belas kasihan
Cuti keluarga
Cuti keluarga biasanya berupa cuti berbayar untuk orang tua hingga 12 minggu setelah kelahiran bayi atau adopsi anak. Cuti ini juga termasuk cuti pengasuhan anak di mana karyawan mengambil cuti untuk merawat anggota keluarga yang memiliki kondisi kesehatan kritis.
Waktu pemungutan suara
Karyawan mendapatkan cuti berbayar jenis ini untuk pemilihan presiden dan pemilihan lokal. Biasanya, cuti untuk memberikan suara dibatasi, karena karyawan hanya perlu beberapa jam untuk memberikan suara.
Tanyakan kepada negara bagian Anda untuk mengetahui apakah Anda perlu menawarkan cuti berbayar atau tidak berbayar untuk pemungutan suara. Sebagai contoh Hukum Negara Bagian California mengizinkan karyawan mengambil cuti hingga dua jam untuk memberikan suara tanpa kehilangan gaji.
Hari libur
Jenis PTO ini berguna ketika karyawan ingin pergi berlibur, menghabiskan waktu bersama keluarga, atau sekadar beristirahat dari pekerjaan. Cuti liburan ditawarkan kepada karyawan setelah menyelesaikan masa kerja tertentu, dan cuti ini akan bertambah sesuai dengan jumlah tahun yang telah dilalui oleh karyawan Anda di tempat kerja.
A survei oleh Biro Statistik Tenaga Kerja AS menyatakan bahwa 34% pekerja industri swasta mendapatkan cuti liburan berbayar selama 10-15 hari dalam setahun setelah menyelesaikan satu tahun masa kerja. 32% pekerja mendapatkan cuti liburan berbayar selama 15-19 hari setelah menyelesaikan masa kerja lima tahun.
Cuti panjang
Beberapa perusahaan juga menawarkan cuti panjang selama 4-6 minggu kepada karyawan yang memenuhi syarat untuk beristirahat sejenak dari pekerjaan. Cuti ini bisa untuk menjaga kesehatan mental, melanjutkan studi, atau fokus pada pengembangan diri atau pelatihan karier .
Sebagai contoh, ClickUp menawarkan cuti panjang selama lima minggu untuk karyawan yang telah bekerja selama setidaknya empat tahun bersama kami.
Jenis Kebijakan Cuti Berbayar
Sekarang, mari kita bahas berbagai jenis kebijakan PTO yang dapat Anda pertimbangkan untuk organisasi Anda.
Cuti tradisional
Kebijakan PTO tradisional menawarkan karyawan sejumlah cuti berbayar di bawah berbagai jenis cuti-liburan, cuti sakit, hari libur, dll.
Anda dapat mempertimbangkan untuk meningkatkan jumlah cuti secara bertahap setelah karyawan menyelesaikan periode waktu tertentu di perusahaan.
Deloitte memiliki kebijakan cuti tradisional . Kebijakan ini memiliki 39 hari PTO tahunan, yang dibagi ke dalam beberapa kelompok seperti cuti istimewa, cuti sakit, cuti santai, dan cuti medis tambahan.
PTO yang disimpan di bank
PTO yang disimpan di bank mirip dengan PTO tradisional. Di sini, Anda juga dapat memberikan sejumlah cuti berbayar kepada karyawan. Namun, tidak seperti beberapa ember cuti, semua cuti disimpan dalam satu 'bank', dan tidak ada pemisahan.
Karyawan dapat mengambil PTO yang disimpan di bank dari bank cuti mereka dengan alasan apa pun dan tidak perlu khawatir tentang berapa banyak cuti yang telah mereka gunakan di bawah ember yang mana. Jenis kebijakan PTO ini adalah pilihan yang baik jika Anda adalah tim yang ramping.
Accenture menawarkan karyawannya pTO bank selama 13 hingga 27 hari per tahun, tergantung pada tingkat dan masa kerja karyawan.
PTO tak terbatas
Kebijakan ini memungkinkan karyawan untuk mengambil cuti sebanyak yang mereka butuhkan. Tidak ada jumlah hari yang ditetapkan. Manfaat terbesar dari kebijakan PTO tak terbatas adalah bahwa kebijakan ini menawarkan karyawan fleksibilitas tempat kerja dan memungkinkan mereka untuk mengambil cuti sesuai keinginan mereka. Jadi, baik itu janji dengan dokter atau liburan musim semi, karyawan dapat beristirahat dari pekerjaan dengan bebas.
Menurut sebuah Survei Harris Poll menunjukkan bahwa 60% profesional di Amerika memiliki lebih dari 10 hari cuti berbayar per tahun dan 7% karyawan lainnya memiliki PTO yang tidak terbatas.
Meskipun terlihat seperti memberikan cuti 'tak terbatas', ini adalah cara yang bagus untuk menunjukkan kepercayaan karyawan. Kebijakan PTO ini bekerja paling baik jika Anda adalah perusahaan rintisan dan ingin menarik talenta terbaik. Ini juga berfungsi dengan baik jika Anda tidak memiliki bandwidth untuk memantau cuti karyawan dan melacak kebijakan cuti yang masih harus dibayar. Netflix menawarkan kebijakan PTO tanpa batas. Seperti yang disebutkan oleh perusahaan, "Kami tidak menetapkan jadwal liburan dan cuti, jadi Anda bisa melakukan apa yang penting bagi Anda-termasuk ketika pikiran dan tubuh Anda perlu istirahat."
PTO yang masih harus dibayar
PTO yang masih harus dibayar diperoleh setelah karyawan bekerja dalam jumlah jam tertentu dalam organisasi. Karyawan dapat menggunakan cuti yang masih harus dibayar untuk berlibur, menjaga kesehatan, atau waktu pribadi. PTO yang masih harus dibayar adalah seperti uang yang diperoleh dan ditabung di bank yang dapat digunakan saat dibutuhkan. Beberapa organisasi mengizinkan karyawan untuk menguangkan cuti yang belum digunakan.
PTO yang fleksibel
Cuti berbayar yang fleksibel memungkinkan karyawan mengambil cuti sesuai kebutuhan tanpa harus mengumpulkan atau mendapatkannya. Cuti ini dapat digabungkan dalam satu paket yang mencakup semua cuti yang dapat digunakan, seperti cuti berkabung, cuti pribadi, cuti liburan, dan cuti sakit. Manfaat terbesar dari PTO fleksibel adalah, tidak seperti PTO tradisional, karyawan tidak perlu mengajukan cuti terlebih dahulu. Penyangga memiliki kebijakan cuti yang fleksibel untuk tim jarak jauh globalnya yang memungkinkan karyawan mengambil cuti ketika mereka membutuhkannya sehingga mereka bisa merasakan yang terbaik dan berkembang. Perusahaan ini menawarkan setidaknya tiga minggu cuti berbayar.
Bahkan Google menawarkan PTO yang fleksibel kepada karyawan.
via Google
Bagaimana Cara Membuat Kebijakan PTO untuk Tim Anda?
Membuat kebijakan PTO untuk tim Anda bisa jadi sangat melelahkan, terutama jika Anda baru pertama kali melakukannya. Berikut adalah panduan untuk membantu Anda menyusun kebijakan PTO:
1. Memahami persyaratan hukum
Karena undang-undang ketenagakerjaan untuk cuti berbayar berbeda-beda di setiap lokasi, periksalah undang-undang dan peraturan setempat mengenai cuti di yurisdiksi Anda saat menyusun kebijakan PTO.
Sebagai contoh, undang-undang Undang-Undang Cuti Medis dan Keluarga Federal atau FMLA di AS mewajibkan perusahaan yang memiliki setidaknya 50 karyawan untuk memberikan cuti orang tua, medis pribadi, pengasuh keluarga, dan cuti darurat militer yang dilindungi oleh pekerjaan.
Beberapa negara bagian juga mewajibkan pemberi kerja untuk melacak saldo PTO jadi periksalah hukum negara bagian Anda jika Anda perlu melakukannya. Setelah Anda mengajukan program, periksa standar industri tempat Anda beroperasi. Sebagai contoh, Program Cuti Keluarga Berbayar di New York mengamanatkan perusahaan untuk membeli program cuti keluarga dan cuti medis berbayar melalui pasar asuransi swasta.
💡Kiat Pro: Gunakan ClickUp Dokumen untuk menguraikan struktur kebijakan PTO dan membuat daftar persyaratan hukum. Bagikan dengan tim Anda dan dapatkan umpan balik secara real-time.
gunakan ClickUp Docs untuk menyusun kebijakan PTO dan berkolaborasi dengan tim Anda
2. Tentukan kelayakan karyawan untuk berbagai jenis PTO
Selanjutnya, tentukan kelayakan karyawan dan berapa banyak cuti yang berhak mereka dapatkan. Klasifikasi karyawan berdasarkan level, sifat pekerjaan, atau masa kerja perusahaan untuk menentukan kelayakan karyawan. Anda dapat mengkategorikan karyawan dengan cara berikut:
- Karyawan yang digaji penuh waktu berhak atas kebijakan PTO tanpa batas
- Karyawan paruh waktu, musiman, atau per jam memenuhi syarat untuk PTO tradisional atau tanpa PTO
- Karyawan penuh waktu harus menyelesaikan 90 hari kerja sebelum mereka dapat menggunakan PTO mereka
💡Tip Pro: Jika Anda memiliki tim yang lebih besar yang menyulitkan dalam mengatur dan mengelola kategori kelayakan karyawan, cobalah menggunakan perangkat lunak HR yang canggih seperti ClickUp. Platform Manajemen SDM ClickUp dapat membantu Anda menjaga segala sesuatunya tetap tepat sasaran. Platform ini memungkinkan Anda melacak masa kerja, kinerja, keterlibatan, dan pengembangan karyawan dalam satu platform.
3. Pilih kebijakan PTO yang tepat
Berhati-hatilah saat memilih kebijakan PTO untuk organisasi Anda. Anda dapat menawarkan fleksibilitas dalam kebijakan PTO yang lebih besar, seperti membayar dari PTO selama perpisahan, kemampuan untuk membawa waktu, atau waktu liburan yang tidak terbatas
Anda juga bisa membagi PTO untuk liburan, cuti pribadi, hari kesehatan mental, cuti sakit, dan lain-lain, tergantung apa yang diinginkan karyawan dan apa yang sejalan dengan visi perusahaan Anda secara keseluruhan.
Misalnya, jika Anda sangat fokus pada kesehatan karyawan, memberikan cuti untuk kesehatan mental menunjukkan bahwa Anda benar-benar peduli.
Berikut ini adalah cara untuk menentukan kebijakan PTO terbaik untuk perusahaan Anda:
Jenis Kebijakan Deskripsi Tujuan **Tujuan | ------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | PTO tidak terbatas | Karyawan dapat mengambil PTO sebanyak yang mereka butuhkan, tanpa batas yang ditetapkan | Cocok untuk lingkungan kerja berbasis kepercayaan di mana karyawan diharapkan untuk mengelola beban kerja mereka secara bertanggung jawab | PTO yang fleksibel | PTO dapat digunakan untuk tujuan apa pun, menggabungkan liburan, sakit, dan hari pribadi ke dalam satu kelompok | Cocok untuk perusahaan yang menghargai fleksibilitas dan ingin mengurangi kerumitan dalam mengelola berbagai jenis cuti | PTO berbasis akrual | Karyawan mendapatkan PTO secara bertahap dari waktu ke waktu, berdasarkan jam kerja atau masa kerja | Ideal untuk perusahaan yang ingin mendorong retensi karyawan dan mempromosikan budaya kerja yang adil | PTO cuti panjang | Cuti berbayar yang diperpanjang ditawarkan kepada karyawan yang memenuhi syarat setelah masa kerja tertentu untuk mengejar kepentingan pribadi atau menjaga kesehatan | Cocok untuk organisasi yang ingin memberi penghargaan kepada karyawan jangka panjang | PTO tetap | Karyawan menerima sejumlah hari PTO di awal tahun | Efektif untuk bisnis yang menginginkan biaya PTO yang dapat diprediksi dan administrasi yang lebih sederhana
4. Menguraikan proses persetujuan dan prosedur pembayaran
Langkah selanjutnya adalah menentukan proses persetujuan PTO untuk mencegah penyalahgunaan PTO dan ketidakhadiran yang tidak terjadwal. Misalnya, jika bukan keadaan darurat, karyawan harus mengajukan permintaan PTO untuk ditinjau oleh supervisor atau manajer dan HR.
Tentukan bagaimana proses persetujuan PTO harus bekerja dalam kebijakan PTO Anda:
- Berapa banyak pemberitahuan sebelumnya yang harus diberikan karyawan dalam situasi non-darurat?
- Bagaimana cara mengajukan PTO dalam keadaan darurat (jika perlu, tentukan situasi darurat seperti pengasuhan anak atau sakit)?
- Siapa yang akan menyetujui PTO?
- Apa yang terjadi jika PTO tidak disetujui dalam jangka waktu tertentu?
Misalnya, jika manajer tidak menyetujui PTO dalam seminggu, maka PTO akan disetujui secara otomatis.
Anda dapat menggunakan Template Kalender PTO ClickUp untuk melacak cuti karyawan dan menyederhanakan proses persetujuan cuti. Templat ini memudahkan untuk mengelola dan melacak status cuti karyawan dan memvisualisasikan cuti mereka. Anda dapat melihat ketersediaan staf, mengurangi risiko konflik penjadwalan, dan mengidentifikasi kesenjangan dalam rencana kebutuhan staf.
Templat Kalender PTO ClickUp
Dengan templat ini, Anda bisa:
- Mengatur jadwal cuti untuk semua tim di satu tempat
- Memvisualisasikan berapa hari dan jam cuti yang diambil oleh setiap karyawan
- Merencanakan kebutuhan staf
5. Menyusun draf kebijakan
Setelah Anda melakukan penelitian dan membuat struktur kebijakan PTO, saatnya menambahkan detail yang relevan dan menyiapkan draf kebijakan.
**Bagikan draf pertama dengan manajemen, tim hukum, dan pemangku kepentingan yang relevan untuk mendapatkan umpan balik. Lakukan perbaikan sesuai umpan balik dan bagikan kebijakan tersebut dengan karyawan.
💡Kiat pro: Anda juga dapat menggunakan ClickUp Brain asisten AI ClickUp, untuk membuat kebijakan PTO. Berikut ini adalah contohnya:
membuat kebijakan PTO menggunakan ClickUp Brain_
Baca Lebih Lanjut: 10 Template Lembar Waktu Karyawan Gratis di Excel, Word, dan ClickUp
Pro dan Kontra Kebijakan PTO Terstruktur
Kebijakan PTO meningkatkan produktivitas karyawan kesehatan, dan kepuasan kerja, serta membantu menarik dan mempertahankan karyawan. Jika Anda mempertimbangkan untuk menerapkan kebijakan PTO, Anda dapat memperoleh beberapa manfaat. Beberapa di antaranya adalah:
- **Peningkatan produktivitas karyawan: Baru-baru iniSurvei Deloitte mengungkapkan bahwa 45% pekerja merasa kelelahan. PTO memastikan karyawan dapat beristirahat dengan bebas tanpa mengkhawatirkan keuangan. Hal ini membantu karyawan mengisi ulang kesehatan mental dan fisik mereka, sehingga meningkatkan produktivitas
- **Retensi karyawan yang lebih tinggi: Menurut Forbes,cuti berbayar wajib adalah salah satu manfaat utama yang diinginkan karyawan dari organisasi mereka. Memiliki kebijakan PTO yang terstruktur dapat meningkatkan kepuasan karyawan dan retensi yang lebih tinggi.
- Menarik talenta: Karena para profesional mencari fleksibilitas kerja yang lebih baik, kebijakan PTO yang murah hati dapat membantu Anda menarik talenta yang berkualitas
Meskipun PTO sangat dianjurkan, mungkin ada beberapa kekurangan juga.
- **Biaya tenaga kerja yang tinggi: Perusahaan yang menawarkan PTO mungkin memiliki biaya tenaga kerja yang tinggi, terutama selama musim puncak bisnis
- Penyalahgunaan sistem: Beberapa karyawan dapat menyalahgunakan sistem PTO. Misalnya, jika perusahaan memiliki kebijakan PTO yang tidak terbatas, maka dapat disalahgunakan, mengganggu alur kerja dan produktivitas tim
Baca Lebih Lanjut: 10 Templat Manajemen Waktu Luang (Kalender & Jadwal)
Mengubah dan Memperbarui Kebijakan PTO
Anda dapat mengubah kebijakan PTO di pertengahan tahun atau kapan pun diperlukan. Misalnya, selama tahun 2020, banyak organisasi mengubah kebijakan PTO mereka karena karyawan menunda rencana liburan mereka di tengah penguncian.
Namun, saat mengkalibrasi ulang kebijakan PTO, pertimbangkan hal-hal berikut ini:
- Pastikan kebijakan tersebut tidak bertentangan dengan tunjangan PTO karyawan saat ini dan/atau yang masih harus dibayar
- Pastikan bahwa kebijakan PTO Anda yang telah diperbarui sesuai dengan hukum setempat
- Sertakan klausul yang menjelaskan apa yang terjadi pada akumulasi PTO karyawan jika terjadi PHK. Misalnya, banyak perusahaan yang menawarkan pembayaran untuk sisa hari PTO
- Pertimbangkan dampaknya terhadap produktivitas dan bagaimana manajer dapat menutupi hilangnya produktivitas dengan mempekerjakan karyawan sementara.
Setelah perubahan PTO diberlakukan, perbarui semua kebijakan di platform pusat (seperti portal kebijakan perusahaan) atau buku panduan karyawan sebagai satu titik kebenaran. Tunjuk juru bicara SDM yang dapat dihubungi karyawan jika mereka membutuhkan klarifikasi.
Setiap kali Anda mengubah dan memperbarui kebijakan PTO, departemen SDM harus memiliki rencana yang jelas untuk mengomunikasikan perubahan kebijakan kepada karyawan secara efektif.
Untuk menyederhanakan komunikasi perubahan kebijakan, Anda dapat menggunakan Template Memo Kebijakan ClickUp **Ini membantu Anda mengkomunikasikan perubahan kebijakan dengan cara yang jelas dan terorganisir. Anda dapat menambahkan alasan perubahan kebijakan, mencari masukan dari para pemangku kepentingan, dan menetapkan pedoman untuk mengikuti kebijakan yang diperbarui.
Templat Memo Kebijakan ClickUp
Templat ini membantu Anda:
- Mengatur semua kebijakan yang sudah ada dan yang baru di satu tempat untuk referensi cepat
- Menyoroti perubahan kebijakan
- Menyusun rencana yang dapat ditindaklanjuti untuk mengimplementasikan kebijakan baru
Buat Kebijakan PTO Anda dengan ClickUp 🚀
Baik saat anda membuat atau memperbarui kebijakan PTO, anda memerlukan rencana yang matang untuk melaksanakannya, tanpa mengganggu alur kerja. Meskipun panduan di atas akan membantu anda menyusun strategi untuk membuat kebijakan PTO anda, gunakan ClickUp untuk memecah proses penyusunan kebijakan PTO secara keseluruhan menjadi bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Ini akan membantu anda melacak kemajuan pembuatan kebijakan PTO anda.
Anda juga dapat memanfaatkan fitur dan templat ClickUp untuk merampingkan sistem manajemen cuti anda. Ini akan membantu anda melacak cuti karyawan, memastikan persetujuan yang lebih cepat, dan tidak pernah melewatkan sesuatu yang penting. Daftar di ClickUp secara gratis untuk membuat kebijakan PTO yang komprehensif!