Gagasan perubahan organisasi dalam hal struktur, proses, gaya kerja, dan infrastruktur (di tengah digitalisasi) dapat membuat tim Anda merasa tidak yakin. Bahkan mungkin cemas. Di pihak Anda, dan bahkan bagi tim, ada rasa kehilangan kendali.
Dalam blog ini, kami akan membahas bagaimana Anda bisa mempertahankan-atau mengambil kembali-kendali saat melakukan perubahan. Kami membahas tentang bagaimana Anda bisa menciptakan tingkat prediktabilitas, dan membantu tim Anda merasakan hal yang sama.
Pada akhirnya, Anda akan merasa siap untuk merencanakan perubahan yang sukses secara efisien dan meminimalkan stres seluruh tim saat Anda memimpin mereka melalui proses tersebut.
Memahami Memimpin Melalui Perubahan
Jadi, apa sebenarnya arti dari memimpin orang melalui perubahan?
Pikiran pertama Anda mungkin tentang mengkomunikasikan visi Anda untuk perubahan organisasi yang direncanakan dan kemudian menyelaraskan tindakan mereka untuk memenuhi cara baru dalam melakukan sesuatu.
Dan Anda benar.
Namun, orang-orang menolak perubahan. Dan inilah mengapa **manajemen perubahan juga melibatkan pengakuan dan pemahaman akan alasan-alasan penolakan, mengatasi penolakan, dan mendapatkan dukungan dari karyawan
Orang tidak menolak perubahan. Mereka menolak untuk diubah!
Peter Senge, Ilmuwan dan Penulis
Akan sangat membantu jika Anda bersikap strategis dalam memimpin organisasi atau tim Anda melalui periode ini. Inilah caranya:
- Dengan keseimbangan yang tepat antara kekuatan, ketegasan, kepercayaan diri, dan empati, Anda dapat fokus pada apa yang dibutuhkan tim Anda agar mereka mendapatkan manfaat, bukannya kelelahan akibat perubahan
- Ketika Anda memimpin manajemen perubahan dengan sukses, Anda mempertahankan tingkat produktivitas, loyalitas, dan kepercayaan. Anda mengubah perubahan menjadi peluang pertumbuhan
- Pemimpin terbaik menggunakan perubahan untuk mengembangkan ikatan yang lebih dalam antara tim dan organisasi
Sebaliknya, apa yang terjadi jika Anda gagal berpikir kritis dalam memimpin perubahan? Kebalikan dari apa yang kami jelaskan di atas-moral yang rendah, loyalitas yang rusak, produktivitas yang menurun, dan stres yang muncul akibat ketidakpastian dan kebutuhan penyesuaian yang tidak terpenuhi.
3 C Kepemimpinan yang Efektif Melalui Perubahan
Memimpin melalui perubahan adalah tentang mengomunikasikan 'apa'-yaitu, apa yang perlu diubah-dan apa artinya bagi rutinitas harian karyawan Anda dan KPI mereka secara keseluruhan. Namun, 'mengapa' juga sama pentingnya. Dan hal ini membawa kita pada tiga C, yaitu kepemimpinan perubahan yang efektif .
Tiga C dalam memimpin perubahan dapat dibaca sebagai 'jelas-menarik-kredibel,' 'komunikasi-kolaborasi-komitmen,' atau 'kejelasan-keberanian-komitmen Meskipun semua hal tersebut penting, kami berpendapat bahwa Anda membutuhkan kejelasan, konsensus, dan konsultasi.
Kejelasan
Anda akan lebih mudah mendapatkan dukungan dari karyawan ketika tim Anda memahami alasan di balik perubahan organisasi. Anda meminta mereka untuk menghadapi semua kesulitan dari rutinitas yang berbeda, sistem yang berkembang, atau serangkaian tujuan yang baru-setidaknya yang bisa Anda lakukan adalah memberitahu mereka alasannya. Jika memungkinkan (dan benar), beritahukan kepada mereka bagaimana perubahan yang berhasil akan menguntungkan mereka.
Mari kita pahami hal ini dengan lebih baik dengan sebuah contoh.
Bayangkan Anda memimpin sebuah perusahaan ritel dan akan beralih ke platform e-commerce lain. Tentu saja, tim mulai dari pengadaan dan pemasaran hingga keuangan dan layanan pelanggan perlu membiasakan diri dengan platform tersebut. Kedengarannya seperti banyak kerumitan untuk hal yang tidak penting.
Tetapi bagaimana jika Anda menjelaskan bagaimana langkah ini akan menguntungkan setiap tim?
Janji manajemen inventaris yang lebih baik akan membantu tim pengadaan Anda melihat perubahan secara positif, menyambut platform ini dan bukannya menolaknya.
Demikian pula, tim pemasaran akan lebih mudah menerima alat yang membantu mereka melakukan pekerjaan dengan lebih cepat dan efisien. Dan tim layanan pelanggan mana yang tidak akan merasa senang dengan prospek berkurangnya gangguan saat check-in dan berkurangnya keluhan pelanggan setelah kesibukan awal dari pertanyaan pelanggan seputar hal-hal seperti, "Di mana saya dapat menemukan riwayat pembelian saya di tata letak toko Anda yang baru?"
Pastikan untuk membagikan KPI dan peta jalan yang dapat ditindaklanjuti kepada tim dan individu untuk memperjelas ekspektasi Anda. Hal ini tidak hanya memformalkan ekspektasi Anda, namun juga memberikan sumber daya yang dapat mereka jadikan referensi setiap hari.
Konsensus
Semua pembicaraan ini tentang orang-orang yang menolak perubahan, namun tentunya Anda pernah memiliki tim Anda yang meminta perubahan (seperti "ayo kita gunakan alat otomatisasi ini," misalnya).
Pesan moral dari cerita ini? Orang-orang menerima perubahan yang mereka usulkan. Jadi mengapa tidak bersandar pada gagasan ini saat Anda memimpin tim Anda melalui perubahan?
Jika memungkinkan, undanglah tim dan individu untuk memandu, memberi informasi, dan menjadi bagian dari proses perubahan dalam kapasitas apa pun yang memungkinkan. Mulailah berbicara dengan mereka di awal tahap ide, bukan setelahnya.
Dalam contoh di atas, misalnya, bagaimana jika para pemimpin perusahaan e-commerce mengadakan rapat sebelum memilih platform baru? Bayangkan mereka bertanya kepada tim apa yang menjadi perhatian utama mereka dan kemudian kembali, mengutip platform tersebut sebagai solusi untuk kesulitan karyawan.
Tiba-tiba, tim merasakan adanya rasa tanggung jawab dan investasi dalam perubahan organisasi. Mereka meminta perbaikan, dan organisasi telah bertindak untuk meringankan perjuangan mereka.
Tentu saja, Anda mungkin tidak selalu memiliki pilihan untuk melibatkan seluruh tim dalam beberapa keputusan. Misalnya, bagaimana jika Anda hanya membutuhkan tim untuk menyelesaikan tindakan tertentu karena sangat penting untuk kepatuhan? Tidak ada pertanyaan untuk melibatkan tim dalam keputusan seperti itu. Nah, dalam situasi seperti itu, Anda mengandalkan C yang pertama, yaitu kejelasan.
š”Kiat Pro: Menampilkan skenario "bagaimana jika kita tidak melakukan hal ini" dapat menciptakan konsensus, bahkan di sekitar keputusan sepihak yang dipandu oleh peraturan atau paksaan.
Misalnya, Anda dapat menyoroti contoh-contoh bagaimana ketidakpatuhan dapat mengakibatkan denda atau hilangnya reputasi. Dengan cara ini, meskipun tim Anda bukan bagian dari keputusan tersebut, Anda semua sepakat dengan langkah selanjutnya.
Konsultasi
Selalu siap sedia bagi tim Anda untuk konsultasi selama proses pengendalian perubahan .
Bergantung pada ukuran organisasi Anda, Anda mungkin juga ingin memberdayakan 'juara perubahan' internal yang cakap (gunakan istilah yang serupa) untuk membantu ketika tim dan individu memiliki pertanyaan atau merasa buntu.
Dalam contoh migrasi platform e-commerce di atas, pemimpin mungkin ingin menunjuk tim yang terdiri dari orang-orang yang pernah bekerja dengan platform yang ingin Anda gunakan, dalam pekerjaan sebelumnya. Atau, mereka mungkin adalah orang-orang yang lebih percaya diri dengan platform tersebut karena mereka dipilih untuk induksi khusus dengan vendor atau karena alasan lain.
Dalam konteks yang lebih besar, jika organisasi merasa kesulitan dalam menavigasi perubahan, bekerja sama dengan konsultan eksternal dapat membantu Anda menghindari jebakan untuk melakukan hal yang salah.
Jika Anda khawatir dengan pengeluaran tambahan, pertimbangkan biaya menyewa konsultan dibandingkan dengan biaya yang harus dikeluarkan jika tidak melakukan sesuatu dengan benar.
Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan bagaimana pengoptimalan ini akan berdampak pada biaya, pendapatan, dan profitabilitas. Tiba-tiba, membayar sebagian kecil dari potensi penghematan atau pendapatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar mungkin bukan ide yang buruk. Meskipun demikian, lakukan perhitungan dan ketahui pengorbanan Anda.
Tidak perlu ditekankan lagi pentingnya 3 C dalam memimpin perubahan. Ketika Anda memimpin perubahan dengan kejelasan dan konsensus serta tetap tersedia untuk konsultasi, Anda memimpin perubahan secara efektif-menjadi mudah untuk mentransfer visi kepemimpinan kepada mereka yang benar-benar melaksanakannya.
š”Tip Profesional: Meskipun Anda mungkin perlu mendelegasikan tugas konsultasi, tetaplah terbuka dan mudah didekati - sediakan waktu dan bantu tim Anda untuk merasa diperhatikan dan dihargai saat ini. Anda mungkin tidak memiliki semua jawaban setiap saat, namun akan sangat membantu jika tim Anda melihat bahwa Anda berkomitmen untuk menemukan jawaban bersama. The tanda seorang pemimpin sejati adalah kemampuan untuk mempertahankan pendapat Anda bahkan di tengah-tengah perbedaan pendapat. Selain itu, Anda melakukan hal ini dengan mempertimbangkan kepentingan organisasi. Jangan pernah melupakan hal itu.
Langkah, Keterampilan, dan Strategi Utama untuk Memimpin Melalui Perubahan
Bagian sebelumnya telah membekali Anda dengan pola pikir yang Anda perlukan untuk melakukan pendekatan perubahan dengan sukses. Pada bagian ini, kita akan membahas apa yang perlu Anda lakukan. Mari kita mulai dengan melihat lima langkah untuk memimpin inisiatif perubahan yang sukses, dipandu oleh petunjuk pola pikir yang telah kita bahas di bagian sebelumnya.
Langkah 1: Umumkan visi yang jelas untuk perubahan organisasi
Anda bisa memulai pengumuman Anda dengan email dan menindaklanjutinya dengan rapat (atau menggunakan pendekatan sebaliknya). Apa pun itu, sampaikan rincian perubahan beserta penjelasannya. Berusahalah untuk membangun kejelasan dan konsensus yang telah kita bicarakan saat berkomunikasi.
Komunikasi ini harus terdengar kuat, percaya diri, dan tegas. Namun, jangan lupa untuk membaca kembali email Anda (atau pidato yang telah direncanakan) untuk memastikan bahwa email tersebut memiliki kesan yang cukup. Bawalah antusiasme dan empati dalam percakapan, tergantung konteksnya.
š”Tip Pro: Gunakan Klik Brain's Asisten penulis sebagai mitra curah pendapat Anda dalam menciptakan komunikasi ini dan memastikan Anda mendapatkan pesan-dan nada-yang tepat!
Langkah 2: Buka ruang untuk pertanyaan dan komentar
"Jadi, bagaimana pendapat kita tentang hal ini?" adalah cara yang baik untuk memulai jika Anda telah menyampaikan pengumuman dalam rapat.
Jajak pendapat dan kuesioner dapat menindaklanjuti email dan bentuk komunikasi teks lainnya (bisa anonim). Kirimkan angket lisan kepada pihak-pihak yang dipercaya dan dorong mereka untuk melakukan hal yang sama di tim dan departemen mereka sendiri.
Hal ini terasa menakutkan dan memang tidak akan mudah ketika menghadapi perbedaan pendapat. Namun, anggaplah ini sebagai kesempatan untuk berdialog secara terbuka, sebuah kesempatan bagi Anda untuk menghilangkan keraguan
Ini adalah forum bagi Anda untuk mendengar tentang kebutuhan penyesuaian sehingga Anda dapat membuat ketentuan. Ini adalah kesempatan untuk memahami alasan penolakan dan menemukan cara untuk mengatasinya. Ini juga merupakan saat Anda memperoleh konsensus dengan menunjukkan hasil yang kurang diinginkan dari tidak melakukan perubahan.
š”Tip Profesional: Ingin membantu orang-orang memberikan umpan balik yang jujur kepada Anda? Buatlah survei anonim sehingga karyawan dapat menyuarakan ketakutan dan keraguan mereka tanpa ragu-ragu. Formulir ClickUp membantu Anda membuat survei khusus dan mengumpulkan masukan secara efisien.
Langkah 3: Buat garis besar apa yang terjadi selanjutnya
Datanglah ke rapat atau pesan pengumuman perubahan dengan rencana terperinci tentang apa yang akan terjadi selanjutnya.
Tentu saja, ada kemungkinan bahwa dalam beberapa jenis transformasi, setiap departemen akan mengalami perubahan secara unik dan memiliki rencana tindakan yang juga unik.
Namun demikian, sebagian besar item tindakan individu, tim, dan departemen akan saling mempengaruhi dan saling mempengaruhi satu sama lain. Luangkan waktu untuk mencari tahu bagian mana dari rencana tersebut yang perlu didiskusikan dalam rapat tingkat organisasi dan mana yang dapat didelegasikan ke komunikasi tingkat departemen dan tim.
Ini adalah kesempatan bagi Anda untuk membangun kepercayaan diri dan menghilangkan keraguan dan ketakutan yang menyertai perubahan. Ketika rencana Anda terlihat kokoh dan dapat dilakukan, tim Anda kemungkinan besar akan merasa tidak terlalu tertekan.
Ingatlah untuk membuat garis besar jadwal, dan sebisa mungkin jaga agar tetap realistis agar tidak menimbulkan gesekan yang tidak perlu. Pertahankan margin untuk penundaan.
Langkah 4: Mengatasi resistensi yang berkelanjutan
Tidak semua orang akan berbicara dalam rapat tingkat organisasi. Anda mungkin mendapatkan umpan balik yang dapat diandalkan dari jajak pendapat dan survei, namun banyak sentimen asli tim yang mungkin akan muncul dalam percakapan.
Di situlah 'juara perubahan', kepala departemen, dan manajer tim Anda berperan. Mereka tidak hanya harus menguraikan ekspektasi tingkat tim dan individu, item tindakan, dan sumber daya di sekitar perubahan, namun juga sekadar mengobrol.
**Tanyakan bagaimana perasaan mereka sambil minum kopi (atau makan pizza?) bersama tim. Sambutlah komentar-komentar yang jujur. Undanglah orang-orang untuk meminta waktu sendiri jika mereka memiliki pertanyaan yang mereka malu untuk bertanya atau pendapat yang mereka khawatirkan untuk diungkapkan.
Ketika Anda mendorong tim Anda untuk terlibat dalam dialog pasca-pengumuman, tekankan perlunya rasa saling menghormati dan empati dalam percakapan ini.
Langkah 5: Hitung setiap kemenangan
Dalam kesibukan memeriksa item-item tindakan pada rencana transformasi besar-besaran yang Anda sajikan pada langkah 3, wajar jika Anda tetap fokus pada tujuan (dan menginjak pedal gas). Karena itu, luangkan waktu untuk mengenali-dan merayakan pencapaian-pencapaian yang telah Anda raih. Sampaikan apresiasi. Belikan mereka kue.
Baca lebih lanjut: Kiat untuk memotivasi tim Anda
Bagaimana dengan tim jarak jauh?
Jika Anda memiliki tim jarak jauh atau tim gabungan, ikuti semua langkah di atas, namun tetaplah bersikeras untuk melakukan panggilan telepon pribadi yang ramah. Anda bisa belajar banyak dari nada suara seseorang dan bahkan lebih banyak lagi dari interaksi tatap muka. Doronglah orang-orang untuk menyalakan kamera saat rapat online atau setidaknya tampilkan wajah Anda sendiri untuk berbagi ketulusan perasaan yang telah kami jelaskan di langkah pertama.
Sebelum Anda Pergi ke Sana, Persiapkan dengan Baik
Memimpin melalui perubahan memang menakutkan, dan di sinilah persiapan dapat membantu.
Sebaiknya para pemimpin perubahan meluangkan waktu untuk merencanakan komunikasi (sampai ke setiap kata dalam email atau pidato), fokus pada mendengarkan (dan bukan hanya mendengar), menempatkan diri pada posisi tim mereka, dan menjadi terorganisir.
Komunikasi
*Strategi *komunikasi yang transparan sangat penting untuk memimpin perubahan. Rencanakan serangkaian email, pidato, dan pesan-pesan penting yang ingin Anda kirimkan. Jaga agar semuanya tetap jujur, sederhana, dan langsung pada intinya. Tawarkan visi dan fakta yang jelas terkait inisiatif perubahan yang diusulkan, bukan retorika.
Baca juga: Buku-buku untuk membantu mengasah kemampuan komunikasi Anda
Keterampilan mendengarkan
Sebagai seorang pemimpin, Anda mungkin sudah menjadi pendengar yang baik. Sekarang saatnya untuk memanfaatkan kemampuan ini lebih dari sebelumnya. Inilah yang dimaksud dengan langkah kedua dalam proses perubahan (dan komponen konsensus dari 3 C).
Kecerdasan emosional
EQ yang tinggi semakin relevan dengan kepemimpinan yang baik, bahkan ketika bisnis berjalan seperti biasa. Bacalah secara online dan berlanggananlah sumber-sumber gratis yang dapat membantu Anda mempertajam keterampilan ini. Kecerdasan emosional membantu Anda memahami emosi yang tidak terekspresikan dan merespons dengan tepat.
Baca lebih lanjut: Kecerdasan emosional di tempat kerja
Pengorganisasian tugas
Gunakan alat bantu manajemen perubahan untuk merampingkan proses, melacak kemajuan, dan memungkinkan kolaborasi selama inisiatif perubahan.
Di sini, perangkat lunak manajemen perubahan seperti ClickUp bisa membantu mengkonsolidasikan semua tugas manajemen perubahan Anda dalam satu platform.
Dokumen ClickUp
sangat mudah untuk membuat perencanaan perubahan yang kolaboratif dengan ClickUp Docs
Dengan Dokumen ClickUp anda dan tim Anda dapat membuat, berbagi, dan berkolaborasi pada dokumen secara real time. Hal ini menyederhanakan proses penyusunan dan pembaruan ringkasan proyek, catatan rapat, dokumen strategi, dan dokumen lain yang dapat berkontribusi pada proyek transisi Anda.
Anda dapat memusatkan tugas, tautan, dan komentar dengan menambahkannya secara langsung ke dokumen-dokumen ini.
Pemimpin perubahan menyukai ClickUp Docs karena memungkinkan mereka untuk melakukannya:
- Membuat sumber daya baru dengan mudah menggunakan templat yang sudah jadi
- Berbagi instruksi, ide, dan komentar dan membalasnya saat dibutuhkan
- Mengundang semua orang untuk berbagi pemikiran mereka
Papan Tulis ClickUp
papan Tulis ClickUp menawarkan platform untuk menyalurkan ide menjadi tindakan_
Dengan Papan Tulis ClickUp anda bisa melacak sprint manajemen perubahan Anda dan mengundang masukan dari tim untuk melangkah ke depan, berkat fitur kolaborasinya. Anda bisa membuat beberapa papan tulis dan bahkan mengundang pengguna tamu dari tim vendor atau klien untuk mengakses papan tulis bila diperlukan.
Orang-orang menyukai Papan Tulis ClickUp karena memungkinkan Anda untuk melakukannya:
- Bertukar ide langsung di tempat pekerjaan dilakukan
- Melibatkan tim eksternal
- Mengubah ide menjadi tindakan dengan mudah
Klip ClickUp
akhiri kebingungan dan kesalahan dengan instruksi video menggunakan ClickUp Clips_
Berkolaborasi tidak terlalu memakan waktu dan jauh lebih cepat dengan Klip ClickUp yang memungkinkan Anda merekam layar, klip informasi penting, dan berbagi klip ini dengan tim Anda. Anda dapat membagikan instruksi dan cara baru dalam melakukan sesuatu dengan kejelasan yang lengkap agar tim dapat mengaksesnya sesuai keinginan mereka.
Pengguna ClickUp menyukai fitur ini karena memungkinkan mereka untuk melakukannya:
- Menunjukkan, bukan memberi tahu, menghilangkan kebingungan dan kesalahan "tersesat dalam penerjemahan"
- Menyimpan klip untuk digunakan kembali, mengurangi kebutuhan pengulangan (dan lebih banyak rapat!)
- Membagikan transkrip otomatis untuk anggota tim yang lebih menyukai instruksi tertulis
Juga bermanfaat: 3 Fase Manajemen Perubahan yang Lancar
Mulailah dengan baik dengan templat yang sudah dibuat sebelumnya
ClickUp juga mendukung Anda dengan sumber daya yang berguna, termasuk templat manajemen perubahan yang membantu Anda merencanakan dan menjalankan proses.
Templat Daftar Periksa Manajemen Perubahan ClickUp
Templat Daftar Periksa Manajemen Perubahan ClickUp
Cara terbaik untuk memulai inisiatif perubahan adalah dengan daftar periksa, yang berisi Templat Daftar Periksa Manajemen Perubahan ClickUp bisa sangat berguna.
Templat perencanaan ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi tujuan perubahan Anda, menguraikan proses dan protokol yang relevan, mempersiapkan tim Anda untuk transisi, dan melacak kemajuan melalui setiap langkah proses manajemen perubahan.
Templat Proposal Perubahan ClickUp
Berikan struktur pada proses persetujuan perubahan Anda dengan Templat Proposal Perubahan ClickUp
Sumber daya lain yang berguna adalah Templat Proposal Perubahan ClickUp yang bisa Anda gunakan saat mengusulkan perubahan yang membutuhkan dukungan dari pengambil keputusan dan mitra bisnis.
Perencana ini membantu Anda menguraikan semua langkah dan sumber daya yang diperlukan untuk perubahan yang sukses, membuat jadwal dan anggaran yang dapat ditindaklanjuti dengan percaya diri, dan membuat semua orang selalu mengetahui apa yang terjadi dan mengapa.
Templat Rencana Sederhana Manajemen Perubahan ClickUp
Templat Daftar Periksa Manajemen Perubahan ClickUp
Jika Anda adalah bisnis kecil dan ingin membuat segalanya tetap sederhana, Templat Rencana Sederhana Manajemen Perubahan ClickUp adalah tempat yang tepat untuk memulai.
Templat ini membantu Anda memulai dengan rencana yang dapat ditindaklanjuti meskipun Anda belum pernah menggunakan alat perencanaan dan manajemen proyek sebelumnya, membuat rencana, melacak perubahan, dan mengidentifikasi masalah secara efektif, dan membuat serta mengedit subkategori yang sesuai dengan konteks unik proyek Anda.
Bersiaplah untuk Mengelola Perubahan Seperti Seorang Pemimpin
Memimpin melalui perubahan tidak perlu menjadi latihan yang menyakitkan bagi Anda dan tim Anda, bahkan jika perubahan itu disertai dengan tantangan dan masalah penyesuaian sementara.
Pendekatan yang diperhitungkan, komunikasi yang konsisten, mendengarkan dengan sungguh-sungguh, dan menunjukkan gambaran besar kepada tim Anda dapat membantu Anda menavigasi perubahan dengan gesekan yang minimal.
Selain itu, persiapkan diri Anda untuk menghadapi penolakan dengan empati dan keterbukaan dan pertimbangkan fakta bahwa Anda mungkin perlu bertemu dengan para penentang secara individu, menjawab pertanyaan, dan mendapatkan keselarasan.
Lebih dari itu, terjunlah ke dalam perubahan dengan berbekal rencana dan platform, seperti ClickUp, yang membantu Anda mengimplementasikan rencana tersebut dengan sempurna. Memulai perubahan dalam waktu dekat? Daftar ke platform manajemen perubahan ClickUp secara gratis, dan mulailah menyusun berbagai hal untuk memulai awal yang baik.