Mempertahankan standar kinerja dan perilaku yang tinggi sangat penting untuk menjaga lingkungan kerja yang produktif dan saling menghormati.
Catatan di tempat kerja memainkan peran penting dalam proses ini. Dokumen disipliner ini digunakan ketika perilaku atau kinerja karyawan tidak sesuai dengan harapan dan kebijakan perusahaan.
Perbedaan antara peringatan dan teguran adalah bahwa peringatan adalah peringatan informal tentang suatu masalah. Sebaliknya, teguran adalah catatan formal tentang tindakan disipliner yang diambil ketika masalah terus berlanjut.
Menangani pengalaman ini secara profesional dan bertanggung jawab sangat penting bagi mereka yang telah menerima teguran. Baca terus artikel ini untuk mengetahui cara menanggapi secara efektif dan mengubah situasi tersebut menjadi kesempatan untuk berkembang dan memperbaiki diri.
Memahami Tulisan di Tempat Kerja
Write-up di tempat kerja pada dasarnya mengacu pada dokumen disipliner yang dikeluarkan oleh pemberi kerja ketika perilaku atau kinerja karyawan gagal memenuhi standar perusahaan. Sebuah surat peringatan secara resmi membahas masalah, menguraikan harapan untuk perbaikan, dan memandu karyawan dalam memperbaiki masalah kinerja atau perilaku mereka. Hal ini dapat menjadi proses pendisiplinan yang progresif.
Perusahaan umumnya menggunakan templat tinjauan kinerja dan alat perangkat lunak untuk membuat Rencana Peningkatan Kinerja (PIP) yang terperinci, yang membantu karyawan memahami apa yang mereka butuhkan untuk meningkatkan kinerja mereka yang buruk.
Pemberi kerja dapat mengeluarkan beberapa jenis tulisan untuk membuat jejak kertas. Setiap surat peringatan merupakan eskalasi dari surat peringatan sebelumnya jika peringatan pertama tidak ditanggapi dan bertujuan untuk menerapkan disiplin progresif:
- Peringatan lisan: Ini adalah percakapan pribadi di mana seorang manajer membahas masalah kinerja atau perilaku yang buruk dengan karyawan. Peringatan lisan ini berfungsi sebagai peringatan informal pertama
- Peringatan tertulis: Dokumen formal yang merinci masalah tertentu dan menguraikan harapan perusahaan untuk perbaikan dapat mengikuti peringatan lisan dan akan menjadi bagian dari file karyawan
- Rencana peningkatan kinerja (PIP): Dokumen komprehensif yang mencakup rencana terperinci untuk membantu karyawan meningkatkan kinerja dan perilaku mereka
Baca lebih lanjut: 10 kiat tinjauan kinerja untuk karyawan
Dampak dan peran penulisan
Berikut ini adalah gambaran tentang dampak dan peran dari tulisan karyawan di tempat kerja:
- Pemutusan Hubungan Kerja: Write-up berfungsi sebagai bukti terdokumentasi tentang perilaku yang tidak profesional. Jika masalah tidak ditangani, hal ini dapat menjadi alasan pemutusan hubungan kerja
- Perlindungan hukum: Catatan tersebut memberikan perlindungan hukum bagi pemberi kerja dengan menunjukkan bahwa langkah-langkah yang tepat telah diambil untuk menangani perilaku karyawan, yang dapat membenarkan pemutusan hubungan kerja jika diperlukan
- Disiplin di tempat kerja: Teguran tertulis merupakan bagian dari proses pendisiplinan yang konsisten, yang memastikan bahwa semua karyawan diperlakukan secara adil dan seragam
- Peringatan: Bagi karyawan, teguran tertulis adalah kesempatan untuk memperbaiki perilaku atau kinerja mereka selagi masih ada kesempatan untuk memperbaiki dan mempertahankan pekerjaan mereka
Jika karyawan gagal mengatasi masalah yang diangkat dalam proses write-up, hal ini dapat menyebabkan pemutusan hubungan kerja dan berdampak pada prospek pekerjaan di masa depan, karena masalah ini dapat muncul dalam wawancara di masa mendatang. Dalam kasus seperti itu, sangat penting untuk tetap tenang, memahami cara bereaksi terhadap tulisan, dan fokus pada peningkatan kinerja dan perilaku.
Namun demikian, Anda harus hindari manajemen mikro yang dapat meningkatkan ketegangan dan menyebabkan ketidakpuasan karyawan. Manajemen mikro dapat menyebabkan karyawan merasa kurang dihargai dan diawasi secara berlebihan, sehingga berdampak negatif pada kinerja dan moral mereka secara keseluruhan.
Alasan umum untuk menulis
Berikut adalah beberapa alasan yang dapat menyebabkan Anda menerima dokumen formal seperti write-up di tempat kerja:
- Keterlambatan: Keterlambatan yang sering terjadi dapat memicu teguran disipliner, karena ketepatan waktu sangat penting untuk efisiensi di tempat kerja. Hal ini juga dapat mengganggu operasi tim dan berdampak pada produktivitas secara keseluruhan
- Diskriminasi: Semua karyawan di tempat kerja berhak mendapatkan perlakuan yang adil dan saling menghormati, yang merupakan bagian dari kebijakan perusahaan. Jika Anda berpartisipasi dalam tindakan diskriminatif dengan alasan apa pun, Anda dapat dikenai tindakan disipliner
- Kinerja rendah: Perusahaan mengharapkan karyawannya untuk memberikan standar kerja minimum agar tidak mengganggu operasi bisnis. Jika Anda tidak dapat memenuhi persyaratan ini, Anda mungkin akan menerima teguran tertulis
- Pelanggaran: Profesionalisme merupakan hal yang mendasar di tempat kerja dan merupakan bagian dari kinerja Anda. Jika perilaku Anda melanggar kebijakan perusahaan atau melibatkan tindakan yang merugikan, seperti pencurian properti perusahaan, Anda dapat menerima teguran tertulis
- Pelecehan: Melecehkan rekan kerja atau orang lain di tempat kerja dapat mengganggu lingkungan kerja yang positif, bertentangan dengan kontrak kerja Anda, dan mengundang tindakan disipliner
- Pembangkangan: Pembangkangan: Hirarki yang jelas dalam organisasi membantu mendelegasikan pekerjaan dan menetapkan akuntabilitas, yang merupakan bagian dari kebijakan perusahaan. Tidak mengikuti instruksi yang masuk akal dan rasional dapat membuat Anda menerima pemberitahuan tindakan disipliner
Sebagian besar tindakan disipliner di tempat kerja dapat dihindari jika karyawan mengikuti kebijakan perusahaan dan menjaga profesionalisme, seperti membuat pesan 'Tidak Masuk Kantor' saat tidak masuk, menjawab pertanyaan dengan benar, menjaga standar kerja, dll.
Bagaimana Cara Menanggapi Surat di Tempat Kerja?
Menerima teguran formal di tempat kerja bisa menjadi pengalaman yang menegangkan, terutama dengan potensi risiko pemutusan hubungan kerja dan ketidakpastian mengenai pekerjaan Anda selanjutnya. Namun, terlepas dari apa yang diwakili oleh surat teguran, sangat penting untuk tetap tenang dalam situasi ini dan menanggapinya dengan tepat.
Meluangkan waktu sejenak untuk menenangkan diri Anda dapat membantu dalam beberapa hal:
- **Berpikir jernih: Berkurangnya tingkat stres dapat membantu Anda berpikir lebih logis dan jernih
- Pemahaman yang lebih baik: Dengan pikiran yang lebih tenang, Anda bisa membaca dan memahami tulisan dengan lebih menyeluruh, memahami alasan di baliknya
Kejernihan ini sangat penting, karena Anda perlu berpikir jernih untuk menyikapi tulisan tersebut secara profesional dan menyiapkan tanggapan yang efektif.
Panduan langkah demi langkah untuk menanggapi ulasan
1. Kaji situasinya*
Tetap tenang dalam situasi seperti itu sangatlah penting. Setelah Anda tenang, tinjau kembali dokumen yang telah ditulis. Identifikasi dan catat setiap masalah atau isu yang disebutkan, perlakukan setiap masalah sebagai peluang untuk perbaikan, bukan sebagai serangan pribadi. Hal ini akan membantu Anda fokus pada area yang harus Anda tangani dan pahami jika Anda memerlukan pelatihan tambahan.
2. Meminta klarifikasi
Jika ada bagian dari penulisan yang tidak jelas atau tidak masuk akal, mintalah klarifikasi secara profesional kepada penerbit atau manajer Anda. Jadwalkan pertemuan untuk membahas tulisan tersebut dan siapkan pertanyaan-pertanyaan klarifikasi seperti:
- Dapatkah Anda menjelaskan di mana kinerja saya tidak sesuai dengan harapan?
- Bagaimana saya dapat menyelaraskan pekerjaan saya dengan tujuan tim dengan lebih baik?
- Apakah ada area spesifik yang perlu saya tingkatkan? Misalnya, jika tulisan tersebut menyebutkan masalah perilaku, mintalah rincian lebih lanjut tentang hal yang sama
Dengan cara ini, Anda dapat menghindari kesalahpahaman, menangani semua masalah secara akurat, dan menunjukkan komitmen Anda untuk menyelesaikan masalah secara efektif.
3. Tulislah tanggapan yang profesional*
Setelah Anda memahami sepenuhnya, ikuti langkah-langkah berikut ini untuk membuat tanggapan profesional:
- Kumpulkan dokumentasi: Kumpulkan semua dokumen dan bukti yang relevan yang terkait dengan masalah yang disebutkan, termasuk email, catatan kinerja, laporan, dan dokumen proyek
- Saksi-saksi di dalam proyek: Jika ada, cantumkan saksi yang dapat mendukung kasus Anda atau memberikan bukti yang menguatkan
- Susunlah sanggahan Anda: Susunlah tanggapan yang profesional dan ringkas. Atasi kesalahpahaman atau salah tafsir dengan fakta dan bukti yang jelas
Menulis email kontekstual dengan ClickUp Brain dan mempercepat pekerjaan Anda
Anda juga harus mengakui kesalahan Anda dan menerima tindakan disipliner yang diuraikan. Pendekatan ini memiliki dua manfaat utama:
- Menunjukkan komitmen: Menunjukkan kepada perusahaan bahwa Anda bersedia untuk mengatasi masalah, meningkatkan kinerja, dan menyelaraskan diri dengan tujuan perusahaan
- Membangun narasi Anda: Hal ini membantu Anda menyusun tanggapan Anda secara konstruktif, memperkuat kesiapan Anda untuk memperbaiki situasi dan mempertahankan posisi Anda
4. Menindaklanjuti
Setelah rapat tinjauan Anda, buatlah rencana terstruktur untuk langkah selanjutnya. Jadwalkan pertemuan tindak lanjut untuk menjaga komunikasi terbuka dengan individu-individu yang relevan.
Sebelum rapat tindak lanjut, persiapkan dengan:
- Menguraikan rencana peningkatan kinerja: Mengembangkan strategi yang jelas untuk meningkatkan kinerja Anda
- Memantau kemajuan Anda: Siapkan sistem untuk melacak kepatuhan Anda terhadap tindakan disipliner dan peningkatan Anda
- Membuat lingkaran umpan balik: Meminta umpan balik secara teratur dari atasan Anda untuk memastikan Anda berada di jalur yang benar
Tinjau kebijakan perusahaan dan dokumentasi orientasi untuk memastikan bahwa Anda telah mendapatkan informasi lengkap. Persiapan ini membantu Anda mengatasi masalah lebih lanjut dan mendukung posisi Anda jika tindakan disipliner dirasa tidak proporsional atau tidak beralasan. Persiapan ini juga membantu Anda menghadapi konsekuensi yang mungkin terjadi.
Kasus-Kasus Luar Biasa: Menanggapi Tulisan yang Tidak Berdasar
Jika Anda menerima tulisan yang tampaknya tidak adil atau tidak jelas, menanganinya dengan segera dan secara profesional adalah penting.
Ikuti langkah-langkah berikut ini untuk menyusun sanggahan yang kuat dengan tetap menjaga rasa hormat dan kejelasan:
1. Ketahui hak-hak Anda*
Biasakan diri Anda dengan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku di tempat kerja Anda. Sebagai contoh, undang-undang Undang-Undang Hak Sipil tahun 1964 termasuk Title VII, mencegah diskriminasi di tempat kerja.
Memahami undang-undang ini akan membantu menentukan apakah tulisan Anda dibenarkan secara hukum. Jadi, tinjau hak-hak karyawan Anda. Ajukan pertanyaan klarifikasi, dan mintalah nasihat dari perwakilan serikat pekerja atau pengacara ketenagakerjaan untuk mengatasi masalah Anda dengan tepat.
2. Memahami pekerjaan atas dasar keinginan sendiri
Di AS, pekerjaan atas dasar keinginan sendiri berarti pemberi kerja dapat memutuskan hubungan kerja kapan saja dengan alasan apa pun, selama tidak melanggar hukum. Jika tulisan Anda termasuk dalam kategori ini, lakukan sanggahan dengan strategi yang profesional dan berbasis bukti. Berkonsultasi dengan para profesional yang relevan dan mendiskusikan situasi ini dengan manajer Anda dapat membantu memperjelas posisi Anda.
3. Kumpulkan bukti dan sampaikan keberatan Anda*
Kumpulkan bukti yang mendukung kasus Anda untuk menentang tulisan tersebut. Ini dapat mencakup lembar waktu, email, dokumen, atau komunikasi yang bertentangan dengan tuduhan. Mintalah pernyataan dari rekan kerja yang dapat membuktikan perilaku dan kinerja Anda. Buatlah kasus yang terdokumentasi dengan baik untuk menyanggah tulisan tersebut secara efektif.
4. Mencari bantuan hukum jika diperlukan*
Jika diskusi pribadi dengan manajer Anda atau pihak yang berwenang tidak menyelesaikan masalah, pertimbangkan untuk mencari bantuan hukum. Pengacara dapat memperjelas posisi hukum Anda dan memandu Anda melalui langkah-langkah selanjutnya untuk mengatasi situasi dengan tepat.
Menggunakan Alat Bantu untuk Mengatasi Masalah di Tempat Kerja
Mengatasi masalah di tempat kerja sangatlah penting, dan menggunakan alat bantu teknologi dapat secara signifikan membantu dalam membangun kasus yang solid, mengumpulkan bukti, dan menyusun tanggapan profesional.
Berikut ini adalah cara mereka dapat membantu:
- Memusatkan komunikasi: Gunakan email dan alat perpesanan untuk mengkonsolidasikan semua percakapan dan pemberitahuan terkait di satu tempat, sehingga Anda memiliki catatan komprehensif tentang komunikasi yang relevan dengan tulisan tersebut
- Atur dan rencanakan: Gunakan alat bantu manajemen proyek dan perencanaan untuk menguraikan strategi respons Anda, mengatur bukti, dan membuat rencana terstruktur untuk mengatasi masalah yang diangkat
- Mendokumentasikan dan melacak bukti: Gunakan sistem manajemen dokumen untuk mengumpulkan dan menyimpan semua bukti yang relevan, seperti email, laporan kinerja, dan dokumen terkait lainnya, agar mudah diakses dan dijadikan referensi
- Susun tanggapan profesional: Manfaatkan alat bantu pengeditan dan pemformatan dokumen untuk membuat tanggapan yang jelas, ringkas, dan profesional. Alat bantu dengan templat dan opsi pemformatan dapat meningkatkan kualitas komunikasi tertulis Anda
- Memantau dan meninjau kemajuan: Menerapkan alat pelacakan untuk memantau kemajuan Anda dalam menangani masalah, mengatur pengingat untuk tindakan tindak lanjut, dan memastikan Anda tetap selaras dengan komitmen atau rencana perbaikan apa pun
Pada catatan ini, ClickUp adalah solusi komprehensif untuk meningkatkan komunikasi di tempat kerja dan kolaborasi.
Berikut ini adalah cara untuk membantu:
1. Menyederhanakan manajemen email
pantau semua percakapan dan tugas Anda menggunakan Manajemen Email ClickUp
Dengan Manajemen Email ClickUp anda bisa mengirim dan menerima email langsung dari tugas, sehingga semua percakapan terkait bisa terorganisir di satu tempat. Fitur ini memudahkan untuk melacak dan mengelola semua utas email yang terkait dengan penulisan.
Selain itu, fitur ini memungkinkan Anda untuk menambahkan lampiran, formulir, tanggapan, tanda tangan, dan dokumen lain yang diperlukan ke utas email, memberikan pendekatan yang efisien dan resmi untuk menangani penulisan.
2. Mengatur dan berkolaborasi dengan papan tulis
lihat aktivitas semua orang dan bekerja sama sebagai tim dengan menggunakan Papan Tulis ClickUp Papan Tulis ClickUp meningkatkan kolaborasi dengan memungkinkan semua orang melihat dan berkontribusi pada ruang kerja visual yang sama secara real-time. Anda bisa dengan mudah membagikan tautan publik untuk umpan balik dari klien atau pemangku kepentingan. Bagikan saja URL Papan Tulis untuk rapat proyek agar dapat bekerja bersama secara efektif.
Ini juga membantu mengatur strategi dan bertukar pikiran untuk ide tulisan Anda, memungkinkan Anda menggambar, menambahkan catatan, dan menghubungkan pemikiran Anda secara visual.
3. Memfasilitasi kolaborasi secara real-time
Berbagi informasi terbaru, menautkan berbagai sumber daya, dan berkolaborasi dalam menulis tanggapan terhadap sebuah tulisan menggunakan ClickUp Chat View Tampilan Obrolan ClickUp memungkinkan Anda berkolaborasi secara real-time dengan anggota tim sambil menyimpan semuanya di satu tempat. Fitur ini mengintegrasikan percakapan dan sumber daya, sehingga meminimalkan kebutuhan untuk beralih di antara beberapa alat.
Berikut ini adalah bagaimana fitur ini dapat membantu Anda menulis tanggapan terhadap tulisan di tempat kerja:
- Menyimpan semua diskusi dan pembaruan tentang tulisan di satu tempat, sehingga mengurangi kebutuhan untuk beralih ke beberapa alat dan meminimalkan gangguan
- Berkolaborasi dengan anggota tim secara real-time, sehingga memungkinkan adanya umpan balik dan dukungan langsung, yang membantu mengelola stres dan menjaga kejelasan
- Gunakan saluran obrolan untuk menyusun respons Anda dengan menautkan sumber daya yang relevan dan menugaskan tugas, memastikan semua poin ditangani secara sistematis
- Bagikan dan lacak kemajuan tanggapan secara langsung di dalam obrolan, simpan semua informasi dan revisi terkait di satu lokasi yang mudah diakses
4. Membuat dan mengelola dokumen secara efisien*
rancang Dokumen yang memukau dan tautkan dengan mulus ke alur kerja Anda menggunakan ClickUp Docs_ Dokumen ClickUp membantu Anda membuat draf tanggapan tertulis dengan mudah. Alat serbaguna ini memungkinkan Anda membuat berbagai dokumen dan mengintegrasikannya dengan lancar dengan alur kerja, ide, dan keluaran Anda. Anda dapat menyesuaikan dokumen Anda dengan opsi gaya, templat, penanda, tabel, dan banyak lagi.
Selain itu, ClickUp Brain membantu tim menghemat waktu dan tetap fokus dengan meminimalkan rapat, memberikan rangkuman cepat, dan mengotomatiskan tugas. Ini memberikan wawasan tentang cara menyampaikan ide secara ringkas, profesional, dan persuasif.
Meningkatkan proses dan manajemen karyawan secara signifikan dengan ClickUp Brain
Baca lebih lanjut: Kekuatan Formulir ClickUp
Optimalkan Tulisan dan Alur Kerja Anda dengan ClickUp
Tantangan adalah bagian dari setiap pekerjaan, dan penulisan menawarkan kesempatan untuk pertumbuhan pribadi dan profesional. Dalam hal ini, ClickUp adalah alat yang sangat penting untuk menyederhanakan proses Anda.
ClickUp mengkonsolidasikan bukti digital dan sumber daya pendukung di satu tempat, memastikan manajemen yang efisien dan kolaborasi yang lebih baik. Baik dalam menyusun tanggapan, mengelola tugas, atau berkoordinasi dengan tim Anda, ClickUp menyederhanakan dan memperkuat alur kerja Anda.
Jangan menunggu lebih lama lagi- daftar di ClickUp dan merevolusi cara kerja Anda hari ini!