Seperti halnya Frodo yang mengandalkan Fellowship untuk perjalanannya ke Mordor dalam film Lord of the Rings, manajer proyek juga mengandalkan perjanjian tingkat layanan (SLA) untuk menjaga agar proyek tetap berada di jalurnya.
Ya, mereka memang sekuat itu!
SLA adalah tulang punggung manajemen proyek. Perjanjian ini mengatur panggung untuk kolaborasi yang lancar, komunikasi yang jelas, dan hasil yang terukur. Mereka mendefinisikan standar layanan dan alternatif potensial jika standar tersebut tidak terpenuhi.
Namun, apa saja yang diperlukan untuk membuat dokumen penting ini, dan bagaimana dokumen ini membantu tim Anda berkembang? Baca terus untuk mengetahui praktik terbaik untuk membantu Anda menerapkan SLA yang efektif saat menawarkan layanan manajemen proyek.
Apa yang dimaksud dengan Perjanjian Tingkat Layanan (SLA)?
Perjanjian tingkat layanan (SLA) adalah kontrak formal antara penyedia layanan dan klien yang menguraikan tingkat layanan yang diharapkan, indikator kinerja utama untuk mengukur kinerja layanan, dan tanggung jawab masing-masing pihak.
Dalam manajemen proyek, SLA adalah perjanjian bisnis yang memastikan kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama tentang ekspektasi layanan dan standar kinerja, yang sangat penting untuk keberhasilan pelaksanaan proyek.
Pentingnya dan peran SLA dalam manajemen proyek
SLA mengatur panggung untuk kolaborasi yang lancar dan menyediakan jaring pengaman ketika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana. Mereka memainkan peran penting dalam manajemen proyek dengan:
- Menetapkan ekspektasi yang jelas: SLA memberikan garis besar yang jelas tentang layanan yang akan diberikan, standar kinerja, dan potensi konsekuensi dari tidak terpenuhinya standar ini
- Memastikan akuntabilitas: Dengan mendefinisikan tanggung jawab masing-masing pihak, SLA membantu meminta pertanggungjawaban dari penyedia layanan dan klien
- Meningkatkan komunikasi: SLA berfungsi sebagai alat komunikasi yang membantu menghindari kesalahpahaman dan potensi konflik selama durasi kontrak
- Meningkatkan kualitas layanan: SLA menetapkan tolok ukur untuk kualitas layanan, memastikan pemberian layanan yang konsisten dan dapat diandalkan
Baca juga: 10 Template Perjanjian Bisnis & Contoh Kontrak
Jenis-jenis SLA
Tidak semua SLA dibuat sama. Anda ruang lingkup proyek dan kompleksitas akan menentukan jenis SLA spesifik yang Anda butuhkan. Ada empat jenis yang dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan dan situasi.
1. SLA berbasis pelanggan
SLA ini sangat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan unik pelanggan tertentu. Perjanjian ini mencakup metrik dan tingkat layanan yang secara langsung relevan dengan kebutuhan pelanggan.
Fokusnya di sini adalah menciptakan perjanjian yang dipesan lebih dahulu yang selaras dengan kebutuhan pelanggan, memastikan kepuasan pelanggan dan ekspektasi yang jelas sejak awal.
Contohnya adalah agensi pemasaran yang membuat SLA unik untuk klien ritel, yang menguraikan hasil kampanye, jadwal, dan metrik kinerja tertentu.
2. SLA berbasis layanan
Perjanjian ini dirancang berdasarkan layanan tertentu yang disediakan untuk berbagai macam pelanggan. Alih-alih berfokus pada kebutuhan pelanggan individu, jenis SLA ini mendefinisikan tingkat layanan yang diharapkan untuk penawaran layanan spesifik tersebut.
SLA berbasis layanan berfokus pada konsistensi dan keandalan di semua pelanggan yang menggunakan layanan. Misalnya, penyedia layanan TI dapat menawarkan SLA umum untuk semua kliennya, menjamin 99,9% waktu aktif untuk layanan cloud-nya.
3. SLA Operasional
SLA operasional berfokus pada operasi internal harian dan metrik kinerja yang sangat penting untuk menjaga kualitas layanan. Perjanjian ini biasanya menetapkan parameter seperti waktu aktif sistem, jadwal pemeliharaan, dan waktu respons untuk masalah operasional.
Contohnya adalah penyedia hosting cloud yang menetapkan SLA operasional yang menjamin waktu aktif sistem 99,9%, jadwal pemeliharaan terjadwal setiap kuartal, dan waktu respons maksimum 30 menit untuk masalah operasional yang kritis.
4. SLA multi-level
SLA multi-level menggabungkan berbagai lapisan untuk memenuhi kebutuhan berbagai pemangku kepentingan, yang berpotensi memadukan aspek-aspek SLA berbasis pelanggan dan berbasis layanan. Pendekatan ini sangat berguna untuk organisasi yang kompleks di mana departemen atau kelompok pengguna yang berbeda memiliki kebutuhan yang berbeda-beda.
Sebuah perusahaan telekomunikasi dapat menggunakan SLA multi-level yang merinci standar di seluruh perusahaan untuk ketersediaan jaringan, waktu respons khusus pelanggan, dan rincian tingkat layanan individu untuk tingkat dukungan yang berbeda.
Siapa yang membutuhkan perjanjian tingkat layanan?
SLA sangat penting bagi siapa pun yang terlibat dalam mengelola atau menerima layanan. Berikut ini adalah perincian tentang siapa saja yang membutuhkan SLA dan mengapa:
Manajer proyek
SLA sangat penting untuk mendefinisikan hasil, standar kinerja, dan jadwal. SLA membantu manajer proyek menetapkan tujuan yang jelas dan memastikan semua pihak memahami peran dan tanggung jawab mereka.
Klien dan pelanggan
Bagi klien dan pelanggan, SLA memberikan transparansi dan jaminan terkait kualitas dan ketepatan waktu layanan. SLA menguraikan apa yang dapat diharapkan klien dan menawarkan cara terstruktur untuk mengatasi masalah apa pun.
Penyedia layanan
Penyedia layanan mendapatkan manfaat dari SLA karena mereka menentukan komitmen mereka, menguraikan standar layanan, dan menetapkan tolok ukur untuk kinerja. Hal ini membantu mereka mengelola ekspektasi klien dan meningkatkan kualitas layanan.
Tim
Tim internal menggunakan SLA untuk memastikan keselarasan dan mengoordinasikan upaya-upaya. SLA memberikan panduan yang jelas tentang peran, tanggung jawab, dan metrik kinerja, sehingga membantu tim untuk bekerja sama secara lebih efektif dan menyelesaikan konflik.
Vendor dan penyedia pihak ketiga
Saat bekerja dengan vendor eksternal atau penyedia pihak ketiga, SLA memperjelas cakupan layanan, ekspektasi kinerja, dan akuntabilitas, sehingga memastikan kemitraan yang lancar.
Mengembangkan dan Mengelola Perjanjian Tingkat Layanan
Perjanjian tingkat layanan yang terstruktur dengan baik memberikan kerangka kerja yang jelas untuk hasil proyek akuntabilitas, dan evaluasi kinerja.
Komponen utama dan isi SLA
Mari pelajari tentang bagian-bagian penting yang perlu Anda sertakan dalam SLA Anda untuk menjaga agar semuanya tetap terkendali dan proyek Anda tetap pada jalurnya:
Cakupan proyek
Dasar dari setiap SLA adalah deskripsi layanan komprehensif yang tidak menyisakan ruang untuk keraguan. Dengan mendefinisikan layanan secara terperinci, kedua belah pihak mendapatkan pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan, sehingga mengurangi risiko kesalahpahaman dan ekspektasi yang tidak terpenuhi. Lingkup proyek yang khas diuraikan dengan jelas:
- Cakupan layanan: Layanan spesifik apa yang disediakan?
- Batasan layanan: Apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam penawaran layanan?
- Jam layanan: Kapan layanan akan tersedia (mis., 24/7, jam kerja)?
- Dukungan: Jenis dukungan yang tersedia (mis., dukungan teknis, layanan pelanggan) dan cara mengaksesnya
Baca juga: 10 Template Ruang Lingkup Proyek dan Contoh Dokumen Ruang Lingkup
Metrik kinerja
Aspek penting dari SLA adalah penetapan metrik kinerja. Ini adalah kriteria yang jelas dan terukur yang mendefinisikan tingkat kinerja layanan yang diharapkan. Metrik utama sering kali mencakup:
- **Waktu: Persentase waktu layanan tersedia dan beroperasi
- Waktu respons: Waktu yang dibutuhkan untuk menanggapi permintaan atau masalah layanan
- Waktu penyelesaian: Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah layanan atau menyelesaikan permintaan layanan
Metrik ini memberikan cara yang dapat diukur untuk mengevaluasi kinerja penyedia layanan dan memastikan akuntabilitas. Sebagai contoh, SLA meja layanan TI menjamin operasi jaringan tingkat tinggi dan dukungan teknis dengan komitmen 99,9% waktu aktif. SLA ini juga mengharuskan masalah-masalah kritis untuk mendapatkan respons awal dalam waktu 30 menit, dengan resolusi untuk insiden-insiden yang memiliki prioritas tinggi dalam waktu 4 jam.
- Tanggung jawab: Tanggung jawab yang jelas untuk penyedia layanan dan klien sangat penting untuk SLA yang efektif. Hal ini harus diuraikan secara garis besar:
- Tanggung jawab penyedia layanan: Tugas dan kewajiban yang harus dilakukan oleh penyedia layanan untuk memberikan layanan seperti yang dijelaskan
- Tanggung jawab klien: Tindakan yang harus dilakukan klien untuk memfasilitasi kinerja penyedia layanan, seperti memberikan informasi atau akses yang diperlukan
Kedua belah pihak mengetahui peran dan kewajiban mereka dengan menjelaskan tanggung jawab, mempromosikan hubungan kerja yang kolaboratif dan efisien.
Sebagai contoh, SLA layanan cloud dapat menguraikan tingkat layanan untuk hosting dan penyimpanan data, menjanjikan ketersediaan 99,95% dan pencadangan otomatis setiap hari dengan periode penyimpanan 30 hari. SLA ini juga menjamin dukungan pelanggan 24/7 dengan waktu respons maksimum 15 menit untuk masalah-masalah kritis.
Dalam hal ini, penyedia layanan memastikan waktu aktif yang andal dan pencadangan yang konsisten, sementara klien bertanggung jawab untuk menggunakan sumber daya dengan tepat dan mengamankan kredensial akses.
Kiat Pro💡: Sebelum menjelajahi tanggung jawab SLA, sangat penting untuk melihat secara jujur pada manajemen sumber daya . Hal ini melibatkan penilaian kapasitas tim Anda saat ini, mengevaluasi alat dan teknologi Anda, dan mengidentifikasi potensi kesenjangan sumber daya.
Pemantauan dan pelaporan
SLA harus mencakup mekanisme pemantauan dan pelaporan yang kuat untuk memastikan transparansi dan peningkatan berkelanjutan. Pemantauan dan pelaporan yang efektif memungkinkan penilaian kinerja layanan yang sedang berlangsung, sehingga memungkinkan intervensi dan perbaikan yang tepat waktu. Elemen ini harus terperinci:
- Metode pemantauan: Bagaimana kinerja layanan akan dilacak (mis., alat pemantauan otomatis, audit rutin)?
- Frekuensi pelaporan: Seberapa sering laporan kinerja akan dibuat dan dibagikan (misalnya, bulanan, triwulanan)?
- Isi laporan: Informasi apa saja yang akan disertakan dalam laporan kinerja (mis., statistik waktu aktif, waktu respons)?
Penalti dan pemulihan
SLA harus menetapkan penalti dan pemulihan untuk kegagalan layanan untuk menegakkan standar yang disepakati dan mendorong kepatuhan.
Bagian ini mencakup:
- Konsekuensi finansial atau terkait layanan karena gagal memenuhi metrik kinerja (misalnya, kredit layanan, denda uang)
- Pemulihan: Tindakan yang akan diambil untuk memperbaiki kegagalan layanan (misalnya, penyelesaian masalah yang dipercepat, dukungan tambahan)
Contoh Perjanjian Tingkat Layanan
Mari kita pertimbangkan SLA di sektor perawatan kesehatan, yang mencakup pemrosesan dan pengelolaan data pasien. Perjanjian ini dapat memastikan bahwa data pasien diproses dalam waktu 24 jam, memiliki tingkat akurasi 99,5%, dan sistem mempertahankan waktu aktif 99,8%. Penyedia layanan bertanggung jawab atas integritas data dan pemrosesan yang tepat waktu, sementara klien harus menyediakan data yang akurat dan menjaga kontrol akses.
Jika penyedia layanan gagal memenuhi standar ini, maka akan dikenakan denda sebesar $500 per jam yang terlewat atau per poin persentase di bawah tingkat akurasi. Hal ini akan memastikan akuntabilitas dan memotivasi kepatuhan terhadap tingkat kinerja yang telah disepakati.
Tinjauan dan revisi
Terakhir, Anda akan menyertakan proses peninjauan dan revisi secara berkala untuk memastikan SLA tetap relevan dan selaras dengan perubahan kebutuhan bisnis dan lingkungan layanan. Bagian ini membahas:
- Frekuensi peninjauan: Seberapa sering SLA akan ditinjau (misalnya, setiap tahun, setengah tahunan)?
- Proses revisi: Bagaimana perubahan pada SLA akan diusulkan, ditinjau, dan disetujui?
- Keterlibatan pemangku kepentingan: Siapa yang akan dilibatkan dalam proses peninjauan dan revisi (misalnya, perwakilan utama dari kedua belah pihak)?
Praktik Terbaik dalam mengembangkan dan mengelola SLA
Mengembangkan SLA yang efektif membutuhkan keseimbangan yang tepat antara biaya dan kinerja layanan. Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk diterapkan:
Tetapkan target yang realistis
Meskipun bertujuan untuk mencapai kesempurnaan memang menggoda, menetapkan target yang tidak realistis dapat menyebabkan kekecewaan dan frustrasi. Mulailah dengan target yang dapat dicapai dan secara bertahap tingkatkan dari waktu ke waktu. Sebagai contoh, jika waktu aktif Anda saat ini adalah 99,5%, targetkan untuk meningkatkannya menjadi 99,7% pada kuartal berikutnya.
Tentukan tujuan yang jelas
Apa yang ingin Anda capai dengan SLA ini? Apakah untuk meningkatkan waktu respons, mengurangi waktu henti, atau meningkatkan kepuasan pelanggan? Mendefinisikan tujuan Anda dengan jelas akan membantu Anda menyesuaikan SLA yang sesuai.
Buatlah daftar hasil spesifik yang ingin Anda lihat, seperti "mengurangi waktu respons hingga di bawah 30 menit" atau "meningkatkan skor kepuasan pelanggan sebesar 10%". Hal ini akan memandu Anda dalam menyusun persyaratan SLA yang tepat dan relevan.
Identifikasi indikator kinerja utama (KPI)
Ini adalah metrik yang akan mengukur tingkat layanan Anda. Contohnya termasuk waktu respons, waktu penyelesaian, waktu aktif, dan kepuasan pelanggan. Pilihlah KPI yang selaras dengan tujuan Anda dan dapat diukur. Misalnya, jika tujuan Anda adalah meningkatkan kualitas layanan, lacak KPI seperti "waktu respons pertama" dan "waktu penyelesaian masalah".
Merinci tanggung jawab dan peran
Uraikan dengan jelas tanggung jawab penyedia layanan dan klien. Ini termasuk waktu respons, waktu penyelesaian, dan prosedur eskalasi. Buatlah matriks terperinci yang menentukan siapa yang bertanggung jawab atas setiap aspek pemberian layanan. Misalnya, tentukan siapa yang menangani permintaan dukungan awal dan siapa yang mengelola eskalasi.
Libatkan pemangku kepentingan sejak dini Libatkan klien Anda dan semua pemangku kepentingan yang relevan dalam proses pengembangan SLA sejak awal. Ini termasuk penyedia layanan, klien, dan pengguna akhir. Menggunakan yang kuat
alur penerimaan klien 7 langkah juga akan mengurangi churn sekaligus memungkinkan Anda untuk membuat para pemangku kepentingan cepat tanggap.
Baca juga: 10 Perangkat Lunak Penerimaan Klien Terbaik untuk Tahun 2024
Tingkatkan terus menerus
Buat lingkaran umpan balik untuk mengumpulkan masukan dari semua pihak tentang kinerja SLA. Gunakan umpan balik ini untuk memulai peningkatan berkelanjutan langsung dari pertemuan awal proyek . Secara rutin membandingkan kinerja dengan standar industri dan praktik terbaik untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
Jangan menetapkan SLA Anda secara kaku
Pastikan SLA Anda cukup fleksibel untuk beradaptasi dengan perubahan kebutuhan bisnis, teknologi, dan kondisi pasar. Jadwalkan tinjauan berkala untuk menilai apakah SLA masih memenuhi kebutuhan saat ini dan lakukan penyesuaian seperlunya, misalnya, perbarui jaminan waktu aktif atau waktu respons seiring dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan bisnis.
Metrik SLA Utama untuk Manajemen Proyek yang Efektif
Menyusun SLA mungkin akan sia-sia tanpa mendefinisikan dan melacak metrik penting. Metrik SLA memberikan hasil dan tujuan yang terukur bagi setiap pihak untuk melacak kemajuan.
Berikut adalah daftar metrik SLA utama yang harus disertakan:
- Turnaround Time (TAT): Metrik ini mengacu pada waktu yang diperlukan untuk menangani tugas tertentu atau mengatasi masalah setelah mencapai penyedia layanan
- Uptime atau ketersediaan: Metrik ini, yang juga dikenal sebagai keandalan sistem, mengukur waktu perangkat atau sistem tetap berfungsi. Ini juga merupakan waktu ketika layanan yang disediakan dapat diakses oleh pelanggan
- **Mean Time to Recovery (MTTR) atau waktu rata-rata untuk pemulihan: Metrik ini melibatkan waktu pemulihan setelah pemadaman layanan
- Hasil bisnis: Hal ini melibatkan penggunaan indikator kinerja utama untuk menentukan bagaimana kontribusi penyedia layanan berdampak pada kinerja bisnis
- Tingkat kerusakan: Metrik ini mewakili persentase kesalahan dalam hasil kerja. Hal ini dapat mencakup aspek apa pun, seperti tenggat waktu yang terlewat atau kesalahan pengkodean
Capai Tujuan Proyek dengan Manajemen SLA ClickUp
Perjanjian SLA adalah aspek fundamental dari semua manajemen kontrak perangkat lunak. Namun, ketika mengelola SLA secara efektif, ClickUp menonjol sebagai pilihan terbaik. Dengan serangkaian fiturnya yang komprehensif, ClickUp membantu Anda membuat dan mengelola SLA dan memastikan bahwa semua aspek perjanjian layanan Anda dilacak dan dioptimalkan dengan mulus.
Berikut ini adalah bagaimana fitur-fitur ClickUp dapat meningkatkan manajemen SLA Anda:
Gunakan Dokumen untuk pembuatan SLA
Buat draf SLA dengan mudah di ClickUp Docs
Gunakan Klik Dokumen untuk menyusun dan menyesuaikan SLA Anda. Fitur ini memungkinkan Anda untuk membuat dokumen terperinci dengan semua syarat dan ketentuan SLA yang diperlukan. Anda dapat dengan mudah berbagi dan berkolaborasi dalam draf SLA dengan tim Anda secara real-time, memastikan semua orang mendapatkan informasi yang sama.
Kontrol versi memastikan bahwa setiap orang selalu bekerja dari dokumen terbaru, dan komentar serta saran dapat dibuat langsung pada dokumen untuk memudahkan komunikasi.
Menetapkan tugas dan tanggal jatuh tempo
Anda dapat membuat tugas untuk setiap aktivitas terkait SLA, menetapkan tanggal jatuh tempo, dan menugaskannya kepada anggota tim. Hal ini memastikan bahwa setiap aspek SLA Anda terlacak dan dikelola secara efektif, dengan tenggat waktu dan tanggung jawab yang jelas, sehingga mengurangi kemungkinan adanya tugas yang terlewatkan.
bonus:**_ Panduan untuk Meningkatkan Proses Penerimaan Klien dan Mengurangi Churn Dengan Kemenangan Awal
Membuat Bidang Khusus
Buat berbagai bidang untuk melihat informasi yang Anda perlukan dengan menggunakan Bidang Khusus ClickUp
Gunakan tombol Bidang Khusus ClickUp Fitur untuk menambahkan detail spesifik SLA seperti waktu respons dan resolusi Menyimpan semua metrik SLA yang penting di satu tempat, sehingga memudahkan untuk merujuk dan melacak kepatuhan terhadap standar layanan Anda.
Atur Otomatisasi
Mengotomatiskan tugas manual dengan mengatur Otomatisasi ClickUp
Menyiapkan Otomatisasi ClickUp untuk mengirimkan pengingat atau peringatan ketika tenggat waktu SLA semakin dekat. Tetap mengetahui tenggat waktu penting tanpa melacak secara manual setiap tanggal jatuh tempo, yang membantu mencegah terlewatnya komitmen dan memastikan tindak lanjut yang tepat waktu.
Dasbor
Personalisasikan dasbor Anda menggunakan Dasbor ClickUp dan visualisasikan pekerjaan Anda
Untuk menyatukan semuanya, Anda dapat menggunakan fitur Dasbor ClickUp Fitur untuk memantau kemajuan SLA dan mengidentifikasi SLA yang berisiko. Anda dapat melacak kepatuhan SLA, indikator kinerja utama (KPI), dan kemajuan waktu nyata. Visibilitas ini membantu Anda memastikan SLA terpenuhi dan memungkinkan identifikasi cepat terhadap masalah apa pun yang perlu ditangani.
Gambaran visual kinerja SLA Anda ini memungkinkan intervensi cepat jika muncul masalah dan mempertahankan pendekatan proaktif untuk mengelola tingkat layanan.
ClickUp pelanggan menyukai fitur-fitur ini:
Perusahaan saya jauh lebih terorganisir dan dapat mengontrol timeline di setiap proyek, melacak semua aktivitas yang terjadi di dalamnya. Saya menyukai fungsi kalkulasi yang memberikan tinjauan cepat atas angka-angka daripada mengekspornya ke Excel dan melakukan kalkulasi manual.
Savitree Cheaisang, Asisten Wakil Presiden, Bubblely
Untuk awal yang lebih mudah dan disesuaikan, pertimbangkan untuk menggunakan Templat Perjanjian Layanan ClickUp . Templat yang sangat dapat disesuaikan ini menyediakan kerangka kerja siap pakai yang disesuaikan untuk manajemen SLA, menjadikannya pilihan yang lebih efisien daripada memulai dari awal dengan ClickUp Documents.
Templat ini menyediakan format terstruktur untuk menguraikan komponen utama SLA Anda, termasuk ketentuan umum, persyaratan hukum, dan tanda tangan.
Anda dapat dengan mudah menyesuaikan templat dengan kebutuhan spesifik Anda. Bidang-bidang seperti deskripsi layanan, metrik kinerja, dan ketentuan pembayaran dapat dimodifikasi untuk memenuhi kebutuhan unik Anda.
Templat mencakup klausul hukum standar, seperti ganti rugi (mengalihkan potensi biaya atau risiko dari satu pihak ke pihak lain) dan persyaratan pengakhiran, yang dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda. Hal ini memastikan bahwa SLA Anda efektif secara operasional dan kuat secara hukum.
Berikan Kejelasan ClickUp pada Perjanjian Tingkat Layanan Anda
Perjanjian tingkat layanan lebih dari sekadar formalitas; perjanjian ini merupakan tulang punggung dari penyampaian layanan yang sukses. Oleh karena itu, mereka membutuhkan kehati-hatian dalam penyusunannya.
Perangkat lunak manajemen proyek bisa sangat berguna. Alat terintegrasi ClickUp menyederhanakan manajemen SLA dengan menggabungkan pembuatan dokumen, pelacakan tugas, dan pemantauan kinerja ke dalam satu platform.
Pendekatan all-in-one ini menyederhanakan proses manajemen dan meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, menjadikan ClickUp pilihan ideal untuk menangani SLA secara efektif. Daftar hari ini dan rasakan perbedaan ClickUp!