Sebagai seorang pemasar, saya bangga menjadi seorang multitasker. Menyulap strategi, pembuatan konten, operasi, dan analitik terasa seperti demonstrasi efisiensi terbaik. Namun kenyataannya, saya tenggelam dalam lautan tab yang terbuka dan proyek-proyek yang setengah jadi.
Ada satu hari yang sangat buruk yang menonjol. Saya sedang menulis sebuah artikel blog-sebuah artikel penting untuk peluncuran kampanye yang akan datang. Namun fokus saya terpecah. Kotak masuk saya terus meledak dengan berbagai notifikasi, pembaruan media sosial muncul di layar, dan ponsel saya berdengung dengan pesan-pesan yang masuk. Peralihan konteks yang terus-menerus membuat saya merasa kewalahan dan rentan terhadap kesalahan, dan tulisan saya pun terganggu.
Pada saat kekacauan itu, saya menyadari pendekatan multitasking saya tidak membuat saya produktif; hal ini merusak memori kerja saya dan menghalangi kemampuan saya untuk menghasilkan pekerjaan yang berkualitas. Saya terus-menerus mengejar ketertinggalan, mengorbankan akurasi dan kreativitas. Sudah waktunya untuk melakukan perubahan.
Saat itulah saya menemukan konsep monotasking. Menerapkan monotasking berarti memprioritaskan fokus yang mendalam di atas ilusi produktivitas yang sering kali diberikan oleh multitasking. * *Merangkul monotasking berarti memprioritaskan fokus yang mendalam di atas ilusi produktivitas yang sering kali diberikan oleh multitasking
Ini berarti berkomitmen penuh pada satu tugas pada satu waktu, membenamkan diri saya dalam kerumitannya, dan menutup gangguan yang menuntut perhatian saya.
Dalam artikel ini, saya akan berbagi pengalaman saya dengan monotasking dan bagaimana hal ini membantu saya mendapatkan kembali waktu dan ketenangan pikiran saya di dunia yang terus-menerus menuntut keduanya.
Apa Itu Monotasking?
Monotasking, atau tugas tunggal, adalah praktik mendedikasikan perhatian penuh pada satu tugas tanpa mengalah pada gangguan.
Hal ini membantu menghasilkan pekerjaan yang lebih berkualitas karena Anda sepenuhnya terlibat dalam pekerjaan Anda. Hal ini juga meringankan tekanan mental karena harus terus-menerus berpindah-pindah tugas, sehingga Anda dapat melakukan lebih banyak hal selama periode kerja yang singkat dan intens.
Sejarah Monotasking
Meskipun orang bijak, seniman, penyair, dan pendidik mungkin telah mempraktikkan monotasking pada zaman kuno, diskusi akademis tentang konsep ini baru dimulai pada akhir abad kedua puluh. Ketika para peneliti menyoroti ketidakefisienan dan biaya kognitif yang terkait dengan multitasking, monotasking muncul sebagai tandingan yang kuat.
Beberapa contoh penting adalah:
1. Dalam bukunya Flow: The Psychology of Optimal Experience (1990), Mihaly Csikszentmihalyi berbicara tentang mencapai 'flow', sebuah "keadaan di mana orang begitu terlibat dalam sebuah aktivitas sehingga tidak ada hal lain yang tampak penting." Untuk mencapai flow, ia menyarankan untuk menetapkan tujuan realistis yang selaras dengan keahlian Anda dan berkonsentrasi penuh pada satu aktivitas, yaitu monotasking seperti yang kita kenal sekarang.
_Tanda seseorang yang memegang kendali atas kesadaran adalah kemampuan untuk memusatkan perhatian sesuka hati, tidak menyadari adanya gangguan, berkonsentrasi selama yang diperlukan untuk mencapai tujuan, dan tidak lebih lama lagi. Dan orang yang dapat melakukan hal ini biasanya menikmati kehidupan normal sehari-hari.
Mihaly Csikszentmihalyi
2. Dalam sebuah makalah tahun 2001 yang berjudul Kontrol Eksekutif Proses Kognitif dalam Pengalihan Tugas Psikolog Rubinstein, Meyer, dan Evans menemukan bahwa 'kontrol eksekutif' otak kita bekerja dalam dua tahap: 'pengalihan tujuan' (memutuskan untuk melakukan satu hal dan bukan yang lain) dan 'aktivasi aturan' (mengubah aturan untuk apa yang kita lakukan).
Tahapan-tahapan ini membantu kita beralih di antara tugas-tugas tanpa kita sadari, dan ini sangat berguna. Masalahnya muncul ketika peralihan antar tugas berbenturan dengan apa yang kita butuhkan untuk menyelesaikannya secara efisien dan aman.
Meskipun waktu yang diperlukan untuk berpindah tugas mungkin terlihat kecil-hanya sepersekian detik setiap kali-itu akan bertambah ketika kita terus-menerus melompat ke tugas berikutnya dan mengurangi produktivitas.
Multitasking mungkin terlihat seperti praktik yang menghemat waktu. Namun, jeda mental singkat yang disebabkan oleh peralihan tugas dapat menghabiskan waktu sebanyak 40 persen dari waktu produktif kita.
Para peneliti ini dan banyak peneliti lain dalam bidang psikologi, ilmu saraf, dan studi produktivitas telah berkontribusi pada pemahaman, penelitian, dan advokasi monotasking. Jika Anda ingin memahami asal-usul dan aplikasi monotasking lebih dalam, kami memiliki rekomendasi untuk Anda.
Bacaan yang disarankan: Deep Work oleh Cal Newport
Dalam karya seminalnya yang berjudul Pekerjaan yang mendalam yang diterbitkan pada tahun 2016, Cal Newport berpendapat bahwa di dunia yang penuh dengan gangguan, seperti media sosial dan konektivitas yang terus-menerus, kemampuan untuk berkonsentrasi secara mendalam pada tugas-tugas menjadi semakin langka dan berharga.
via Amazon Dia mendefinisikan deep work sebagai aktivitas profesional yang dilakukan dalam kondisi konsentrasi tanpa gangguan yang mendorong kemampuan kognitif Anda hingga ke batasnya. Deep work berkaitan erat dengan monotasking, yang juga membutuhkan fokus yang intens pada lebih dari satu tugas untuk menghasilkan output yang lebih berkualitas.
Buku ini menekankan bahwa deep work menjadi semakin penting dalam ekonomi berbasis pengetahuan saat ini, di mana pekerjaan berkualitas tinggi dan pembelajaran yang cepat sangat penting untuk kesuksesan. Pekerja yang dapat melakukan pekerjaan mendalam secara konsisten akan berkembang, sementara mereka yang tidak dapat melakukannya akan tertinggal.
Newport membahas tentang empat aturan kerja mendalam:
- Aturan #1: Bekerja secara mendalam. Berfokus secara intens pada suatu tugas untuk jangka waktu yang lama, dengan meminimalkan gangguan.
- Aturan #2: Rangkullah kebosanan. Newport menyarankan bahwa untuk melatih otak Anda untuk bekerja secara mendalam, Anda harus merasa nyaman dengan kebosanan dan hindari mencari pengalih perhatian setiap kali Anda merasa bosan.
- Aturan #3: Berhenti menggunakan media sosial. Newport menganjurkan untuk meminimalkan atau menghilangkan penggunaan media sosial, yang menghabiskan waktu dan cenderung menjadi sumber gangguan utama.
- Aturan #4: Kuras waktu luang. Aturan ini mendorong individu untuk mengurangi pekerjaan yang dangkal (tugas-tugas yang tidak menuntut secara kognitif dan bersifat logistik) untuk menciptakan lebih banyak slot waktu kosong untuk pekerjaan yang mendalam.
- Newport berpendapat bahwa melakukan pekerjaan yang mendalam secara konsisten akan menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi, kualitas kerja yang lebih baik, dan perolehan keterampilan yang lebih cepat.
Komponen Inti dari Monotasking
Bagaimana cara Anda beralih dari multitasking ke monotasking? Inilah yang saya pelajari dari pengalaman dan dengan mengintegrasikan elemen-elemen penting monotasking ke dalam sesi kerja saya:
Penentuan prioritas tugas
Saya membuat urutan pekerjaan berdasarkan prioritas dan tenggat waktu. Hal ini membantu saya dengan cepat mengidentifikasi tugas-tugas paling mendesak yang membutuhkan perhatian penuh. Saya menaruhnya di urutan teratas dalam daftar tugas saya dan mengerjakannya di pagi hari, untuk memastikan bahwa upaya saya memberikan dampak yang diinginkan.
Manajemen waktu
Saya lebih suka mengalokasikan waktu tertentu untuk setiap tugas dan membaginya menjadi beberapa blok waktu. Pendekatan ini membantu saya untuk tetap berada di atas tenggat waktu tanpa gangguan yang mengganggu.
Lingkungan yang tepat
Monotasking membutuhkan ruang tanpa suara bising, pemberitahuan digital, dan interupsi yang tidak perlu. Bagi saya, ruang kantor saya yang terpencil atau ruang belajar saya adalah yang terbaik, dengan pintu tertutup dan perangkat seluler saya disingkirkan.
'Mengapa'
Mengetahui 'Mengapa' di balik setiap tindakan memberi saya keyakinan untuk tetap fokus pada tugas yang sedang dikerjakan. Sebagai contoh, jika saya sedang mempersiapkan pedoman merek untuk diikuti oleh tim saya, 'mengapa' saya adalah meningkatkan kualitas kerja dan efisiensi tim saya.
Persiapan mental
Sebagai seorang multitasker yang berubah menjadi monotasker, saya harus mempersiapkan diri untuk masuk ke dalam zona kerja secara mental. Beginilah cara saya melakukannya: Saya duduk dengan tenang selama beberapa menit, mengevaluasi pentingnya tugas tersebut, membuat peta mental tentang bagaimana saya ingin melanjutkan dan memulai.
Beristirahat
Sangat penting untuk beristirahat secara teratur untuk beristirahat dan memulihkan tenaga. Saya suka berjalan-jalan di taman teras saya ketika di rumah atau berjalan-jalan sebentar di sekitar kantor untuk menghirup udara segar pada hari-hari ketika saya bekerja dari kantor.
Refleksi dan penyesuaian
Saya duduk dengan kemajuan tugas saya setiap minggu untuk menilai produktivitas saya dan mengidentifikasi ruang untuk perbaikan. Monotasking sering kali menjadi sulit karena saya sudah terbiasa melakukan berbagai tugas, namun sesi self-catch-up ini menempatkan segala sesuatunya ke dalam perspektif.
Saya akan menguraikan tips, strategi, dan alat yang telah membantu saya mengembangkan kebiasaan monotasking. Namun sebelum itu, saya ingin berbagi tentang perbedaan positif yang dihasilkan oleh monotasking dalam hidup saya.
Manfaat Monotasking
Multitasking adalah pembunuh produktivitas. Sebuah penelitian menemukan bahwa multitasking media yang lebih tinggi (misalnya, beralih di antara beberapa aplikasi dan platform media sosial secara bersamaan) dapat mengurangi kepadatan materi abu-abu di daerah korteks cingulate anterior otak, yang mengatur empati dan kontrol emosional.
Membangun otot-otot monotasking Anda memiliki banyak manfaat. Mungkin akan ada beberapa cegukan di awal, tetapi itu adalah harga yang harus dibayar untuk membangun kebiasaan sehat yang akan memperkaya hidup Anda.
- Menghindarkan gangguan:Sebuah studi Universitas Stanford menemukan bahwa orang yang melakukan banyak tugas di media yang tidak terlalu berat cenderung tidak mudah terganggu. Mereka dapat dengan mudah mencegah terpengaruh oleh rangsangan eksternal yang tidak terkait dengan tugas mereka
- Peningkatan produktivitas: Jika saya mencurahkan perhatian penuh pada satu tugas, saya dapat menyelesaikannya dengan lebih cepat dan efisien. Saya tidak perlu membuang waktu untuk berpindah-pindah tugas, yang sering kali menguras energi dan fokus saya
- Kualitas pekerjaan yang lebih baik: Ketika saya sepenuhnya tenggelam dalam suatu tugas dengan perhatian penuh, saya mendapatkan lebih banyak waktu untuk mengeksplorasi kedalamannya, sehingga menghasilkan hasil yang bijaksana dan berkualitas tinggi. Monotasking juga mendorong kreativitas saya, karena saya mendapatkan ruang mental untuk mengeksplorasi ide dan solusi tanpa gangguan
- Mengurangi stres: Mengerjakan satu tugas dalam satu waktu membantu saya menghilangkan kekacauan mental yang muncul karena mencoba menyeimbangkan beberapa tugas dengan upaya yang sama. Tanpa gangguan dari tuntutan yang saling bersaing yang menarik saya ke arah yang berbeda, saya dapat menyelesaikan pekerjaan saya dengan mudah
- Fungsi kognitif yang lebih baik: Monotasking mendukung peningkatan konsentrasi dan kinerja kognitif dengan meminimalkan beban kognitif. Fokus yang berkelanjutan pada satu tugas meningkatkan retensi dan pemrosesan informasi, sehingga menghasilkan daya ingat dan pemahaman yang lebih baik. Setelah berlatih monotasking selama bertahun-tahun, saya dapat mengasah kemampuan memecahkan masalah, dan saya dapat dengan mudah beradaptasi dengan lingkungan belajar yang kompleks
Kiat untuk Monotasking yang Efektif
Elemen kunci untuk membuat monotasking berhasil bagi Anda adalah pola pikir. Bersikaplah terbuka untuk bekerja keras agar tetap fokus pada satu tugas, dan lakukan yang terbaik untuk menahan godaan untuk memeriksa ponsel atau beralih ke tugas lain.
Berikut adalah beberapa tips, cara taktis, dan kebiasaan sehari-hari yang membantu saya menjadikan monotasking sebagai bagian integral dan produktif dari jadwal saya. Cobalah sendiri, tambahkan sentuhan Anda, dan rencanakan hari kerja Anda dengan lebih efektif.
1. Mulai dari yang kecil
Ketika saya mulai mempraktikkan monotasking, saya mengalami penurunan produktivitas yang sangat besar pada hari-hari awal. Tetap fokus terasa mustahil, dan memikirkan untuk melanjutkan tugas dalam waktu yang lama membuat saya cemas. Butuh beberapa saat untuk menyadari kesalahan saya - Saya mencoba menyelesaikan tugas-tugas besar dalam tenggat waktu yang sangat singkat
**Jadi, saya mengambil isyarat dan mengatur sesi kerja saya di sekitar satu tugas kecil namun sulit pada satu waktu, dengan jadwal yang masuk akal. Memulai dari yang kecil membuat saya merasa nyaman untuk masuk ke dalam tugas, membangun fokus dari waktu ke waktu, dan secara bertahap membangun momentum untuk tetap berada di zona tersebut untuk waktu yang lebih lama.
Sebagai contoh, jika saya harus membuat studi kasus untuk perusahaan saya, saya mulai dengan mencelupkan kaki saya ke dalam air, bukan menyelam. Hal ini dapat melibatkan berbicara dengan pelanggan secara langsung, mengumpulkan data sekunder dari klien kami, atau meninjau testimoni dari klien sebelumnya.
Setelah memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan, saya memberikan tenggat waktu yang sesuai untuk diri saya sendiri. Idenya sederhana-jangan membebani diri Anda sendiri!
Kiat sekilas:
- Kerjakan tugas-tugas kecil namun berdampak besar di awal untuk membangun momentum
- Tetapkan jangka waktu yang masuk akal untuk menyelesaikan tugas
- Lakukan hal ini setiap hari untuk menjadikan monotasking sebagai kebiasaan
2. Miliki ruang kerja khusus
Selama bertahun-tahun, saya telah mengetahui hal ini tentang kebiasaan kerja saya: meskipun saya bisa bekerja dari mana saja, saya membutuhkan ruang khusus untuk melakukan pekerjaan saya. Di rumah, saya telah menciptakan ruang kerja khusus dengan semua barang yang diperlukan dalam jangkauan dekat-dari gadget dan alat tulis favorit saya hingga makanan ringan terbaik dan HydroJug saya-. Saya membuat ruang kerja darurat di kamar hotel jika saya bekerja saat bepergian.
Sekarang, mengapa saya melakukan hal ini ketika saya bisa menikmati bekerja dari tempat tidur saya? Ya, saya langsung masuk ke mode kerja di meja saya. Ketika saya berada di meja kerja, saya tidak perlu meyakinkan diri saya untuk duduk dan fokus pada pekerjaan tunggal-semuanya mengalir sebagai sebuah proses yang alami. Saya juga berusaha menjaga meja kerja saya serapi dan seminimal mungkin untuk memastikan tidak ada kekacauan visual yang mengganggu saya.
Sekilas tentang kiat-kiat:
- Miliki stasiun kerja yang terpisah jika Anda bekerja dari rumah
- Simpanlah barang-barang penting di tempat yang mudah dijangkau sehingga Anda tidak perlu meninggalkan meja kerja jika tidak perlu
- Jaga agar meja kerja dan perangkat digital Anda bebas dari kekacauan
3. Buatlah daftar tugas yang diprioritaskan
Di awal minggu, saya membuat daftar tugas yang terperinci di aplikasi manajemen tugas . Daftar ini mencakup semua hal kecil dan besar yang ingin saya bahas sepanjang minggu.
Sekarang, beberapa tugas ini memiliki prioritas tinggi. Saya menandai semua tugas saya berdasarkan prioritas tinggi, sedang, atau rendah. Saya hanya mengakomodasi dua hingga tiga tugas dengan prioritas tinggi dalam sehari untuk menjaga kualitas. Pemisahan ini juga membantu saya fokus pada tugas yang paling penting dan berdampak terlebih dahulu, memastikan saya tidak menghambat kemajuan dalam alur kerja kami.
Selama beberapa tahun terakhir, saya telah beralih ke Notepad digital ClickUp sebagai pengganti catatan tempel pena dan kertas. Saya menggunakannya sebagai otak kedua saya-mulai dari membuat daftar tugas dan mengaturnya berdasarkan prioritas hingga menuangkan ide yang muncul secara tiba-tiba, semuanya terjadi di aplikasi ini.
Ubah entri ClickUp Notepad apa pun menjadi Tugas ClickUp yang dapat dilacak dengan tanggal jatuh tempo, penerima tugas, prioritas, dan banyak lagi
Setelah saya menyelesaikan sebuah tugas, saya mencentangnya dari daftar dan beralih ke tugas lainnya. Ini adalah alat yang sederhana, tetapi membuat perbedaan besar pada cara saya mengatur jadwal saya!
Sekilas tentang tips:
- Gunakanaplikasi pencatatan untuk mencatat tugas harian Anda dan fokus pada dua hingga tiga tugas prioritas setiap hari
- Susunlah berdasarkan urutan prioritas agar tidak ada yang terlewatkan
- Buang pikiran yang mengganggu di aplikasi catatan agar tetap fokus pada tugas yang sedang dikerjakan
4. Blokir waktu untuk tugas yang berbeda
Sebut saja saya seorang pecandu produktivitas, tetapi saya suka mengatur kalender saya dengan blok waktu tertentu yang dialokasikan untuk tugas-tugas yang berbeda di a pemblokiran waktu alat.
Sebagai contoh, saya mencoba untuk melakukan bagian pekerjaan yang paling menantang, seperti bertukar pikiran tentang ide-ide baru, melakukan riset, dan menulis, pada paruh pertama hari itu karena itu adalah jam-jam puncak produktivitas saya. Untuk rapat harian dengan tim atau pertemuan dengan klien, saya lebih memilih sore hari. Malam hari digunakan untuk meninjau pekerjaan tim saya, menganalisis hasil kampanye, dan mendokumentasikan kemenangan dan kekalahan.
Mengikuti teknik Pomodoro, saya menetapkan blok 25 hingga 30 menit untuk setiap tugas, diikuti dengan istirahat sejenak. Selama sesi singkat tersebut, saya tetap fokus pada satu tugas saja, dan waktu istirahat sangat membantu mencegah kelelahan. Integrasi PomoDone dari ClickUp telah menjadi salah satu favorit saya-saya bisa memulai pengatur waktu dari Tugas ClickUp mana pun atau langsung dari ekstensi PomoDone.
Saya juga sangat mendukung teori 'kerja keras' dari Cal Newport. Saya mendorong tim saya untuk menyisihkan waktu dua hingga empat jam dalam jadwal mereka untuk melakukan pekerjaan mendalam. Praktik lain yang telah membantu kami adalah mengadakan rapat di hari Jumat - menjaga satu hari penuh bebas dari gangguan untuk memupuk kebiasaan melakukan pekerjaan tunggal (monotasking).
Kiat sekilas:
- Gunakanaplikasi pencatatan untuk mencatat tugas harian Anda dan fokus pada dua hingga tiga tugas prioritas setiap hari
- Susunlah berdasarkan urutan prioritas agar tidak ada yang terlewatkan
- Buang pikiran yang mengganggu di aplikasi catatan agar tetap fokus pada tugas yang sedang dikerjakan
5. DND dan detoksifikasi digital
Selama sesi kerja yang terfokus, saya menyimpan ponsel dan tablet saya dalam mode jangan ganggu. Untuk desktop dan laptop, saya mematikan notifikasi pada semua aplikasi komunikasi. Saya kembali membuka aplikasi-aplikasi tersebut saat istirahat di Pomodoro untuk mengetahui apa yang sedang dikerjakan oleh tim saya.
Strategi lain yang telah membantu saya adalah meminimalkan interaksi digital saya (terutama media sosial) kecuali jika berhubungan dengan pekerjaan. Saya juga senang melakukan detoksifikasi digital secara penuh sesekali, seperti versi yang tidak terlalu intens dari 'minggu berpikir' Bill Gates, untuk mendapatkan kejernihan pikiran dan fokus yang lebih baik. Ya, saya memang merasakan FOMO saat menghilangkan gangguan, tetapi kedamaian saat duduk sendirian dengan pikiran saya terasa tak tertandingi!
Kiat-kiat sekilas:
- Gunakanaplikasi pencatatan untuk mencatat tugas harian Anda dan fokus pada dua hingga tiga tugas prioritas setiap hari
- Susunlah berdasarkan urutan prioritas agar tidak ada yang terlewatkan
- Buang pikiran yang mengganggu di aplikasi catatan agar tetap fokus pada tugas yang sedang dikerjakan
Penggunaan Populer & Contoh Monotasking
Monotasking bukan hanya tentang menangani satu tugas dalam satu waktu. Aplikasinya membentang jauh dan luas.
Misalnya, tahukah Anda bahwa monotasking selaras dengan prinsip-prinsip perhatian penuh dengan mendorong kesadaran saat ini selama mengerjakan satu tugas?
Dan ini juga bukan tren baru. Tokoh-tokoh populer dalam bisnis, olahraga, dan bahkan sastra telah mempraktikkan kerja yang terkonsentrasi selama bertahun-tahun untuk mencapai puncak karier mereka.
Sementara Bill Gates mengambil 'minggu berpikir', J.K. Rowling, seorang pendukung pekerjaan yang mendalam dan terfokus, dilaporkan masuk ke sebuah kamar hotel untuk menyelesaikan seri Harry Potter. Isolasi ini memfasilitasi kemampuannya untuk melakukan satu tugas dan membenamkan diri sepenuhnya dalam proses kreatif.
Oprah Winfrey juga menekankan pentingnya perhatian yang terfokus selama wawancara. Dia mendiamkan ponselnya dan mempertahankan kontak mata untuk sepenuhnya terlibat dengan orang yang diwawancarai, menciptakan ruang untuk percakapan yang lebih bermakna.
Intinya? Anda berada di perusahaan elit ketika Anda melakukan monotasking!
Tantangan dalam Melakukan Tugas Tunggal
Sebagai seorang multitasker yang terbiasa beradaptasi dengan tugas tunggal, hal ini tidak selalu menyenangkan.
Berikut ini adalah beberapa tantangan yang bisa kita hadapi dalam kehidupan sehari-hari saat melakukan monotasking dan solusi yang saya rancang untuk membuat semuanya berjalan dengan baik:
Gangguan eksternal
Ada terlalu banyak stimulan eksternal yang mencoba membelokkan saya dari jalur yang benar - notifikasi email baru yang muncul, menggoda saya untuk membukanya; pesan teks yang memelototi saya dengan permintaan 'panggilan cepat' dari rekan satu tim; atau kucing dan anjing saya yang memandangi saya dan bertanya-tanya mengapa saya tidak bermain dengan mereka.
saya tidak punya solusi untuk yang terakhir. Saya hanya beristirahat dan bermain fetch selama beberapa menit sebelum terjun kembali. Saya tidak membuat aturan di sini, mereka yang membuat aturan._
Namun untuk dua jenis yang pertama, saya telah menemukan beberapa cara cepat untuk mengatasinya.
Bagaimana saya mengatasinya: Saya memutus akses sehingga gangguan itu tidak mendekati saya.
Bagaimana caranya? Dengan membisukan notifikasi di semua perangkat untuk jangka waktu tertentu, menjaga ponsel saya dalam mode pesawat (dan jauh dari mata saya, pada sebagian besar kesempatan), dan menemukan tempat untuk bekerja di mana tidak ada orang yang akan mengganggu saya (hewan peliharaan saya jelas merupakan pengecualian).
Merasa kewalahan
Ketika saya tahu di dalam benak saya bahwa saya memiliki daftar panjang yang harus saya selesaikan hari ini, tetap fokus pada satu tugas akan terasa sangat berat. Tidak peduli seberapa besar usaha saya untuk mengerjakan postingan blog yang seharusnya terbit besok, otak saya terus mengingatkan saya akan tugas-tugas yang tertunda:
saya harus mendiskusikan kampanye yang akan datang dengan tim pemasaran, saya harus meninjau dan menyelesaikan kalender konten bulan depan, dan oh, saya juga harus berbelanja bahan makanan minggu ini!
... Dan berkat pop-up internal yang tidak diinginkan ini, saya merasa terkuras lebih cepat dari yang seharusnya.
Cara saya mengatasinya: Saya mencoba menuangkan pikiran-pikiran mengganggu saya di atas kertas atau di aplikasi daftar tugas untuk mengeluarkannya dari kepala saya. semua sudah dicatat, saya tidak akan melupakannya_Saya meyakinkan diri saya sendiri.
Trik ini hampir selalu berhasil, tetapi jika tidak, saya menggunakan a matriks prioritas untuk menyortir tugas saya berdasarkan apa yang mendesak, tidak mendesak, penting, dan tidak penting. Matriks ini membantu saya memutuskan tugas mana yang harus segera dikerjakan, dijadwalkan nanti, didelegasikan kepada tim saya, atau dicoret dari daftar.
Tersengat oleh bug 'Anda tidak melakukan cukup banyak hal'
Ketika saya sedang asyik dengan tugas yang memakan waktu dan beberapa tugas lain menunggu untuk dicentang dari daftar saya, tiba-tiba muncul pikiran yang mengganggu.
apakah yang saya lakukan sudah cukup? Banyak sekali yang harus saya kerjakan, dan waktu yang saya miliki sangat sedikit! Bagaimana mungkin saya bisa menyelesaikan semuanya jika saya terjebak dengan satu tugas?
Ugh. Sekarang, saya stres, dan fokus saya telah melayang ke luar jendela.
Cara saya mengatasinya: Saya mencoba untuk membujuk diri saya sendiri ke dalam pola pikir yang berbeda. Alih-alih fokus pada satu tugas, saya membingkainya kembali sebagai membuat kemajuan, satu tugas dalam satu waktu. Anda tidak dapat menaiki tangga kecuali Anda meletakkan kaki Anda di anak tangga pertama, kata saya pada diri saya sendiri.
Biasanya, kata-kata mutiara ini membantu. Jika tidak, saya mencatat semua tugas mikro yang telah saya selesaikan sejauh ini. Misalnya, jika tugas saya adalah membuat ringkasan konten untuk sebuah postingan blog, tugas mikro atau subtugasnya adalah menentukan topik, menemukan kata kunci, meneliti bagian konten yang relevan sebagai referensi, dan membuat garis besar. Hal ini langsung membuat saya merasa senang dengan produktivitas saya.
Cara Menerapkan Monotasking di ClickUp
Salah satu alat yang telah membantu menjadikan monotasking sebagai bagian penting dalam hidup saya adalah ClickUp. Ada banyak aplikasi pemblokiran waktu dan fokus di luar sana, tetapi tidak ada yang terhubung dengan alur kerja saya seperti yang dilakukan ClickUp.
Ini membantu saya mencapai tujuan saya tujuan manajemen waktu , meningkatkan saya keterampilan manajemen tugas menyelaraskan waktu fokus saya dengan jadwal sehari-hari, dan memungkinkan saya berkolaborasi dengan tim saya, semuanya di platform yang sama. Tidak perlu berpindah-pindah di antara beberapa aplikasi, jadi tidak ada pengalihan tugas.
Berikut ini cara saya menggunakan ClickUp untuk menerapkan monotasking:
Manajemen waktu dan perhatian
- **Atur tanggal mulai dan tenggat waktu, lacak berapa banyak waktu yang saya habiskan untuk sebuah tugas, tambahkan catatan untuk konteks, dan dapatkan wawasan tentang produktivitas saya (dan tim saya) denganFitur Manajemen Waktu ClickUp
Tambahkan estimasi waktu untuk setiap tugas dan majukan proyek Anda dengan lancar
- Memvisualisasikan tugas harian, mingguan, atau bulanan saya dengan*Tampilan Kalender KlikUp. Jadwalkan dan bagikan tugas dengan fungsi seret dan lepas yang cepat, atur rapat, dan buat blok berkode warna untuk tugas yang berbeda
- Sinkronisasi sayaKlik Tugas dengan kalender dan aplikasi pelacakan waktu di tumpukan teknologi saya (seperti Google Kalender) dan mengatur jadwal saya dengan mudah dari satu platform
- Jauhkan gangguan dengan mengaktifkan Mode Fokus*Klik DokumenMode Fokus Halaman menyembunyikan bilah sisi, membuat mata saya terpaku hanya pada teks yang sedang saya kerjakan; dan Mode Fokus Blok mengurangi opasitas teks dan konten lain di Dokumen saya sehingga saya dapat memperhatikan hanya paragraf yang sedang saya ketik
Pertahankan fokus mendalam pada apa yang Anda ketik dengan Mode Fokus Blok pada ClickUp Documents
- Ubah tanggal jatuh tempo pada tugas tertunda yang memblokir tugas lainnya, dan biarkan ClickUp secara otomatis menyesuaikan tanggal jatuh tempo untuk tugas-tugas yang bergantung
Ketika saya ingin mengatur jam kerja saya dengan cara yang lebih terstruktur, saya menggunakan templat pemblokiran waktu . Sebagai contoh, Templat Pemblokiran Waktu Harian ClickUp membantu menyelaraskan jadwal saya dengan jam-jam puncak produktivitas dan membuat saya tetap fokus pada satu tugas prioritas dalam satu waktu.
Atur blok waktu, buat daftar tugas harian, prioritaskan tugas-tugas Anda, dan alokasikan waktu untuk membuat jurnal dengan Templat Pemblokiran Waktu Harian ClickUp
Templat yang dapat disesuaikan ini memungkinkan saya:
- Mengalokasikan waktu tertentu untuk setiap tugas
- Menganalisis tugas mana yang perlu saya lakukan segera, mana yang bisa menunggu, atau mana yang bisa saya delegasikan dengan Matriks Prioritas
- Mencegah kelelahan dengan memperkirakan secara akurat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas
- Memvisualisasikan seluruh daftar tugas saya untuk hari itu dalam sekejap*
- Mengatur blok waktu untuk berhenti sejenak dan merenungkan hari saya
Kerangka kerja ini berfungsi baik untuk penggunaan pribadi maupun mengelola jadwal harian tim saya. Pada hari-hari ketika saya memiliki banyak tugas kolaboratif, templat ini membantu saya menetapkan tugas berulang kepada anggota tim, menambahkan durasi untuk setiap tugas, dan menetapkan kategori khusus, seperti Ideating, Writing, atau Editing
- Buat Pengingat dari mana saja di Ruang Kerja saya dengan lampiran, tanggal, dan jadwal berulang. Saya juga mengaturPengingat ClickUp untuk komentar spesifik dalam tugas untuk mengingat di mana harus menindaklanjuti percakapan penting
Manajemen tugas
- Saya telah menyesuaikan Ruang Kerja ClickUp agar sesuai dengan alur kerja saya dengan menyetel status dan bidang khusus (misalnya, proyek penulisan kami sering kali memiliki status seperti 'Curah Pendapat', 'Meneliti', 'Menulis', dan 'Draf Akhir')
Rancang ruang kerja Anda sesuai keinginan Anda dengan status khusus untuk ClickUp Tasks and Goals
- Tambahkan prioritas untuk menyorot Tugas berdasarkan apakah Tugas tersebut Mendesak, Tinggi, Normal, atau prioritas rendah
Atur tugas Anda berdasarkan prioritas dan habiskan waktu untuk pekerjaan yang menggerakkan jarum jam, dengan ClickUp
- Tautkan tugas-tugas terkait untuk memahami hubungan di antara mereka, menemukan sumber daya bersama, melacak kemajuan, dan menghilangkan hambatan, seperti menautkan tugas menulis blog ke pengoptimalan SEO
Tautkan tugas yang serupa atau bergantung untuk menjaga keterpaduan dan mengelola sumber daya yang relevan di satu tempat
- Membagi target harian, mingguan, atau bulanan menjadi Target yang lebih kecil denganKlik SasaranSaya dapat mengatur jadwal yang jelas, memberikan tugas kepada satu atau beberapa anggota tim, danmelacak tugas-tugas saya dengan pelacakan kemajuan otomatis
Fokus pada tujuan jangka pendek dan jangka panjang Anda dengan ClickUp Goals
Pencatatan
- Mencatat, membuat daftar tugas harian, dan menuliskan pemikiran atau ide acak yang muncul di kepala saya denganKlik Notepad. Saya dapat menyeret dan melepaskan item atau menyarangkan satu item di bawah yang lain untuk membuat hierarki visual (misalnya, menambahkan 'Melakukan wawancara UKM' sebagai item bersarang di bawah 'Menulis posting blog') dan mengubah coretan ini menjadi item tindakan/Tugas hanya dengan beberapa klik
Tuliskan catatan dan ide cepat di ClickUp Notepad
... dan ini hanyalah puncak gunung es. Sebagai alat yang dirancang untuk mendorong pekerjaan yang terfokus, sebagian besar fitur ClickUp mendukung monotasking. Setelah Anda membangun kebiasaan ini, Anda bisa menjelajahi aplikasi ini secara mendalam dan menemukan lebih banyak fitur untuk meminimalkan gangguan, menghemat waktu, dan meningkatkan kualitas pekerjaan.
Monotasking Cara Saya Menuju Produktivitas dan Keunggulan
Monotasking telah memberdayakan saya untuk mengelola waktu dan produktivitas saya. Itulah mengapa saya sering merekomendasikannya kepada anggota tim saya yang kesulitan mengimbangi.
Dengan berfokus pada satu hal pada satu waktu, saya mendapati diri saya dapat menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan efisien. Ini bukan hanya tentang mencentang kotak lebih cepat; ini tentang melakukan sesuatu dengan lebih baik.
Monotasking memiliki cara yang licik untuk membuka kreativitas dan keterampilan pemecahan masalah saya, membuat saya bertanya-tanya mengapa saya repot-repot melakukan multitasking sejak awal. Saya senang menekan tombol jeda pada gangguan dan hadir pada saat ini, dalam aliran saya
Teknologi biasanya mendapat julukan buruk karena mengganggu, tetapi dengan perangkat lunak seperti ClickUp, saya bisa mempertahankan konsentrasi yang sangat tajam dan secara konsisten mencapai tenggat waktu. Coba ClickUp untuk diri Anda sendiri dan lihat bagaimana produktivitas Anda meningkat!