10 Tips Penulisan Teknis Untuk Membantu Anda Menguraikan Topik Rumit Apa Pun Untuk Audiens Anda

Sebagai penulis teknis, tugas utama Anda adalah menyederhanakan topik yang rumit untuk pembaca sehari-hari.

Anda harus mampu menyajikan konsep teknis dan kompleks dalam bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti.

Kami mengerti. Penulisan teknis itu menantang. Dibutuhkan keterampilan menulis, mengedit, dan memformat yang kuat serta perlu menyeimbangkan akurasi dan kesederhanaan.

Panduan penulisan teknis ini membahas cara membuat dokumen yang lebih efektif dan meningkatkan keterampilan penulisan teknis Anda, serta kesalahan umum yang harus dihindari.

Sebagai penulis teknis, gunakan praktik terbaik ini untuk memastikan dokumen teknis Anda akurat, ringkas, dan mudah dipahami.

Apa itu Penulisan Teknis?

Penulisan teknis membuat informasi, ide, proses, dan instruksi yang rumit dapat diakses oleh semua orang, terlepas dari keahlian mereka. Ketika Anda mulai membuat dokumentasi teknis yang berpusat pada pembaca, perusahaan/produk Anda memiliki peluang yang jauh lebih baik untuk mendapatkan dan mempertahankan pelanggan.

Dokumen teknis digunakan di berbagai bidang teknis untuk:

• Panduan pengguna
• Prosedur operasi standar
• Dokumentasi proyek
• Dokumentasi perangkat lunak
• Materi pelatihan
• Laporan teknis
• Makalah ilmiah
• Dokumentasi API

Jika Anda ingin menavigasi kerumitan penulisan teknis dengan percaya diri, berikut ini adalah kiat-kiat penulisan teknis untuk memudahkan Anda.

10 Tips Penulisan Teknis untuk Meningkatkan Tulisan Anda

1. Kenali pembaca Anda

Langkah pertama untuk menulis dokumen teknis bukanlah menulis secara langsung. Sebaliknya, luangkan waktu untuk memahami siapa audiens Anda-untuk memenuhi kebutuhan spesifik mereka dalam tulisan Anda.

Bahkan penulis teknis yang paling berpengalaman pun tidak melewatkan langkah ini untuk membangun hubungan antarmanusia dengan membahas topik-topik teknis utama dalam dokumen Anda.

Jadi, bagaimana Anda dapat memahami pembaca Anda? Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dapat Anda gunakan untuk memulai:

• Apa peran atau fungsi pekerjaan mereka? Apakah mereka pengguna akhir, teknisi, manajer, atau kelompok lain?
• Apa latar belakang teknis dan tingkat keahlian mereka dengan materi pelajaran?
• Dalam konteks apa mereka akan menggunakan dokumen tersebut - untuk belajar, memecahkan masalah, atau membuat keputusan?
• Tugas atau pertanyaan spesifik apa yang akan mereka hadapi?
• Jenis nada dan bahasa apa yang sesuai?

Mari kita pahami dengan sebuah contoh.

Anda menggunakan alat bantu penulisan untuk menulis panduan pengguna untuk aplikasi perangkat lunak baru.

Target audiens: Pengguna pertama kali dengan keterampilan komputer dasar yang membutuhkan panduan untuk menggunakan aplikasi Anda.

Untuk memenuhi kebutuhan mereka, dokumen penulisan teknis Anda harus:

• Memiliki petunjuk langkah demi langkah untuk semua tugas utama yang akan mereka lakukan
• Ditulis dalam bahasa yang jelas dan ringkas
• Mendefinisikan istilah dan singkatan teknis
• Menyertakan tangkapan layar atau diagram untuk memandu mereka secara visual melalui langkah-langkah selanjutnya

Jika Anda menyesuaikan pesan Anda dengan kebutuhan dan tingkat pengetahuan mereka, Anda dapat membuat dokumen teknis yang memudahkan mereka menggunakan produk Anda.

Sebaliknya, penulisan teknis yang efektif untuk pengguna admin akan membutuhkan bahasa yang lebih canggih.

2. Buat garis besar

Setelah Anda menentukan kebutuhan audiens, buatlah garis besar dengan topik utama dan subjudul yang ingin Anda bahas. Hal ini akan memberikan Anda struktur dasar untuk dokumentasi teknis Anda dan membuat proses penulisan menjadi lebih lancar.

Saat Anda menulis garis besar, pikirkanlah:

• Pertanyaan kunci: Apa saja pertanyaan kunci yang ingin dijawab?
• Pemecahan masalah: Masalah apa yang akan Anda bantu selesaikan?
• Tujuan: Untuk apa mereka akan menggunakan dokumen teknis Anda?

Gunakan wawasan ini untuk membentuk bagian utama dari garis besar Anda, yang kemudian Anda bagi menjadi topik atau subbagian yang lebih kecil, yang masing-masing berfokus pada kebutuhan atau tujuan audiens tertentu. Papan Tulis ClickUp sangat membantu untuk melakukan curah pendapat, mencatat ide, menambahkan gambar dan gambar, dan membuat tautan tugas terkait.

gunakan Papan Tulis Clickup untuk membuat garis besar teknis Anda dalam alur yang logis_

Misalnya, untuk panduan pengguna untuk aplikasi perangkat lunak baru, Anda harus memandu pengguna dalam menginstal, mengatur, dan menggunakan fitur dasar perangkat lunak. Garis besar akan mencakup:

1. Pendahuluan
   • Tujuan perangkat lunak
   • Gambaran umum fitur-fitur
2. Persyaratan Sistem
   • Persyaratan perangkat keras
   • Prasyarat perangkat lunak
3. Langkah-langkah Instalasi
   • Mengunduh perangkat lunak
   • Proses instalasi langkah demi langkah
4. Memulai
   • Penyiapan awal
   • Membuat akun
5. Fitur Dasar
   • Gambaran umum dasbor utama
   • Cara menavigasi perangkat lunak
6. Kasus Penggunaan
   • Tugas-tugas umum dan cara melakukannya
   • Contoh-contoh dunia nyata
7. Pesan Kesalahan Umum dan Cara Mengatasinya
   • Daftar masalah umum
   • Panduan pemecahan masalah langkah demi langkah
8. Pertanyaan yang Sering Diajukan

Penulisan teknis yang baik dimulai dengan membuat garis besar terperinci yang mencakup informasi yang diperlukan secara logis dan komprehensif agar dokumen Anda berguna bagi pembaca.

Libatkan sesi tim Anda dengan menggunakan berbagai teknik ideasi seperti papan tulis, peta pikiran, pembuatan prototipe, dan pembuatan storyboard.

3. Teliti topik Anda dengan Pendekatan 5W1H

Penulis teknis terbaik menggunakan kerangka kerja 5W1H (Siapa, Apa, Kapan, Di mana, Mengapa, dan Bagaimana) untuk mencakup aspek-aspek penting dari konten yang ditulis untuk memastikan dokumen tersebut relevan dengan audiens Anda di bidang teknis.

pendekatan 5W1H dalam Penulisan Teknis_

4. Membuat konten yang disesuaikan dengan persona pengguna

Berdasarkan pembaca yang Anda tuju, Anda dapat menyesuaikan tulisan Anda dengan cara-cara berikut ini:

• Pilih nada dan bahasa yang paling tepat
• Tentukan tingkat detail teknis yang tepat untuk disertakan
• Mengantisipasi dan menjawab pertanyaan atau kekhawatiran mereka
• Susunlah dokumen Anda dengan cara yang mudah dinavigasi dan dipahami

Jika Anda menulis panduan pengguna untuk pengguna akhir dan administrator, berikut ini adalah perbedaan pendekatan Anda:

penulisan teknis untuk persona yang berbeda

Pada tahap ini, pertimbangkan untuk membuat ruang lingkup pekerjaan dokumen yang merinci pekerjaan yang perlu dilakukan-termasuk tujuan, tugas, ketergantungan, dan informasi relevan lainnya yang diperlukan untuk memandu proyek agar berhasil diselesaikan. ClickUp Brain , ClickUp's alat bantu penulisan AI bawaan membantu Anda membuat dokumentasi teknis dan ruang lingkup pekerjaan dalam hitungan menit. Gunakan menu tarik-turun dengan saran untuk menyelesaikan kalimat Anda, mengubah skema warna, memperbarui tipografi, menambahkan catatan rapat dan ringkasan, dan menyiapkan dokumen dalam waktu singkat.

5. Mengatur informasi Anda secara efektif

Pada tahap ini, tanyakan pada diri Anda, "Bagaimana pembaca saya dapat menemukan apa yang mereka cari dengan cepat dan mudah?"

Intinya adalah mengatur informasi Anda secara logis dan membuatnya dapat dipindai.

Berikut ini adalah cara untuk melakukannya:

• Gunakan tajuk dan sub-tajuk untuk membantu pembaca menemukan informasi yang mereka butuhkan dengan cepat
• Sertakan daftar dan poin-poin untuk menyoroti poin-poin penting dan membuat teks lebih mudah dipindai
• Sertakan gambar, diagram, tabel, dan elemen multimedia lainnya untuk mengilustrasikan konsep yang rumit dan membuat dokumen Anda lebih menarik
• Gunakan pemformatan yang konsisten-gaya huruf, ukuran, warna, dan spasi di seluruh dokumen
• Susun informasi secara logis, mulai dari konsep yang paling dasar dan secara bertahap beralih ke topik yang lebih lanjut

Menggunakan ClickUp Docs untuk menyempurnakan dokumentasi teknis Anda

Untuk proses pengembangan produk Anda, yang mungkin melibatkan beberapa anggota tim, pertimbangkan untuk menggunakan Klik Dokumen untuk menentukan tujuan dan audiens Anda, menguraikan persyaratan produk, menambahkan riset pengguna, dan memastikan konsistensi di seluruh bagian.

Gunakan Documents untuk membuat, mengedit, mengelola komunikasi teknis, dan berkolaborasi dengan tim Anda secara real-time. Setiap orang dapat menambahkan komentar; manajer proyek dapat menandai anggota tim dan memberikan tugas di dalam ClickUp Documents.

Untuk menyajikan informasi secara efektif, Anda bisa menambahkan bagian, visual, dan tabel untuk membuat dokumentasi teknis lebih menarik.

clickUp Docs memungkinkan pemformatan kaya dan perintah garis miring bekerja lebih efisien_

ClickUp Docs menawarkan berbagai opsi pemformatan, termasuk gaya tajuk, pilihan warna, pilihan font, dan spasi paragraf, untuk memecah kebosanan dan meningkatkan keterbacaan dokumen Anda.

Kiat profesional 💡: Penggunaan templat dokumentasi teknis atau templat teknik untuk menguraikan fitur dan penggunaan produk Anda, menyajikan detail dan fitur, serta mendokumentasikan pengetahuan produk untuk karyawan saat ini dan yang akan datang

6. Miliki panduan gaya untuk konsistensi

Ketika beberapa orang mengerjakan dokumen teknis, ketidakkonsistenan dan kesalahan dapat muncul jika gaya mereka tidak selaras.

Panduan gaya seperti kekuatan pemersatu yang mempertahankan standar yang sama di seluruh dokumen teknis.

Mengapa panduan gaya sangat penting:

• Memastikan konsistensi: Menjaga agar gaya penulisan tetap seragam di seluruh dokumen, yang sangat penting untuk keterbacaan dan profesionalisme
• Menghemat waktu: Dengan panduan yang telah ditetapkan, penulis menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memutuskan bagaimana memformat konten, sehingga mereka dapat lebih fokus pada tulisan yang sebenarnya
• Mengurangi kesalahan: Panduan gaya membantu meminimalkan ketidakkonsistenan dan kesalahan, memastikan semua dokumen memenuhi standar kualitas yang sama

Sebagai contoh, panduan Templat Proses dan Prosedur ClickUp memungkinkan Anda mendokumentasikan dan mengelola proses di satu tempat. Buat petunjuk langkah demi langkah untuk tugas yang dapat diulang untuk menstandarkan alur kerja proses dan prosedur tim Anda.

Unduh Templat Ini

Sorot tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen proses yang hidup dengan Templat Proses dan Prosedur ClickUp

Poin brownies untuk penggunaan Platform Manajemen Proyek ClickUp untuk memberikan tugas kepada anggota tim Anda, memungkinkan mereka menambahkan informasi teknis dalam templat yang sudah dibuat sebelumnya, dan melacak kemajuan tugas dalam satu platform.

Baca lebih lanjut: Cara menulis laporan: dari pembuatan konsep hingga penyelesaian

7. Mengetahui hal-hal penting dalam dokumentasi teknis

Lakukan hal-hal mendasar dengan benar, apa pun jenis dokumen teknis yang Anda buat.

Berpegang teguh pada fakta

Dalam semua dokumen teknis, sajikan informasi secara objektif. Hindari bahasa yang emosional atau opini pribadi. Pendapat subjektif dapat membiaskan tulisan Anda dan merusak kredibilitas Anda.

• Sebagai contoh, alih-alih mengatakan, "Anda akan menyukai fitur ini!", katakanlah, "Fitur ini dapat mengurangi waktu pemrosesan data Anda hingga 40%

Hindari bahasa yang tidak jelas

Gunakan bahasa yang tepat untuk memastikan pembaca Anda tahu persis apa yang diharapkan dan bagaimana mengikuti instruksi Anda.

• Alih-alih mengatakan, 'Lanjut ke langkah berikutnya,' berikan detail yang spesifik: 'Klik pada tombol "Berikutnya"

Gunakan suara aktif

Kalimat aktif membuat tulisan Anda langsung dan menarik.

• Alih-alih menulis, "Instalasi perangkat lunak perlu diperbarui setiap bulan," tulislah, "Anda perlu memperbarui perangkat lunak setiap bulan."

Gunakan Generator spesifikasi teknis ClickUp untuk menghasilkan ide, proses, dan kerangka kerja untuk dokumentasi produk dan proses Anda.

Jika Anda adalah bagian dari tim perangkat lunak yang bertanggung jawab untuk mendokumentasikan API, arsitektur, aliran data, dan modul baru, gunakan alat penulisan teknis ClickUp Brain untuk membuat dokumen teknis yang komprehensif-untuk mengurangi kesalahpahaman, meningkatkan kolaborasi, dan mempercepat proses pengembangan.

The Asisten penulisan AI memeriksa ejaan dan tata bahasa, menulis ulang potongan teks, dan meringkas paragraf yang panjang untuk menambah kejelasan dan ketepatan.

Sempurnakan nada, gaya, dan periksa keakuratan tata bahasa dan ejaan Anda dengan ClickUp Brain

8. Menulis untuk kejelasan dan keringkasan

Saat menulis konten, secara umum, adalah baik untuk menjadi jelas dan ringkas untuk menyampaikan maksud Anda. Tetapi dalam penulisan teknis, hal ini mutlak diperlukan.

Mengkomunikasikan ide yang kompleks membantu audiens Anda dengan cepat memahami poin-poin penting tanpa tersesat atau bingung.

Jadi, bagaimana cara membuat tulisan teknis Anda menjadi lebih jelas dan ringkas?

Dengan menyederhanakan bahasa Anda.

Menyederhanakan jargon teknis

Ingatlah bahwa dokumentasi teknis yang efektif melibatkan iterasi dan penyempurnaan. Rencanakan sesi umpan balik dengan tim Anda, yang mungkin akan menunjukkan fitur-fitur yang mungkin terlewatkan. Formulir ClickUp akan membantu Anda mengumpulkan umpan balik dari anggota tim yang ditunjuk dalam format yang terstruktur. Bagian terbaiknya adalah ini terintegrasi ke dalam platform ClickUp, yang membuatnya lebih mudah untuk tetap berada di atas pekerjaan Anda.

9. Sertakan elemen multimedia

Pisahkan paragraf dan teks yang panjang dengan menggunakan elemen yang menarik secara visual seperti diagram, gambar, atau video. Elemen-elemen tersebut memudahkan untuk mengilustrasikan maksud Anda.

Misalnya, tambahkan tangkapan layar ke panduan pengguna untuk menunjukkan kepada orang-orang di mana harus mengklik dan apa yang harus mereka lihat di setiap langkah.

Ingatlah untuk menambahkan elemen multimedia yang berkualitas tinggi, relevan, dan jelas. Gunakan keterangan untuk menjelaskan apa yang ditunjukkan setiap gambar dan bagaimana gambar tersebut berhubungan dengan teks di sekitarnya. Integrasi ClickUp dengan alat seperti Figma, GitHub, Zoom, YouTube, dan alat multimedia lainnya membuat penambahan elemen visual untuk mendukung konten Anda di dalam Ruang Kerja ClickUp menjadi lebih mudah.

10. Gunakan contoh yang relevan

Anda ingin memudahkan pembaca untuk mengukur apa yang Anda katakan dalam format yang menarik.

Tunjukkan, jangan beritahu.

Hal ini juga berlaku untuk penulisan teknis.

Sertakan contoh untuk membuat tulisan teknis Anda menarik, ramah pengguna, dan mudah diakses. Contoh membantu pembaca memahami konsep yang rumit dengan cepat dengan menunjukkan cara kerjanya.

Menambahkan tangkapan layar ke dokumen teknis

Untuk menambah nilai, pilih contoh yang menyoroti fitur-fitur utama, mendemonstrasikan kasus penggunaan yang penting, atau menelusuri alur kerja yang umum selangkah demi selangkah. Gunakan contoh yang terperinci dan spesifik untuk memberikan wawasan yang jelas tentang subjek.

Tip Pro💡:Potongan kode, tangkapan layar, dan contoh keluaran adalah contoh yang bagus dalam dokumen teknis.

Baca lebih lanjut: 15 Templat studi kasus terbaik untuk digunakan di ClickUp dan Word

Tingkatkan Keterampilan Menulis Teknis Anda: Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

1. Jargon dan bahasa yang rumit

Dokumen teknis Anda harus mudah dipahami oleh klien dan pembaca dari berbagai latar belakang.

Bagaimana cara menghindari kesalahan ini:

✅ Gunakan alat penulisan teknis seperti ClickUp Brain untuk menyederhanakan penulisan Anda

✅ Memberikan contoh untuk mengilustrasikan konsep yang rumit

✅ Mintalah orang yang bukan ahli untuk meninjau tulisan Anda agar lebih jelas

✅ Menambahkan penjelasan pada istilah-istilah teknis

2. Mengabaikan pemformatan yang tepat

Blok besar teks yang tidak terputus-putus, kurangnya judul, dan organisasi visual yang buruk membuat konten teknis sulit untuk dinavigasi dan dicerna.

cara menghindari kesalahan ini:* * 1

pisahkan paragraf yang panjang menjadi bagian yang lebih pendek dan lebih mudah dikelola

gunakan judul dan subjudul deskriptif untuk mengatur konten

✅ Masukkan daftar, kotak teks, dan poin-poin untuk menyoroti informasi penting

✅ Pastikan ada ruang kosong yang cukup untuk memberikan ruang bernapas visual pada dokumen

3. Tidak jelas dan ambigu

Bahasa yang tidak jelas dan ambigu dapat membingungkan pembaca.

cara menghindari kesalahan ini:* * 1

✅ Gunakan bahasa yang tepat dalam bahasa Anda

✅ Hindari frasa seperti 'mungkin', 'umumnya', atau 'sedikit'

✅ Jelaskan semua akronim dan singkatan yang digunakan

✅ Berikan contoh konkret untuk mengilustrasikan poin-poin Anda

✅ Gunakan kalimat aktif dan instruksi langsung

4. Mengabaikan kebutuhan audiens Anda

Gagal memikirkan kebutuhan audiens Anda akan membuat dokumen Anda menjadi tidak jelas.

cara menghindari kesalahan ini:* *

pahami latar belakang, tujuan, dan masalah audiens Anda

sesuaikan konten Anda dengan tingkat keahlian audiens

✅ Fokus pada informasi yang paling relevan dan berguna bagi pembaca Anda

kumpulkan umpan balik dari pengguna dan lakukan pengulangan berdasarkan masukan mereka

5. Memperlakukan pengalaman pengguna sebagai renungan

Ketika Anda berfokus pada penulisan tanpa mempertimbangkan pengalaman pengguna, dokumen Anda dapat menjadi membingungkan dan gagal memenuhi tujuannya.

cara menghindari kesalahan ini:* * 1

✅ Susun konten Anda secara logis dan intuitif

✅ Sediakan alat bantu navigasi seperti daftar isi dan referensi silang

sertakan panduan referensi cepat dan lembar sontekan untuk akses mudah ke informasi penting

✅ Membuat konten Anda mudah dicari dan mudah dibaca dengan judul dan format yang jelas

✅ Menguji dokumen Anda dengan pengguna nyata untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah kegunaan

Siap Meningkatkan Dokumentasi Teknis Anda dengan ClickUp?

Bayangkan jika semua dokumen teknis Anda - SOP, panduan pengguna, panduan penggunaan, dan kasus penggunaan - berkontribusi pada kesuksesan perusahaan atau produk Anda.

Bagaimana jika kami katakan bahwa hal ini sangat mungkin terjadi: dengan perpaduan antara kejelasan konten dan perangkat lunak seperti ClickUp, yang membantu Anda meningkatkan kualitas tulisan teknis Anda?

Untuk melakukannya, mulailah dengan menerapkan tips penulisan teknis kami. Kemudian, gunakan ClickUp untuk melakukan brainstorming garis besar, mengumpulkan umpan balik dari kolega Anda, mengintegrasikan integrasi multi-media, dan memanfaatkan ClickUp Brain sebagai asisten penulisan AI Anda.

Mulailah membuat dokumentasi teknis yang akan disukai pengguna Anda, dengan mendaftar di ClickUp secara gratis .